Agenda

Es el programa que contiene ordenadamente un conjunto de temas, tareas o actividades para su

realización en un periodo de tiempo determinado. Como tal, la palabra proviene del latín, que
significa ‘‘cosas que se han de hacer’’.

La agenda de trabajo o plan de reunión establece el marco laboral sobre el cual se desarrollan las
distintas estrategias del día. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una
reunión antes de la misma, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se
discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión.

El Plan de reunión puede incluir a todas las personas que representan diferentes funciones,
realizar el seguimiento de proyectos específicos, para la toma de decisiones, planificar actividades
o simplemente para las órdenes del día.

Casi siempre antes de una reunión se debe hacer una convocatoria por medio de avisos.

Generalmente la agenda tiene como encabezado el nombre de la organización, persona que

preside la reunión, fecha, hora, lugar de la reunión, los objetivos de la reunión.

Los puntos que serán tratados generalmente se enumeran así:

1. Bienvenida y apertura de la Reunión

2. Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo
principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
3. Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
4. Arreglos y anuncios para la próxima reunión
5. Cierre de la reunión.

Para hacer una lista de tareas o actividades en las reuniones es importante:

1. Clasificarlas según la prioridad o la urgencia, sin dejar atrás las otras.

2. Planificar el tiempo que se requiere para cada una.
3. Dejar para el final las labores más sencillas.
4. No dejar todo para último momento, porque retrasa lo programado.
5. Si piensa que una tarea demora 5 minutos, calcule mejor diez.

Es de gran importancia agendar todos los puntos a ser tratados en una reunión ya que al organizar
y planificar todos los detalles, la información llegará a todos directamente. La persona que
conduce una reunión debe iniciar diciendo cual es el propósito y objetivo de la reunión.

Idealmente, una reunión no debería durar más de 2 horas. Para desarrollar la agenda los puntos
deben ser específicos.
Ejemplo de Agenda de trabajo (puede ser elaborado tanto en forma vertical como horizontal):

PLAN DE REUNIÓN

OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER SAN PEDRO SACATEPEQUEZ

Yajaira Mercy Verónica Castro Xicay

Fecha: 6 de julio de 2013

Hora: 8:30 a. m.

Lugar: Salón de usos múltiples de la Oficina de la mujer de San Pedro Sacatepequez.

OBJETIVO: Informar a las amas de casa convocadas acerca a la reunión inicial de los proyectos de
capacitación en las áreas de alimentos, textiles y artesanías que las beneficiarán en lo económico y
familiar.

AGENDA:

 Bienvenida y apertura de la Reunión.

 Información de los talleres de capacitación en las áreas técnicas de alimentos, textiles y
artesanías.
 Duración de los talleres (fechas).
 Costo de los materiales de los talleres de capacitación.
 Información de la inscripción a los diferentes talleres.
 Resolución de dudas de las participantes de la reunión.
 Anuncios para la próxima reunión e inicio de los talleres de capacitación.
 Despedida y cierre de la reunión.
 Convocatoria
Es un llamamiento oral o escrito para que se acuda a cierto lugar o se realice alguna cosa,
destinado a una o más personas (en este caso puede ser realizada por carta a sus domicilios,
telefónicamente, por email, con afiches en los lugares donde asiste la gente que se desea
convocar, etcétera) o al público en general, en cuyo caso la convocatoria debe ser hecha
empleando algún medio masivo de comunicación.

Ejemplos:

1. Convocatoria de reunión escolar:

Convocatoria de reunión
Colegio Teotihuacán S.C

10 de febrero de 2015

A los padres de familia:

Con la presente se les hace la convocatoria correspondiente al evento de fin

de año, donde se realizará la firma de autorización de fin de curso.

Es indispensable realizar este trámite para poder culminar con el ciclo

correspondiente a este año y poder seguir con el siguiente.

La reunión se realizará en tres días: Jueves 26, Viernes 27 y Sábado 28 del

mes de febrero, de las diez de la mañana hasta las tres de la tarde y de las
tres hasta las ocho de la noche, para que puedan asistir todos los padres
por razones laborales.

Esperamos su participación,

Atentamente,

Prof. Lidia Jazmín Torres Luna

Directora del colegio  Teotihuacán S.C
 2. Convocatoria de barra de abogados:

Convocatoria

Rechel y Asociados S.C

Barra de abogados

Invitamos a todos los asociados de la firma a participar en la próxima

reunión de comisión que será celebrada el próximo lunes 26 de enero de
2015, con la finalidad de gestionar al nuevo director y su cambio por fin de
funciones.

Por lo necesario y requerido del tema se necesitará la confirmación

correspondiente.

Atentamente

Lic. Gabriela Avilés Pérez                Lic. Roberto Téllez Jimeno

Firma                                               Firma