Configuración de Tiempo y Asistencia (Time Attendance) en Clever Access

Esta guía le permitirá la creación y administración de horarios de trabajo para que el software
realice el cálculo de tiempo trabajado.

A continuación, se detallan los puntos básicos de configuración.

1.- Creación de Lector.

Para que el software reciba los datos de acceso, el mismo debe estar vinculado a un lector el
cual le brinde la información de los accesos que se fueron dando. A continuación, se detalla
como agregar un lector al software “Clever Access”

Ir al menú y seleccionar "Configuración de terminal"

Completar los campos con los datos necesarios. La ip por defecto del lector es “192.168.1.224”
con el puerto “5005”, el ID por defecto es “1”.

Si en el lugar hay más de un lector definir un ID distinto para cada uno ej: (ID 1, para lector 1),
(ID 2, para lector 2). Para más detalles ver la siguiente imagen a modo de ejemplo:

Si al intentar guardar el lector aparece un mensaje de error, el mismo se debe a que su

usuario no dispone de los permisos para manejar la base de datos, para solucionar esta
situación ir a la carpeta de instalación del “Clever Access”, presionar botón derecho y
seleccionar “Seguridad”, modificar los permisos de cada usuario para que dispongan de
“Control Total”.
2.- Creación de usuarios.

Los registros de acceso de los usuarios (Huellas, Rostros, Claves y Tarjetas) deben cargarse
directamente en el lector para luego descargarse al software “Clever Access” para agregar los
datos personales de cada usuario. Por detalles de cómo crear usuarios en los lectores ver la
guía que va adjunta con cada lector.

Para descargar los registros de los usuarios del controlador desde “Clever Access” ir a
“Descargar Información de Empleados”.

En la nueva ventana que se abrirá, sobre la lista ubicada a la izquierda, seleccionar el lector
desde donde se realizará la descarga de los usuarios. Para comenzar presionar el botón
“Descarga”. La barra de progreso inferior indicará el proceso de descarga. Una vez finalizado el
proceso los usuarios ya estarán cargados en la base de datos y ya se podrá cerrar la ventana.

Para más detalles ver la siguiente imagen a modo de ejemplo:

3.- Edición de Usuarios.

Una vez que se descargaron los usuarios, podrá editarlos para completar con los datos
personales de los mismo, (Nombre, Teléfono, Domicilio, etc).

Para hacer la edición de los usuarios descargados ir a “Configuración de Personal) y seleccionar

el departamento asignado. Por defecto “Company”. Seleccionar el usuario y dar un doble clic
sobre el mismo para comenzar su edición. Una vez finalizado, presionar el botón “Guardar”.

Hacer este procedimiento para cada usuario.

Para más detalles ver la siguiente imagen a modo de ejemplo:

4.- Configurar horarios de entrada y salida.

Los horarios definen los márgenes de los tiempos de trabajo, de esta manera se podrá definir
cuando un usuario cumple con su horario laboral correctamente.

Para configurar los horarios, ir a menú y seleccionar "Parámetros" y hacer clic en

"Configuración de Horarios".

En la ventana "Configuración de Horarios" podrá crear los horarios de entrada y salida

deseados, así como definir los períodos de tiempo de los mismos.

Presionar el botón “Agregar” y dar un nombre al horario, ej: Horario 1.

Definir el tiempo de ingreso y salida del horario, así como los tiempos de tolerancia a llegadas
tempranas y tardes “Tiempo temprano”, “Tiempo tarde”. Para salvar, presionar el botón
“Guardar”.

Para más detalles ver la siguiente imagen a modo de ejemplo:

5.- Configurar turnos

Los turnos permiten agregar varios horarios creados, de tal manera que si existe un horario de
trabajo que se componen de periodos cortados por descansos, los mismos puedan
configurarse correctamente.

Una vez que tenga los horarios creados deberá ir a "Parámetros" y hacer clic en "Configuración
de Turnos".

En la ventana "Configuración de turnos" deberá crear un nuevo Turno, presionando el botón

“Agregar” y seleccionando los días en que se aplicará el turno. Posteriormente deberá
seleccionar los horarios que se aplicarán al Turno (máximo 4 horarios)

Ej: Turno "Diurno" con dos zonas horarias "1 - Matutino de 9 a 13hs", "2 - Vespertino de 14 a
18hs" de Lun a Vier.

Para más detalles ver la siguiente imagen a modo de ejemplo:

6.- Asignar turno a los usuarios

Esta parte de la configuración permite asignar a cada usuario un turno de trabajo distinto.

Una vez que los Turnos están creados deberá ir a "Parámetros" y hacer clic en "Asignación de
Horarios".

En la ventana "Agenda", deberá seleccionar el usuario haciendo clic en la casilla

correspondiente y luego seleccionar el turno a asignar en “Nombre de Turno”. Por último,
seleccione desde que fecha hasta que fecha desea asignar este horario de trabajo a la persona
(Ir a Horario de Agenda). Puede establecer periodos de meses o incluso años en este modo
horario. Para finalizar, presionar “OK”
Para más detalles ver la siguiente imagen a modo de ejemplo:
7.- Calculo de Horarios para personal Rotativo.

Si dispone de personal que no tiene un horario fijo de entrada ni de salida, pero si una jornada
de trabajo establecida (ej: 8hs de trabajo). Podrá mediante una configuración sencilla definir
este modo de trabajo.

1.- Ir a “Configuración de Personal”

2.- Seleccionar el usuario

3.- En el menú “Básico” ir al campo “Horas Trabajo” e introducir en “minutos” las horas de
trabajo que debe cumplir el usuario. Ej: Si son 8hs de trabajo, serán 480min.

Ver imagen

8.- Visualización de los resultados de asistencia.

Para poder tener el resultado de las horas trabajadas, Extras, etc… deberá ir al icono
“Estadísticas y Reportes”,

En el campo “Departamento” seleccionar el departamento del usuario deseado.

En el campo “Empleado” seleccionar el usuario deseado.

En los campos “Tiempo de Inicio” podrá seleccionar la fecha de inicio y fin de un periodo
necesario. Por último, presione “Calcular”
En la pestaña “Detalles de cambios”, se mostrará la fecha y horario en la que el usuario
accedió. Ver imagen

La pestaña “Detalles” tendrá anotaciones que pudo haber hecho el administrador ante un
acceso.

La pestaña “Resultado estadístico” le indicará el tiempo trabajado por día. La columna “Tiempo
de Trabajo” le indicará en “minutos” el tiempo del día trabajado. La columna “OT” le dará las
horas extras del usuario (esto se deduce porque son los minutos que superen el tiempo
establecido en “Horas Trabajo”, ver punto 7 de esta guía). También tendrá más datos
dependiendo de la jornada del usuario, incluyendo el tiempo de ausencia en caso de no
cumplirse con todo el horario de trabajo. Ver imagen

La pestañan “Estadística de asistencia”, dará la sumatoria de todas las horas trabajadas (en
minutos), así como las horas extras, etc, en el periodo de tiempo seleccionado. Ver imagen
9.- Registro de Asistencia

Haciendo clic en el icono “Registro de Asistencia” podremos tener un detalle total de todos los
accesos de los usuarios, simplemente seleccionado el departamento, usuario, así como el
rango de fecha de búsqueda.

La pestaña “Tab1 Grabación” entregará un listado con una serie de columnas en las cuales se
podrá ver “ID de Usuario”, “Día”, “Estado”, “ID Terminal”, “Modo Verificación”.

Ver imagen.
La pestaña “Tab2 Grabación”, entregará un listado con los días y las horas de pasaje detalladas.

10. Exportación de datos.

Cualesquiera de las consultas mencionadas anteriormente podrán ser exportadas a una

planilla electrónica “*.XLS”. Para realizar esta exportación solo basta con presionar el botón
“Exportar” una vez realizada la consulta.
 Importación de datos por archivo “TXT”

Con un Pendrive conectado al lector:

1.- Ingresar a “Menú”-“PenDrive”-“Verificación”. Este procedimiento genera un archivo

“*.TXT” con el siguiente nombre “AGL_X.TXT”.

2.- Colocar el Pendrive en la PC e ir a “Importar datos de asistencia”.

3.- En la ventana que se presenta seleccionar el formato de fecha de acuerdo a como está
configurado en el lector.

4.- Hacer clic en el botón “…” y buscar la ubicación del archivo.

5.- Luego de seleccionar el archivo, presionar el botón “Importar” para que se procesen los
datos.
6.- Solo restará ir a “Estadísticas y reportes” para hacer el listado de tiempo trabajado por la
persona (Ver imagen adjunta “Pic07”).

Nota: En el caso de que solo se necesite que el personal tenga un horario de trabajo de Nº
cantidad de horas, no importa el horario de entrada. Solo deberá ir a “Configuración de
Personal” y en el campo “Horas Trabajo” indicar en “Minutos” el tiempo de trabajo que debe
de tener la persona seleccionada.
 Trabajando en SQL

1. Instalar el software SQL Server 2005 y SQL Server Management.

2. Una vez instalado el software SQL Server 2005, ir a la carpeta “Database” en la ruta de
instalación del “Clever Access”, copiar los tres archivos que se encuentran en la misma.

3. Pegar estos archivos en la carpeta “Data” de la ruta de instalación de “SQL Server

2005”. Por defecto “C:\\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL.
4. Abrir “Sql Server Management” y presionar botón derecho sobre la carpeta
“Databases”. Selección “Attach” y en la nueva ventana que aparecerá buscar la ruta
donde se pegaron los archivos en el paso anterior.
Seleccionar el archivo “EBKN_DATA” y hacer click en “OK”.

5. Una vez realizado el “Attach” de la base de datos vamos a abrir el software “Clever
Access” y en configuración de base de datos bajo la pestaña de “SQL” ingresamos los
parámetros del servidor “SQL”.

6. Probar la conexión a la base de datos y presionar “Ok”, de esta manera ya queda

habilitado el software para trabajar en “SQL”.