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INCAPACIDADES
CONTENIDO
1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 2
2. ALCANCE .......................................................................................................................... 2
3. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 2
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DISPOSICIONES GENERALES ................................................... 3
4.1. INCAPACIDADAES ............................................................................................................. 3
4.1.1. Clases de Incapacidades ................................................................................................. 3
4.2. TRÁMITE DE INCAPACIDADAES ......................................................................................... 3
4.2.1. Cobro de Incapacidades a las EPS................................................................................... 6
4.2.2. Falta de reconocimiento y pago de las prestaciones económicas por parte de las EPS .. 6
4.2.3. Casos en los cuales la entidad asume como Gasto la incapacidad médica ..................... 7
4.2.4. Incapacidades mayores a 90 días hasta 180 días ............................................................ 8
4.2.5. Incapacidades mayores a 180 días ................................................................................. 9
4.3. LICENCIAS ....................................................................................................................... 10
4.3.1. Clases…10
5. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 13
6. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ................................................................................... 13
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LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE
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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Estos lineamientos deben ser aplicados por todos los funcionarios de la entidad a quien se
le haya ordenado una incapacidad, licencia de maternidad o paternidad.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Certificado de Incapacidad: Documento único oficial que expiden las EPS a través de los
profesionales de la salud autorizados.
Ingreso Base de Cotización (IBC): Monto del salario sobre el cual se aplica el porcentaje de
liquidación para el pago de incapacidades y licencias.
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UVT: La Unidad de Valor Tributario es una unidad de medida de valor que busca
estandarizar y facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, así como todos los
cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas, estampillas, presupuestos y costos estatales.
De conformidad con lo previsto en el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012, el trámite
para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad
o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser
adelantado, de manera directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud,
EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la
obtención de dicho reconocimiento.
Dicha norma dispone también que, para efectos laborales, será obligación de los afiliados
informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia.
4.1. INCAPACIDADAES
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Incluir antes del cierre de nómina las novedades de los auxilios por enfermedad
pagados a los funcionarios. Para el caso de incapacidad prologada, es decir mayor
a 30 días y licencia de maternidad, se deberá tener en cuenta el auxilio pagado en el
mes anterior. Formato F-TH-73 Control Auxilios pagados por nómina, documento
que se utilizara para conciliar con el grupo de contabilidad.
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Nota: Una vez identificados por el Grupo de Nómina los saldos que adeudan las EPS,
se solicitará mensualmente el pago de los mismos, a través de oficio firmado por el
Jefe del Área de Talento Humano.
4.2.2. Falta de reconocimiento y pago de las prestaciones económicas por parte de las EPS
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Copia de la incapacidad.
Copia cédula de ciudadanía.
Copia acta de posesión.
Copia de las planillas únicas de autoliquidación de aportes al sistema
de salud correspondientes a los seis (6) meses anteriores a la fecha de
ocurrencia del hecho que conllevó la expedición de la incapacidad.
Copia de la resolución de reconocimiento de la incapacidad o licencia.
Copia del comprobante de pago de nómina.
3. Una vez agotadas las gestiones de cobro realizadas por el Grupo de Nómina, si
las EPS se niega a pagar aquellas incapacidades con un costo igual o menor a
3 UVT, el Área de Talento Humano solicitará se convoque el Comité Técnico
de Sostenibilidad Contable con el fin de estudiar la posibilidad de depurar
estos saldos. Dicha solicitud, deberá ir acompañada del estudio costo-
beneficio de continuar con el cobro a través de la Secretaría Jurídica del
DAPRE, frente al saldo que se pretende depurar.
4.2.3. Casos en los cuales la entidad asume como Gasto la incapacidad médica
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4.3. LICENCIAS
4.3.1. Clases
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funcionario haya cotizado como mínimo el mismo tiempo que duró la gestación o
proporcional a los meses cotizados.
La ley 1822 de 2017, señala que toda funcionaria en estado de embarazo tiene
derecho a una licencia de 18 semanas en la época de parto, remunerada con el
salario que devengue al entrar al disfrutar del descanso. La licencia de maternidad
pre-parto corresponde a dos (2) semanas con anterioridad a la fecha probable del
parto, debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre no
puede optar por estado dos (2) semanas previas, podrá disfrutar las dieciocho (18)
semanas al posparto inmediato.
La licencia de maternidad para madres de niños prematuros, tendrá en cuenta la
diferencia entre la fecha gestaciones y el nacimiento a término, las cuales serán
sumadas a las 18 semanas que establecen la ley.
Cuando se trate de madres con Parto Múltiple, se tendrá en cuenta lo establecidos
en el párrafo anterior sobre niños prematuros, ampliando la licencia en dos (2)
semanas más.
Cuando el parto no sea viable, (con nacido muerto) o aborto, se reconocerá el 100%
del último IBC reportado, por un término de dos (2) o cuatro (4) semanas
remuneradas con el salario que devengaba en el momento de iniciarse la licencia.
La duración de la licencia dependerá del criterio del médico tratante.
Todas las provisiones y garantías establecidas para la madre biológica se hacen
extensivas, en los mismos términos y en cuanto fuere procedente, para la madre
adoptante asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se
adopta. La licencia se extiende al padre adoptante sin cónyuge o compañera
permanente.
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Para las madres adoptantes, fotocopia del acta de entrega del niño,
adolescente por parte del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o
Institución autorizada por el mismo.
El esposo o compañero permanente tiene derecho a ocho (8) días hábiles de licencia
remunerada de paternidad. El inicio de la licencia se contará a partir del día de
nacimiento del hijo, en caso que este día no sea hábil, iniciará desde el primer día
hábil. No obstante, si por circunstancias excepcionales el padre no puede iniciar el
disfrute de la licencia de paternidad, la misma iniciará de manera inmediata a que
se supere dicha circunstancia.
La licencia de paternidad está a cargo de la EPS en un cien por ciento (100%), para
lo cual se requiera que el padre haya cotizado efectivamente durante el número de
semanas correspondientes al período de gestación en los términos que se reconoce
la licencia de maternidad.
Para los hijos adoptados y prematuros se aplicará la misma norma y se verificará con
el acta de adopción, siempre y cuando estos sean menores a siete años.
El funcionario debe entregar al Grupo de Nómina del Área de Talento Humanos los
siguientes documentos:
Registro civil de nacimiento.
Para padre adoptante fotocopia del acta de adopción.
Nota: En el evento que el funcionario no haya cotizado como mínimo el tiempo que
duró la gestación de su esposa o compañera permanente, la Entidad asumirá la
proporción del auxilio económico de la licencia de paternidad que no reconozca la
EPS.
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