1.

Instalación

1.1 Instalación de Pre-requisitos

Antes de realizar la instalación del sistema de nómina, se deben realizar las

instalaciones de las herramientas y pre-requisitos que realizan la gestión y
almacenamiento de la base de datos, además se realizan los “back-up” o
respaldos de información. Estos programas se encuentran en la página oficial de
Premium Soft como se observa en la siguiente imagen:

Todos los programas se descargan en archivos .rar, luego de realizar las

descargas respectivas se procede a instalar todos los paquetes, iniciando por el
motor de base de datos MySQL 5.1:
 La imagen anterior muestra el menú de instalación del motor de base de
datos, luego de presionar siguiente se debe indicar varias características
esenciales para realizar la instalación.

En esta ventana hay que indicar la misma ruta de MySQL server para
MySQL server data files, de modo de que la instalación se pueda localizar en una
misma carpeta.
 Antes de instalar se verifica que los destinos de las carpetas sean
correctos, como se observa en la imagen anterior que se encuentran en la misma
carpeta, seguidamente se presiona instalar.

Para finalizar se realiza la instalación del “MySQL Administrator”, donde se

realizan los respaldos o “Back-up” de las bases de datos. El ODBC, se encarga
de la conexión de la base de datos con el sistema de nómina y cualquier otro
sistema. Una vez finalizadas las instalaciones de los requerimientos, es posible
instalar el paquete de Nómina 8.X.
 1.2 Instalación del Sistema Nómina

La descarga del sistema se puede realizar desde la página oficial,

www.premium-soft.com en el enlace “Descargas e Instalación de Productos”, se
selecciona la aplicación deseada, en este caso “Nomina New-Age 8x SQL”.

Para poder realizar la instalación hay que extraer el instalador del archivo
descargado en la ubicación de su gusto por ejemplo: C: /Escritorio, es necesario
seguir el siguiente procedimiento para poder realizar la instalación.

NOTA: la extracción del archivo se puede realizar en la ubicación de su

preferencia.
 Luego de extraer el archivo ejecutable dentro de la carpeta deseada, se
realiza el proceso de instalación. Se muestra dicho proceso el cual debe ser
realizado a semejanza de las ilustraciones a continuación:

Luego de ingresar el nombre de usuario y la organización que requiere el

sistema, se realiza la instalación del sistema Nómina New Age 8.X, para terminar
el proceso seleccionar la opción finalizar.
 2. Ejecutable y Licencia

Una vez realizada la instalación del sistema de Nómina, se procede a

ingresar en la carpeta “C:\Premium\NominaSql8”, donde generalmente se guardan
los archivos de instalación. Para realizar la extracción del acceso directo al
escritorio se debe presionar click derecho en el archivo de nombre “nominasql”,
seguidamente hacer click en la opción enviar a, Escritorio (crear acceso directo),
como se muestra en la imagen a continuación:

Para agregar la licencia ubicamos el archivo .sis, al copiar y pegar el

archivo en la carpeta donde está instalado Nómina, verificar que la
licencia ha sido incluida exitosamente. Al abrir el ejecutable del
sistema en la parte inferior muestra el nombre de la empresa
autorizada, en este caso es una licencia demostrativa.
 3. Abriendo la Aplicación:

Al momento de abrir la aplicación hay que definir unas rutas específicas

para la creación de la base de datos, se identifica el IP de servidor con el nombre
de “localhost” el usuario “root” y la contraseña “root”. Para finalizar se presiona en
“Procesar”, como identifica en la imagen siguiente:

Al procesar, el sistema realizará la creación de la conexión del OBDC y las

bases de datos requeridas para la funcionalidad del mismo, al finalizar el proceso
muestra la siguiente imagen:
 En la imagen anterior se puede observar el registro del primer usuario, se
debe ingresar desde el usuario “Premium”, que es un operador que posee el
sistema por defecto, la clave predeterminada para este es “Premium” y la
selección de la nómina con la cual se desea empezar.

4. Crear un Nuevo Usuario

Al momento de entrar, bien sea con el usuario predeterminado “Premium”, o

con otro usuario nos dirigimos a la opción “Configurar Usuarios”, dentro de
misceláneos como se observa en la imagen anterior, luego de esto se hará un
registro de un usuario nuevo y se le activará la permisología:
 NOTA: Es recomendable que, luego de realizar cambios en cualquiera de
los módulos del sistema, se presione el botón “Grabar” para almacenar el registro,
de lo contrario los mismos no serán procesados.

En la imagen anterior se puede observar cómo se agrega un “Código” de

hasta diez caracteres alfanuméricos de preferencia, con el “Nombre” de “Premium
Prueba”, una contraseña que determina el usuario y los permisos en las opciones
de menú, desde las cuales se puede habilitar todos como se puede observar en el
recuadro azul, o elegir cada uno por separado, además de esto en perfil de
usuarios activar los procesos de modificación y creación de registros.

Luego de crear un usuario con todas las permisologías, se debe salir del
sistema y volver a entrar para que tome los cambios. Al ingresar y desplegar la
opción de seleccionar usuarios, se puede observar un nuevo registro,
comprobando que el operador ha sido registrado de manera exitosa.
 5. Primeros pasos en la ejecución de una Nómina

Se debe entrar por una nómina nueva y con un usuario que posea todos los
permisos para realizar modificaciones; a continuación, se mostrarán una serie de
pasos para crear un usuario con permisos, una nómina nueva y activarla:

5.1 Crear una Nueva Nómina

Luego de entrar a la cuenta de este usuario, se va a realizar una nómina

con períodos nuevos, donde se empezará a observar los primeros pasos para
crear las fechas en la cual se va a procesar la nómina.
 Como se puede observar en la imagen anterior, se agrega un código
numérico, un nombre para identificar el tipo de nómina de manera sencilla, y el
tipo de nómina dependiendo de qué manera el usuario cancela la nómina para sus
empleados, se pueden crear períodos de facturación mensual, quincenal, semanal
u otros, que son períodos identificados por el usuario, el sistema se encarga de
organizar las fechas mediante los períodos.

Posteriormente se identifica la fecha de inicio de cada período, lo cual es

importante ya que se estipula los cortes de pago de cada proceso de nómina, en
un lapso de un (01) año. Antes de guardar se recomienda presionar la opción “Ver
períodos”, y revisar si se pueden observar los períodos con sus fechas
identificadas correctamente.
 Luego de verificar que los períodos de nómina han sido creados con los
intervalos requeridos en “Tipos de Nómina” se debe hacer click en grabar. Ya se
tiene una nueva nómina para empezar a realizar nuevos registros. Para finalizar
este proceso, se indica que usuario podrá procesar esta nómina, ya que es un
registro nuevo y debe asignarse la permisología al usuario, se debe regresar a la
opción “Configurar Usuarios” y asignar el permiso de la nueva nómina creada,
como se observa en la imagen a continuación:
 En la imagen anterior, se pueden habilitar las nóminas con las que va
trabajar este usuario, bien sea una o varias. Ya para este momento, se puede
trabajar dentro de la nómina creada, para poder entrar a dicha nómina, se ubica la
ventana “Seleccionar Nómina” y con doble click se realiza la selección.

Para corroborar que la nómina que se ha seleccionado esta activa, en la

parte superior del programa se puede observar el nombre de la empresa, el tipo
de nómina que se está trabajando y el número de la misma.

5.2 Asignar más Períodos a una Nómina

Al generar un nuevo tipo de Nómina, registra aproximadamente el lapso de

un año, normalmente las nóminas se realizan quincenalmente y son 24 períodos.
Cuando la nómina se queda sin períodos, el sistema mostrará el siguiente
mensaje:

Esto representa que no se han asignado los períodos a los conceptos o que
no existen Nóminas suficientes para ser procesadas, para verificar que todas las
Nóminas están procesadas es necesario verificar en “Tipos de Nóminas”, los
períodos que posee la nómina a la cual se desea procesar.
 En la imagen anterior se puede observar que todos los períodos están
procesados, por esto es necesario crear nuevos períodos para poder seguir
operando la misma nómina sin necesidad de crear otra. Para realizar esta
operación se debe especificar en “Fecha de inicio del primer período” la fecha de
inicio de los nuevos períodos, tomando en cuenta que el inicio de los períodos
debe ser después de la última fecha procesada, en este caso sería después del
(31/12/2013), luego de “Grabar” se podrán observar los períodos procesados y los
nuevos pendientes, de manera de poder continuar con los procesos de Nómina. A
continuación se podrá observar un ejemplo de asignación de nuevos períodos.
 Como se puede observar, se selecciona “Tipos de nómina”, y se busca la
nómina al cual se deberá asignar nuevos períodos, recordando que la fecha de
inicio del primer período debe ser después de la nómina ya procesada y que la
carpeta en la cual se encuentran los reportes sea correcta. Luego, se presionar
“Grabar” se observan los nuevos períodos creados como se observa a
continuación:

Al verificar que los períodos son correctos, con las fechas necesarias, en el
módulo de “Procesos” y la opción “Procesar pre-nómina”, se puede verificar que el
procedimiento está bien realizado ya que identifica las nóminas procesadas y en
consiguiente las pendientes. A continuación se podrá observar un ejemplo de
dicho proceso:
 5.3 Asignación de Conceptos a Períodos

Posicionados en la Nómina en la cual se está trabajando, se deben asignar

conceptos a los períodos, que son las asignaciones y deducciones que tendrá el
trabajador al momento de recibir un pago por nómina, en este caso se asignó el
salario quincenal, y las deducciones de la ley, que es el proceso más común al
momento de procesar una nómina.

A continuación se va a asignar a manera de ejemplo el concepto de “Salario

Quincenal” a los períodos, recordando que todos los conceptos que se vayan a
aplicar a los períodos en nómina bien sea deducción o asignación, deben pasar
por el mismo proceso para poderlos observar.
 5.4 Estatus Laborales y Banco

Continuando con el proceso, luego de entrar a la nómina nueva, se crearán

los estatus laborales de los trabajadores, sucursales que posea la empresa,
departamentos, unidades, grupos de cargos, cargos, condición laboral y si la
nómina es pagada por transferencia u operaciones bancarias, para mayor
información (Véase Manual del Sistema Nómina- Archivos: “Sucursales,
Departamentos, Unidades y Cargos p.9).

5.5 Crear Trabajadores

 Seleccionamos la ventana de “Trabajadores” y realizamos un registro de un
trabajador, como se podrá observar en la siguiente imagen. Para mayor
información (Véase Manual del Sistema Nómina- Archivos, Trabajadores p.14).

Ahora en la pestaña de Laborales, se deberá realizar el registro de

dirección, teléfono, el estatus laboral del trabajador y si se incluye o no en el
cálculo de la ley de alimentación, como se observa a continuación:
 Luego de registrar los datos, se deben asignar los conceptos y constantes
que el trabajador va a tener al procesar la nómina.

En las constantes se registra el sueldo base del trabajador y las horas

extras trabajadas, en este caso se hará el proceso solo con el sueldo base, que
actualmente se considera en esa cifra.
 En las constantes periódicas, se registran las horas extras trabajadas, en
caso de que el trabajador tenga bonos por hora, los días de inasistencia para
deducciones y los días de trabajo en caso de que la nómina se cancele por dicho
parámetro.
 Los conceptos son las asignaciones de un trabajador, en este caso el
salario quincenal y las deducciones de la ley, SSO, FAOV, RPE, que se van
procesar al momento de aplicar la nómina.

5.6 Proceso de Pre-Nómina

Luego de realizar todos los procesos explicados anteriormente, se puede

realizar el primer proceso de “Pre-Nómina”, que permite verificar los conceptos y
constantes para este período que se va a procesar, para observar de qué manera
se están calculando las asignaciones y deducciones ingresadas. Para finalizar se
ubica la opción “Procesar pre-nómina” en la sección de “Procesos” como observa
a continuación:

Esta opción despliega una ventana capaz de realizar el proceso de cálculo

de pre-nómina, la cual muestra las asignaciones y deducciones totales del pago
de cada trabajador; a continuación se observa la ventana en la cual se procesa el
cálculo:

En la ventana observada anteriormente, se puede realizar el proceso de

pre-cálculo, además de ello se pueden ver los períodos existentes y sus estatus, si
están pendientes o procesados. A continuación se observará una tabla que
demuestra el cálculo de una pre-nómina:
 En la imagen anterior se observa el cálculo de un trabajador en una nómina
quincenal, el cual posee salario mínimo y las deducciones que exige la ley, para
más información sobre esta ventana (Véase Manual del Sistema Nómina-
Procesos: Procesar pre Nómina p.31). Luego de estar confirmar que los datos
ingresados son correctos y salir, se podrá observar una ventana de verificación
que se verá a continuación:

Como podemos observar en la imagen anterior, si hacemos click en “Sí”,

almacena los datos pre-procesados para luego poder realizar la actualización de
acumulados. A continuación nos dirigiremos a la opción de “Actualizar
Acumulados”.
 5.7 Procesando Nómina

Al actualizar acumulados se procesa la nómina, recordando que para

realizar esta operación se debe haber realizado la “Pre-nómina” con anterioridad,
para un proceso satisfactorio. Esta opción cambia el estatus de nómina a
“Procesado”. A continuación se mostrará un ejemplo del proceso y de la
verificación final.

Luego de actualizar acumulados, se puede observar la tabla y ver los

períodos, esta se representará como “Procesado”, dejando claro que el proceso se
ha realizado con éxito. A continuación veremos la tabla de períodos de nómina.
 5.8 Recibo de Nómina

Para poder llevar un control del proceso de nómina, se puede realizar una
impresión del registro, en este caso se debe dirigir al módulo de “Informes”, donde
se realizan todas las impresiones dentro del sistema.

Luego de seleccionar “Pagos por nómina procesada”, se representa una

tabla para indicar el o los trabajadores por los cuales se desea imprimir los
informes o Boucher:

Al hacer click en la opción de “Imprimir”, mostrará una ventana donde se

puede: imprimir, visualizar, crear formato de Excel, formato web y envío de factura
por e-mail, para mayor información (Véase Manual del Sistema Nómina- Informes:
¿Cómo Realizar un Informe? p.56)
 5.9 Caracterizar y Procesar Ley de Alimentación

Para poder trabajar con ley de alimentación, principalmente se deben

caracterizar los datos requeridos para realizar el cálculo y luego, para poder
facturar la ley de alimentación a los trabajadores. A continuación se mostrarán una
serie de imágenes que identifican donde se encuentra la opción de “Caracterizar
Ley de alimentación”, para poder indicar los parámetros del cálculo de la ley:
 Como se observa en la imagen anterior, se asigna la unidad tributaria que
se encuentre vigente, y el porcentaje de cesta ticket que la empresa les cancela a
sus trabajadores, luego automáticamente el sistema de Nómina calcula los montos
que se cancelan a los trabajadores mensualmente en cuestión de ley de
alimentación.

Es necesario recordar que para poder facturarle la ley de alimentación a un

trabajador, se debe realizar tildar el campo de “Incluir en la Ley de alimentación”,
ubicado al momento de registrar trabajadores en la pestaña “Laborales” como se
puede observar en la imagen a continuación: