Metodología para archivar en una empresa

Para una buena

organización de los
documentos de una
empresa, hace falta una
actitud positiva, querer
organizarlo verdaderamente
y dedicarle el tiempo
necesario.
El tiempo que no se dedique
a archivar, se debe emplear
en buscar papeles allá
donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe
ser llevada a cabo por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que
pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son
siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo
organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que
esta labor sea organizada por un profesional.
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de
suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la
gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y
que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima
del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información
tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill "Si usted no sabe lo
que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted".
Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no
tener los objetivos claros y el miedo a tirar.
Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:
1. ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?
2. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
3. ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?
4. ¿Para que puedo utilizar esta información?
5. ¿Existen implicaciones legales o financieras?
6. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?
7. ¿Necesita alguien esta información?
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad,
fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir
al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
 Ser el centro de la información y de la documentación.
 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros
servicios.
 Asegurar la conservación de los documentos.
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
- Lógica.
 Como me piden los documentos.
 Como necesitamos la información.
- Rigor.
- Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
- Inequívocos.
- Explícitos.
- Objetivos.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
- Existencia de unas normas de archivo o manual.
- Existencia de un índice.
- Instalaciones.

Sistema a emplear en el archivo empresarial

El propio método para archivar documentos dice
mucho sobre el funcionamiento y el estado en el
que se encuentra la propia organización. Y es
que el hecho de que se vuelva ilocalizable
cualquier tipo de documento puede
traducirse en una valiosa pérdida de
tiempo o acarrear pérdidas económicas.
Además, en el otro lado de la ecuación nos
encontramos con el ámbito legislativo. Por una
parte, es necesario cumplir con los requisitos de
control y seguridad de la información para un
buen tratamiento de datos. Por otra parte, la ley obliga a conservar determinados
documentos en relación a la actividad empresarial durante unos plazos mínimos.
Por tanto, dentro de la competencia de gestión documental, se requiere de un
conjunto de conocimientos para el registro, organización, almacenamiento y recuperación
de la información. Hoy en día, esto se traduce en un eficaz archivado de documentos
digitales.
Las mejores técnicas y recomendaciones de archivado de documentos digitales
La digitalización documental no hace más fácil su almacenaje por sí misma. Pese a que
pasemos toda la documentación de formato papel a lo digital mediante, por ejemplo,
equipos de escáner, para formar parte de la base de datos de redes privadas o en la nube;
necesitamos adoptar hábitos y métodos de archivo que nos facilite el trabajo

Reglas a seguir en un archivo

 Los conceptos básicos del archivo son:

 - Título.
 Alfabético.
 Numérico.
 Alfanumérico.
 - Unidad.
 - Clasificar.
 - Alfabetizar.
 La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del
tipo de empresa y de la manera en que se soliciten los documentos.
No se recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada
archivo tiene sus necesidades.
La alfabetización de nombres de
personas se realiza colocando
primero los apellidos y después
el nombre y los nombres de
corporaciones, sociedades e
instituciones como aparecen
registrados.
Los sistemas de clasificación de
archivos son los siguientes:
- Alfabéticos.
 Nominal.
 Geográfico.
 Temático.
- Numéricos.
 Natural.
 Cronológico.
 Codificado.
 Terminal.
- Alfanuméricos.
El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos,
sencillos e indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:
- Nombre de la empresa.

- Nombre de quien firma la carta.

- Nombre a quien está dirigida la carta.
- Nombre del tema de la carta.
- Nombre de la localidad geográfica.
Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y
permite una fácil ampliación y sus inconvenientes son que el aumento
de los expedientes complica la búsqueda y la creación de nuevos
expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.
La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales
elementos son:
1. Guías primarias.
2. Guías secundarias.
3. Carpetas individuales.
Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las
guías secundarias se usan para subdividir una sección y destacar los
nombres importantes.
El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.
El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la
división geográfica y el nombre o tema.
En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.
Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas,
grandes ampliaciones, ampliar archivos, rápida identificación e indicar
temas relacionados y un gran inconveniente es que necesita un índice
auxiliar alfabético.
El archivo numérico consta de:
1. Índice numérico.
2. Índice auxiliar.
3. Índice alfabético.
El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y
carpetas individuales.
Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y
letras.

Neoliberalismo
El neoliberalismo es el resurgimiento de las ideas asociadas al liberalismo
clásico (laissez faire)12 o primer liberalismo desde las décadas de 1970 y 1980,3
aunque existe información que data la aparición del término desde la década
de 1930, con el significado de un liberalismo clásico reformado, y amigable con
algún nivel limitado de intervencionismo.456 Actualmente, el término neoliberalismo
suele asociarse con políticas que implican apoyar una amplia liberalización de la
economía, el libre comercio en general, grandes reducciones del gasto público y
de impuestos, así como disminución de la intervención del Estado en la sociedad y
economía en favor del sector privado, conformado principalmente
por consumidores y empresarios; estos últimos, quienes podrían pasar a
desempeñar roles que en determinados países asume y financia el Estado con
impuestos del contribuyente.789
10

Además el neoliberalismo es
un modelo mental enseñado de
manera individual y colectiva,
con fundamento en las
ideologías y experiencias
adquiridas, dentro del
entorno desarrollo del ser
humano en varias partes del
mundo. Con el objetivo principal
de la búsqueda del
empoderamiento económico, político y social.11 El uso y definición del término ha
ido cambiando con el paso del tiempo y en la actualidad no hay un criterio
unificado para determinar qué es «neoliberalismo», por lo que generalmente se lo
utiliza como un término asociado a la derecha o ultraderecha y es empleado de
manera coloquial para englobar una gran diversidad de ideas muy dispares
presentes dentro de los espectros
del liberalismo, conservadurismo, feudalismo o fascismo. 1 El neoliberalismo –
también llamado nuevo liberalismo o liberalismo tecnocrático– es la corriente
económica y política capitalista, inspirada y responsable del resurgimiento de las
ideas asociadas al liberalismo clásico o primer liberalismo desde las décadas
de 1970 y 1980.12 Los defensores del neoliberalismo apoyan una
amplia liberalización de la economía, el libre comercio en general y una drástica
reducción del gasto público y de la intervención del Estado en la economía en
favor del sector privado, que pasaría a desempeñar las competencias
tradicionalmente asumidas por el Estado.345 Sin embargo, el uso y definición del
término ha ido evolucionando en las últimas décadas 6 y no hay un criterio
unificado para determinar qué es «neoliberalismo».
Originalmente el neoliberalismo era una filosofía económica surgida entre los
eruditos liberales europeos en la década de 1930 que trataban de encontrar un
«tercer camino» o un «camino entre medias» de la disputa que en ese momento
se libraba entre el liberalismo clásico y la planificación económica.7 El impulso de
desarrollar esta nueva doctrina surgió del deseo de evitar nuevos fracasos
económicos tras la Gran Depresión y el hundimiento económico vivido en los
primeros años de la década de 1930, fracasos atribuidos en su mayoría al
liberalismo clásico. En las décadas siguientes la teoría neoliberal tendió a estar en
contra de la doctrina laissez-faire del liberalismo, promoviendo una economía de
mercado tutelada por un Estado fuerte, modelo que llegó a ser conocido como
la economía social de mercado.
 El neoliberalismo y la globalización

Qué es la globalización y cuál es su relación

con el neoliberalismo? Aparentemente estas
preguntas son fáciles de discernir debido a
que los principales medios de comunicación
del país, a través de los noticieros de
televisión y la radio, tienden a reflexionar
sobre estos temas.
Muchos comentaristas y la gente común y
corriente atribuyen a la globalización y al
neoliberalismo como procesos económicos
idénticos. En algunos casos, algunos tienden
a confundir y entremezclar a los dos
conceptos como si no existiera una diferencia alguna entre una y la otra.
De acuerdo a Carlos Vilas, intelectual argentino y bastante conocido en el ambiente
académico de Estados Unidos, sostiene: “La globalización es un proceso ligado
íntimamente al desarrollo del capitalismo…”
En este sentido, la globalización tiene inicios en el momento en que surge el capitalismo.
Es decir, durante el Siglo V, cuando las sociedades de Europa estaban dominadas por un
sistema económico feudal. Partes del sistema capitalistas dan su inicio en forma incipiente
en las ciudades que se establecen afuera de las glebas medievales.
La primera revolución industrial de fines del Siglo XVIII dotó de un dinamismo renovado
al capitalismo. En este contexto, la globalización tiene mucha relación con la expansión del
capitalismo. Durante esta fase, los inversionistas europeos expandieron sus capitales a otros
lugares del mundo, dando lugar a nuevas formas de producción masiva de minerales,
recursos forestales y alimentos.
Durante la segunda revolución industrial, en el último tercio del Siglo XIX, se añade
nuevos modos de transporte terrestre y marítimo, los que contribuyen a otra expansión del
capitalismo. Y por ende, a un nuevo proceso de globalización.
Asimismo, el liberalismo económico imperante en Europa y la desregulación (falta de
control del gobierno a los capitales privados) de este periodo, permite propagar las
inversiones europeas a América Latina. Los inversionistas ingleses, tanto financieros como
de producción, empiezan a controlara los gobiernos de América Latina a través de la
economía. La Guerra del Pacífico entre la alianza Bolivia-Perú contra Chile, se produjo
esencialmente debido a que los inversionistas ingleses, que dominaban la explotación del
guano – excremento de los pájaros que se utilizaba como fertilizante natural— estuvieron en
desacuerdo con el incremento de un impuesto que les impuso el gobierno boliviano.
Entonces los ingleses indujeron a los chilenos a la invasión de Antofagasta, Bolivia, y
consecuentemente a la guerra.
El nuevo proceso globalizador, que precisamente empieza con el arribo del neoliberalismo
en la década de 1980, es la última fase del expansionismo capitalista. Las políticas
neoliberales (desregulaciones, privatización, adelgazamiento del aparato estatal, apertura de
mercados, entre otros) generaron nuevos descubrimientos tecnológicos que agitó al mundo,
unió a diversas culturas a través del internet.
Sin embargo, también creó pobreza, desempleo, migraciones recurrentes de las zonas
rurales a las áreas metropolitanas y criminalidad. El narcotráfico de México es un mal
endémico que tiene relación directa con el neoliberalismo y la ultima fase de la
globalización.

Ha ayudado la globalización al crecimiento de las naciones o las

ha vuelto más pobres

Muchas personas aseguran estar en

contra de la globalización porque la
globalización les está quitando una
oportunidad a los países en vía de
desarrollo o subdesarrollados de
competir en el mercado mundial,
principalmente los países de
América latina. Pero la realidad es
otra: la globalización nos está
beneficiando a todos porque la
globalización desde siempre ha
ofrecido oportunidades a muchas personas en todo el mundo en el ámbito
económico y social, por razones que mencionaré a continuación.

La reducción de costos es tal vez el aspecto más importante por el cual

deberíamos estar a favor de la globalización ya que mientras más crece el
mercado a nivel mundial y mientras más se fortalece, los costos tienden a bajar
porque con costos bajos el demandante (llámese demandante al
cliente) comenzará a comprar aceleradamente haciendo que la producción se
mueva mas rápido, haciendo que el oferente (el ente que ofrece el servicio y/o
producto) produzca más, generándole ganancias al mismo para que así puedan
producir más y puedan aumentar cada vez más la calidad de sus productos.

“Es común que los oponentes de la globalización utilicen el término para describir
todas las características de la vida humana que a ellos no les gustan. Yo usaré
"globalización" más precisamente para referirme a la disminución o la eliminación
de las restricciones estatales en los intercambios a lo largo de las fronteras, y al
cada vez más integrado y complejo sistema global de producción e intercambio
que ha surgido como resultado. Las inquietudes radican en cuáles son los efectos
que la globalización verdaderamente tiene y si éstos son beneficiosos o
perjudiciales”. (Palmer, 2002, ¡La globalización es fabulosa!, P. 3)
Más calidad en los productos: la calidad en los productos es otro factor
fundamental en el área de la mercadotecnia que deriva de la reducción de costos.
Porque en el momento en que el oferente ofrece precios bajos al demandante
ellos van a crear una nueva necesidad de adquirir más productos, lucrando al
oferente y haciendo que las multinacionales crezcan considerablemente y a la vez
aumenten la calidad del producto que se está ofreciendo. Buscando el objetivo
comercial que impulsa a esta cadena: “Mas calidad a menor precio”, que daría
más flexibilidad en el coste del mercado.

“El proceso de globalización plantea la oportunidad de mejorar las condiciones de

acceso a los mercados que anteriormente se hallaban fragmentados. Los flujos de
información, tecnología y capital han sido los que han incrementado su movilidad y
por consiguiente constituyen los mercados donde más han mejorado las
condiciones de acceso para economías con menor capacidad relativa de
generación interna”. (Gaggini de Rühlemann, 2002, Comercio Internacional, P. 7).

Pero los beneficios que ofrece el factor producido por el sistema de globalización
no solo dependen de las ganancias y beneficios que se generan entre
demandante y oferente. Hay un factor que es la flexibilidad en el coste del
mercado, que se refiere básicamente a adquirir más por menos precio. Es la
estrategia básica que usa el oferente para aumentar más la acción de compra por
parte de la demanda el producto y/o servicio que se le ofrece. En la actualidad la
relación que hay entre la demanda y la oferta es muy poderosa, ya que el cliente
está comprando aceleradamente y las multinacionales produciendo en exceso,
alimentando arduamente la economía mundial.

Esto va a desatar una economía de escala donde se va a fortalecer el mercado

cada vez más, y también va a aumentar el número de demandantes, lo que
genera como resultado sobrepasar las fronteras. El servicio/beneficio va a llegar a
diferentes países donde más personas van a tener la posibilidad de adquirir y
verse beneficiadas con el producto/beneficio que se ofrece, lo que inundaría el
mundo con diferentes productos y servicios formando el
factor GLOBALIZACIÓN. Según Tom Palmer (2002) El comercio, la apertura y la
globalización refuerzan a los gobiernos democráticos y responsables, y al Estado
de Derecho.

Otro beneficio fundamental que ofrece la globalización y que es muy importante,

sobre todo para América Latina es que la globalización conduce a la paz y
disminuye los incentivos para el conflicto, ya que si hay globalización se abre un
libre comercio entre las naciones y permite que estas actúen en paz, hay una frase
que se usa mucho en economía y es “cuando los bienes no pueden cruzar las
fronteras, los ejércitos seguramente lo harán.”. Si hay un libre comercio entre
países, se abrirán muchos beneficios como el de la hermanización de ciudades y
hasta acceso libre a cualquier territorio.

Por último, mencionaré tal vez el factor más importante para muchas personas y
que beneficia a miles de familias y es el factor laboral y generación de empleo.
Cuando un producto, una multinacional o cualquier otro ente que se relacione se
globalice, el oferente necesitará aumentar la cantidad de materia prima para poder
producir y aumentar mucho más lo que ofrecen, ya sea producto o servicio. Pero
cuando aumenta la materia prima, también tiene que aumentar la mano de obra,
es decir, va a generar más empleo. Las multinacionales van a necesitar de mano
de obra que opere con la cantidad de materia prima para poder producir lo que
exige el demandante, disminuyendo la tasa de desempleo.

“Las políticas comerciales no afectan el número de empleos pero sí afecta el tipo

de labores que la gente tiene. Si el proteccionismo incrementa la cantidad de
trabajos en industrias competitivas de importación, igualmente reduce el número
de puestos en industrias de exportación, es decir, en las compañías que producen
bienes que hubieran sido intercambiados por bienes que hubieran sido importados
pero que ahora son más caros debido a los aranceles o que son excluidos por las
cuotas. Después de todo, las exportaciones son el precio que pagamos por las
importaciones, así como las importaciones son el precio que los extranjeros pagan
por nuestras exportaciones. Así que si uno reduce el valor de lo importado a través
de un arancel, uno disminuye el valor de los bienes exportados que pagan por
esas importaciones. Eso se traduce en una pérdida de empleos en la industria
exportadora.” (Palmer, 2002, ¡La globalización es fabulosa!, P. 2)

También es importante destacar que la globalización ha generado a través del

tiempo disminución de pobreza en muchos países “Tercermundistas” como
llamaban a los países en vía de desarrollo la ONU durante la II Guerra Mundial. Y
elimina la explotación y el trabajo infantil. Volveré a citar un fragmento de ¡La
Globalización es Fabulosa! Del economista alemán Tom Palmer en el que dice:

"El libre comercio es el camino más rápido para eliminar el trabajo

infantil: Alrededor del mundo trabajan aproximadamente 250 millones de niños. El
porcentaje de niños trabajadores ha caído—no incrementado—con el aumento del
comercio y la globalización, y por razones muy obvias. Los países pobres no son
pobres porque los niños trabajan. Los niños trabajan porque son pobres. Cuando
la gente se enriquece a través de la producción y el libre intercambio, envían a sus
hijos a las escuelas, en lugar de los campos. El comercio global es el camino más
rápido para la eliminación del trabajo infantil y su reemplazo por la educación
infantil.” (Palmer, 2002, ¡La globalización es fabulosa!, P. 3).

La globalización es un factor que cada vez va creciendo y a su vez beneficia a la

sociedad en aspectos de economía, empleo, competitividad, y alta calidad en los
productos que ofrecen al mercado, dejando satisfechos tanto al oferente como al
demandante y fortaleciendo cada vez ms la economía globalizada.
Industrias de exportación Terrestre

Medios de transporte Maritimo