Análisis General de la empresa

Auditoría interna del SIG

Descripción breve
Análisis del marco Jurídico externo, de la normatividad interna y de la Arquitectura
organizacional de la empresa XYZ como entradas del proceso de Auditoría Interna de su
Sistema Integrado de Gestión: Calidad, Ambiental y SST
 1. Realicen un informe donde se investiguen y analicen los siguientes aspectos de la empresa
escogida, ya que hacen parte de la Pre-Auditoría (En algunos casos la información puede
ser catalogada como Información Privada por cada organización, así que recopilen lo que
más puedan, hagan su mejor esfuerzo)

A. Marco jurídico externo:

● Decreto 1072- 2015 Único reglamento sector trabajo

● Resolución 0312-2019 estándares mínimo del sistema de seguridad y

salud en el trabajo
● Código sustantivo del trabajo

● Ley 2101 por medio de la cual se reduce la jornada laboral semanal

de manera gradual, sin disminuir el salario de los trabajadores y se
dictan otras disposiciones
Normatividad interna: 7.2 procedimiento gestión del talento humano

7.5 procedimiento control documental

8.4 procedimiento de selección y evaluación de proveedores

8.5 procedimiento de recepción, verificación y almacenamiento de

mercancía

8.6 procedimiento para la liberación de mercancía

Procedimiento para el cargue de mercancía

8.7 procedimiento de producto y/o servicio no conforme

9.2 procedimiento de auditoría interna

9.3 procedimiento revisión por la dirección

10.2 procedimiento de acciones correctivas y de mejora

EQUIPO AUDITOR

Lency serna -Auditora líder

Kelly Vanegas- auditora 1

Caterine Castaño - auditora 2

Laudith Torregrosa- auditora 3

 B. Arquitectura organizacional: La arquitectura organizacional se concibe como el
modelo de gerencia adoptado por cada entidad para el desarrollo de sus
funciones, en concordancia con los fines institucionales establecidos; la cual está
constituida por los siguientes componentes:

a) Ideas rectoras (visión, misión, principios y/o valores):

VISIÓN

Afianzarnos como la empresa líder y más importante en la comercialización y distribución de

filtros, lubricantes y demás productos para el sector automotriz a nivel regional y nacional, con el
objetivo de estar más cerca del consumidor final. Para el 2030, buscamos la apertura de cinco
sedes en diferentes ciudades del país donde nuestros clientes encuentren atención y asesoría
técnica de forma eficaz y oportuna por parte del talento humano de Ucayali.

MISIÓN

Ofrecer a nuestros clientes productos de excelente calidad en lubricantes, filtros y otros artículos
dirigidos principalmente al sector automotriz, agroindustrial e industrial; brindándoles un óptimo
servicio, eficiente y oportuno, inspirados por nuestra filosofía fundamentada en valores y
mejoramiento continuo con el propósito primordial de lograr clientes satisfechos.

VALORES CORPORATIVOS
 Objetivos y metas:
⮚ Satisfacer las necesidades de nuestros clientes a través de la calidad disponibilidad y tiempo
de entrega.
Meta: encuesta de satisfacción >80%
Promesa de entrega No mayor a 36 horas

⮚ Fortalecer las competencias de nuestro personal.

Meta: (85% de las capacitación planeas)

⮚ Mejorar continuamente los procesos.

Meta: (Acciones de mejora anual con un cumplimiento al 85%)

b) Productos y/o servicios:

Filtros de aire
Filtros de aceite

Lubricantes
c) Teoría, métodos y herramientas:

planes de desarrollo y/o estratégicos:

La empresa Ucayali pensando en la optimización de tiempo tiene como

proyecto para el año 2024 sistematizar las actividades de picking, hoy en
dia se realiza de forma muy manual.

Al igual su visión para el 2030 es tener 5 sedes en diferentes ciudades del

país, actualmente cuenta 3 sedes, Medellín como sede principal, Bogotá y
montería

planes operativos: La empresa actualmente se encuentra trabando en

estrategias de fidelización de clientes en convenio con los proveedores y
busca impactar y/o llegar a más clientes por medio de las redes sociales.

estudio del entorno: ventaja competitiva fortalezas debilidades

fortaleza: Ucayali es macro distribuidores de la marca Shell en Medellín y

Antioquia ( es una de las marcas mas vendidas en lubricantes )

El portafolio de servicios cuanta con marcas muy representativas a nivel

nacional e internacional (Shell, Valvoline Donson)

Como debilidad: debido a que algunos productos son importados el precio

del dólar tiende afectar, si no se hace un buen sugerido de pedido y con
anticipación se escasea la mercancía y se demora mucho en llegar

programas y/o proyectos claves: en el momento la empresa no cuenta

con programas y/o proyectos claves

Estructura organizacional:
manuales de funciones
manuales de procedimientos:
 manuales técnicos:

d) Mejoras tecnológicas u operativas: Software contable, aplicativo para

para la gestión de pedidos, gestión y seguimiento de las PQRSF

Activades de promoción y prevención

Campañas de reciclaje y separación de residuos, ahorro de papel

 e) Estructura financiera: Financieramente solidad de acuerdo a la actividad
económica, comercialización y distribución de filtros y lubricantes

f) Conocimiento del entorno: Temas políticos, manifestaciones, alza del

dólar

PD.: El análisis general requiere de una concentración de esfuerzo en el conocimiento y la

comprensión, a través del estudio y análisis de la información y documentación solicitada a la
entidad, y que ha sido detallada en los literales anteriores, para lo que se elaboran narrativas que
describen una síntesis de cada uno de ellos.

2. Redacte adecuadamente el Objetivo de la Auditoría a realizar por su equipo, teniendo

en cuenta cualquiera de los tres ejemplos suministrados en la sesión formativa:

Verificar la conformidad, eficacia y mejoramiento continuo del SIG, de acuerdo con los
lineamientos de la normatividad vigente aplicable a cada sistema y actividad económica de la
empresa Ucayali S.A.S

3. Redacte el Alcance de la Auditoría teniendo en cuenta lo planteado en la sesión

formativa:

Se planifica y ejecuta la auditoria a los procesos misionales en las tres sedes de la empresa Ucayali
S.A.S, la cual se dedica a la comercialización y distribución de filtros y lubricantes a nivel Nacional.

a) Procesos y procedimientos: Todos los misionales tales como: Compras, Comercial,

Logística

b) Los apartados de la(s) Norma(s) aplicada(s) para la implantación del sistema.:

Todos los apartados teniendo en cuenta la exclusión del numeral 8,3 de la Norma
ISO9001:2015 (Diseño), debido a que la organización no diseña ningún producto ni
servicio.

c) La información relativa a documentación legal y administrativa de la empresa

Ley, decretos y resoluciones
Resolución 0312 de 2019, Decreto 1072 de 2015
Resolución 000013 de 2021 facturación electrónica
Decreto 1609 de 2002 transporte y manejo de mercancía peligrosa
d) Ubicación física de la sede o de las sedes.

Bogotá, Montería y Medellín

e) Actividades organizacionales.
Comercialización y distribución.