Gestión eficaz del tiempo

TALLER PARA LA GESTIÓN DE PRIORIODADES Y GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO.

INTRODUCCIÓN

La capacidad para gestionar bien el tiempo es una habilidad muy valorada en los
trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la
organización.

Intentaremos que los alumnos valoren su tiempo y tomen decisiones para ser más
eficientes en su uso. No hay una única manera correcta de organizarse. Todos tenemos
24 horas al día, 168 h. por semana para comer, dormir, trabajar hacer ejercicio,
relajarnos… No hay un procedimiento mágico, se requiere planificación, autodisciplina y
evaluación hasta que los cambios en la conducta estén interiorizados y la gestión del
tiempo se convierta en un hábito diario. El tiempo es oro.

EL CICLO DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Una de las mejores opciones para la gestión del tiempo es comenzar utilizando un
sistema cíclico.

El ciclo comienza fijando unos objetivos o metas que quieres o debes de conseguir en un
determinado plazo de tiempo. Una vez tienes determinado que objetivos quieres cumplir
debes de establecer una planificación, un calendario diario, semanal, quincenal, mensual.
Por último, la fase de evaluación y control nos debe verificar el cumplimiento de nuestras
tareas.

LOS OBJETIVOS O METAS

Cuando una persona comienza una nueva actividad laboral, se integra en una
organización donde, en mayor o menor medida, se tienen fijadas unas tareas. Lo primero
que debe de hacer el trabajador es asimilar cuales son, en que orden se desarrollan, que
se hace primero, donde están las cosas, a quien debe dirigirse en cada caso, etc. Es
importante que el trabajador esquematice sus tareas diarias. ¿Qué debe hacer? y ¿en
qué orden lo debe hacer? Por ejemplo:

Un auxiliar de enfermería con el turno de mañana debe de visitar a todos los enfermos
asignados a primera hora para verificar su estado, recoger las muestras analíticas, tomar
temperaturas, etc. Todo ello antes de que se empiece a dar el desayuno a los pacientes.
Posteriormente, se deben de suministrar las medicaciones ordenadas y preparar todos los
datos necesarios para cuando los médicos inicien las visitas a los pacientes. Y así,
sucesivamente, se van desarrollando las tareas diarias.

Como vemos, la persona debe de comprender las tareas a desarrollar y su orden.

Igualmente existen tareas de periodicidad distinta; semanal, quincenal, mensual; que se
deben conocer y, en muchos casos, suponen los primeros errores cometidos. Es cierto,
que en actividades diarias repetitivas el trabajador consigue una adaptación rápida. Sin
embargo, existen otras tareas de periodicidad distinta o no determinada que conlleva una
cierta desorientación. Frases como: “Debía estar terminado el lunes, y “no me da tiempo”,
“se me ha pasado”, ocurren con frecuencia. Por todo ello, necesitamos fijarnos una serie
de objetivos a cumplir en determinados periodos de tiempo.

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Es importante que estos objetivos sean concretos, compatibles entre sí, realistas,
alcanzables, graduales, ordenados por prioridades, estar escritos y de rendimiento, no de
resultados. Fijar metas sobre las cuales tengas control, no puedes alcanzar metas que se
escapan a tu control.

Pongamos un ejemplo de lo expuesto anteriormente.

Un administrativo que desarrolla su actividad en una empresa, realiza tareas diarias como
pueden ser: verificar el correo, informar de asuntos pendientes del día anterior, controlar
que se efectúan las órdenes de pago vencidas, archivar facturas, expedir los albaranes y
facturas correspondientes, etc. Sin embargo, existen otras tareas con una periodicidad
diferente: confección y pago de nóminas semanales o mensuales, conciliaciones entre los
saldos contables bancarios y el saldo de la cuenta bancaria, liquidación de las
obligaciones fiscales y con la Seguridad Social, etc. Todo ello, conlleva robar tiempo a las
tareas diarias para ir realizando las tareas con una periodicidad diferente.

Estas son la razones por las que se deben de fijar metas para conseguirlas en
determinados periodos de tiempo. El modo de hacerlo no es único pero proponemos
establecer el siguiente orden:

Haz una lista. Primero fija tus tareas diarias rutinarias y repetitivas. Segundo, establece
cuales son las actividades que debes de tener realizadas semanalmente, quincenalmente,
mensualmente, etc.

Volvamos al ejemplo de nuestro administrativo. Una vez ha fijado su rutina diaria debe de
establecer objetivos semanales, como puede ser: establecer las expediciones de
mercancía para la próxima semana, controlar los cobros y pagos de la siguiente semana,
verificar la facturación semanal, pagar los salarios, en su caso. El siguiente paso son los
objetivos mensuales: pago de salarios y seguros sociales, conciliaciones bancarias (mejor
quincenalmente), verificar comisiones de agentes comerciales, controlar las ventas
mensuales, preparar los próximos pedidos a los proveedores, etc. Trimestralmente, las
liquidaciones de las obligaciones fiscales, etc. Y así, sucesivamente hasta que se fijen
objetivos para cada periodo de tiempo.

LA PLANIFICACIÓN

Una vez se han fijado los objetivos en función de su periodicidad, el siguiente paso es
planificar y organizar el tiempo. Para ello, cuentas con herramientas como son establecer
agendas y calendarios semanales, mensuales, etc. Proponemos empezar por el
calendario mensual donde anotaremos las tareas a realizar. Para explotar su potencial
como herramienta de planificación es importante darse cuenta que nos ayudará a
gestionar nuestras metas a largo plazo y las otras actividades a un plazo más corto.

El calendario mensual

El calendario mensual se convierte en una herramienta que te permite “seguirle la pista” al

progreso de tus actividades, ya que, con sólo mirarlo, puedes determinar inmediatamente
en que metas estás trabajando un día determinado y, si tienes tiempo de forma realista
para alcanzarlas. La gran ventaja del calendario es que te ofrece un campo de visión
mayor y nos ayuda a anticipar de forma más precisa la extensión de nuestro tiempo unas
semanas por adelantado.

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En el calendario se deben de anotar las tareas a realizar cada mes y, en que día deben
de estar terminadas.

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES

1 2 3 4 5

8 9 10 11 12

15 16 17 18 19

22 23 24 25 26

29 30 31

La agenda semanal

La agenda semanal funciona de forma parecida al calendario mensual, dándonos la

oportunidad de subdividir nuestras metas a corto plazo en objetivos semanales y así, en
actividades específicas de la semana. Haciendo una lista de nuestras actividades
semanales podremos estimar de forma más precisa el tiempo requerido para ellas y así
planificar mejor nuestro tiempo.

El sistema funciona estableciendo las actividades diarias a realizar, el tiempo estimado en

hacerlas y su correlación con los objetivos semanales y mensuales. Veamos un ejemplo:

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES

9 a 10 h. Tarea Tarea Tarea semanal Tarea Tarea
semanal semanal semanal semanal
10 a Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria
10,30 h.
10,30 a Terminar Terminar Terminar tarea Terminar Terminar
11 h. tarea y tarea y y almuerzo tarea y tarea y
almuerzo almuerzo almuerzo almuerzo
11 a 12 h. Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria
12 a 13 h. Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria
13 a 14 h. Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria
comida
16 a 17 h. Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea diaria Tarea
para el para el para el para el semanal para
siguiente día siguiente día siguiente día siguiente día la siguiente
semana
17 a 18 h. Tarea Tarea Tarea semanal Libre para Tarea
semanal semanal imprevistos mensual
18 a 19 h. Tarea Tarea Tarea mensual Libre para Tarea
mensual mensual imprevistos mensual

En el ejemplo, nuestro trabajador se planifica sus tareas ordenándolas según sean

diarias, semanales o mensuales; y por otro lado, les asigna un tiempo determinado en su
horario de trabajo. (Se pueden asignar colores a las distintas tareas según su
periodicidad). El lunes asigna la primera hora de la mañana para poner en marcha toda la

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tarea que debe de desarrollar durante la semana. Posteriormente, dedica toda la mañana
a sus actividades diarias. En el horario de tarde dedica su tiempo a tareas que
corresponden al siguiente día, a los objetivos semanales y a los mensuales.
Sucesivamente va rellenado su agenda, dedicando tiempo a todas las actividades tanto
diarias, semanales como mensuales. Lógicamente, debe de incluir los objetivos a
conseguir en cada momento, haciéndolos compatibles con el calendario y objetivos
mensuales.

La ordenación no es única, cada uno debe de planificar su tiempo en función de las

necesidades. Es conveniente dejar algo de tiempo libre para imprevistos, las tardes de los
jueves por ejemplo.

Gestión de prioridades

Elegir prioridades, o decidir en qué se gasta el tiempo es uno de los pasos más
importantes en la gestión del tiempo. Una estrategia consiste en pensar en tus actividades
en términos de urgencia e importancia. Para poder clasificar la urgencia e importancia de
las tareas debemos de preguntarnos “¿Cuáles serían las consecuencias si no realizara
esto?”. La respuesta a esa pregunta te dará una buena perspectiva acerca de la urgencia
e importancia de las tareas a realizar. Con demasiada frecuencia aplazamos para mañana
actividades que son muy importantes a la hora de conseguir nuestras metas; y nos
dedicarnos a algo menos importante y más urgente. En muchas ocasiones la tarea no se
ha hecho hasta que no ha sido urgente, aunque, paradójicamente, su importancia siempre
ha sido la misma; sólo ha cambiado su urgencia.

Para ayudarnos a gestionar eficazmente la importancia y urgencia de las tareas, nos

valemos de la matriz de administración del tiempo. Intentaremos clasificar los objetivos a
cumplir, distribuyéndolos según urgencia, importancia y fecha. Pondremos en cada
cuadrante una lista de tareas a realizar que cumpla las características del mismo. Las
actividades pueden ir cambiando de cuadrante en función de la fecha. Se aconseja que se
realice en una pizarra tipo “Vileda” donde escribir y borrar.

Lunes, 31 marzo Urgencia

2.0A0
Alta Baja
Alta Tarea muy Tarea importante
importante y muy pero todavía no es
urgente muy urgente de
Importancia hacer
Baja Tarea poco Tarea residual no
importante pero que importante y poco
se ha hecho urgente urgente; pero,
de hacer ¡cuidado!, con el
paso del tiempo se
puede convertir en
urgente

Una actividad puede empezar el cuadrante de importancia alta pero urgencia baja y
terminar en el de alta para las dos, según transcurran las fechas. Se suele dar un
horizonte de planificación mensual.

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El objetivo es evitar postergar y caer en el agobio del tiempo, saber hacer en cada
momento lo que toca y adelantar trabajo. Esto exige una coordinación con el calendario
mensual y un reparto de tiempo en la agenda semanal.

Las tareas que se anotan en la matriz son quincenales, mensuales, trimestrales, etc. Para
diferenciarlas podemos añadir a la tarea (Q). (M) o (T), que nos indica su periodicidad.

Lógicamente, el distribuir las actividades no es tarea fácil, necesitarás la ayuda de una

persona con responsabilidad en la empresa, que te indique al principio. Luego, poco a
poco, retocando las tareas distribuidas en la matriz podrás conseguir una mayor eficiencia
en su uso.

EVALUACIÓN Y CONTROL

Como es normal, aunque hayas planificado tus actividades surgen imprevistos, urgencias
y errores que parecen que dan al traste todo lo hecho. Al principio, cuesta poner en orden
todo el trabajo pero con el tiempo podrás ir ajustando las tareas a los calendarios y
agendas descritos. Poco a poco, a través de un control del tiempo que tardas en realizar
las actividades conseguirás aplicar todo lo planificado. El seguimiento y ajuste de la
planificación requiere que anotes al final de cada día, el tiempo que has necesitado para
desarrollar cada una de las actividades de tu agenda semanal. Así, podrás ir evaluando
semanalmente el cumplimiento de tu agenda y verificar el gasto del tiempo que tenías
programado con el realmente efectuado.

Los ladrones de tiempo.

Los ladrones de tiempo son acontecimientos que ocurren, que no son necesarios y que te
impiden aprovechar más el día. Por ejemplo:

Las visitas inoportunas, recetas: cerrar la puerta de la estancia donde trabajamos para
que los demás entiendan que en ese momento estás ocupado. Establecer “una hora
tranquila”, es decir, un periodo de tiempo en que las personas que trabajan con nosotros
saben que estamos realizando una labor importante y que no deben molestarte.
Evidentemente, no conviene abusar de este recurso, sino que es preferible fijar horas
fijas.

El teléfono, intentar restringir el tiempo que nos ocupa.

El escritorio, sobre la mesa debemos de tener exclusivamente las cosas que necesitemos
a diario, mientras que en los cajones de la mesa guardaremos elementos que utilicemos
semanalmente. El resto debe de estar guardado en un armario o mesa auxiliar, a una
distancia inversamente proporcional a su uso (lo que menos se usa, más lejos o más
alto). La meta es tener la menor cantidad posible de cosas sobre la mesa, debemos de
utilizar la mesa para procesar papeles, no para almacenarlos. Debemos de utilizar el
principio de leer cada papel una vez y decidir que hacemos con él: trabajar en ello, dejarlo
pendiente pero próximo o archivarlo.
Organiza los papeles siguiendo el criterio de: importante/poco urgente. Importante/urgente
(para resolver el mismo día). Poco importante/urgente (solucionar en los cinco días
siguientes) y poco importante/poco urgente.

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