COMPAÑÍAMINERA MEDIOAMBIENTE-

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PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

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PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL
DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

INDICE

1. OBJETIVO 2

2. ALCANCE 2

3. RESPONSABLES 2

4. DEFINICIONES 4

5. EQUIPOS Y MATERIALES 6

6. DESCRIPCION DEL PROCESO 6

7. REGISTROS 8

8. REFERENCIAS 9

9. ANEXOS 9

10. CONTROL DE CAMBIOS 9

Generado Revisado Aprobado

Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

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1. OBJETIVO

Establecer en la Compañía Minera Doña Inés de Collahuasi (CMDIC), las instancias y los
medios que permitan establecer una comunicación efectiva, que faciliten la comprensión de
la información de manera rápida y segura. Proveer de un canal expedito y ágil, para dar
respuesta a los requerimientos procedentes de grupos de interés y medios de comunicación.

2. ALCANCE

Abarca a todas las áreas de CMDIC en el desarrollo de las actividades, productos y servicios
que se realizan en la Compañía, referidos a la comunicación interna y externa entre los
distintos niveles de la organización y grupos de interés sobre el Ciclo de Gestión de Riesgos
-Collahuasi.

Este procedimiento está relacionado con los Manuales del Sistema de Gestión de
Emergencias y de Administración y Control de Crisis. Si se determina de acuerdo a la tabla
de análisis de las consecuencias de un evento que se está en categoría 4 o 5 se deberá
utilizar el Manual de Administración y Control de Crisis en lo que respecta a los
procedimientos de comunicación allí contenidos.

3. RESPONSABLES

Presidente (CEO)

 Será el líder del comité ejecutivo.

 Será el portavoz oficial de CMDIC ante los medios de comunicación en el caso de
estar bajo situación de crisis.
 En comunicados generales delegará esa función en la Gerencia de Asuntos
Corporativos.

Comité Ejecutivo (EXCO)

 Considerar en la Revisión de la Dirección las propuestas o inquietudes del Personal.

 Canalizar las respuestas al Personal o resoluciones relacionadas con los aspectos
de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y calidad a través de los líderes
de proceso.
 Aprobar y/o dar respuesta cuando se requiera, a requerimientos de partes
interesadas externas.
 Decidir respecto a la comunicación externa de los aspectos relacionados con
seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y calidad.

Vicepresidente de RR HH

 Apoyar las acciones que realice el Departamento legal con los familiares del o los
trabajadores afectados por un accidente grave o fatal. Asistir a los familiares con
la información necesaria para apoyar las gestiones de hospitalización, seguros,
funeral entre otros.
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Gerente de Asuntos Corporativos

 Nexo oficial entre CMDIC y autoridades competentes.

Gerencia de Medio Ambiente

 Generar los reportes en el caso de incidentes ambientales significativos y efectuar

la investigación al interior de CMDIC.

 Apoyará al Gerente de Asuntos Corporativos para la presentación de documentos

ante la Autoridad Ambiental.

Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional

 Generar los reportes en el caso de accidentes graves o fatales y efectuar la

investigación al interior de CMDIC.

 Apoyará al Gerente de Asuntos Corporativos para la presentación de documentos

ante la Autoridad Ambiental.

Gerencia Legal

 Apoyar la gestión de la Gerencia de Asuntos Corporativos y entregar el soporte

legal a las comunicaciones externas.

Gerencia de RR LL y de comunicaciones internas

 Recopila información y la remite a la Gerente de Asuntos Corporativos cuando se

trata de comunicaciones internas (deriva gestión).

Jefe de Comunicaciones Internas

 Confecciona los formularios de notificación de accidentes con el apoyo del

Departamento legal, los remite a la Gerencia de Asuntos Corporativos.

Representantes del Ciclo de Gestión de Riesgos.

 Responder a las inquietudes del personal relacionadas con el CGR-Collahuasi.

 Mantener registro de recepción y respuesta al personal y resoluciones relacionadas
con los aspectos de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente o calidad.
 Implementar y mantener los medios de comunicación interna en conjunto con la
Gerencia de recursos humanos.
 Derivar a Gerente de Asuntos Corporativos los requerimientos de partes
interesadas externas.
 Mantener Registro de Comunicación Externa.
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Personal

 Contactar al Líder de su área respectiva para la comunicación de sus inquietudes,

sugerencias o propuestas para el CGR-Collahuasi.

4. DEFINICIONES

Comunicación: Transmitir un mensaje o idea en forma clara

consciente y precisa.

Comunicaciones Internas (CI): Información dirigida a los clientes internos, es decir,

al que desarrolla una labor al interior de CMDIC
(Presidente, Vicepresidente, Gerente,
Superintendente, líder, trabajador).

Comunicaciones Externas (CE): Se trata de toda información que nace al interior de

la compañía y que tiene como receptor final a grupos
de interés y medios de comunicación, ejemplo:
Autoridades Gubernamentales, Carabineros, canales
de televisión, radio emisoras, juntas de vecinos,
grupos ambientalistas, entre otros. Son canalizadas
por la Gerencia de Asuntos Corporativos a través del
área de comunicaciones
externas.

Incidente: Acontecimiento, suceso o evento no deseado que

puede o no causar pérdidas.

Accidente: Eventos o sucesos no deseados que afecten la salud

y/o integridad física de las personas.

Accidente del trabajo con Accidente que provoca la muerte del trabajador en
consecuencia fatal: forma inmediata o durante su traslado a un centro
de asistencia médica.

Accidente grave del trabajo: Accidente del trabajo que obligue a realizar las
siguientes acciones:
 Maniobras de reanimación.
 Maniobras de rescate.
 Caída de Altura por sobre los 2.0 metros
ó que provoque en forma inmediata la
amputación ó perdida de cualquier parte
del cuerpo.
 Situaciones que involucre a una cantidad
de trabajadores que afecte la operación
normal de la faena Otras situaciones que
afecte el desarrollo normal de una
operación productiva y donde un número
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significativo de trabajadores de vea

involucrado.
 Genere controversias entre personas
y/o entidades representantes del ámbito
laboral.
 Implique situaciones complejas,
derivadas de falsas imputaciones u otras
acciones que afecten nuestra imagen
pública.

Sala de Conferencias: Lugar físico determinado para atender a los medios

de comunicación, autoridades o publico afectado
por la Crisis.

Víctima: Persona que ha sufrido lesiones que afectan física o

mentalmente su salud y/o integridad, como
consecuencia de un evento no deseado.

5. EQUIPOS Y MATERIALES

1. Mapas de Procesos.
2. Dos portafolios y suficientes plumones.
3. Papelería.
4. Una suscripción a servicio de televisión por cable.
5. Servicio de monitoreo de medios.
6. Máquinas fotográficas.
7. Todo equipo de comunicación disponible como: celulares, teléfonos fijos,
satelitales y radios portátiles.
8. Computadores para formalizar registros y confeccionar comunicados.

6. DESCRIPCION DEL PROCESO

CMDIC, ha definido en su organización diferentes responsabilidades que persiguen como objetivo

administrar las diferentes comunicaciones internas emanadas del personal que labora en la
compañía ya sea en forma directa o a través de las ESED y las externas, emanadas de los grupos
de interés o medios de comunicación.

Las comunicaciones mal administradas pueden generar distorsión de la realidad si llegan sin un
análisis previo de lo que realmente está sucediendo a los medios de comunicación poniendo
muchas veces en riesgo la reputación y el prestigio de la empresa en los grupos de interés.

Este Procedimiento considerará todos los requerimientos internos y externos que no sean de
categoría 4 o 5 de acuerdo a la tabla de Consecuencias considerada en el Manual del Sistema
de Gestión de Emergencias y en el Manual de Administración y Control de Crisis, en ese caso
CMDIC operará en función de este último.
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6.1 Comunicaciones Internas

 Las resoluciones relacionadas con los aspectos de seguridad, salud ocupacional, medio
ambiente o calidad que adopte el Comité Ejecutivo (EXCO), serán transmitidas por el
RGS respectivo al personal involucrado.

 El SI GESTION Y PROCESOS SSO, SI SEGURIDAD PROYECTOS DESARR. Y STAFF

respectivo apoyará la coordinación y/o ejecución de acciones relacionadas con los
aspectos de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente o calidad, según
corresponda, derivadas de las resoluciones que se adopten en el EXCO. También
mantendrá un registro anual con las resoluciones emanadas del EXCO, incluyendo al
menos fecha, resolución interna, área que afecta, estado de cumplimiento o
implementación, responsables y plazo estimado de su implementación cuando
corresponda (Anexo 1).

 El ICRP respectivo, coordinará con la Gerencia de RR LL y Comunicaciones Internas,

la implementación de medios que faciliten la comunicación y difusión interna de los
contenidos y alcances de los elementos del CGR-Collahuasi, según el nivel de
responsabilidad y función del Personal involucrado, considerando charlas o
exposiciones, talleres de trabajo, afiches, correos electrónicos, informativos
específicos u otros medios.

 Periódicamente, el ICRP respectivo, entregará toda aquella información relevante del

CGR-Collahuasi, así como otros tópicos relacionados con los aspectos de seguridad,
salud ocupacional, medio ambiente o calidad, y que son de interés para el personal de
la organización (por ejemplo, elementos del CGR-Collahuasi, desempeño en el CGR-
Collahuasi, auditorias y revisiones, normas en proceso de promulgación y discusión
pública o información general).

 Los empleados de la organización, a través de su jefatura o directamente al Líder

ICRP-Collahuasi, manifestarán sus observaciones, inquietudes, sugerencias o mejoras
del CGR-Collahuasi.

Además de su participación directa, adecuada y oportuna en la identificación de

peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de los controles respectivos.

 Se establece que los integrantes de la parte laboral del Comité Paritario de Higiene y
Seguridad, son los representantes de los trabajadores en los aspectos de Seguridad y
Salud Ocupacional, también éstos participarán en la investigación de incidentes, en el
desarrollo y revisión de las Políticas y Objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional,
además de plantear las consultas respectivas cuando haya cualquier cambio en la
organización y que afecte su seguridad y salud ocupacional y serán quienes informarán
a los empleados sobre los acuerdos establecidos.

 El Administrador de Faena de cada una de las Empresas de Servicios Externos Directos

(ESED) debe comunicar inmediatamente a su Administrador de Contrato de
Collahuasi, cuando se produzcan cambios en sus organizaciones, instalaciones o
procesos productivos que afecten o impacten la seguridad o salud ocupacional de su
personal, para que este último solicite la asesoría técnica respectiva como también
iniciar las gestiones pertinentes para la corrección o mejoramiento de la desviación
detectada.

 Toda la información que el personal requiera, el ICRP respectivo la analizará y

responderá por escrito de manera particular al interesado o interesados, o la dará a
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conocer al personal que considere oportuno a través de los medios de comunicación

y difusión interna establecidos.

 El ICRP respectivo, transmitirá, a su vez, toda esta información al EXCO, con el objeto
de que la opinión del Personal sea considerada en las Revisiones de la Gerencia u
obtener pronunciamientos respecto a temas de su interés.

 Para asegurar que informaciones puntuales de carácter urgente relativas a cualquier

actividad, proceso, producto o servicio relacionadas con el CGR-Collahuasi sean
comunicadas oportunamente al o por el personal afectado, se utilizará el correo
electrónico, teléfono, radio o comunicación personal directa.

 En todo caso, donde sea pertinente, en los propios procedimientos (operativos o de

gestión en general) se incluirán los criterios o medios para el flujo de información
interna entre los diversos niveles y funciones, relacionados con las tareas específicas
a desarrollar.

6.2 Comunicaciones Externas

 El personal canalizará cualquier requerimiento relacionado con el CGR-Collahuasi

procedente de grupos de interés externos, cuando corresponda.

 Todos los requerimientos recepcionados y relacionados con el CGR-Collahuasi, se

comunicarán al ICRP correspondiente.

 El Representante del Sistema de Gestión respectivo, registrará los requerimientos

recepcionados y relacionados con el CGR-Collahuasi, en el formulario
correspondiente, analizará las causas que los motivaron y las alternativas de
respuesta posibles.

 A partir de dicho análisis el ICRP respectivo definirá una respuesta o acciones de

respuesta, las que deberán ser consistentes con la Política y Objetivos del CGR-
Collahuasi.

 La estrategia de respuesta definida será registrada por el ICRP respectivo, en el

formulario de registro de comunicación externa correspondiente y autorizada por el
Gerente de Asuntos Corporativos.

 El ICRP respectivo, efectuará las acciones necesarias para emitir la respuesta

adoptada hacia las partes interesadas externas.

 El ICRP coordinará con las Áreas involucradas, cuando sea pertinente, las acciones
necesarias derivadas de requerimientos externos relacionados con el CGR- Collahuasi.

 Los registros derivados de los requerimientos del CGR-Collahuasi provenientes de

partes interesadas externas, serán archivados y manejados por el ICRP respectivo.

 El ICRP respectivo informará al EXCO de los comunicados sostenidos y/o acciones

emprendidas cuando éstos se produzcan.
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 Cuando se requiera, el ICRP solicitará la aprobación o definición de respuestas por

parte del EXCO, procediendo posteriormente según lo estipulado en los puntos
anteriores.

 Las comunicaciones rutinarias con autoridades externas, donde se deriven

requerimientos rutinarios (envío, aclaración y/o respuesta de informes de monitoreo
o estudios específicos) no serán registradas en el formato contenido en el presente
procedimiento.

 Los documentos generados a partir de las comunicaciones rutinarias con autoridades

y fiscalizadores (cartas, memorando, informes u otros), serán archivados y
manejados por el ICRP.

 El EXCO, a lo menos una vez al año y durante la Revisión Gerencial, decidirá el medio
a utilizar y comunicación a efectuar relacionados con el CGR-Collahuasi, o en su
defecto su no comunicación externa, registrando su decisión en la minuta respectiva
de la reunión o sesión efectuada.

 El ICRP respectivo presentará la Política correspondiente, ya sea de seguridad, salud

ocupacional, medio ambiente o calidad, a disposición de la parte interesada que la
solicite.

 Respecto a comunicaciones ante situaciones de emergencia y crisis, se actuará según

lo establecido en el Manual del Sistema de Gestión de Emergencias y el Manual de
Administración y Control de Crisis.

 El ICRP respectivo difundirá cualquier tema relacionado con el CGR-Collahuasi que

considere relevante, utilizando para ello canales de comunicación directa,
participación en foros, publicación de artículos en revistas técnicas, medios de
comunicación o mediante anuncios publicitarios.

 El ICRP respectivo, mantendrá copias de publicaciones y registros de actividades

de difusión (documental o gráfica).

7. REGISTROS

Responsable de Periodo de
Tipo de Registro
Mantención Retención
Resoluciones del EXCO Gerencia de RR LL y Según vigencia
Comunicaciones Internas
Relación Anual Resoluciones del EXCO Gerencia de RR LL y 3 años
Comunicaciones Internas.
Documentos de Recepción y Respuesta Gerencia de RR LL y 3 años
Comunicados del y al Personal Comunicaciones Internas.

Relación Anual Comunicados Internos Gerencia de RR LL y 3 años

Comunicaciones Internas.
Originados de las Comunicaciones ICRP Anuales
Externas, Publicaciones y Otros.
Comunicaciones Rutinarias con ICRP 3 años o según
Autoridades vigencia legal.
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8. REFERENCIAS

 ISO 9001, Requisito 5.5.3

 ISO 14001, Requisito 4.4.3
 OHSAS 18.001, Requisito 4.4.3,
 Manual de Administración y Control de Crisis.

9. ANEXOS

Anexo 1: Formulario Relación Anual de Resoluciones de SGI-Collahuasi del EXCO.

10. CONTROL DE CAMBIOS

N° de Fecha Responsable de
Descripción
Versión Cambios
Se elimina el formulario de registro
de comunicaciones externas y se Septiembre,
2 GMA-GSSO
actualiza encabezado de acuerdo a 2011
nuevo formato.
Se actualiza formato (encabezado y
tabla de control de cambios) de Septiembre,
2 GMA-GSSO
acuerdo a modificaciones del CEO- 2011
PCE-001
Se fusiona Procedimientos de
comunicaciones Internas con Mayo
3 GMA-GSSO
procedimiento de comunicaciones 2014
externas

4 Revisión general del documento Noviembre GMA-GSSO

2019

Anexo 1: Formulario Relación Anual de Resoluciones del EXCO en el SGI-Collahuasi.

M E D I O A M B IE N TE - CA L I DA D - S E GU R I D A D Y
CO MP AÑ ÍA MIN ERA DOÑ A IN ES D E CO L L LA HUA SI SALUD OOCUPACIONAL

Formulario Relación Anual de Resoluciones del SIGEI del EXCO Página de

Resoluciones del Sistema de Gestión Integrado - Año

Cumplimiento / Implementación
Código Fecha Áreas Descripción Plazo Responsable Estado1
RSIGEI-000 dd/mm/aa

Nota: 1: sin implementar, en desarrollo, cumplida o terminada, anulada, modificada