DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

PARA TOMA DE DECISIONES

UNIDAD DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS

Junio de 2019
INTRODUCCIÓN
El proceso de planeación de la URT toma
como punto de partida lo previsto en la Ley
En el marco de la Ley 1712 de 2014 en su Artículo 11. INFORMACIÓN MÍNIMA OBLIGATORIA 152 de 1994, referente a elaborar, con base
RESPECTO A SERVICIOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONAMIENTO DEL SUJETO OBLIGADO y en los lineamientos del Plan Nacional de
en concordancia con el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015 del Sector Presidencia de la Desarrollo -PND, el Plan Indicativo Cuatrienal
República; se realiza la descripción de los procedimientos que la Unidad sigue para la toma de y los Planes de Acción Anuales, instrumentos
decisiones en sus diferentes áreas. que se constituyen en la base para la
evaluación de resultados.
A partir de la planeación, la cual se constituye como el mecanismo de articulación, a través de sus
componentes a definidos a saber:

Plan nacional de desarrollo,

Plan estratégico sectorial,
Plan Estratégico Institucional y Plan Nacional de Desarrollo -PND
Planes anuales de acción,

Los que conforman una gran sombrilla que recoge los requerimientos de otras políticas, estrategias e
iniciativas de gobierno; se define el quehacer institucional, así mismo, las actividades, productos e
indicadores a seguir, para el cumplimiento de las metas cuatrienales fijadas.
Plan Indicativo Cuatrienal
Adicionalmente, para la formulación de dichos planes se tienen en cuenta las cinco políticas de
desarrollo administrativo: Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al
Ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficiencia Administrativa; Gestión Financiera, tomando con
referente adicional, las competencias normativas asignadas a la entidad y el marco fiscal.
Planes de Acción Anuales
NIVELES PARA LA TOMA DE DECISIONES - URT
Para la toma de decisiones, en el quehacer de la Unidad se cuentan con
tres instancias definidas dependiendo de su alcance y competencias.

1.Decisiones Estratégicas.
Se refieren a las decisiones que se toman en cuanto la estrategia,
objetivos y líneas de acción estratégicas definidos por la Unidad y
requieren un alto grado de análisis y de juicio por parte del ente decisor
1.
2.Decisiones Tácticas. Decisiones
Se refieren a las decisiones a un nivel intermedio en la Unidad por parte Estratégica
del Director General y los Líderes de los procesos, las decisiones tácticas s
ayudar a conseguir los objetivos fijados en el nivel estratégicas,
objetivos de cada proceso y los planes de acción definidos para lograr 3.
Decisiones
las metas definidas. Operativas

3.Decisiones Operativas.
Se refieren a las decisiones a un de procesos tomados por sus líderes y
cogestores y lleva a cabo en el desarrollo de las actividades cotidianas.
INSTANCIAS PARA LA TOMA DE DECISIONES
TOMA DE DECISIONES ESTRATÉGICAS

Se cuenta con la siguiente Instancia.

Consejo directivo
Creado por el artículo 107 de la Ley 1448 de 2011, reglamentado por los Artículos 6 y 7 del Decreto 4801 de 2011, cuenta entre otras funciones con las de
formular la política general, los planes y programas de la Unidad en armonía con las políticas del sector administrativo y el Plan Nacional de Desarrollo, y
acompañar al Director General en la definición de estrategias y mecanismos de coordinación que garanticen la optimización de los recursos y la materialización
de los propósitos de la Ley 1448 de 2011 en la restitución de tierras a los despojados de ellas y la de aprobar el plan estratégico de la entidad y los planes y
programas, con enfoque diferencial, necesarios para dar cumplimiento a los objetivos y funciones de la Unidad, orientados a la restitución efectiva y sostenible
de tierras y territorios despojados y abandonados forzosamente y asegurar su correcta ejecución.

TOMA DE DECISIONES TÁCTICAS

Comité Institucional de Gestion y Desempeño

Creado en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a través de resoluciones 00372 de 2018 y 0078 de 2019 el cual es la instancia para la toma
de decisiones relacionadas con el diseño e implementación de políticas que promuevan el mejoramiento de la gestión a través del Sistema Integrado de
Gestión.

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno:

Creado a través de la resolución 00713 de 2017, como instancia de alto nivel como órgano asesor e instancia decisoria en asuntos de control interno.

TOMA DE DECISIONES OPERATIVAS

Se encuentran enmarcadas en el Sistema Integrado de Gestión – SIG, como herramienta de dirección y control, que unifica un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas, que permite tanto enfocar como alinear los esfuerzos de toda la Entidad, en la búsqueda permanente de la excelencia mediante el
mejoramiento continuo.
COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
El Sistema Integrado de Gestión articula y alinea los requisitos de los modelos que lo componen:

- Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC)

- Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST)
- Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)
- Subsistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI)
- Subsistema de Control Interno (SCI)
- Subsistema de Gestión Documental (SGD)

Alineado al Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG - por medio de las siete
dimensiones:

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

El Sistema Integrado de Gestión de la Unidad de Restitución de Tierras está basado en un modelo

de operación por procesos y cuenta con varios tipos de documentos como procedimientos,
manuales, instructivos, protocolos, guías y formatos, los cuales tienen como finalidad unificar el
lenguaje y la forma de hacer las cosas, para que con su uso se cuente con una mayor eficiencia y
garantizar una atención oportuna a los reclamantes de tierras y territorios. Estos documentos se
encuentran publicados en la intranet de la Unidad, para que todos los funcionarios y colaboradores
los consulten y apliquen en sus actividades diarias.
MAPA DE PROCESOS

La URT ha adoptado un modelo de

operación por procesos en los cuales las
actividades se ejecutan de acuerdo con el
ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y
actuar), buscando mejorar el desempeño
y la capacidad para prestar un servicio
que responda a las necesidades y
expectativas de la ciudadanía, el mapa de
procesos del Sistema Integrado de
Gestión es la representación gráfica de la
estructura de los procesos que la
conforman.
PROCESOS DE LA UNIDAD.
PROCESOS ESTRATÉGICOS

1. Direccionamiento estratégico
En este proceso se incluye todas las actividades relacionadas con la definición de la misión y visión de la entidad, a partir de la formulación y establecimiento de estrategias, políticas, lineamientos, objetivos, planes, programas,
proyectos y estándares para la ejecución de los procesos de la URT, considerando el Plan Nacional de Desarrollo y la normatividad aplicable vigente.

2. Articulación interinstitucional
Realiza las gestiones necesarias para lograr la coordinación y articulación requeridas entre la URT, entidades competentes en la restitución, organismos y otros actores relevantes, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1448 de
2011 y normas reglamentarias.

3. Gestión de comunicaciones
En este proceso se incluyen todas las actividades necesarias para garantizar el fortalecimiento de la imagen institucional de la entidad, en el marco de las estrategias de comunicación, Igualmente el proceso incluye tanto los
criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna y externa de los procesos del Sistema Integrado de Gestión de la entidad, así como el de regular y asegurar la comunicación externa y las partes
interesadas.

Quedan incluidos dentro de este proceso todas las actividades llevadas a cabo relacionadas con los eventos institucionales con el fin de garantizar que las actividades misionales se lleven a cabo de manera eficaz.

4. Prevención y gestión de seguridad

Gestiona ante las autoridades competentes, la información sobre condiciones de seguridad que permita la implementación gradual y progresiva del registro de tierras despojadas; identificando a su vez, riesgos de seguridad o
incidentes de amenazas que puedan afectar el cumplimiento de la misión institucional.

5. Gestión de TI
Orienta la estrategia en tecnologías de la información mediante el diseño, prestación de servicios de alta calidad e innovadores cumpliendo con las políticas de seguridad de la información acordes a las necesidades de los grupos
de interés como factor clave para el logro de la misión/visión y objetivos estratégicos institucionales y sectoriales.

6. Mejoramiento continuo
Administra el sistema integrado de gestión a través del cumplimiento del plan de implementación y mantenimiento del mismo para la productividad institucional interactúa con los procesos misionales y de apoyo recolectando la
información necesaria para el mejoramiento y brinda a los procesos estratégicos la información requerida para la toma de decisiones.

7. Gestión de cooperación internacional

Gestiona las alianzas y recursos de cooperación internacional para la ejecución de programas y proyectos, a su vez posicionar a la entidad como referente nacional e internacional a través de intercambios de conocimiento
técnico y buenas prácticas con otros países.
PROCESOS DE LA UNIDAD.
PROCESOS MISIONALES

1. Gestión de restitución ley 1448 – Registro

Este proceso es el encargado de gestionar las solicitudes de inscripción en el RTDAF, en los términos y requisitos establecidos en la Ley 1448 de 2011 y sus Decretos reglamentarios, mediante actos administrativos, para
definir el acceso a la etapa judicial u otras medidas de restitución atendiendo a los enfoques diferencial, psicosocial y de acción sin daño.

2. Gestión de restitución ley 1448 - etapa judicial

Presenta y hacer seguimiento a la solicitud de restitución a través del cumplimiento de los requisitos legales de naturaleza especial y general, el acervo probatorio y la participación en actuaciones y diligencias judiciales para
apoyar la emisión de decisiones judiciales en materia de restitución.

3. Gestión de restitución derechos étnico territoriales – medidas de prevención

Gestiona las medidas de prevención y/o protección contempladas en los decretos étnicos mediante la documentación de los casos que requieran la implementación de medidas cautelares y/o gestión de ruta étnica, con el
fin de ponerlas en conocimiento de las autoridades competentes.

4. Gestión de restitución derechos étnico territoriales – caracterizaciones y registro

Este proceso realiza Caracterización de territorios étnicos mediante la realización y adopción de informes de caracterización de afectaciones territoriales para decidir la inscripción del territorio en el RTDF

5. Gestión de restitución derechos étnico territoriales – etapa judicial

Este proceso representa a territorios étnicos víctimas de despojo y/o abandono mediante la interposición de demandas de restitución de territorios inscritos en el RTDAF

6. Gestión Posfallo
Realiza el monitoreo a las órdenes para el cumplimiento de las sentencias en materia de restitución de tierras.

7. RUPTA- Registro Único de Predios y Territorios Abandonados

Administra y decidir previo cumplimiento de los requisitos legales, los requisitos de protección o cancelación de las medidas de protección de predios rurales de que trata el Registro Único de Predios y Territorios
Abandonados-RUPTA.
PROCESOS DE LA UNIDAD.
PROCESOS DE APOYO

El mapa de procesos, en su nivel de apoyo tiene en cuenta aquellas actividades que gestionan los recursos de la entidad y soportan el desarrollo de la institución.

1. Gestión documental
En este proceso se incluyen las actividades relacionadas con la administración de los documentos que produce y recibe la Entidad, incluyendo la conservación y custodia de los mismos.

2. Gestión del talento humano

En este proceso se agruparon todas las actividades realizadas que están relacionadas con el ingreso, administración, control disciplinario y retiro de los funcionarios de la Entidad, al igual que las actividades en pro del
desarrollo y fortalecimiento de sus competencias laborales.

3. Gestión contractual
En este proceso se incluyen todas aquellas actividades inherentes a la provisión de bienes y servicios necesarios para la operación de los procesos de la Entidad, que garanticen el cumplimiento de la misión y los objetivos
institucionales.

4. Atención a la ciudadanía
Brinda atención integral, oportuna, con enfoque diferencial y psicosocial, a los y las ciudadanos(as) y partes interesadas, en materia de restitución de tierras, satisfaciendo sus necesidades y exceptivas; así mismo, gestionar las
peticiones, quejas, reclamos, denuncias, solicitudes de información, conforme a los protocolos establecidos y la normatividad vigente.

5. Gestión financiera
Gestiona y realiza seguimiento a la ejecución de los recursos financieros de la URT mediante el registro de operaciones en el SIIF, realización de pagos y presentación de los estados contables y presupuestales con el fin de
disponer de información oportuna y veraz para el cumplimiento de la ejecución del presupuesto asignado.

6. Gestión logística y de recursos físicos

Provee la infraestructura física, suministros e inventarios, servicios generales mediante el cumplimiento del plan de adquisiciones del proceso con el fin de garantizar la continuidad en el funcionamiento de la Entidad.

7. Gestión jurídica
Defiende y asesora jurídicamente a la URT, emitir conceptos y lineamientos internos, representar judicial y prejudicialmente a la entidad en protección de su interés jurídico.
PROCESOS DE LA UNIDAD.
PROCESOS DE EVALUACIÓN

I) Control y evaluación independiente

El proceso de evaluación realiza la evaluación independiente y asesora a la unidad para el cumplimiento de las metas y objetivos, contribuyendo al mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión y la lucha
contra la corrupción.

Unidad Administrativa Especial de Gestión para la Restitución de

Tierras Despojadas
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
Correo electrónico: contacto@restituciondetierras.gov.co
Teléfono: (57-1) 3770300. Bogotá – Colombia