I.E.S.T.P.

“JULIO CÉSAR TELLO

HOJA DE INFORMACIÓN N° 7 MÓDULO N°01

RECEPCIÓN Y MANEJO DE
INFORMACIÓN
Capacidad: Elaborar su archivo alfabético UNIDAD DIDÁCTICA:
ARCHIVO
físico y virtual
Carrera de Fecha: 30/09 y 01/10/2021
Secretariado Ejecutivo Actividad N° : 7

SISTEMA ALFABÉTICO

Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del
alfabeto.
Este sistema denomina unidad de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una
persona, empresa instituto.

VENTAJAS
• Facilidad de localización ya que no se necesitan listas ni índices
auxiliares.
• Flexibilidad para añadir nuevos elementos en el lugar exacto.
• Es un criterio muy generalizado y conocido.
• Simplicidad, pues sólo se necesita conocer los nombres a
clasificar.

INCONVENIENTES

• Se pueden dar coincidencias a medida que aumenta el número de documentos.

• Cuando la documentación es voluminosa hay que establecer normas muy detalladas que eviten la
pérdida de tiempo.
• A veces los criterios de ordenación no son unívocos.

Pasos para archivar alfabéticamente:

1 Inspeccionar o examinar los documentos : Tiene por objeto comprobar si los documentos fueron
o están autorizados para su archivo, lo cual equivale a comprobar si los mismos tienen las iniciales de
la persona que tuvo a su cargo la atención o resolución del asunto. El documento que no esté autorizado
debe ser devuelto a la oficina de procedencia para su autorización.

2 Determinar el nombre o asunto bajo el cual se archivará. Es el proceso de determinar el nombre

o título bajo el cual ha de archivarse el documento. Hay cinco posibilidades :

a) Bajo el nombre del membrete.

b) Bajo el nombre de la persona o compañía a quien está dirigida la carta.
c) Bajo el nombre de la firma.
d) Bajo el nombre o asunto mencionado en la carta.
e) Bajo el nombre del lugar (pueblo, ciudad, país, etc.) de procedencia de la carta.

Al seleccionar el titulo bajo el cual se ha de archivar un documento o carta, la persona encargada deberá
determinar cuál será el titulo más probable bajo el cual se pida la correspondencia de los archivos.
Siempre que un papel o documento pueda ser requerido bajo distintos nombres, se archiva bajo el titulo
más lógico o importante y se hace referencia bajo el otro u otros nombres o asuntos.

3 Marcar el nombre o asunto. Una vez decidido el nombre o asunto que ha de usarse para archivar,
el empleado lo subraya con un lápiz de color para que quede permanentemente marcado, eliminando
así la repetición de todo ese procedimiento preliminar cada vez que los documentos prestados son
devueltos a los archivos. Pueden usarse lápices de distintos colores para cada departamento.
Si aparece un nombre que necesita una referencia cruzada también se deberá subrayar y marcar con
una "X" para indicar que se ha hecho referencia.
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4 Distribuir los documentos. Consiste en el arreglo preliminar de los papeles de acuerdo con el título
que se ha subrayado o escrito al determinar el nombre o asunto. Es el último paso preparatorio al archivo
actual de la correspondencia. Es entonces cuando se ordenan los papeles en su secuencia aproximada,
de modo que se haga más rápido el colocar de los papeles en las gavetas del archivo. Hasta la oficina
más pequeña usualmente tiene archivos de varias gavetas. Si el archivero no hiciera esta clasificación
y orden preliminar al archivar los papeles, tendría que ir de una gaveta a otra gaveta, abriendo y
cerrándolas muchas veces, perdiendo el tiempo, gastando energías.

La clasificación preliminar ordenada de papeles, permite que cada gaveta se abra una sola vez y que
se pueda trabajar sistemáticamente en cada gaveta de adelante para atrás.
En algunas organizaciones donde hay muchos papeles o documentos que archivar, se usa equipo
especial para hacer esta clasificación preliminar con más rapidez. Si no hay este equipo especial, los
papeles pueden ser ordenados y clasificados en una mesa o escritorio. En este caso, se deberá adoptar
una rutina similar a la siguiente:

1. Clasificar y ordenar los papeles en grupos pequeños de acuerdo con las divisiones convenientes.
Por ejemplo, en el sistema alfabético, pueden ordenarse los papeles en grupos separados por
cada letra del alfabeto y así tendríamos un grupo para la letra A, otro por la B, otra por la C y así
sucesivamente para cada letra del alfabeto.
2. Tomar cada grupo y separarlo de acuerdo con las divisiones de las guias existentes en el archivo.
Por ejemplo, si para la letra A existen las guias, A, Al, Ao y Aq, los documentos que deben
archivarse bajo esa letra se agruparan de acuerdo a cada una de estas guias.
3. Ordenar, en la secuencia correcta, los papeles que se archivaran detrás de cada guia. Por
ejemplo: detrás de la guia A, la correspondencia a ser archivada bajo el nombre de Acosta irá
detrás de Abatte; detrás de la guia Al, primero Almada y luego Andrada; etc.

5. Archivar la correspondencia. El quinto paso en el proceso consiste en archivar o colocar la

correspondencia o documentos en las carpetas del archivo.
Si existen documentos rotos o deteriorados es conveniente remendarlos con cinta celulosa transparente
(scotch tape) antes de archivarlos.
Para archivar o buscar material en los archivos, es conveniente alzar toda o parte de la carpeta sin
sacarlas fuera de la gaveta de manera que podamos ver si es o no la carpeta buscada, así como también
para que resulte más fácil colocar y ordenar los documentos dentro de la misma.
Una vez que hayamos encontrado la carpeta que necesitamos, debemos asegurarnos de que el título
de la pestaña concuerde exactamente con el título subrayado en la correspondencia o documento a
archivar. De este modo evitaremos el archivar papeles en donde no corresponde.
Todos los papeles, no importa cuál sea su tamaño, se colocan en las carpetas con el membrete hacia
el frente del que archiva y hacia la izquierda del archivo.

6 Capacidad de la carpeta. Se debe evitar siempre la congestión de las carpetas y gavetas pues así
se evitan errores, pérdida de tiempo y se consigue mayor flexibilidad. La capacidad máxima de una
carpeta corriente es de 100 cartas o papeles.
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