EVIDENCIA NUMERO 3

“Informe administración documental”

Presentado por:

ALFREDO ENRIQUE MORENO LANDAZABAL

Servicio nacional de aprendizaje SENA

Yopal 14 agosto 2020

 Introducción

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define gestión documental como el

“conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación”.

El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la importancia de un buen

manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya que esta permite facilitar la búsqueda y el
acceso rápido de los documentos ya que si no se tiene clasificación seria una tarea en donde se
llevaría mucho mas tiempo lo cual representaría un aumento significativo de costos para las
empresas y además una buena administración documental genera una buena toma de decisiones.

Objetivos

• Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en el entorno laboral,

con relación a la importancia del informe paso a paso para la recepción o radicación,
registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

• Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas para el
manejo de documentos tales como la recepción o radicación, registros, distribución o
embalaje.
 1. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas

Recepción

El proceso de recepción se desarrolla en la ventanilla única la cual cumple con la tarea de

administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios de
recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa
de gestión Documental.

Es este punto hablamos de tres pasos para el proceso de recepción: la recepción del documento,
su radicación y finalmente el registro.

• La comunicación esta dirigida a la empresa o a un funcionario.

• El sobre debe estar correctamente marcado.

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal-

Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes o medios, tales como correo
tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe este completa, firmada, contiene los anexos,
enunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado.

Apertura

Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y
verificar los anexos.

Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:

Comprobar la fecha de elaboración y recibido.

Revisar que este firmado, verificar anexos.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el
proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá
ser remitida sin radicar, además de proceder a una investigación.

Registro y radicación:

Después de recibir las comunicaciones oficiales en ventanilla única, se ingresan todas las
comunicaciones recibidas o producidas o recibidas, al sistema SGD (sistema de gestión documental
de la empresa).

Se registra los siguientes datos:

Fecha

Nombre del remitente

Dirección, teléfono y correo electrónico

Funcionario destinatario, dependencia y si lleva copia a otra dependencia

Asunto

Número de folio y anexos.

Radicación e impresión de rotulo

Según INCONTEC, (2009) En la guía técnica colombiana, el espacio para colocar el sello radiador en
la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo
superior derecho del documento.

Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear el documento

para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo automáticamente
asigna el número de radicación del documento.

Enseguida se imprime el rotulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este rotulo
identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin de velar
por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción de los
documentos.

Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el
numero 001 y finalizando con el ultimo consecutivo que se registre al cierre de labores
administrativas de la institución, al finalizar el año.

Distribución y reparto:

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas

que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la ventanilla única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en carpetas, por
dependencias.

Relaciona estas comunicaciones en el formato comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al

mensajero interno, del documento y del formato, par que proceda a su distribución.

El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando que los

datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan con la correspondencia física,
organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las
copias que debe entregar en el recorrido, hace el recorrido.

El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato par
verificación y control de recibido.

Comunicaciones oficiales externas:

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se coloca sello a la correspondencia
para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia con el formato diligenciado según
el servicio requerido donde corresponda.

Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del envió por parte de la
unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo electrónico).

Se diligencia guía, se registra: nombre, dirección, empresa, teléfono contenido, ciudad a la que va,
tipo de servicio, ´peso, volumen, forma de pago, observación, centro de costo y departamento que
envió. Llamar al operador para programar recogida de correspondencia.

Comunicaciones oficiales vía fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la ventanilla única.

Cuando se recibe un fax en la ventanilla única dirigido a un funcionario de la institución, se

escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad conservación y se continua el
procedimiento de registro y radicación, igual que para las comunicaciones oficiales,
posteriormente se distribuye en la dependencia respectiva.

Memorandos

Este deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo.
Después de enviar el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el
destinatario y para confirmar su recibido, se envía con el mensajero interno junto con el formato
comunicaciones internas despachadas, relacionando en el asunto, el número de radicación
generado por el SGD, con el fin de tener la evidencia del que envió el documento.

El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes

mencionado y devolverlo a la dependencia remisora para la verificación y control del envío.

Peticiones quejas, y reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben
contener la siguiente información.

• Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

• Nombres completos del solicitante o su representante.
• Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
• Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
• La relación de los documentos que sustenten la PQRSF.
• La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado verificara el

cumplimiento de los requisitos señalados.

Conforme al principio de celeridad que rige las empresas de nuestro país, los documentos deben
ser tramitados en el menor tiempo posible.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.

Quince (15) días hábiles para atender reclamos.

Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.

Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.

Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

Procedimiento:

• La dependencia recibe el documento a través de la ventanilla única o de otra dependencia.

• Todas la PQRSF peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones deben atenderse
en los términos definidos anteriormente.
• Si el documento amerita tramite o requiere respuesta, el jefe de la dependencia entrega el
documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas anotaciones
de chequeo y control.
 • El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y respuesta, analiza la
solicitud, proyecta respuesta y entrega al jefe de la dependencia para la revisión, este la
revisa y procede a firmarla.
• Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
• El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de
documentos externos o internos según sea el requerimiento.
• Terminado el tramite del proceso se archiva el documento en la serie correspondiente.

Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes documentos, para su trámite,

consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el
correo electrónico.

La receptora verifica, firma, folios, copias, anexos, y todo aquellos datos que le entidad haya
regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas en el documento señalado datos como el ( nombre y código de la
dependencia remitente, numero de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia
destinataria.

La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.