CODIGO P-HSEQ-005

PROCEDIMIENTO PARA LA
VERSION 005
IDENTIFICACIÓN DE LOS
FECHA
REQUISITOS LEGALES Y OTROS
PAGINA 1 de 3

1. OBJETIVO
Establecer la metodología para identificar, actualizar, comunicar y evaluar el cumplimiento de
los requisitos legales y de otra índole en aspectos de Seguridad y Salud del Trabajo y
Ambiente, que se relacionen con las actividades y servicios desarrollados por la compañía.

2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todas las actividades, servicios y procesos existentes en
la empresa y que estén sujetas a requisitos legales o subscritos por la organización.

3. DEFINICIONES

3.1. Legislación: Conjunto de normas positivas que regulan la vida jurídica.

3.2. Otros requerimientos o requisitos de otra índole: Son requisitos normativos

no necesariamente legales que pueden ser de dos tipos: No obligatorios u
Obligatorios. Los códigos de carácter no obligatorio, son aquellos que la
organización ha definido implementar para la mejora de su proceso (Normas ISO,
OHSAS, entre otras); así mismo existen requisitos obligatorios pues son exigidos
por una parte interesada. Ejemplo los clientes exigen el Registro Único de
Contratistas RUC. Los requisitos del cliente son generalmente establecidos como
un requisito de otra índole.

3.3. Requisito legal: Solicitud de carácter legal de obligatorio cumplimiento por parte
de las personas naturales y las empresas.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Las fuentes de información incluidas en este procedimiento son solamente puntos
de partida sugeridos y de ninguna manera constituyen las únicas posibilidades para
la investigación. Existen otras maneras valiosas de descubrir los requerimientos del
negocio, el cliente y legales, incluyendo búsquedas en Internet y compartir
información entre empresas del sector.

4.2. La identificación de requisitos legales y otros se puede dar a través de diferentes

fuentes tales como:
 Páginas de internet oficiales (ministerios de protección social, transporte, MDVT
etc.), diario oficial etc.
 A través de revistas especializadas de la industria, conferencias, seminarios,
boletines y/o comunicaciones del cliente, informativos de ARL etc.
 Publicaciones y página web del Consejo Colombiano de Seguridad, asesores
externos.
 Auditorías.

4.3. Los requisitos del cliente deben ser identificados acorde a los requerimientos
contractuales.
 CODIGO P-HSEQ-005
PROCEDIMIENTO PARA LA
VERSION 005
IDENTIFICACIÓN DE LOS
FECHA
REQUISITOS LEGALES Y OTROS
PAGINA 2 de 3

4.4. Las revisiones a la Matriz de Requisitos Legales M-HSEQ-024 la realizara el

Coordinador de HSEQ cada tres meses, en este periodo se actualizarán todos los
requisitos legales que se publiquen a la fecha de la revisión.

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Ítem Descripción Registro

El coordinador HSEQ es el encargado de identificar
constantemente cuáles son los requisitos legales y de otra
índole aplicables a la naturaleza de la organización. Para tal
fin puede recurrir a las fuentes citadas en el numeral 4.2 sin
ser estas las únicas.

Aquellos requisitos de carácter informativo se identificaran

1 N.A.
como de "conocimiento” en la matriz.

Cada vez que se realice un cambio en la naturaleza de la

organización, el responsable del área debe informar al
coordinador de HSEQ para que este proceda a la
identificación de los posibles requisitos legales y de otra
índole que apliquen.

Una vez identificado un nuevo requisito el coordinador de

HSEQ debe evaluar su aplicación a la organización. De aplicar
se procede a incluirlo dentro de la matriz de requisitos
legales y otros indicando el grado de cumplimiento del mismo
y especificando la evidencia de su cumplimiento.
Matriz de requisitos legales HSEQ-
Aquellos requisitos que presenten incumplimiento deben 024
3
generar un plan de acción. El coordinador de HSEQ hará Acciones Correctivas y o
seguimiento al plan de acción generado evaluando su eficacia Preventivas R-P-HSEQ-038.
y generando las acciones correctivas cuando aplique.

Los requisitos en HSEQ del cliente deben ser comunicados al

coordinador de HSEQ, quien los incluirá dentro de la matriz
de requisitos y les hará el seguimiento correspondiente.

El coordinador de HSEQ deberá informar al proceso o

procesos a los que aplique el requisito identificado mediante
un comunicado interno.
Comunicación interna
De requerirse deberán implementarse las acciones Comunicación externa
5
correspondientes para dar cumplimiento a los requerimientos
en los procesos que corresponda.

Si el requisito se debe comunicar a un cliente o proveedor,

esta se hará por medio de una comunicación externa
6 La verificación del cumplimiento de los requisitos legales y Matriz de requisitos legales M-
otros se hará a través de una auditoria legal cada tres años HSEQ-024.
siguiendo los lineamientos establecidos en el procedimiento Informe de auditoría R-P-HSEQ-
de auditorías internas P-HSEQ-030. 037.
 CODIGO P-HSEQ-005
PROCEDIMIENTO PARA LA
VERSION 005
IDENTIFICACIÓN DE LOS
FECHA
REQUISITOS LEGALES Y OTROS
PAGINA 3 de 3

Programa de auditorías R-P-HSEQ-

Al realizar las auditorías de cumplimiento legal se debe 034.
diligenciar en la matriz la evidencia de cumplimiento del Plan de auditorías R-P-HSEQ-035.
requisito.