2-1-06-DECANATURA FACULTAD DE EDUCACION

Neiva, septiembre 9 de 2020

Para:
AUXILIARES DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LOS PROYECTOS FONDOS
ESPECIALES
FACULTAD DE EDUCACIÓN
E.S.M

Asunto: HOJA DE RUTA

CHECKLIST
ÓRDENES DE COMPRA/ SERVICIOS/SUMINISTROS

PARA PAGO
● AUTORIZACIÓN DE PAGO
● FACTURA ORIGINAL O CUENTA DE COBRO Y COPIA DE RESOLUCION DIAN
● ACTA DE LIQUIDACIÓN
● ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL O ACTA DE ENTREGA Y RECIBO
PARCIAL
● CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO SUPERVISOR
● REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES ULTIMO PAGO
● INFORME PARCIAL Y/O FINAL DE SUPERVISOR ULTIMO PAGO
● CERTIFICADO DE GESTIÓN AMBIENTAL CUANDO APLIQUE Y ULTIMO PAGO
● CERTIFICADO DE PARAFISCALES
● CERTIFICADO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, CUANDO APLIQUE
Y ULTIMO PAGO
● PLANILLA DE SEGURIDAD SOCIAL Y CERTIFICADO DE REVISOR FISCAL,
REPRESENTANTE LEGAL O CONTADOR CUANDO APLIQUE
● COPIA ACTA DE INICIO CUANDO APLIQUE
● RP
● COPIA CONTRATO, ADICIONES, PRÓRROGAS Y MODIFICACIONES (SI
APLICA)
● ACTAS DE SUSPENSIÓN Y REINICIO- SI APLICA
● DOCUMENTO DE IDENTIDAD CONTRATISTA O REPRESENTANTE LEGAL
● RUT
● PÓLIZA CUANDO APLIQUE Y CON SU RESPECTIVA APROBACIÓN
● CERTIFICADO DE CUENTA BANCARIA
● CDP
 DEVOLUCIÓN POR TODO CONCEPTO FONDOS ESPECIALES

● AUTORIZACIÓN DE PAGO
● SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN FIRMADO POR COORDINADOR
● SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE TERCEROS
● DOCUMENTO DE IDENTIDAD (C.C)
● CERTIFICACIÓN DE CUENTA BANCARIA
● COPIA DOCUMENTO RECAUDO PAGADO
● CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR LA OFICINA DE LIQUIDACIÓN DE
DERECHOS PECUNIARIOS PARA DEVOLUCIÓN RECURSOS ICETEX

“EN CASO DE SER UN MENOR DE EDAD, LA SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DEBE SER

ELEVADA POR EL ADULTO RESPONSABLE DEL MISMO, ENUNCIANDO
CLARAMENTE EL VÍNCULO, NOMBRE, DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN,
CERTIFICACIÓN BANCARIA, LUGAR DE RESIDENCIA, CONTACTO TELEFÓNICO,
CORREO ELECTRÓNICO, NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DEL MENOR

RESOLUCIONES DOCENTES DE PLANTA

● CERTIFICADO CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIÓN

● FACTURA ORIGINAL O CUENTA DE COBRO Y COPIA DE RESOLUCION DIAN
CUANDO APLIQUE
● RP
● NOTIFICACIÓN PERSONAL
● COPIA DE LA RESOLUCIÓN
● DOCUMENTO DE IDENTIDAD
● RUT
● CONSTANCIA DEL PROFESOR (INGRESOS ANUAL POR INCENTIVOS NO
SUPERA 70% DE ASIGNACIÓN SALARIAL)
● LIQUIDACIÓN DEL PROYECTO CUANDO SEA EL PAGO DE INCENTIVOS
● CDP

RESOLUCIONES DOCENTES EXTERNOS, CAPACITADORES

PARA PAGO
● AUTORIZACIÓN DE PAGO
● FACTURA ORIGINAL O CUENTA DE COBRO Y COPIA DE RESOLUCION DIAN,
CUANDO APLIQUE
● CERTIFICACIÓN DE SUPERVISOR POR CUMPLIMIENTO
● CERTIFICADO DE TRABAJADOR INDEPENDIENTE (RENTA)
● CERTIFICADO DE TRABAJADOR INDEPENDIENTE (ICA) CUANDO APLIQUE
● PLANILLA SEGURIDAD SOCIAL- IBC SOBRE EL MONTO DE LOS INGRESOS,
DESPRENDIBLE DE PAGO O CERTIFICADO DE AFILIACIÓN EPS
ACTUALIZADO
● RP
 ● NOTIFICACIÓN PERSONAL
● RESOLUCIÓN
● DOCUMENTO DE IDENTIDAD
● RUT
● CERTIFICACIÓN BANCARIA
● CDP

CONTRATISTAS

PARA PAGO
● AUTORIZACIÓN DE PAGO
● FACTURA ORIGINAL O CUENTA DE COBRO Y COPIA DE RESOLUCION DIAN
CUANDO APLIQUE
● ACTA DE LIQUIDACIÓN CUANDO APLIQUE
● CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO
● CERTIFICADO DE TRABAJADOR INDEPENDIENTE (RENTA)
● CERTIFICADO DE TRABAJADOR INDEPENDIENTE (ICA) CUANDO APLIQUE
● PLANILLA SEGURIDAD SOCIAL- IBC SOBRE EL MONTO DE LOS INGRESOS,
DESPRENDIBLE DE PAGO O CERTIFICADO DE AFILIACIÓN EPS
ACTUALIZADO
● RP
● COPIA CONTRATO
● DOCUMENTO DE IDENTIDAD
● RUT
● ACTA DE INICIO CUANDO APLIQUE
● CERTIFICACIÓN BANCARIA
● CDP

SERVICIOS PÚBLICOS

● AUTORIZACIÓN DE PAGO
● FACTURA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE
● RP
● COPIA CONTRATO, CUANDO ESTE SERVICIO SEA CONTRATADO
● CDP
AVANCES

● FORMATO TRÁMITE DE AVANCES

● FORMATO ÚNICO DE SOLICITUD, PAGO Y AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO
PARA LEGALIZACIÓN DE AVANCE
● CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN DESTINO O EVENTO / CARTA
DE INVITACIÓN
● CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA RUM
● COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD
● COTIZACIÓN EN CASO DE SER NECESARIA
● CDP
“SOLICITAR A LA OFICINA DE SECRETARÍA ADMINISTRATIVA NÚMERO DE ACTOS
ADMINISTRATIVOS PARA EL TRAMITE DE AVANCE Y LLEVAR INTERNAMENTE SU
PROPIO CONSECUTIVO”
“CUANDO EL AVANCE SE TRAMITA POR CONCEPTO DE RECONOCIMIENTO SE
REQUIERE ADICIONAR LA AUTORIZACIÓN DE PAGO, CUMPLIDO DE COMISIÓN,
FACTURAS Y/O TIQUETES, Y DEMÁS QUE SEAN SOLICITADAS PARA LA
RESPECTIVA LEGALIZACIÓN”
“ES IMPORTANTE HACER SEGUIMIENTO A LOS AVANCES Y RECORDAR A LOS
DOCENTES DE LA RESPECTIVA LEGALIZACIÓN PARA QUE NO SE PRESENTEN
INCOVENIENTES Y NO LES DESCUENTEN POR NÓMINA”
PRESUPUESTOS

 SOLICITUD DE APROBACIÓN AL CONSEJO DE FACULTAD

 RESUPUESTO INGRESOS Y GASTOS/COSTOS PROYECTOS FONDOS
ESPECIALES
 MODIFICACIONES PRESUPUESTO INGRESOS Y COSTOS PROYECTOS DE
FONDOS ESPECIALES
 FLUJO DE CAJA PROYECTOS DE FONDOS ESPECIALES
 CRONOGRAMA ACADÉMICO- ADMINISTRATIVO PROYECTOS DE FONDOS
ESPECIALES
 CUANDO SON MODIFICACIONES ANEXAR PRESUPUESTO INICIAL Y/O
ULTIMA MODIFICACIÓN.
 CERTIFICACIÓN DE APROBACIÓN DE CONSEJO DE FACULTAD
 CUANDO SON CONVENIOS ANEXAR EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
Y CERTIFICACIÓN DE CUENTA BANCARIA
LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS

 LIQUIDACIÓN
 ANEXO DE LA LIQUIDACIÓN
 CONCILIACIÓN DE INGRESOS
 CONCILIACIÓN DE EGRESOS
 PRESUPUESTO INICIAL Y MODIFICACIONES
SOLICITUD DE CDP

- FORMATO DE SOLICITUD DE CDP

- PRESUPUESTO INICIAL O MODIFICACIÓN

CANCELACIÓN DE PROYECTOS

 SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE PROYECTO POR EL COORDINADOR

 CONSTANCIA DE CONSEJO DE FACULTAD
 MEMORANDO DE LIBERACIÓN DE SALDOS TANTO DE CDPS COMO DE RPS
 RECORTES DE RP Y CDP

 MEMORANDO DE CANCELACIÓN DE SALDOS FIRMADA POR EL DECANO

 MEMORANDO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE SALDOS FIRMADA POR
EL COORDINADOR
 COPIA CDP Y RP Y/O REPORTE DE LINIX

NOTA URGENTE: TENER ACTUALIZADO A DIARIO EN EL DRIVE LA INFORMACIÓN

DE CONSECUTIVOS (CDP, CONTRATOS, REOLUCIONES, AUTORIZACIONES DE
PAGO), PROYECTOS APROBADOS, LIQUIDADOS E INFORMACIÓN DE RECURSO DE
BALANCE, ESTO CON EL FIN DE CONOCER LA SITUACIÓN FINANCIERA
PERMANENTEMENTE DE LOS PROYECTOS POR FONDOS ESPECIALES.

NOTA ACLARATORIA: DE NO CUMPLIR LA DOCUMENTACIÓN CON EL LLENO DE

LOS REQUISITOS, SE COMUNICARÁ A LA COORDINACIÓN DEL PROYECTO PARA
QUE SUBSANE O SI PRESENTA ERRORES SE DEVUELVE PARA SU RESPECTIVA
CORRECCIÓN.

POSDATA: PARA TODA SOLICITUD DEBEN ANEXAR UN MEMORANDO DIRIGIDO A

LA COORDINADORA DE FONDOS ESPECIALES Y AL AUXILIAR DE APOYO DE CADA
PROCESO, ASÍ:

- CDP, RECORTES DE CDP, PAGOS DE DOCENTE DE PLANTA Y DEMÁS:

ALFONSO URIBE: alfonso.uribe@usco.edu.co
- PRESUPUESTOS, MODIFICACIONES DE PRESUPUESTO Y RP: MARY LILIANA
ROJAS DIAZ: mary.rojas@usco.edu.co
- DEVOLUCIONES E INGRESOS: JOHN EDISSON CAVIEDES VEGA:
john.caviedes@usco.edu.co
- LIQUIDACIONES: ASTRID LORENA CARDOZO: astrid.cardozo@usco.edu.co
- OTRAS SOLICITUDES: LIBIA INES PUENTES LOZANO:
fondosespeciales@usco.edu.co

Cordialmente;

JESSICA PAOLA BERMEO VARGAS

Asesora Administrativa, Financiera y Contable F.E
Celular. N° 3184291327
Correo electrónico: jessica.bermeo@usco.edu.co