Fecha: Marzo 27 de

2013
LOGOTIPO DE LA MANUAL DE FUNCIONES POR Versión: 2.0
EMPRESA COMPETENCIAS Página 1 de 7

GUIA DEL CONTENIDO DE UN MANUAL DE

FUNCIONES POR COMPETENCIAS.

DEFINICIÓN MANUAL DE FUNCIONES

Documento que especifica requisitos para el cargo, interacción
con otros procesos, responsabilidades y funciones.

1. IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo:

Departamento:
Cargo del jefe inmediato:
Cargos iguales:
Sueldo:

Persona Entrevistada:

Analista

2. MISION
Se debe redactar en forma global la razón de ser del cargo (El para qué existe el
cargo). Utilizando verbos en infinitivo que denoten acción.

3. PROCESOS RELACIONADOS AL CARGO.



4. POR NIVEL DE RESPONSABILIDAD -ORGANIGRAMA-
Se indica de qué puesto depende el cargo que se está describiendo, qué puestos
dependen del mismo y cuáles están a su nivel en su unidad funcional.
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5. FUNCIONES DEL CARGO

5.1 FUNCIONES ESPECIFICAS

DIARIAS

 Recibir…

 Anotar….

 Realizar...

 Buscar….

5.2 PERIODICAS
 Entregar...

 Remitir…

 Cumplir…

 Cumplir con…

5.3 OCASIONALES
 Realizar….

Nota: En los casos en donde no se dan todos los tipos de funciones, éstas se deben
enumerar secuencialmente.

Igualmente como en el caso de los jefes de las áreas y algunos profesionales u otros
cargos, las funciones se pueden listar con viñetas y sin clasificación (tener en cuenta
otras opciones adicionales).

No deben olvidarse para ningún cargo las dos funciones genéricas cuyo texto debe
quedar así:

“Cumplir con las políticas, reglamentos, normas, procedimientos y demás

disposiciones que la empresa tenga establecidas, a fin de mantener un clima que
favorezca las relaciones laborales”.

“Realizar las demás funciones que, de acuerdo con la naturaleza del cargo, le sean
asignadas por su jefe inmediato”.
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FUNCIONES DEL CARGO

REQUERIMIENTOS MINIMOS

A) ALCANCE:
¿QUÉ?, COMO, PARA QUE
 ¿QUE SE HACE? : FUNCIONES, ACTIVIDADES.
 ¿COMO SE HACE? : PROCEDIMIENTOS, METODO, SISTEMAS.
 ¿PARA QUE SE HACE? : FINALIDAD, PROPOSITO.

B) ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION DE LAS FUNCIONES:

 FUNCIONES, DIARIAS, ORDINARIAS, HABITUALES.
 FUNCIONES PERIODICAS: FRECUENCIA, SEMANAL, QUINCENAL, MENSUAL.
 FUNCIONES OCASIONALES, EVENTUALES, ESPORADICAS.
 FUNCIONES PRINCIPALES.
 FUNCIONES SECUNDARIAS.
 RELACION DE FUNCIONES: SE DEBE TENER UNA SECUENCIA LOGICA.

REGLA DE ORO
TODA FUNCION SE DEBE INICIAR CON VERBO EN INFINITIVO, QUE DENOTE
ACCION.

6. REQUISITOS DEL CARGO

EDUCACIÓN FORMACIÓN ENTRENAMIENTO EXPERIENCIA

. .

EDUCACION

En la redacción de los estudios debe especificarse las disciplinas, profesiones,

carreras técnicas y/o tecnológicas que sean pertinentes con la naturaleza del cargo.
Para un cargo pueden existir disciplinas o profesiones que se ajusten a la
naturaleza del cargo.

Para algunos casos es conveniente adicionar un numeral titulado ESTUDIOS

COMPLEMENTARIOS: aquí se debe describir el tipo de curso o estudios que
aunque no están en los estudios formales anteriores, se considera necesario para
desempeñar adecuadamente el cargo; por ejemplo: Auxiliar Administrativo 02 de
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Informática que de acuerdo con los estudios mínimos solamente se le exige ser
bachiller, se le adicionó conocimientos sobre manejo de software, lenguajes de
programación, etc.

Igualmente, es conveniente tener en cuenta esta anotación para otros cargos, por
ejemplo, auxiliar de oficinas, secretarias, etc.

EXPERIENCIA
(Especifica, relacionada, dentro o fuera de la empresa).
(No confundir experiencia con entrenamiento).

ENTRENAMIENTO: indicar si el cargo requiere entrenamiento previo.

HABILIDADES
Se debe comenzar así:
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:




HABILIDADES FÍSICAS
Se debe comenzar así:
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere:




HABILIDADES MENTALES
Se debe comenzar así:
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:




INTERESES Y ACTITUDES
Se debe comenzar así:
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:

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

RASGOS DE PERSONALIDAD
Se debe comenzar así:
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:
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6.10. COMPETENCIAS

Grados
Competencias Requeridas
Alto Bueno Mínimo Insatisfactorio

ALTO: Alto o competencia superior para desempeñar el cargo.

BUENO: Bueno o sobre el estándar, competencia para desempeñar el cargo.
MINIMO: Competencia mínima necesaria para desempeñar el cargo o puesto, pero dentro del perfil requerido.
INSATISFACTORIO: No aplica la competencia para el desempeño del cargo.

7. RESPONSABILIDAD

POR EQUIPOS

POR PROCESOS

POR CALIDAD

POR REGISTROS

POR DINERO Y/O VALORES

8. SUPERVISION
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RECIBIDA
Describir de qué cargo se recibe la supervisión y/o coordinación; además tipo y
frecuencia de esta.

EJERCIDA
Describir nombre del cargo, número de personas por cargo, tipo y frecuencia de la
relación de supervisión ejercida.

9. IMPACTO DE LAS DECISIONES

DECISIONES CONSULTADAS

DECISIONES AUTÓNOMAS

10. EXIGENCIAS

POSICIÓN Y ESFUERZO

ESFUERZO MENTAL

ESFUERZO VISUAL

11. RELACIONES DE TRABAJO

11.1 PROVEEDORES INTERNOS

Proveedor Naturaleza del contacto
Identifique los cargos que le Redacte iniciando con un verbo que describa
suministran insumos, materiales, lo que el proveedor le entrega al cargo objeto
instrucciones e información relacionada de estudio.
con la cadena de trabajo.

Quien solicita un servicio o plantea una Ejemplo: Entregar, suministrar, aportar,

necesidad, debe ser considerado un proporcionar, etc.
cliente y no un proveedor.

11.2 PROVEEDORES EXTERNOS

Proveedor Naturaleza del contacto
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En los casos que no existan PROVEEDORES EXTERNOS, el titulo anterior debe

referirse solo a los “PROVEEDORES INTERNOS DEL CARGO”.

11.3 CLIENTES INTERNOS

Clientes
Identifique los cargos que reciben del
cargo objeto de estudio información,
instrucciones, materiales, documentos,
y/o productos.
Naturaleza del contacto
Redacte iniciando con un verbo que describa
lo que el cliente interno o externo recibe del
cargo objeto de estudio.
Ejemplo: Recibir.

11.4 CLIENTES EXTERNOS

Clientes Naturaleza del contacto

En los casos que no existan CLIENTES EXTERNOS, el titulo anterior debe referirse
solo a los “CLIENTES INTERNOS DEL CARGO”.

12. CONDICIONES DE TRABAJO

AMBIENTALES

RIESGOS OCUPACIONALES Y SEGURIDAD

Cuando el cargo se desempeña en el sitio de oficina normal es conveniente colocar

el siguiente texto:

“EL TRABAJO SE DESARROLLA BAJO CONDICIONES ADECUADAS”.

RIESGOS OCUPACIONALES

Cuando el cargo está expuesto a los riesgos mínimos se debe colocar el siguiente
texto:

“Por la naturaleza del cargo, los riesgos ocupacionales a que está expuesta la
persona que lo desempeña son mínimos, al igual que la posibilidad de adquirir
enfermedades profesionales”.