TALLER

CASO

QUIMISOL fue fundada en el 2 de enero 1974, como una empresa familiar, para abastecer de materias
primas al sector industrial. Desde entonces la organización ha ido incorporando más productos en función de
las necesidades y la confianza que sus clientes depositan en ella. La empresa es valorada en el medio por la
calidad de sus insumos, la amplitud de stock, depósitos especialmente diseñados para el almacenamiento, la
distribución y la logística- Esto le permite entregas rápidas de materia prima y cumplimiento de los
compromisos en los plazos acordados con los clientes, factor clave en un sector dinámico como el industrial.

La permanente asistencia a Ferias Internacionales, la elección de proveedores y Ia capacitación continua,

hacen que la empresa esté actualizada y preparada para responder a las necesidades de sus clientes. De
igual manera con el auge de las tecnologías de la información y las comunicaciones (Tic´s) la empresa cuenta
con un aplicativo web que debe ser utilizado por los clientes para registrar peticiones, quejas o reclamos
(PQR), así mismo, para hacer las solicitudes de los productos que requieren sean bienes o servicios.

Julia Cifuentes es ingeniera química y Mg en Administración de Empresas. Ha trabajado tres años en ventas
para la fábrica de pinturas Quimisol, antes de terminar Magister. Su practicum se centraba en las
proyecciones de demanda, análisis competitive y estrategias de promoción, así como en la determinación de
los precios para el producto. Quimisol además, proporciona a las empresas consultoría y capacitación en
contaminación ambiental e higiene industrial. El grupo de higiene industrial apoya a clientes para cumplir las
normas sobre medio ambiente, que incluyen inspecciones de seguridad, supervisión de empleados, estudios
de eficiencia, capacitación de empleados e investigación de la calidad de las empresas. El grupo que se
encarga de contaminación ambiental, ofrece servicios que abracan muestreo de contaminación del aire,
consultoría y aplicación de normas para plantas industriales.

Los socios y el personal de Quimisol son profesionales en ingeniería química, industrial e higiene industrial.
Sus clientes son industrias desde mineras hasta aeroespaciales, además de hospitales, gobiernos y
empresas de servicios públicos en material de energía.

La empresa creció durante sus primeros años; la competencia y la situación económica han disminuido las
ventas en los últimos meses. Los socios no comprenden el motivo, ni tienen una imagen clara de sus
clientes. Reconocen que han perdido clientes y que en la asignación de concursos, convocatorias,
licitaciones no siempre los ganan. El personal es muy competente. Los socios le han pedido a Julia que
desarrolle un plan de marketing de servicios para la organización.

Ayuda a Julia en las siguientes situaciones indicándole qué tipo de documento puede utilizar:

INDICA: TIPO DE
DOCUMENTO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL
SITUACIÓN
ADMINISTRATIVO QUE DOC EN QUIMISOL/USOS
PUEDE USAR JULIA

Dirigirse a los organizadores de una Feria
Internacional, para plantear la intención que
tiene Quimisol de participar y solicitar
direccionamiento para hacerlo.
1 la carta.
Informar a un empleado faltas en el
cumplimiento de sus funciones y registro de
llegadas tarde a la empresa.
2 de la compañía.
Informar a todos los empleados e involucrados
con la empresa que Quimisol se va a aliar con la
empresa Monómeros Colombo Venezolanos.
3 reunión.
Dejar por escrito los compromisos entre la
empresa y un proveedor que le suministra las
tintas utlizadas para la producción de las
pinturas.
4 meta.
Dejar evidencia de una reunion del Comité de
Calidad de la empresa.
5 tendrá derecho.
 Una carta formal se utiliza para
tratar asuntos específicos como la
realización de un trámite o una
cuestión de trabajo. Debe de
Carta
incluir los siguientes datos: lugar y
fecha, saludo, cuerpo, despedida y
nombre y firma de quien escribió
 se usa para comunicar algo de
manera interna en una empresa;
se trata de un anuncio breve que
sirve para recordar una actividad o
Memorando un tema en específico a los
empleados. Normalmente está
dirigido a muchas personas y
representa intereses personales
 Se denomina acta al documento
que durante una reunión es
escrito por una persona presente
en la misma, y a través de la cual
 Acta se registran los temas que han
sido tratados, como así también
las conclusiones o acuerdos que
han resultado adoptados en dicha
 Un informe de trabajo es un
documento que muestra los
resultados de una actividad.
Conocido también como reporte
 Informe laboral o informe de resultados,
sirve para evaluar la ejecución de
una tarea o un conjunto de tareas
en relación con una determinada
 El certificado de empresa es el
instrumento por el que se pone en
conocimiento del SEPE la extinción
de la relación laboral entre el
 Certificado trabajador y la empresa, y cuya
información determina la cuantía
y la duración de la prestación por
desempleo a la que el trabajador

Presentar a la gerencia los resultados de su   es un documento que tiene como

gestión durante el primer mes en su Nuevo Informe fin poder comunicar un conjunto
cargo. de información recogida y
previamente analizada según
6 determinados criterios.
7 Solicitar a la Universidad de donde es egresada Certificado  El certificado de existencia y

pronunciamiento sobre la Carrera que la faculta
como professional.
Registrar en la empresa toda su historia
personal, académica, laboral.
8 extranjeras.
Informar de manera digital a su jefe, las
empresas que va a visitar para presenter el
portafolio de servicios de la empresa Quimisol.
9 u organización.
Invitar a un evento de lanzamiento de Nuevo
producto, a empresas del sector.
10
Hacer solicitud de insumos de papelería al
Departamento de Compras de la empresa.
11
Evidenciar la entrega de pedidos de pintura a los
clientes.
12
representación legal contiene la
información de las personas
jurídicas inscritas en el Registro
Mercantil y en el Registro de
Entidades sin Ánimo de Lucro, así
como de las sucursales de
sociedades nacionales y
extranjeras.
 El certificado de existencia y
representación legal contiene la
información de las personas
jurídicas inscritas en el Registro
Certificado Mercantil y en el Registro de
Entidades sin Ánimo de Lucro, así
como de las sucursales de
sociedades nacionales y
 radica en facilitar un medio digital
de contacto continuo con todo
aquel que lo requiera. El correo en
la empresa es importante ya que
Mensaje electrónico
es la forma mas sencilla de
compartir información con los
demás miembros de una empresa
 forman parte de las
comunicaciones organizacionales
escritas para el manejo de las
relaciones públicas y de negocios.
Proyectan no solo la imagen
Tarjeta protocolaria
corporativa, sino también la de los
ejecutivos y de aquellas personas
que manejan todo lo relacionado
con oferta, venta de bienes y
servicios.
 es el proceso para organizar,
controlar y solicitar productos y
servicios. La gestión de pedidos es
el proceso desarrollado en una
Pedido
empresa mediante en cuál se
organiza, realiza seguimiento y se
solicitan las compras de productos
o servicios.
 es un documento mercantil que
acredita la entrega o recepción de
un producto o la prestación de un
servicio entre varias partes. Se
Albarán
considera de mucha utilidad para
garantizar que una transacción se
ha llevado adelante de
conformidad por ambas partes.