Uso

Organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados de cualquier análisis

realizado comparando la línea base para la medición del desempeño. Los informes deben
suministrar información sobre el avance y el estado, con el nivel de detalle que requieran los
diferentes interesados, tal como está documentado en el plan de gestión de las comunicaciones.
Entre los formatos comunes de informes de desempeño, se encuentran los diagramas de barras,
las curvas S, los histogramas y los cuadros. El análisis de variación, el análisis del valor agregado y
los datos de proyecciones a menudo se incluyen en el informe de desempeño.

Las organizaciones del sector público utilizan los informes presupuestarios de gastos por fondos
para ofrecer a los dirigentes una imagen clara de cómo han llegado al presupuesto aprobado.
Cuando se utilizan como parte de las buenas prácticas empresariales en los departamentos de
Planificación y Ejecutivo, una entidad gubernamental puede mejorar sus decisiones estratégicas y
las asignaciones de gastos, y puede reducir las posibilidades de que los gestores no se apropien de
los presupuestos por fondos ni los supervisen.

La elaboración de un presupuesto tiene como propósito:

1. Optimizar el Plan Estratégico: el primer borrador de un presupuesto puede indicarnos que

el desempeño general de la organización o de uno de sus departamentos no es
satisfactorio
2. Coordinación: dado que la empresa tiene un objetivo común y los presupuestos unos
plazos de entrega, se hace necesario la perfecta armonía entre cada uno de los
responsables de las áreas a fin de suministrar la información necesaria en el tiempo y
forma establecidos
3. Asignación de responsabilidades: cuando se elabora un plan estratégico se atribuyen
tareas a los encargados, los cuales asumen una serie de responsabilidades y es deber de
ellos velar por el cumplimento de lo pactado.
4. Evaluación del desempeño: dado que el presupuesto se basa en suposiciones y
predicciones una vez comparamos estos con la información real nos sirve para evaluar el
desempeño que está teniendo la organización en sus actividades.

Contenido

Los informes de desempeño se emiten de manera periódica y su formato puede variar desde un

simple informe de estado hasta informes más elaborados. Un informe de estado simple puede
mostrar información sobre el desempeño, como el porcentaje completado o los indicadores de
estado para cada área (por ejemplo, el alcance, el cronograma, los costos y la calidad).

Los informes de desempeño se deben distinguir claramente entre los conceptos o renglones
controlables y los no controlables. La medición del desempeño exige que se comparen los
resultados reales con los planes, los objetivos y los estándares, de modo que las diferencias
(excepciones) importantes llamen la atención de la administración hacia el desempeño altamente
satisfactorio, satisfactorio y nada satisfactorio. Las variaciones con respecto a los planes
identifican, para información a los gerentes, aquellas áreas que requieren investigación y una
posible acción. Las acciones de la administración pueden ser correctivas, de elogio o de
rectificación.

Son los informes financieros de documentación que proporcionan datos de información en

términos de capacidad financiera veraz y honesta de la empresa. El informe es escrito por alguien
en el negocio, como un contador, que conoce los detalles financieros del negocio.

Puesto que un informe sobre el presupuesto es a menudo muy detallado en cuanto a la

información financiera, el informe a menudo se divide en secciones. Esto es para que el lector
pueda encontrar fácilmente la información o los números que está buscando. Ejemplos de partes
o secciones comunes en el informe sobre el presupuesto incluyen una sección de valor total neto,
una lista de los activos y una lista de los pasivos. El patrimonio neto es una estimación de los
activos y pasivos de una propiedad o adeudados por la empresa. Otras secciones incluyen los
presupuestos de gastos y gastos mensuales detallados y los presupuestos de ingresos compuestos
de las inversiones y las ventas.