CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 1 de 7

1. OBJETIVO

El objetivo del presente procedimiento es normar el ingreso de visitantes a la Empresa XXXXXXXXX (oficinas Administrativas y reas de Produccin) a fin de brindarles una atencin ordenada, rpida y con las medidas de seguridad necesarias.
2. ALCANCE

El cumplimiento de lo dispuesto en el presente procedimiento, es de carcter obligatorio para el personal de seguridad asignado a la operacin de XXXXXXX
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

No aplica
4. DEFINICIONES

Visitantes Tipo A Clientes del Extranjero Directores accionistas de XXXXX. Directores de Banco. Autoridades/Funcionarios del Estado. Visitas Personales Gerencia General Visitas programadas por la Gerencia General mediante comunicacin escrita tienen un tratamiento especial para su control de ingreso Visitantes Tipo B Funcionarios de XXXXXX de Lima. Visitas programadas desde las oficinas de XXXXXX de la ciudad de Lima mediante comunicacin escrita tienen un tratamiento especial para su control de ingreso. Visitantes Tipo C Visitas Personales: Toda persona(as) que concurren a las instalaciones de XXXXXXX con la finalidad de entrevistarse con algn funcionario para recabar informacin tcnica, comercial, administrativa o personal. Pueden ser de carcter familiar y/o de trmite documentario de ndole personal (Bancos, AFP, Seguros, etc.) Proveedores: Personas que suministran servicios, insumos, materiales y/o diverso tipo de mercadera. ( pago y/o cobro de facturas).

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 2 de 7

Contratistas de Mantenimiento: Personas que se presentan en las instalaciones con el objeto de entrevistarse con el jefe o responsable de rea para discutir propuestas, cronogramas de trabajo y/o brindar mantenimiento a los equipos de produccin o infraestructura de la Empresa. Administracin pblica: Visitantes que acuden en representacin de organismos del Estado, como Ministerio de Trabajo; Ministerio de Salud; SUNAT; Polica Nacional del Per, municipios, etc. Visitantes Tipo D Visitas Guiadas: Grupo de personas que solicitan conocer las instalaciones y procesos, como parte de su formacin acadmica, universitaria y/o escolar.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Visitas tipo A a) Las visitas tipo A se recibirn por el control de ingreso N 2, Su visita a la planta es programada con anticipacin mediante comunicacin escrita o telefnica de las Gerencias . b) El personal de seguridad con anticipacin al da de la visita, registrar la Informacin de llegada de los visitantes en el Formato de control Visita Programada. c) Dependiendo de la categora y nivel de riesgo del visitante algunos suelen ser escoltados por personal de seguridad armados cuyos nombres no figuran en la comunicacin que programa la visita. Identificacin con documento identidad y con el No de placa y caractersticas de los vehculos que los transportan El agente de servicio en Control de Ingreso N 2 solicitar al visitante su nombre identificando los vehculos programados. Vigilancia entrega Credencial de Visitante correspondiente al rea donde se encuentra la persona que lo atender o una Credencial de visitante para transito irrestricto por la planta si la persona tuviera que visitar otras reas de produccin y una papeleta de Control de Visita debidamente llenada, indicndole al visitante de que deber devolverla a su salida Ingresan con sus vehculos a parqueadero asignado No se realiza ningn tipo de inspeccin personal y/o registro vehicular. Personal de la escolta de seguridad personal del visitante estn permitidos de ingresar con armas.

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 3 de 7

d) El agente comunicar telefnicamente a la persona a ser visitada o su secretaria -si la hubiera- la presencia e ingreso del visitante e) El visitado al trmino de su entrevista deber llenar y firmar la papeleta de Control de Visita, anotando la hora de inicio y trmino de la misma. con el detalle de la hora en que termin su reunin y con la firma de la persona que lo atendi. f) Las papeletas de Control de Visita debern ser remitidas diariamente a la garita de Seguridad N 1 para su control y archivo. 5.2 Visitas tipo B a) Las visitas se recibirn por el Control de Ingreso N 2, b) Su visita a la planta es programada con anticipacin mediante comunicacin escrita correo electrnico de las oficinas de XXXXXX de la ciudad de Lima. c) El personal de seguridad con anticipacin al da de la visita, registrar la Informacin de llegada de los visitantes en el Formato de control Visita Programada del anexo 01, con el fin de facilitar su identificacin al momento de su llegada al control de ingreso. d) El agente de servicio en Control de Ingreso N 2 solicitar al visitante su Fotocheck de la empresa y verificar el No de placa y caractersticas de los vehculos que los transportan No se les realiza inspecciones ni registros a sus pertenencias. Ingresa con vehculos a parqueadero asignado Inspeccin solo de maleteras del vehculo a su ingreso y salida e) No se les entrega la papeleta de Control de Visita, se controla su salida con el Formato de visita programada. 5.3 Visitas tipo C Visitas Personales. a) Su visita a la Planta es inopinada No programada Pueden ser de carcter personal, familiar y/o de trmite documentario de ndole personal (Bancos, AFP, Seguros, etc.) Ingreso previa autorizacin de RR. HH. f) El personal Obrero no recibir visitas, salvo que esta sea muy urgente, de familiares directos y con la autorizacin de su Jefe inmediato y del rea de Recursos Humanos. g) El agente de servicio solicitar al visitante: Nombre y Apellidos, empresa a la que representa si es el caso y apellidos de la persona con quien desea entrevistarse.

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 4 de 7

Para el personal de Empleados: El agente comunicar telefnicamente a la persona a ser visitada, la presencia del visitante, el empleado solicitar autorizacin a su jefe inmediato y/ a Recursos Humanos. Para el personal de Obreros: El agente comunicar telefnicamente al Jefe inmediato del trabajador, la presencia del visitante quien determinar si recibir o no la visita por la (puerta No 1) previa autorizacin del rea de Recursos Humanos. d) De ser negativa la aceptacin de la visita, el agente comunicar al visitante la imposibilidad de ser atendido, no permitiendo su ingreso. e) De ser aceptada la visita, el agente solicitar un documento de identidad al visitante y llenar los Registro de Visitante, la Papeleta de Control de Visitas entregndole una Credencial de Visitante del color asignado al rea donde ser atendido f) Permitir el ingreso del visitante solo cuando haya llegado la persona que lo atender. Las visitas personales solo sern recibidas por el visitado en el rea .. El visitado al trmino de su entrevista deber llenar y firmar el Papeleta de Control de Visitas. anotando la hora de inicio y trmino de la misma; requisito sin el cual el visitante no podr recoger el documento de identidad que dej al ingresar. g) Al retirarse, el visitante deber entregar la Papeleta de Control de Visitas debidamente llenada y la credencial de Visita, debiendo el vigilante anotar en el Registro de visitas correspondiente la hora de salida, devolvindole el documento de identidad. h) Las Papeletas de Control de Visitas utilizadas durante el turno de vigilancia debern ser remitidas a la garita Seguridad N 1 para su archivo. Visitas de Proveedores cobro de facturas a) La atencin de pagos de facturas se realizar de lunes a viernes de 09:00 a 17:00 hrs. en el. b) Los proveedores se acercarn al Control de Ingreso N 1, indicando que vienen a recoger cheques. c) El agente realizar la consulta de la existencia o no de cheque para el proveedor.

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 5 de 7

d) De no existir cheques para el pago correspondiente, no se permitir el ingreso del proveedor. Si el cheque estuviera en trmite, el encargado del pago deber autorizar el ingreso del proveedor a e) De existir cheques para cobro, el proveedor deber mostrar el cargo de la factura y dejar un documento de identidad en la Garita de Ingreso No 01 y a cambio se le entregar una Credencial de Visita para el rea donde recepcionar el cheque. f) El proveedor se dirigir directamente a . para realizar el cobro respectivo, no pudiendo dirigirse a ninguna otra seccin. g) Una vez cobrada la factura la persona de XXXX que lo atendi le firmar la Papeleta de Control de Visitas colocando claramente la hora de trmino de la entrevista. Visita de Proveedores entrega/ retiro de Materiales a) El proveedor que desee dejar mercadera deber hacerlo por el Control de Ingreso N 3. b) El agente de este control verificar que la gua corresponda a XXXXXX, c) El vigilante deber comunicarse con el rea o almacn de avios que recibir el material para que autorice su ingreso siempre y cuando el material se encuentre listo para la entrega, proporcionndole los siguientes datos: Nombre de Proveedor N Gua N Orden de Compra Descripcin del Material a dejar d) Si la mercadera por recoger no se encontrara lista para ser recogida el Proveedor deber esperar en la zona de recepcin del control de ingreso No 03 e) Autorizado el ingreso el vigilante llenar los datos del proveedor en el Registro de proveedores entregar la Credencial de Visita correspondiente al rea donde se encuentra ubicado el almacn, y la respectiva Papeleta de control de Visita, f) Al retirarse, el visitante deber entregar la Papeleta de Control de Visitas debidamente firmada por la persona que lo atendi y la credencial de Visitante entregada a su ingreso, debiendo el vigilante anotar en el Registro de visitas la hora de salida, devolvindole el documento de identidad.

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 6 de 7

Visitas de la Administracin Pblica. a) Las visitas que vengan en representacin de los organismos que se detallan, debern ser recibidas por las siguientes reas: Ministerio de Trabajo (Laborales) Recursos Humanos Ministerio de Salud Recursos Humanos Sunat, Economa y Finanzas Adm. Y Finanzas. Polica Nacional del Per Seguridad/ Recursos Humanos Municipalidades En estos casos adems de sus documentos de identidad se deber solicitar el carn de identificacin del organismo al que pertenece y/o carta de presentacin. b) Estas visitas por ser, en su mayor parte, de carcter confidencial, podrn ser recibidas en las oficinas del rea correspondiente. c) Si la visita tuviera la necesidad de ingresar a las reas de produccin, el visitado deber solicitar a recepcin se le enve un Pase de Visita correspondiente al rea a ser visitada o una credencial de visitante de acceso irrestricto. Visitas de Contratistas de Mantenimiento a) Los contratistas se regirn por el Procedimiento de Seguridad para Proveedores. b) Las diferentes reas de textil del Valle debern comunicar a la garita de ingreso No 01 va correo electrnico la programacin de los trabajos de mantenimiento a realizarse dentro de la planta, remitiendo la relacin del personal de trabajadores con sus respectivos Nos de DNI para su identificacin en la garita de ingreso. c) Estos datos debern ser registrados en el formato de Visita programada previamente a su llegada a la planta. d) Los vigilantes concedern el ingreso de los trabajadores de la empresa contratistas siguiendo el procedimiento de control para proveedores, verificando previamente las condiciones de seguridad del personal, autorizacin de ingreso del responsable del rea donde se realizarn los trabajos, condiciones e inventario de las herramientas, maquinarias y/o equipos a utilizar. e) Entregarn una credencial de contratista a cada trabajador recabando sus respectivos DNI, exigiendo de que la credencial la porten en un lugar visible durante su permanencia en la planta. f) Verificarn de que se encuentren debidamente uniformados (camisa o polo, pantaln, zapatos de seguridad), g) En caso de que las condiciones en el rea de trabajo hagan suponer un peligro inminente al personal y a los activos de la empresa, el personal

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 7 de 7

de seguridad podr paralizar los trabajos hasta que el peligro sea eliminado.

Visitas tipo D a) Las visitas guiadas a las diferentes reas de produccin, debern ser solicitadas a travs de una comunicacin escrita a la Gerencia General. b) Esta solicitud deber contener la cantidad exacta de personas que visitarn la Planta y el nmero de DNI (si fueran mayores de edad) o del representante de la entidad solicitante que se hace responsable por estas personas, en caso de ser menores de edad. c) Gerencia General y/o Recursos Humanos remitir copia a Seguridad y Produccin, para que se tomen las medidas del caso para el da de la visita. d) Queda terminantemente prohibido el fotografiar y/o filmar los ambientes de la Produccin, salvo autorizacin de la Gerencia General y/o Gerencia recursos Humanos 5.4 Disposiciones generales para el control de visitantes a) Para el control de visitantes a los distintos ambientes de planta, se ha implementado el uso de Credenciales de colores, los mismos que identifican la zona por donde podrn desplazarse Zona 1 Color Azul Administracin, Recursos Humanos, Proyectos, Sistemas Zona 2 Color Verde Tintorera, Manufactura (Corte, Costura) Zona 3 Color Negro Control Calidad, Almacenes, Acabados Zona 4 Color Blanco Desarrollo, (D.O, Gerencias)Tejeduria, Muestras, Mantto Zona 5 Color Rojo Sector V (Servicios, Corte II)

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 8 de 7

Todas las Zonas Color Anaranjado (visitas especiales, visitas institucionales)

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 9 de 7

b) La credencial debern portarlo obligatoriamente cada visitante en un lugar visible de su vestimenta, durante el tiempo que dure su permanencia en planta. c) El supervisor de seguridad de la planta dispondr que un vigilante recorra las diferentes reas de la empresa con la finalidad de verificar que se cumpla con el uso de las CREDENCIALES DE VISITA en lugar visible y que correspondan al rea para la que fue autorizada la visita. a) Los documentos de identidad autorizados a recibir son: DNI y/o Licencia de Conducir para los proveedores. b) Las visitas de vendedores, seguros, bancos, AFP, solo sern autorizadas por Recursos Humanos c) Todos los ingresos de visitantes sern anotados en los Registro de control de visitas . d) Si los visitantes, una vez entregado su documento de identidad y transpuesto la puerta de salida, deseen reingresar, debern ser tratados como una nueva visita, para lo cual se regirn por las normas establecidas. e) Todo paquete, maletn y/o bulto que porte un visitante del tipo C deber ser revisado minuciosamente. f) Se encuentra prohibido, salvo autorizacin expresa del rea visitada el ingreso de cmaras fotogrficas, celulares con cmara y computadoras Laptop g) Los materiales antes mencionados debern quedar en custodia en la garita correspondiente mediante Control de retencin de material. h) SE PREGUNTARA A TODO VISITANTE SI PORTA ARMA DE FUEGO O COMPUTADOR. i) Si el visitante porta un computador personal, y este fuera autorizado ingresar a la planta, su ingreso ser registrado en el Formato de control de ingreso temporal de materiales, detallndose el color, marca y modelo.

j)

Si el visitante porta arma de fuego su control deber regirse a la norma establecida para tal fin en el Numeral 5.5 k) En caso de resistencia a la revisin o entrega del arma, no se permitir el ingreso del visitante. Se comunicar al Gerente de Recursos Humanos l) Al relevo de guardia en los diferentes accesos, deber darse parte al supervisor de servicio de las visitas que an permanecen en las instalaciones. m) El personal de Vigilancia est prohibido de recibir facturas, cheques, guas de remisin o similares, por parte de cobradores, acreedores o proveedores: limitndose a controlar y registrar la ocurrencia.

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 10 de 7

n) En el caso de proveedores, concesionarios, clientes, etc. que necesariamente deban ingresar para dejar o retirar material, equipos, repuestos, productos, etc.; se verificar la conformidad de la Gua de Remisin o Salida respectiva. o) Est prohibido el ingreso de menores de edad. Si por alguna razn es autorizado el ingreso por parte de un funcionario, este ser responsable de la integridad del menor en caso de accidente originado por las actividades de la empresa. El vigilante de control de acceso deber registrar el nombre del menor y el nombre del funcionario que est solicitando su ingreso e informar de inmediato al Gerente de Recursos Humanos para obtener la autorizacin final. 5.5 Disposiciones para el control de visitas que portan armas. a) Se tendr especial cuidado con el control de los Visitantes que porten armamento de cualquier naturaleza. b) Deber verificarse la autenticidad de las licencias respectivas. c) Se les informar que por disposicin de la empresa est terminantemente prohibido el ingreso de cualquier tipo de armamento, debiendo quedarse bajo la custodia del jefe de Grupo o Supervisor en la garita de Vigilancia No 01, adoptndose las medidas de seguridad necesarias para su manipulacin. d) Se llenar el Formato de Retencin de Armas, del anexo 03 registrndose los datos requeridos y el nmero de cartuchos que se recibe, canjendose por el armamento. Luego se permitir el acceso del visitante a las instalaciones. e) Terminada la visita, se canjear el armamento anotndose en el Formato de control la devolucin del arma, debiendo firmar su recepcin dando conformidad el propietario. f) Excepcionalmente, cuando se haya solicitado el apoyo de efectivos policiales por situaciones de emergencia, se podr omitir la presente disposiciones, previa coordinacin con el la Gerencia de Recursos Humanos. g) Debe tomarse en cuenta que dentro de la clasificacin de armas se incluyen las Armas de fuego, Arma blanca o cualquier otro instrumento que pueda causar daos o lesiones. 6. REGISTROS REGISTRO DE VISITAS CONTROL DE VISITA PROGRAMADA CONTROL DE INGRESO TEMPORAL DE MATERIALES

CODIGO:

VERSION:

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD
XXXXXXXX
TITULOI:

01

CONTROL DE ACCESO DE VISITANTES

PAGINA 11 de 7

CONTROL DE RETENCION DE ARMAS DE FUEGO CONTROL DE RETENCION DE MATERIALES PAPELETA DE CONTROL DE VISITAS

NOMBRES Elaborado Revisado Aprobado

FIRMA

FECHA