Gestion Documentos Constructora 1

Proyecto Fin de Carrera
Ingeniería Industrial
Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en

una empresa constructora
Autor: Modesto Pérez Cruz
Tutor: José Miguel León Blanco
Departamento de Organización Industrial y

Gestión de Empresas I
Escuela Técnica Superior de Ingeniería
Sevilla, 2017
Proyecto Fin de Carrera
Ingeniería Industrial
Diseño de un Sistema de Gestión de

Documentos en una empresa constructora
Autor:
Modesto Pérez Cruz
Tutor:
José Miguel León Blanco
Profesor colaborador
Departamento de Organización Industrial y Gestión de Empresas I
Escuela Técnica Superior de Ingeniería
Universidad de Sevilla
Sevilla, 2017
Proyecto Fin de Carrera: Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en una empresa
constructora
Autor: Modesto Pérez Cruz

Tutor: José Miguel León Blanco
El tribunal nombrado para juzgar el Proyecto arriba indicado, compuesto por los siguientes
miembros:
Presidente:
Vocales:
Secretario:
Acuerdan otorgarle la calificación de:
Sevilla, 2017
El Secretario de Tribunal
RESUMEN
El presente documento contiene la memoria descriptiva del Proyecto Final de Carrera para
el diseño de un Sistema de Gestión de Documentos o Sistema de Gestión Documental, en
adelante SGD, en una empresa constructora del municipio de Tarifa. Por motivos de
confidencialidad se ha denominado a la organización como TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.
Para el diseño del sistema, el proyecto se apoya en los procedimientos y estrategias

definidas por la norma UNE-ISO 15489: "Información y documentación. Gestión de
documentos de archivos".
El proyecto parte de un análisis de la organización desde un punto de vista funcional e

informacional, profundizando en los procedimientos documentales implantados. Fruto de este
análisis, se detectó un conjunto de necesidades críticas para la organización en materia de
gestión documental que permitió definir el alcance del proyecto.
A partir de esta evaluación preliminar, el proyecto procede al análisis en profundidad del

SGD implementado originalmente en la empresa. Esta investigación se desarrolló a través de la
identificación de los requisitos, tanto internos como externos, que debe cumplir el sistema
documental de la organización y la valoración del cumplimiento de éstos por el sistema actual.
Las conclusiones obtenidas constituyen la base del diseño del SGD a implementar.
Por último, el proyecto incluye el diseño del SGD, que comprende un manual de
procedimientos a implementar en la organización.
.
ABSTRACT
The present document contains the Final Degree Project's descriptive memory for the
design of a Document Management System (SGD), in a construction company located in the
community of Tarifa, Cádiz. For reasons of confidentiality, the company has been called as
TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.
For the design of the system, the project is based on the procedures and strategies defined
by UNE-ISO 15489: : "Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".
The project starts as an analysis of the organization from a functional and informative
viewpoint, delving into the implanted documental procedures. As a result of this study, critical
needs for the organization were detected, which, in turn, defined the project's scope.
Based on this research, the projects proceeds to an intensive analysis of the SGD originally
implemented in the company. This research was developed through the identification of
requirements, both internal and external, that must comply the documental system of the
organization, as well as the compliances of these by the current system. The conclusions
obtained form the basis of the design of the SGD to be implemented.
Lastly, the project includes the design of the SGD, which includes a manual of procedures
to be implemented in the organization.
ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO
A continuación se presentan los capítulos en los que se estructura el documento.
El primer capítulo contiene el objeto, el alcance y el contexto del proyecto.
El segundo capítulo desarrolla una revisión bibliográfica del concepto de gestión

documental y de la norma UNE-ISO 15489, que constituye el marco de trabajo sobre el que se
apoya el proyecto.
El tercer capítulo contiene la planificación estratégica de las tareas involucradas en el

desarrollo del proyecto, definiendo los recursos asociados a éstas, su duración estimada y los
hitos que permiten el seguimiento y el control de su progreso.
El cuarto capítulo desarrolla la investigación preliminar de la organización. A partir de

fuentes documentales y entrevistas al equipo de la organización, se identifican y documentan los
fines y cometidos de la empresa, su estructura, su entorno legal y normativo, así como los
factores críticos relacionados con la gestión de sus documentos.
El quinto capítulo identifica el modelo documental inicialmente implementado en la

organización. Se obtiene una visión estructurada de las funciones, actividades y operaciones
desarrolladas por la organización y de los procedimientos documentales corporativos asociados
a éstas.
El sexto capítulo desarrolla la identificación de los requisitos del SGD y la evaluación de

los sistemas existentes. Se presenta una visión estructurada de los requerimientos funcionales
que ha de cumplir el sistema y una valoración del cumplimiento de éstos por los sistemas
originalmente implementados en la organización.
El séptimo capítulo desarrolla las estrategias a adoptar para el diseño del sistema.
El octavo capítulo desarrolla el diseño del sistema. Se presenta el modelo documental a

implementar en la organización.
El noveno capítulo desarrolla las conclusiones del proyecto.
El décimo capítulo, contiene los anexos referenciados en la presente memoria.

INDICE DE CONTENIDOS
CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN 1
1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO 3
1.2. CONTEXTO 6
CAPÍTULO 2. ESTADO DEL ARTE: LOS SGD 7
2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO 8
2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO 10
2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 11
2.2.2. VALORES DOCUMENTALES Y CICLO DE VIDA 12
2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 14
2.3.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SGD 15
2.3.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 16
2.3.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 18
2.3.4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES 20
2.3.5. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 22
2.3.6. LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 24
2.4. METODOLOGÍA DE TRABAJO 27
CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO 30
3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 31
3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 32
3.2.1. DESGLOSE DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 33
3.3. HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO 38
3.4. DIAGRAMA DE GANTT 39
CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 40
4.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO 41

4.1.1. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO EMPRESARIAL 41
4.1.2. CARACTERIZACIÓN PRELIMINAR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 42
4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA 43
4.2.1. INTRODUCCIÓN 43
4.2.2. CÓDIGO ÉTICO DE TARIFA CONSTRUCCIÓN SL 43
4.2.3. SERVICIOS OFERTADOS Y CLIENTES 44
4.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 44
4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA REGULADORA DEL SECTOR DE LA

CONSTRUCCIÓN 47
4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 50
4.3.1. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA INICIAL. 50
4.3.2. EVALUACIÓN INICIAL DE LAS PRACTICAS DOCUMENTALES 51
4.3.3. PROPUESTA DE DESARROLLO 53
CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 55
5.2. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO 58
5.2.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS 59
5.2.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 62

5.2.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS 63
5.1.1.3. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 64
5.1.1.4. ANEXOS 65
5.2.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINSTROS

GENERALES Y PERMISOS 65
5.2.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES 66

5.2.2.2. PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS 68
5.2.2.4. ANEXOS 69
5.2.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (INICIO DE

OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) ) 69

5.2.3.2. ANEXOS 71
5.2.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA) 71

5.2.4.2. ANEXOS 72
5.2.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA 72

5.2.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA 73
5.2.5.3. ANEXOS 74
5.2.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA 74
5.2.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 74

5.2.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES 75
5.2.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS 76
5.2.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA 76
5.2.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA 77
5.2.6.7. ANEXOS 78
5.2.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 78
5.2.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN 79

5.2.7.4. ANEXOS 81
5.2.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 81

5.2.8.2. ANEXOS 82
5.2.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA 82

5.2.9.2. ANEXOS 83
5.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 84
5.4. CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO TECNOLÓGICO DEL CLIENTE. 86
5.4.1. HARDWARE Y ARQUITECTURA TECNICA 86
5.4.2. SOFTWARE. 86
CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y EVALUACIÓN

DE LOS SISTEMAS EXISTENTES 88
6.1.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL 89
6.1.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

6.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

6.3.1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS ASOCIADOS A LOS
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTALES 95
6.3.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA 97
CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR

LOS REQUISITOS 98
CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD 99
8.2. DEFINICIÓN DE LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 102
8.2.1. ACTORES 102
8.2.2. RESPONSABILIDADES 102
8.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN 104
8.3.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS 106
8.3.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 108

8.3.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS 110
8.3.1.4. ANEXOS 112
8.3.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS

GENERALES Y PERMISOS 112
8.3.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES 113

8.3.2.2.PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS 115
8.3.2.4. ANEXOS 116
8.3.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (INICIO DE

OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA)) 117

8.3.3.2. ANEXOS 118
8.3.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA) 118

8.3.4.2. ANEXOS 119
8.3.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA 119
8.3.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA 120

8.3.5.3. ANEXOS 124
8.3.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA 124
8.3.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 125

8.3.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES 126
8.3.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS 126
8.3.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA 127
8.3.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA 128
8.3.6.7. ANEXOS 129
8.3.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 129
8.3.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN 130

8.3.7.3. ANEXOS 134
8.3.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 135

8.3.8.2. ANEXOS 136
8.3.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA 136

8.3.9.2. ANEXOS 139
8.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 140
8.5. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS. 143
CAPÍTULO 9. CONCLUSIONES 148
CAPITULO 10. ANEXOS 150
ANEXO 1. DIAGRAMA DE GANTT. 151
ANEXO 2. ENTREVISTA INICIAL A LOS USUARIOS 152
ANEXO 3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS,

PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO. 153

PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. 154
ANEXO 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA. 155
ANEXO 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. 156
ANEXO 7. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS 157
ANEXO 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO 158
ANEXO 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO 159
ANEXO 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. 160

ANEXO 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) . 161
ANEXO 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA) 162
ANEXO 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E:REPLANTEO DE LA OBRA. 163
ANEXO 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA 164
ANEXO 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS 165
ANEXO 16. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 166
ANEXO 17. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS. 167
ANEXO 18. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA

EJECUCION DE LA OBRA. 168
ANEXO 19. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA OBRA 169
ANEXO 20. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G. GESTIÓN DE PROVEEDORES 170
ANEXO 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1. DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN 171
ANEXO 22. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 172
ANEXO 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA. 173
ANEXO 24. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL 174
ANEXO 25. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OBRA TARIFA


PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO 176

PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. 177
ANEXO 28. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA. 178
ANEXO 29. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. 179
ANEXO 30. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA. 180
ANEXO 31. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS 181

ANEXO 32. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD
DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS 182
ANEXO 33. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO 183
ANEXO 34. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA

Y SANEAMIENTO 184
ANEXO 35. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS 185
ANEXO 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) 186
ANEXO 37. MODELO DE FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO

PREVENTIVO EN OBRA. 187
ANEXO 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA) 188
ANEXO 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA 189
ANEXO 40. MODELO DE FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA 190
ANEXO 41. MODELO DE FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA 191
ANEXO 42. MODELO DE FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA 192
ANEXO 43. MODELO DE FORMULARIO E.2.9.LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA

CONTRATA 193
ANEXO 44. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA 194
ANEXO 45. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS 195
ANEXO 46. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 196
ANEXO 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS. 197
ANEXO 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA OBRA. 198
ANEXO 49. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA OBRA. 199
ANEXO 50. MODELO DEL FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO. 200
ANEXO 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 201

ANEXO 52. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN
SUBCONTRATACIÓN 202
ANEXO 53. MODELO DEL FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA 203
ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6. ENTREGA EPIS SUBCONTRATA 204
ANEXO 55. MODELO DEL FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA 205
ANEXO 56. MODELO DEL FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA

SUBCONTRATA 206
ANEXO 57. MODELO DEL FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO 207
ANEXO 58. MODELO DEL FORMULARIO G.12.FORMACIÓN PRL AUTÓNOMO 208
ANEXO 59. MODELO DEL FORMULARIO G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR

AUTÓNOMO 209
ANEXO 60. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 210
ANEXO 61. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA 211
ANEXO 62. MODELO DEL FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN

DE OBRA PROMOTOR 212
ANEXO 63. MODELO DEL FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN

DE OBRA DF 213
ANEXO 64. MODELO DEL FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS 214
ANEXO 65. MODELO DEL FORMULARIO I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA 215
ANEXO 66. MODELO DEL FORMULARIO I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA. 218
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 220
OTRA BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 223

ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURA 1. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE DOCUMENTOS (DIRKS). 28
FIGURA 2. ORGANIGRAMA TARIFA CONTRUCCION SL. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA. 47
FIGURA 3. DIAGRAMA GENERAL DE PROCEDIMIENTOS. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA. 59
FIGURA 4. DIAGRAMA GENERAL DE PROCEDIMIENTOS. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA 105
FIGURA 5. DIAGRAMA DE GANTT. 151
FIGURA 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS,


PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: 154
FIGURA 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 155
FIGURA 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS 156
FIGURA 10. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 157
FIGURA 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO. 158
FIGURA 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE AGUA Y

SANEAMIENTO. 159
FIGURA 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. 160
FIGURA 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). 161
FIGURA 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE

OBRA). 162
FIGURA 17. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 164
FIGURA 18. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 165
FIGURA 19. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 166
FIGURA 20. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS
SUBCONTRATADOS 167
FIGURA 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE

LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. 168
FIGURA 22. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

FIGURA 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. 170
FIGURA 24. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1 DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN. 171
FIGURA 25. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 172
FIGURA 26. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA. 173
FIGURA 27. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA TARIFA

FIGURA 28. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OBRA TARIFA



PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: 177
FIGURA 31. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 178
FIGURA 32. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. FUENTE:

ELABORACIÓN PROPIA. 179
FIGURA 33. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA. FUENTE:

FIGURA 34. MODELO FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS. 181
FIGURA 35. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 182
FIGURA 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO. 183
FIGURA 37. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA

Y SANEAMIENTO. 184
FIGURA 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. 185
FIGURA 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). 186
FIGURA 40. MODELO FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO

PREVENTIVO EN OBRA. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA 187
FIGURA 41. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE

OBRA). 188
FIGURA 43. MODELO FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA. FUENTE:

FIGURA 44. MODELO FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA. FUENTE:

FIGURA 45. MODELO FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA. FUENTE:

FIGURA 46. MODELO FORMULARIO E.2.9 LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA

CONTRATA. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 193
FIGURA 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 194
FIGURA 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 195
FIGURA 49. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 196
FIGURA 50. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS 197
FIGURA 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE

LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. 198
FIGURA 52. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

FIGURA 53. MODELO FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA. 200
FIGURA 54. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. 201
FIGURA 55. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN. 202
FIGURA 56. MODELO FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA. 203

FIGURA 57. MODELO FORMULARIO G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA . 204
FIGURA 58. MODELO FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA 205
FIGURA 59. MODELO FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA 206
FIGURA 60. MODELO FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO. FUENTE:

FIGURA 61. MODELO FORMULARIO G.1.12.FORMACIÓN PRL TRABAJADOR

AUTONOMO. 208
FIGURA 62. MODELO FORMULARIO G.1.13.POSESIÓN EPI TRABAJADOR AUTONOMO. 209
FIGURA 63. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 210
FIGURA 64. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA. 211
FIGURA 65. MODELO FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE

OBRA PROMOTOR. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 212
FIGURA 66. MODELO FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE

OBRA DF. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 213
FIGURA 67. MODELO FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS. FUENTE:

FIGURA 68. MODELO FORMULARIO (PÁGINA 1) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 215
FIGURA 69. MODELO FORMULARIO (PÁGINA 2) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.

FIGURA 70 MODELO FORMULARIO (PÁGINA 3) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.

FIGURA 71. MODELO FORMULARIO I.5.REVISÓN ENTREGA DE OBRA. FUENTE:

ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1. EDADES, VALORES Y UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA 13
TABLA 2. DEFINICIÓN FORMATO TABLA PAQUETE DE TRABAJO. 32
TABLA 3. PT1.ESTUDIO PREVIO. 33
TABLA 4. PT2. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR: CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO

EMPRESARIAL. 34
TABLA 5. PT3.INVESTIGACIÓN PRELIMINAR: CARACTERIZACIÓN DE LAS PRÁCTICAS

DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 35
TABLA 6. PT4. ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 36
TABLA 7. PT5. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SGD. 36
TABLA 8. PT6. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SGD. 37
TABLA 9. PT7. IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS

REQUISITOS DEL SISTEMA. 37
TABLA 10. PT8. DISEÑO DEL SGD. 37
TABLA 11. E/S PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS:

C.PÚBLICO 64

C.PRIVADO 65
TABLA 13. E/S PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 69
TABLA 14. E/S PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA) 71
TABLA 15. E/S PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA). 72
TABLA 16. E/S PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA. 74
TABLA 17. E/S PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 78
TABLA 18. E/S PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 81
TABLA 19. E/S PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES. 82

TABLA 20. E/S PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA. 83
TABLA 21. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES. PARTE 1. 84
TABLA 22.CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES. PARTE 2. 85
TABLA 23. RESUMEN EVALUACIÓN DE REQUISITOS EXTERNOS. 94
TABLA 24. RESUMEN EVALUACIÓN DE REQUISITOS INTERNOS: PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTALES. 96
TABLA 25. RESUMEN EVALUACIÓN DE REQUISITOS INTERNOS: HERRAMIENTA

SOFTWARE. 97

C.PÚBLICO 112

C.PRIVADO 112
TABLA 28. E/S PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 116
TABLA 29. E/S PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA) 118
TABLA 30. E/S PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA). 119
TABLA 31. E/S PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA. 124
TABLA 32. E/S PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 128
TABLA 33. E/S PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 134
TABLA 34. E/S PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTE. 136
TABLA 35. E/S PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA. 139
TABLA 36. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.

PARTE 1. 140

PARTE 2. 141

PARTE 3. 142
TABLA 39. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO .PARTE 1. 143
TABLA 40. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO. PARTE 2. 144


CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN
En el marco actual, se habla de la gestión del conocimiento como un factor clave para
garantizar la perdurabilidad y competitividad de las empresas.
Gestión del conocimiento (del inglés, Knowledge Management) es un término aplicado en

entidades públicas y privadas, que consiste en aprovechar y obtener el mayor rendimiento del
conocimiento disponible en las personas, los procesos y los recursos de las empresas, de modo
que pueda ser utilizado como un instrumento disponible para otros en la organización.
La gestión del conocimiento aporta calidad a los datos, en tanto que les añade valor a través
de organizarlos, evaluarlos, filtrarlos, interpretarlos, resumirlos, sintetizarlos, compararlos, etc.,
de forma que se convierten en información de calidad, veraz, significativa, oportuna y útil,
siendo accesible y localizable en el momento oportuno y por las personas adecuadas [1].
Los sistemas de gestión del conocimiento, constituyen en la actualidad un requisito de

imprescindible presencia en cada organización, ya que permiten conjugar casi todos los activos
de la institución, tanto los tangibles como los intangibles, con lo que pueden llegar a convertirse
en una herramienta integral de gerencia con la que alcanzar con éxito los resultados que
pretende la organización [2].
El establecimiento de unas políticas de gestión de la información en la empresa, constituye

un paso previo a la introducción de la gestión del conocimiento. Desde un enfoque práctico,
para conseguir una buena gestión del conocimiento, las empresas deben organizar y gestionar
adecuadamente sus documentos.
Por SGD, entendemos el conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseñados con el
objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la
producción, recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación, disposición
final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una
organización [3].
Las herramientas que se conocen hoy día sobre la gestión de documentos en las
organizaciones y sus sistemas de archivos, se desarrollaron a partir de la concepción
norteamericana denominada como records management.
La gestión documental siempre ha constituido una necesidad y un problema para las

organizaciones, pero es en la actual Sociedad de la Información, debido al creciente desarrollo
1
de la información y la generación de contenidos, donde se ha erigido como una función clave
del éxito empresarial, estableciéndose como una herramienta básica de soporte para otros
procesos gerenciales como la gestión de la calidad, la gestión de riesgos, el control interno y
hasta la lucha contra la corrupción.
En el marco global, donde la situación financiera está definiendo el devenir de muchas

empresas, se habla de la innovación como la vía para garantizar la perdurabilidad de las
empresas en un entorno cada vez más competitivo. La implantación de un SGD se considera una
innovación porque permite hacer más con menos: optimización de los flujos de trabajo, mejora
de la cuenta de resultados, aumento de la productividad de los trabajadores, incremento de la
calidad del servicio y del producto, etc. Una verdadera apuesta por la innovación, por la
optimización de procesos y por la gestión de la información como un valor clave, primordial
para lograr empresas competitivas en un mercado global [1].
Centrándonos en el entorno de nuestro proyecto, el proceso de ejecución de la obra se ve

influenciado por numerosas variables que posibilitan la aparición de errores debido a problemas
en la gestión de la documentación. Si queremos que nuestra obra se desarrolle según los planes
previstos, qué duda cabe de que un factor importantísimo que nos va a ayudar a llevarlo a cabo,
es el perfecto control y conocimiento de todos los datos que vamos a manejar durante la vida de
ésta.
La consecución de un control adecuado de la calidad lleva implícita la necesidad del

establecimiento de una serie de herramientas documentales en la organización.
Los diferentes modelos de calidad existentes (Normas ISO, círculos de calidad, AENOR,
etc.) pretenden establecer formas de actuación que están reconocidas como las más adecuadas
para conseguir determinados fines [4].
En el caso que nos ocupa, el presente proyecto se apoya en la norma "UNE-ISO 15489:
Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".
La normativa consigue racionalizar y optimizar la gestión de la documentación, abarcando

todos los niveles de la empresa, y asegurando la calidad de los servicios prestados, de forma que
se beneficia tanto el cliente como la empresa.
2
1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO
El objeto del presente proyecto es el diseño de un SGD en la empresa constructora TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL, utilizando como marco de trabajo la norma UNE-ISO 15489:
"Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".
Para conseguir este objetivo general será necesario determinar otros más específicos, así
como sus procesos asociados:
1.Realizar una revisión bibliográfica sobre la gestión documental y el marco metodológico

utilizado en el proyecto.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 2. ESTUDIO DEL ARTE: LOS SGD.
2.Definir un Plan de Trabajo, que nos permita una planificación y un seguimiento adecuado
del desarrollo del proyecto, programando las actividades a realizar y estableciendo hitos para el
control de su progreso.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO.
3.Desarrollar una investigación preliminar, con el objeto de identificar el contexto de la

organización, establecer las principales conclusiones relacionadas con la gestión de los
documentos de archivo y determinar el alcance del proyecto.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.
4.Definir el modelo documental de la organización. La identificación del modelo

documental nos ofrecerá una visión en profundidad de los procedimientos documentales
empleados por la organización, de la relación existente entre las actividades empresariales y las
evidencias documentales de las mismas, y por último, de las herramientas informáticas
utilizadas para gestionar documentos.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE

LA ORGANIZACIÓN.
5.Definir los requerimientos funcionales del sistema para la adecuada creación y

mantenimiento de los documentos de la organización.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE

REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.
3
6.Analizar el SGD y otros sistemas de información relacionados, con el fin de valorar el
grado de cumplimiento de estos sistemas con respecto a los requisitos funcionales establecidos
en la etapa anterior.
Este objetivo es abordado en CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.
7.Definir estrategias que permitan el desarrollo del sistema.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS

ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS.
8.Diseñar el SGD: definir y documentar las políticas, normas y procedimientos a adoptar

para asegurar el cumplimientos de los requisitos definidos.
Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD.
El presente proyecto forma parte de un proyecto global de actualización del Sistema de

Información de la organización. El alumno viene trabajando junto con la Dirección en un
objetivo doble:
1.Implementar procedimientos estandarizados, que mejoren la eficiencia, eficacia y agilidad

de sus procesos de negocio, y doten a la organización de un componente más formal. Un
objetivo prioritario es preparar la organización para un futuro proyecto de implementación de un
Sistema de Gestión de la Calidad según la norma UNE-EN ISO 9001.
2.Implementar herramientas de software que ayuden a los usuarios a desarrollar los

procesos de negocio de manera más ágil.
Particularizando en el campo de la gestión documental, la organización persigue la

integración de la gestión documental y el tratamiento de archivos mediante la creación de
procedimientos corporativos aplicados a una herramienta software de gestión documental.
Debido a la naturaleza del proyecto, PFC, la disponibilidad del alumno y la imposibilidad

de abarcar el desarrollo global, el alcance del presente proyecto se limita a:
- El diseño de un SGD para la gestión de los documentos en papel.

- La identificación de los requisitos de las herramientas de software.
Queda fuera del proyecto, en vistas de un futuro desarrollo:
- La elección de una tecnología informática para el tratamiento de los documentos

electrónicos.
4
- La ampliación de las políticas y procedimientos documentales de forma que
comprendan la gestión en paralelo del circuito de los documentos en papel y de los
documentos electrónicos.
- La implementación del sistema.
5
1.2. CONTEXTO
El presente proyecto surge por petición de la Dirección de TARIFA CONSTRUCCIÓN SL

del estudio de posibles mejoras en el Sistema de Información con el que cuenta su oficina
técnica, coincidiendo con la realización de una práctica extracurricular por parte del alumno en
dicha empresa.
TARIFA CONSTRUCCION SL surge en el año 2000 como empresa de ingeniería y

servicios, desarrollando principalmente su actividad en el campo de la topografía, ofreciendo
tanto prestación de asistencia técnica en obra, como colaborando en proyectos de ingeniería
civil.
La crisis del año 2008, y la consecuente disminución de la carga de trabajo, obliga a la

organización a centrar su actividad en proyectos de rehabilitación y construcción de nueva
vivienda, estableciéndose en 2010 como empresa constructora.
La falta de continuidad en el personal de gestión, unido a la limitada capacidad de inversión,

han provocado que en la actualidad la organización presente deficiencias, tanto en el campo de
procedimientos de negocio, como en el de infraestructuras informáticas.
En el año 2014, a partir de la renovación del departamento técnico, es cuando, ante la

petición de éstos, la gerencia toma consciencia de la necesidad de realizar un esfuerzo con el
objetivo de actualizar sus sistemas y procedimientos.
6
CAPÍTULO 2. ESTADO DEL ARTE: LOS SGD
El presente capítulo pretende realizar una breve revisión bibliográfica sobre los conceptos
básicos del entorno tecnológico del proyecto. El capítulo ha sido estructurado en los siguientes
puntos:
- Epígrafe 2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489: INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN

DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS, que proporciona una introducción al marco
metodológico del proyecto.
- Epígrafe 2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO, que desarrolla la definición
de documento de archivo, particularizando en sus características y en el ciclo de vida
archivístico.
- Epígrafe 2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, que desarrolla la definición de
SGD, los principios que rigen su funcionamiento, los procesos que lo integran, las
herramientas documentales en los que se apoya, los beneficios esperados de su
implementación y el concepto de gestión electrónica.
- Epígrafe 2.4 METODOLOGÍA DE TRABAJO, que desarrolla una introducción a las etapas
estratégicas de la metodología empleada.
7
2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN
DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
La norma "UNE-ISO 15489: Información y documentación. Gestión de documentos de

archivos" establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un
marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la gestión de sus
documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La normalización de las
políticas y los procedimientos en la gestión de documentos de archivo asegura el adecuado
tratamiento de los mismos, permitiendo su atención, protección y recuperación de un modo más
eficiente y eficaz, mediante el uso de prácticas y procedimientos normalizados. La aparición de
esta norma, y de otras normas complementarias, responde a la necesidad de integrar la gestión
de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas internacionales en materia de
gestión de documentos de archivo.
La norma ISO 15489, fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el
subcomité técnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la International Organization
for Standardization (ISO), tratándose de la primera norma internacional en el campo de la
gestión de documentos. La traducción castellana de esta norma fue publicada en el año 2006 por
la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR).
La norma ISO 15489 tiene como objeto regular la gestión de documentos, con fines
internos o externos, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier
organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades. Su propósito es
garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar y utilizar sus documentos de
formar que le permita llevar a cabo, de forma eficaz, sus procesos de negocio y actividades,
cumplir con el marco legal y reglamentario y rendir cuentas de sus actividades cuando las partes
interesadas lo requieran [5].
En cuanto al contenido de la norma, ésta se compone de las siguientes partes:
- Parte 1: Generalidades. Constituye el núcleo de la norma y define los conceptos básicos,

los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones.
- Parte 2: Directrices [Informe técnico]. Proporciona un marco de trabajo para la
implementación de un SGD.
La norma UNE-ISO 15489 sirve de guía y proporciona directrices para aquellas

organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental. Propone una metodología
para el diseño e implementación de un SGD, definiendo los procesos técnicos, instrumentos
8
principales y los procesos que hay que definir, desde la incorporación del documento hasta su
disposición final.
Este compendio de buenas prácticas ayuda a planificar la gestión de documentos,

proporcionando una visión global que parte del enfoque basado en procesos, ya que requiere
definir una política clara al respecto y establecer directrices y prácticas de gestión de los
documentos integradas con los procesos empresariales, los procedimientos de la organización y
el resto de los sistemas de gestión [5].
9
2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
Los SGD toman como materia prima los documentos de archivo. Es necesario delimitar los
diferentes conceptos de documento, y llegar al concepto específico de documento de archivo, ya
que el concepto de documento varía substancialmente según el punto de mira de la disciplina
que lo tiene por objeto.
En un sentido muy amplio y genérico, un documento es un objeto corporal producto de la

actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el
testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información
[6]. A partir de este concepto amplio, podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más
restringidos.
Para los historiadores, un documento es cualquier soporte que lleva fijado una información
referida a un pasado humano. Es considerado una fuente narrativa, artística, informativa y
científica, producto de la imaginación, creación y la investigación.
Para la archivística, un documento es una fuente documental reflejo de las relaciones y

actividades del hombre y de la sociedad, siempre entendidas como testimonio, es decir,
instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de
una cosa [6]. Es lo que consideramos como documento de archivo. Incluso podemos reducir aún
más el concepto, dividiendo el documento de archivo en dos clases: aquellos de naturaleza
exclusivamente jurídica, que engendran derechos y obligaciones, y aquellos de naturaleza
administrativa, que son documentos testimoniales, auténticos, objetivos y, por tanto, verídicos o
fehacientes.
La norma ISO 15489, en la que se apoya el presente proyecto, define al documento de

archivo como aquella información creada o recibida, conservada como información y prueba,
por una organización o un individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales. Tiene como principal característica el ser el testimonio de una gestión,
reflejando las funciones y actividades del hombre en forma objetiva. Asimismo, es un
documento único e irrepetible, producido en forma natural a través del trabajo habitual de la
vida administrativa, pública o privada [7].
En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora, así como las
demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos, su finalidad y el medio
por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan sólo ligado a los demás documentos que forman
el conjunto documental es como tiene sentido archivístico.
10
2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Un documento de archivo debería reflejar correctamente lo que se comunicó o decidió o la

medida que se adoptó, satisfacer las necesidades de la organización a la que está vinculado y
poder utilizarse para rendir cuentas [8].
En la norma UNE-ISO 15489 se reflejan un conjunto de características que debe poseer un

documento de archivo, las cuales pasamos a definir a continuación:
A) Autenticidad.
Un documento auténtico es aquel que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado
por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el
momento que se afirma.
B) Fiabilidad.
Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación
completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al
que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades [8].
Los documentos de archivo deben ser creados en el momento en el que tiene lugar el
proceso de negocio, por medio de los usuarios adecuados y mediante los procedimientos
implementados.
C) Integridad.
Un documento integro es aquel que se encuentra protegido contra modificaciones no

autorizadas. Hace referencia a su carácter completo e inalterado.
D) Disponibilidad.
Se manifiesta cuando el documento de archivo puede ser localizado, recuperado,

presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo.
Las indicaciones sobre el contexto de los documentos de archivo deberían contener la
información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron.
Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización. Se deben mantener vínculos existentes entre los documentos de
archivo que reflejan una secuencia de actividades [8].
11
2.2.2. VALORES DOCUMENTALES Y CICLO DE VIDA
El periodo de conservación de los documentos en una organización es variable. Algunos

son mantenidos solo por un periodo corto, para proporcionar evidencias de la actividad que fue
objeto de su creación, otros sin embargo, mantienen un valor más duradero, como testimonio de
las acciones de la organización en el transcurso del tiempo.
Este proceso es conocido como valoración documental, en el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de identificar sus periodos de
almacenamiento en las diferentes fases de archivo.
El valor primario de los documentos refiere a la actividad y al fin por el que fueron creados
y deriva de su capacidad de testimoniarla [9]. Son los valores que tienen los documentos cuando
se encuentran en la dependencia originadora, unido a la finalidad inmediata por la cual el
documento se ha producido por la organización. Puede ser: valor administrativo, fiscal, o valor
jurídico-legal.
El valor secundario está referido a la información que contiene el documento en su

nacimiento, que una vez cumplido el objetivo para el que fue creado puede servir en el futuro
como testimonio institucional, investigación histórica o acción cultural.
Los documentos pueden identificarse como archivísticos en el momento de su creación, y

de hecho, incluso antes de su creación, pero habitualmente son transferidos a un depósito
archivístico para su preservación permanente sólo cuando han dejado de ser de uso
administrativo inmediato para el organismo que los creó [10].
Los valores se relacionan con el ciclo de vida de los documentos como se verá a
continuación.
El ciclo de vida de un documento está referido a la vida útil del mismo desde su creación
hasta su transferencia al archivo para ser conservado o eliminado. Los documentos son el
resultado de la ejecución de los trámites y tareas de los procedimientos administrativos, por lo
que el ciclo de vida debe estar integrado en la producción administrativa.
Pueden definirse tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo según la
fase en que se encuentren los documentos:
A) La etapa activa o corriente.
La etapa activa o corriente comprende el periodo desde la creación del documento hasta
que este cumple el objetivo por el que fue creado, en tanto es reflejo de las actividades orgánicas
12
de la institución. La etapa activa comprende al archivo de gestión, aquel que custodia la
documentación en trámite o de uso muy frecuente. Comprende los documentos que se
encuentran en la etapa pre archivística o activa del ciclo de vida, mientras dura el proceso de
tramitación o su nivel de utilización por parte de las personas que los gestionan es elevado.
B) La etapa semiactiva.
La etapa semiactiva está referida a aquellos documentos que han cumplido el objeto por el
que fueron creados y están en desuso, pero que aún conservan valores legales. Los archivos en
etapa semiactiva se ubican en el archivo central. La ubicación física de este tipo de archivos
depende mucho de las dimensiones de la institución u organismo al que pertenezca y de la
disponibilidad de espacio o recursos tecnológicos con los que se cuente. No es recomendable
alejar demasiado la documentación en edad semiactiva puesto que, aunque su consulta es o
puede ser esporádica, se trata de una documentación que puede ser útil y necesaria en cualquier
momento y que se ha de poder localizar con rapidez [7].
C) La etapa inactiva.
La etapa inactiva comprende aquellos documentos que carecen de valor desde el punto de
vista administrativo, pero tiene valor histórico, informativo o testimonial acerca de la
organización que lo generó. Los archivos en etapa inactiva se ubican en el archivo histórico.
Etapa Archivo Valor Duración estimada Ubicación

Oficina o
Activa Gestión Primario 5 años dependencias
productoras
Archivo central
Primario
Semi-activa Central 10 /30 años interno/externo a
Secundario
institución
Archivo historio
Inactiva Histórico Secundario Permanente interno/ externo a
institución
Tabla 1. Edades, valores y ubicación de los documentos de archivo. Fuente: elaboración propia
13
2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Norma ISO 15489, define a la gestión documental como el área de la gestión

responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y
conservación o eliminación de los documentos, que incluye los procesos para capturar y
mantener la evidencia y la información sobre las actividades empresariales y las transacciones
en forma de documentos.
La gestión documental constituye el proceso administrativo que permite analizar y

controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la información registrada que se crea,
recibe, mantiene o utiliza una organización en correspondencia con su misión, objetivos y
operaciones [11].
Otra definición refiere que la gestión de documentos engloba un conjunto de normas,

técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permite la recuperación de información desde ellos, determina el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía [12].
Como se puede observar en las definiciones mencionadas, todas ellas concuerdan en la

necesidad de expresar la gestión documental como un proceso encaminado a la búsqueda de la
economía y la eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos.
A grandes rasgos, un programa de gestión documental permite tener una visión exacta y
completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve
reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido que
garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.
Particularizando en el concepto de sistema, los SGD constituyen la parte del sistema de

información de la empresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos,
que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades
específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los
documentos, salvaguardando sus características estructurales, y contextuales, y garantizando su
autenticidad y veracidad [13].
Los SGD constituyen eficaces herramientas que permiten la obtención de una mejor
organización y utilización del fondo documental acumulado en la entidad, proporcionando un
tratamiento más ágil de los documentos, limitando a los usuarios cuales son los documentos que
deben gestionar y cómo hacerlo, facilitando el uso colectivo de la información, evitando
14
duplicidades, y asegurando la conservación de la memoria de la organización más allá de los
individuos que en ella trabajan, permitiendo aprovechar el valor de los contenidos.
2.3.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SGD
Al igual que los documentos de archivo deben reunir ciertas características para que sean
fidedignos, los SGD, también deben reunir un conjunto de particularidades expuestas en la
norma UNE-ISO 15489, y que pasaremos a desarrollar a continuación:
A) Fiabilidad.
Hace referencia a la capacidad del sistema para funcionar de modo regular y continuado
mediante procedimientos fiables.
Un SGD debe ser capaz de incorporar de forma sistemática los documentos ligados a las
actividades, organizarlos y protegerlos frente a manipulaciones no autorizadas, y proporcionar
un acceso inmediato a todos los documentos pertinentes.
Un SGD debe de ser sensible a los cambios operados en las necesidades de la organización,
y contener procedimientos relativos al funcionamiento del sistema debidamente documentados,
de forma que se asegure la satisfacción de las necesidades mencionadas.
B) Integridad.
Un SGD debe contemplar medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la
destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la
modificación o la eliminación no autorizados[14].
C) Conformidad.
Un SGD debe contemplar medidas que aseguren el cumplimiento de los requisitos

derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las
expectativas de la sociedad.
D) Exhaustividad.
Un SGD debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la

organización o de la sección de la misma de la que forma parte.
E) Carácter sistemático.
15
Un SGD debe contemplar directrices para que los documentos de archivo se creen,
conserven y gestionen de manera sistemática.
2.3.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
La norma ISO 15489 identifica seis principios o estrategias que deben guiar la gestión de
los documentos en una organización:
A) El establecimiento de políticas y normas.
Las organizaciones deben definir una política con respecto a la gestión de documentos que
proporcione al personal un marco de actuación. Una política constituye un conjunto de
directrices que indican al personal de la organización el tratamiento de un determinado aspecto
de la gestión.
Esta representación estratégica de la gestión documental y sus objetivos permitirá organizar

de forma sistemática las actividades relacionadas con la creación y uso de los documentos.
B) La asignación de responsabilidades y competencias.
La asignación de responsabilidades implica el compromiso de la organización con la

gestión documental. Es preciso que la organización disponga de una persona o grupo de trabajo
que se encargue del control de los procesos documentales.
La asignación de responsabilidades debe de realizarse de un modo global. Aunque haya un

responsable principal de archivo, las distribución de funciones debe realizarse entre todo el
personal. Todos los empleados deben conocer sus actividades y responsabilidades en materia de
gestión de documentos.
C) La fijación y promulgación de procedimientos y directrices.
La política documental establecida se traduce en la creación de procedimientos de archivo.

Los procedimientos y las directrices de trabajo describen no sólo las acciones que realizarán las
distintas personas implicadas, sino también las informaciones que deben intercambiar, así como
los medios principales (herramientas) que deben utilizar [15].
Los documentos que formalizan los procedimientos como el manual de gestión documental
deben ser concisos y entendibles. La adecuada comunicación de los procedimientos es esencial
para su cumplimiento. Además, la formalización de procedimientos permite evaluar su práctica
y mejorarlos.
16
D) La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.
La gestión de documentos debe satisfacer las necesidades de las personas que manejan
documentos, en todos los niveles de la organización. El diseño de los procedimientos y
directrices deben realizarse con objeto de colmar las expectativas de los usuarios internos. Es
importante evaluar la satisfacción de los usuarios sobre los servicios que ofrece el sistema de
archivo.
Básicamente, estos servicios se articulan alrededor de tres aspectos de la gestión

documental: creación y control de documentos (diseño normalizado de documentos, control de
versiones adecuadas, inventario, etc.), uso y mantenimiento del sistema (organización de
expedientes, mantenimiento del cuadro de clasificación, régimen de acceso, etc.), y
conservación y eliminación de documentos (valoración y selección de documentos,
mantenimiento del plan de conservación, gestión del depósito de archivo, etc.).
E) El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados.
Los sistemas especializados hacen referencia a las herramientas informáticas y tecnologías

de información que sirven de apoyo a la actividad documental en la organización. Estas
herramientas deben ajustarse a los requisitos definidos por la política de gestión documental. Es
necesario la integración del sistema de archivo con el informático, puesto que la gran parte de
los documentos corporativos se generan a partir de aplicaciones informáticas de gestión.
F) La integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y procesos de

la organización.
La política y los procedimientos de la gestión documental no pueden ser algo aislado. Es

preciso conjuntarlos con otras políticas, como la política de gestión de la calidad o la política de
desarrollo de los recursos humanos. La política de gestión documental debe, interactuando con
otros procesos, fomentar el uso compartido de la información, estimular la participación del
personal y alinear todos los procesos y actividades de la asesoría hacia la mejora continua.
En este sentido, es fundamental que el SGD y el sistema de gestión de la calidad avancen

en paralelo, a fin de integrar la organización y gestión de los documentos en las actividades
diarias [5].
17
2.3.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Según la norma UNE-ISO 15489, la gestión de documentos se compone de nueve

procesos. Aunque se describen de forma lineal, estos procesos pueden realizarse al mismo
tiempo o en un orden diferente.
Los procesos de gestión de documentos son los siguientes:
A) Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema.
La determinación de los documentos que deberían incorporarse a un SGD se basa en el

análisis del entorno normativo, de las necesidades de gestión y rendición de cuentas y del riesgo
que supondría que no se incorporasen al mismo.
Es probable que los requisitos varíen en función del tipo de organización y del contexto
social y legal en el que actúa [16].
B) Establecimiento de los plazos de conservación de los documentos.
El proceso de establecimiento de los plazos de conservación en un SGD tiene por objeto

cumplir las necesidades, presentes y futuras de gestión, cumplir los requisitos legales,
garantizando una apropiada documentación e implementación de la normativa aplicable a la
gestión de los documentos en el ejercicio de las actividades, y la satisfacción de las necesidades,
presentes y futuras, de la partes interesadas.
C) Incorporación de los documentos.
Los procedimientos de la gestión de documentos tienen que contemplar la forma en que un

documento entra a formar parte del sistema. Este proceso comporta seleccionar los documentos
que hay que capturar, establecer una relación entre el documento de archivo, su productor y el
contexto en que se origina, situar el documento y sus relaciones con el sistema de gestión y
asociarlo a otros documentos de archivo.
D) Registro.
La finalidad del registro es formalizar la incorporación de un documento al SGD, mediante

un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior
recuperación.
En un SGD que emplea procedimientos de registro, los documentos se han de registrar en

el momento de su incorporación, de manera que no puede tener lugar ningún otro proceso
documental hasta que no se haya efectuado el registro.
18
E) Clasificación.
Se ha de identificar la categoría a la que pertenece un documento, teniendo en cuenta la

actividad de la organización con la cual está relacionado y de la cual es evidencia. Como
soporte del proceso se desarrolla la clasificación de actividades de la organización. Este proceso
se lleva a cabo concretando el lugar que ocupa cada documento en el cuadro de clasificación.
Esta herramienta, normalmente codificada, proporciona una visión general de todos los procesos
y actividades de la organización, de forma que el código de clasificación indique la ubicación de
un determinado documento, facilitando su posterior recuperación.
F) Almacenamiento.
El proceso tiene por objeto el almacenamiento de los documentos de archivos en soportes y

formatos que aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo
de tiempo necesario.
Un SGD debe garantizar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de

manipulación, a fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados,
de prevenir su deterioro o pérdida y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.
Además, se debe asegurar la implementación de políticas y directrices que permitan la
conversión o la migración de los documentos de archivo de un sistema de gestión a otro.
Los sistemas electrónicos deberían diseñarse de forma que los documentos permanezcan
accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo su periodo de conservación, con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema, y engloben planes y estrategias
complementarias para prevenir posibles pérdidas.
G) Acceso.
El proceso de acceso comprende un conjunto de directrices que regulan a quién se le

permite el acceso y manipulación de un documento, y en qué circunstancias se produce. Estas
directrices quedan recogidas en la tabla de acceso y seguridad.
Los derechos de acceso de los usuarios del SGD quedarán definidos por los requisitos
legales y las necesidades propias de la organización. Un control de acceso apropiado se
garantiza mediante la asignación de un nivel de acceso tanto a los documentos de archivo como
a los individuos.
19
H) Trazabilidad.
El proceso de trazabilidad tiene por objeto el control del movimiento y el uso de los
documentos de archivo dentro del sistema, de manera que se asegure que únicamente los
usuarios con los permisos adecuados llevan a cabo actividades que les han sido asignadas,
permita la localización y recuperación de documentos, y prevenga de posibles pérdidas.
La trazabilidad permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde

que es incorporado al SGD hasta que se aplica la disposición final.
I) Disposición.
El proceso de disposición engloba un conjunto de directrices que regulan la retirada de los

documentos de archivo de los sistemas en uso, que deberían aplicarse, de manera sistemática y
habitual, en el desarrollo de la actividad normal. Estas acciones quedan recogidas en el
calendario de conservación, el cual determinará la acción pertinente: eliminación, conservación
permanente o transferencia a otro sistema archivístico.
No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber
comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no
queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún pleito o investigación en curso que
implique la utilización del documento como prueba.
2.3.4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES
El diseño e implementación de un SGD tiene que ajustarse a los documentos que se

manejan y a los procesos que se realizan en cada organización. No existen panaceas universales,
pero sí se puede hacer uso de un conjunto de herramientas documentales que han demostrado
sobradamente su eficacia, adaptándolas a cada situación concreta [14].
El sistema de archivo debe ser el centro activo de la documentación, de forma que permita
el desarrollo eficaz del trabajo y la integridad de los documentos significativos de la
organización.
Las herramientas desarrolladas a continuación, son totalmente aplicables tanto al archivo

convencional como al archivo electrónico.
La norma ISO 15489 define como instrumentos principales de la gestión de documentos

los siguientes:
20
A) Un cuadro de clasificación basado en las actividades de la organización.
El cuadro de clasificación basado en las actividades de la organización (Plan de

clasificación) proporciona un marco sistemático para la gestión de documentos, y constituye una
herramienta indispensable para el desarrollo del resto de herramientas y operaciones de gestión
y control de los documentos.
El Plan de clasificación identifica todas las actividades de la organización y su contexto en

la consecución de los objetivos. Esta organización del SGD responde a los siguientes objetivos:
- Proporcionar una estructura lógica a la documentación de la organización.

- Vincular y compartir documentos.
- Proporcionar un mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los documentos.
Con el apoyo de instrumentos como vocabularios controlados, los sistemas de clasificación

fomentan la consistencia de los títulos y las descripciones, lo que facilita la recuperación y el
uso de los documentos. Además de facilitar el acceso y el uso, los sistemas de clasificación
pueden servir de apoyo a otros procesos de gestión de documentos, como por ejemplo el
almacenamiento, la conservación y la disposición [17].
La estructura del Plan de clasificación es jerárquica y suele reflejarse del siguiente modo:
- El primer nivel suele reflejar la función.

- El segundo nivel se basa en las actividades que constituyen la función.
- Los niveles sucesivos suelen mostrar más detalle acerca de las transacciones que forman
parte de la actividad.
La norma ISO 15489 propone una serie de requisitos a tener en cuenta al elaborar este plan
de clasificación:
- Derivan su terminología de las funciones y actividades de la organización, no de las

denominaciones de sus unidades organizativas.
- Son propios de cada organización y proporcionan un sistema de comunicación estándar
para que los usuarios del sistema compartan la misma información.
- Tienen un carácter jerárquico, que va desde el concepto más general al específico.
- Se componen de términos unívocos que reflejan los usos de la organización.
- Se componen de suficientes clases para comprender todas las funciones y actividades de
la organización que generan documentos.
- Se componen de agrupaciones específicas.
21

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Proyecto Fin de Carrera

Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en

Autor: Modesto Pérez Cruz

Tutor: José Miguel León Blanco

Departamento de Organización Industrial y

Diseño de un Sistema de Gestión de

Modesto Pérez Cruz

José Miguel León Blanco

Departamento de Organización Industrial y Gestión de Empresas I

Escuela Técnica Superior de Ingeniería

Autor: Modesto Pérez Cruz

Acuerdan otorgarle la calificación de:

Para el diseño del sistema, el proyecto se apoya en los procedimientos y estrategias

El proyecto parte de un análisis de la organización desde un punto de vista funcional e

A partir de esta evaluación preliminar, el proyecto procede al análisis en profundidad del

A continuación se presentan los capítulos en los que se estructura el documento.

El primer capítulo contiene el objeto, el alcance y el contexto del proyecto.

El segundo capítulo desarrolla una revisión bibliográfica del concepto de gestión

El tercer capítulo contiene la planificación estratégica de las tareas involucradas en el

El cuarto capítulo desarrolla la investigación preliminar de la organización. A partir de

El quinto capítulo identifica el modelo documental inicialmente implementado en la

El sexto capítulo desarrolla la identificación de los requisitos del SGD y la evaluación de

El octavo capítulo desarrolla el diseño del sistema. Se presenta el modelo documental a

El noveno capítulo desarrolla las conclusiones del proyecto.

El décimo capítulo, contiene los anexos referenciados en la presente memoria.

1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO 3

CAPÍTULO 2. ESTADO DEL ARTE: LOS SGD 7

2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE

2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO 10

2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 11

2.2.2. VALORES DOCUMENTALES Y CICLO DE VIDA 12

2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 14

2.3.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SGD 15

2.3.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 16

2.3.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 18

2.3.4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES 20

2.3.5. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 22

2.3.6. LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 24

2.4. METODOLOGÍA DE TRABAJO 27

CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO 30

3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 31

3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 32

3.2.1. DESGLOSE DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 33

3.3. HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO 38

3.4. DIAGRAMA DE GANTT 39

CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 40

4.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO 41

4.1.2. CARACTERIZACIÓN PRELIMINAR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 42

4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA 43

4.2.2. CÓDIGO ÉTICO DE TARIFA CONSTRUCCIÓN SL 43

4.2.3. SERVICIOS OFERTADOS Y CLIENTES 44

4.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 44

4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA REGULADORA DEL SECTOR DE LA

4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 50

4.3.1. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA INICIAL. 50

4.3.2. EVALUACIÓN INICIAL DE LAS PRACTICAS DOCUMENTALES 51

4.3.3. PROPUESTA DE DESARROLLO 53

CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 55

5.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO 57

5.2. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO 58

5.2.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS 59

5.2.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 62

5.2.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINSTROS

5.2.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES 66