Recordemos que los 

documentos pasivos o históricos (también

llamados archivos definitivos), se almacenan y salvaguardan por si
pudiesen ser necesarios en un futuro como documentación que
acredite o de explicación a una determinada situación, pero no serán
modificados.

Especialmente importantes en profesiones como la medicina, la

abogacía, ingeniería o arqueología, los archivos pasivos pueden
ser documentos de vital importancia para aclarar situaciones
presentes o futuras y justificar o dar explicación a situaciones actuales.

Hoy, gracias a la digitalización de los documentos la custodia de los

mismos es mucho más sencilla ya que se facilita el almacenamiento
de los documentos, la organización es más eficiente y se garantiza
una búsqueda más rápida y segura, sin contar con el ahorro de tiempo
y espacio.   

Además, los programas informáticos de gestión de documentos con

los que contamos permiten además que los usuarios puedan solicitar
cualquier archivo de forma telemática y que las empresas que los
custodian puedan, a su vez, controlar los accesos, registros o
solicitudes que se han realizado sobre los mismos.

ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL ARCHIVO:

Recepción de documentos.

Ordenar documentos según renglón o categoría.

Clasificación de documentos.

Repartición de documentos según división asignada.

Archivar documentos en un archivo activo.

Agregar banco de datos digitalmente

Tener un archivo pasivo para depurar documentos con 20 años de

procedencia como lo estipula la ley.
Esto aplica para toda institución ya sea privada, publica, porque eso ya
será parte del control interno administrativo que tenga la institución.