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BASES PREMIO NACIONAL 5S Marzo 2018 4
BASES PREMIO NACIONAL 5S Marzo 2018 4
NACIONAL 5S
PERÚ-2018
COMITÉ ORGANIZADOR
ÌNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN
I.OBJETIVOS DEL PREMIO NACIONAL 5S 5
II.CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA 5S 5
Seiri 5
Seiton 6
Seiso 6
Seiketsu 7
Shitsuke 7
III.PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S 9
Paso 1: Decisión de la Alta Dirección 9
Paso 2: Compromiso de la Alta Dirección 10
a. Promesa de responsabilidad 10
b. Formulación y presentación de la Política y Objetivo 10
c. Anuncio oficial del inicio de las 5S. 10
Paso 3: Organización del equipo 5S 11
a. Los facilitadores 12
b. El grupo de difusión 12
c. Los auditores 13
Paso 4: Plan Maestro 13
Paso 5: Ejecución del Plan Maestro 14
Paso 6: Verificación del Sistema 5S 15
Paso 7: Análisis y Mejora 15
IV.CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DEL PREMIO NACIONAL 5S 17
Compromiso de la Alta Dirección 17
Organización 22
Implementación 25
Integración y resultados 27
V.PUNTAJES POR CRITERIOS 28
VI.RÙBRICA DE EVALUACIÓN 31
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ÍNDICE DE ANEXOS
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INTRODUCCIÓN
Para alcazar este objetivo, resulta indispensable aplicar el modelo 5S, a efectos de
lograr un cambio cultural interno que permita sostener cualquier sistema o
certificación de calidad, así como conducir a nuestras organizaciones hacia la
competitividad a nivel mundial. Efectivamente, la experiencia exitosa de empresas
japonesas que aplican la metodología 5S, confirman su importancia y sustentan el
por qué el Premio Nacional 5S promueve su implementación.
Para estos fines, se conformó el Comité Autónomo Premio Nacional 5S, el cual está
integrado por representantes de prestigiosas organizaciones, entre las que figuran la
Asociación Peruano Japonesa, la Cámara de Comercio e Industria Peruano
Japonesa, la Japan International Cooperation Agency (JICA), la Japan External
Trade Organization (JETRO) y la Asociación Kenshu Kiokay del Perú - AOTS Perú.
Este Comité tiene por finalidad organizar anualmente el Premio Nacional 5S, y dar
reconocimiento público a las organizaciones participantes que estén comprometidas
con programas de mejora continua y que hayan implementado adecuadamente el
modelo 5S.
El presente documento describe el procedimiento para poner en práctica las 5S y
presenta las bases del concurso para el Premio Nacional 5S, sobre las que el Comité
invita a participar a las empresas de distintos sectores económicos del país que
siguen este modelo.
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PREMIO NACIONAL 5S
I. OBJETIVOS:
El Premio Nacional 5S busca promover una cultura organizacional en la que sea
propicia la implementación y práctica de herramientas de mejora continua y sistemas
de gestión de calidad de clase mundial, que conlleven a desarrollar entornos de
trabajo, donde el personal esté motivado a formar parte de un equipo que busque
mejorar la calidad en los procesos productivos o de prestación de servicios e
incrementar con ello la productividad, en beneficio de la organización y sus
colaboradores en conjunto.
Los objetivos específicos relacionados son:
Incentivar a las organizaciones peruanas a la práctica intensiva de las 5S.
Difundir conocimientos sobre la implementación del sistema 5S y
herramientas de gestión complementarias de mejora continua a todas las
organizaciones interesadas.
Estandarizar el uso de las 5S.
Fomentar el trabajo en equipo a través de los equipos de 5S.
Reconocer públicamente los logros de las organizaciones peruanas que
demuestren la implementación exitosa del modelo 5S.
Promover el intercambio de experiencias en la aplicación de las 5S.
Es menester precisar que, el “orden” de las 5S no tiene mucho que ver con el
orden cosmético con el que generalmente se asocia esta palabra. En
realidad, el “orden” de las 5S está orientado a eliminar desperdicios de
tiempo, espacios y esfuerzos; lo que permite generar ahorro, mejorar la
eficiencia y la productividad.
En ese orden de ideas, si la disposición de las cosas permite ahorrar tiempo,
energía, recursos o dinero, entonces se cumple con el objetivo de la segunda “S”.
Así, por ejemplo, las cosas guardadas en un estante o archivador no deben estar
amontonadas sino deberán cumplir con los tres conceptos mencionados
previamente.
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Efectuar una inspección detallada.
Realizar acciones de conservación.
Eliminar fuentes que generan suciedad.
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III. PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S:
a) Promesa de responsabilidad:
La Alta Dirección anuncia su compromiso de implementar el Sistema 5S en la
organización hasta su total ejecución. Para tal efecto, conforma un Comité 5S
responsable de dirigir la implementación.
Revistas institucionales.
Redes sociales.
Trípticos.
Gigantografías.
Reuniones plenarias, etc.
Por tal motivo, se debe crear el Comité 5S, conformado por los miembros de la
Alta Dirección, quienes liderarán y harán seguimiento al proyecto. En adición, a
este Comité se deberán integrar personas de las diferentes áreas de la
organización, como equipo de apoyo, con la misión de hacer el trabajo de
coordinación y supervisión del proyecto, que tendrá un programa de ejecución.
Este equipo estará distribuido como sigue: a) Facilitadores, b) Promotores, y c)
Auditores.
Por otra parte, para brindar los espacios y comodidades del caso no
solo para el Comité sino principalmente para los grupos de apoyo, es
deseable que se cuente con una oficina de promoción de las 5S, la cual
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será de múltiples usos, en la cual se podrán realizar las siguientes
actividades: Los miembros del Comité podrán sesionar.
a) Facilitadores:
Este es considerado como el más importante de los tres grupos de apoyo, puesto
que se convertirá en el motor del Sistema 5S, motivando y capacitando a todo el
personal, pero, fundamentalmente repartiendo la responsabilidad de implementación
a un grupo mayor de personas.
Si bien es cierto que, la capacitación inicial en 5S podrá ser realizada por un
consultor externo, se recomienda que este se encargue exclusivamente de la
preparación del grupo de facilitadores; mientras que la capacitación del resto del
personal, incluyendo a los demás miembros del Comité, deberá estar a cargo de los
facilitadores, hecho que eleva el nivel de motivación de este grupo y los compromete
seriamente con el proceso de implementación.
Bajo esta premisa, los facilitadores deberán ser -en un 80%- miembros de base de la
organización. Se debe invitar a participar de este grupo principalmente a personas
con el siguiente perfil:
b) Grupo de difusión:
c) Grupo de auditores:
Este grupo tiene como rol la acción correctora que se constituirá en el sistema
“rígido”, que no permitirá debilitarse a los equipos responsables de cada área y, en
general, a todo trabajador. Otro importante encargo de este grupo es ser constante
en el propósito, con lo cual logrará que cada uno de los principios de las 5S se
conviertan finalmente en hábitos.
Resulta oportuno destacar que, la labor de los auditores tendrá un valor agregado;
pues en cada oportunidad que se realice una auditoría deberá aprovecharla para
concientizar al personal sobre la conveniencia de tener buenas prácticas.
Los auditores del programa 5S serán elegidos cuidando su perfil, deberán ser
seleccionados revisando la planilla de jefes, supervisores o personal destacado. Se
debe dar prioridad a los auditores internos ISO si la organización los tuviera.
Bajo este marco, el Plan maestro debe establecer en forma detallada las etapas
a desarrollar, indicando qué se hará, quienes serán los responsables, cuándo y
dónde y cómo se realizará, puede usarse la técnica de 5W+1H y describir las
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actividades en un cronograma.Para la etapa de planificación, se recomienda la
utilización del ciclo PHVA, describiendo las etapas de planificación, ejecución,
verificación y estandarización, estableciendo un proceso de mejora continua.
En lo que concierne al avance, a fin de asegurar que este sea uniforme y que
haya sido integrada toda la organización en el proyecto, se recomienda elaborar
un mapa de implementación, para cuyo efecto, cada sector de las instalaciones
de la organización deberá tener un equipo responsable de la ejecución del
programa 5S, bajo la conducción de un líder. Las responsabilidades de cada
uno de los integrantes deberán estar claramente definidas.
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LOS SIETE PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 5S
P6 Verificación del Sistema . Verificar el logro de los objetivos revisando los resultados.
5S
16
IV. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DEL PREMIO NACIONAL 5S:
1.1. Planeación:
El sub-criterio planeación evalúa el proceso de desarrollo de las estrategias sobre las
5S. La Alta Dirección debe definir cómo se conciben los objetivos de las 5S y
alinerarlos con los grandes objetivos estratégicos de la organización; asimismo, debe
fijarlos planes de acción para alcanzarlos. Adicionalmente, la Alta Dirección
examinará la manera en que se despliegan los planes y como se hará el seguimiento
al desempeño de los involucrados.
1.1.1. ¿Cómo evidencia la Alta Dirección su compromiso con la
promoción de las 5S en su organización?
- Se verifica que existe una alineación de los objetivos de las 5S con los
objetivos estratégicos de la organización.
1.2. Ejecución:
El sub-criterio ejecución examina la amplitud y la profundidad con que los enfoques
estratégicos de la Alta Dirección son aplicados a las áreas relevantes de la
organización; es decir, que tan bien estos se encuentran alineados con el programa
5S. La ejecución es excepcional si la implementación se da en todas las áreas, de lo
contrario solo sería limitado. La organización debe garantizar que el despliegue de las
estrategias asociadas a las 5S sirvapara alcanzar las metas.
- Asigna recursos en general para las actividades de 5S, etapa por etapa, y/o
otros recursos logísticos, tales como: lugar para reuniones semanales,
mesas de trabajo, muebles, pizarras, materiales de capacitación, edición y
publicación de revistas, cámara fotográfica o filmadora, tableros de
publicación, etc.
- Mediante los medios tecnológicos y/o las redes sociales, la Alta Dirección
mantiene la comunicación fluida -en tiempo real- para difundir estrategias,
cambios, avances, nuevos miembros o resultados exitosos que merecen ser
compartidos por todos. Será importante archivar estos mensajes en una
carpeta de las 5S, o copias impresas l para su publicación en el tablero de
las 5S (periódicos murales), y así hacerla de conocimiento de todo el
personal de la organización.
1.3. Control:
- Para todos los grupos que son o pueden ser parte interesada del programa
5S, la Alta Dirección establece un día central -previamente planificado- para
que todos estén presentes incluyendo supervisión y jefaturas. Ese día,
algunas actividades son paralizadas o delegadas al personal ya capacitado
en las 5S. Debe llenarse un formato de asistencia, donde se consignen los
nombres y las firmas de todos los participantes, fotos y/o filmación del
evento.
- Con el apoyo del área de Recursos Humanos, todo personal nuevo que
ingresa a la organización, tendrá un proceso de inducción, de carácter
obligatorio, en el que se incluirá la introducción al programa de las 5S.
La revisión del sistema deberá ser realizada por la Alta Dirección al inicio de cada
período anual, partiendo de la revisión de lo realizado en el período anterior de
acuerdo al plan maestro. En esta revisión se identificará todo aquello que que quedó
pendiente de ejecución o que no se cumplió según lo planificado y, servirá para
plantear los correctivos del caso, presentar nuevos objetivos para el sistema, entre
otros.
1.5. Reconocimientos:
21
2. ORGANIZACIÓN (120 puntos):
2.1. Planeación:
2.2. Ejecución:
2.2.1. ¿Se puede verificar que hayan actas de reuniones de trabajo del
Comité o del equipo de trabajo, realizadas en los últimos 6 meses
y referidas a la implementación de las 5S en la organización?
Las actas de las reuniones del Comité o equipo de trabajo deben contener
los nombres y firmas de los participantes, indicando la fecha y hora de la
reunión, agenda y acuerdos adoptados, referidos al programa de
implementación de las 5S en la organización.
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Las actas que se tendrían en consideración deberán contener los acuerdos
de mejoras respecto al proceso de mplementación de las 5S, e incluirán un
registro de asistencia y firmas delos participantes a las reuniones.
2.3. Control:
2.3.3. ¿Existe registro audiovisual “del antes y después del punto fijo” del
del proceso de implementación de las 5S?
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3. IMPLEMENTACIÓN (480 puntos):
La implementación es uno de los factores críticos del éxito del sistema 5S. Por esta
razón, la planificación de las actividades y su correspondiente ejecución deben estar
bajo supervisión permanente por parte de los involucrados, en constante coordinación
con la Alta Dirección.
3.1. Planeación:
3.2. Ejecución
3.3. Control:
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4. INTEGRACIÓN Y RESULTADOS (100 puntos):
Este cuarto punto tiene como propósito determinar el grado de implementación del
programa 5S alcanzado por la organización, tanto en el aspecto cualitativo como
cuantitativo, así como el grado de integración que ha logrado esta con los proveedores,
clientes, vecinos, entre otros.
27
28
V. PUNTAJES POR CRITERIO
CRITERIO Puntos
1.3. Control 50
1.3.1. ¿Puede la Alta Dirección acreditar que realiza un
seguimiento de las actividades del Comité 5S o equipos de trabajo
con respecto a la implementación de 5S en la organización? 20
1.3.2. ¿Es posible comprobar que todo el personal tiene
conocimiento del programa 5S y que todos gozan de la misma 30
posibilidad de participación?
1.5. Reconocimientos 50
1.5.1. ¿Existe algún tipo de reconocimiento para las personas o
equipos que participan en la implementación de 5S? 20
1.5.2. ¿Se cuenta con un sistema estructurado y planificado de
reconocimientos relacionado con las 5S para el personal? 20
1.5.3. ¿Hay forma de demostrar que este reconocimiento se está
cumpliendo? 10
3.3. Control 30
3.3.1. ¿Pueden mostrar las constancias de auditorías internas de
5S realizadas en las áreas enlos últimos 6 meses? 10
30
3.3.2. ¿Pueden mostrar registros de, por lo menos, 3 indicadores
de implementación de 5S enlos últimos 6 meses? 10
3.3.3. ¿Pueden acreditarse el levantamiento de los hallazgos en las
auditorías de las 5S en los últimos 6 meses? 10
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V. RÚBRICA DE EVALUACIÓN
NIVEL BRONCE PLATA ORO DIAMANTE
involucramiento probado la Alta Dirección. Alta Dirección. comprobado de la Alta la Alta Dirección.
de la Alta Dirección. - No se realizan controles ni - Se destinan algunos Dirección. - Se han realizado presentaciones masivas
- No se cuenta con un revisiones comprobadas recursos al programa de - Se han realizado a toda la organización (presenciales,
plan definido de del Sistema 5S 5S presentaciones de la Alta escritas y/o a través de videos a todo el
implementación. - No hay un programa de - La Alta Dirección controla Dirección, específicas para personal), por parte de la Alta Dirección,
- Se invierten muy reconocimientos referidos a y revisa las actividades del el Sistema de las 5S referidas a las 5S.
pocos recursos en la las 5S Comité 5S. - Se ha conformado el - Se ha conformado un Comité de las 5S,
implementación de las - Se han destinado algunos - Se aprecian algunos Comité de las 5S, en el cual integrado por los funcionarios del más
5S. recursos para la avances en el manejo de participa por lo menos un alto nivel dentro de la organización.
implementación de las 5S. reconocimientos al personal gerente de alto nivel - El presidente del Comité de las 5S
que participa con éxito en el dentro de la reporta directamente los avances del
programa Organización. sistema al Gerente General de la
- 5S. - Existe un control probado organización.
de la Alta Dirección sobre el - Se cuenta con un equipo organizacional
mantenimiento de las - No se aprecia el apoyo de por parte de Alta Dirección. a las actividades del
5S. la Alta Dirección a las programa, por parte de Alta
- No se muestran planes actividades del programa Dirección.
de acción para la
implementación de las
5S.
- La implementación de - No se ha implementado las - Se ha implementado las - Se ha implementado las - Se ha implementado las 5S en toda la
las 5S no se ha 5S en toda la 5S en toda la organización, 5S en toda la organización, organización, incluyendo a todas las
alcanzado aún en toda organización. incluyendo ,por lo menos, a además incluye a dos o entidades onadas con las sus actividades
la organización. - Se ha logrado alcanzar un una de las empresas más empresas proveedoras de la organización. - Se ha logrado
- La capacitación en el puntaje menor al 65/100 proveedoras o clientes de o clientes de la alcanzar un promedio de puntaje en los
Sistema 5S, no ha (65%) en la Auditoría de la organización. organización. últimos 3 años de 93.33/100 (93.33%) en
incluido a todo el Evaluación de las 5S. - Se ha logrado alcanzar un - Se ha logrado alcanzar o la Auditoría de Evaluación de las 5S.
personal del área donde - Existen muchas personas puntaje menor al 80/100 superar un puntaje de - La organización puede probar en forma
se realiza la que no han sido incluidas (80%) en la Auditoría de 80/100 (80%) en la documentaria, que las 5S vienen
implementación. en la capacitación de las 5S. Evaluación de las Auditoría de Evaluación de siendo aplicadas con más de 3
- La Auditoría de 5S. las 5S. años de antigüedad.
Evaluación de las 5S, - Se ha capacitado en 5S a - Existe un buen control de - La capacitación es un asunto institucional
En caso de tener sistematizada la documentación para todas sus sedes, deberá indicar
cuál es la sede que somete a concurso. La organización podrá postular al concurso a
todas las sedes que estime conveniente, para cuyo efecto deberá cumplir con los
requisitos establecidos en estas bases y cubrir los costos de manera independiente por
cada sede. Asimismo, queda expresamente establecido que no se aceptarán
postulaciones por áreas de una organización o de una sede (Por ejemplo: solo planta,
solo almacenes, solo administración,.), sino por sede como una unidad integral.
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ANEXO 2
FICHA DE INSCRIPCIÓN
1. DATOS DE LA ORGANIZACIÓN
a. Razón Social: ______________________________________________
b. Representante Legal:
c. Nombre comercial (como es conocida la organización por los clientes):
_______________________________
d. RUC: ______
e. Giro del negocio: ___________________________________________
f. Domicilio legal: _
g. Distrito Provincia
h. Página web de la organización:
i. Correo electrónico: _________________________________________
j. Teléfono fijo: Celular:
k. Fecha de inicio de actividades de la organización:
l. Fecha de inicio de la implementación de 5S
2. DATOS DE PERSONA DE CONTACTO:
Apellido paterno: _________________
Apellido materno:
Nombres:
DNI: ________________
Cargo:
Teléfono: Celular:
E-mail 1: _
E-mail 2:
__________________________________________________
NOMBRE
DNI
37
ANEXO 3
CONDICIONES DE ACEPTACIÓN
1° De ser seleccionada nuestra empresa para la segunda etapa del Premio Nacional
5S, brindar todas las facilidades correspondientes a los evaluadores, quienes
realizarán la visita a la sede de nuestra empresa, participante en el Premio.
1. Cuota de Inscripción:
1.1. Empresas PYMES y Grandes Empresas,
Organizaciones públicas. S/. 1,500.00 + IGV
1.2. Colegios y Universidades privadas, Empresas
Inscritas en REMYPE S/. 1,000.00 + IGV
1.3. Colegios y Universidades Nacionales S/. 500.00 + IGV
2. Evaluación Presencial:
2.1 Medianas y Grandes Empresas. S/. 5,000.00 + IGV
2.2 Pequeñas Empresas, Organizaciones Públicas. S/. 3,000.00 + IGV
2.3 Micro empresas (inscritas en REMYPE), Colegios
y Universidades Privadas S/. 2,000.00 + IGV
2.4 Colegios y Universidades Nacionales. S/. 1,000.00 + IGV
Nota importante:
- Para las organizaciones cuyas sedes estén ubicadas fuera de Lima
Metropolitana, se deberán cubrir adicionalmente, los costos totales por
transporte, pasajes, viáticos, estadías y seguros para los evaluadores. (Dos
evaluadores como mínimo).
- El pago de la evaluación presencial solo aplica para una sede de la organización
participante.
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ANEXO 4
COMPROMISO DE RESERVA DE INFORMACIÓN
Presidente
Comité Autónomo Premio Nacional 5S
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ANEXO 5
CRONOGRAMA 2018
CONVOCATORIA A
COMITÉ AUTÓNOMO 5S 15 marzo - 18 mayo
ORGANIZACIONES
PRESENTACION DE EXPEDIENTE DE
EMPRESA 19 marzo – 11 junio
POSTULACIÓN
REVISIÓN DE EXPEDIENTE DE
COMITÉ AUTONOMO 5S 13 junio – 28 junio
POSTULACIÓN
PRIMER INFORME DE REVISIÓN DE EQUIPO EVALUADOR
03 julio - 16 julio
EXPEDIENTE CERTIFICADO
REVISIÓN DE INFORMES POR EL
COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S 17 julio – 23 julio
COMITÉ EVALUADOR
INFORME DE RESULTADOS de
PRIMERA EVALUACION A COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S 24 julio – 01 agosto
EMPRESAS
VISITA A ORGANIZACIONES EQUIPO EVALUADOR
02 agosto – 31 agosto
SELECCIONADAS CERTIFICADO
03 setiembre - 21
REVISIÓN DE RESULTADOS COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S
setiembre
ENTREGA DE INFORMES FINALES A 24 setiembre- 01
COMITÉ TÉCNICO PREMIO 5S
ORGANIZACIONES octubre
INFORME DE RESULTADOS A
COMITÉ AUTÓNOMO 5S 02 octubre
GANADORES
ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS - 1era semana de
COMITÉ AUTÓNOMO 5S
ceremonia central Noviembre
40
ANEXO 6
CATEGORIAS DE POSTULACIÓN
Sectores:
Manufactura
Minería
Comercio
Servicios
Educación
Público
41
ANEXO 7
CONVOCATORIA Y POSTULACIÓN
FASE PREVIA:
La fase previa se inicia con la publicación de la convocatoria del Premio Nacional 5S
- 2018 y la difusión de las bases correspondientes.
Todas las organizaciones seleccionadas recibirán una visita de evaluación (Fase II)
para continuar en el proceso, que contrastará la información contenida en el
Expediente de Postulación. Igualmente, los miembros del Comité Organizador
integrado por prestigiosas organizaciones ligadas a Japón, podrán visitar la
organización a manera de observadores para apreciar el nivel de implementación de
5S que tiene la organización concursante (aunque no emitirán ningún juicio ni
calificación). Para ello, se solicitará el permiso de visita correspondiente con la debida
anticipación.
Tras el estudio de la documentación, el Jurado emitirá su fallo para cada una de las
categorías del Premio Nacional 5S - 2018.
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