DIPLOMADO VIRTUAL EN

GERENCIA DE PROYECTOS
Guía didáctica 3: Ejecución del proyecto

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 Se espera que con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 3:
Ejecución del proyecto, el estudiante logre la siguiente competencia específica:
➢ Definir un plan para la dirección de un proyecto y su posible ejecución,
haciendo uso de los elementos y herramientas propuestas.

Los contenidos temáticos a desarrollar en la guía didáctica del módulo 3:

Ejecución del proyecto, son:

Software
para la
ejecución de
proyectos

Metodología
para la
ejecución
de
proyectos

Procesos de
ejecución

Ilustración 1: contenidos temáticos.

Fuente: autor.

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Tema 1: Procesos de Ejecución

El Grupo de Procesos de Ejecución está compuesto por aquellos

procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la
dirección del proyecto a fin de satisfacer los requisitos del proyecto. Este
Grupo de Procesos implica coordinar recursos, gestionar el involucramiento de
los interesados, e integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al
plan para la dirección del proyecto.
El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el trabajo
necesario para cumplir con los requisitos y objetivos del proyecto se lleva a
cabo de acuerdo con el plan. Gran parte del presupuesto, recursos y tiempo
del proyecto se utiliza en la realización de los procesos del Grupo de Procesos
de Ejecución. Los procesos del Grupo de Procesos de Ejecución pueden
generar solicitudes de cambio. En caso de ser aprobadas, las solicitudes de
cambio pueden desencadenar uno o más procesos de planificación que
conducen a un plan de gestión o documentos del proyecto modificados, y
posiblemente a nuevas líneas base.

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 Gestión de la
integración del
proyecto.
Gestionar la
calidad

Grupos de
procesos de
ejecución

Gestionar el Dirigir y gestionar el

conocimiento del trabajo del proyecto.
proyecto. -Gestionar los recursos.
- Gestionar las - Adquirir recursos.
comunicaciones. - Desarrollar el equipo.
- Gestionar los - Dirigir al equipo.
riesgos. - Gestionar el
- Efectuar las involucramiento de los
comunicaciones. interesados.

Ilustración 2: grupos de procesos de ejecución.

Fuente: PMBOK sexta edición

Gestión del Trabajo del Proyecto

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es el proceso de liderar y llevar a
cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los
cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. El beneficio clave de
este proceso es que proporciona la dirección general del trabajo y los entregables
del proyecto, mejorando así la probabilidad de éxito del proyecto. Este proceso se
lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Gestión del Conocimiento del Proyecto

Gestionar el conocimiento del Proyecto es el proceso de utilizar el
conocimiento existente y crear nuevo conocimiento para alcanzar los objetivos
del proyecto y contribuir al aprendizaje de la organización. Los beneficios clave

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de este proceso son que el conocimiento previo de la organización se aprovecha
para producir o mejorar los resultados del proyecto y que el conocimiento creado
por el proyecto está disponible para apoyar las operaciones de la organización y
los futuros proyectos o fases. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el
proyecto.

Gestión de la Calidad del Proyecto

Gestionar la Calidad es el proceso de convertir el plan de gestión de la
calidad en actividades ejecutables de calidad que incorporen al proyecto las
políticas de calidad de la organización. El beneficio clave de este proceso es que
incrementa la probabilidad de cumplir con los objetivos de calidad, así como de
identificar los procesos ineficaces y las causas de la mala calidad. Este proceso
se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Adquirir Recursos
Es el proceso de obtener miembros del equipo, instalaciones,
equipamiento, materiales, suministros y otros recursos necesarios para completar
el trabajo del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que describe y guía
la selección de recursos y los asigna a sus respectivas actividades. Este proceso
se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario.

Desarrollar y Dirigir al Equipo

Desarrollar el equipo es el proceso de mejorar las competencias, la
interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para
lograr un mejor desempeño del proyecto. El beneficio clave de este proceso es
que produce como resultado una mejora del trabajo en equipo, mejoras de las
habilidades interpersonales y competencias, empleados motivados, reducción de
la deserción y mejora el desempeño del proyecto en general.
Ahora bien, dirigir al Equipo es el proceso que consiste en hacer
seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporcionar
retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios en el equipo a fin de

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optimizar el desempeño del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que
influye en el comportamiento del equipo, gestiona los conflictos y resuelve los
problemas. Estos procesos se llevan a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Gestión de las Comunicaciones

Gestionar las comunicaciones es el proceso de garantizar que la
recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión,
monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y
adecuados. El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de
información eficaz y eficiente entre el equipo del proyecto y los interesados. Este
proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Ilustración 3: caracterización grupo de procesos de ejecución.

Fuente: PMBOK sexta edición.

Solicitudes de Cambio
Cuando se detectan problemas durante la ejecución del trabajo del
Proyecto, se deberá emitir una solicitud de cambio, que permita modificar las
políticas o procedimientos, el alcance, el costo o el presupuesto, el cronograma
o la calidad del Proyecto.

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 El equipo del Proyecto, debe implementar las solicitudes de cambio
aprobadas, que son los cambios documentados y autorizados para ampliar o
reducir el alcance del Proyecto, que pueden hacer necesaria la implementación
de acciones correctivas y preventivas.

Acción preventiva: se anticipa a la causa y pretende

eliminarla antes de que aparezca.
Disminuye el riesgo

Acción correctora: se lleva a cabo para eliminar la causa de

un problema. Ataca dicha causa.

Reparación de defectos: Identificación del defecto con la

recomendación de reparar el defecto o reemplazar el
componente.

Ilustración 4: acciones – solicitud de cambios.

Fuente: PMBOK sexta edición.

Acción preventiva
Autoriza a llevar a cabo una actividad que se anticipan a la causa, y
pretenden eliminarla antes de su existencia. Evitan los problemas identificando los
riesgos. Cualquier acción que disminuya un riesgo es una acción preventiva.

Acción correctiva
Autoriza a llevar a cabo un trabajo que elimine la causa del problema. Las
correcciones atacan los problemas, las acciones correctivas sus causas.
Reparación de defectos
Identificación formalmente documentada de un defecto en un
componente, con una recomendación para reparar el defecto o reemplazar el
componente.

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 Actualizaciones
Cambios a la documentación, planes, etc., controlados formalmente para
reflejar ideas o contenidos, modificados o adicionales.
Respuesta a los riesgos
Implementar la respuesta a los riesgos es el proceso de implementar
planes acordados de respuesta a los riesgos. El beneficio clave de este proceso
es que asegura que las respuestas a los riesgos acordadas se ejecuten tal como
se planificaron a fin de abordar la exposición al riesgo del proyecto en general,
así como de minimizar las amenazas individuales del proyecto y maximizar las
oportunidades individuales del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo
de todo el proyecto.
Efectuar las adquisiciones
Efectuar las adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los
proveedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato. El beneficio clave de
este proceso es que selecciona un proveedor calificado e implementa el acuerdo
legal para la entrega. Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del
proyecto, según sea necesario.
Participación de los interesados
Gestionar el involucramiento de los interesados es el proceso de
comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades y
expectativas, abordar los incidentes y fomentar la participación adecuada de los
interesados. El beneficio clave de este proceso es que permite al director del
proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia por parte de los
interesados. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

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Tema 2: Metodología para la ejecución del proyecto

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto es el proceso que consiste en

ejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, con el fin de
cumplir con los objetivos del mismo. Estas actividades abarcan, entre otras:
• Realizar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos del
proyecto.
• Crear los entregables del proyecto.
• Reunir, capacitar y dirigir a los miembros del equipo asignado al
proyecto.
• Obtener, gestionar y utilizar los recursos, incluyendo materiales,
herramientas, equipos e instalaciones.
• Implementar los métodos y normas planificados.
• Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto
externos como internos al equipo del proyecto.
• Generar los datos del proyecto, tales como costo, cronograma, avance
técnico y de calidad y el estado, a fin de facilitar las proyecciones.
• Emitir las solicitudes de cambio y adaptar los cambios aprobados al
alcance, a los planes y al entorno del proyecto.
• Gestionar los riesgos e implementar las actividades de respuesta a los
mismos.
• Gestionar a los vendedores y proveedores.
Recopilar y documentar las lecciones aprendidas e implementar las
actividades aprobadas de mejora del proceso.
Cuando inicia la ejecución del proyecto es muy probable que se presenten
situaciones o factores que afectan las actividades definidas en la planeación del
proyecto, lo cual trae como posibles consecuencias:

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 Ajustes de presupuestos entre otros gastos e
inversiones.

Desintegración de los equipos de trabajo.

Ilustración 5: factores de afectación de las actividades planificadas.

Fuente: PMBOK sexta edición.

Por tal motivo, es pertinente considerar las siguientes recomendaciones

basadas en acciones concretas para ayudarle en las actividades de planeación,
ejecución y control del proceso gerencial de proyectos:

1. Defina claramente los objetivos del proyecto.

No hay nada más saludable para un proyecto que la planeación concluya
con una apropiada definición de objetivos, y que éstos sean dados a conocer
oportunamente no sólo al equipo de trabajo, sino a todos los integrantes dentro de
la organización.
2. Comprometa al equipo de trabajo en el proyecto.
Las buenas intenciones no son suficientes durante la fase de ejecución
de un proyecto. Las personas involucradas deben ejecutar. Horas de retraso en
la ejecución de las actividades asignadas significan semanas de retraso en el
proyecto global.
3. Asigne y motive a las personas clave.
Un proyecto no requiere que se le asigne todo el recurso humano que
labora en una organización; requiere más bien de personas clave con
conocimientos sólidos acerca del negocio. Estas personas clave deben ser
motivadas para lograr los resultados esperados.
4. Identifique a tiempo posibles fuentes de problemas.
Pocos proyectos se ejecutan sin que surjan problemas en el camino. Es
muy importante que como gerente de proyecto detecte lo más pronto posible

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aquellos esfuerzos que no están siendo encaminados a los fines del proyecto, y
actúe en consecuencia. Esto evitará en buena medida pérdidas de esfuerzo.
5. Negocie con oportunidad y firmeza.
Como gerente de proyecto debe negociar oportunamente y con gran
firmeza para que la ejecución de actividades, en caso de desviaciones, retorne lo
más pronto posible al programa originalmente previsto.

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Tema 3: Software para la Ejecución de proyectos

Microsoft Project

Una vez finaliza la gestión del proyecto en el aplicativo, se procede con las
herramientas para gestionar los procesos de ejecución, teniendo en cuenta las
siguientes orientaciones:

Registrar Avance Físico y Fechas de Inicio/Termino

Existe dos formas de registrar el avance, la primera es registrar el avance

físico porcentual en el campo “% Completado”, como lo muestra la siguiente
figura:

Ilustración 6: registro del avance del proyecto – primera forma.

Fuente: Microsoft Project.

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 La segunda forma es dirigiéndose a ver – Gantt de Seguimiento, tal
como lo muestra la siguiente figura:

Ilustración 7: registro del avance del proyecto – segunda forma.

Fuente: Microsoft Project.

Generar Reportes
La aplicación incluye un conjunto de informes predefinidos para que el
usuario aplique directamente. Estos abarcan vistas generales de rendimiento y
avance, actividades en curso, costos, asignación de recursos, carga de trabajo.
Para esto debe dirigirse a Informe > Informes, tal como lo muestra la siguiente
figura:

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Ilustración 8: generar reportes del proyecto - Informes.
Fuente: Microsoft Project

Una vez hecho clic sobre «Informes», se desplegará el siguiente cuadro

en donde deberá seleccionar el tipo de informe que desee generar, tal como
se muestra en la siguiente figura:

Ilustración 9: Generar reportes del proyecto – Tipos de informes.

Fuente: Microsoft Project

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 Ahora que has revisado algunos conceptos y que conoces su
alcance de acuerdo a la temática planteada en este módulo de
formación, te invitamos a realizar, de acuerdo a la planificación
desarrollada en el módulo anterior un mapa mental que ilustre cómo
se llevaría a cabo el proceso de ejecución del proyecto en tu
organización, para ello, puedes valerte de la información expuesta en
la guía y, a partir de los recursos de aprendizaje propuestos.
¡Inténtalo!

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Cámara de Comercio de Medellín: Juan Carlos García. (2013). Gerencia de
Proyectos.
Pons, J.F. (2009). Análisis teórico del PMBOK y su puesta en marcha en
proyectos de edificación.
Cano, W. (2006). Introducción a la gerencia de proyectos.
Randolph, W. y Posner, B. (2013). El reto de dirigir equipos de proyectos y
contingentes de trabajo.
Project Management Institute (PMI). (2017). Guía de los fundamentos para la
dirección de proyectos – PMBOK. Sexta Edición.
Organización Internacional de Estandarización (2012). Norma ISO 21500: Guía
para la gestión de proyectos.

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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
GERENCIA DE PROYECTOS del Politécnico de Colombia, y solo
podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los
usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que
aquí se presenta.

GUÍA DIDÁCTICA 3
M2-DV15-GU03
MÓDULO 3: EJECUCIÓN DEL PROYECTO

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2021

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica

Realización del texto: Jehison Posada, docente
Revisión del texto: Comité de Revisión
Diseño: Luisa Fernanda Serna, comunicadora

Editado por el Politécnico de Colombia

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