INGENIERIA EN GESTION EMPRESARIAL

Materia:
“Diseño Organizacional”
Campus - Semestre - Modalidad
Medellín / 6°. Semestre / Sabatino

Tema:

DISEÑO DE UN MODELO
ORGANIZACIÓNAL

Escuela:
Instituto Tecnológico Superior de Alvarado

Equipo:
Patricia Tiburcio Alor
Thalía Silva Serrano
Tanya Penélope Neri Navarrete Jair
Moisés Chávez Núñez
Ana Angélica Peguero García

Docente:
Gonzalo Rodríguez Ballesteros

Periodo

Febrero – Enero del 2021

 FODA EMPRESA DE TIENDAS TONY (AREA
VENTAS)
FORTALEZ OPORTUNIDADES
AS
 Sus estrategias de marketing la
 Líder Nacional en Precios Bajos. han posicionado como una de las
 Ofrece artículos escolares y de mejores empresas en ventas en el
oficina de la más alta calidad mercado.
 Cuanta con más de 60 años de  Diversificar los productos que
experiencia en el mercado, ofertan
teniendo como objetivo atender de  Implementar el uso de internet
manera especializada las para ventas de clientes
necesidades de sus clientes institucionales.
 Cuenta con mas de 140  Genera un estilo único en los
almacenes en toda la república almacenes y puntos de ventas que
mexicana. diferencien a la empresa en el
mercado
 Aumentar el numero de almacenes
y puntos de ventas en otras zonas
del país para tener una mejor
diversificación geográfica
 Los clientes perciben que se
tienen los mejores precios
DEBILIDADES AMENAZ
A
 Caída de ventas en el último año
 Renuncia de personal  Robo dentro del
Falta de capacitación para el establecimiento en el área
área de ventas y de ventas
compras.  Ventas bajas
 No existe mecanismo para evaluar  Competencia similar a
el desempeño de la actividad del la empresa
área.  Aumento de nuevos
 Las ventas son lentas a causa competidores al mayoreo y
del sistema de cobro. al detalle.
 No existen planes ni  El cliente puede cambiar
estrategias establecidas fácilmente de proveedor
dentro de la mercadotecnia por lo que no existe
 No hay definición de lealtad a la empresa
responsabilidades para  Crecimiento en los puntos
vendedores en punto de ventas. de ventas y compras de
los competidores
 Mejor manejo de
marketing de sus
 contrincantes.

DISEÑO DE UN MODELO ORGANIZACIONAL PARA EL ÁREA DE:

VENTAS

TONY TIENDAS S.A. DE C.V.

La empresa:

Para contextualizar, es necesario señalar que estamos hablando de una empresa que
se dedica a la venta de artículos de papelería, escolares, de oficina, cómputo y
manualidades, cuenta con tienda de menudeo y mayoreo.

Propuesta:

La necesidad de trabajar en la transformación digital del departamento de ventas, que

permita a la compañía disponer de herramientas de análisis y relación con sus clientes
acorde con la realidad actual. Derivado a la pandemia no hubo la venta esperada a
otros años, necesitamos estrategias de venta.

Antecedentes:

Debido a la crisis que genera el Covid-19, están en riesgo ventas por 18 mil millones
de pesos, que es la derrama económica que obtiene el sector papelero en el periodo
de regreso a clases.
La pandemia ha provocado la caída de 70 % de las ventas en el sector papelero entre
los meses de marzo a julio y el cierre de unas 8 mil pequeñas papelerías

El panorama que va a definir el entorno del post Covid-19 es preocupante por

la incertidumbre ante segundas oleadas del virus, la recesión económica que es una
realidad, el panorama político nacional e internacional, o la propia viabilidad de
empresas y/o modelos de negocio, por este motivo, el recorte de personal se dio a
relucir en diferentes áreas de la empresa. Al haber suspensión indefinidamente de
clases presenciales no hubo ventas como otros años. Estas por su parte comenzó una
baja en la producción y congelamiento de entrada de mercancías y las ventas
disminuyeron notablemente. Es por ello que la finalidad de este proyecto es aumentar
las ventas, la empresa necesita busca nuevas estrategias, nuevas alternativas para
seguir avante.

MODELOS MECANICOS Y ORGANICOS:

 Modelo orgánico ‘Integrated’

El comercio digital Integrated es un modelo en el que las variables de control sobre

negocio online se mantienen en la compañía que lo aplica. La empresa subcontrata
diversos aspectos de la gestión de un ecommerce, tales como la logística, la
tecnología, el marketing y los medios de pago.
No obstante quedan dentro de la empresa: la dirección operativa, la atención al cliente
y la dirección de la estrategia y el plan de acción de marketing. Por tanto, se genera
inteligencia dentro de la compañía, ya que un equipo controla de primera mano las
relaciones con los clientes, cultivando base de datos de los mismos y creando riqueza
dentro de la marca.

Los principales pros del modelo ‘integrated’ para el comercio digital son:

 Es el método que utilizan las grandes compañías para iniciarse en el mundo

online, acompañados de un experto, pero conservando el control con un
equipo interno que crece junto al volumen de ventas del negocio digital.
 Posicionamiento comercial: se controla la totalidad de la relación con el cliente,
generando base de datos propia y creando un valor directo en relación con la
marca.

Los contras del modelo ‘integrated’ para un ecommerce:

 Se requiere recorrido interno del equipo y un proceso de selección de recursos

arduo y costoso.
 Necesita de una inversión inicial para contar con los mejores y más
especializados partners, que acompañen a la compañía, formándola y
enriqueciéndola en los procesos internos.
SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA:

Tony tiendas se ha consolidado como una empresa reconocida a nivel nacional con
135 sucursales en territorio mexicano, actualmente está pasando por una situación
difícil como todas las empresas debido al covid-19, al no haber clases presenciales
se ha provocado una caída de un 80% en sus ventas. Es por ello que se ha
implementado una nueva área para poder incrementar nuestras ventas, actuar de
manera rápida y eficaz con nuestros clientes. El área que proponemos es e-commerce
o “comercio electrónico” como comúnmente es conocido; se abrirá una plantilla de
personal en el área de ventas.

DISEÑO DE UN MODELO ORGANIZACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION:

El impacto trascendente del comercio electrónico, como modalidad comercial, consiste

en introducir a la globalización en las relaciones sociales de producción, permitiendo
así acrecentar el acceso a nuevos mercados mediante la información que ofrecen los
mecanismos de comunicación electrónica.
La globalización posee un efecto cultural directo sobre el consumo en los mercados
locales y globales; gracias a ella, se observa una nueva geografía de producción
y comercialización que supera el ámbito de los mercados nacionales. Esto tiende a
modificar la cultura local, incorporando nuevas formas de interpretación y de acción,
donde la gente decodifica productos y mensajes de acuerdo a sus condiciones de vida
o del llamado factor histórico moral.
El siguiente proyecto busca realizar la elaboración de un manual dirigido hacia el área
de ventas de la empresa Tony tiendas S.A. de C.V., siendo más específicos, hacia la
nueva área de creación, comercio electrónico a nivel general y su implementación,
para realizar las transacciones seguras desde cualquier punto, checaremos su
estructura organizacional desde sus inicios, visiones y misiones de las mismas, los
objetivos que traen consigo desde su comienzo entre otros puntos importantes.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

Mejorar el área de ventas por medio de comercio electrónico.

Para:

Mejora la comunicación
Es muy importante que en estos momentos mantengas una comunicación muy fluida y
directa con todos los clientes. Aprovechar las redes sociales para ello ya que en esta
situación todos estamos utilizándolas más tiempo aún. También utilizar el e-mail
marketing para mantener informados a tus clientes.
Para Facilitar mucha más información
Que la situación es complicada ya lo sabemos y esto va a afectar al funcionamiento
del E-Commerce, por tanto, es muy importante informar a los clientes de la situación
particular de la tienda. Informa sobre la posibilidad de tener retrasos en los envíos por
ejemplo en el proceso de check out o en las fichas de producto
Incluir promociones
Está muy bien premiar a tus clientes de siempre con alguna oferta exclusiva en estos
difíciles momentos.
Ajustes puntuales
En esta situación, seguro que tus clientes van a agradecer algunas medidas como
ofrecer gastos de envío gratuitos mientras dure la situación de alarma, la ampliación
de los plazos de devolución, garantizar el reembolso completo de los pedidos en caso
de que no llegue por problemas logísticos, etc

EMPRESA ORGANICA:

Las competencias y el poder jerárquico es distribuido por lo mismos integrantes, hay

conocimiento de los objetivos de la empresa por todos sus integrantes y la interacción
es más lateral. En estas organizaciones la toma de decisiones generalmente se hace
por consenso en equipo.

OBEJTIVO GENERAL:

Implementar un área que nos ayude a ser más productivos en el área de ventas, dar
un plus a nuestros clientes, realizar sus compras por medio de una plataforma sin
tener que salir de sus casas.

OBJETIVO ESPECIFICO:

Gestionar y dar seguimiento a los pedidos de mercancía que los clientes solicitan a
través de la página Web y, coordinar el surtido en almacén y entrega al cliente de una
manera eficiente.

ALCANCES:

Los manuales de procedimientos están considerados como elementos fundamentales

para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, ya que integran
en forma ordenada los procedimientos que permiten conocer la operación integral de
las unidades administrativas u órganos desconcentrados.
Este manual va dirigido hacia todos y cada uno de los colaboradores del área de
ventas online, o mejor conocidos como comercio electrónico, para su buen manejo y
funcionamiento con los usuarios y/o clientes cada que realicen sus compras por medio
de internet.
Que establezca un método estándar para la ejecución de los procesos, y se pueda
realizar un seguimiento en la gestión diaria de la organización.

AREAS Y PUESTOS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO:

Cliente Administrativo de Ventas Web Administrativo de Ventas (M.C.) Surtidor / Checador, Empacador /
Escaneador, Mensajería.
ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL

Depende de una dirección de ventas, subdirector de ventas el cual tiene a su cargo al

gerente de cuentas claves, gerente nacional de ventas oficina, analista de mercados,
supervisor de ventas de oficina y como área de innovación se implementa “comercio
electrónico”

ORGANIGRAMA GENERAL:

Comercio
electrónico
ESTRUCTURA ORGANICA:

DIRECCION GENERAL
CLAVE DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO N° DE VACANTES
DGS 001 ADMINISTRATIVO DE VTAS WEB 2
DGS 002 SURTIDOR 2
DGS 003 ESCANEADOR 2
DGS 004 CHECADOR / EMPACADOR 2

UTILIDAD DEL MANUAL:

El sector del comercio online está en alza. Por ello, que nuestro proyecto tenga un
carácter diferente y, sobre todo, único nos facilitará el éxito cuando se trate de
diferenciarse y abrirse camino. Por ello hay que estudiar las tendencias en venta de
servicios y productos vía electrónica y apostar por lo actual. Antes de planificar
nuestro proyecto debemos analizarlo ampliamente haciendo un primer esbozo de lo
que queremos ofrecer y de los distintos factores influyentes, Por ello puede que te
plantees emprender como autónomo montando tu propia tienda online, pero hay que
tener claros los aspectos importantes que influyen en el éxito de una tienda online
desde el estudio previo de tu proyecto, pasando por la infraestructura, la logística, la
gestión, el marketing y el marco legal.
 Auxilia al personal a tener un mejor adiestramiento y capacitación
 Describen de manera detallada todas las actividades que se desarrollan en el
puesto de comercio electrónico
 Sirve como guía del trabajo que se debe ejecutar
 Proporciona al personal una visión más integral de la empresa
 Permite que aquellos que se encargan del de la parte operativa conozcan
cuales son los pasos que deben seguir para desarrollar todo correctamente
 Indican de forma explícita las interrelaciones con el resto de los puestos dentro
de la empresa
FINALIDAD DEL MANUAL:

El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control Interno, el cual

se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que
se realizan en una organización

MISION:

Comercializar artículos de papelería, escolares, oficina y cómputo al mejor precio.

Atendiendo a mayoristas, detallistas y consumidores finales con un servicio y atención
eficientes y oportunos, con cobertura nacional.

VISION:

Continuar como empresa líder en el mercado papelero en ventas y rentabilidad,

logrando una cobertura nacional total e incrementar nuestra participación en el
segmento de oficina y cómputo.

ACCION:

1. Diversificación de los nuevos canales

2. Expansión de los usuarios/consumidores

3. Caída gradual de las barreras

FILOSOFIA:

Ser líder nacional en precios bajos.

POLITICAS:

 Si el pedido requiere artículos donde la cantidad de piezas es equivalente a un

bulto, tomar mercancía de bodega sea re empaque o bulto cerrado.
 Cuando se requieren artículos donde la cantidad de piezas es menor a un
bulto, tomar mercancía de piso de venta con conocimiento del Gerente .

DESCRIPCION DE PUESTOS: