Estudio Del Sector Feria Gobierno Abierto - Final 17 Nov

ACTFO-052
PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Versión.01

08/01/2021
Alcaldía Municipal ESTUDIO DEL SECTOR Página 1 de 26

de Palmira
Nit.:891.380.007-3
Estudio de Sector que soporta el Proceso de Contratación para la adquisición del servicio logístico para la
realización de la Feria de Gobierno Abierto.
Secretaria General M unicipio de Palmira
Tabla de contenido
1. Introducción 2
2. Definiciones 2
3. Aspectos generales de mercado 3
3.1 Aspectos económicos 3
Comportamiento del Salario (SMMLV) 5
3.2 Aspectos técnicos 5
3.3 Aspectos regulatorios 6
4. Análisis de la Demanda 7
4.1 Procesos de Contratación anteriores del Municipio de Palmira 7
4.2 Procesos de Contratación de otras Entidades Estatales 9
4.3 Análisis de los Procesos de Contratación identificados 10
a) Modalidad de Contratación 10
b) Plazo del contrato 11
c) Experiencia exigida al proveedor Estudios del sector de esos procesos o en estudios previos
11
d) Garantías exigidas Estudios del sector o estudios previos 11
e) Especificaciones o requisitos técnicos relevantes 12
f) Criterios de evaluación 12
4.4 Aspectos técnicos de la demanda 13
a) Clasificación UNSPSC 13
b) Especificaciones técnicas relevantes del bien o servicio a contratar 13
5 Análisis de la Oferta 17
5.1 Identificación de proveedores de servicios logísticos o de operador logístico 17
5.2 Cadena de suministro 18
5.3 Análisis de precios 18
5.4 Aspectos técnicos de la oferta 24
6. Conclusiones 24
Centro Administrativo M unicipal de Palmira -CAM P

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1. Introducción
La función de compras debe estar orientada a satisfacer las necesidades del municipio obteniendo el mayor valor por
los recursos de la población palmirana. Para cumplir con este objetivo, la Secretaría General debe conocer claramente
cuál es su necesidad y determinar la mejor manera en que el mercado puede satisfacerla.
En este sentido, el Artículo No. 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015, estableció como deber de las entidades
estatales elaborar el análisis de sector durante la etapa de planeación de un proceso de contratación pública. El análisis
de sector es el documento que sustenta la toma de decisiones en el Proceso de Contratación y orienta aspectos como
la determinación de requisitos habilitantes y técnicos de su proceso, criterios de evaluación de las ofertas,
especificaciones del bien, obra o servicio a contratar, posibles riesgos del proceso de contratación, condiciones del
mercado, así como otros aspectos relevantes que deban ser tenidos en cuenta para una correcta planeación de la
compra.
r García, el Gobierno Abierto es un estilo de

gobierno más dialogante, es decir, que busca la gobernanza, colabora con diferentes actores en la búsqueda de
soluciones, es consciente de las necesidades de sus habitantes al momento de planear e invertir los recursos de todos
y genera oportunidades para el desarrollo socioeconómico local.
El Gobierno Abierto (en adelante, GA) se ha consolidado en el M unicipio de Palmira como una estrategia transversal
que debe movilizar a toda la Administración hacia un proceder basado en los pilares de la transparencia, la participación
y la colaboración. Puesto que su implementación requiere de una reforma en las maneras como tradicionalmente ha
operado la Entidad, pues se busca profundizar en la apertura para con el ciudadano, se han ejecutado acciones desde
el 2020 y lo corrido del 2021.
Desde la Secretaría General, en conjunto con la Asesoría de Gobierno Abierto y Transparencia del Despacho del Sr.
Alcalde, se ha determinado que el GA en el M unicipio debe hacer un énfasis especial en la planeación y gestión de las
compras públicas, puesto que estas involucran a diferentes actores como lo son el sector privado, y la ciudadanía en
general. Para lograrlo, la principal herramienta serán las tecnologías de la información y la comunicación para facilitar
un acceso masivo a la información de valor público así como los conocimientos clave para su comprensión. No
obstante, la estrategia también contempla escenarios y herramientas análogas para llegar a las audiencias más
amplias y tradicionales, por lo que se ha planteado la necesidad de realizar una Feria de Gobierno Abierto en formato
presencial que entregue conocimiento e información de valor sobre las compras públicas del M unicipio.
De acuerdo con lo anterior, el presente documento contiene los resultados del análisis del sector realizado por la
Secretaría General para la contratación del servicio logístico para la realización de la Feria de Gobierno Abierto de
Palmira buscando la mejor inversión de los recursos públicos en términos de economía, eficiencia y eficacia.
2. Definiciones
A continuación, se presentan las definiciones que servirán para el desarrollo del estudio del sector:

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Definiciones
DANE Es el Departamento Administrativo Nacional de Estadística.
Es toda persona natural o jurídica legalmente constituida dedicada a la
organización de eventos y/o reuniones similares, en sus etapas de
Operador Logístico
gerenciamiento, planeación, promoción y realización, así como a la asesoría y/o
producción de estos eventos en forma total o parcial.
SECOP I Es el Sistema Electrónico de Contratación Pública
Es el Sistema Electrónico de Contratación Pública en su versión transaccional, la
SECOP II
cual opera desde 2015 de forma paralela con el SECOP I.
El Gobierno Abierto se concibe como un nuevo modelo de gobierno en el cual: de
un lado el ciudadano tiene un rol mucho más activo, en el que colabora con el
Gobierno para la formulación de políticas, la solución de problemáticas y la
Gobierno Abierto generación de valor público; y el Gobierno por su parte presenta su gestión deuna
manera más abierta al público generando nuevas oportunidades de colaboración
y construyendo mayor confianza; todo esto en un contexto de uso intensivo de
tecnologías de la Información y las comunicaciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta de planeación que permite (i)
a las Entidades Estatales indistintamente de su régimen de contratación, facilitar,
identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y
servicios; y (ii) al Estado a través de Colombia Compra Eficiente, diseñar
PAA
estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan
incrementar la eficiencia del proceso de contratación. El PAA también permite a
los proveedores potenciales conocer las compras que las diferentes Entidades
Estatales planean realizar y que corresponden a temas de su interés.
3. Aspectos generales de mercado
3.1 Aspectos económicos
De acuerdo con el documento de Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas,
revisión adaptada para Colombia CIIU rev. 4.A.C. utilizado por el DANE, los servicios de Operador Logístico se
Actividades administrativas y de apoyo de oficina y otras actividades de
apoyo a las empresas
esta clase La organización, promoción y/o gestión de acontecimientos tales como exposiciones empresariales
o comerciales, convenciones, conferencias y reuniones, estén incluidas o no la gestión de esas instalaciones y la
dotación de personal necesario para su funcionamiento
desarrollar durante la Feria de Gobierno Abierto de Palmira 2021.
En este sentido, es relevante mencionar el comportamiento económico reciente que ha presentado la división 82, la
cual se encuentra monitoreada en la Encuesta M ensual de Servicios realizada por el DANE. Como es de esperar, esta
actividad, al igual que muchas otras de la economía colombiana se vio afectada por el impacto del virus COVID 19,
lo cual se puede ver reflejado en una variación anual negativa del 2% en enero de 2021, con respecto a enero de

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20201. No obstante, de acuerdo con los reportes recientes publicados por el DANE este subsector ha comenzado a
mostrar signos de recuperación económica, posiblemente producto de la reapertura que se ha venido desarrollando
por parte de las autoridades y las estrategias de cambio y adaptación que han implementado las empresas
colombianas. De esta forma se observa que, en el último reporte publicado por el DANE para agosto de 2021, esta
actividad refleja una variación positiva importante del 17,0% con respecto a agosto de 20202.
La siguiente tabla muestra las variaciones en ingresos nominales reportadas por el DANE para los subsectores de
servicios, según lo reportado para agosto de 2021.
Gráfico 1: Variación anual de ingresos nominales agosto 2020 a agosto 2021 Sector Servicios
Fuente: Boletín Técnico de la Encuesta Mensual de Serv icios (EMS). Agosto de 2021. DANE.
En cuanto a la variación anual del personal ocupado Actividades administrativas y de apoyo de

oficina y otras actividades de apoyo a las empresas
agosto de 2021 comparado con el año anterior, posiblemente reflejando los cambios que se han gestionado en estas
organizaciones para afrontar las dificultades económicas que han afectado el país de forma reciente. En general, para
el sector servicios, tres (3) de los dieciocho (18) subsectores presentaron variación negativa en el personal ocupado
total en comparación con agosto de 2020.
De acuerdo con los datos registrados, es posible que las empresas, corporaciones y organizaciones que se dedican a
esta actividad se encuentren en un momento de recuperación, aunque como muchos otros sectores de la economía
colombiana, continúan estando afectadas por la reciente crisis económica generada por diversos factores tales como
1 Boletín Técnico de la Encuesta Mensual de Servicios (EMS). Enero de 2021

https://www.dane.gov.co/files/investigaciones/boletines/ems/bol_ems_enero_21.pdf
2 Boletín Técnico de la Encuesta Mensual de Servicios (EMS). Agosto 2021.
https://w w w .dane.gov .co/files/inv estigaciones/boletines/ems/bol_ems_agosto_21.pdf

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la pandemia COVID-19 y los difíciles acontecimientos de orden públicos desarrollados en el marco del paro nacional.
Comportamiento del Salario (SMMLV)
El salario mínimo en Colombia se define cada fin de año en un arreglo institucional entre el Gobierno Nacional, gremios
empresariales y líderes sindicales que representan a los trabajadores. De acuerdo con los registros históricos del
Banco de la República durante los últimos 17 años la variación anual de la inflación se ubica aproximadamente entre
el 3.6% y 7% y el incremento de los salarios generalmente se ha ajustado al incremento en la inflación con el fin de
mantener el poder adquisitivo de los trabajadores colombianos.
En el último año el SM M LV se decretó en $908.526 lo que significó un aumento de 3.5% con respecto al 2020. En este
sentido, dado que se va a contratar un servicio tiene sentido esperar que la variación en el presupuesto asignado para
la ejecución del objeto contractual en la presente vigencia esté por encima en un porcentaje cercano en comparación
con el valor adjudicado el año pasado.
En conclusión, el sector de logística de eventos está iniciando a nivel nacional una importante reapertura desde junio
del 2021, sobre todo en lo relacionado con los eventos presenciales y semi-masivos con un aforo u ocupación del 50%
de la capacidad total de los recintos, conforme a la Resolución 777 de 2021 del M inisterio de Salud. Este lineamiento
ha permitido que el subsector de las ferias comerciales, que dan empleo a cerca de 30.000 personas en todo el país,
contribuya a la recuperación del empleo, así como atender gran parte de los sectores económicos brindándole la
oportunidad a las pymes y emprendedores de encontrar plataformas para generar negocios, intercambiar experiencias,
conocimiento e innovación y fortalecer sus competencias 3.
3.2 Aspectos técnicos
Algunos aspectos técnicos de relevancia para el presente proceso de contratación son los siguientes.
a) Norma Técnica Sectorial NTS OPC 001
La Norma Técnica Sectorial NTS OPC 001 emitida por el ICONTEC presenta los requisitos de calidad que deben
cumplir los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones, denominados por esta Norma Técnica como
Evento donde expone bienes y/o servicios por un
tiempo determinado en un mismo recinto a un grupo de personas interesadas, con el fin de estimular las relaciones
comerciales 4. En el caso del evento Feria de Compras Públicas Palmira 2021, el propósito es estimular las
oportunidades comerciales entre los proveedores locales de la región de Palmira y el M unicipio a través de charlas
informativas, servicios de registro de proveedores y resolución de inquietudes relacionadas con la transparencia y la
contratación pública.
3
Revista Semana.com. Reapertura de eventos presenciales generaría más de un millón de empleos en
Colombia. Recuperado de: https://www.semana.com/economia/empresas/articulo/reapertura-de-eventos-
presenciales-generaria-mas-de-un-millon-de-empleos-en-colombia/202135/
4 https://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=1002cc7f-dbbc-45a2-849d-e9e3172f35a4
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De acuerdo con la norma técnica citada, quienes planean y gestionan eventos de logística deben tener en cuenta por
los aspectos de la dimensión del evento, duración, objetivos, perfil de los asistentes, fecha de realización y sede del
evento, incluyendo la ciudad y locación. Así mismo, debe construirse una propuesta técnica en la cual se explique las
fortalezas del operador logístico y una propuesta económica que establezca el presupuesto propuesto y los requisitos
de contratación. La Norma Técnica también establece requisitos de calidad que deben ser cumplidos en términos de
la selección de ciudad de la sede, locación y sus componentes, equipos para montaje, equipos de comunicación y
elementos para el manejo de emergencias, entre otros aspectos.
b) Asociación Colombiana de la Industria de Ferias, Congresos, Convenciones y Actividades Afines AIFEC
AIFEC es la Asociación Colombiana de la Industria de Ferias, Congresos, Convenciones y Actividades Afines, una
asociación sin ánimo de lucro que busca promover la formalización y profesionalización de las empresas que
intervienen en la realización de este tipo de eventos mediante la ejecución de programas de formación y actualización
que permitan la generación de competencias para el talento humano del sector. La asociación también recopila normas
e información relevante para el sector, incluida documentación sobre el manejo de la crisis del COVID 19, buscando
mantener informados y actualizados a quienes se desempeñan en el desarrollo de esta actividad económica5.
Es d
el COVID 19. Requerimientos para la Reapertura de Eventos de Negocios Versión 3. M arzo 2021, preparada por la
Asociación Internacional de Centros de Convenciones (AIPC) y promovida por AIFEC. Esta guía presenta gran
relevancia para el contexto actual en el que se desarrollan eventos que requieren la congregación de personas en un
espacio y busca ayudar a los centros de convenciones, recintos feriales, organizadores de eventos y congresos, entre
a prepararse para una reapertura progresiva y segura de los negocios luego del brote inicial del COVID 19 6.
Algunos de los afiliados que hacen parte de esta asociación son: Corferias, M arketing Ferial, M eet, Plaza M ayor
M edellín, Ágora Bogotá, Atmósfera, Expopartes, Diper, LFM e Invoga Eventos.
3.3 Aspectos regulatorios
constituidas que se dediquen a la organización de certámenes como congresos, convenciones, ferias, seminarios y
reuniones similares, en sus etapas de gerenciamiento, planeación, promoción y realización, así como a la asesoría y/o
producción de estos certámenes e
La actividad de los OPC, están reguladas en el territorio nacional por el Decreto 1824 de 2001, que indica el conjunto
de reglas que deben seguir como: en asesorar de forma profesional a los clientes; gerenciar el/los eventos en etapa
de planeación, promoción y realización; garantizar la seguridad durante el desarrollo del evento; prestar asistencia
profesional y asesorar a los clientes en materia de contratación, comercialización y todo lo relacionado con el evento;
informar oportunamente al cliente los costos y tarifas que hacen parte del evento, entre otras obligaciones
5 http://aifec.org/covid-19/
6 http://aifec.org/web/wp-content/uploads/2021/04/Good_Practice_Guidance_Reopening_Business_Events_V3_Spanish.pdf
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determinadas en el mismo Decreto. En adición, el Decreto reglamenta la forma en que todo OPC debe extender toda
publicidad o información escrita relativa al evento.
La Norma Técnica Sectorial NTS-OPC 001 define los requisitos de calidad que deben cumplir los OPC durante la
vigencia de sus servicios. Como requisito general, esta norma técnica define que los OPC deben definir y documentar
los procesos relacionados con la planeación, realización, evaluación y acciones de mejora de los eventos. En adición,
establece que la dirección de las OPC debe crear políticas y objetivos
La Norma Técnica Sectorial (NTS-OPC 001), establece además unos requisitos del servicio para cada una de las fases
del evento mencionadas anteriormente (Tabla 1). El OPC está obligado a presentar al cliente: una propuesta técnica
que contenga la presentación de la empresa, el diseño y asesoría del evento, la estructura organizacional, los
certificados de experiencia, las responsabilidades contractuales y demostración de competencia y una propuesta
económica que indique el presupuesto y los requisitos de contratación. En todo caso, el cliente deberá aprobar la
propuesta para proceder con la ejecución del evento.
En el marco de la situación sanitaria que enfrenta el país por razón de la pandemia provocada por el virus de la covid-
19, el M inisterio de Salud y Protección Social estableció mediante la Resolución 777 del 2021 las siguientes
condiciones preventivas para el desarrollo de eventos, que se solicitarán cumplir al operador logístico:
Aforo del 50% de la capacidad de la infraestructura dispuesta para la actividad.

Uso de tapabocas obligatorio.
Ventilación con un punto de entrada y otro de salida.
Habilitar puntos de lavado de manos o de desinfección.
Garantizar el distanciamiento físico de 1 metro entre personas.
Cumplir las medidas de higiene y distanciamiento para el personal y los clientes.
4. Análisis de la Demanda
La información de la demanda permite a la Secretaría General recopilar información histórica sobre cómo se han
contratado previamente los servicios de logística para la realización de eventos y ferias empresariales, conocer las
experiencias y recopilar información sobre las buenas prácticas que implementa tanto el M unicipio de Palmira, como
otras entidades estatales, entidades internacionales u organizaciones del sector privado para su contratación.
La siguiente información orienta la verificación de la necesidad, así como la determinación de requisitos habilitantes,
especificaciones, requisitos mínimos técnicos y metodologías de evaluación y adjudicación, entre otros.
4.1 Procesos de Contratación anteriores del Municipio de Palmira
A continuación, se relacionan las principales adquisiciones realizadas por el M unicipio de Palmira para contratar los
servicios de un operador logístico para la realización de eventos y ferias. En la búsqueda realizada se intentó omitir
los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de uso frecuente y se seleccionaron
aquellos contratos que por su objeto contractual o cuantía resultaron relevantes para el tema de análisis. En total, se
identificaron 5 contratos relevantes gestionados a través de la plataforma del SECOP I.

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Tabla 2: Procesos de contratación analizados del Municipio de Palmira para la compra de servicio logístico
Número Modalidad Plazo

de Plataforma Dependencia Objeto contractual Valor de Proveedor del
proceso selección contrato
Apoyo logístico para el
Dirección De desarrollo de la semana
Contratació Multiproyecto
Tecnología, de la tecnología palmira
1081 SECOP I $37.999.973 n Mínima s Del Valle 20 días
Innovación Y territorio de
Cuantía SAS
Ciencia transformación digital
2019
Apoyo logístico y
Secretaría De operativo para eventos
Contratació
MP7142 Agricultura Y de fomento de la
SECOP I $9.280.000 n Mínima Omar Salazar 30 días
012 Desarrollo empleabilidad
Cuantía
Económico emprendimiento y
empleo
MP- SECOP I Secretaría Prestación de servicios $50.000.000 Contratación Natividad 8 días
1026- General de apoyo logístico para Mínima Sosa de Ayala
2019 las diferentes Cuantía
actividades
programadas por la
Secretaría General del
municipio de Palmira
Convenio
interadministrativo entre
el Municipio de Palmira
y la Corporación de
Eventos Ferias y Corporación
Secretaría De Contratació
Conveni Espectáculos de De Eventos
Desarrollo n Directa 2
o SECOP I Palmira Corfepalmira $70.000.000 Ferias y
Económico Y (Ley 1150 meses
512016 para la realización de Espectáculos
Agricultura De 2007)
Expomoda Colombia de Palmira
ciudad de Palmira 2016
como Preámbulo a la
Fiesta Nacional de la
Agricultura
prestación de servicios
de apoyo para la
Contratació María Luz
organización logística
MP6092 Secretaría n Directa Dary
SECOP I de los eventos $45.000.000 2 días
013 General (Ley 1150 Valencia
programados en el
De 2007) Ramírez
marco de la visita
presidencial acuerdo

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para la prosperidad
Fuente: Elaboración propia con base en datos abiertos de SECOP I y II
4.2 Procesos de Contratación de otras Entidades Estatales
Con el fin de adelantar el análisis de procesos de contratación de otras entidades estatales, la Secretaría General
realizó una búsqueda de los contratos gestionados en SECOP II que resultaron adjudicados para la contratación de
servicios de logística para la realización de eventos o ferias, preferiblemente relacionados con las temáticas de
contratación, compras públicas, transparencia, o en general, divulgación de información relevante para la ciudadanía.
La siguiente Tabla presenta muestra los resultados de esta búsqueda, con un total de 7 Procesos de Contratación de
otras Entidades Estatales identificados, los cuales fueron consultados por la Secretaría General a fin de analizar las
condiciones en las cuales se contratan este tipo de servicios e identificar buenas prácticas de contratación relativas a
este servicio.
Tabla 3. Procesos de contratación analizados de otras Entidades Estatales para la contratación de servicios de
operación logística para la realización de ferias y eventos
Número
Modalidad Plazo del
N° de Entidad Objeto contractual Valor Proveedor
de selección contrato
proceso
Contratar el servicio logístico
para la instalación preparación
Dirección
organización y ejecución de la Caja
de
Feria de Servicios Institucional Contratación Colombiana
00-092- Impuestos
1 que convoque a procesos $199.901.557 directa (con de Subsidio 33 días
2017 y Aduanas
misionales de la entidad de ofertas) Familiar
Nacionale
conformidad con el estudio Colsubsidio
s
previo que soporta de la
contratación.
Contratar con un proveedor de
Biblioteca servicios en condición de
Departam operador logístico que garantice Sociedad
CO1.PC
ental el desarrollo del IXX Encuentro Contratación Televisión
2 CNTR.18 $70.000.000 46 días
Jorge de Bibliotecarios de la Red directa Del Pacifico
97887
Garcés Departamental de Bibliotecas Ltda.
Borrero Públicas del Valle del Cauca
2020.
Contratación de servicios de un
Central
373 - operador logístico con el fin de
Administra
CENAC que el ejército nacional comando Mínima Induhotel
3 tiva $64.900.000 19 días
USAQUE de educación y doctrina centro cuantía S.A.S.
Regional
N-2018 de estudios históricos participe
Usaquén
en el evento Feria del Libro 2018
4 1320 de Municipio Contrato de servicios para $49.962.815 Contratación Fondo 25 días

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2018 de Neiva realizar la organización y directa Mixto De

logística de la feria de la Cultura Y
transparencia del Municipio de Turismo Del
Neiva Huila
Corporaci
ón
Autónoma Contratación de espacio y Caja De
Regional logística para la primera feria Compensac
De Las ambiental de crecimiento verde y Mínima ión Familiar
5 291-2018 $24.504.725 14 días
Cuencas segunda Feria Expoambiental a cuantía De
De Los realizarse en el Municipio de Antioquia
Ríos Rionegro Antioquia. Comfama
Negro -
Nare
Sena
Regional Contratación del operador
Antioquia logístico para llevar a cabo la IX
CO1.PC
Grupo feria de la construcción Sena que Mínima Corporación
6 CNTR.10 $16.854.600 4 meses
Administra realiza el Centro para el cuantía Gente Viva
72822
tivo Desarrollo del Hábitat y la
Intercentro Construcción
s Medellín
Contratación directa para la
Departam
prestación de servicios de apoyo
ento
a la gestión como operador
Administra Álvaro
logístico en las actividades y
350.20.1- tivo De Contratación Andrés
7 eventos artísticos y culturales $9.000.000 138 días
126 Arte Y directa Jiménez
que adelanta el departamento
Cultura - Gómez
administrativo de arte y cultura
Alcaldía
en el municipio de Tuluá para el
De Tuluá
segundo semestre del año 2021
Fuente: Elaboración propia con base en datos abiertos de SECOP II
4.3 Análisis de los Procesos de Contratación identificados
Los siguientes son algunos ejemplos de aspectos que pueden ser analizados tomando como base la información de
los Procesos de Contratación realizados por el M unicipio y por las otras entidades.
a) M odalidad de Contratación
Los contratos identificados en el SECOP II cuyo objeto se encuentra relacionado con la contratación de los servicios
de Operador Logístico para la realización de ferias y eventos fueron gestionados bajo las modalidades de contratación
directa y mínima cuantía. La mayoría de contratos analizados fueron desarrollados bajo la modalidad de contratación
directa en una proporción del 57%, mientras que el 43% fueron desarrollados bajo la modalidad de mínima cuantía.

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b) Plazo del contrato
Los plazos de ejecución de los procesos antes enlistados tuvieron un plazo de ejecución diverso, algunos finalizaron
la prestación del servicio en solo 14 días mientras que otros se desarrollaron en hasta 4 meses. Lo anterior indica que
existe una relación directa entre el tiempo estimado y el diseño del proceso. En el caso de aquellos estructurados como
bolsa de producto se suelen agotar en plazos más extensos, mientras que en procesos como el que se quiere adelantar
para el desarrollo de la Feria de Gobierno abierto, se establece un plazo de no más de 1 mes contemplando la
recopilación de informes, y cierres financieros de la temporada de fin de año.
c) Experiencia exigida al proveedor
En los procesos de mínima cuantía adelantados por la Administración Central del M unicipio de Palmira se encuentra
como generalidad la exigencia de una experiencia del operador o contratista no menor a dos (02) contratos ejecutados
y terminados a la fecha de cierre, y que sumen por lo menos el 100% del presupuesto oficial designado. Lo anterior
para evitar posibles riesgos al momento de la ejecución, así como abrir la posibilidad de que empresas de diferentes
tamaños puedan competir.
d) Garantías exigidas
En los procesos realizados por la Administración Central de la Alcaldía de Palmira se solicita como regla general de
garantía, el amparo de cumplimiento que incluye el cumplimiento del contrato, la Calidad y el correcto funcionamiento
de los bienes y servicios. No obstante lo anterior, en razón de la necesidad a satisfacer mediante un evento, que
involucra gestión de personal logístico, se considera pertinente solicitar también como garantía el pago de salarios,
prestaciones e indemnizaciones y la responsabilidad civil extracontractual. Lo anterior se encuentra recogido en la
siguiente tabla.
Tabla 4: Análisis de garantías exigidas en los procesos de contratación para la contratación del servicio de operación
logística para la realización de ferias y eventos
Porcentaje de los
Cobertura Rango de porcentaje de
Rango de plazo contratos que
exigible cobertura
solicitaron la garantía
Entre el 10% y el 20% del
Seriedad de la oferta N/A N/A
valor del contrato
100% de los contratos
Cumplimiento general del Entre el 10% y el 20% del
solicitan este tipo de
contrato valor del contrato Hasta cubrir el plazo de garantía
ejecución y hasta la
Calidad y correcto 100% de los contratos
Entre el 5% y el 10% del liquidación del contrato
funcionamiento de los bienes y solicitan este tipo de
valor del contrato
servicios garantía
Hasta el término de
Pago de salarios, prestaciones Entre el 5% y el 10% del Ocasionalmente fue
ejecución del contrato y 3
e indemnizaciones valor del contrato solicitado.
años más

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Responsabilidad civil 200 SMLMV como regla Hasta el término del plazo
extracontractual general de ejecución del contrato
Garantía técnica No se evidenció No se evidenció No se evidenció
Fuente: Elaboración propia a partir de los procesos identificados en SECOP II.
e) Especificaciones o requisitos técnicos relevantes
Como regla general en los procesos previos consultados, y respondiendo a la complejidad del evento que se pretende
adelantar, se ha identificado como requisito indispensable que el operador logístico se encuentre inscrito en el Registro
Nacional de Turismo. Así como también, que en caso de requerirse para el montaje de la producción que su personal
cuente con certificado de alturas.
Finalmente, el operador deberá garantizar la disponibilidad de una persona que coordine con el supervisor del contrato
la ejecución de las actividades previas, in situ y posteriores al desarrollo del evento con el fin de cumplir el objeto
contratado.
f) Criterios de evaluación
De la consulta a la plataforma del SECOP II, se obtiene el siguiente resultado:

Del total de los procesos antes citados, se evidencia que 4 procesos fueron estructurados bajo la modalidad de
contratación directa, soportados en la causal consagrada en el numeral 2, literal h) del artículo 2 de la Ley 1150 de
2007, en concordancia con lo dispuesto por el Artículo 2.2.1.2.1.4.9. que expresamente dice:
s artísticos
que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las Entidades Estatales pueden contratar bajo
la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona
natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique
la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la
Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia
escrita.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los
de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal, así como los relacionados
con actividades operativas, logísticas, o asistenciales
De igual forma, se observa que del total de la muestra, 3 procesos fueron estructurados bajo la modalidad de mínima
cuantía, sustentados en lo dispuesto por el numeral 5. Del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 Contratación mínima
por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las
para la mínima cuantía.

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En este orden ideas, la modalidad de selección para contratar los servicios de logística, en cada caso, la entidad estatal
debe realizar los respectivos análisis en los se fundamente la elección de la causal de contratación, dependiendo de
las circunstancias propias de cada adquisición y que se cumplan los presupuestos exigidos por el ordenamiento
jurídico.
4.4 Aspectos técnicos de la demanda
a) Clasificación UNSPSC
La Secretaría General considera que el proceso de contratación que se busca adelantar se encuentra inscrito en los
siguientes códigos UNSPSC.
Tabla 5: Clasificación UNSPSC del proceso para la contratación de Servicios de Logística
Código
Segmento Familia Clase Producto
UNSPSC
Servicios de Gestión, Servicios Comercialización y Actividades de Gestión de eventos
Profesionales de Empresa y distribución ventas y
80141607
Servicios Administrativos promoción de
negocios
Servicios de Gestión, Servicios Comercialización y Exhibiciones y Reuniones y eventos
80141902 Profesionales de Empresa y distribución ferias comerciales
Servicios Administrativos
Publicaciones impresas, Medios impresos Publicaciones
55101500 publicaciones electrónicas y impresas
accesorios
b) Especificaciones técnicas relevantes del bien o servicio a contratar
Las siguientes son las especificaciones técnicas requeridas por la entidad para el desarrollo de la feria de Gobierno
Abierto.
Mobiliario
Cantidad Descripción
Cuatro (4)
mesas tablón con spandex blanco de medida: 1.20 x 1.80

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Seis (6)
mesas altas tipo bar
Seis (6)
Sillas altas tipo bar giratorias
Una (1)
Sala Lounge de 2 sofás y 1 puff blancos
Dos (2)
Stands de 4m de largo x 4.40 m de profundidad y 2m de alto con conexiones eléctricas y branding en vinilo
2 tintas
Dos (2)
Mesas redondas de altura normal para 3 personas (no rimax o plástico)
Sistema de audio y equipos
Dos (2)
TV de 42" con soporte para stands con sus cables HDMI
Una (1)
Pantalla 3m x 2m con base de soporte y equipo
Cuatro (4)
Pantallas tipo lágrimas De 2m x 0,50 con base de soporte
Cinco (5)
Micrófonos inalámbricos para dotar a los salones de conferencia (1 por salón)
Dos (2)
Pantallas tipo lágrima de 2m x 1m para zona ingreso
Seis (6)
Computadores Portátiles con especificaciones: Core i5, RAM 8 GB, office, puerto USB y HDMI (Cada uno
con su respectivo cargador)

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Seis (6)
TV de 50" con soporte para stands con sus cables HDMI
Seis (6)
CPU de computadores de escritorio con mouse y porta teclado de 8GB de RAM, CORE i5, navegador
Chrome y office. (para conectar a pantallas TV 50")
Servicio de internet
Un (1)
Servicio de internet dedicado para conexión WIFI de velocidad de 100 MB de bajada y 50 MB de subida,
que permita la conexión de 50 personas en simultáneo sin perder velocidad o estabilidad
Insumos y otros servicios
Dos (2)
Sets de aseo para baño que incluya repuesto de jabón para dispensador y rollos de papel paradispensador
Seis (6)
Cajas de tapabocas desechables de 50 unids cada uno
Seis (6)
Dispensadores de alcohol con alcohol
Veinte (20)
Escarapelas con tira para colgar de color y gafete impreso 3 tintas
Treinta (30)
Refrigerios empaquetados, incluye bebida cerrada (con opción vegetariana)
Treinta (30)
Almuerzo empaquetado. Los empaques para los alimentos deberán ser 100% biodegradables. (Opción
vegetariana)

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Dos (2)
Pacas de agua pequeña x 24 Unidades
Un (1)
Servicio de transporte ida y regreso con servicio de montaje y desmontaje
Seis (6)
Personas de apoyo logístico
Una (1)
Gestión de permisos y APH de ser necesario
Una (1)
Greca de café, aromáticas y agua con vasos de cartón para 300 personas.
Nota: La propuesta debe incluir montaje y desmonte, transporte y soporte técnico permanente en el evento. Así como
el desplazamiento del equipo logístico.
Suministros impresos:
Publicidad e impresos
Trescientos Cuadernillo full color grapado al caballete. Tamaño cerrado del cuadernillo: 14cm x 21cm, tamaño
(300) abierto medida final: 28cm x 21cm. Compuesto por una (1) hoja propalcote de 115 gramos (4
páginas) con acabado mate (portada y contraportada) y nueve (9) hojas propalcote de 80 gramos
(36 páginas)
Un (1) Backing de 2,30 x 2,30 (con soporte) para medios y prensa.
Es importante mencionar que, al momento de solicitar la cotización, se incluyeron 300 stickers pequeños de 2 tintas
para pegar en la camiseta de los asistentes, los cuales al realizar el ejercicio de análisis de precios fueron excluidos,
ya que se determinó que no serían necesarios para la realización del evento. Igualmente, se redujo de 1000 unidades

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de cuadernillos full color grabado al caballete a 300 unidades y se disminuyó la cantidad de personas necesarias de
apoyo logístico pasando de ocho (8) a seis (6) personas.
5 Análisis de la Oferta
A continuación, la Secretaría General presenta la información proveniente de la oferta del mercado de servicio logístico
o de operador logístico.
5.1 Identificación de proveedores de servicios logísticos o de operador logístico
Tabla 6: Identificación de proveedores de Servicio Logístico o de Operador Logístico
Tipo de Registrado en
N° NIT Razón social Ciudad
organización SECOP II
1 900937520 AXES S.A.S. Sociedad por SI CALI
acciones
simplificada
2 7555234 CAPACITANDO - ANDO Persona Natural SI ARMENIA
3 900723262 FIERRO Sociedad por SI PALMIRA

PRODUCCIONES S.A.S. acciones
simplificada
4 900478808 ABC PRODUCCIONES Sociedad por SI BUCARAMAN

S.A.S acciones GA
simplificada
5 900620309 ACTIVISION Sociedad por SI CUNDINAMAR

PUBLICIDAD Y acciones CA
EVENTOS S.A.S. simplificada
6 901235624 JJA PRODUCCIONES Sociedad por SI POPAYÁN

S.A.S. acciones
simplificada
7 900171494 MIRANDA Sociedad por SI BOGOTÁ

PRODUCCIONES acciones
simplificada
8 900896903 OMEGA EVENTOS Sociedad por SI BOGOTÁ

S.A.S. acciones
simplificada
Fuente: Elaboración propia con información de SECOP II

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5.2 Cadena de suministro
cadena de suministro, organizar, gestionar y controlar dichas operaciones utilizando para ello infraestructuras físicas,
tecnología y sistemas de información, propios o ajenos, independientemente de que preste o no los servicios con
medios propios o subco 7 . Se establece que un operador logístico,
es un aliado estratégico que se le encarga el diseño y la organización de todos los aspectos logísticos de la empresa
contratante, con el fin de realizar los eventos institucionales, jornadas o talleres de capacitación y demás actividades
requeridas.
5.3 Análisis de precios
Para el proceso de adquisición de los bienes y servicios requeridos para la ejecución de la Feria de Gobierno Abierto
planeada por la Secretaría General se solicitó a través de correo electrónico la cotización de los mismos, para de esta
manera justificar el presupuesto municipal vinculado a este proceso. Se recibieron dos cotizaciones e igualmente se
adicionó una cotización adicional de CorfePalmira, que se encuentra anexa a este Estudio. Es importante mencionar
que posterior a la solicitud de cotización se contempló que uno de los productos cotizados finalmente no sería necesario
y que sobre otros dos ítems se iba a requerir una cantidad menor, por lo cual se hicieron los respectivos ajustes a las
cotizaciones allegadas.
Teniendo en cuenta lo anterior, se calculó la media aritmética de los valores unitarios de cada bien y servicio, los cuales
se detallan a continuación. Se agrega que al momento de solicitar la cotización se especificó estimar los precios con
el IVA incluido (19%), pero para efectos de claridad en el ejercicio se desagregó el mismo, como se observa en las
tablas siguientes. Para el caso de CorfePalmira se realizó la labor contraria, ya que la información que se recibió no
incluía el IVA por lo que le fue sumado.
COTIZACIÓN 1. Tabla 7. Cotización por ITEM - SOLUCIONES INTEGRALES EN SISTEM AS S.A.S.
7 https://www.ibertransit.com/operador-logistico-que-son-funciones
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COTIZACIÓN 2. Tabla 8. Cotización por ITEM - SISTEM AS GAM A S.A.S.

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COTIZACIÓN 3. Tabla 9. Cotización por ITEM - CORFEPALM IRA

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COTIZACIÓN 4. Tabla 10. Cotización por ITEM - PROM EDIO

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Además de lo anterior, de acuerdo con las cotizaciones enviadas por las empresas, se puede observar que los costos
de realización del evento cotizado incluyen también un 25% adicional para cubrir los costos indirectos por AIU
(Administración, Imprevistos y Utilidad). Esto se evidencia en el anexo que consolida las cotizaciones. Es de aclarar
que la estimación de CorfePalmira no discrimina el costo por AIU, pero añade $4.800.000 bajo el rubro de producción
del evento.
Al hacer el cálculo del porcentaje que representa $4.800.000 sobre el valor total cotizado (incluido IVA) se encontró
que sería de un 16,26% aproximadamente. Por ello, para el cálculo de la estimación promedio total, se contemplaron
los costos indirectos AIU promediados de las empresas Soluciones Gama Integrales en Sistemas SAS y Sistemas
Gama SAS; y para el caso de Corfepalmira se trabajó con sus costos de producción. En la siguiente tabla se recoge
el resultado de los costos presentados en las tablas 7, 8, 9 y 10 sumando los costos indirectos ya explicados.
Tabla 11. Cotizaciones totales por empresa

COTIZACIÓN TOTAL
EMPRESA
(incluido IVA)
SOLUCIONES INTEGRALES EN SISTEMAS S.A.S. 40.982.500
SISTEMAS GAMA S.A.S 43.926.000
CORFEPALMIRA 25.271.288
ESTIMACIÓN PROMEDIO TOTAL* 36.726.596
El M unicipio de Palmira realiza los siguientes descuentos por concepto de impuestos y contribuciones, los cuales
deben ser tenidos en cuenta por el proponente para la preparación de su propuesta. A continuación, se señalan los
que aplican al presente proceso:
Tabla 12. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES MUNICIPIO DE PALMIRA
Impuesto Descripción Tasa impositiva Regulación
Pro-Hospitales Aplica para todos los 1% del valor total antes de Ordenanza 474-2017
contratos incluir IVA
Aplica para todos los 2% Del pago o el abono

Pro-Univalle Ordenanza 474-2017
contratos en cuenta. Sin incluir IVA

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Pro-Deporte y Recreación Aplica para todos los 2% del valor total del Acuerdo Municipal 009-2020
Municipal contratos contrato determinado en el
comprobante de
blicas o
privadas
Adulto Mayor Aplica para todos los 2% de cada valor pagado Decreto 163-2018
contratos sin incluir IVA
Pro-Universidad del Pacifico Aplica para todos los 0,5% del valor a pagar sin Ordenanza 549 de 2020
contratos incluir IVA
Se un presupuesto oficial de TREINTA Y SEIS M ILLONES SETECIENTOS VEINTISÉIS M IL QUINIENTOS

NOVENTA Y SEIS PESOS ($36.726.596) M /CTE, IVA INCLUIDO.
asumir y tener en cuenta todos los costos y gastos incurridos, las deducciones por
concepto de impuestos, contribuciones y demás conceptos que se encuentren establecidos por las normas legales
vigentes. La discriminación de precios unitarios facilita el control de los precios en caso de que en el contrato se
requiera adicionar o restar un ítem, así como prevenir un cobro exagerado por el mismo.
5.4 Aspectos técnicos de la oferta
No se recibió información adicional por parte de los proponentes consultados.
6. Conclusiones
A partir del análisis desarrollado a lo largo del documento, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos para
la contratación del servicio logístico para la realización de la Feria de Gobierno Abierto:
Es importante considerar que, si bien el artículo 2.2.1.2.1.4.9.de la Ley 1150 establece que
profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto
del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con
el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias
ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.

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Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a
los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal, así como los
relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. La Entidad Estatal, para la contratación
de trabajos artísticos que solamente puedan en-comendarse a determinadas personas naturales, debe justificar
Se ha determinado para efectos de promover un gobierno abierto que opera bajo los principios de la participación,
la colaboración y la transparencia, diseñar un proceso que promueva la libre concurrencia y competencia de las
empresas en capacidad de satisfacer la necesidad de la realización de una feria presencial. Lo anterior, también,
en reconocimiento de la amplitud y diversidad del sector de logística, eventos y catering que existe en la región,
por lo que se concluye necesario adelantar un proceso competitivo que por la cuantía en cuestión corresponde a
la modalidad de mínima cuantía.
Para el proceso de selección que se adelante se consideren los precios y costos analizados como requisito para
la elaboración del presupuesto oficial. De acuerdo con el análisis de precios, se recomienda establecer un
presupuesto estimado para presente proceso de contratación equivalente a TREINTA Y SEIS MILLONES
SETECIENTOS VEINTISÉIS MIL QUINIENTOS NOVENTA Y SEIS PESOS ($36.726.596)
M/CTE, IVA INCLUIDO.
Que de acuerdo al análisis de la oferta existente, el M unicipio de Palmira deberá contratar una entidad idónea y
con una experiencia de contratos con objetos similares o formato de evento similar, que los presupuestos
empleados sumen el 100% del presupuesto considerado.
Como resultado del análisis de garantías realizado se recomienda solicitar las garantías de cumplimiento, calidad
de los bienes y servicios, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones y responsabilidad civil extracontractual
de acuerdo con los rangos y plazos identificados en la Tabla 4 del presente documento.
En cuanto a la clasificación del proceso de contratación, se recomienda que el presente proceso de contratación
se encuentre registrado bajo el código 80141607- Gestión de eventos y 55101500-Publicaciones impresas.
Que el tiempo de ejecución no supere los 10 o 15 días calendario.
MANUEL FERNANDO FLÓREZ ARELLANO

Secretario General
LAURA ANDREA FLÓREZ CARDONA

ROL ANALISTA DE M ERCADO
Contratista Secretaría General

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MARÍA ALEJANDRA ARIAS VALDIRI

ROL JURÍDICO
MARÍA ALEJANDRA LÓPEZ ORDUZ

ROL TÉCNICO
Redactores: Fabián Prado Flórez Contratista ñ

María Alejandra López - Contratista
Rev isó: Laura Andrea Flórez Cardona Contratista
Julieth Arias Restrepo - Contratista
Luz Adriana Vásquez Trujillo - Asesora de Gobierno Abierto y Transparencia.
Aprobó: Manuel Fernando Flórez Arellano. Secretario General

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Estudio Del Sector Feria Gobierno Abierto - Final 17 Nov

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PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Versión.01

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Secretaria General M unicipio de Palmira

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r García, el Gobierno Abierto es un estilo de

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3. Aspectos generales de mercado

3.1 Aspectos económicos

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En cuanto a la variación anual del personal ocupado Actividades administrativas y de apoyo de

1 Boletín Técnico de la Encuesta Mensual de Servicios (EMS). Enero de 2021

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Comportamiento del Salario (SMMLV)

3.2 Aspectos técnicos

a) Norma Técnica Sectorial NTS OPC 001

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b) Asociación Colombiana de la Industria de Ferias, Congresos, Convenciones y Actividades Afines AIFEC

3.3 Aspectos regulatorios

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Aforo del 50% de la capacidad de la infraestructura dispuesta para la actividad.

4.1 Procesos de Contratación anteriores del Municipio de Palmira

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Número Modalidad Plazo

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4.2 Procesos de Contratación de otras Entidades Estatales

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2018 de Neiva realizar la organización y directa Mixto De

4.3 Análisis de los Procesos de Contratación identificados

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b) Plazo del contrato

c) Experiencia exigida al proveedor

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Garantía técnica No se evidenció No se evidenció No se evidenció

Fuente: Elaboración propia a partir de los procesos identificados en SECOP II.

e) Especificaciones o requisitos técnicos relevantes

De la consulta a la plataforma del SECOP II, se obtiene el siguiente resultado:

para la mínima cuantía.

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4.4 Aspectos técnicos de la demanda

Tabla 5: Clasificación UNSPSC del proceso para la contratación de Servicios de Logística

b) Especificaciones técnicas relevantes del bien o servicio a contratar

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Sistema de audio y equipos

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Insumos y otros servicios

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Un (1) Backing de 2,30 x 2,30 (con soporte) para medios y prensa.

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