¿Qué debo preparar antes de la primera auditoría en mi empresa?

Ante la perspectiva del inicio de la primera auditoría, es lógico plantearse qué tipo de documentación se debe
preparar. Los auditores van a revisar la información financiera de la compañía.

El auditor de cuentas realiza una serie de trabajos preliminares al inicio de la auditoría. En concreto, el auditor
debe analizar las especificidades de la compañía y del sector en el que trabaja.

A partir de ahí, la base fundamental para el trabajo de revisión de auditoría la constituye la información
contable, por ello se debe haber previsto este proceso y estar preparado. Con anterioridad a la llegada de los
auditores, la empresa debe tener la administración puesta al día y, por supuesto, la contabilidad que va a ser
auditada debe estar perfectamente cerrada.

La primera auditoría supone una novedad en la empresa, por lo que todavía no es conocido el procedimiento
habitual que se sigue para realizar el trabajo. Por el hecho de ser la primera auditoría, la preparación de
documentación, así como las reuniones que se van a mantener con el auditor, serán más largas y complicadas
que en auditorías posteriores. Una vez superada la primera auditoría, los responsables de la empresa ya
conocerán el modo en que se desarrolla el proceso, cómo trabajan los auditores y qué documentación debe
estar preparada para el inicio de las siguientes auditorías.

Lo normal es que el auditor le indique qué información precisa antes de iniciar su trabajo. Con esa información
podrá iniciar su tarea de revisión de forma más eficiente cuando haga acto de presencia en sus oficinas, ya
que previamente habrá podido analizar los estados financieros del cierre del ejercicio, habrá averiguado qué
cuentas contables son las más significativas y en qué áreas es necesario desarrollar un mayor trabajo de
revisión.

Check-list

Es habitual que el auditor envíe un listado de documentación contable básica que va a necesitar para realizar
su trabajo, para que ésta sea preparada con anterioridad a la fecha de inicio del trabajo de auditoría. Este
listado constituirá un check-list de información a comprobar. El listado de documentación debe solicitarse con
tiempo suficiente para que se pueda preparar adecuadamente.

El contenido del check-list dependerá, lógicamente, del tipo de empresa. En función del tipo de actividad de
la empresa, se incidirá más en un tipo de información u otra.

En líneas generales, la información necesaria para iniciar el trabajo incluirá la siguiente documentación,
preparada a la fecha de cierre del ejercicio contable que se va a auditar, o a la fecha del cierre intermedio
previo que se va a analizar:

En el caso de primera auditoría, pedirá una copia de las escrituras de constitución de la sociedad y todos
aquellos cambios que se hayan producido en los estatutos sociales, ya sean ampliaciones de capital, cambio
de domicilio social, modificaciones en los órganos de administración o cualquier otra modificación estatutaria.
Balance de sumas y saldos a nivel de cuentas contables, al máximo detalle, a la fecha de cierre del ejercicio o
del cierre intermedio.

Cuentas Anuales a la fecha del cierre contable del ejercicio con todo su contenido: balance de situación,
cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria de la
empresa. Si se trata de la revisión de un cierre intermedio, será necesario el balance de situación y la cuenta
de pérdidas y ganancias.

Relación de modelos de liquidación de impuestos presentados durante el ejercicio: modelos relativos al

impuesto de sociedades, liquidación de IVA y de retenciones.

Relación de asesores legales externos de la empresa, incluyendo la dirección y datos de contacto de los
mismos.

Solicitud de acceso a los libros de actas de la sociedad cuando los auditores vayan a realizar el trabajo. No se
solicita copia de las actas, pero sí que se debe permitir a los auditores leer las actas de Consejo de
Administración y las de Junta de Accionistas. Ello obliga a tener puestos al día ambos libros de actas.

La lista de documentación a preparar puede ser mucho más extensa en el caso de que el auditor solicite
previamente una copia de información interna, como por ejemplo el organigrama. Sin embargo, en el caso de
una primera auditoría, es más habitual que este tipo de información se solicite personalmente en el transcurso
de una reunión, permitiendo así comentar en mayor detalle la misma con los responsables de la empresa.

También es posible, en los casos de empresas que disponen de un departamento de auditoría interna, que se
solicite tener acceso a los informes de auditoría realizados por este departamento.
La lista puede ampliarse con la solicitud de mayor detalle de aquellas cuentas que pueden ser especialmente
relevantes para la auditoría. Por poner un ejemplo, en una empresa de distribución, la auditoría tendrá una
especial sensibilidad con los inventarios de existencias, de los cuales solicitará los correspondientes listados,
así como es normal que consulte la fecha de realización del inventario de cierre de ejercicio para que una
persona del equipo de auditoría pueda asistir al recuento y comprobar su correcta realización.

Es importante destacar la necesidad de supervisar toda la información antes de entregarla a los auditores,
para asegurar la corrección y coherencia de la misma. Posteriormente, los auditores pedirán mayor detalle de
algunas cuentas más y comprobarán los documentos físicos de soporte de determinados asientos. Es
relevante verificar que los listados de detalle que se entregan al equipo de auditoría cuadren con la
información general.

En una primera auditoría suele ser necesario un mayor trabajo de comprobación, dado que es la primera vez
que el auditor revisa a la empresa. Sin embargo, en auditorías posteriores, el nivel de pruebas de
comprobación puede ser inferior, especialmente si el nivel de control interno de la empresa es percibido como
adecuado por el auditor.

En resumen

Con anterioridad a la llegada de los auditores para el inicio de su trabajo, la empresa debe tener la
administración puesta al día y, por supuesto, la contabilidad que va a ser auditada debe estar cerrada.

El auditor necesita una serie de documentación contable básica para realizar su trabajo, que es conveniente
que esté preparada con anterioridad a la fecha de inicio del trabajo de auditoría. Este listado constituirá un
check-list de información a comprobar.

La documentación necesaria variará de una empresa a otra, pero, a modo de indicación general, la empresa
debe tener preparada –con anterioridad al inicio de la auditoría– una copia de las escrituras de constitución y
modificación de estatutos sociales, balance de sumas y saldos al máximo detalle, Cuentas Anuales a la fecha
del cierre contable del ejercicio, balance de situación, cuenta de resultados, estado de cambios en el
patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria de la empresa, la relación de los modelos de
liquidación de impuestos del ejercicio auditado, así como haber puesto al día los correspondientes libros de
actas, tanto del Consejo de Administración (si tiene Consejo) como de la Junta de Accionistas.

Fuente: Extracto del libro Cómo pasar la primera auditoría escrito por Marta Grañó Calvete y publicado por Libros de Cabecera.