COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATI

RESPONSABLE:
Secretario de Hacienda

METODOLOGÍA MATRIZ DE INFLUENCIA Y DEPENDENCIA DE STAKEHOLDERS

Nivel de Influencia de los stakeholders en la Secretaría de

Bajo
Tratamiento justo - honrar los
Grado de dependencia de los stakeholders respecto de

Alto
compromisos con estos stakeholders
según las políticas de la compañía, la
reglamentación y las normas de la
industria; de lo contrario, tratar de
la Secretaría de Hacienda

mantener a los stakeholders

satisfechos dentro de los límites de
una relación costo-beneficio
equilibrada.
Bajo

Baja prioridad - ofrecer acceso a los

canales generales de información y
retroalimentación.

El compromiso con los stakeholders MANUAL PARA LA PRÁCTICA DE LAS RELACIO

Fuente:
GRUPOS DE INTERÉS (UNEP - United Nations Enviroment Programme)
https://foretica.org/temáticas_/rse-dialogo-con-los-grupos-de-interés/
https://foretica.org/wp-content/uploads/2019/01/204.pdf

TIPO PARTES
PARTE INTERESADA NECESIDADES
INTERESADAS
 Secretarías:
• General
• Gobierno
• Asignación de recursos para ejecutar
• Planeación
Interno plan de desarrollo
• Educación
• Infraestructura
• Transito
• Salud

• Gestionar recursos para lograr cumplir

el plan de desarrollo
• Información contable con cifras reales y
confiables.
• Información actualizada de los
proyectos financiados con recursos
Interno Despacho del Alcalde
propios y/o de la nación.
• Información real y actualizada de la
cartera del municipio.
• Proyectos de presupuesto y marco
fiscal para financiación del plan de
desarrollo municipal.

• Manual especifico de funciones y

competencias laborales.
• Ambiente de trabajo que fomente el
Servidores públicos
crecimiento personal y profesional,
Interno (Funcionarios y contratistas
trabajo en equipo y promoción.
internos)
• Código de ética.
• Programa de incentivos.
• Sistema de gestión de calidad.
 • Información oportuna y real de la
gestión de los recursos.
• Requisitos aplicables de la plataforma
Oficina de tecnología,
de gobierno digital.
infraestructura y
Interno • Plataformas de servicios digitales en
comunicaciones TIC
correcto funcionamiento.
(Gobierno Digital)
• Inventario de aplicativos y plataformas
desarrolladas para el recaudo de tributos
y manejo de información.

• Emisión de estados financieros con

cifras reales y fiables.
Interno Oficina de control interno • Informes detallados de actividades
realizadas en la secretaria.
• Plan de desarrollo municipal.

SINTROEMON (Sindicato
de Trabajadores Oficiales y
Interno • Mejores condiciones laborales.
Empleados Públicos al
Servicio de Montería)

• Rendición de cuentas según periodo

Órganos de control de exigido (mensual, trimestral, semestral,
orden municipal y nacional anual o según requerimiento).
Externo (Contraloría, Procuraduría, • Informes financieros
Contaduría, Fiscalía, • Transacciones debidamente
veedurías ciudadanas) soportados.
• Planes de acción y mejoramiento.

• Cumplimiento del marco jurídico y legal

Ministerio de Hacienda - aplicable a entidades de carácter publico.
Externo
DIAN • Cumplimiento de las obligaciones
tributarias pertinentes.
 • Cumplimiento de los requisitos legales y
reglamentarios de la información
presentada para ejercer control político.
• Presentación oportuna de los proyectos
de acuerdo a planes y programas de
Externo Concejo de Montería
desarrollo económico y social, obras
públicas, presupuesto anual de rentas y
gastos y los demás que estime
convenientes para la buena marcha del
municipio

• Cumplir a cabalidad con los requisitos

Contribuyentes (comunidad
legales y reglamentarios que alude a los
de Montería que tributan
servicios ofrecidos.
Externo y/o reciben algún servicio
• Desarrollar con diligencia los tramites
del municipio)
requeridos de acuerdo a cada
requerimiento realizado.

Contratistas externos y • Recepción y tramite oportuno de

Externo
proveedores cuentas de cobro.

Emisión de estados financieros con cifras

Externo Organismos multilaterales
reales y fiables.

• Cumplimiento de los requisitos legales y

Externo ICONTEC (ente certificador) reglamentarios pertinentes.
• Norma NTC ISO 9001:2015
 • Emisión de estados financieros con
cifras reales y fiables.
• Emisión de informes financieros de
Medios de comunicación
proyectos de interés general.
Externo (prensa, radio, tv y redes
• Información acerca de campañas de
sociales)
facilidades de pago de deudas atrasadas.
• Información general de campañas de
cultura de pago.
DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE PARTES INTERESADAS DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA

RESPONSABLE: DEPENDENCIA:
Secretario de Hacienda Secretaría de Hacienda

os stakeholders en la Secretaría de Hacienda

Alto

Amenaza u oportunidad estratégica -

invertir en los procesos de relación
para comprender las inquietudes y
desarrollar soluciones.

Mantener la participación e
información, pero asegurar un
equilibrio entre las inquietudes de los
stakeholders de alto nivel de
influencia y las personas afectadas por
las decisiones.

LA PRÁCTICA DE LAS RELACIONES CON LOS

ent Programme)
upos-de-interés/

NIVEL DE
NIVEL DE INFLUENCIA DE
DEPENDENCIA SITUACIÓN Y MODO
EXPECTATIVAS LAS PARTES INTERESADAS
RESPECTO DE LA
EN LA SECRETARÍA DE ACTUAR
SECRETARÍA
 AMENAZA U
• Cumplir el plan de desarrollo
Alto Alto OPORTUNIDAD
ESTRATÉGICA

• Cumplir con el plan de desarrollo.

• Emitir información financiera veraz de
los proyectos y líneas de financiación
AMENAZA U
acorde a las inversiones realizadas.
Alto Alto OPORTUNIDAD
• Realizar seguimiento a la situación fiscal
ESTRATÉGICA
del municipio.
• Realizar seguimiento a la situación
tributaria del municipio.

• Ambiente de trabajo limpio, agradable,

AMENAZA U
respetuoso y cordial.
Alto Alto OPORTUNIDAD
• Estabilidad laboral.
ESTRATÉGICA
• Reconocimiento y recompensa.
• Actualización constante y pertinente de
acuerdo a las directrices de Gobierno
digital. AMENAZA U
• Base de datos actualizada de los Alto Alto OPORTUNIDAD
sistemas utilizados por la Secretaría de ESTRATÉGICA
Hacienda.
• Servicios Web agiles y oportunos.

• Evaluación del cumplimiento de los AMENAZA U

objetivos del plan de desarrollo municipal Alto Alto OPORTUNIDAD
por parte de la Secretaría de Hacienda. ESTRATÉGICA

• Cumplimento del pliego de peticiones. Bajo Bajo BAJA PRIORIDAD

AMENAZA U
• Manejo eficiente y transparente de los
Alto Alto OPORTUNIDAD
recursos.
ESTRATÉGICA

• Transparencia en la gestión e inversión AMENAZA U

de los recursos. Alto Alto OPORTUNIDAD
• Obligaciones tributarias al día. ESTRATÉGICA
• Administración de recursos de forma
transparente.
• Aprobación por acuerdo del Bajo Alto TRATAMIENTO JUSTO
presupuesto de ingresos y gastos del
municipio de Montería para la vigencia.

AMENAZA U
• Cumplir los requerimientos con un
Alto Alto OPORTUNIDAD
servicio ágil y oportuno.
ESTRATÉGICA

• Pago oportuno de cuentas de cobro. Bajo Alto TRATAMIENTO JUSTO

Emisión de conceptos y calificación

favorables de la capacidad de
Bajo Bajo BAJA PRIORIDAD
endeudamiento de la Alcaldía de
Montería.

MANTENER LA
Sistema de Gestión de Calidad
Alto Bajo PARTICIPACIÓN E
Implementado y certificado.
INFORMAR
• Comunidad informada de campañas e
incentivos tributarios por pronto pago.
• Disminución de la cartera morosa.
Bajo Bajo BAJA PRIORIDAD
• Comunidad informada acerca de la
situación fiscal del municipio

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CÓDIGO: SHM-E001-19

VERSIÓN: 01

FECHA EMISIÓN: 2/09/2019

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y REVISIÓN RESPONSABLE

• Seguimiento a la ejecución de ingresos para medir el nivel de
cumplimiento de recaudo.
• Realizar balances de caja periódicos por proyectos.
• Coordinador de Presupuesto
• Realizar conciliaciones de cuentas mensualizadas, discriminando
• Coordinador de Rentas
recaudos y pagos realizados.
• Coordinador de Tesorería
• Generar mayor recaudo a través de las diferentes campañas
• Coordinador de Contabilidad
promovidas por la Secretaría de Hacienda (proceso de Rentas).
Asimismo la habilitación de puntos de recaudos en sitios estratégicos
en la ciudad de Montería.

• Cumplimiento de pagos a proveedores, consorcios y contratistas. • Secretario (a) de Hacienda

• Firma de decretos de liquidación del presupuesto para la próxima • Coordinador de Presupuesto
vigencia. • Coordinador de Rentas
• Realizar seguimiento a las ejecuciones de ingresos y gastos. • Coordinador de Tesorería
• Tramitar las cuentas de cobro en el menor tiempo posible. • Coordinador de Contabilidad

• Registro y actas de asistencia a capacitaciones.

• Registro y actas de asistencia a actividades del programa de bienestar
social.
• Capacitaciones de inducción y reinducción.
• Pago de la nomina dentro de las fechas establecidas.
• Cumplir con el programa de capacitación establecido para el • Secretario de Hacienda
personal. • Talento Humano
• Cumplir con el cronograma de actividades del programa de bienestar
social.
• Tramitar con la fiducia y/o pagar y de manera preferencial a través de
entidades financieras la nómina de los empleados y jubilados del
Municipio, incentivos, descuentos y demás obligaciones a cargo.
• Información disponibles y actualizada en la pagina web de la Alcaldía
de Montería.
• Registros de utilización de los servicios de la mesa de ayuda.
• Inventario actualizado de bases de datos e información almacenada
por secretaría de hacienda.
• Correcto funcionamiento de la plataforma de la pagina web para • Secretario de Hacienda
tramites de la Alcaldía de Montería. • Director TIC
• Canales de comunicación activos y permanentes con la oficina de TIC.
• Revisión y actualización mensual del portal para tramites online de la
secretaría de hacienda.
• Consolidar información de inventario de bases de datos existentes en
la secretaría de hacienda.

• Informes de auditorias de control interno y auditorías de los entes de

control realizadas y planes de acción desarrollados con base a ellas.
• Remitir mensualmente información fiscal, financiera, tributaria, cartera
y/o otra pertinente para revisión y control. • Secretario de Hacienda
• Desarrollar auditorias periódicas a los procesos de la secretaría de • Contador
hacienda.
• Realizar informes periódicos de gestión y cumplimiento de los
objetivos del plan de desarrollo municipal.

• Actas de asistencia a la reunión de trabajo.

• Secretaria general
• Mesas de trabajo de representantes de la alcaldía con los lideres
• Talento Humano
sindicales.

• Publicación periódica de los informes exigidos por los entes de control

en la pagina web de la Alcaldía de Montería y las demás plataformas
auxiliares de los solicitante.
• Alcalde
• Informes de auditorias externas realizadas y planes de acción
• Secretario(a) de hacienda
desarrollados con base a ellas.
• Control Interno
• Envió oportuno de información requerida por cada ente de control
dentro de los plazos establecidos.
• Desarrollo de auditorias por parte de los entes de control.

• Soporte de pagos realizados. • Secretario (a) de hacienda

• Proyección y pago de las obligaciones tributarias de la Alcaldía de • Coordinador de Rentas
Montería en los plazos exigidos por la ley. • Coordinador de Tesorería
• Cruce de información con la DIAN • Coordinador de Contabilidad
• Emisión de acuerdos para incorporación de recursos • Alcalde
• Emisión de acuerdos para establecer el presupuesto general del • Secretario (a) de Hacienda
municipio • Coordinador de presupuesto

• Desarrollar instructivos para el uso de los aplicativos tributarios en la

pagina web.
• Mantener actualizado los aplicativos tributarios web.
• Secretario de Hacienda
• Establecer un sistema de atención ágil por ventanilla a los
• Coordinador de rentas
contribuyentes.
• Desarrollar instructivos para la realización de los tramites y facilitar la
gestión de los mismos a los contribuyentes
• Buzón de sugerencias en la oficina de atención al contribuyente.

• Soporte de transacción realizada anexo a cada cuenta de cobro.

• Tramitar con la fiducia y/o pagar a través de entidades financieras
• Alcalde
cuentas de cobro presentadas por los consorcios, fundaciones,
• Coordinador de Tesorería
contratistas u organizaciones que le prestan algún producto o servicio
al municipio, previa revisión de los requisitos legales exigidos.

• Calificación y/o escalonamiento en ranking de cada organismos.

• Condiciones de prestamos preferenciales • Alcalde
• Capacidad de endeudamiento del municipio. • Secretario (a) de Hacienda
• Publicación trimestral de estados financieros.

• Implementación de Sistema de Gestión de Calidad bajo los

lineamiento de la NTC ISO 9001:2015 de la Secretaría de Hacienda.
• Resultados de Indicadores de gestión de calidad.
• Auditorías internas y externas Secretario de Hacienda
• Resultados de revisión por la dirección
• Disminución en los tiempos de servicio de la secretaria de hacienda.
• Mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad.
• Alcance de las publicaciones realizadas.
• Publicación trimestral de estados financieros.
• Diseñar campañas de incentivos tributarios.
• Secretaria de Hacienda
• Diseñar campañas de cultura de pago.
• Coordinador de Rentas
• Emisión de boletines informativos acerca de información que sea de
• Coordinador de Contabilidad
interés general.
• Disminución de la cartera por cantidad de personas que se acogen a
pago total o acuerdos de pagos.