Prácticas Administrativas 1 1ero. EMP Prof. Téc.

Marly Cavia

Unidad 7 Documentos de Caja

Existen documentos internos, que no salen de los límites de la empresa, y sirven para documentar
los movimientos internos de la misma. Estos documentos son: el “Vale de Caja”, el “Egreso de
Caja”, el “Ingreso de Caja” y la “Planilla de Caja”.

7.1 Egresos e Ingresos de caja

Concepto y usos:
El egreso de caja es un documento probatorio de uso interno que justifica la salida de dinero de
Caja en aquellos casos en que el gasto es pequeño y no existe otro documento que respalde la
operación. Es un documento probatorio y se contabiliza.

Se utiliza para:
1. Gastos de locomoción.
2. Pequeñas compras sin
documentación de venta
que las respalde. (timbres
profesionales o notariales,
sellados, etc.).
3. Llamadas telefónicas
realizadas fuera de la
empresa.
4. Diferencias en el saldo de caja, en contra.
5. Gastos de propinas, compra de periódicos, etc.

Concepto y uso.
El ingreso de caja es un documento probatorio de uso interno, que justifica y documenta la
entrada de dinero a caja en los casos en que el ingreso no es de origen operativo y no existe otro
documento que respalde la
operación.

Se utiliza para:
1. Para retroversión de gastos
(liquidación de gastos), que al
no tener comprobante
externo se reingresa con este
comprobante como por
ejemplo vueltos de otros
gastos.
2. Por concepto de cobranza de

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conformes.
3. Diferencias en el saldo de caja, a favor.
4. Cheques emitidos por la empresa en pago de deudas (ficción).
5. Retiros de dinero de la cuenta bancaria (cajero automático o mostrador).

7.2 Vale de caja

Concepto y usos:
El vale de caja es un documento de uso interno que se emplea con el fin de dejar constancia en
Caja del movimiento de dinero, entregado para su posterior rendición de cuentas o como forma de
adelanto de mayores montos a liquidar.
Se utiliza para:
1. Para documentar
adelanto de haberes. En este
caso el empleado al solicitar un
adelanto de su salario llena el
comprobante, lo firma y tramita
su autorización, entregándolo
posteriormente al cajero para su
liquidación.
En el momento de cobro se firma
el Recibo de Sueldos, anulando
el Vale de Caja que
provisoriamente documentaba la
salida de dinero. El vale le será devuelto a fin de mes junto con el recibo de sueldo (en donde
aparecerá descontado dicho adelanto).
2. Para viáticos. Es cuando el empleado se traslada dentro de la ciudad o viaja a otra localidad
en representación de la empresa. Esta le anticipa dinero para los gastos que se puedan
originar, firmando el empleado el comprobante para la recepción del dinero.
Situaciones relacionadas:
1. Que se mantenga en caja como valor pendiente, hasta que se realice la rendición de cuentas,
registrándose entonces los comprobantes correspondientes que se canjearán a la persona que
firma el Vale que queda sin valor.
2. Que el vale sea el comprobante que respalde la registración, por lo que se debe proceder a ello,
no siendo en este caso un valor pendiente, sino la documentación probatoria de la operación
que le da origen.

7.3 Planilla de cobranza

Concepto: Cuando el volumen de deudores es importante la empresa utiliza una planilla de
cobranza, la que permite resumir la gestión realizada y facilita la liquidación que deben realizar los
cobradores.
Dicha planilla es un documento de uso interno de la empresa.
Ventajas:
Al utilizarla tenemos una doble ventaja:
1. Se resume la cobranza del día en un documento único, lo cual facilita el control del
cobrador y la registración del ingreso en el libro de caja.

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2. Las planillas se arman previamente a la salida del cobrador por lo que constituyen un plan
ordenado racionalmente de cobranzas.
Mecanismo: Previo a la salida del cobrador la empresa le entrega el material necesario para
realizar la misma:
a) Una libreta de recibos oficiales.
b) Un estado de cuenta comercial o copias de los documentos a cobrar.
c) Una planilla de cobranzas.
El cobrador al finalizar la jornada rinde cuentas utilizando la planilla de cobranza, que le sirve para
presentar ordenadamente la tarea realizada.
Le entregará al cajero de la empresa:
1. La planilla (original y duplicado).
2. La libreta de recibos oficiales junto con la tirilla de la suma cobrada correspondiente.
3. Los cheques recibidos y no depositados, con la suma correspondiente.
4. Los depósitos bancarios realizados.
5. El dinero en efectivo, si lo hubiera.
El cajero verifica la exactitud de los documentos recibidos y, si está de acuerdo, firma y devuelve al
cobrador el duplicado de la planilla de cobranzas.

Elementos constitutivos: esta planilla contiene:

a) Nombre de la empresa emisora.
b) Fecha de emisión.
c) Número de planilla.
d) Varias columnas para detallar:
1) el nombre y número del cliente cheques),
2) dirección, 5) depósitos efectuados,
3) importe a cobrar, 6) observaciones.
4) importe cobrado (efectivo,
e) Firmas, del cobrador y del cajero (avalando la gestión).

Vías:
La planilla se emite en dos vías. Original para el cajero y copia para el cobrador, quién la archiva al
finalizar el día.

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Planillas de caja
Concepto:
Es un comprobante probatorio de uso interno que sirve tanto para controlar los movimientos de
caja como para ver la composición de la misma en cualquier momento.
Es un formulario que completa el cajero y lo controla un superior en forma diaria. Constituye un
documento descriptivo de los movimientos y composición de la caja, facilita la gestión y permite un
mayor control del dinero de caja, posibilitando realizar el arqueo en cualquier momento del día.
La planilla se archiva junto con la documentación registrada en la misma.
Elementos constitutivos:
La empresa
realiza
diariamente
operaciones de
entrada y salida
de dinero.
A medida que se
van sucediendo
se procede a su
registro en una
planilla de caja, la
que consta de
varias columnas:

Saldo anterior.
1) Ingresos
del día.
(conceptos e
importes)
2) Egresos del día (conceptos e importes).
3) Saldo del día.
4) Firma del cajero.
Arqueo de caja:
Una vez finalizada la tarea se debe proceder a realizar el "arqueo" de caja. El mismo se realiza
partiendo del saldo anterior, más lo recibido, menos lo pagado, obteniendo el nuevo saldo. El arqueo
no es otra cosa que la confrontación que se realiza a fin de comprobar si existe debida concordancia
entre el saldo señalado en la documentación y la cantidad real que el cajero tiene en su poder.
Estos comprobantes serán contabilizados y el saldo obtenido deberá coincidir con el saldo contable
de la cuenta caja.

Registro especial:
Pagos con cheques: cuando la empresa cancela una obligación emitiendo un cheque, si bien realiza
un movimiento financiero no lo es de caja, por lo que se realiza una ficción.
Esta se descompone en dos etapas:
a) Que el cheque girado se cobra en el Banco e ingresa el dinero en caja (emitimos un "ingreso de
caja").
b) Se le da salida a ese mismo dinero para realizar el pago correspondiente (registramos el recibo
oficial que nos entrega el acreedor).