¿En qué consiste el método Kanban?

Kanban viene del japonés y significa “tarjetas visuales” y fue

desarrollado en los almacenes de Toyota a finales de los años 40
con la metodología de producción “just in time”, donde se
producía justo lo necesario y en el momento adecuado.
Llevándolo a la actualidad, el método Kanban facilita la
visualización de proyectos de forma muy sencilla.

En nuestro post sobre el modelo Canvas, te explicamos que es

muy importante plasmar visualmente los 9 elementos clave de una
compañía para los dueños de la misma. Pues en este caso, si
tuviéramos que hacer un proyecto grande que llevara bastante
tiempo, es importante tener una organización visual sobre las
tareas a realizar, las que se están haciendo y las que quedan por
hacer.

La herramienta digital más utilizada a la hora de realizar un

proyecto Kanban es Trello, donde puedes mover las tarjetas
fácilmente entre columnas. Aun así, es muy común utilizar una
pizarra con post-its e ir moviéndolos manualmente cuando los
proyectos no son muy grandes.

Las tareas se clasifican en columnas, concretamente en estas 3:

• To do: las que hay que hacer. Suelen ir en orden cronológico,
pero se pueden priorizar tareas nuevas si así lo requiere el
proyecto.
• Doing: las que estamos haciendo, importante ser conscientes
de cómo de grande es nuestro equipo para meter en esta
columna una cantidad asumible de tareas.
• Done: las que ya están hechas.
 
6 principios Kanban
En este subapartado vamos a explicar cómo se aplica la
metodología Kanban paso a paso para que lo apliques a tu
proyecto. Es primordial seguir estos 6 principios
 • Visualización del flujo de trabajo: a diferencia de otras
metodologías digitales o comerciales, Kanban no tiene un
flujo de trabajo propio, simplemente sirve para visualizar el
que hayas elegido tú.
• Limitar el trabajo en curso: debe haber un límite de tareas
por columna, puede variar en función del proyecto.
• Gestionar el flujo: quizás lo más importante del Kanban es
que no cese el flujo de trabajo, aunque muchas veces
parezca inevitable. Cuando algún miembro del equipo está
demasiado tiempo con una tarea, el resto debe ayudar para
cumplir con los tiempos establecidos.
• Flexibilidad: la importancia de cada tarea puede variar en
función de las necesidades del proyecto.
• Implementar ciclos de retroalimentación: lo más habitual
es tener una reunión de 10 minutos en frente del tablero cada
día, mientras que las reuniones en retrospectiva se hacen
cada dos semanas. Este principio nos lleva al siguiente.
• Mejorar colaborando: compartir opiniones y conocimientos
es útil en cualquier contexto, pero cuando hablamos de
proyectos grupales con unos tiempos definidos y unas tareas
concretas, esto es imprescindible.
 
Retrospectiva Kanban
Como hemos dicho antes, la retrospectiva Kanban es un evento o
reunión que se realiza de forma continua cada 15 días y suele
tener una duración de una hora.

Estos eventos son fundamentales para seguir los principios

Kanban y que las personas que estén trabajando en el proyecto
sigan gestionando el flujo de trabajo eficazmente.

La retrospectiva Kanban es muy útil. Al principio del proyecto sirve

para recopilar ideas, debatir sobre cuál escoger y cómo
llevarlas a cabo. De esta forma, los miembros del equipo son
conscientes de qué les falta, qué problemas existen y cómo seguir
adelante.

A medida que el proyecto va cogiendo forma, las reuniones de

retrospectiva abordan el flujo de trabajo donde se repasan
posibles bloqueos o incluso riesgos de que el proyecto no salga
adelante. Debemos recalcar que lo óptimo de un proyecto
Kanban es que se haga todo de forma ágil.

Historias de usuarios ágiles en Kanban

En un artículo anterior te hemos hablado de las metodologías
ágiles y te explicamos que el Kanban es un tipo de esta
metodología. Pues en este post juntamos ambas cosas para que
se entiendan bien las diferencias y cómo trabajan juntos.

Antes de empezar, recordemos que cuando se trabaja en un

tablero Kanban se hace de forma “ágil”, ya que este es un
concepto que lo abarca todo. Por lo tanto, aplicar métodos
Kanban o Scrum es aplicar en realidad, la metodología ágil.

Una historia de usuario es una descripción corta de una

necesidad, pero contada desde la perspectiva del propio cliente o
usuario, mientras que las tareas son los objetivos que va
cumpliendo el equipo.

Las personas que estén trabajando en el proyecto deben tener

claro quién hará una acción para satisfacer una necesidad, por lo
que es frecuente asignar roles. Lo explicamos con un ejemplo:

“Como profesor quiero poder acceder a los perfiles de mis alumnos

para darles feedback sobre sus trabajos”.

• El “como” responde a un rol, en este caso, el del profesor.

• El “quiero” se refiere a un objetivo, aquí sería acceder a los
perfiles de mis alumnos.
• El “para” alude a la motivación o necesidad: darles feedback
sobre sus trabajos.
•
Todo esto se debe tener en cuenta a la hora de llevarlo a la
pizarra o tablero Kanban y tomar las acciones necesarias para
conseguirlo.

Estas historias son muy utilizadas en la metodología Scrum, muy

parecida en muchos aspectos al método Kanban, pero no son
iguales.

La principal diferencia está en que en Scrum se trabaja

con interacciones de tiempos fijos (sprints), mientras que en
Kanban el flujo de trabajo es continuo.

Esos tiempos fijos permiten un mayor control y que el cliente

conozca mejor cómo va el proyecto, ya que se está más en
contacto con él. Sin embargo, hasta que no se acabe con esos
sprints, no se puede iniciar el siguiente.

No es que uno sea mejor que el otro, debes usar uno u otro en
función de tus necesidades.

Al fin y al cabo, según va avanzando el proyecto vas modificando la

forma de afrontarlo, es inevitable.

 
Ejemplo real de un tablero Kanban

En esta imagen vemos el tablero Kanban de un proyecto en el que

están trabajando algunos de nuestros alumnos, cuya función es
hacer una propuesta comercial para una empresa educativa.

Como hemos explicado, las tarjetas se van moviendo de lugar en

función de su realización. Los colores que están arriba de las
tarjetas suelen representar secciones o fases para organizarse
mejor. El color negro representa la sección “meeting”, mientras
que el color naranja representa la planificación.

El funcionamiento Kanban es fácil de entender en la teoría, pero en

la práctica puede tener complicaciones. Lo mejor de este tipo de
metodologías es la involucración por parte de las personas que
trabajan en equipo con el objetivo de conseguir los mejores
resultados.