Gc-Gu-01. Guía para La Elaboración y Control de Documentos Del Sistema Gestión de Calidad

GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Popayán Cauca, 24 De Febrero De 2020
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Mauricio Quintero Mauricio Quintero Sandra Lorena

Gutiérrez Gutiérrez Galíndez
Mauricio Quintero Mauricio Quintero Sandra Lorena
Gutiérrez Gutiérrez Galíndez Erazo
Administrativo de Administrativo de Sub Gerente
Calidad Calidad
Fecha:24/02/2020 Fecha:24/02/2020 Fecha:24/02/2020
CONTROL DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN REVISADO POR APROBADO POR

GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:
GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y 24/02/2020
CONTROL DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 2 de 23
CONTENIDO
1. OBJETIVO:..............................................................................................................5
2. ALCANCE:.............................................................................................................5
3. DEFINICIONES.......................................................................................................5
4. CONTROL DE DOCUMENTOS.............................................................................7
5. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD.....................................................................................................................8
6. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
.....................................................................................................................................9
6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.......................................................9
6.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS.........................................................12
6.4 PROCESOS....................................................................................................12
6.5 PROCEDIMIENTOS........................................................................................15
6.6 MANUAL, PLAN, PROGRAMA, GUIAS Y OTROS SIMILARES...................17
6.6 INSTRUCTIVO...............................................................................................19
6.6.1 ASPECTOS GENERALES DE LOS DOCUMENTOS POLITICA,
MANUAL, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, PLANES, GUIAS,
INSTRUCTIVOS, FORMATOS Y DEMAS DOCUMENTOS QUE SE
PRODUZCAN AL INTERIOR DE LA EMPRESA..............................................21
6.6.2 ENCABEZADO.........................................................................................22
6.6.3 PIE DE PÁGINA........................................................................................22
6.7 MAPA DE RIESGOS.......................................................................................24
7. CONTROL DE CAMBIOS.....................................................................................24
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

8. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
...................................................................................................................................25
9. ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD...................................................................................................................26
10. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD...................................................................................................................26
11. NORMOGRAMA.................................................................................................27
12. DOCUMENTOS ASOCIADOS............................................................................27
13. REFERENCIA NORMATIVA RELACIONADA...................................................27
CONTENIDO DE TABLAS
Tabla 1.Codificación de procesos consultoría..........................................................10

Tabla 2. Codifiación de procesos asistenciales........................................................10
Tabla 3.Codificación según tipo de documentación.................................................11
Tabla 4. Tabla codificación proceso.........................................................................11
Tabla 5. Codificación de subproceso........................................................................12
Tabla 6.Encabezado documentos del SGC..............................................................22
Tabla 7. Pie de página documentos del SGC...........................................................24
Tabla 8. Control de revisiones documentos del SGC...............................................24
Tabla 9. Aprobación de documentos del SGC.........................................................25
Tabla 10.Jerarquía documentos del SGC.................................................................26
CONTENIDO DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Pirámide documental del SGC..............................................................8

Ilustración 2.Pie de página, horizontal y vertical.......................................................23
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:
1. OBJETIVO:
Esta guía tiene por objeto establecer los lineamientos para la identificación,
elaboración, modificación, aprobación y control de los documentos generados
dentro del Sistema de Gestión de Calidad de PIROMAX SAS.
2. ALCANCE:
Las directrices establecidas en esta guía deben ser aplicadas a toda la

documentación del Sistema De Gestión de Calidad y deben ser implementadas en
primera instancia por el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad y en
segundo caso por todos los colaboradores de la empresa previamente autorizados.
3. DEFINICIONES:
Caracterización: es una herramienta de planificación que permite la

documentación de los procesos en el Sistema de Gestión de Calidad, a través de la
identificación de sus elementos esenciales y establecimiento de las interrelaciones
con otros procesos.
Documento: Información y su medio de soporte, el medio de soporte puede ser

papel, magnético, óptico o electrónico.
Documento Externo: Generado por organizaciones o entidades externas y que

deben ser usados durante la ejecución de los procesos establecidos en el Sistema
de Gestión de Calidad, se controlan a través del Normograma.
Documento Interno: Documento generado por PIROMAX SAS en el desarrollo de

las funciones que le han sido conferidas y que son controlados por el Sistema de
Gestión de Calidad. Entre estos se encuentran: procesos, procedimientos,
manuales, instructivos, guías, formatos, protocolos.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:
Diagrama de Flujo: Representación gráfica de la secuencia de las actividades que

hacen parte de los procesos y/o procedimientos.
Formato: Documento preestablecido, impreso o digital, donde se registra
Información relacionada con una actividad o un proceso. Una vez diligenciado se
convierte en un registro.
Documentación: Asociado a un conjunto de documentos, ejemplo de ello son las

especificaciones y registros.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Guía: Documento que proporciona orientaciones y provee lineamientos para

desarrollar o aplicar un tema específico.
Instructivo: Documento que proporciona la descripción de actividades o

instrucciones que deben ser detalladas. Este documento puede estar asociado a un
proceso, procedimiento o formato.
Manual: Documento que incorpora directrices especificas relacionadas con uno o

varios temas. Contiene aspectos de obligatorio cumplimiento o definir casos de
aplicación. Da pautas para la toma de decisiones y no tiene un orden sistemático a
seguir debido a la variedad de temas que puede contener.
Mapa de procesos: Representación gráfica de la gestión por procesos en la

Agencia. Está conformado por cuatro niveles de procesos: estratégicos, misionales,
de apoyo y de evaluación y control.
Procedimiento: Definen en detalle y de manea estandarizada, cómo se desarrolla

una actividad dentro de un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan

para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Punto Crítico de Control: Hace referencia a actividades del proceso o

procedimiento que requieren de especial atención debido a que su ejecución tiene
un mayor impacto sobre el resultado final esperado. Los PCC se identifican en los
descriptores de los procesos y/o procedimientos, están directamente relacionados
con los riesgos documentados en los mapas de riesgos.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:
Conservación Documental: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de las actividades ejecutadas en un proceso o
procedimiento.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
4. CONTROL DE DOCUMENTOS
El control de los documentos del SGC se desarrolla mediante esta guía. Los
lineamientos sobre el control de documentos expuestos en esta guía tienen como
propósito dar orientaciones para:
 Estandarizar mediante la documentación, las actividades de PIROMAX SAS

para el desarrollo de sus funciones y establecer las responsabilidades
asociadas a las mismas.
 Revisar y aprobar los documentos en cuanto a su adecuación, antes de ser

emitidos y usados por los colaboradores de la PIROMAX SAS.
 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

nuevamente para su uso.
 Asegurar la identificación de los cambios de los documentos y el estado de

revisión en el que se encuentran.
 Asegurar la disponibilidad de las últimas versiones de los documentos en

medio electrónico aplicables dentro del modelo de operación de PIROMAX
SAS.
 Asegurar la aplicación de los criterios definidos para la identificación y

control de los documentos externos de PIROMAX SAS necesarios para la
planificación y operación del SGC.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicar una

identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier
razón.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

5. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
La estructura de la documentación del SGC, está conformada por cinco (5) niveles,
que pueden observar en el siguiente gráfico:
PO
LÍTI
CA
Y
OBJ
ETI
VO
S DEL
MANUAL
SGC
MAPA DE PROCESOS
PROCESOS, SUBPROCESOS,
PROCEDIMIENTOS, MANUALES,
INSTRUCTIVOS, FORMATOS, RIESGOS,
INDICADORES
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Ilustración 1. Pirámide documental del SGC
6. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD
Los documentos del SGC deben atender estrictamente las disposiciones

establecidas en este documento con el propósito de garantizar la uniformidad de
los mismos. Por lo anterior se debe tener en cuenta lo siguiente:
 La extensión de los documentos debe ser adecuada a la complejidad de lo

que se está documentando.
 El lenguaje utilizado debe ser sencillo, evitando en lo posible el manejo de

tecnicismos, jergas o modismos que confundan o se presten para
interpretaciones.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

 Evitar el uso de abreviaturas, si estas no han sido definidas con anterioridad
en el documento.
6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La codificación de los documentos se debe hacer teniendo en cuenta el tipo de

documento, el proceso o subproceso al que está asociado y el número consecutivo
que le sea asignado, Los códigos son asignados por el responsable del SGC,
según los definido en las tablas: Letra de proceso y subprocesos, y tipos de
documentación.
LETRA DEL PROCESO - CONSULTORIA

DI DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
GC GESTIÓN DE CALIDAD
GL GESTIÓN DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS
GAU GESTIÓN DE AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS
C
GR GESTIÓN DE RECOBROS
GA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
GJ GESTIÓN JURIDICA
TICS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
GTH GESTIÓN DE TALENTO HUMANO-SST
LETRA SUBPROCESOS
AU AUDITORIA
CO COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA
CON CONTABLE
TES TESORERIA
SST SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Tabla 1.Codificación de procesos consultoría
LETRA PROCESO ASISTENCIAL

CE CONSULTA EXTERNA
APS ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD
LETRA SUBPROCESOS
ENF ENFERMERÍA
MG MEDICINA GENERAL
MI MEDICINA INTERNA
NF NEFROLOGÍA
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

NU NUTRICIÓN YDIETÉTICA
PSI PSICOLOGÍA
TLB TOMA DE MUESTRAS DE LABORATORIO CLÍNICO
DTE DETENCIÓN TEMPRANA ALTERACIONES DEL EMBARAZO
DTA DETENCIÓN TEMPRANA – ALTERACIONES EN EL ADULTO (MAYOR
A 45 AÑOS)
DTV DETENCIÓN TEMPRANA – ALTERACIONES DE LA AGUDEZA
VISUAL
Tabla 2. Codificación de procesos asistenciales
LETRA DEL TIPO DE DOCUMENTO

PO POLÍTICA
M MANUAL
DG DOCUMENTOS GENERALES
PR PROCEDIMIENTO
INS INSTRUCTIVO
F FORMATO
PG PROGRAMA
PRO PROTOCOLO
PL PLAN
GU GUIA
Tabla 3.Codificación según tipo de documentación
El consecutivo es asignado en forma ascendente iniciando en uno (1), teniendo en

cuenta los documentos del mismo tipo que se tengan asociados al proceso o
subproceso.
Ejemplo: En los siguientes ejemplos se representa gráficamente la estructura de

la codificación de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de
PIROMAX SAS. (Tener en cuenta que existen procesos y subprocesos).
1. Codificación de un procedimiento del Proceso Direccionamiento

Estratégico.
PROCESO TIPO DE # CONSECUTIVO CODIFICACIÓN

DOCUMENTO FINAL
Direccionamiento Procedimiento # Consecutivo Procedimiento del
Estratégico asignado por el proceso
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

SGC Direccionamiento
Estratégico
DI PR 01 DI-PR-01
Tabla 4. Tabla codificación proceso
2. Codificación de un procedimiento del Subproceso Comunicación

Estratégica.
PROCESO SUBPROCESO TIPO DE # CODIFICACIÓ

DOCUMENTO CONSECUTIVO N FINAL
Direccionamiento Comunicación Procedimiento # Consecutivo Procedimiento
Estratégico Estratégica asignado por el del
SGC subproceso
Comunicación
Estratégico
DI CO PR 01 DI-CO-PR-01
Tabla 5. Codificación de subproceso
6.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS
El contenido de los documentos depende del documento que se esté elaborando y

la complejidad de los mismos.
6.4 PROCESOS
La documentación de los procesos debe llevarse a cabo en el formato GC-F-04:

Caracterización de procesos, el cual está conformado por tres partes
(encabezado, cuerpo y campo de aprobación).
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

El diligenciamiento del formato se debe hacer teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
Código: Es asignado por el responsable del SGC de acuerdo con lo definido en el

numeral 6.2 de este documento.
Versión: Corresponde al número consecutivo asignado al documento, inicia en uno

(1) y se incrementa cada vez que el documento surta una actualización.
Responsable del proceso: Corresponde al cargo que toma las decisiones

relevantes relacionadas con el proceso que se ejecuta.
Objetivo: indica el propósito para el cual se ejecuta el proceso, este debe ser
medible y coherente con el alcance del proceso. Se debe redactar en verbo infinito,
de manera que dé respuesta a los siguientes aspectos:
Alcance: Establece el inicio y final del proceso, para lo cual se tienen en cuenta la
primera y la última actividad del mismo, incluye el campo de aplicación.
Proveedores: Relaciona un proceso o un tercero que entrega información o

documentos para la ejecución del proceso. Ejemplo: Proceso Direccionamiento
Estratégico, Entes de Control, Auditor Externo.
Entradas: Insumos entregados por los Proveedores, puede ser información legal,
documentos, necesidades o productos intermedios generados durante la ejecución
del proceso. Por ejemplo: Estatuto tributario– Constitución Política de Colombia,
Objetivos estratégicos – Gerente General
Actividades: Nombre de la actividad a ejecutar, debe redactarse en infinitivo y

reflejar la secuencia de ejecución del proceso.
Responsables: Cargo o Rol que ejecuta la actividad documentada. Ejemplos:

Gerente General-Responsable proceso Direccionamiento Estratégico,
Representante de la Alta Dirección.
Descripción: Describe brevemente las acciones a desarrollar durante la ejecución

de la actividad. En la redacción pueden relacionarse otros documentos del SGC
(procesos, procedimientos, guías, etc.) cuando así se requiera, mostrando la
relación existente entre los mismos.
Salidas: Productos intermedios o finales que se generan por la ejecución las
actividades, pueden ser documentos o información.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

Cliente: Indican los usuarios tanto internos como externos, los cuales reciben
directamente los productos y/o servicios que genera el proceso.
Nota: Normalmente aquí se indican nombres de empresas, clientes individuales si

es el caso y nombres de procesos internos.
Referencia normativa relacionada: Documentos que dan directrices para la

ejecución del proceso y establecen parámetros de operación. Por ejemplo:
Decretos, Leyes, Resoluciones, Circulares Este campo se debe diligenciar con el
texto “Ver Normograma”, el responsable del Proceso deberá garantizar que el
Normograma este actualizado con todas las normas y demás documentos externos
aplicables al proceso.
Riesgos: Describe los riesgos relacionados al proceso, estos pueden ser de

carácter físico o humano, externos o internos.
Seguimiento y/o medición: Mecanismos utilizados para evaluar el desempeño del

proceso en términos de eficiencia, eficacia y/o efectividad. Puede hacer referencia
a mecanismos de seguimiento como Subcomité de Control Interno, Encuestas de
Percepción del Cliente o indicadores asociados al proceso.
Recursos: Recursos físicos, tecnológicos, financieros, humanos que se requieren

para la ejecución del proceso.
Control de cambios: Cada vez que el documento requiera una modificación, ya

sea de contenido o de forma, se debe seguir el conducto regular de actualización
de documentos y diligenciar este campo en el documento
Documentos asociados: Documentos del SGC que son usados durante la

ejecución del proceso. Por ejemplo: Manual GTH-M-01: Cargos y funciones y
Formato GTH-F-01: Solicitud de personal.
Elaboró: Cargo, nombre y firma del colaborador que adelantó la elaboración del
documento.
Revisó: Cargo, nombre y firma del colaborador que adelantó la revisión del
documento.
Aprobó: Cargo, nombre y firma del Responsable del proceso debe ser consistente
con el cargo relacionado en la parte superior del formato, responsable del Proceso.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

6.5 PROCEDIMIENTOS
La documentación de los procedimientos debe llevarse a cabo en el formato GC-F-

03: Procedimientos, el cual está conformado por tres partes (encabezado, cuerpo
y campo de aprobación).
El diligenciamiento del formato se debe hacer teniendo en cuenta los siguientes

aspectos:


documento.
documento.
Las fechas de elaboración, revisión y aprobación serán las registradas en el

formato GC-F-09: Listado maestro de información documentada, dispuesto en
la unidad red Plataforma (172.16.26.150) (X:).

de documentos y diligenciar este campo en el documento.
Objetivo: Indica el propósito para el cual se ejecuta el proceso, este debe ser
medible y coherente con el alcance del proceso.
Alcance: Establece el inicio y final del proceso, para lo cual se tienen en cuenta la
primera y la última actividad del mismo, incluye el campo de aplicación.
Responsables: Cargo o Rol que ejecuta la actividad documentada. Ejemplos:

Gerente General-Responsable proceso Direccionamiento Estratégico,
Representante de la Alta Dirección.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

Políticas de operación: Guías de acción que definen los límites y parámetros
necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función,
planes, programas, proyectos y políticas de la administración del riesgo,
previamente definidos por la organización.
Actividades a desarrollar: Nombre de la actividad a ejecutar, debe redactarse en

infinitivo y reflejar la secuencia de ejecución del proceso.
Describe brevemente las acciones a desarrollar durante la ejecución de la

actividad. En la redacción pueden relacionarse otros documentos del SGC
(procesos, procedimientos, guías, etc.) cuando así se requiera, mostrando la
relación existente entre los mismos.
Documentación interna o asociada: Documentos del SGC que son usados

durante la ejecución del proceso. Por ejemplo: Manual GTH-M-01: Cargos y
funciones y Formato GTH-F-01: Solicitud de personal.
Riesgos: Describe los riesgos relacionados al proceso, estos pueden ser de

carácter físico o humano, externos o internos. Este campo se puede diligenciar con
el texto “Ver mapa de riesgos y oportunidades”

Decretos, Leyes, Resoluciones, Circulares, entre otros. Este campo se debe
diligenciar con el texto “Ver Normograma”.
Anexos: Son documentos adjuntos relacionados al procedimientos que se pueden

añadir o anexar al final del mismo.
6.6 MANUAL, PLAN, PROGRAMA, GUIAS Y OTROS SIMILARES.
Para la elaboración de estos documentos se debe hacer uso del Formato Modelo
GC-F-27: Plantilla Manual, plan, programas, guías y otros, el cual está
estructurado de la siguiente manera y el contenido de dichos documentos de
ajustarse teniendo en cuenta las directrices definidas a continuación:


GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:
documento.
documento.


Portada: La portada deberá ajustarse al modelo establecido e incluirá el nombre

del documento que se esté elaborando por ejemplo, “Guía de elaboración y control
de documentos” y en la parte inferior se debe registrar la ciudad y año en el cual se
generó el documento, por ejemplo “Enero de 2019”, los campos como el logo y el
nombre de la empresa se deben mantener con el propósito de conservar la imagen
institucional.
Tabla de contenido: Hace referencia a un resumen de los temas o capítulos que

están incluidos en el documento elaborado, facilita la consulta de los mismos.
Objetivo: Indica el propósito general del documento, el cual debe ser coherente
con el alcance del documento, debe tener una relación directa con el proceso o
procedimiento con el cual está directamente relacionado.
Alcance: Relaciona el campo de aplicación del documento, incluye de manera

general la relación de quienes deben aplicarlo.
Información general (Opcional): Cuando sea necesario, este apartado detalla
toda aquella información que se considere útil y/o ayude a la utilización y
comprensión del documento (prólogo, antecedentes, introducción teórica, etc.).
Definiciones y abreviaturas: Hace referencia a los términos que se usan dentro

del documento y que por sus características requieren de una explicación para
facilitar su lectura.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

Responsabilidades: Cuando sea necesario, en este apartado se incluye una
descripción general de las responsabilidades tanto a nivel de dependencia como de
cargos a los que se referencia en el documento. (Por ejemplo: definir el
administrador y el que toma las decisiones sobre el documento que se desarrolla)
Metodología (Opcional): Es el conjunto de métodos, técnicas e instrumentos

utilizados para exponer los análisis que sustenten el documento.
Cuerpo del documento: Descripción propia del documento, incluye los textos,
gráficos, tablas y demás información que se considere pertinente incluir para
facilitar el entendimiento de los lectores.

diligenciar con el texto “Ver Normograma.
Bibliografía (Opcional): Referencia de los documentos consultados o los

documentos que soportan el documento elaborado.

añadir o anexar al final del mismo
6.6 INSTRUCTIVO
Para la elaboración de estos documentos se debe hacer uso del Formato GC-F-
28: Instructivo, el cual está estructurado de la siguiente manera y el contenido de
dichos documentos de ajustarse teniendo en cuenta las directrices definidas a
continuación:


documento.
documento.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:


Portada: La portada deberá ajustarse al modelo establecido e incluirá el nombre

del documento que se esté elaborando por ejemplo, “Guía de elaboración y control
de documentos” y en la parte inferior se debe registrar la ciudad y año en el cual se
generó el documento, por ejemplo “Enero de 2019”, los campos como el logo y el
nombre de la empresa se deben mantener con el propósito de conservar la imagen
institucional.
Tabla de contenido: Hace referencia a un resumen de los temas o capítulos que

están incluidos en el documento elaborado, facilita la consulta de los mismos.
Objetivo: Indica el propósito general del documento, el cual debe ser coherente
con el alcance del documento, debe tener una relación directa con el proceso o
procedimiento con el cual está directamente relacionado.
Alcance: Relaciona el campo de aplicación del documento, incluye de manera

general la relación de quienes deben aplicarlo.
Definiciones y abreviaturas: Hace referencia a los términos que se usan dentro

del documento y que por sus características requieren de una explicación para
facilitar su lectura.
Responsabilidades: Cuando sea necesario, en este apartado se incluye una

descripción general de las responsabilidades tanto a nivel de dependencia como de
cargos a los que se referencia en el documento. (Por ejemplo: definir el
administrador y el que toma las decisiones sobre el documento que se desarrolla)
Cuerpo del documento: Descripción propia del documento, incluye los textos,
gráficos, tablas y demás información que se considere pertinente incluir para
facilitar el entendimiento de los lectores.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

Pasos: Es la cantidad de actividades que se deben de realizar para cumplir con el
objetivo del procedimientos.

diligenciar con el texto “Ver Normograma.
Bibliografía (Opcional): Referencia de los documentos consultados o los

documentos que soportan el documento elaborado.

añadir o anexar al final del mismo.
6.6.1 ASPECTOS GENERALES DE LOS DOCUMENTOS POLITICA, MANUAL,
PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, PLANES, GUIAS, INSTRUCTIVOS,
FORMATOS Y DEMAS DOCUMENTOS QUE SE PRODUZCAN AL INTERIOR DE
LA EMPRESA.
 Las políticas, manuales, procesos, procedimientos, planes, guías,

instructivos y formatos se documentan en Word.
 La numeración de los documentos debe ser en formato número y extenderse
máximo a tres niveles de título.
 El espacio del párrafo: Espacio sencillo.
 La imágenes utilizadas cuando se requiera y que no pertenezcan a AGS
SALUD, deberán cumplir con todas las normas relacionadas con Derechos
de Autor, y cuando sean de propiedad de la PIROMAX SAS se deberá incluir
la referencia correspondiente.
 La fecha de aprobación se asume como la fecha a partir de la cual el
documento entra en vigencia y serán las registradas en el formato GC-F-09.
Listado maestro de información documentada.
6.6.2 ENCABEZADO
El encabezado debe aparecer en los procedimientos, planes, guías, manuales

instructivos, formatos y caracterizaciones en todas sus páginas, excepto la
portada. Está conformado por:
 El logo de la empresa PIROMAX SAS.

 Proceso al que pertenece.
 Tipo y nombre del documento.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

 Código: Corresponde al código según metodología expuesta en el numeral
(6) de la presente guía. Este código es establecido por el responsable del
SGC.
 Versión: Corresponde al número de la actualización del documento, la
versión inicial es uno (1).
 Fecha: Indica los días, mes y año; a partir de esta fecha, el documento
entra en vigencia para su aplicación.
 Página: Relaciona el numero e página actual con el número de páginas
totales.
Ejemplo:
NOMBRE DEL PROCESO O

SUBPROCESO AL QUE PERTENECE Vigencia:
DD/MM/AAA
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Código: xx-xx-xx Versión: xx Página xx de xx
Tabla 6.Encabezado documentos del SGC
6.6.3 PIE DE PÁGINA
El pie de página debe ubicarse en todas las hojas de los documentos, en la parte
inferior como tal del pie de página o al costado derecho del documento según
requerimiento propio, la información que se plasmara será la siguiente.
 Los logos de las instituciones con las que PIROMAX SAS mantiene
convenio inter administrativo (El estado, Fondo emprender, Fonade y Sena).
 Dirección de las instalaciones, teléfono fijo, teléfono móvil, pagina web de la
empresa, correo electrónico gerencial, ciudad, departamento y país.
a. Costado derecho del documento: Se colocaran únicamente los logos

institucionales de convenios interadministrativos de forma horizontal,
siguiendo el orden: El estado, fondo emprender, fonade y sena. La
información de dirección de instalaciones, teléfono y demás, se colocara en
la parte inferior y como tal del pie de página.
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

b. Inferior pie de página: Se colocara lo concerniente a los logos
institucionales de convenios interadministrativos y toda la información de
dirección de instalaciones, teléfono y demás.
Ejemplo de opciones:
a. b.
Ilustración 2.Pie de página, horizontal y vertical
Ejemplo de la información pie de página:
Calle 13 N # 7 - 21 Tel: 835 05 36 - Móvil: 323 577 6173 - 323 577 6125 Colombia.
Tabla 7. Pie de página documentos del SGC

6.7 MAPA DE RIESGOS
Los mapas de riesgos se documentaran de acuerdo con lo definido en el

Procedimiento GC-PR-03: Gestión de riesgos y oportunidades.
7. CONTROL DE CAMBIOS
El control de cambios de los documentos se registra en los mismos de la siguiente

manera:
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN REVISADO POR APROBADO POR

Tabla 8. Control de revisiones documentos del SGC
Todos los documentos inician con la Versión uno (1), y cambiara siempre que se
realice algún ajuste o actualización a los documentos. Para los documentos versión
1, se registra en el campo “Descripción” el texto “Creación documento”; para los
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

documentos actualizados se debe registrar la información relacionada con los
ajustes que se hayan incorporado al documento.
En documentos nuevos no se podrá usar el código asociado a un documento ya

eliminado del SGC.
8. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Los documentos del SGC se elaboran, revisan y aprueban de la siguiente manera:
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Firma Firma Firma
Nombre Nombre Nombre
Cargo Cargo Cargo
Fecha: Fecha: Fecha:
Tabla 9. Aprobación de documentos del SGC
Contiene las firmas de quien elabora, revisa y aprueba el documento, basado en la

jerarquía del documento y las responsabilidades de siguiente tabla:
NIVEL RESPONSABLES DE ELABORACIÓN-REVISIÓN-

JERARQUICO APROBACIÓN
TIPO DE ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
DOCUMENTO
 Política
 Manual
 Mapa de Designado por el Responsable del Gerencia o primer
Procesos responsable del proceso suplente de
 Caracterizació proceso donde gerencia
n aplica
 Procedimiento
 Instructivo
 Formato
 Programas
 Planes
 Guías
 Indicadores
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

Tabla 10.Jerarquía documentos del SGC
La revisión y aprobación de los documentos se evidencia con las firmas en la

primera hoja de los documentos originales.
9. ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD
La actualización de los documentos del Sistema Integrado de gestión Institucional

se realizará de acuerdo con lo definido en el Procedimiento GC-PR-01:
Elaboración y control de los documentos del SGC, teniendo en cuenta que los
ajustes o eliminaciones de documentos debe tener la debida justificación y cuando
involucre más de una dependencia deberá haberse revisado por todas las partes,
Para el caso de la eliminación de un documento, esta deberá ser aprobada por el
Representante de la Alta Dirección, quien ejerce también el rol de responsable del
SGC, esto con el propósito de asegurar la integridad del SGC. Toda actualización
de un documento genera automáticamente el cambio de versión y por lo tanto se
debe registrar la información correspondiente de los ajustes que se haya realizado
al documento.
10. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD
El responsable del Sistema de Gestión de Calidad es el encargado de realizar el

control de los documentos, todas las copias impresas o magnéticas que los
colaboradores de PIROMAX SAS posean serán tomadas como “copias No
Controladas”, las versiones vigentes de los documentos serán aquellas disponibles
en el formato GC-F-09: Listado maestro de información documentada, ubicado
en la unidad red Plataforma (176.16.626.150) (x:).
Nota: Los documentos y conservación de los mismos almacenados en la unidad

red Plataforma (176.16.626.150) (x:), son responsabilidad de cada responsable de
proceso.
11. NORMOGRAMA
El Normograma es la herramienta a través de la cual se compilan las normas y

demás documentos externos aplicables a los documentos del SGC, los
GESTIÓN DE CALIDAD
Vigencia:

responsables de proceso son los responsables por mantener actualizadas dichas
normas y/o documentos, estas se publicaran en el formato GJ-F-17:
Normograma PIROMAX SAS, ubicado en la unidad red Plataforma
(176.16.626.150) (x:).
12. DOCUMENTOS ASOCIADOS
 DI-DG-01: Mapa de procesos.

 GJ-F-17: Normograma PIROMAX SAS.
 GC-F-03: Procedimientos.
 GC-F-04: Caracterización de procesos.
 GC-F-09: Listado maestro de información documentada.
 GC-F-10: Solicitud de creación, modificación o anulación de documento.
 GC-F-27: Plantilla Manual, plan, programas, guías y otros.
 GC-F-28. Instructivo.
13. REFERENCIA NORMATIVA RELACIONADA
 Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015. Numeral 7.5 “Información

Documentada”

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GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Popayán Cauca, 24 De Febrero De 2020

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Mauricio Quintero Mauricio Quintero Sandra Lorena

Fecha:24/02/2020 Fecha:24/02/2020 Fecha:24/02/2020

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN REVISADO POR APROBADO POR

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 2 de 23

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 3 de 23

Tabla 1.Codificación de procesos consultoría..........................................................10

Ilustración 1. Pirámide documental del SGC..............................................................8

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 4 de 23

Las directrices establecidas en esta guía deben ser aplicadas a toda la

Caracterización: es una herramienta de planificación que permite la

Documento: Información y su medio de soporte, el medio de soporte puede ser

Documento Externo: Generado por organizaciones o entidades externas y que

Documento Interno: Documento generado por PIROMAX SAS en el desarrollo de

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 5 de 23

Diagrama de Flujo: Representación gráfica de la secuencia de las actividades que

Documentación: Asociado a un conjunto de documentos, ejemplo de ello son las

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

Guía: Documento que proporciona orientaciones y provee lineamientos para

Instructivo: Documento que proporciona la descripción de actividades o

Manual: Documento que incorpora directrices especificas relacionadas con uno o

Mapa de procesos: Representación gráfica de la gestión por procesos en la

Procedimiento: Definen en detalle y de manea estandarizada, cómo se desarrolla

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan

Punto Crítico de Control: Hace referencia a actividades del proceso o

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 6 de 23

Conservación Documental: Documento que presenta resultados obtenidos o

SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

 Estandarizar mediante la documentación, las actividades de PIROMAX SAS

 Revisar y aprobar los documentos en cuanto a su adecuación, antes de ser

 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos

 Asegurar la identificación de los cambios de los documentos y el estado de

 Asegurar la disponibilidad de las últimas versiones de los documentos en

 Asegurar la aplicación de los criterios definidos para la identificación y

 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicar una

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 7 de 23

Ilustración 1. Pirámide documental del SGC

6. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

Los documentos del SGC deben atender estrictamente las disposiciones

 La extensión de los documentos debe ser adecuada a la complejidad de lo

 El lenguaje utilizado debe ser sencillo, evitando en lo posible el manejo de

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 8 de 23

6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La codificación de los documentos se debe hacer teniendo en cuenta el tipo de

LETRA DEL PROCESO - CONSULTORIA

LETRA PROCESO ASISTENCIAL

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 9 de 23

LETRA DEL TIPO DE DOCUMENTO

El consecutivo es asignado en forma ascendente iniciando en uno (1), teniendo en

Ejemplo: En los siguientes ejemplos se representa gráficamente la estructura de

1. Codificación de un procedimiento del Proceso Direccionamiento

PROCESO TIPO DE # CONSECUTIVO CODIFICACIÓN

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 10 de 23

Tabla 4. Tabla codificación proceso

2. Codificación de un procedimiento del Subproceso Comunicación

PROCESO SUBPROCESO TIPO DE # CODIFICACIÓ

6.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

El contenido de los documentos depende del documento que se esté elaborando y

La documentación de los procesos debe llevarse a cabo en el formato GC-F-04:

Código: GC-GU-01 Versión: 03 Página 11 de 23