Universidad Regiomontana

Administración de
Acta Constitución del Proyecto Proyectos

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

TÍTULO:

Acta de constitución del proyecto

CÓDIGO FECHA REVISIÓN

11-24-2018 1

REALIZADO POR FECHA FIRMA

Edgar Ulises Escobedo Pérez 11-24-2018

REVISADO POR FECHA FIRMA

Ramses Romero San Juan 11-24-2018

APROBADO POR FECHA FIRMA

Hector Gumaro Cabrera 11-24-2018

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ÍNDICE

1 INFORMACIÓN GENERAL 3
2 INTERESADOS DEL PROYECTO 3
3 RESUMEN EJECUTIVO 3
4 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO 3
4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO 3
4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO 3
5 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 4
5.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 4
5.2 ALCANCE DEL PROYECTO 4
5.3 ASUNCIONES 4
5.4 RESTRICCIONES 4
6 REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO/ENTREGABLES 4
7 HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS 4
8 PRESUPUESTO 4
9 RECURSOS 4
10 RIESGOS 5
11 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO 5
11.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO 5
11.2 RESPONSABILIDADES 5
12 Aprobación del acta5

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1 INFORMACIÓN GENERAL

Enunciado del
proyecto: Ventas Bajas ID del proyecto: 001
Hector Gumaro Cabrera Representante del Julio Burnes
Sponsor: (Director General) sponsor: (Contralor Tiendas)

2 INTERESADOS DEL PROYECTO

Cargo Nombre/Organización Teléfono E-mail

Representante 83058500 Julio.burnes@cuprun.com
Julio Burnes
del Sponsor ext:7246
Program 83058500 Ramses.romero@cuprum.com
Ramses Romero San Juan
Manager ext 7836

Project 83058500 Edgar.escobedo@cuprun.com

Edgar Escobedo Pérez
Manager ext:7002
Gerentes de Zona
Erick.orsorio@cuprum.com
(Erick Osorio, Jorge.villalobos@cuprum.com
Jorge Villalobos, Luis.capuzano@cuprum.com
Cliente/Usuari Luis Campuzano, Francisco.tamez@cuprum.com
o Francisco Tamez, Jose.baruc@cuprum.com
Jose Baruc, Alejando.villagomez@cuprum.com
Lorenzo.muñoz@cuprum.com
Alejandro Villagomez,
Lorenzo Muños)

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3 RESUMEN EJECUTIVO
Se detecta inconsistencia y baja en el volumen de ventas en Tiendas Cuprum,
incumpliendo los indicadores de toneladas vendidas establecidas por
dirección, lo cual repercute de forma negativa en los resultados de negocio.

Fuente: Business Intelligence

4 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Este proyecto es necesario para mejorar las ventas en toneladas del negocio
de Tiendas Cuprum ya que durante el año 2017 y parte del 2018 se ha
presentado la dificultad para el cumplimiento de los presupuestos, lo cual
deriva en un cumplimiento del 87% vs el presupuesto

Solo el 42% de Tiendas (42 de 72) logro un cumplimiento del presupuesto por
arriba del 90%

4.1 NECESIDADES DEL NEGOCIO

Se realizo una análisis riguroso de los proceso comerciales existentes,

evidenciando algunos indicadores, en este caso se identificaron carencias
potenciales en el cumplimiento de los indicadores de ventas, teniendo como
objetivo la mejora a los indicadores Ventas en toneladas a nivel nacional y
mejoramiento de la efectividad de clientes, aunado a esto se pretende con este
proyecto que la unidad de negocio Tiendas Cuprum cumpla con el presupuesto
establecidos para ser un negocio con mayor crecimiento y rentable a un largo
plazo de acuerdo a los objetivos estratégicos de Grupo Cuprum.

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4.2 OBJETIVOS DEL NEGOCIO

Item del Plan Estratégico Objetivos del negocio

Garantizar la Continuidad, el Crecer el EBITDA(ganancias de las compañías antes de intereses,
Crecimiento y la impuestos, depreciaciones y amortizaciones.) para duplicarlo
Rentabilidad del Negocio en cada 5 años y lograr utilidad de operación / Activos de
el Largo Plazo dos digitos

5 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

5.1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El proyecto propuesto para mejorar las ventas en Tiendas Cuprum es
“Asignación de Clientes a Vendedores” esto mediante un proceso
estandarizado de ventas a nivel nacional, donde se estarán analizando
las ventas en toneladas, clientes, ubicaciones, distribución, presupuestos
asignados a vendedores, eficiencia por vendedor entre otra información
relevante para su cumplimiento.
¿Qué es asignación de Clientes?
Es utilizar los recursos necesarios para realizar una distribución adecuada de clientes
de acuerdo con los niveles de compra.

5.2 ALCANCE DEL PROYECTO

Tiendas Cuprum: 78 Sucursales a Nivel Nacional
Total de Colaboradores impactados: 309

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5.3 ASUNCIONES
1.-Los presupuestos solicitados no estén en la fecha programada.
2.-Las estimaciones de las tareas se cumplan, (el proceso de
implementación es complicado ya que son 78 sucursales a nivel
nacional)
3.-Modificación en los presupuestos de los vendedores que impidan que
las asignaciones tengan que cambiar.

5.4 RESTRICCIONES
1.-No salir del presupuesto establecido.
2.-No sobrepasar el tiempo estipulado de 8 meses para concluir con el
proyecto.

6 REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO/ENTREGABLES

1.-Estatus Actual de Proceso de Ventas
2.-Situación actual de Asignación de Clientes a Nivel Nacional
3.-Benchmark y mejores prácticas de Asignación de Clientes
4.-Construcción del nuevo Proceso de Asignación de Clientes
5.-Programa de Capacitación
6.-Establecer indicadores clave.

7 HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

1.-Estatus actual del proceso de ventas (indicadores comerciales y
especificaciones actuales)
2.-Reporte estatus actual del proceso de Asignación de Clientes en
Sucursales a Nivel Nacional
3.-Analisis de Sucursales con mayor y menor efectividad
4.-Construccion del nuevo modelo de Asignación de Clientes

8 PRESUPUESTO

Entregable/Actividad Cantidad Entidad Financiadora

Adaptación en sistema Alunet $ 80,000 FAPI Tiendas Cuprum

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9 RECURSOS

Recursos Descripción
Sistemas
Contabilidad
Ingeniería de Procesos
Administración Comercial
Mercadotecnia
Equipo del proyecto Servicio al Cliente
Capacitación
Gerente de Administración y Sistemas de Gestión
Gerentes de Zona
Gerentes de Tienda
Vendedores
Equipamiento Equipo de cómputo, sistemas.
Sistema Alunet, Merksyst, Business Inteligence,
Software
Think,
Otros N/A

10 RIESGOS

Descripción del riesgo Impacto Probabilidad

Riesgos en la planificación del proyecto
Alto Bajo
Riesgo de cambio de alcance Bajo Bajo
Falta de Recursos (personal o monetarios) Alto Alto
Riesgos de Sistemas (tecnológicos) Bajo Bajo

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11 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

11.1 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

11.2 RESPONSABILIDADES

Interesado Área Rol/Responsabilidad

Walter Jimenes
(Analista Programador)
Jorge Monsivais (Gerente de
Sistemas)
Julio Burnes (Gerente de
Contabilidad
Adrian Rodriguez (Contador)
Edgar Escobedo (Ingeniero de
Procesos)
Jorge Cantu (Gerente de
Administración Comercial)
Roberto Barrientos (Jefe de
Categoría)
Ana Laura Treviño (Jefe de
Mercadotecnia)
Cesar Raul Hernandez
(Coordinador de Servicio al
Cliente)
Neyda Juarez (Auxiliar de Ventas)
Jose Cantú (Jefe de Capacitación)
Maribel Ordoñez (Coordinador
Capacitación)
Ramses Romero (Gerente de
Sistemas Entregar en Tiempo los
cambios en el sistema.
Validar si es compatible
Contabilidad Aprobar presupuesto del
proyecto,
Ingeniería de Gestionar el proyecto
Procesos
Administración Validar que los datos que se
Comercial están obteniendo del sistema
son correctos.
Mercadotecnia Procesos de Comunicación
con los clientes y Benchmark
con otras empresas retail
Servicio al Modificación de protocolos de
Cliente Servicio al cliente
Capacitación Capacitación a todo el
personal aplicable a este
proyecto
Gerente de Mentor y seguimiento del

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Administración y sistemas de Administración proyecto

Gestión) y Sistemas de
Alberto Serrano (Gerente de Gestión
Administración)
Erick Osorio Gerentes de Clientes del proyecto, revisión
Jorge Villalobos Zona de cada uno de los
Luis Campuzano entregables por parte del área
Francisco Tamez de ingeniería procesos.
Jose Baruc
Alejandro Villagomez
Lorenzo Muños)
Tiendas Piloto Gerentes de Realizar los pilotos de cada
Tienda, uno de los entregables
Tiendas Piloto Vendedores Captura de ubicaciones de los
clientes que se requieran

12 APROBACIÓN DEL ACTA

Cargo Nombre Firma Fecha

11-24/2018
Representante del Sponsor Julio Burnes

11-24/2018
Program Manager Ramses Romero

Project Manager Edgar Escobedo 11-24/2018

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