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Actividad Colaborativa. – Unidad 3 - Paso 4.

Plan de Gestión de las Comunicaciones

“Creación e implementación de una App que genere alerta de denuncios y reportes de delitos

en tiempo real a los ciudadanos del municipio de Tumaco-Nariño”

Presentado por:

Tatiana Largo Rodríguez

Yanohashelly Hernández

Eduardo José Freay

José Harry Cabezas

Presentado al Docente:

Paola Andrea Arias

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y Negocios – ECACEN

Especialización en Gestión de Proyectos.

Gestión de Stakeholders

2020
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Contenido.

Introducción.

1. Justificación del Trabajo a realizar

2. Objetivos

2.1 General.

2.2 Específicos.

3. Desarrollo del Trabajo

3.1 Plan de Gestión de las comunicaciones del proyecto.

3.2 Link de la página web del proyecto.

3.3 Link de la revista de ISSUU (Con los artículos elaborados)

4. Conclusiones

5. Referencias
 3
Introducción.

La siguiente actividad tiene como fin dar solución al paso (4), que consiste en proponer el

plan de gestión de las comunicaciones del proyecto que venimos trabajando en la creación e

implementación de una App que genere alerta de denuncios y reportes de delitos en tiempo real

a los ciudadanos del municipio de Tumaco-Nariño, mediante la aplicación de herramientas y

técnicas del PMBOK, se realizara la política de comunicaciones del proyecto, dando a conocer a

los Stakeholders los resultados en términos de impactos, costo, tiempo, alcance y calidad,

basándose en el uso de aplicaciones multimedia, y TIC.

Planificar las comunicaciones de un proyecto, es la actividad actual que nos permite

describir la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las

comunicaciones del proyecto.

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1. Justificación del Trabajo a realizar

La gestión de comunicaciones para el proyecto requiere de actividades estructuradas

como planificar la gestión de las comunicaciones, gestionar y controlar las comunicaciones, para

identificar las necesidades y los requisitos de los interesados, buscando el beneficio de la

eficiencia y eficacia en las comunicaciones para lograr la satisfacción y las expectativas de todos

los Stakeholders / interesados del proyecto.

Como bien sabemos, los procesos de dirección del proyecto de la guía del PMBOK,

incluye entradas, herramientas y técnicas y salidas, para desarrollar cada uno de los procesos de

la dirección del proyecto. La tecnología de las comunicaciones hace parte de la herramienta y

técnica para los procesos de la dirección del proyecto, que se pretende explicar la importancia de

ella, en el desarrollo del proyecto.

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2. Objetivos

2.1 General.

Definir el Plan de Gestión de las Comunicaciones, para el proyecto Creación e

implementación de una App que genere alerta de denuncios y reportes de delitos en tiempo real

a los ciudadanos del municipio de Tumaco-Nariño, con el fin de realizar seguimiento y control de

las actividades y recursos asignados a la ejecución del proyecto, de tal forma que se cumpla con

lo establecido y presupuesto asignado.

2.2 Específicos.

Informar a los interesados del proyecto los diferentes cambios y actualizaciones que sean

pertinentes, y mantener una adecuada y correcta comunicación con estos.

Realizar la sustentación del proyecto a la comunidad, en donde se presente y se socialice

con las personas los beneficios, atributos y demás impactos que generara la ejecución y puesta

en marcha de este proyecto.

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3. Desarrollo del Trabajo

3.1 Plan de Gestión de las Comunicaciones

3.1.1 Análisis DAFO

El análisis DAFO: análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas

que tiene el proyecto. Cómo pueden las amenazas convertirse en oportunidades, cómo

hacer que las fortalezas jueguen un papel relevante dentro de la comunicación.

Tabla 1: Análisis DAFO “Creación e implementación de una App que genere alerta de

denuncios y reportes de delitos en tiempo real a los ciudadanos del municipio de Tumaco-

Nariño”

FORTALEZAS DEBILIDADES

-Novedoso producto. Sitúa el proyecto en la • Inversión en TIC por parte de las familias.

vanguardia tecnológica y refuerza su Se necesita un dispositivo móvil para utilizar

visibilidad y presencia en el mercado. la aplicación.

-Facilidad de uso, el grupo objetivo está • Resistencia al cambio por parte de los

familiarizado con la tecnología de los usuarios finales

dispositivos móviles. • Elevados costos iniciales de operación

-Las apps no ocupan mucho espacio en el • Presupuesto no asignado para mejoras

disco duro y el consumo de recursos es en sistemas de información

bajo. • Cultura

-Los dispositivos móviles pueden funcionar • Gran cantidad de personal para hacer

en situaciones en las que los usuarios cumplir los ajustes de proceso

disponen de baja o nula conectividad a • Problemas de financiación

Internet. • Problemas con terceros

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-La distribución del producto es sencilla, vía • Falta de apropiación de las nuevas

Internet. Abaratamiento de los gastos en tecnologías de la información para la

infraestructuras y mantenimiento implementación de la APP

tradicionales

-Apoyo a la policía nacional

OPORTUNIDADES AMENAZAS

• Se revoluciona en el concepto de • Mercado inmaduro y vulnerable por la

distribución de contenidos en pro de la aparición de nuevas tendencias

seguridad ciudadana tecnológicas.

• El precio no es un problema para la • Dudas en el modelo de negocio.

decisión de compra de los usuarios ya que • Dependencia de los recursos del estado,

la aplicación puede ser gratuita. • Diferentes niveles de aprobación del

• Mejorar tiempos de atención al ciudadano proyecto

• Crecimiento en el análisis de datos para • Cambios normativos

prevenir delitos en el municipio • Falta de seguimiento financiero

• Creación de programas de promoción y • Uso inapropiado de los sistemas que se

prevención con los datos analizados. implementen

• Prevenir posibles complicaciones en la • No definir límites de análisis de datos y

comunidad afectada de las variables que deben ser

• Sistema usable para los usuarios finales, analizadas

el cual les ayudara en su gestión de • Cambios en el entorno

denuncias y delitos.

3.1.2 Análisis de requisitos de Comunicación.

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Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información

necesaria con un análisis del valor de dicha información. Los recursos del proyecto se deben

utilizar únicamente para comunicar información que contribuya al éxito del proyecto o cuando

una falta de comunicación pueda conducir al fracaso. Una técnica analítica para determinar

las necesidades de información de los interesados del proyecto a través de encuestas,

capacitaciones, etc.

Tabla 2: Análisis de requisitos de Comunicación

INTERESADO COMUNICACIÓ ESTRATEGIA CONTENIDO FORMAT MEDIO FRECUENCIA

N O
Personal Formal Mantener Informes, Escrito Papel, Mensual
Asistente un registro instrucciones, internet
de todos los procedimiento
informes s
y manuales
Director del Interna Mantener Informes, Escrito, Papel, Diario
proyecto informados memorandos, verbal, correo
a todos los ordenes, visual electrónico
miembros observaciones , oral
del proyecto
Equipo de Interna Mantener Informes, Escrito, Papel, Diario
proyecto informados memorandos, verbal, correo
a todos los ordenes, visual electrónico
miembros observaciones , oral
del proyecto
Administració Oficial Mantener Informes, Escrito, Papel, Diario
n Distrital informados memorados, verbal, internet
a todas las observaciones visual
entidades
oficiales
Comunidad/ Externo Mantener Informes, Escrito Papel, Dependiend
Ciudadanía informados respuestas a correo o
a los peticiones electrónico de la
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stakeholder , necesidad,
s internet mensual
que no
pertenecen
al proyecto

3.1.3 La tecnología de la comunicación que se utilizará para cada grupo de

interesados.

INTERESADO TECNOLOGIA DE COMUNICACION

Personal Asistente Correo electrónico corporativo,
SharePoint, información compartida en la
nube, Teams (teleconferencias), Cisco
Webex (llamadas VoIP), Intranet,
Correspondencia interna.
Director del proyecto Correo electrónico corporativo,
SharePoint, información compartida en la
nube, Teams (teleconferencias), Cisco
Webex (llamadas VoIP), Intranet,
Correspondencia interna.
Equipo de proyecto Correo electrónico corporativo,
SharePoint, información compartida en la
nube, Teams (teleconferencias), Cisco
Webex (llamadas VoIP), Intranet,
Correspondencia interna.
Administración Distrital Correos electrónicos, comunicados vía
web, SharePoint, informes Power BI,
Teams (Teleconferencias)
Comunidad/Ciudadanía Redes sociales, Radio y TV, Corres
electrónicos, Pagina Web.

3.1.4. Los Modelos de comunicación que se llevarán a cabo para cada grupo de
interesados.

INTERESADO MODELO DE COMUNICACION

Personal Asistente Lineal: Se establece este modelo ya
que este personal este habilitado y
capacitado para interpretar las
diferentes tareas y mensajes que recibe
por parte del equipo y director del
proyecto, y partiendo de esta
información ejecutan y asisten en

Director del proyecto
Equipo de proyecto
Administración Distrital
Comunidad/Ciudadanía
10
diferentes actividades.
Complejo: este modelo contempla la
transaccionalidad de la comunicación en
donde se envía y recibe información y
retroalimentación de manera simultánea
ya que el personal debe estar en
constante comunicación de manera
multidireccional y de manera más
sincrónica.
Complejo: este modelo contempla la
transaccionalidad de la comunicación en
donde se envía y recibe información y
retroalimentación de manera simultánea
ya que el personal debe estar en
constante comunicación de manera
multidireccional y de manera más
sincrónica.
Complejo: este modelo contempla la
transaccionalidad de la comunicación en
donde se envía y recibe información y
retroalimentación de manera simultánea
ya que el personal debe estar en
constante comunicación de manera
multidireccional y de manera más
sincrónica.
Lineal: Por medio de este modelo se da
la información hacia la comunidad, es
de una sola vía, ya que lo que se busca
es dar a conocer las novedades, y
noticias de interés a la comunidad, pero
su finalidad no va en busca como tal
una retroalimentación o réplica del
mensaje

3.1.5 Los Métodos de comunicación uno para cada grupo de interesados.

INTERESADO METODO DE COMUNICACION

Personal Asistente Comunicación de tipo push
(empujar): Enviada a receptores
específicos en este caso el personal
asistente que necesitan recibir la
información. Esto asegura la distribución
de la información. Este tipo de
comunicación incluye cartas,
memorandos, informes, correos
electrónicos, faxes, correos de voz,
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blogs, comunicados de prensa, etc.
Director del proyecto Comunicación interactiva: Entre dos o
más partes que realizan un intercambio
de información
de tipo multidireccional. Resulta la
manera más eficiente de asegurar una
comprensión común
entre todos los participantes sobre
temas específicos, e incluye reuniones,
llamadas telefónicas,
mensajería instantánea,
videoconferencias, etc.
Equipo de proyecto Comunicación interactiva: Entre dos o
más partes que realizan un intercambio
de información
de tipo multidireccional. Resulta la
manera más eficiente de asegurar una
comprensión común
entre todos los participantes sobre
temas específicos, e incluye reuniones,
llamadas telefónicas,
mensajería instantánea,
videoconferencias, etc.
Administración Distrital Comunicación interactiva: Entre dos o
más partes que realizan un intercambio
de información
de tipo multidireccional. Resulta la
manera más eficiente de asegurar una
comprensión común
entre todos los participantes sobre
temas específicos, e incluye reuniones,
llamadas telefónicas,
mensajería instantánea,
videoconferencias, etc.
Comunidad/Ciudadanía Comunicación de tipo push
(empujar): Enviada a la comunidad.
Esto asegura la distribución de la
información, se hará por medio de
comunicados de prensa, redes sociales
y páginas WEB

3.1.6 Tabla de Requerimientos de comunicación.

Comunicació Objetivo Tecnología (medio) Modelo Método Frecuenci Plazo para Responsable Aprobador
n (lo que se a confirmar de enviar
quiere recepción
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informar)
Estado de Revisar el estado de Interna.formal, Complejo Pull Quincenal 1 Día Equipo del Gerente del
las las actividades vertical, oficial, Proyecto Proyecto
actividades programadas escrita (correo
electrónico).
Entregables Identificar en cada Externa, formal, Complejo Push Final de 2 a 4 Días Gerente del Sponsor
fase del proyecto, vertical, oficial, Fase Proyecto
donde se analiza el escrita (correo
cumplimiento del total electrónico), verbal.
de las actividades
asignadas
Resultado Revisar los resultados Externa, formal, Lineal Pull Final de 2 a 4 Días Sponsor Gerente del
de del análisis del vertical, oficial, Fase proyecto
Validación cumplimiento del total escrita (correo
de de los entregables electrónico).
entregables
Solicitud de Solicitar formal de los Externa, formal, Complejo Push Cuando se 2 a 4 Días Sponsor Gerente del
cambios cambios requeridos en vertical, oficial, Requiera proyecto
el proyecto escrita (correo
electrónico).
Gestión de Analizar cambios Externa, formal, Complejo Push Cuando se 2 a 4 Días Gerente del Sponsor
Cambios permitidos dentro del vertical, oficial, Requiera Proyecto
proyecto, y su impacto escrita (correo
según la fase en la electrónico).
que se involucre
Calidad Reportes de revisión Interna, formal, Complejo Push Cuando se 1 Día Equipo de Gerente del
de calidad de cada vertical, no oficial, Requiera Calidad Proyecto
entregable escrita (correo
electrónica).
Informes Informar el estado del Externa, formal, Complejo Push Mensual 3 Días Gerente del Sponsor
proyecto vertical, oficial, Proyecto
escrita (correo
electrónico).
Disponibilida Analizar la cantidad de Interna, formal, Complejo Push Bimestral 3 Días Gerente del Recursos
d de recursos requeridos, vertical, oficial, Proyecto Humanos
recursos perfiles y tiempo escrita (correo
requerido para el electrónico).
proyecto
Instalación Externa, formal, Complejo Push Cuando se 3 Días Gerente del Sponsor
en ambiente vertical, oficial, Requiera Proyecto
de pruebas escrita (correo
Sponsor electrónico).
Paso a Identificar el acta la Escrita, formal, Complejo Push Cuando se 3 Días Gerente del Sponsor
producción cual comunica la y vertical, oficial, Requiera Proyecto
aprueba el paso a escrita (correo
producción de la electrónico).
aplicación
Informe de Informe el cual Interna, formal, Lineal Push Cuando se 2 Días Tester Gerente del
estado de comunica el estado vertical, oficial, Requiera Proyecto
pruebas actual de las pruebas escrita (correo
realizadas electrónico).
Despliegue Identificar las Interna, formal, Lineal Push Cuando se 1 Día Desarrollador Tester
de versión versiones requeridas horizontal, oficial, Requiera
para la radicación de escrita.
cada proceso

3.1.7 Glosario.

Término Definición
Administración Digital Incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la administración pública.
Calidad Capacidad que posee un objeto para satisfacer necesidades implícitas o explícitas según un parámetro, un cumplimiento d
cualidad
Comunidad Conjunto, una asociación o un grupo de individuos, pueden ser de seres humanos, de animales o de cualquier otro tipo de v
comparten elementos, características, intereses, propiedades u objetivos en común.
Comunicación Proceso que consiste en la transmisión e intercambio de mensajes entre un emisor y un receptor
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Director de proyecto Gestor de proyectos, gerente, líder o encargado de proyecto
Equipo de trabajo Grupos cuyos miembros trabajan para alcanzar un objetivo común y específico
Entregables Es cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar un proyecto o parte del mismo
Interesados Involucrados activamente con el Proyecto
Informes Recoge de manera clara y ordenada los resultados y hallazgos de un proceso de investigación y observación, para ser com
público determinado
Personal Asistente
Pull Acciones de marketing que buscan la atracción del consumidor hacia la marca
Push Estrategia dirigida hacia los canales de distribución
Sponsor Individuo o la compañía que aporta recursos para financiar un evento con el fin de hacer publicidad
Tester Probadores de software

3.2 Link de la página web del proyecto.

https://sites.google.com/d/1L9w3m9wVVAIarmzdcL650uA1KM3_SlRh/p/1-
FDxJ4lv3XdbNPWrE6NoCP2MnO3lFsKG/edit

3.3 Link de la revista de ISSUU (Con los artículos elaborados)

4. Conclusiones

La construcción de un plan de gestión de las comunicaciones nos ayuda a asegurar una

comunicación efectiva con los interesados del proyecto, pudimos evidenciar que es esencial

crear estrategias efectivas que permitan llevar la información de la mejor manera a cada
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una de las personas involucradas, y así evitar inconvenientes, fallas o errores a futuro, y

que todas las personas estén al tanto de los avances y novedades que se pueden presentar

a lo largo de la ejecución de un proyecto.

5. Referencias
 15
Reich, B. H., & Wee, S. Y. (2006). Searching for Knowledge in the PMBOK® Guide. Project
Management Journal, 37(2), 11-26

Del Pino Espinoza, T. K., & Villalobos Sánchez concha, E. S. (2015). Aplicación de los
lineamientos del PMBOK en la gestión del tiempo y las comunicaciones en un proyecto.