MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SAP-HPFBA-SA-

DSA-ADQ-004
ÁREA DE ADQUISICIONES
Rev. A
4. PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO Y
REPARACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO Hoja: 1 de 9

PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO Y

REPARACIÓN DE MAQUINARIA Y EQUIPO

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : Revisó : Autorizó:

Nombre MTRO.R. FABIAN MUÑOZ SANCHEZ C.P. GISELA IRAIS COSS ROSAS LIC. INES MARQUEZ LOZADA

Firma

Fecha MARZO 2022

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4. PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO Y
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1.0.-PROPÓSITO

1.1.-Establecer y determinar las bases normativas y operativas necesarias para la

contratación de proveedores de servicios especializados y técnicos para equipo en
general

2.0.-ALCANCE

2.1.-Regular el procedimiento de contratación de proveedores de servicios técnicos y

especializados para equipos médicos y de mantenimiento en general.

3.0.-POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1.-El área operativa emite la solicitud de mantenimiento preventivo y/o correctivo del
equipo.

3.2.-La Subdirección Administrativa recibe la solicitud de servicio y la turna para validación

al Área de Servicios Generales.

3.3.-El Área de Servicios Generales turna la solicitud al Área de Adquisiciones para la

cotización del servicio.

3.4.-El Área de Adquisiciones recibe la solicitud, procede a la emisión de las cartas de

invitación, apertura de las cotizaciones del servicio requerido y elabora el cuadro
comparativo con las cotizaciones recibidas.

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3.5.-El Área de Adquisiciones turna la cotización con cuadro comparativo al Área de

Presupuestos para que le sea otorgado el sello de “Disponibilidad Presupuestal”.

3.6.-El Área de Adquisiciones elabora la orden de trabajo, recaba las firmas del Jefe de
Servicios Generales, Jefe del Área Solicitante y del Proveedor y contacta a éste último
para realizar el servicio requerido.

3.7.-El Área de Adquisiciones recibe la factura del servicio proporcionado y elabora el Acta
de Entrega-Recepción del Servicio, en la que ser recopilan las firmas del Proveedor, el
Jefe de Servicios Generales y el Subdirector Administrativo.

3.8.-El Área de Adquisiciones conjunta el juego de documentos originales de: cuadro

comparativo, contra recibo, factura, orden de trabajo, acta de entrega-recepción y
solicitud de servicio y la envía al Área de Contabilidad, previo registro en su libro de
control y resguardo de un juego completo.

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4.0.-DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia Actividad Responsable

de etapas
1 Emite la solicitud de mantenimiento preventivo y/o Responsable del
correctivo del equipo. Área Operativa
2 Recibe la solicitud de servicio y la turna para validación al Subdirector
Área de Servicios Generales. Administrativo
3 Valida y turna la solicitud al Área de Adquisiciones para la Jefe de Servicios
cotización del servicio. Generales
4 Recibe la solicitud, procede a la emisión de las cartas de Jefe de
invitación y se elabora el cuadro comparativo con las Adquisiciones
cotizaciones recibidas.
5 Turna la cotización con cuadro comparativo al Área de Jefe de
Presupuestos para obtención del sello “Disponibilidad Adquisiciones
Presupuestal”
6 Elabora la orden de trabajo, recaba las firmas del Jefe de Jefe de
Servicios Generales, Jefe del Área solicitante y del Adquisiciones
proveedor y contacta a éste último para realizar el servicio
requerido.
7 Recibe la factura del servicio proporcionado y elabora el Jefe de
Acta de Entrega-Recepción del Servicio, en la que ser Adquisiciones
recopila las firmas del proveedor, el Jefe de Servicios
Generales y el Subdirector Administrativo.
8 Conjunta el juego de documentos originales y lo envía al Jefe de
Área de Contabilidad, previo registro en su libro de Adquisiciones
control.

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5.0 DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE EQUIPO

ÁREA SOLICITANTE SUBDIRECCION SERVICIOS ÁREA DE ÁREA DE

ADMINISTRATIVA GENERALES ADQUISICIONES PRESUPUESTOS

INICIO

RECIBE SOLICITUD Y
SOLICITA MEDIANTE RECIBE SOLICITUD DE RECIBE SOLICITUD DE RECIBE SOLICITUD Y COTIZACIONES Y
UN MEMO EL SERVICIO Y LO TURNA SERVICIO Y LA TURNA PROCEDE A LA PROCEDE A OTORGAR
MANTENIMIENTO DEL A SERVS. GRALES. AL ÁREA DE EMISION DE CARTAS EL SELLO DE
MEMORA
EQUIPO ADQUISICIONES PARA DE INVITACIÓN PARA DISPONIBILIDAD
LA COTIZACIÓN. COTIZAR. PRESUPUESTAL

MEMORANDUM MEMORANDUM MEMORANDUM MEMORANDUM MEMORANDUM

COTIZACION

ELABORA LA ORDEN
DE TRABAJO Y RECABA
LAS FIRMAS DEL JEFE
DEL ÁREA
SOLICITANTE DE
SERVS. GENERALES Y
ORDEN DE
DEL PROVEEDOR
TRABAJO Y
CONTACTA PARA
REALIZAR LOS
SERVICIOS
REQIERIDOS.
COTIZACION

ORDEN DE TRABAJO

RECIBE LA FACTURA
DEL SERVICIO
PROPORCIONADO Y
ELABORA EL ACTA.
ENTREGA-RECEPCIÓN
DEL SERVICIO EN LA
QUE SE RECOPILAN
LAS FIRMAS DEL
PROVEEDOR. SERVS.
GRALES Y SUB. ADMV.

ORDEN DE TRABAJO

ACTA DE ENTREGA.

FACTURA

CONJUNTA EL JUEGO
DE DOCUMENTOS
ORIGINALES Y LO
ENVÍA AL Á. DE
CONTABILIDAD.
PREVIO REGISTRO EN
SU LIBRO DE CONTOL.

ACTA DE ENTREGA.

ORDEN DE TRABAJO
FIN
FACTURA
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6.0.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documento Código
Solicitud de servicio
Cartas invitación a proveedores
Cuadro comparativo
Orden de trabajo
Factura
Acta de entrega recepción

7.0.-REGISTROS

Registro Tiempo de Responsable de Código de

conservación conservarlo identificación único
Solicitud de servicio 1 año Área de Contabilidad
Cartas de invitación a 1 año Área de
proveedores Adquisiciones
Cuadro comparativo 1 año Área de Contabilidad
Orden de trabajo 1 año Área de Contabilidad
Factura 1 año Área de Contabilidad
Acta de Entrega 1 año Área de Contabilidad
Recepción

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GLOSARIO

Solicitud de Servicio: Memorándum emitido en el área operativa solicitante, en el que se

inscriben el departamento y servicio solicitado ampliamente descrito y se recopilan las
firmas de la Subdirección Administrativa, Servicios Generales y del Responsable del Área
solicitante.
Cartas de invitación a proveedores: Formato electrónico interno de trabajo, que debe ser
impreso en hoja oficial membretada y que cuenta con folio consecutivo. En esta carta se
indican los datos del proveedor al que va dirigida, el artículo de la Ley de Adquisiciones
Arrendamientos y Servicios del Sector Público que sustenta la invitación, la descripción del
servicio solicitado y se recaba la firma del Jefe de Servicios Administrativos.
Cuadro comparativo: Formato electrónico interno de trabajo, donde se incluyen los datos
de los proveedores participantes, los precios ofrecidos por cada uno, la partida
presupuestal, la referencia de solicitud y la descripción del servicio solicitado. Se recopilan
las firmas del Jefe de Servicios Administrativos y del Subdirector Administrativo y el sello de
disponibilidad presupuestal emitido por el Área de Control Presupuestal. Se imprime en hoja
blanca normal.
Orden de trabajo: Formato electrónico interno de trabajo, donde se inscriben los datos del
proveedor, la descripción del servicio, el área solicitante, y se recaban las firmas de el Jefe
de Servicios Generales, responsable del Área Operativa solicitante y el proveedor. Se
imprime en hoja blanca normal.
Factura: Documento oficial con validez ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público
que emite el proveedor del material comprado. La factura debe contar con los todos los
requisitos fiscales vigentes.

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Acta de entrega recepción: Formato electrónico interno de trabajo, donde se incluye la

fecha y hora de la terminación del servicio contratado, los datos del proveedor del servicio,
la descripción del servicio que se efectuó, número y fecha de factura y garantía del servicio
contratado. Se recopilan las firmas del Subdirector Administrativo, el Jefe de Servicios
Generales y el Proveedor. Se imprime en hoja blanca normal.

REVISIONES

Revisión Fecha Descripción del cambio

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ANEXOS

1. Solicitud de servicio
2. Cartas invitación a proveedores
3. Cuadro comparativo
4. Orden de trabajo
5. Acta de entrega recepción

CONTROL DE EMISIÓN

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