Aprenda Excel 2010

¿POR QUÉ UTILIZAR XML EN

EXCEL?
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¡¡¡ ADVERTENCIA !!!

A lo largo de este Manual aparecen una serie de ejemplos basadas

en simulaciones con el software real (localizados en recuadros de
este mismo tipo).

Le recomendamos que visualice estas simulaciones, muy

importantes para una óptima comprensión de las tareas explicadas,
en los materiales multimedia asociados a este Manual.

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¿Por qué utilizar XML en Excel?

1.  Objetivos. ...................................................................................5 

2.  Archivos de datos y esquema XML..................................................6 
3.  Trabajar con asignaciones XML y su seguridad. .............................. 10 
4.  Trabajar con celdas. ................................................................... 14 
Trabajar con celdas de asignación única .................................. 14 
Trabajar con celdas de repetición en tablas XML ....................... 15 
5.  Importar y exportar datos XML .................................................... 17 
Importar datos XML .............................................................. 17 
Exportar datos XML .............................................................. 19 

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1. Objetivos.

Una vez finalizado el estudio de este Módulo, Ud será capaz de:

Saber lo que es un archivo y esquema XML.

Trabajar con asignaciones XML y proporcionar la seguridad
adecuada.
Utilizar el panel de tareas Origen XML junto con los tipos de
elementos y sus iconos
Trabajar con celdas y datos XML.
Importar y exportar datos XML.

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2. Archivos de datos y esquema XML.

XML es un método para introducir datos estructurados en un archivo de

texto, consiste en una serie de reglas y pautas para planificar formatos de
manera que produzcan archivos de datos que sean fácilmente
regenerados y leídos por programas distintos a los que los han creado. En
definitiva facilita la definición, trasmisión, validación e interpretación de
datos entre cualquier aplicación generada para usar XML.

Debido a que es tan portátil, XML se ha convertido en una de las

tecnologías más populares para el intercambio de datos entre bases de
datos y equipos de usuario.

XML utiliza las etiquetas para delimitar datos con características idénticas.
El conjunto de etiquetas a definir es ilimitado, ya que el propio diseñador de
la estructura será el que cree sus propias etiquetas personalizadas . En la
imagen inferior puede ver un ejemplo.

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Excel trabaja con archivos XML de forma predeterminada, las hojas de

cálculo creadas en Excel 2010 se guardan en formato XML
automáticamente, se agregan una "x" o una "m" a las extensiones de
nombre de archivo que ya existían. La "x" significa que el archivo XML que
no tiene macros, la "m" significa que el archivo XML sí contiene macros.

Existen dos tipos de archivos XML con los que Excel puede trabajar:

Archivos de datos XML (.xml), que contienen las etiquetas personalizadas

y los datos estructurados.

Archivos de esquema (.xsd), que contienen las reglas, el tipo de datos y

la validación para los archivos XML basados en dichos esquemas. Es decir,
contiene las declaraciones de los elementos que, a posteriori, formarán
parte del XML y sus atributos.

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Las características de XML están diseñadas para las siguientes

situaciones clave:

 Aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes en Excel

al asignar elementos XML a celdas existentes. Eso facilita la
especificación y la extracción de datos XML en las plantillas sin
necesidad de volver a diseñarlas.
 Utilizar datos XML como entrada para los modelos de cálculo
existentes al asignar elementos XML a las hojas de cálculo
existentes.
 Importar archivos de datos XML a un nuevo libro.
 Importar datos XML de un servicio Web a la hoja de cálculo de
Excel.
 Exportar datos de las celdas de asignación a archivos de datos XML
independientes de otros datos del libro.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): A continuación veremos un ejemplo de esquema
XML y un archivo de datos XML basado en él y las etiquetas utilizadas.

TAREA1: Visualizamos un esquema y un archivo XML

1. Mostramos las etiquetas de un esquema XML.

2. Mostramos la estructura de un archivo de datos XML basado en el
esquema anterior.

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3. Trabajar con asignaciones XML y su seguridad.

Cuando se agrega un archivo de esquema XML a un libro automáticamente

se crea una asignación XML.

Las asignaciones XML se utilizan para enlazar y administrar las celdas de

la hoja de cálculo y los elementos individuales del archivo de esquema
XML.

Se pueden crear dos tipos de asignación a las celdas, o bien celdas de

asignación única o celdas de repetición (que aparecen como tablas
XML). En Excel no es necesario seguir el mismo orden que en el esquema,
pueden estar situadas en cualquier parte de la hoja. También es posible, en
un mismo rango, decidir qué elementos se van a asignar y cuáles no.

Debemos tener en cuenta lo siguiente:

• Un libro puede contener una o más asignaciones XML.

• Sólo se puede asignar un elemento a una ubicación de un libro cada
vez.
• Cada asignación XML es una entidad independiente, aunque haya
varias asignaciones XML en el mismo libro que se refieran al mismo
esquema.
• Una asignación XML sólo puede incluir un elemento raíz. Si se
agrega un esquema que defina más de un elemento raíz, se le pedirá
que decida cuál de ellos se va a utilizar para la nueva asignación
XML.

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Para tener la posibilidad de realizar asignaciones XML en primer lugar

debemos mostrar en pantalla la ficha Programador. Para ello hacemos clic
en el botón Archivo y en el menú que se abre, seleccionamos Opciones, a
continuación seleccionamos la categoría Personalizar cinta de opciones,
y en el listado de fichas principales que aparece a la derecha marcamos la
casilla de verificación Programador y aceptamos. A la derecha de las
fichas que aparecían por defecto se muestra ésta.

Activando la ficha Programador vemos el grupo XML con las diferentes

opciones que lo componen. Las asignaciones se activarán bien automática o
manualmente al utilizar dichas opciones.

Por ejemplo, al importar un archivo XML, Excel, a través de las ventanas

que se van sucediendo, pide la dirección de celda a la cual se va a realizar
la asignación.

• Seguridad
Es necesario tener muy claro que toda la información referente a las
asignaciones y sus datos de origen se guardan como parte del libro de

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Excel, si no se tiene suficiente protección cualquier usuario podría ver la

información. Además, si el libro se guarda como un archivo en formato
XML esta información puede verse con cualquier programa de edición de
texto.
Si deseamos seguir utilizando la asignación pero ocultar la información a
otros usuarios, debemos indicar al sistema que no guarde dicha información
en el libro. Para ello, activamos la ficha Programador y en el grupo XML
hacemos clic en el botón Propiedades de la asignación, en el cuadro de
diálogo que se abre desactivamos la casilla de verificación Guardar la
definición del origen de los datos en el libro y aceptamos.
También debemos tener en cuenta que si se elimina una hoja de cálculo
antes de eliminar una asignación XML, la información de la asignación
seguirá estando guardada en el libro. Si vamos a actualizar el libro para
quitar información confidencial, debemos asegurarnos de eliminar la
asignación XML antes de eliminar la hoja de cálculo, de modo que la
información de asignación se elimine de forma permanente del libro.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Vamos a mostrar la ficha Programador para
visualizar el grupo XML, y como ejemplo de asignación importar el archivo
240101.xml. A continuación vamos a desactivar la asignación a modo de
seguridad.

TAREA 1: Mostramos la ficha Programador e importamos el archivo

240101.xml.
1. Hacemos clic en el botón Archivo.
2. Hacemos clic en el botón Opciones.
3. Seleccionamos la categoría Personalizar cinta de opciones.
4. Marcamos la casilla de verificación Programador.
5. Hacemos clic en el botón Aceptar.
6. Activamos la ficha Programador.
7. En el grupo XML hacemos clic en el botón Importar.
8. Hacemos clic en el archivo 240101.xml.
9. Hacemos clic en el botón Importar.
10.Hacemos clic en el botón Aceptar.
11.Seleccionamos la celda A4 y aceptamos.
Desactivamos la asignación.

TAREA 2: Desactivamos la asignación.

1. Hacemos clic en el botón Propiedades de la asignación del grupo

XML.
2. Desactivamos la casilla de verificación Guardar la definición del
origen de los datos en el libro .
3. Hacemos clic en el botón Sí.
4. Hacemos clic en el botón Aceptar.

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4. Trabajar con celdas.

Trabajar con celdas de asignación única

Una celda de asignación única es una celda a la que se ha asignado un

elemento XML que no contiene una secuencia, es decir, una celda que se
ha vinculado a un elemento no extensible de una asignación XML.
Una celda de asignación única se crea al arrastrar un elemento XML que
no es de repetición desde el panel de tareas Origen XML a una celda única
de la hoja de cálculo. Al arrastrarlo se puede decidir, a través de la etiqueta
inteligente que aparece, donde colocar el título de la misma, como
encabezado por encima o justo a la izquierda de ésta.
En una celda de asignación única también es posible utilizar una fórmula,
siempre que la celda esté asignada a un elemento XML con un tipo de
datos XSD que Excel interprete como un número, una fecha o una hora.

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Trabajar con celdas de repetición en tablas XML

El aspecto y la funcionalidad de las tablas XML son parecidos a los de las

tablas de Excel. Una tabla XML es una tabla de Excel que se ha asignado
a uno o más elementos XML incluidos en una secuencia. Cada columna de
la tabla XML representa a un elemento XML.
Las tablas XML se crean automáticamente al importar o al abrir un
archivo de datos XML. También podemos crearlas manualmente,
arrastrando uno o más elementos de repetición desde el panel de tareas
Origen XML a la hoja de cálculo.
Cuando se crea una tabla XML, los nombres de los elementos XML se
utilizan automáticamente como encabezados de columna.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Vamos a abrir desde Excel un archivo de datos
XML e incorporar los datos como tabla de XML

TAREA 1: Abrimos un archivo de datos XML y lo incorporamos como tabla

de XML

1. Hacemos clic en el botón Archivo.

2. Elegimos la opción Abrir.
3. Seleccionamos el archivo 240301.xml.
4. Hacemos clic en el botón Abrir.
5. Seleccionamos Tabla XML y aceptamos.
6. Hacemos clic en el botón Aceptar.

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5. Importar y exportar datos XML

Importar datos XML

Al importar datos XML, si aún no se ha generado una asignación XML,

ésta se crea automáticamente, lo que significa que cada elemento del
archivo de datos tiene su correspondiente en el esquema y que cada
asignación sólo puede tener un enlace de datos en el libro.
Para importar datos XML activamos la ficha Programador y, en el grupo
XML, hacemos clic en el botón Importar para elegir el archivo de datos
XML, si ya tenemos una asignación creada los datos se incluirán en las
celdas correspondientes, si no es así el sistema nos indica que creará el
esquema XML y la asignación correspondiente en la celda que le
indiquemos.

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Si ya tenemos una asignación realizada con anterioridad podemos decidir:

• Sobrescribir los datos existentes con los nuevos : Los datos

actuales se pierden y se sobrescriben con los nuevos, siempre y
cuando haya datos actualizados en el nuevo archivo de datos XML.

• Anexar los nuevos datos a las tablas XML existentes: Los datos
actuales se mantienen y a continuación se incluyen los nuevos datos.

Para acceder a estas opciones activamos la ficha Programador y, en el

grupo XML, hacemos clic en el botón Propiedades de la asignación, en la
parte inferior de la ventana que se abre podemos decidir entre una o otra.

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Exportar datos XML

Para exportar datos XML estos deben estar incluidos dentro de una
asignación XLM.

Para realizar la exportación activamos la ficha Programador y, en el grupo

XML, hacemos clic en el botón Exportar, si existen varias asignaciones el
sistema nos da la posibilidad de elegir la deseada, escribimos el nombre del
nuevo archivo e indicamos la ubicación donde guardarlo. Por último
hacemos clic en el botón Exportar.

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Excel aplica las siguientes reglas para determinar qué datos se guardan y
cómo:

• No se crean elementos vacíos cuando hay celdas en blanco para un

elemento opcional, aunque sí cuando hay celdas en blanco para un
elemento obligatorio.
• Para escribir los datos se utiliza codificación UTF-8 (Unicode
Transformation Format-8).
• Todos los espacios de nombre se definen en el elemento XML raíz.
• Excel sobrescribe los prefijos del espacio de nombre existentes. Al
nombre de espacio predeterminado se le asigna un prefijo ns0. Los
espacios de nombre sucesivos son ns1, ns2 a ns<recuento> donde
<recuento> es el número de espacios de nombre escritos en el
archivo XML.
• Los nodos de comentarios no se conservan.

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Veamos un ejemplo (recomendamos ver esta simulación en el

material multimedia): Vamos a importar el archivo XML 240401.xml a
la hoja activa de un libro nuevo de Excel como Tabla XML, añadiremos un
nuevo registro y a continuación lo exportaremos con el nombre
240401_actualizado.xml.

TAREA 1: Importamos el archivo de datos XML 060401.xml

1. Activamos la ficha Programador.
2. Elegimos la opción Importar del grupo XML.
3. Seleccionamos el archivo 240401.xml.
4. Hacemos clic en el botón Importar.
5. Hacemos clic en el botón Aceptar.
6. Hacemos clic en la celda B3 y aceptamos.

Añadimos un nuevo registro y lo exportamos con el nombre

240401_actualizado.xml

TAREA 2: Importamos el archivo de datos XML 240401.xml.

Añadimos un nuevo registro y lo exportamos con el nombre
240401_actualizado.xml.

1. Hacemos clic en la celda B8 y escribimos Acción Jurisdiccional.

2. Hacemos clic en la celda c8 y escribimos Es el acto de acudir ante
una autoridad jurisdiccional para que declare el derecho.
3. Activamos la ficha Programador.
4. Hacemos clic en el botón Exportar del grupo XML.
5. Escribimos el nombre de archivo 240401_actualizado.
6. Hacemos clic en el botón Exportar.

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