Concepto y origen del método Kanban

Kanban tiene su origen en Japón, en la empresa Toyota y nació para aplicarse a

los procesos de fabricación de coches. El Kanban está basado en el método Just
in Time que trataba de dividir el proceso en fases delimitadas que debían cumplir
los objetivos perfectamente para pasar a la siguiente fase, dando lugar así a la
calidad. Permite reducir costes, pues sólo encargan los suministros en el momento
y en las cantidades necesarias.

La metodología Kanban es un método visual que se utiliza para controlar las

tareas a través de su división por fases hasta su finalización. A día de estoy,
este método ha pasado a formar parte de las conocidas como metodologías
ágiles, las cuales tratan de gestionar el trabajo y adaptarlo a las condiciones de
los proyectos.

Los 4 principios básicos y las 3 reglas del Kanban

Seguimos investigando qué es kanban. El método está basado en cuatros pilares

básicos, los cuales son:

o Se puede implantar en el momento, no es necesario empezar un proyecto

de nuevo.
o Se persigue el cambio y evolución del equipo.
o Respetar los roles, responsabilidades y cargos.
o Alentar al liderazgo.

Estos principios se han de tener siempre en cuenta si decides implantar Kanban

en tu empresa. No son opcionales ni irreemplazables si quieres conseguir éxito en
tu empresa. Ahora veremos cuáles son las reglas para utilizar de forma correcta el
método.
 1. VISUALIZAR el trabajo
Como vemos en el ejemplo, Kanban trata de visualizar en una pizarra la
división de tareas. La pizarra tiene tantas columnas como tareas haya. En
cada columna se establecen las tareas en forma de “post-it”.
2. LIMITAR el trabajo
Es importante definir el número máximo de tareas que se pueden realizar
en cada fase. La idea principal de esta regla es que los trabajadores se
centren en cerrar tareas, no empezar nuevas.
3. MEDIR el tiempo
Se debe medir el tiempo que se tarda en cerrar cada tarea, además de
tener en cuentas otras métricas importantes como el tiempo desde que se
empieza una tarea hasta que se entrega al cliente. Es necesario para
controlar y mejorar continuamente.

Beneficios de implementar Kanban

Existen varios beneficios provenientes del uso del método Kanban, comentemos
algunos de los más destacados.

La principal ventaja de este método es que es muy fácil de usar y aprender por

parte del equipo. También, destaca por ser una técnica visual, lo que permite, con
un golpe de vista, ver el estado de los proyectos y tareas.

Otra ventaja es que, como las tareas no se cierran hasta que están bien, no hay
errores, por lo que se garantiza la calidad. Además, al realizar lo justo y
necesario, se reduce el desperdicio.

Kanban no sólo es una metodología de gestión, sino que también es un sistema

de mejora de desarrollo de proyectos, lo que supone una mejora continua de la
empresa. Asimismo, permite una gran flexibilidad, pues se puede seleccionar la
tarea siguiente a realizar con más prioridad.

Pasos para implementar fácilmente el método

Kanban en tu empresa
Ya sabemos qué es Kanban… ¡ahora veamos cómo poner en práctica esta
metodología en tu empresa!

1. Prepara a tu equipo de trabajo. Añadir a tu empresa el método Kanban

supondrá una gran cambio en el personal. Por tanto, debes involucrarlos y
formarlos en la filosofía Kanban, para que, cuando llegue el momento,
sepan qué cambios hacer en su método de trabajo.
2. Visualizar el flujo de trabajo. Debes diseñar el trabajo en la pizarra. Dividir
los proyectos en las fases necesarias. Por ejemplo: Redactar email > Enviar
 a base de datos > Obtener clientes
Tienes dos opciones de diseñar el tablero. Con una pizarra/tablero y post-it,
o con un software capacitado de realizar esta labor. Algunos de los más
recomendados por el mercado son Kanban Tool, Trello, JIRA Greenhopper,
Cardmapping, Tablero Kanban Online y Targetprocess.
3. Delimita el número de tareas en curso. No sirve de nada empezar varias
tareas y dejarlas a mitad. Los mejor es limitar el número de tareas
empezadas.
4. Controla el trabajo.  Hay que revisar de manera constante el
funcionamiento. Observar qué funciona correctamente o qué falla y
solucionarlo.
5. Mejora a tu equipo continuamente.