SISTEMA DE GESTIÓN DE CALID

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
PULPAS GARCIA S.A.S

Sara Manuela Lopez

Eliana Carmona
Katerine Castaño
Lency Serna

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
NOMBRE DEL
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMU
PROCESO
anual o cada que se
política Gerente y líderes de cada procesos
una modificación
anual o cada que se
metas Gerente y líderes de cada procesos
una modificación
A anual o cada que se
objetivos Gerente y líderes de cada procesos
L una modificación
T
A anual o cada que se
misión Gerente y líderes de cada procesos
una modificación
D
I
R anual o cada que se
visión Gerente y líderes de cada procesos
E una modificación
C
C
I cambios en el cuando se haga al
Gerente y líderes de cada procesos
Ó organigrama cambio o reestructur
N cuando se desee me
Formación del personal Gerente y líderes de cada procesos las habilidades
conocimientos del pe
cuando ingrese pers
Valores corporativos Gerente y líderes de cada procesos nuevo y cada que
necesario

CONTROL DE CAMBIOS
fecha de
versión Cambios realizados Naturaleza del cam
modificación
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Elaboración Revisión Aprobación
Fecha: 02/05/2021 Fecha: 02/05/2021 Fecha: 02/05/2021
Cargo: Auxiliar SIC Cargo: Auxiliar SIC Cargo: Auxiliar SIC
Nombre: Lency Serna Nombre:Sara López Nombre: Katerine Ca
Cédula: 1017228616 Cédula:1000295199 Cédula:1020477327
Firma: Firma: Firma:

FIRMA REPRESENTANTE LEGAL: FIRMA LIDER SIG: FIRMA ALTA DIRECCIO

GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: SGC-MCMUQ-DOC-028
E COMUNICACIÓN FECHA: 2/05/2021
S GARCIA S.A.S VERSIÓN: 01

PÁGINA: 1 DE 8
ncy Serna

ICACIÓN

CUANDO LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CÓMO LO COMUNICA

anual o cada que se haga a todo el personal de la reuniones, correos,

una modificación organización carteleras página web
anual o cada que se haga a todo el personal de la reuniones, correos,
una modificación organización carteleras página web
anual o cada que se haga a todo el personal de la reuniones, correos,
una modificación organización carteleras página web

anual o cada que se haga a todo el personal de la reuniones, correos,

una modificación organización carteleras página web

anual o cada que se haga a todo el personal de la reuniones, correos,

una modificación organización carteleras página web

cuando se haga algún a todo el personal de la

reuniones y/o correos
cambio o reestructuración organización
cuando se desee mejorar
a todo el personal de la
las habilidades y capacitaciones
organización
onocimientos del personal
cuando ingrese personal
a todo el personal de la reuniones, correos,
nuevo y cada que sea
organización carteleras página web
necesario

Naturaleza del cambio responsable

0
 Aprobación
echa: 02/05/2021
argo: Auxiliar SIC
ombre: Katerine Castaño
édula:1020477327
irma:

A ALTA DIRECCION:
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Sara Manuela Lopez
Eliana Carmona
Katerine Castaño PÁGINA: 2 DE 8

Lency Serna

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
NOMBRE DEL QUE SE QUIEN LO
CUANDO LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA
PROCESO COMUNICA COMUNICA
A todo el personal de la
cambios en el SIG lider del SIG cada que se hagan cambios
organización
programación de cada que sea programada A todo el personal de la
lider del SIG
auditorías una auditoría organización

cuando se cree el plan de

S capacitación anual o cada
I programación de A todo el personal de la
Auxiliar de SIG que se modifique fecha o se
G capacitaciones organización
agende una nueva
capacitación

cuando se le asignen a
funciones A todo el personal de la
lider del SIG algún empleado
asignadas organización
responsabilidades del SIG

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Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021
Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG
Nombre: Lency Serna Nombre:Sara López Nombre: Katerine Castaño
Cédula: 1017228616 Cédula:1000295199 Cédula:1020477327
Firma: Firma: Firma:
ÓDIGO: SGC-MCMUQ-DOC-028
FECHA: 2/05/2021
VERSIÓN: 01

PÁGINA: 2 DE 8

CÓMO LO COMUNICA

carteles, correos,
página web, reuniones
carteles, correos,
página web, reuniones

carteles, correos,
página web, reuniones

carteles, correos,
reuniones
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: SGCQ-MCMUQ-DOC
MATRIZ DE COMUNICACIÓN FECHA: 2/05/2021
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Sara Manuela Lopez
Eliana Carmona
Katerine Castaño PÁGINA: 3 DE 8

Lency Serna

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
NOMBRE DEL QUE SE A QUIEN LO
QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA
PROCESO COMUNICA COMUNICA
fallas en los cuando se presenten las colaboradores y
Auxiliar de producción
congeladores fallas responsable del proceso
metas de coordinación de todos los días al iniciar colaboradores del
producción producción labor proceso
daños en la cuando se detecten dichos coordinador de
Auxiliar de producción
materia prima daños producción
P cada que ingrese personal
manera correcta
R coordinación de nuevo al proceso o se colaboradores del
de pesar la materia
O producción haga algún cambio en el proceso
prima
D procedimiento
U
C cada que ingrese personal
C cómo empacar la
coordinación de nuevo al proceso o se colaboradores del
I materia prima ya
producción haga algún cambio en el proceso
Ó finalizada
procedimiento
N
buenas prácticas
Auxiliar de producción cada dia por medio personal de producción
deproceso
manufactura
de
coordinación de nuevo al proceso o se todos los colaboradores
desinfección de la
lavado prima
de la producción de
coordinación haga algún
nuevo cambiooen
al proceso seel del colaboradores
todos los proceso
materia
materia prima producción haga algún cambio en el del proceso
 corte de la materia coordinación de nuevo al proceso o se todos los colaboradores
prima de la
separación producción de
coordinación haga algún
nuevo cambiooen
al proceso seel del colaboradores
todos los proceso
materia prima producción haga algún cambio en el del proceso

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Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021
Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG
Nombre: Katerine
Nombre: Lency Serna Nombre:Sara López
Castaño
Cédula: 1017228616 Cédula:1000295199 Cédula:1020477327
Firma: Firma: Firma:
DIGO: SGCQ-MCMUQ-DOC-028
FECHA: 2/05/2021
VERSIÓN: 01

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CÓMO LO COMUNICA

reunión

verbal antes de iniciar

labor
correo o verbalmente

capacitaciones y/o
reuniones

capacitaciones y/o
reuniones

verbal antes de iniciar

labor
capacitaciones y/o
reuniones y/o
capacitaciones
reuniones
capacitaciones y/o
reuniones y/o
capacitaciones
reuniones
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
MATRIZ DE COMUNICACIÓN
PULPAS GARCIA S.A.S
Sara Manuela Lopez
Eliana Carmona
Katerine Castaño
Lency Serna

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
C NOMBRE DEL
O QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICAA QUIEN LO COMUNICA
PROCESO
M
E inventario de pulpas auxiliar de ventas semanal coordinador de ventas
R cada que soliciten un
toma de pedidos coordinador de ventas auxiliar de ventas
C producto
I coordinación de rutas coordinador de ventas todos los días auxiliar de ventas
A entrega de pedidos auxiliar de ventas todos los días coordinador de ventas
L
I
Z
A
C
I
Ó
N

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Naturaleza del
fecha de modificación versión Cambios realizados
cambio
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Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021
Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG
Nombre: Lency Serna Nombre:Sara López Nombre: Katerine Castaño
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Firma: Firma: Firma:
 CÓDIGO: SGCQ-MCMUQ-DOC-028
FECHA: 2/05/2021
VERSIÓN: 01

PÁGINA: 5 DE 8

QUIEN LO COMUNICA CÓMO LO COMUNICA

coordinador de ventas correo y/o verbal

auxiliar de ventas medio físico o magnético
auxiliar de ventas verbal
coordinador de ventas verbal

responsable
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: SGCQ-MCM
MATRIZ DE COMUNICACIÓN FECHA: 2/05/
PULPAS GARCIA S.A.S VERSIÓN: 0

Sara Manuela Lopez

Eliana Carmona
PÁGINA: 6 D
Katerine Castaño
Lency Serna

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
G NOMBRE DEL QUE SE COMUNICA
QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA
E PROCESO
S
T ingreso de cada que ingrese una persona a todo el personal nuevo de
líder de gestión humana
I personal nueva a la organización la organización
Ó
N
cuando se defina y cada que se a todo el personal nuevo de
reglamento interno líder de gestión humana
D la hagan modificaciones la organización
E
L
cada año o cada que salga un a todo el personal nuevo de
beneficios líder de gestión humana
beneficio nuevo la organización
T
A
L retiro de personal líder de gestión humana cada que haya un retiro persona en cuestión
E
N novedades de cuando se presente una a todo el personal nuevo de
T líder de gestión humana
seguridad social novedad la organización
O
cuando se realice la a todo el personal nuevo de
contratación líder de gestión humana
H contratación la organización
U
cuando se requiera personal
M reclutamiento líder de gestión humana área que lo requiera
nuevo
A
N
O
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Elaboración Revisión Aprobación
Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021
Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG
Nombre: Lency Serna Nombre:Sara López Nombre: Katerine Castaño
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Firma: Firma: Firma:
DIGO: SGCQ-MCMUQ-DOC-028
FECHA: 2/05/2021
VERSIÓN: 01

PÁGINA: 6 DE 8

CÓMO LO COMUNICA

correo, carteles, reuniones,

pagina web

correo, carteles, reuniones,

pagina web

correo, carteles, reuniones,

pagina web

carta de retiro

correo, carteles, reuniones,

pagina web

contratación

Bolsa de empleo, base de

datos,anuncios, página
web
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: SGCQ-MCMUQ-DOC-028
MATRIZ DE COMUNICACIÓN FECHA: 2/05/2021
PULPAS GARCIA S.A.S VERSIÓN: 01
Sara Manuela Lopez
Eliana Carmona
PÁGINA: 7 DE 8
G Katerine Castaño
E Lency Serna
S
T MATRIZ DE COMUNICACIÓN
NOMBRE DEL QUE SE QUIEN LO CUANDO LO
I A QUIEN LO COMUNICA
PROCESO COMUNICA COMUNICA COMUNICA
Ó
inconvenientes en cuando se presentan
N coordinador contable a todo el personal
pagos de nómina los inconvenientes
F estados contables coordinador contable semestral gerente general
I cuando no se pueda
atraso a pagos de
presupuesto para auxiliar contable realizar los pagos a proveedores
N proveedores Gerente general y/o responsable de cada
A los procesos de la tiempo
anual
coordinador contable proceso
N organización Gerente general y/o responsable de cada
pago de impuestos trimestral
C coordinador contable proceso
I
E
R
A CONTROL DE CAMBIOS
Naturaleza del
fecha de modificación versión Cambios realizados responsable
Creación del cambio
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documento

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Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021
Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG
Nombre: Katerine
Nombre: Lency Serna Nombre:Sara López
Castaño
Cédula: 1017228616 Cédula:1000295199 Cédula:1020477327
Firma: Firma: Firma:
DIGO: SGCQ-MCMUQ-DOC-028
FECHA: 2/05/2021
VERSIÓN: 01

PÁGINA: 7 DE 8

CÓMO LO COMUNICA

correo y/o reuniones

correo y/o reuniones

correo y/o llamadas
telefónicas
correo y/o reuniones
correo y/o llamadas
telefónicas
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO: SGCQ-MCMU
MATRIZ DE COMUNICACIÓN FECHA: 2/05/2
PULPAS GARCIA S.A.S VERSIÓN: 01

Sara Manuela Lopez

Eliana Carmona
PÁGINA: 8 DE
Katerine Castaño
Lency Serna

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
NOMBRE DEL
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA
PROCESO
Requisitos de los cada que se establezcan
Coordinador de ventas todo el personal
Clientes nuevos requisitos
M
E cuando el cliente presente la
R Peticiones, Quejas o Responsable de los
Auxiliar de ventas queja o reclamo al interior de
C Reclamos procesos
la empresa
A
D
E cada que sea necesario para
O Dar a conocer los que tanto nuestros clientes y
gerente general y/o Clientes y partes
servicios y productos servidores sean
coordinador de ventas interesadas
Y de la empresa conocedores de nuestros
productos y servicios
V No conformidades en cuando haya una no coordinador del SIG,
Auxiliar de venta y/o
E el productos y conformidad en cuanto al responsable del proceso,
auxiliar de calidad
N servicios producto o servicio gerente
T porcentaje de ventas Coordinador de ventas cuando haya baja o altas ventas gerente general
A
S cuando se identifique un
gerente general y/o clientes y posibles
Portafolio de Servicios cliente potencial
coordinador de ventas clientes
 CONTROL DE CAMBIOS
Naturaleza del
fecha de modificación versión Cambios realizados responsable
cambio
2/5/2021 1 Creación del documento 0

CONTROL DOCUMENTAL
Elaboración Revisión Aprobación
Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021 Fecha:2/05/2021
Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG Cargo: Auxiliar SIG
Nombre: Lency Serna Nombre:Sara López Nombre: Katerine Castaño
Cédula: 1017228616 Cédula:1000295199 Cédula:1020477327
Firma: Firma: Firma:
DIGO: SGCQ-MCMUQ-DOC-028
FECHA: 2/05/2021
VERSIÓN: 01

PÁGINA: 8 DE 8

CÓMO LO COMUNICA

reuniones

correos electrónico y
reuniones

pagina web, correos

electrónicos

correos electrónico y
reuniones
reuniones

correos electronicos en
medio físico o magnético