Centro Agroindustrial y Fortalecimiento Empresarial de Casanare CAFEC

Técnico en asistencia administrativa 2340000

INFORME ANALISIS COMPARATIVO SOBRE INCONSISTENCIAS EN LA REDACCIÓN Y FALENCIAS EN LA

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

Lugar y fecha de elaboración: Yopal, 06 de octubre de 2021

ELABORADO POR: Laura Lizeth Páez Alfonso

Karen Julieth Sánchez Rojas

Yilberth Stiven Guayabo Tique

Edith Johana Rincón Báez

1. Análisis comparativo de inconsistencias en la redacción y falencias en la presentación de Memorandos

Podemos encontrar en el documento correcto, un memorando excelentemente redactado con su debido

nombre de la empresa, logo, código y dependencia, también contiene en el orden respectivo lugar y fecha,
destinatario y remitente, su debido asunto, un texto bien redactado, su debida despedida y firma de los
responsables. En el documento con errores podemos encontrar falencias como que, hace falta el nombre
de la empresa, el código y la dependencia, por otro lado, el lugar y fecha deben estar ubicados después del
escrito memorando y del código y dependencia, pero este se encuentra debajo de asunto; también se
puede decir que la línea que divide el encabezado con el texto no debería de existir, de igual manera
podemos observar que no se encuentra el nombre del remitente ni las firmas de los responsables.

A continuación, la comparación del documento memorando:

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Modelo Documento Memorando

Documento Correctamente Documento con errores

https://es.calameo.com/read/00277869457171c49 https://turequerimientoya.com/c-
b050 ecuador/memorando-ejemplo-llamado-de-
atencion/

Las consecuencias administrativas que conlleva la falsificación de memorandos es problemas legales como
económicos para la empresa y/o sus responsables. puede atraer un gran problema judicial que puede llegar
a considerarse un delito cuando se cause algún perjuicio a la persona, al Estado o se intente obtener algún
beneficio. Tratándose de documentos privados, la pena puede llegar a ser de 6 meses a 7 años y medio de
prisión y en el caso de documentos públicos va de 4 a 12 años.

2. Análisis comparativo de inconsistencias en la redacción y falencias en la presentación de Constancias

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Se puede evidenciar en el documento correcto que la constancia cuenta con todas las partes reglamentarias
para que sea un documento con una excelente redacción y sin falencias ya que cuenta con su debido código,
lugar y fecha, dependencia, el hace constar, su debido texto, nombre del remitente, y por último el
transcriptor. Mientras que por otro lado el documento con errores cuenta con unas falencias que son la
falta del código (este es opcional), lugar y fecha, dependencia, hace falta también él hace constar, por este
encontramos solo “constancia de trabajo”, y por ultimo faltaría el transcriptor, este documento cuenta con
un pequeño error en la redacción.

A continuación, la comparación del documento constancia:

Modelo Documento Constancia

Documento Correctamente Documento con errores

https://es.slideshare.net/nilzete1973/
constancia-de-trabajo
https://www.slideshare.net/HeidyReyes22/
certificados-y-constancias-
40468465/3?smtNoRedir=1
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La falsificación de la firma de otra persona, aunque se haga con buena fe y de acuerdo a una relación de
confianza, no es una actuación cualquiera y puede conllevar graves consecuencias, entre otras una pena de
cárcel. Realizar una firma en nombre de otra persona se concibe como un delito de falsedad documental,
regulado en el Código Penal, y su pena puede oscilar entre seis meses a seis años de cárcel.

Los documentos públicos están sujetos a una normativa más estricta, más aún si el responsable es la
autoridad o un funcionario público, en estos casos la pena que enfrentan es de tres a seis años de cárcel.
Pero, además de la pena de prisión, estos delitos también pueden suponer castigos como multas de seis a
veinticuatro meses e inhabilitación especial, si se trata de un funcionario, por tiempo de dos a seis años.
Si el funcionario público incurre en ese delito, pero no de forma directa, sino por imprudencia, el castigo
será menor: pena de multa de seis a doce meses y suspensión de empleo o cargo público por tiempo de
seis meses a un año. Si el responsable de la falsificación de una firma es un particular, sin responsabilidades
públicas, el castigo podrá ser de 6 meses a tres años de cárcel. La situación es diferente si la firma falsificada
está incluida en un documento privado, es decir, firmado entre particulares. En concreto, en estos casos la
pena de prisión está limitada a un máximo de dos años, seis meses como mínimo.

3. Análisis comparativo de inconsistencias en la redacción y falencias en la presentación de mensaje

electrónico

Podemos observar que tenemos un mensaje electrónico correctamente y otro con errores, estos dos
documentos tienen una gran diferencia ya que el correcto cuenta con su respectivo remitente,
destinatario, fecha, asunto, cuerpo de texto, firma entre otros el otro documento está incompleto, solo
tiene el destinatario, el cuerpo de texto está mal ubicado este documento tampoco cuenta con el
asunto, fecha, firma etc.

Los mensajes electrónicos deben de estar bien hechos, sino se realiza correctamente puede tener
inconvenientes con la empresa y clientes, menos productividad hay clientes que se quejan dependiendo
el tipo de problema que surgió después de haber enviado mal un mensaje electrónico al asistente le
pueden llamar la atención dependiendo la empresa los pueden despedir. Reafirmar los principios de
probidad administrativa entendidos no solo como probidad en el obrar sino también como obediencia
a los principios de buena y sana administración.

Si se envía un mensaje electrónico a un destinatario equivocado lo vemos como un error inocente, pero
puede tener sus consecuencias si el destinatario equivocado tiene la posibilidad y capacidad, puede
tomar medidas para perjudicar al asistente personalmente, o perjudica a la empresa.

Las consecuencias de utilizar el correo de una persona sin su consentimiento para enviar mensajes con
información falsa/privada, el destinatario al sentirse afectado con ese tipo de información puede
proceder hacer una investigación para dar con los responsables de este delito poder contactar al dueño
del correo y proceder hacer a temas legales, la pena para este tipo de delitos pueden ir desde 1 año
hasta 4 años de prisión y una multa de 12 a 24 meses.
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A continuación, la comparación del documento mensaje electrónico:

https://www.goconqr.com/es/p/3985650?dont_count=true&frame=true&fs=true

http://blog.pucp.edu.pe/blog/blogderedaccion/2017/06/29/correos-electronicos-los-errores-que-se-
deben-evitar/

4. Análisis comparativo de inconsistencias en la redacción y falencias en la presentación de tarjeta

protocolaria

Se observa que las tarjetas son totalmente distintas una está bien y la otra no, la diferencia entre estos
dos documentos es que la tarjeta que está correctamente cuenta con su respectivo logotipo, nombre
de la persona que está invitando, texto dirección, día y hora a diferencia de la otra solo tiene su título y
texto está muy incompleta.
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Al momento de entregar una tarjeta mal realizada puede ocasionar que los invitados no queden
conformes con este tipo de invitaciones ya que no se especifica ni el día, hora y fecha etc. Lo más
probable es que la tarjeta se la devuelvan al asistente para que la vuelva a realizar correctamente esto
le puede generar a la empresa perdidas por ende la empresa va tomar cartas en el asunto y eso
perjudica directamente al asistente.

Ponerle a una tarjeta protocolaria un logo de otra entidad sin consentimiento del dueño puede tener
problemas legales con la empresa, quienes actúan de esa forma no solo pretenden usar una marca
ajena, sino que además pretende hacerla pasar por ser de su propiedad cubriéndola con el manto de
presunta legalidad que le otorga el registro. Una de las consecuencias es que puede ir preso y también
debe pagar una multa.

A continuación, la comparación del documento tarjeta protocolaria:

https://www.webcolegios.com/file/a4b5d1.pdf
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5. Análisis comparativo de inconsistencias en la redacción y falencias en la presentación de Circular.

En el documento correcto de las circulares, podemos observar una circular bien estructurada y redactada
con su correspondiente código, lugar y fecha de elaboración, grupo destinatario, asunto, texto con saludo
incluido, texto ,despedida, nombre del remitente y cargo, anexos, transcriptor. En el documento
incorrecto Podemos ver carencias como falta de código, lugar y fecha de elaboración, grupo destinatario,
asunto ,ni nombre del remitente, ni anexos por ende no cumple como una circular correctamente.

La conseguencia administrativa de la mala redacción o la falsedad de una circular en problemas legales o

administrativos y económicos a la empresa o al creador del documento, ley 599 de 2000
(julio 24) por la cual se expide el código penal.
el congreso de colombia
decreta:
artículo 192. violación ilícita de comunicaciones. el que ilícitamente sustraiga, oculte,
extravíe, destruya, intercepte, controle o impida una comunicación privada dirigida a otra
persona, o se entere indebidamente de su contenido, incurrirá en prisión de uno (1) a tres
(3) años, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor.
si el autor de la conducta revela el contenido de la comunicación, o la emplea en
provecho propio o ajeno o con perjuicio de otro, la pena será prisión de dos (2) a cuatro.
(4) años.

A continuación, la comparación del documento circular:

Modelo Documento circular

Documento correctamente Documento incorrecto

https://images.app.goo.gl/DYNwtFS96i5SKrZf8 https://10puntos.net/ejemplosde/ejemplo-de-
circular/
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6. Análisis comparativo de inconsistencias en la redacción y falencias en la presentación de Cartas

En el documento correspondiente de la carta, podemos observar una carta bien estructurada y redactada
con su correspondiente código, lugar y fecha de elaboración, datos del destinatario, asunto, texto
despedida, remitente cargo, anexos, transcriptor, en el documento incorrecto Podemos ver carencias de
no tiene código, ni fecha y lugar de la elaboración, ni destinatario, le faltó el cargo del remitente y los
anexos referente a la firma.

Las consecuencias administrativa por una mala redacción no le va a llegar correctamente la información al
individuo o a la empresa por ende pueden averiguar malos entendidos si en caso de falsedad de documento
de la carta los cargos legales seria En el artículo 289 del Código Penal colombiano, se establece que falsificar
un documento privado puede ser penado con 16 a 108 meses de prisión, siempre y cuando este documento
sea utilizado como prueba en cualquier procedimiento o proceso para obtener un beneficio o un derecho,
más allá de que finalmente le haya otorgado o no un beneficio a quien lo presentó.
Artículo 289. Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de
prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.

A continuación, la comparación del documento carta:

Modelos de documentos de carta
Documento correctamente Documento incorrecto

https://es.scribd.com/doc/54059939/Carta- https://es.scribd.com/doc/27653406/carta-
Convocatoria-Reunion consejo-de-escuela

7. Análisis comparativo de inconsistencias en la redacción y falencias en la presentación de Actas

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A continuación, la comparación del documento acta:

En al acta que tenemos como ejemplo vemos que se están cumpliendo las partes según la guía técnica
colombiana GTC 185

* Título

* Denominación del documento y numero

* Encabezamiento

* Lugar de origen y fecha de la reunión

* Hora

* Lugar

* Asistentes

* Invitados

* Orden del día

* Desarrollo

* Compromisos

* Convocatoria

* Firmas, nombres y cargos

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El documento que esta erróneo no tiene:

* No tiene número de acta

* No tiene el lugar de la reunión

* No tiene orden del día

Por tal razón y según las normas de la guía técnica colombiana GTC 185 el acta esta errónea.

Si los errores son de otra naturaleza, el correctivo procedente es de anulación de los folios, y para ellos se
debe señalar sobre los mismos, la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la
anotación con indicación de su nombre completo.

Link:
https://www.google.com/search?q=errores+en+actas&rlz=1C1CHBF_esCO973CO974&oq=&aqs=chrome.
5.69i59i450l8.788062581j0j15&sourceid=chrome&ie=UTF-8

¿Qué sucede si no se publicó el acta de la asamblea general ordinaria?

Habiendo sesionado la asamblea, se debe dar estricto cumplimiento a lo nombrado en el artículo 47 de la

ley 675 de 2001, esto es elaborar el acta correspondiente, suscribirla y proceder a su publicación, con el fin
de garantizar que toda persona habitante, residente o integrante de la persona jurídica, conozca las
decisiones que en cualquier sentido puedan afectarlo,

Se debe publicar el acta ya que por medio de esta los afectados tiene un tiempo determinado para
impugnar, la norma establece que se debe publicar en un lapso no superior a 20 días hábiles contados a
partir de la fecha de la reunión. Teniendo en cuenta que la fecha para impugnar corre a partir de la fecha
de la reunión a no publicarse se estaría cortando la posibilidad de quienes inconformes con las decisiones
tomadas pudieran impugnar ante la autoridad competente, al tenor de lo dispuesto por el artículo 49 de la
ley 675 de 2001.

¿Qué pasa si un acta no está firmada?

La Ley únicamente dispone que el presidente y el secretario de la asamblea deben suscribir el acta. Si se
nombra una comisión verificadora, lo ideal es que sus integrantes también la firmen; si no lo hacen,
el acta podrá publicarse sin la firma de los integrantes de la comisión.

¿Qué pasa si un acta no tiene consecutivo?

La previsión legal contenida en el artículo 132 del decreto 2649 de 1993, el cual estableció el procedimiento
respecto a la corrección de errores de las actas así: ¨los simples errores de transcripción se deben salvar
mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor
técnico que permita evidenciar su corrección.
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8. Análisis comparativo de inconsistencias en la redacción y falencias en la presentación de Informe

A continuación, la comparación del documento informe:

MODELO DE INFORME CORRECTO

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En el ejemplo tenemos un informe corto correcto, el cual según la guía técnica colombiana GTC 185 debe
llevar los siguientes elementos:

* Encabezamiento: razón social, dependencia, código, título, ciudad o municipio de origen y fecha de
elaboración.

* Autoría del informe corto;

* Objetivos;

* Capítulo o capítulos;

* Conclusiones y recomendaciones (opcional), y

* Firma.
 MODELOEmpresarial
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Casanare CAFEC
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En el ejemplo incorrecto no tiene:

* No tiene encabezamiento

* No tiene quien lo elaboro

* No hay firma

* Tiene mala ortografía

Por tal motivo y según la guía técnica colombiana GTC 185 el documento esta erróneo.

¿Qué pasa si un informe tiene frases negativas?

En un informe no deben ir frases negativas ya que genera desconfianza y le quita credibilidad a el mismo.

Un informe no debe tener mala ortografía

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Cuando se realiza un informe con mala ortografía, este pierde calidad, además el autor pierde autoridad y
prestigio

Una prueba mal enfocada o una información mal entregada, puede hacer que los recursos de una empresa
vayan dirigidos a otra causa o a otro destino, también podría hacer que no se detecten los riesgos reales
a los que se enfrenta una empresa.

Una mala redacción, presentación, la falsificación de un documento puede conllevar a problemas

administrativos, legales, una redacción que no se entiende, una prueba mal enfocada, preguntas que no
se han hecho, o un análisis incompleto, pueden dejar sin una visión adecuada, un riesgo que se quiere
poner de manifiesto en un informe, y en consecuencia pueden poner en peligro a una organización.
También falsificar un documento que pueda servir de prueba, y si lo usa puede incurrir a prisión de uno a
seis años, en el caso de documentos públicos es prisión de cuatro a ocho años. Falsificar una firma se
concibe como delito de falsedad documental, regulado en código penal y su pena puede oscilar entre seis
meses a seis años de cárcel.

https://auditoria-auditores.com/articulos/articulo-auditoria-un-informe-mal-enfocado-perjudica-un-
buen-trabajo-de-auditor-a-interna/

https://www.conceptosjuridicos.com/falsedad-documental/

9. CONCLUSIONES

• Gracias a este informe se pudo analizar la manera correcta e incorrecta de la redacción y

presentación de un documento según la guía GTC 185, que nos permitió reconocer los errores y
falencias que se presentan en los documentos de una mipyme.

• Este Informe nos facilitó el aprendizaje a la hora de elaborar documentos y nos permitió identificar
las falencias que cada uno de estos presentaban, ya que se tuvo que verificar su redacción, las
partes y la organización que deben llevar cada uno según la guía GTC 185.

• Una mala redacción, presentación, la falsificación de un documento puede conllevar a problemas

administrativos, legales.

LAURA LIZETH PAEZ ALFONSO KAREN JULIETH SANCHEZ ROJAS

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