No importa como se archiven los registros o cuando se alma-

cenen. Debe establecerse y observarse, por todo el personal, un

sistema de control para su localización y movimiento. Si no hay

control, los registros pueden perderse cuando se necesiten, o pue

den llegar a malas manos. Cuando una secretaria ha aceptado un

registro para salvaguardarlo, debe tomar toda preocupación posible

para protegerlo de manera que esté disponible cuando se necesite.

De la misma manera, cuando el archivo general o el centro de re-

gistros acepta un registro para almacenamiento, también debe tener

cautela para resguardar el material, de manera que éste se encuen-

tre disponible cuando se requiera, pero al mismo tiempo seguro.

Un método sencillo para ejercer la protección normal sobre los

Registros de la compañía, es no permitir que nadie, excepto una se-

cretaria autorizada o el personal de archivo, retire material de

las carpetas. Disminuir el número de personas que trabajan en el

archivo, proporcionara un mejor control.

Cuando la secretaria tenga documentos confidenciales o clasifi-

cados, debe proceder con cuidado, para salvaguardarlos, o cuando

éstos se almacenan en el archivo o centro de registros. Además de la

protección normal que acabamos de mencionar, la empresa puede usadr

una caja fuerte o una bodega segura, para guardar el equipo de almace-

namiento. Otro método para proteger documentos confidenciales o

clasificados, es duplicar o microfilmar el material y luego colo-

carlo en manos de un abogado o en una cajilla de seguridad, en un

banco.

Las comunicaciones, cartas, memorandos, relativos a documentos

confidenciales, también requieren tratamiento especial. Las Secre-

tarias deben éstar consientes de la necesidad de controlar entre ti-

po de registros, para lo cual muchas veces se usan números especia-

les cuyo control está en un archivo especial, o en una oficina es-

pecial. Se pueden usar sellos especiales que digan CONFIDENCIAL o

SECRETO.
 El literat Enrique Gomez Carrillo, en una de sus cróni-

cas titulada La Psicologia del viajero nos habla sobre viajes

y viajeros en la siguiente forma: “La afición por los viajes

va convirtiéndose, según las estadísticas de las agencias fe-

rroviarias y marítimas, en una pasión inquietante.  Lo de in-

quietante no son las agencias las que lo dicen.  Son los psi-

cólogos, son los filósofos, son los moralistas…  Porque esos

doctos directores espirituales de nuestro siglo laico, están

tentados de creer que el viaje, como método de estudio y de pe-

netración intelectual, no tardará mucho en hacer bancarrota.

     Ellos eran, sin embargo, los que ayer, nos aseguraban que

que el único medio de conocer a los pueblos lejanos y de establecer

corrientes de simpatía cosmopolita, es entablar relaciones di-

rectas con los países extranjeros.  Id a Alemania, id a Ingla-

terra, id Italia, nos dicen, y veréis lo que en el fondo son

los hombres en esos países.  Pero hoy, a causa del triunfo ines-

perado del nacionalismo literario, ya no nos dicen eso, sino

que, casi, casi, nos dicen lo contrario…

     Hay que leer, en efecto, el capítulo que encierra el último

libro de viajes de Paul Bourguet, para comprender la gran desi-

lusión de los que buscaban una enseñanza filosófica en las ex-

cursiones lejanas.

     Para viajar, se pregunta, puesto que jamás podemos co-

nocer las almas de los hombres de otros países?  Para que ir a

lugares remotos en busca de documentos humanos, puesto que ni

siquiera somos capaces de descifrar los documentos de nuestra

propia familis, de nuestro propio ser?  El conócete a ti mismo

de los griegos, es una fantasía engañadora.  No nos conoceremos

nunca, como nunca conoceremos a nuestros semejantes…

     Como tener pues la presuntuosa pretensión de ver, en tres

meses o en un año, el interior de las almas extranjeras, es de-

cir, de almas diferentes a las nuestras?...