Guía Para Regresar a los

Espacios de Trabajo
Versión 2.3
Mayo de 2020

REGRESANDO A LOS
ESPACIOS DE TRABAJO
En las próximas semanas conforme se vaya
estabilizando los efectos de la pandemia COVID-
19 y las restricciones de #quedateencasa sean
progresivamente levantadas, las organizaciones
comenzarán a Regresar a los Espacios de Trabajo
(BTW), esfuerzo que ya ha comenzado en otras
partes del mundo como Asia y Europa, y más

gröu th Real Estate

recientemente en los Estados Unidos.
En México, este esfuerzo apenas comienza,
aunque ya muchas organizaciones empiezan a
vislumbrar y planear cómo sería este regreso y
cuándo. Las respuestas a estas preguntas son
diferentes y dependen en gran medida de las
necesidades y condiciones de cada empresa.

1
 Centro de Conocimiento
• ¡Nadie tiene todas las respuestas!
• Información contradictoria
• Proporcionamos Mejores Prácticas - Mejora Continua
• Reunimos en un solo sitio la información para el BTW

Son muchas las firmas que han postulado y
divulgado recomendaciones sobre la mejor forma
de llevar a cabo este proceso. Sin embargo, hasta
ahora no se emitido un documento que intente
enfocarse en el mercado mexicano y que toque los
puntos importantes para propietarios e inquilinos
de estos espacios.
Por lo mismo, hemos invitado a un grupo de
empresas especialistas, cada una en su ramo, a
proporcionar información sobre la mejor forma de
proceder según sus experiencias bajo el concepto
“Centro de Conocimiento” (“CC”) y a asistir de
forma integral a las organizaciones en este
esfuerzo sin precedentes en nuestro tiempo.

Calidad de Aire Mantenimiento Arquitectura Mobiliario Limpieza Recursos

(Ingenierías) (Facility Services) (Workplace) (Workplace) (Sanitización) Humanos

PIZAConsulting AD&P

2
Además de recopilar información de empresas
nacionales como Besco, Lavatap y MIW,
especialistas en mantenimiento, limpieza y
recursos humanos respectivamente, estamos
también recopilado información de empresas
globales de la talla de AKF, Gensler, Herman Miller
especialistas en el tema de ingenierías, CC
arquitectura, planeación de espacios, Workplace y
mobiliario quienes nos están apoyando y ya
cuentan con experiencia en no solo asistir a sus
clientes en el regreso a sus espacios de trabajo,
sino también a sus propios equipos en Asia, Europa
y Estados Unidos.

Un Esfuerzo Sin Precedentes

La migración de equipos de trabajo que tuvieron que adoptar por necesidad las empresas, quienes
se vieron forzadas a adoptar de forma súbita el Trabajo Desde Casa (“WFH” por sus siglas en inglés),
se enfrentó a varios retos siendo el tecnológico el principal. Aunque la forma de trabajar se irá
adaptando gradualmente a esta “Nueva Normalidad”, una cosa si está clara y es que la mezcla entre
los porcentajes de empleados que trabajan en el lugar tradicional de trabajo y los que lo hacen de
forma remota desde sus hogares han sido recalibrados de forma permanente.
Desde el punto de vista del negocio, la mayoría de las compañías con las que miembros de nuestro
Centro de Conocimiento (“CC”) han hablado y en algunos casos encuestado, dicen que el período
de WFH ha resultado mejor de lo esperado. Los retos en las mentes de todos son ¿cómo y cuándo
regresaremos al lugar físico de nuestros trabajos?, ¿cómo desfasar este regreso? ¿Es posible
mantener a la gente sana y sostener la productividad? Nuestra experiencia es que el regreso a los
espacios de trabajo es posible, siempre y cuando el enfoque sea tanto en tácticas de corto plazo
como en soluciones holísticas de largo.
Está claro también que la administración de el proceso de regreso no tiene precedentes. Esto
implica el que no haya expertos en el tema y que lo que hoy se puede tener por solución tenga que
ser revisado y ajustado de acuerdo con la experiencia que se vaya acumulando en el camino. Sin
embargo, podemos adelantar que en base al aprendizaje de esfuerzos que ya se han dado en otras
latitudes, el regreso deberá darse de forma gradual y progresiva y no en un solo movimiento.
Muchos de los clientes de algunas de las firmas que forman parte de nuestro grupo han buscado
asistencia y experiencia en navegar por este proceso. En las siguientes páginas hemos preparado
una guía básica de cómo reabrir los espacios de trabajo y tocado muchas de las preguntas más
frecuentes relacionadas con este esfuerzo.
El esfuerzo comprende coordinar adecuadamente las siguientes especialidades:

• Recursos Humanos • Bienestar (Wellness)

• Arquitectura de Interiores • Tecnología
• Calidad del Aire • Construcción
• Reconfiguración de Mobiliario • Mantenimiento
• Espacio de Trabajo (Workplace) • Sanitización y Limpieza
• Bienes Raíces
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 Cada una de estas especialidades se enfoca en tres puntos principales que serán
aplicables a cada usuario de espacio de trabajo independientemente de la
ubicación geográfica de este espacio:
1. Preparación del Personal que va desde su actual estado físico-
emocional, hasta los procesos de comunicación y adopción de
nuevas prácticas relacionadas con su seguridad y bienestar.
2. Preparación del Inmueble incluyendo desde la llegada y acceso al
mismo (proporcionar transporte exclusivo de la empresa o Uber es
una opción), pasando por el proceso de limpieza, y hasta la revisión
de las instalaciones que garantizan la calidad del aire dentro del
mismo.
3. Reducción de Puntos de Contacto decreciendo la densidad de
población dentro del espacio de trabajo e implementando un plan de
distanciamiento social para aquellos que regresen.
A menos de que el ocupante del espacio sea el dueño de este, lo cual no aplica
en el 90% de los casos de oficinas en la Ciudad de México, por ejemplo, será
necesario establecer una estrecha relación basada en la cooperación con el
propietario del inmueble que la empresa ocupa y establecer un plan de
reocupación.

Comunicación
Es primordial reconocer que el temor estará presente en el regreso del equipo al
espacio de trabajo y que, por lo mismo, la empresa deberá de comunicar y
escuchar con atención a los empleados por lo que se deberán llevar a cabo
encuestas de forma permanente para poder medir su estado mental, sus
preocupaciones y poder medir si estas están siendo atendidas puntualmente. Por
lo mismo, será necesario contar con espacios de comunicación personalizada, que
permitan atender problemáticas o preocupaciones específicas.

Notas
Mientras la Organización Mundial de la Salud y otras organizaciones especialistas
globales en el tema son las principales fuentes de información y guía sobre el
COVID-19, el gobierno mexicano ha publicado por su parte una “Lista de
Comprobación Ante el COVID-19 –Retorno al Trabajo” para acotar
específicamente las responsabilidades de la empresa como patrón de sus
trabajadores, así como la forma de determinar el riesgo para éstos. También, es
importante destacar que, mientras las prácticas y recomendaciones en esta guía
rápida podrían asumirse se refieren exclusivamente al espacio de oficinas, estás
son igualmente aplicables a otros tipos de espacios de trabajo y propiedades.
Finalmente, la intención de esta guía es establecer los fundamentos, ideas y
recomendaciones sobre las cuales podemos construir junto con las empresas, una
progresiva y mejor guía conforme vayamos incorporando lecciones aprendidas.
Entretanto, esperamos esta sea de utilidad y esperamos con anticipación su
retroalimentación.

4
Preparación del Personal
En la mayoría de los reportes con recomendaciones para el regreso a los espacios de trabajo a los
que hemos tenido acceso, hemos podido observar que estos se enfocan primordialmente en la
parte física del inmueble (edificio, mobiliario, sistemas, etc.) mientras que, en la parte humana,
primordialmente se enfocan en recomendaciones del uso de protecciones como mascarillas y gel
como auxiliares barreras para prevenir contagios.

Sin embargo, desde nuestra perspectiva, encontramos que la parte medular del esfuerzo de
regreso al espacio de trabajo es que también este esfuerzo esté fundamentado alrededor del
usuario del espacio. Es por ello por lo que, como un primer punto en la preparación para el regreso,
debemos de comenzar por la preparación de nuestro personal.

Comunicación
Componentes Clave de Un Comunicado:
De acuerdo con una encuesta llevada a cabo
1. Objetivo. por la firma Gartner, conforme las
organizaciones deciden cuándo permitir a sus
2. Mensaje clave. empleados regresar a sus espacios de trabajo,
el rol más crítico del área de Recursos Humanos
3. Audiencia.
(RH) será el comunicar adecuadamente la
4. Canales. estrategia al empleado (Figura 1 siguiente
página) ya que los empleados esperan que la
5. Responsable. organización sea quien les guíe, pero al mismo
tiempo, estarán comparando esta información
6. Frecuencia. por parte de la organización con aquella de
otras fuentes.
5
 De acuerdo con una encuesta llevada a cabo por la firma Gartner, conforme las
organizaciones deciden cuándo permitir a sus empleados regresas a sus espacios de
trabajo, el rol más crítico de su área de Recursos Humanos (RH) será el comunicar la
estrategia al empleado (Figura 1). Los empleados Hay que partir de que este ha sido y
continuará siendo un período de mucha confusión y stress. Los líderes de RH deben de
preguntarse no solo quién debe de saber sino quien debería saberlo. En la medida de lo
posible, las organizaciones deberán de compartir y confiar en que la organización está
tomando el approach correcto. información de forma abierta: La información
compartida con TODA la organización en forma clara y a tiempo construirá confianza y
reducirá confusión. Los mensajes deberán ser transparentes y consistentes para ayudar
a los empleados a sentirse seguros al regresar a su espacio de trabajo.

Figura 1. Rol más crítico de RH en retornar a los empleados al espacio de trabajo:

“Un 60% de
departamentos de RH
respondieron que la
comunicación del
regreso al trabajo es
su principal
preocupación”

Los principales puntos que los líderes de Recursos Humanos deberán comunicar a sus
empleados sobre el retorno a los espacios de trabajo incluyen: cuándo se permitirá el
regreso (85%); nuevos protocolos de seguridad (81%) y la línea de tiempo general para
hacerlo (8’%).

Recomendaciones en la Comunicación
• Comunicar el por qué ciertos grupos e individuos fueron seleccionados para
regresar a los espacios de trabajo.
• Comunicar frecuentemente y con detalles sobre los cambios diseñados para
mantener a todos seguros y saludables.
• Motivar a los empleados a participar y adoptar las nuevas prácticas de trabajo.
• Llevar a cabo capacitación y demonstraciones de nuevas prácticas premiando el
desempeño relacionado a estas nuevas prácticas.
• Considere utilizar un rango amplio de canales y materiales incluyendo emails,
mensajes de texto, videos, eventos virtuales, posters y displays digitales, entre
otros.
• Medidas tomadas con el propietario del edificio y dentro del espacio de trabajo
para asegurar que estos se apegan alas recomendaciones para preservar la salud
emitidas por instancias internacionales incluyendo limpieza, cambios a los espacios
66 físicos, amenities, provisiones, etc. incluyendo limpieza, cambios a los espacios
físicos, amenities, provisiones, etc.
• Para aquellos empleados que permanezcan trabajando desde casa, qué ayuda será
proveída por la empresa en términos de equipos de cómputo, impresión,
comunicación, etc.
• Nuevas formas de uso de espacios comunes como salas de juntas, puntos de
encuentro y comedores, cocinetas, cuartos de impresión, estacionamiento, etc.
• Protocolos de reuniones dentro y fuera de los espacios de trabajo, trato y acceso
de visitantes al espacio, etc.

Preparación Mental
Uno de los principales puntos a atender es el de
la ansiedad de los empleados. Este es el punto
medular del regreso a los espacios de trabajo y
tienen que ver con la preparación física, mental
y psicológica de la fuerza de trabajo. Por lo
mismo, será prioritario desarrollar un plan
específico para mitigar las ansiedades y miedos
naturales relacionados a su salud, su futuro
dentro de la organización e incluso el de la
organización misma y su industria.
Es crucial poder entender cómo la pandemia ha
impactado su vida y su conexión personal con
su familia y finalmente con la cultura de la
empresa. Es importante saber si los empleados
sienten que su organización se ha preocupado
por ellos durante este trance y qué esperan de
la misma a su regreso a sus espacios de trabajo.
El poder llevar encuestas utilizando software especializado incluso de terceros y tener un panel de
instrumentos con los principales datos y su comportamiento después del regreso ayudará en mucho
a navegar por esta ansiedad y no solo a regresar, sino regresar a un lugar y espacio de trabajo
mejorado.

Nuevas Políticas y Prácticas

A su regreso al espacio de trabajo, las organizaciones deberán de reevaluar cuáles políticas
implementadas durante la contingencia prevalecerán y cuáles serán modificadas. Nuestra
recomendación es que las políticas permitan flexibilidad en la medida de los posible a los empleados.
Muchos pensarán que la política de Trabajo Desde Casa o WFH por sus siglas en inglés, es la “Nueva
Normalidad”..
La principal política deberá ser el que los empleados, ante todo, sepan que no serán penalizados en
caso de ausentarse por precaución o temor de haber contraído el virus o por haber tenido contacto
con una persona que haya contraído el COVID-19 o incluso por presentar síntomas el empleado.

7
 Las políticas de regreso al espacio de trabajo deberán incluir:
• Para empleados que no sea esencial su presencia en el espacio físico de trabajo, se
deberá definir cuál política de WFH.
• Protocolos alrededor de la reintroducción en etapas de trabajadores con roles
esenciales al espacio físico de trabajo.
• Definir si habrá de realizarse la toma de temperatura a todos los empleados y cómo será
este proceso. Misma política que deberá aplicarse a los vendedores, contratistas y
proveedores que visiten el espacio de trabajo.
• Políticas para visitantes, incluyendo la definición de a quiénes se les permitirá el acceso
y en qué condiciones. Se recomienda restringir la visita del público en general o tener
como requisito el que los visitantes presenten los resultados de una prueba COVID-19
reciente para tener acceso.
• Establecer y comunicar las políticas para los empleados al visitar otros lugares de trabajo
o viajar.
• Consideración especial deberán de tener los Grupos-En-Riesgo. Así mismo, las empresas
deberán de tener en consideración a los papás y a las mamás que laboren en la
organización y cuyos hijos aún no hayan regresado a clases y que se encuentren
tomando clases en línea, así como a aquellos que sean responsables de procurar
cuidado a personas mayores, con capacidades especiales, o que en general requieran
de atención especial.
• En cuanto a las políticas de seguridad y recomendaciones para prevenir la transmisión
del virus, deberá considerarse lo siguiente:

El empleado debe de saber que no será penalizado por quedarse

en casa al presentar cualquier síntoma, o incluso al enterarse de
que estuvo cerca de alguien con síntomas en los últimos días y
8 8 mantenerse en casa como medida de precaución.
 o Revisiones de salud constantes incluyendo la toma de temperatura y reportes,
proporcionando a los empleados la posibilidad de hacerse pruebas de COVID-19
sin costo alguno.
o Acciones claramente definidas, roles y responsabilidades de cada miembro del
equipo involucrado en la atención al reporte de un posible caso de COVID-19,
incluyendo la definición de área de confinamiento, preguntas frecuentes, etc.
o Políticas de comunicación y escalación de en respuesta a un caso de emergencia
por COVID-19, en donde se defina quiénes son los involucrados y el proceso de
toma de decisiones.
o Protocolos para comunicar un posible caso o un caso positivo a las autoridades
de salud correspondientes.
o Comunicar la cobertura que ampara el seguro de gastos médicos de la
organización en caso positivo de COVID-19 y acciones para reportar y dar
seguimiento a cualquier reclamación.

Las políticas de Trabajo Desde Casa (WFH) deberán incluir:

• Establecer programas con proveedores de mobiliario, equipo de oficina, Wi-Fi, etc.
para que los empleados tengan acceso a ellos a un precio corporativo o bien, hasta
con que porcentaje del costo la organización estará apoyando, así como la
metodología de pago/reembolso.
• Instrucciones esenciales de ergonomía, así como información de los programas de
asistencia para equipamiento de la oficina en casa.
• Horarios en los que los empleados deberán estar disponibles para atender llamadas o
conferencias.
• Políticas de escenarios y comportamiento cuando se participe en videoconferencias.
Qué hacer y qué no hacer durante las mismas, y proporcionar entrenamiento de ser
necesario con las diferentes plataformas.

¿Qué Hacer en Caso de Tener un Positivo COVID-19?

Muchas empresas tienen como práctica el que el empleado comunique este tipo de eventos
de salud al departamento de Recursos Humanos de manera confidencial y de acuerdo con
las leyes laborales aplicables. La pandemia de COVID-19 ha puesto en muchos casos en
entredicho la efectividad de estas prácticas por lo que deberán ser revisadas y comunicadas
ya sea validando las prácticas que se venían implementando, o bien, las nuevas prácticas
que deberán seguirse en caso de sospechar o confirmar que uno o varios empleados han
sido contagiados.

Es vital contar con un protocolo de acción para el caso en

que uno de los empleados de positivo o presente síntomas de
COVID-19 independientemente si estos síntomas se
manifiestan en el lugar de trabajo o en casa. 9
9
 9

Preparación del Inmueble

Los dueños, administradores y operadores de edificios deberán completar un sinnúmero
de revisiones y chequeos para asegurarse de que el ambiente es seguro y confiable.
Recomendamos hacer un análisis de riesgos que permitan tener un mejor entendimiento
cuáles de los sistemas del edificio son críticos para poder ocupar los espacios internos en
el mismo:

• Sistemas mecánicos
• Sistemas de agua
• Sistemas de protección contra incendio
• Drenaje y trampas

Revisión del Edificio

En caso de que el edificio no sea propio, sino que se encuentre arrendado todo o en parte,
es importante asegurarse que el dueño de este por medio de su administrador haya
realizado las pruebas pertinentes a los sistemas mecánicos y de agua y muestre evidencia
de dichas pruebas. Entre los puntos a considerar se encuentran: Los sistemas del edificio
deberán usarse y dejarse encendidos por algún tiempo mientras son observados.
Sobretodo en edificios que estuvieron totalmente “apagados” durante la contingencia.
Deberá considerarse medir los niveles de Monóxido de Carbono (CO) alrededor de
sistemas que puedan circular aire por el edificio.

10
Acceso al Edificio
Especial atención se deberá dar al acceso al inmueble, la forma en que se organizarán las
líneas de personas en el lobby y afuera del acceso al edificio para poder tomar la temperatura
y tener un registro de cada persona sin necesidad de intercambiar identificaciones físicas en
la recepción. La espera de elevadores será importante, siendo que la capacidad de personas
se verá sustancialmente reducida. Las áreas de amenities/espera en el lobby principal
deberán de ser reacondicionadas para tener un cuarto de aislamiento.

Señalización
La señalización en el edificio y en el espacio de trabajo será clave para poder orientar y educar
a los usuarios acerca de la forma en que deberán proceder y las ubicaciones, por ejemplo,
de cuarto de aislamiento, botes de basura especiales, dispensadores de gel, etc.

Sistema de Aire Acondicionado

Se recomienda que con una anticipación de 48 a 72 horas a la reocupación del inmueble en
donde se sitúe el espacio de trabajo, se inunde el edificio con aire fresco vía el sistema de
aire acondicionado y, de ser posible, bajo los estándares de LEED, BREEAM o WELL del
exterior constantemente bajo estos estándares.

Después de este período de inundación, los filtros del sistema deberán de ser remplazados
por nuevos filtros después de encender el sistema. Es importante que el edificio utilice los
filtros de más alta eficiencia recomendados/permitidos por el proveedor con la certificación
de Valor de Reporte Mínimo de Eficiencia (MERV, por sus siglas en inglés). El rango de valores
va de 1 a 16, en donde mientras más alto el valor, más eficiente es el filtro en atrapar
partículas en el aire. Para áreas con un riesgo promedio como edificios de oficinas y
comercios, aeropuertos, escuelas, industria ligera y áreas que no se encuentren ocupadas
por individuos confirmados con COVID-19, si lo permite la configuración actual del edificio,
se recomienda una eficiencia de MERV 15/15A.

Además de utilizar todas las precauciones aplicables, cuando se reemplacen los filtros,
incluyendo los certificados como HEPA-High Efficiency Particle Air- será necesario evitar el
sacudir los filtros o utilizar aire comprimido para limpiarlos, ya que esto podría provocar el
que partículas de COVID-19 se dispersen en el aire. Los operadores deberán de limpiarse las
manos con agua y jabón cuando terminen su tarea. Los filtros usados deberán ser
introducidos en una bolsa de plástico y sellados y en la medida de lo posible, se deberá de
evitar el introducir dichas bolsas al edificio para depositarlas en la basura. En caso de no que
no sea posible evitar adentrarse en el edificio, no se recomienda el utilizar los elevadores de
carga.
Seguridad de los Operarios
En paralelo, además de cambiar los filtros, será necesario asegurarse que el sistema de
Cualquier
tratado delpersona que circula
agua que preparepor
un edificio después
el sistema delcon
cuente período de reducida
los químicos actividadypor
necesarios enlas
la
medidas anti
proporción COVID-19
suficiente deberá
para de contar
eliminar conimpureza.
cualquier Equipo de Protección Personal (PPE por sus
siglas en inglés) y estar entrenados en el uso adecuado del mismo, así como la forma en
quitarse este, su sanitización y cómo deshacerse del mismo. Con más razón, deberán seguir
estrictamente el hábito de lavado de manos y del distanciamiento social. Es importante que
cualquier equipo diseñado para ser utilizado durante una única ocasión, efectivamente no
sea reutilizado para ahorrar costos.

11
 Sanitización, Limpieza e Insumos
• Hacer pruebas de temperatura diariamente al personal de limpieza y encuestas sobre
potenciales puntos de alto riesgo de contagio fuera del lugar de trabajo. Asegurarse que
dicho personal se lave las manos de forma adecuada
• Revisar el plan de limpieza del espacio para asegurarse que la forma de limpieza y la
frecuencia con que los espacios son limpiados sean los suficientes para contar con
superficies sanitizadas para los empleados.
• Llevar a cabo la capacitación del personal de limpieza en el caso de que el personal sea
para efectos prácticos de la misma empresa, o bien, asegurarse de que el personal de
limpieza cuenta con el PPE suficiente para llevar a cabo sus labores sin poner en riesgo
su salud, y de que dicho equipo sea utilizado correctamente.
• Asegurarse que equipo de limpieza esté en condiciones óptimas y que el que no está
diseñado para ser reutilizado efectivamente no lo sea. En caso de poder ser reutilizado,
verificar que su sanitización se haga de manera que no exponga a los operarios y que
• Verificar el proceso de capacitación del personal de limpieza por parte del proveedor
en caso de que el personal no sea propio.
• Revisar el inventario de químicos de limpieza, materiales y consumibles para asegurarse
que los niveles de inventario pueden mantenerse durante la reocupación del espacio
de trabajo.
• Determinar qué áreas que requieren atención especial debido al tipo de uso, tales como
áreas abiertas, salas de juntas y baños comunes.

El Check-List
Los edificios y espacios dentro de los mismos solo se deberán declarar listos para ocupar
una vez que los propietarios, sus administradores y los inquilinos de estos hayan coordinado
y comunicado sobre las preparaciones llevadas a cabo. La transparencia, comunicación y el
estar preparados será vital para la transición exitosa de WFH al regreso al espacio físico de
trabajo.
No se deberá regresar si no se cuenta con lo siguiente:
• Todas las inspecciones al edificio han concluidas.
• Reparaciones necesarias a equipos, áreas o sistemas concluidas.
• Se cuenta con un plan de comunicación de las medidas adoptadas.

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Roles y Responsabilidades
Las organizaciones deberán de asignar nuevos roles y responsabilidades al staff existente o
en su caso, contratar de manera temporal a personal con nuevas y diferentes capacidades
que puedan estar a cargo de desarrollar el plan de regreso al espacio de trabajo.
Capitán COVID-19: Asimismo, deberá de designar a un(a) capitán del esfuerzo en general. En
el caso de organizaciones con espacios en diferentes pisos de un edificio, recomendamos
asignar a un sub-capitán por piso, quienes serán responsables de asegurarse de que los
habitantes del piso estén respetando las precauciones y protocolos. Estos mismos sub-
capitanes serán responsables de facilitar y mantener comunicación con sus compañeros de
trabajo para estar pendientes de las inquietudes que vayan surgiendo sobre el camino. Tanto
el capitán como los sub-capitanes deberán de estar entrenados en el uso de Equipo de
Protección Personal (PPE), checar constantemente la disponibilidad y cantidad de insumos
como mascarillas, guantes, desinfectantes, gel antibacterial, etc.
El personal de apoyo de la empresa deberá de administrar la recepción de y sanitizar
correctamente cualquier artículo de insumo que llegue al espacio de oficina, tales como
papelería, paquetes de mensajería, tóner para copiadoras, etc.
Finalmente, si la empresa cuenta con un sindicato, la participación de éste es esencial para
el proceso.

Operaciones
La operación del negocio deberá considerar lo siguiente:
• Riesgos: Coordinarse con la persona en cargada de la administración de riesgos
para asegurarse que están preparados para el regreso.
• Seguros: Checar con la aseguradora los potenciales riesgos en regresar al trabajo.
• Servicios: Determinar cuáles servicios son requeridos para dar soporte a
actividades relacionadas al COVID-19 – ya sea que éstos sean llevados a cabo por
personal de la misma organización o que se encuentren tercerizados – existentes
o nuevos – y estimar su costo y duración.
• Proveedores: Notificar a los vendedores de la reapertura de oficinas y alertarles
sobre cualquier cambio que pueda impactarlos incluyendo política de accesos.
• Correo y Paquetería: Notificar a las empresas se mensajería y paquetería la
reapertura de oficinas/Espacio de trabajo.
• Contactos y Preguntas: Establecer un solo número de teléfono o correo
electrónico para recibir cualquier pregunta o comentario.

13

13
 Preparación del Inmueble
El Uso de Datos para Decidir Quién Regresa Primero
En base a las lecciones aprendidas por Herman Miller al estudiar equipos distribuidos y
datos tempranos del COVID-19, creemos que la decisión de quién regresa primero debe de
tomarse por equipos tomando en cuenta tres dimensiones:
1. ¿Cuánta interacción en persona se requiere entre los miembros de un equipo para
que éste sea exitoso?
2. ¿Qué tan capacitados están los equipos y sus procesos de trabajo desde una
perspectiva de tecnología?
3. ¿Qué tan probable es que los miembros del equipo enfrenten retos al trabajar
remotamente y de forma individual desde casa? Por ejemplo, una mamá que tiene
que preocuparse por las clases en línea de sus hijos comparada con una persona
que vive sola.
Para tener las respuestas a estas preguntas recomendamos llevar a cabo una encuesta
anónima y pueda ser evaluada en base a datos. Una buena herramienta puede ser el
Leesman Emergency Home Working Assessment. Basado en este tipo de información,
podrá determinar que equipos requieren más interacción presencial entre sus miembros,
aquellos que no cuentan con el soporte tecnológico para continuar haciéndolo de forma
remota, y los que tienen más retos en casa para hacerlo de una forma adecuada. Deberá
de darse prioridad a estos equipos para regresar primero al espacio de trabajo. También
recomendamos hacer periódicamente estas encuestas ya que las circunstancias
seguramente volverán a cambiar.

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 Cámaras termo-sensoriales en el lobby del
edificio en donde se ubican las oficinas de
Gensler en Bejing.

¿Qué Pueden Esperar los Empleados a su Regreso al

Espacio de Trabajo?
Un buen ejemplo de lo que implica el regreso al trabajo es el artículo escrito por uno de los
socios de Gensler en Pekín, China. Gensler es otra de las firmas que forman parte de nuestro
grupo de asistencia al regreso a los espacios de trabajo, es la firma de arquitectura más grande
del mundo, y una de las que más recursos destinan a analizar el Workplace. Aún después de
varios meses desde que se comenzó con un gradual regreso a la oficina, solo entre 30 y 50%
de los trabajadores están utilizándolas. Es de hacer notar, el continuo escaneo de temperatura
a la entrada al edificio, actividad que ha derivado en cámaras especiales a la entrada de los
lobbies. Este procedimiento se vuelve a hacer en cada empresa cuando se entra al espacio de
trabajo. Otro ejemplo de adaptación es cómo operadores de los edificios han tenido que
encontrar formas creativas para evitar el tocar los botones de los elevadores.
Cabe mencionar sobre este artículo, el hecho de que la capacidad de elevadores del edificio
en donde están las oficinas de Gensler, se redujo de una de 16 a 5 personas máximo por
cabina; así como la forma en que están monitoreando los lugares en los que las personas han
estado en los últimos días (por medio del GPS de sus celulares); y las constantes mediciones
de temperatura al entrar a cualquier espacio, incluso al regresar a casa.

Soporte a los Equipos Remotos

Existen diferentes herramientas para medir quién deberá regresar a la oficina y quién deberá
continuar distribuyendo su trabajo entre la casa y su espacio de trabajo tradicional.
En cualquier caso, es crítico asegurarse de que estos equipos tengan el soporte necesario para
tener un desempeño alto trabajando de forma remota. El vínculo emocional con estos
empleados remotos debe de ser prioridad, por lo que se recomienda un enlace permanente
con ellos.
Se recomienda adoptar prácticas ágiles para estos equipos, incluyendo juntas parados (“Stand
Up Meetings”) y clarificar los Objetivos y Resultados Clave (OKR, por sus siglas en inglés) para
ayudarles con los retos de medios ambientes remotos.
Asegúrese de proveer de mobiliario y plataformas de tecnología integrada que la gente
necesita para estar confortable y mantenerse productiva mientras trabajan desde casa.
Luego, adapte su oficina física con el mobiliario y herramientas adecuadas para mejorar la
colaboración con los colegas remotos. Herman Miller ha desarrollado esta herramienta para
que cada uno de los empleados puedan preparar su espacio de trabajo en casa.

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“Nuestra prioridad mientras regresamos a nuestras
oficinas en Hong Kong es dar a nuestra gente el
soporte que requieren para mantenerse saludables y
productivos, ya sea trabajando en la oficina o desde
casa. Hasta ahora, nuestros rigurosos protocolos
están funcionando, y estamos muy optimistas de que
así continuará siendo”.

Karetik Shethia, VP de Asia-Pacífico, Herman Miller

Planeación de Espacios y Mobiliario

No existe consenso entre los especialistas sobre si se deberá instalar particiones entre
estaciones de trabajo. El Instituto Nacional para la Seguridad y Salud en el Trabajo (NIOSH,
por sus siglas en inglés) sugiere el uso de particiones o “screens” entre los empleados y los
clientes, pero no necesariamente entre empleados si existe una separación de cuando
menos 6 pies (1.83m) entre ellos. Lo mismo sucede con la Administración de Seguridad y
Salud en el Trabajo (OSHA, por sus siglas en inglés).

Más Allá de las Particiones

Mientras poner particiones puede hacer sentido en algunos sitios específicos, como por
ejemplo en ventanillas de atención al público, en donde es difícil o imposible el lograr una
separación de 6 pies, nos preocupan títulos en la prensa como “Las Oficinas no Volverán a
Ser Iguales” y la idea de que particiones de 61 centímetros entre estaciones de trabajo son
la solución para prevenir el contagio del virus.

Estudios recientes de cómo viajan las partículas en el aire al toser una persona realizados
por la Universidad de Aalto, subrayan la inefectividad de particiones bajas como una
solución, principalmente porque las partículas circulan por lo alto del espacio. Herman
Miller, una de las firmas líderes de mobiliario en el mundo y parte del grupo de empresas
en las que nos estamos apoyando para obtener información, por ejemplo, mantiene una
postura reservada contra estas soluciones si no son parte de una estrategia más amplia.

“Las organizaciones tienen que aprovechar el momento

para revisar las estrategias a largo plazo y no dejarse
llevar por las demandas inmediatas de esta crisis”.
Lori Gee, Vicepresidente de Desempeño del Cliente en el Workplace, Herman Miller

16
El Distanciamiento Social en el Espacio de Trabajo
En la publicación de Gensler titulada “10 Consideraciones para Hacer la Transición de Regreso
al Trabajo en un Mundo Post-COVID-19”, entre otras, Gensler hace las siguientes
recomendaciones:
• Repensar la Densidad y de Prioridad al
Distanciamiento Físico. No es necesario
cambiar forzosamente el mobiliario ya que se
puede mantener el lay-out actual y seguir las
últimas recomendaciones para un
distanciamiento físico seguro. Para ello, usando
un algoritmo generativo, Gensler ha
desarrollado una herramienta (“ReRun”)
utilizando un proceso soportado por datos para
generar varios escenarios de distribución de las
personas y seleccionar el adecuado.
• Planeé escenarios en fases para regresar al
trabajo. Con asientos limitados y los
trabajadores esenciales identificados, las
organizaciones pueden planear un retorno a la
oficina por fases basados en el rol de cada
empleado. Una buena herramienta para poder
hacer este plan para miles de empleados es
Wisp, en donde los clientes pueden visualizar y
comunicar mejor a sus equipos cuáles asientos
están disponibles para ser ocupados a nivel de
piso, cercanía o departamento.
• Reconfigure los Espacios Flex. Mientras que el utilizar espacios salteados reducirá su
capacidad en la mitad o más, el activar salas de juntas, “focus rooms”, laboratorios de
aprendizaje y espacios de “break-out” como áreas dedicadas a alojar asientos puede
incrementar el conteo de staff en la oficina mientras se mantiene distanciamiento.
• Reconsidere el uso áreas de asientos con domicilio libre. Estas áreas operan
típicamente base a como va llegando la gente y ofrecen menos asientos que número
total de ocupantes. La preocupación inmediata es la limpieza de los lugares de trabajo
y una posible contaminación importada al utilizar la misma persona diferentes espacios.
Tanto Gensler como Herman Miller coinciden y recomiendan descontinuar esta práctica
temporalmente.

Sin importar si estás preguntándote “¿quién regresa al trabajo

primero?” o “¿cómo podemos equipar mejor a nuestros equipos
remotos?”, una cosa si está clara: nunca las decisiones de RH, IT e
Inmuebles han sido tan interdependientes”

17
 • Mantenga control de quién se sienta dónde. Con empleados esenciales esparcidos por
la oficina y un asiento temporal en un espacio previamente asignado a otra persona, la
comunicación clara respecto de las asignaciones esperadas puede agregar
transparencia y claridad para todas las partes involucradas.
• Introducir turnos de trabajo. Este planteamiento permite a más individuos usar el lugar
de trabajo. Por una parte, el distanciamiento físico puede ser respetado por aquellos en
el mismo turno con escritorios asignados con claridad, y ayuda, por otra parte, al
personal de limpieza a planear sus horarios.
• Designe cuartos de aislamiento. En la eventualidad de que un empleado muestre
síntomas mientras está en el trabajo – ya sea en el lobby del edificio, en áreas comunes
o dentro del espacio mismo de trabajo – las organizaciones deben de contar con la
habilidad de aislar a esta persona. Para ello, es necesario designar y comunicar sobre
estos espacios para que cada gerente y empleado pueda saber su ubicación y propósito.
Consideraciones especiales deben de hacerse sobre protocolos especiales de limpieza
en estos cuartos, así como también es deseable que éstos cuenten con ventilación
especial o negativa para reducir la exposición de otros en el área.

Limpieza de las estaciones de trabajo individuales

• Implementar una política estricta de escritorios limpios de cosas sobre ellos. Los
usuarios no podrán tener ni dejar artículos que no sean estrictamente necesarios para
poder llevar a cabo su trabajo. Estos artículos deberán estar guardados en cajones y
gabinetes.
• Entregar manteles de papel desechable para cada empleado mismos que deberán ser
adecuadamente desechados al final del día.
• Entregar una provisión de toallas de limpieza y gel a cada empleado para que ellos
mismos limpien su área de trabajo al comenzar y concluir su uso.

Recomendaciones Finales
Dedica el tiempo y recursos necesarios para identificar las estrategias para mitigar los riesgos
potenciales de futuras disrupciones al trabajo. Las recomendaciones y estrategias aquí expuestas
seguramente serán modificadas conforme vayamos aprendiendo más de nuestras propias
experiencias. Creemos que la presente situación también representa una oportunidad para mejorar la
eficiencia de operaciones de las organizaciones y mejorar la experiencia de los ocupantes de los
espacios de trabajo bajo condiciones normales una vez superada la crisis de COVID-19.
El reto para las organizaciones está en responder a la “Nueva Normalidad” siendo este esfuerzo un
emprendimiento de largo plazo, pero que en el corto plazo demanda inversión en un entorno
económico adverso. Sin embargo, el lado positivo es que, como resultado de este evento, podemos
esperar una ola de inversión en la incorporación de nuevas tecnologías a los espacios que utilizamos
para trabajar diariamente.
Seguiremos mejorando este documento conforme vayamos recibiendo retroalimentación de nuestros
18 clientes mientras actuamos como sus consejeros de confianza.
18
18

¿Qué sigue?
Muchas empresas están
optando por solo regresar a
los empleados esenciales a
los lugares de trabajo y
mantener el WFH,
combinándolo con flex y
part-time, para darse tiempo
de preparar los espacios.
adecuadamente.
19
19
SERVICIOS

¿Cómo Podemos en Gröuth Group y AD&P Ayudar?

Con más de 30 años de experiencia en el ámbito de servicios

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Este documento sobre COVID-19 fue desarrollado con información de la Organización Mundial de la Salud, el Centro para el
Control de Infecciones de los E.U.A., así como de Herman Miller, Gensler, Cushman & Wakefield, CBRE, Colliers y otras empresas
del sector de Workplace, Mobiliario y Bienes Raíces en general, por lo que no todas las recomendaciones necesariamente podrán
ser implementadas en México y en cada situación. Ultimadamente, los ocupantes y propietarios de espacios de trabajo serán
quienes deban tomar sus decisiones estratégicas que mejor convengan a sus accionistas y empleados. Esta guía de Gröuth
Group pretende únicamente iniciar un diálogo y facilitar el proceso, por lo que no pretendemos tener ninguna representatividad
20 u otorgar garantías de la veracidad y alcance de este material.