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Manual de Usuario Excel Avanzado
Manual de Usuario Excel Avanzado
Manejo de datos
Diseño de bases de datos en Excel
Importar y exportar datos en Excel
Uso de Nombres a objetos y rangos
Validación de datos
Formulas y Funciones
Funciones anidadas
La Función COINCIDIR
La Función INDICE
Función CONTAR.SI.CONJUNTO
Función PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Función CONCATENAR
Función SUMAR.SI.CONJUNTO
Tablas de Excel
Cómo crear una tabla dinámica
Cómo crear un gráfico dinámico en Excel
Mover un gráfico dinámico
Cambiar origen de datos de una tabla
Segmentación de datos
Crear gráficos
Gráfica de máximos y mínimos
Gráfica combinados en Excel
Gráfica de Cascada
Minigráficos
Controles Excel
Barra de desplazamiento
Botón de Opción
Cuadros combinados
Herramienta POWERPIVOT
Barra de desplazamiento
Botón de Opción
Cuadros combinados
- Plantillas de ejemplo contiene varias plantillas ya listas para su utilización, que vienen incluidas
con la instalación de Excel. Algunos ejemplos son: Informe de gastos, Hoja de asistencia, Informe
de ventas, Presupuesto mensual personal, etc.
Elegiremos una y pulsaremos el botón Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la
derecha.
Cuando tienes un libro de Excel con una gran cantidad de hojas a las que deseas acceder
rápidamente, es posible crear un índice en la primera hoja del libro que nos permita encontrar y
activar fácilmente cualquiera de las hojas restantes.
Lo más común es tener una hoja insertada al principio de nuestro libro donde colocaremos los
hipervínculos al resto de las hojas. La creación del hipervínculo es muy sencilla ya que solo
debemos hacer clic derecho sobre la celda indicada y seleccionar la opción Hipervínculo.
Aunque podemos crear manualmente cada uno de los hipervínculos, esto se convertirá en un
proceso largo y tedioso si tenemos una gran cantidad de hojas en nuestro libro por lo que te
mostraré cómo crear un índice de hojas en Excel utilizando una macro.
El diseño de una base de datos es de suma importancia ya que de ello dependerá que nuestros
datos estén correctamente actualizados y la información siempre sea exacta. Si hacemos un buen
diseño de base de datos podremos obtener reportes efectivos y eficientes.
En cualquier base de datos la información está almacenada en tablas las cuales a su vez están
formadas por columnas y filas. La base de datos más simple consta de una sola tabla aunque la
mayoría de las bases de datos necesitarán varias tablas.
Al diseñar una base de datos determinamos las tablas y campos que darán forma a nuestra base
de datos. El hecho de tomarnos el tiempo necesario para identificar, organizar y relacionar la
información nos evitará problemas posteriores.
Es por eso que para diseñar una base de datos es necesario conocer la problemática y todo el
contexto sobre la información que se almacenará en nuestro repositorio de datos. Debemos
determinar la finalidad de la base de datos y en base a eso reunir toda la información que será
registrada. A continuación los 5 pasos esenciales para realizar un buen diseño y modelo de una
base de datos.
De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creación de nuestra base de datos,
debemos identificar adecuadamente los elementos de información y dividirlos en entidades (temas
principales) como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.
Cada entidad representada por una tabla posee características propias que lo describen y que lo
hacen diferente de los demás objetos. Esas características de cada entidad serán nuestros
campos de la tabla los cuales describirán adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una tabla
de libros impresos tendrá los campos ISBN, título, páginas, autor, etc.
Una llave primaria es un identificador único para cada registro (fila) de una tabla. La llave primaria
es un campo de la tabla cuyo valor será diferente para todos los registros. Por ejemplo, para una
tabla de libros, la llave primaria bien podría ser el ISBN el cual es único para cada libro. Para una
tabla de productos se tendría una clave de producto que los identifique de manera única.
Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relación entre ellas. Cuando encontramos
que existe una relación entre dos tablas debemos identificar el campo de relación. Por ejemplo, en
una base de datos de productos y categorías existirá una relación entre las dos tablas porque una
categoría puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el código de la
categoría será el campo que establezca la relación entre ambas tablas.
Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel
siguiendo dos recomendaciones:
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los
cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la
Cuando hacemos referencia a una celda utilizamos su dirección: columna y fila, pero Excel nos
permite crear nombres para referirnos a esa misma celda o rango de celdas. Después de definir un
nombre lo podremos utilizar dentro de nuestras fórmulas.
La manera más sencilla de crear un nombre es utilizar el cuadro de nombres que se encuentra en la
barra de fórmulas. El procedimiento es muy simple, solamente seleccionamos la celda y escribimos
su nombre dentro del cuadro de nombres:
Lo mismo podemos hacer para un rango de celdas. Selecciona todas las celdas del rango y
escribimos su nombre:
Una vez que hayas creado varios nombres podrás administrarlos utilizando el Administrador de
nombres. Este comando lo encontrarás en la ficha Fórmulas dentro del grupo Nombres definidos. Al
pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de nombres:
Podemos utilizar los nombres en Excel dentro de nuestras fórmulas y de esta manera hacer que la
fórmula sea más fácil de entender. En el siguiente ejemplo calcularé el porcentaje de comisión que
le corresponde a Angélica por las ventas realizadas durante el primer trimestre del año:
Observa que en la fórmula he utilizado la función SUMA para obtener el total de las ventas. La
fórmula SUMA(Ventas) equivale a tener la fórmula SUMA(B4:B6) pero ya que dicho rango tiene un
nombre asignado puedo utilizarlo en lugar de la dirección. Finalmente el resultado de la suma es
multiplicado por el nombre Comisión que corresponde a la celda B1.
=SUMA(Ventas) * Comisión
=SUMA(B4:B6) * B1
El uso de nombres en Excel nos facilitará la compresión de las fórmulas dentro nuestras hojas y
serán de ayuda para cualquier otra persona que necesite revisar o auditar nuestras fórmulas.
Utiliza esta propiedad de Excel para mejorar tu productividad con la herramienta.
Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera
predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido
ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de
validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un
decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.
Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar
dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás
seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se
aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes seleccionar
toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.
Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el texto Omitir
blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer una breve explicación.
De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier criterio, lo
cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla
como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.
Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando al usuario
a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la tecla
Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en
blanco.
Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos
basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:
Número entero
Decimal
Fecha
Hora
Longitud de texto
Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar
los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que,
Mayor o igual que, Menor o igual que.
Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo
pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir la
validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del
criterio de la siguiente manera:
Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será suficiente con
pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas seleccionado
previamente.
Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter de
separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma (,) pero es
probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al momento de hacer clic en el botón Aceptar
podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha donde podrás hacer clic para
visualizar la lista de opciones disponibles:
Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda deberás asegurarte que, al
momento de configurar el criterio validación de datos, la opción Celda con lista desplegable esté
seleccionada.
En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno por uno,
es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango G1:G7 y
dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.
Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validación con los datos ubicados en otra hoja. En
realidad es muy sencillo realizar este tipo de configuración ya que solo debes crear la referencia
adecuada a dicho rango.
Supongamos que la misma lista de días de la semana la he colocado en una hoja llamada
DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para hacer referencia a dicho rango
desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia:
=DatosOrigen!G1:G7
Para crear una lista desplegable con esos datos deberás introducir esta referencia al momento de
crear el criterio de validación.
Tal como lo mencioné al inicio del artículo, es posible personalizar el mensaje de error mostrado al
usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje
debemos ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de diálogo
Validación de datos.
Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Cada una de
estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar realizará un cambio en
La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que de manera
predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de texto Mensaje de error
nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar dentro de la ventana de error.
Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que he modificado las opciones predeterminadas
de la pestaña Mensaje de error:
Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango, deberás
seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar
todos.
Función SI anidada
La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel ya que nos ayuda a probar si una
condición es verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función realizará una acción
determinada, pero si la condición es falsa entonces la función ejecutará una acción diferente.
Es así como la función SI nos permite evaluar el resultado de una prueba lógica y tomar una acción
en base al resultado. La siguiente imagen ilustra el funcionamiento de la función SI.
Un ejemplo que puede ser atendido perfectamente por la función SI es el siguiente. Supongamos
que tenemos un listado de edades y en una nueva columna debemos colocar la leyenda “Menor de
edad” en caso de que la edad de la persona sea menor de 18 años, pero si la edad es igual o
mayor a 18, entonces debemos colocar la leyenda “Mayor de edad”.
La solución a nuestro problema será desplegar dos leyendas diferentes es decir, necesitamos
ejecutar dos acciones diferentes en base a la prueba lógica de mayoría de edad. Este problema se
resuelve fácilmente utilizando la función SI de la siguiente manera:
El problema anterior lo resolvimos fácilmente con la función SI porque el resultado final serían
solamente dos acciones, pero ahora imagina que necesitamos desplegar la leyenda “Tercera edad”
cuando la persona tenga 65 años o más. Esto nos deja el problema con las siguientes reglas:
Ahora tenemos tres posibles acciones, y la función SI no podrá resolver por sí sola este problema,
por lo que necesitamos recurrir a la función SI anidada la cual nos permitirá resolver cualquier
situación en las que necesitemos evaluar más de una prueba lógica y ejecutar más de dos
acciones.
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", SI(A2 < 65, "Mayor de edad", "Tercera edad"))
Pon especial atención al tercer argumento de la primera función SI, que en lugar de ser una acción,
se ha convertido en otra función SI que a su vez tendrá la posibilidad de ejecutar otras dos
acciones.
Un error muy común en la creación de una fórmula que utilice la función SI anidada es intentar
utilizar la primera función SI con cuatro argumentos, lo cual ocasionará un error. La primera función
SI deberá “renunciar” a una de sus acciones para darnos la posibilidad de utilizar otra función SI.
Excel hará el análisis de la fórmula anterior de la siguiente manera. Comenzando con la primera
función SI, se evaluará si la edad es menor a 18, en caso de que dicha condición se cumpla, se
mostrará la leyenda “Menor de edad” y todo terminará ahí. Por el contrario, si la primera condición
no se cumple, querrá decir que la edad es mayor o igual a 18 y se ejecutará la segunda función SI.
En la segunda prueba lógica probaremos si la edad es menor a 65, en caso de ser verdadero se
imprimirá la leyenda “Mayor de edad”, pero si la prueba lógica es falsa, querrá decir que la edad es
Más que otro ejemplo de la función SI anidada en Excel, quiero resaltar el hecho de que no todas
las fórmulas creadas serán iguales aún para el mismo problema ya que todo dependerá de la
lógica que decidas implementar. Por ejemplo, el mismo ejercicio de la sección anterior lo podremos
resolver con la siguiente fórmula:
=SI(A11 >= 65, "Tercera edad", SI(A11 >= 18, "Mayor de edad", "Menor de edad"))
En la siguiente imagen puedes ver que he colocado esta fórmula a un lado de nuestro primer
ejemplo y el resultado es exactamente el mismo.
En más de una ocasión he visto que los errores presentados en una función SI anidada provienen
de una mala implementación de la lógica utilizada. Adicionalmente a esto, la poca experiencia en el
uso de los operadores de comparación en Excel ocasionarán diversos problemas al construir
adecuadamente las pruebas lógicas utilizadas por la función SI.
Si crees conveniente refrescar un poco tus conocimientos sobre dichos operadores, te recomiendo
consultar el video tutorial Tipos de operadores en Excel poniendo especial atención a la sección de
operadores de comparación.
En nuestros ejemplos anteriores he utilizado solamente dos funciones SI anidadas, pero Excel nos
permite anidar muchas más funciones. Originalmente solo se aceptaban hasta 8 funciones
anidadas pero a partir de Excel 2010, es posible anidar hasta 64 funciones SI.
=SI(A2<600,"Malo",SI(A2<750,"Promedio",SI(A2<900,"Bueno","Excelente")))
En este caso tengo tres funciones SI anidadas porque la cantidad de acciones que necesito
ejecutar son cuatro. Así que de manera general, la cantidad de funciones SI que utilizarás en tu
fórmula será una menos que la cantidad de acciones que necesitas ejecutar.
También observa que todas las funciones SI van “anidando” otra función SI como uno de sus
argumentos y solamente la función SI más anidada será la que tendrá sus dos acciones porque ya
no habrá otra función SI que anidar. Observa el resultado de nuestra fórmula:
La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas
y nos devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el
número de fila que ocupa el elemento buscado.
1: La función COINCIDIR encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor
buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
0: La función COINCIDIR encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor
buscado. La matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.
-1: La función COINCIDIR encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual que el
valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.
Comenzaré con un ejemplo de una búsqueda exacta con la función COINCIDIR. Para ello tengo
una lista de valores en la columna A y utilizaré la siguiente fórmula:
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
=COINCIDIR("JOX", A1:A10)
En primer lugar debemos saber que el valor “JOX” no está dentro de la lista así que no habría una
coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la función estoy indicando que deseo
hacer una búsqueda aproximada. Observa el resultado:
La función COINCIDIR devuelve el número 9 porque es el elemento que contiene al menos una de
las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.
Como resultado obtenemos el valor 3 que nos indica que “Diana” es el tercer nombre dentro del
rango D2:D6. El hecho de obtener esta posición es de mucha ayuda porque si queremos conocer
el teléfono de “Diana” debemos obtener el valor en la posición 3 bajo la columna Teléfono y eso es
precisamente lo que haremos en el siguiente paso.
Ahora que ya sabemos cómo encontrar la posición de un valor con la función COINCIDIR, solo nos
falta encontrar el valor correspondiente en otra columna y para eso utilizamos la función INDICE.
La forma más simple de esta función requiere de solo dos argumentos, el primero de ellos es el
rango de búsqueda y el segundo será la posición, dentro de dicho rango, que deseamos obtener.
A diferencia de la función BUSCARV, la fórmula con INDICE y COINCIDIR no nos obliga a realizar
la búsqueda en la primera columna de un rango y para demostrarlo resolveremos el caso donde
deseamos encontrar el nombre de una persona a partir de su apellido.
La flexibilidad que nos ofrece la función INDICE nos permite utilizarla en otros escenarios para
buscar un valor y regresar múltiples resultados. Por otro lado, la función COINCIDIR combinada
con la función BUSCARV es una excelente alternativa cuando deseamos hacer una búsqueda
sobre una tabla y elegir la columna que necesitamos como resultado a partir de una lista
desplegable. Si quieres leer más sobre esta alternativa consulta el artículo Combinar BUSCARV y
COINCIDIR.
Ahora ya conoces dos alternativas para crear una fórmula para buscar datos en Excel, ya sea
utilizando la función BUSCARV o la combinación de las funciones INDICE y COINCIDIR.
Experimenta con ambas opciones y elige la que mejor se adapte a tus necesidades de acuerdo a
los beneficios que ofrece cada una de ellas.
He modificado un poco el ejemplo anterior para explicar este uso de la función INDICE. Observa
que en este ejemplo tengo dos matrices que contienen los datos: C3:F6 y C8:F11. Puedo
especificar a la función INDICE ambas matrices y con el argumento Núm_área indicar cual de los
dos rangos utilizar. La función buscará el valor ubicado en la fila 3 y columna 2:
Al utilizar la primera matriz obtengo el valor del Producto 3 (Categoría A) y el mes de Febrero.
Ahora observa lo que sucede cuando cambio solamente el valor del argumento Núm_Área con el
valor 2:
Función CONTAR.SI.CONJUNTO
La función CONTAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite contar los elementos de un rango que
cumplen con los criterios definidos. Esta función nos permite especificar hasta 127 criterios.
A partir del Rango_criterios2, todos los argumentos son opcionales y se permiten hasta 127 rangos
y criterios a evaluar por la función CONTAR.SI.CONJUNTO. Cada rango especificado debe tener
la misma cantidad de filas (o columnas) que los anteriores.
La primera cuenta que necesito hacer es la de conocer el número total de hombres y haré dicha
cuenta con la función CONTAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre")
Comencemos por analizar el ejemplo más sencillo utilizando una sola condición. En una hoja de
Excel tengo los datos sobre las ventas de los últimos 3 meses y deseo obtener el monto de venta
promedio de Roberto que es uno de los vendedores. El promedio de calculará sobre la columna
Monto, pero la condición está en la columna Vendedor que tiene los nombres de los vendedores.
Para obtener el promedio utilizamos la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,B2:B13,"Roberto")
El primer argumento es el rango que contiene los datos a utilizar para calcular el promedio. El
segundo argumento es el rango sobre el cual aplicaremos la condición y el tercer argumento es el
criterio que se debe cumplir. Observa el resultado al aplicar esta fórmula sobre los datos:
=PROMEDIO.SI(B2:B13,"Roberto",E2:E13)
Utilizando los datos del ejemplo anterior, ahora deseo obtener el promedio de las ventas realizadas
por Roberto en la zona sur. Ya que necesito que se cumplan dos condiciones, debo emplear la
función PROMEDIO.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,B2:B13,"Roberto",D2:D13, "Sur")
La diferencia con el primer ejemplo donde teníamos una sola condición es que, como tercer
argumento he colocado el rango donde se encuentra la zona (D2:D13) y como cuarto argumento la
condición que debe cumplir. El resultado es el siguiente:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,C2:C13,"iPad",D2:D13, "Norte")
Hasta ahora hemos aplicado los criterios sobre columnas que contienen cadenas de texto, pero es
totalmente factible utilizar criterios sobre columnas con números. Supongamos ahora que deseo
obtener el promedio de las ventas mayores a 200 en la zona sur. Observa con detenimiento los
últimos dos argumentos de esta nueva fórmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,D2:D13, "Sur",E2:E13,">200")
Cuando utilizamos columnas numéricas, como es el caso de la columna Monto, podemos utilizar
operadores de comparación en nuestro criterio. El resultado de esta fórmula será el siguiente:
También es posible aplicar un criterio sobre una columna que contiene fechas, Por ejemplo, para
obtener el promedio de todos los valores con una fecha superior al 01 de febrero del 2013
podemos utilizar la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,A2:A13,">01/02/2013")
Como tal vez lo sabes, una fecha en Excel es en realidad un número. Si este concepto es nuevo
para ti, entonces te sugiero leer el artículo Fechas en Excel antes de continuar, especialmente la
sección que muestra cómo obtener el valor numérico de una fecha. El hecho de que una fecha sea
en realidad un valor numérico me permitirá mostrar otra alternativa de solución cuando queremos
tener una fecha como criterio.
Una vez que tenemos los valores numéricos de las fechas en ambos límites podremos crear
nuestra fórmula con la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,A2:A13,">41305",A2:A13,"<41334")
Esta fórmula aplica dos criterios sobre una misma columna para considerar solamente los montos
que se encuentran entre ambas fechas, es decir, el mes de febrero. El resultado de esta fórmula es
el siguiente:
En el ejemplo anterior apliqué dos criterios sobre un mismo rango, pero es importante comprender
la lógica de esto para evitar cualquier error así que analizaremos con un poco más de detenimiento
la fórmula anterior. El primer criterio utilizado (“>41305″) fue indicado para incluir los valores con
una fecha mayor al 31 de enero del 2013.
Si solo hubiéramos utilizado este criterio habríamos obtenido el promedio de los meses de febrero
y marzo pero el segundo criterio (“<41334″) obliga a la función a aplicar otro “filtro” y considerar
solamente los valores con una fecha menor a la del 01 de marzo. De esta manera, cada fecha es
evaluada para saber si cumple con ambas condiciones y en caso positivo el valor es considerado
en el cálculo del promedio.
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,B2:B13,"Roberto",B2:B13,"Brenda")
Se piensa incorrectamente que la función obtendrá los valores que corresponden a Roberto y los
valores que corresponden a Brenda y obtendrá el promedio. Sin embargo esta fórmula nos
devuelve un error:
Recuerda que la función evaluará cada valor para saber si cumple con ambas condiciones. En
este caso, ninguna celda tiene el valor Roberto y al mismo tiempo el valor Brenda por lo que no se
encuentra ningún registro y se hace el promedio dividiéndolo entre cero y por tal motivo obtenemos
el error #¡DIV/0!. La única alternativa para obtener el promedio de las ventas hechas por Roberto y
por Brenda es utilizar dos funciones PROMEDIO.SI (o también PROMEDIO.SI.CONJUNTO) de la
siguiente manera:
=PROMEDIO(PROMEDIO.SI(B2:B13,"Roberto",E2:E13),PROMEDIO.SI(B2:B13,"Brenda",E2:E1
3))
El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número
hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una
expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta
columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores
numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.
El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las
celdas que contienen el número 5.
Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número
5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen
el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se
hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.
Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3.
Observa el resultado de esta nueva fórmula.
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos
deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente
ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor
específico.
Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la
celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que
deseo sumar.
La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a
Juan y excluye el resto de celdas. Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas
de un mes específico. Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:
Por último utilizaremos la función SUMAR.SI para sumar aquellos elementos que están en una fila
impar (color azul), lo cual implica que el valor de la columna de criterio debe ser uno. La fórmula
que utilizaremos en nuestro ejemplo es:
SUMAR.SI(B1:B10,1,A1:A10)
Recuerda que el primer argumento de la función SUMAR.SI indica el rango de las condiciones, el
segundo parámetro es el valor que deberá tener la condición para ser considerada en la suma y
finalmente el rango donde se encuentran los datos a sumar.
La función SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite sumar los valores de un rango de celdas
que cumplen con varias condiciones. A diferencia de la función SUMAR.SI que permite un solo
criterio, la función SUMAR.SI.CONJUNTO permite hasta 127 criterios.
Los valores de las celdas del rango_suma se sumarán solamente si cumplen con los criterios
especificados. Los criterios pueden utilizar caracteres comodín como el signo de interrogación (?)
para indicar un solo carácter o un asterisco (*) que indicará una secuencia de caracteres.
Solo el Rango_criterios1 y Criterio1 son obligatorios, a partir de ellos podemos especificar múltiples
combinaciones de Rango_criterio y Criterio hasta un máximo de 127.
Tengo una lista de CDs vendidos en un día en una tienda de música. Me interesa sumar el número
total de CDs vendidos que tengan exactamente 12 canciones:
La columna que se sumará será la columna Vendidos la cual contiene el número total de CDs
vendidos para cada álbum. La columna Canciones es el Rango_criterios1 porque contiene la
información que será evaluada.
Finalmente la condición que se debe cumplir se encuentra en la celda B17. Puedes ver en color
verde las celdas que cumplen con la condición y cuya celda Vendido termina siendo sumada por la
función SUMAR.SI.CONJUNTO.
Modificando un poco el ejemplo anterior, ahora deseo sumar el número total de CDs vendidos que
tengan más de 11 canciones y cuyo precio sea mayor a $4. Para resolver este caso necesitaré
especificar un segundo criterio que se aplicará a la columna Precio.
1. Abre la hoja de cálculo que quieras usar para crear la tabla dinámica. La tabla dinámica te
permite crear reportes visuales a partir de la información de una hoja de cálculo. Además,
puedes hacer cálculos sin tener que ingresar fórmulas o copiar el contenido de las celdas.
Necesitarás una hoja de cálculo con varios datos para crear una tabla dinámica.
También puedes crear una tabla dinámica en Excel a partir de la información de una fuente externa
(como Access). Puedes insertar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva de Excel.
La hoja de cálculo debe tener al menos una columna con valores repetidos. Esto básicamente
significa que al menos una columna debe tener datos repetidos.
Haz clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior de la ventana de Excel y presiona el botón
"Tabla dinámica" que se encuentra al lado izquierdo de la banda.
Por defecto, Excel seleccionará toda la información que se encuentre en la hoja de cálculo activa.
Puedes hacer clic y arrastrar el recuadro de selección para elegir una parte específica de la hoja de
cálculo o puedes especificar un rango de celdas manualmente.
Si vas a usar una fuente de información externa, haz clic en la opción "Utilice una fuente de datos
externa" y presiona el botón "Elegir conexión". Busca la conexión a la base de datos que se
encuentre en tu computador.
Añade un filtro
En el área de los "filtros" puedes incluir campos para filtrar grupos de información, lo cual te
permite navegar a través de los resúmenes de datos que se muestran en la tabla dinámica. Los
campos que se incluyan en esta área funcionarán como los filtros del reporte. Por ejemplo, si
pones el campo de la tienda en el área de los filtros en vez del área de las filas, podrás elegir cada
tienda para ver los totales individuales de las ventas o analizar varias tiendas al mismo tiempo
Expandir / Compactar
La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel 2010 que
permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes filtrar
fácilmente la información por más de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y posteriormente en la
ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer clic sobre el comando Insertar
Segmentación de datos.
En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla
dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:
Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las
opciones del filtro.
Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo cual te
permitirá hacer un buen análisis de la información.
Los gráficos se utilizan para proporcionar una representación gráfica de un concepto o un punto.
Las tablas dinámicas en Microsoft Excel pueden ser más útiles que las tablas comunes, ya que se
pueden manipular con mayor facilidad para mostrar diferente información y resúmenes de datos.
Aprender a crear un gráfico dinámico puede llegar a ser confuso y hay algunas decisiones que
necesitas tomar antes de comenzar. Aquí tienes una guía acerca de cómo crear un gráfico a partir
de una tabla dinámica, paso por paso, de modo que puedas aprovechar las ventajas de esta
herramienta tan útil.
1. Examina y abre el archivo que contiene la tabla dinámica y los datos de origen para los
cuales quisieras crear un gráfico
Hay unas cuantas ocasiones en que necesitas más información que la que tu tabla dinámica está
diseñada para mostrar, pero no tiene sentido alterar tu fuente de información para incluir esta
información adicional. En estos casos raros, puede ser de ayuda agregar un campo personalizable
calculado a tu tabla dinámica. Los campos personalizados pueden ser ajustados para mostrar
promedios, porcentajes, variables o incluso valores mínimos y máximos para el campo. Aquí está
como agregar campos personalizables en tablas dinámicas para que puedas obtener la
información que necesitas con un esfuerzo mínimo.
1. Selecciona la pestaña con la hoja de trabajo que contiene la tabla dinámica y actívala
haciendo clic en ella.
2. Determina el campo personalizado que necesitas, incluyendo cualquier otro campo al
que necesites hacer referencia para poder proveer el resultado que deseas.
3. Haz que aparezcan las Herramientas de Tabla Dinámica haciendo clic dentro de la tabla
dinámica.
La principal desventaja de agregar un elemento calculado a una tabla dinámica es que su valor
es incluido en la suma del total modificando así el total real y creando confusión.
Lo explicaré mejor con un ejemplo. Supongamos la siguiente tabla dinámica en donde tengo los
productos vendidos en cada país.
Las tablas dinámicas son de gran utilidad en Excel ya que permiten agrupar la información y poder
verla de forma resumida. Además ofrece mucha flexibilidad para poder decidir como mostrar la
información.
La función toma 2 parámetros obligatorios que son, el primero el nombre del campo que contiene
los datos en la tabla dinámica y el segundo una referencia a una celda de la tabla dinámica. Esto
es necesario para saber que tabla dinámica se va a utilizar.
Luego se pueden agregar hasta 126 pares de parámetros donde se indica el nombre de un campo
y un valor para filtrar los datos.
El valor tiene que estar visible en la tabla dinámica, si intentamos acceder un dato oculto o
ingresamos por error un nombre de un campo incorrecto o valor inexistente la función devuelve el
error #REF!. La función siempre devolverá el valor que sea la intersección de una fila y una
columna de la tabla dinámica.
Si tenemos una tabla dinámica como la que mostramos a continuación, podemos utilizar las
siguientes fórmulas para buscar información.
Para obtener el importe total vendido a Pedro durante el mes de Enero usamos la fórmula:
=IMPORTARDATOSDINAMICOS("Importe";$A$3;"Mes";"Enero";"Cliente";"Pedro")
La mejor forma de practicar con esta fórmula es presionar = y luego seleccionar un dato en la tabla
dinámica y Excel creará la formula necesaria para devolver el elemento seleccionado
También podemos buscar datos en otras celdas y no ingresar los valores fijos en las celdas, por
ejemplo si la celda B25 contiene el nombre del producto sobre el que deseo información puedo
usar la siguiente fórmula: =IMPORTARDATOSDINAMICOS("Cantidad";$A$3;"Producto";B25). Al
cambiar el valor de la celda H1 se modificará el resultado.
Ventajas
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Es posible las formulas en cualquier parte de la hoja y moverlas o insertar filas ya que siempre solo
hay una referencia a una cela de la tabla dinámica.
Al tratarse de una formula normal de Excel puedo formatearla como se desea y sin las restricciones
de formato que tienen las tablas dinámica.
Desventajas
El dato tiene que estar visible en la tabla dinámica para poder ser utilizado con esta fórmula. Esto
puede no ser tan importante si nuestra tabla está siendo creada con una rango de Excel como
base pero si el origen de los datos es un cubo OLAP genera algunas limitaciones.
En primer lugar debo especificar un nombre para este nuevo elemento y en segundo lugar debo
especificar la fórmula que hará el cálculo. Como puedes observar he hecho una suma de las
ciudades antes mencionadas. Cada ciudad la agregué seleccionándola del cuadro Elementos y
pulsando el botón Insertar elemento. Al pulsar el botón Aceptar se insertará una nueva fila al final
de la tabla dinámica llamada Latinoamérica:
Posible solución
Para corregir esta mala interpretación de los datos debemos ir al filtro y remover manualmente las
ciudades que forman parte del elemento calculado Latinoamérica.
Sólo de esta manera podremos tener en nuestra tabla dinámica los totales adecuados.
Como habrás observado, un elemento calculado no es una de las mejores alternativas para
agrupar filas en una tabla dinámica. La mejor solución sería agregar, en el origen de datos de la
tabla dinámica, una nueva columna que sea la que categorice a las ciudades por su región. De esa
manera podríamos agregar la nueva columna a la tabla dinámica para agrupar las filas
adecuadamente.
Con esta solución los totales no son modificados por un elemento calculado y evitamos tener que
manipular manualmente los filtros para ocultar las filas que estén de más. De esta manera
mantenemos la esencia del reporte de la tabla dinámica y tendremos una presentación mucho más
profesional.
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato
especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar
el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso
que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato
de la celda que cumple con ciertos criterios.
Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).
Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic
en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se
aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional
en Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas.
Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:
Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de
formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando
los argumentos necesarios para crear la regla.
En el primer cuadro de texto deberás colocar un número a partir del cual se aplicará el formato
especificado. Para este ejemplo coloqué el número 50 en la caja de texto, dejé el formato
predeterminado y el resultado fue el siguiente:
Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor
con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La opción Entre muestra un
cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores a buscar:
Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla
de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore únicos ó los valores
duplicados dentro de tus datos:
En esta ocasión te mostraré cómo aplicar formato condicional a aquellas celdas que contienen
valores únicos dentro de una lista de datos o por el contrario, cómo aplicar formato condicional a
valores duplicados en Excel.
Comenzaremos nuestro ejercicio seleccionando el rango de celdas que contiene los datos a los
que aplicaremos el formato condicional y que en este caso es el rango A2:A26.
Después de haber hecho la selección, debemos ir a la ficha Inicio, y dentro del grupo Estilos, hacer
clic sobre Formato Condicional y al desplegarse el menú emergente deberás hacer clic en Resaltar
reglas de celdas y posteriormente elegir la opción Duplicar valores tal como se muestra en la
siguiente imagen.
Al hacer clic en el botón Aceptar, la mayoría de las celdas de nuestros datos serán resaltadas en
color rojo porque contienen un valor que se repite al menos dos veces. La única celda que no será
resaltada en rojo será las celdas A5 porque es la única que contiene un valor que no se repite.
Para invertir el funcionamiento de nuestra regla de formato condicional de manera que el formato
se aplique a los valores únicos de nuestros datos haremos una pequeña modificación. Pero antes,
debemos seleccionar de nueva cuenta el rango de celdas con los datos y hacer clic en la
ficha Inicio > Formato condicional y seleccionaremos la opción Administrar reglas.
Para editar la regla de formato condicional debemos seleccionarla y posteriormente hacer clic en el
botón Editar regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Editar regla de formato. En este nuevo
cuadro de diálogo debemos seleccionar la opción “único” dentro de la lista desplegable tal como se
muestra en la siguiente imagen.
Ambos tipos de reglas se crean de la misma manera, es decir, desde Inicio > Formato condicional
> Resaltar reglas de celdas > Duplicar valores y al abrirse el cuadro de diálogo deberás elegir la
opción “duplicado” o “único” en base al tipo de datos que deseas resaltar.
La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10
valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el
siguiente:
Observa que puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10
superiores podrías seleccionar los 20 superiores si así lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de
manera similar, solo que Excel obtendrá las celdas con menor valor dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un
número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo,
dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato
condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El
cuadro de diálogo es el siguiente:
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor
promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a
todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recién calculado. Al no tener
nigún argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente solicita el formato a aplicar:
Cuando tienes un listado de fechas en Excel a veces es de utilidad resaltar los días que
pertenecen al fin de semana, ya sea porque estás creando un calendario laboral o simplemente
porque necesitas conocer las fechas de los sábados y domingos.
Esta tarea la puedes lograr fácilmente aplicando una regla de formato condicional sobre el listado
de fechas. Para nuestro ejercicio supondremos una lista de fechas como la siguiente:
El primer paso será seleccionar todo el rango de fechas y posteriormente ir a la ficha Inicio y
hacer clic sobre Formato condicional para seleccionar la opción Nueva regla:
Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato y deberás elegir la opción Utilice una
fórmula que determine las celdas para aplicar formato tal como lo muestra la siguiente imagen:
=DIASEM(A1, 2) > 5
Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botón
Formato y elige la pestaña Relleno donde podrás seleccionar el color de tu preferencia para
resaltar las fechas que cumplan con la fórmula que acabamos de ingresar.
En primer lugar debemos recordar que la regla condicional que acabamos de crear aplicará el
formato cuando el resultado de la fórmula sea verdadero así que conviene analizar detenidamente
dicha fórmula.
De manera predeterminada la función DIASEM devuelve un número del 1 al 7 para cada día de la
semana comenzando por el día domingo, pero si queremos que el día lunes sea considerado como
el primer día de la semana, entonces debemos colocar el número 2 como el segundo argumento
de la función:
=DIASEM(A1, 2)
De esta manera, el valor numérico devuelto por la función corresponderá a los días de la semana
de la siguiente manera:
1. Lunes
2. Martes
3. Miércoles
Es por eso que la fórmula de la regla de formato condicional que acabamos de crear, compara el
valor devuelto de la función DIASEM con el valor 5. Si el valor devuelto es mayor a 5, querrá decir
que tenemos el día sábado o domingo y deberá aplicar el formato condicional.
Si quisieras resaltar solamente el día domingo, podrías modificar la fórmula de la regla de formato
condicional de la siguiente manera:
=DIASEM(A1, 2) = 7
Realiza este ejercicio con tu propia lista de fechas y comprueba lo fácil que es resaltar cualquier
día de la semana en Excel con una regla de formato condicional.
Una vez que has analizado la información y aplicado algún formato condicional es probable que
desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato
condicional aplicado a los datos.
Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato
que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción Borrar reglas y
posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
El segundo método para remover los formatos es seleccionar la segunda opción del menú
previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opción debes estar
seguro de que no necesitas ningún formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarán
todos y cada uno de ellos.
El último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y
solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que
tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opción Administrar
reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Este cuadro de diálogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la
regla que deseas borrar y haz clic en el botón Eliminar regla y posteriormente en el botón Aceptar.
Excel removerá la regla seleccionada y dejará el resto de las reglas tal como estaban siendo
aplicadas sobre los datos.
La función BDSUMA se utiliza para obtener la sumatoria de los valores de las celdas cuyas celdas
adyacentes cumplen las condiciones especificadas.
Se trata de los registros de 9 vendedores con información de la cédula así como de datos de
ventas en unidades y valor de las ventas, la zona y si cumple o no cumple las ventas. El objetivo es
aplicar en la celda D19 la función BDSUMA para obtener el valor total de las unidades que en la
base de datos cumplen con las condiciones indicadas en el rango de celdas B15:G17; en este
ejemplo se trata de obtener el número de unidades de los vendedores que trabajan en la Zona
Norte y Zona Sur:
NOTA: Para una correcta aplicación, es importante que los encabezados del rango de Criterios
sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos.
La función BDSUMA se utiliza para obtener la sumatoria de los valores de las celdas cuyas celdas
adyacentes cumplen las condiciones especificadas.
Para el primer argumento base_de_datos indicamos toda la base de datos que se encuentra entre
el rango B3:G12. Para el segundo argumento nombre_de_campo indicamos el campo del rango
NOTA: Para una correcta aplicación, es importante que los encabezados del rango de Criterios
sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos.
La función BDSUMA se utiliza para obtener la sumatoria de los valores de las celdas cuyas celdas
adyacentes cumplen las condiciones especificadas.
NOTA: Para una correcta aplicación, es importante que los encabezados del rango de Criterios
sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos.
BDEXTRAER
Función BDEXTRAER: Esta función se utiliza para obtener un registro único de una base de datos
(ósea en un rango de celdas), siempre y cuando las celdas cumplen una o varias condiciones.
Para el primer argumento base_de_datos indicamos toda la base de datos que se encuentra entre
el rango B3:G12. Para el segundo argumento nombre_de_campo indicamos el campo del rango
NOTA: Para una correcta aplicación, es importante que los encabezados del rango de Criterios
sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos.
BDMAX
La función BDMAX se utiliza para obtener el valor máximo de una lista definida en una base de
datos, siempre y cuando las celdas cumplen una o varias condiciones.
Para el primer argumento base_de_datos indicamos toda la base de datos que se encuentra entre
el rango B3:G12. Para el segundo argumento nombre_de_campo indicamos el campo del rango
NOTA: Para una correcta aplicación, es importante que los encabezados del rango de Criterios
sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos.
En la entrega anterior, vimos la aplicación de la función BDMAX sobre un rango de criterios con 2
de ellos “activados”; ahora, en esta segunda parte vamos a ver la aplicación de la misma función
BDMAX también con más de un criterio pero esta vez solo sobre una sola columna.
La función BDMAX se utiliza para obtener el valor máximo de una lista definida en una base de
datos, siempre y cuando las celdas cumplen una o varias condiciones.
NOTA: Para una correcta aplicación, es importante que los encabezados del rango de Criterios
sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos.
BDCONTAR
La función BDCONTAR se utiliza para obtener el número de celdas o valor calculado de contar en
una base de datos (ósea en un rango de celdas), las celdas que cumplen una o varias condiciones.
NOTA: Para una correcta aplicación, es importante que los encabezados del rango de Criterios
sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos.
De esta manera, según los valores de la base de datos, el resultado debería ser 4, ya que si nos
fijamos en la base de datos, los estudiantes que tienen menos de 18 años de edad son 3 y
adicionalmente un solo estudiante tiene 18 años de edad, está en el semestre 4 y tiene un
promedio superior a 4:
BDPROMEDIO
Por medio de la función BDPROMEDIO podemos calcular el Promedio a los valores que de la base
de datos, se ajustan a los criterios de finidos
Se trata de los registros de 9 vendedores con información de la cédula así como de datos de
ventas en unidades y valor de las ventas, la zona y si cumple o no cumple las ventas. El objetivo es
aplicar en la celda E18 la función BDPROMEDIO para determinar el valor promedio de las ventas
de los registros que cumplen con las condiciones indicadas en el rango de celdas B15:G16; en
este ejemplo se trata de las ventas en la Zona Este y que NO cumplen el Presupuesto.
NOTA: Para una correcta aplicación, es importante que los encabezados del rango de Criterios
sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos.
Marcar el valor máximo y mínimo en un gráfico de Excel, es muy útil para que las personas que
ven tu presentación identifiquen rápidamente dónde están estos valores.
Por supuesto, hacerlo manualmente no supone ningún problema; sin embargo, cuando esto debes
hacerlo todos los días o semana tras semana, al menos se vuelve tedioso.
Por eso hoy voy a mostrarte cómo hacer un gráfico en Excel que resalte automáticamente el
valor máximo y el mínimo sin que tu tengas que preocuparte a diario de ubicar la posición del
marcador. ¡Comencemos!
El cuadro de ejemplo.
Usaré nuevamente el típico caso de una tabla que represente las ventas realizadas en el año
pasado, desglosadas por mes.
¿Cómo podríamos hacer más evidente este hecho? ¡Exacto! Ubicando una marca que señale
directamente dónde está el valor máximo y mínimo de nuestro gráfico.
El siguiente paso, es elegir la forma que quieres para tus marcadores. Puede ser cualquiera que se
te ocurra; pero recuerda que no solo debe ser “bonita” u original, también debe ser práctica para tu
presentación.
En mi caso, he elegido la autoforma “Llamada de flecha hacia abajo” que puedes ver en la imagen
siguiente:
Debes hacer dos autoformas: una para el máximo (que yo pinté de verde) y otra para el mínimo
(que en mi caso pinté de rojo).
Una vez que ya tengas decidido qué forma usarás para tus marcadores, pasarás a crear una
columna auxiliar en la que usarás esta fórmula:
No olvides
Lo que lograrás con esto, es una columna en la que se mostrará el valor máximo del rango, justo
en la línea en que este se encuentra, así:
Como ves, esto te permite encontrar rápidamente el mes en el que hay más ventas.
Ahora crearás otra columna auxiliar; pero esta vez para identificar el valor mínimo.
Hasta ahí, debería de estar listo todo; pero siempre me preocupo por los detalles, así que vamos a
usar dos celdas auxiliares que servirán para darle una etiqueta a nuestro marcador.
Aquí escribirás sencillamente la fórmula MAX y MIN para mostrar el valor máximo y mínimo del
mismo rango.
Estas van a ser las etiquetas de nuestro marcador. Ahora la idea es que se muestren en nuestras
formas recién creadas.
Esta parte es muy sencilla, solo debes pinchar sobre la forma de color verde y escribir en la barra
de fórmulas la referencia a la celda en la que tienes tu valor máximo, así:
Selecciona el gráfico y pega (CTRL + V) el rango que copiaste antes para que se agreguen las
dos series de máximo y mínimo. Debería de quedarte lo siguiente:
Hay ocasiones en las que necesitamos combinar dos tipos de gráficos en uno solo para enfatizar
las similitudes o diferencias entre las series de datos mostradas. Los gráficos combinados en Excel
nos permitirán conseguir ese efecto visual que nos facilitará la comprensión de la información.
En resumen, un gráfico combinado es un gráfico que combina dos tipos de gráficos diferentes en
uno solo. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un gráfico combinado.
Supongamos que la siguiente tabla es la información de Ventas vs. Ganancias de una empresa
durante todo un año y queremos crear un gráfico combinado que nos permita visualizar el
comportamiento de las ganancias respecto a las ventas.
Se insertará un gráfico que mostrará las columnas para cada una de las series de datos y podrás
identificarlas fácilmente por su color y la leyenda desplegada al lado derecho del gráfico.
Ahora debes decidir la serie que permanecerá con columnas y la serie que será convertida en una
línea. Para nuestro ejemplo, convertiremos la serie que representa la columna Ganancia y que está
representada en este momento por las columnas de color rojo.
Así que, haré clic derecho sobre cualquiera de las columnas de color rojo y seleccionaré la opción
Cambiar tipo de gráfico de series tal como se muestra en la siguiente imagen.
Al hacer clic en el botón Aceptar, se hará el cambio en el tipo de gráfico y tendremos nuestro
gráfico combinado como se muestra en la siguiente imagen.
Hay ocasiones en las que no podemos distinguir adecuadamente alguna de las series dentro del
gráfico y nos vemos obligados a seguir algunos pasos diferentes para crear nuestro gráfico
combinado.
Por ejemplo, considera la siguiente tabla de datos que representa las unidades en inventario de
cada mes para un producto y en otra columna las unidades defectuosas que se han encontrado.
Quiero que el gráfico combinado tenga las unidades en inventario representadas por columnas y
las unidades defectuosas como una línea. Sin embargo, al dar el primer paso y crear el gráfico de
columnas agrupadas es casi imposible distinguir la serie Defectos en color rojo.
Una vez hecha la selección, debes ir a la ficha Herramientas de gráfico > Diseño y dentro de grupo
Tipo deberás hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico.
Se mostrará el mismo cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico de la sección anterior y podré
elegir el gráfico de líneas para mi serie de datos. El resultado lo puedes ver en la siguiente imagen.
Cuando la escala de una serie de datos es mucho menor que la otra, podemos pedir a Excel que
agregue un eje secundario al gráfico que nos permita visualizar correctamente alguna de las
series.
Tomando como ejemplo nuestro gráfico anterior, puedes hacer clic derecho sobre la serie de datos
y elegir la opción Dar formato a serie de datos. Si tienes dificultad en hacer clic derecho sobre la
serie de datos, puedes ir a la ficha Herramientas de gráficos > Presentación, hacer la selección
desde la lista desplegable y pulsar el botón Aplicar formato a la selección.
Cualquiera de las dos opciones anteriores mostrará el cuadro de diálogo Formato de serie de datos
y deberás asegurarte de elegir la sección Opciones de serie en el panel izquierdo y posteriormente
seleccionar la opción Eje secundario.
De esta manera hemos creado un gráfico combinado en Excel que utiliza un eje secundario para
desplegar adecuadamente la escala de una de las series de datos.
El gráfico de tipo cascada (waterfall) es un tipo especial de gráfico de columnas flotantes. Según
Wikipedia:
El gráfico de tipo cascada es una forma de visualización de datos que ayuda a determinar el efecto
acumulado de valores positivos o negativos en una secuencia. El gráfico de cascada es también
conocido como “Flying Bricks” debido a la suspensión aparente de las columnas (de ladrillo) en el
aire.
¿En qué situaciones queremos usar este tipo de gráfico? Cuando queremos mostrar cómo se ve
afectado un valor inicial por valores intermedios hasta llegar al resultado final.
El gráfico del ejemplo muestra la influencia de cada sucursal en el cambio del total de ventas
ocurrido entre 2008 y 2009.
Excel no cuenta con una plantilla para este tipo de gráficos así que tendremos que deberemos
Nuestro próximo paso es crear un gráfico de columnas apiladas, para lo cual seleccionamos la
tabla auxiliar (el rango G1:L7 en nuestro ejemplo) y usamos insertar –columna apilada (Excel 2007)
Para visualizar determinados datos, como puede ser una cuenta de resultados o la variación de las
ventas de un periodo a otro, donde se quiere ver la aportación de cada una de las partes al todo,
es útil usar los gráficos de cascada, como los que se muestran a continuación.
En el rango B4:D10 tenemos las ventas de nuestros comerciales del mes de enero y del mes de
Febrero, y queremos realiza un gráfico donde se vea gráficamente la contribución de cada
comercial al incremento de ventas, como se muestra en la imagen.
1. Calcular la variación de ventas que ha tenido cada comercial de mes a mes, que es el que
vemos en la columna F de la siguiente imagen. Para eso, situándonos en la celda F5, escribimos
=D5-C5 y arrastramos.
2. Escribir la tabla de los datos para el gráfico, que, además de los datos de cada comercial,
contendrá el importe total para el mes de Enero y el importe final para el mes de febrero. La tabla
de datos será
Como lo que queremos ver es la aportación de cada comercial al incremento de ventas (estas han
pasado de 180 en enero a 329 en febrero),en la primera fila de la tabla de datos pondremos las
ventas del primer mes, que comenzarán en 0 y terminan en 180. En la celda I4 pondremos un cero
y en la celda J4 escribiremos =C10. La primera columna empezará en cero y tendrá una altura
igual a las ventas del mes de enero.
3. Con la tabla de datos anterior, realizamos un simple grafico de líneas, seleccionando en la cinta
de opciones, Insertar, Gráficos, Lineas 2D.
5. Como sólo nos interesan las barras, seleccionando ahora las líneas con el ratón (en la imagen,
la línea naranja y la línea azul), cambiamos el color de las mismas a blanco. Para ello, pinchamos
sobre las líneas (una a una), botón derecho del ratón, y en el menú contextual que aparece,
pinchamos o bien, en el acceso directo de Contorno, y en la paleta de colores que aparece
elegimos el blanco, o bien pinchamos en el menú en formato del punto de datos y cambiamos el
color.
Ahora ya sólo tenemos que cambiar el color de las columnas (aparece Blanco y negro en la
imagen) de la misma forma que antes (seleccionamos la columna, botón derecho del ratón, relleno
y elegimos el color deseado),y, según nuestros gustos, eliminamos las líneas, los títulos no
deseados para que nos pueda quedar el gráfico de la siguiente forma
Los minigráficos de Excel son gráficos muy pequeños que caben dentro de una celda y nos
permiten mostrar el comportamiento de los datos a través del tiempo o representar las variaciones
que existen en la información.
Es importante saber que, a diferencia de los gráficos de Excel, los minigráficos solo pueden
representar una serie de datos a la vez. Los comandos que nos permiten crear los minigráficos se
encuentran en la ficha Insertar y dentro del grupo Minigráficos.
En la siguiente imagen puedes observar cada uno de los tipos de minigráficos en el mismo orden
en que fueron mencionados:
Para crear un minigráfico debemos seleccionar primero los datos que serán graficados. Es
importante seleccionar solamente los datos, sin títulos de columna ni etiquetas. Posteriormente ir a
la ficha Insertar y dentro del grupo Minigráficos pulsar el botón correspondiente al tipo de
minigráfico que deseamos crear lo cual mostrará el cuadro de diálogo Crear grupo de
Minigráfico.
Si al momento de crear los minigráficos has seleccionado varias filas (o columnas) de datos, Excel
creará un grupo de minigráficos. Una manera rápida de saber si los minigráficos están agrupados
es seleccionando uno de ellos y Excel colocará un borde y un color de fondo especial sobre todos
los minigráficos del mismo grupo.
Una ventaja de tener los minigráficos agrupados es al momento de editarlos ya que cualquier
cambio en el estilo será aplicado de manera automática a todo el grupo. Sin embargo, si quieres
desagrupar los minigráficos para tratarlos de manera individual, puedes hacerlo con el comando
Herramientas para minigráfico > Diseño > Agrupar > Desagrupar.
Si después de crear los minigráficos decides que no son del tipo adecuado, no es necesario
eliminarlos y volver a crearlos, sino simplemente cambiar su tipo. Este cambio lo podemos hacer
seleccionando el grupo de minigráficos y en Herramientas para minigráfico, dentro del grupo
Tipo, elegir el nuevo tipo.
Una de las modificaciones que podemos hacer a un grupo de minigráficos es cambiar su estilo,
es decir, los colores utilizados en el minigráfico. Puedes encontrar y seleccionar un estilo diferente
desde Herramientas para minigráfico > Estilo.
Además de poder elegir un nuevo estilo, también podemos mostrar puntos específicos dentro del
minigráfico como los siguientes:
Cada uno de estos puntos puede mostrase u ocultarse a través de las cajas de selección ubicadas
en la ficha Herramientas para minigráfico.
Borrar un minigráfico
Un minigráfico no puede ser eliminado con solo seleccionarlo y pulsando la tecla Suprimir. Es
necesario seleccionarlo e ir a la ficha Herramientas de minigráfico y pulsar el botón Borrar.
El botón Borrar nos permite eliminar solo el minigráfico seleccionado, que es la opción
predeterminada, o también podemos borrar todo el grupo de minigráficos. Estas mismas opciones
de borrado las encontramos al hacer clic derecho sobre un minigráfico y seleccionando la opción
de menú Minigráficos.
Para insertar este control ActiveX debemos ir a la ficha Programador y pulsar el botón Insertar y
elegir la opción Barra de desplazamiento (control ActiveX).
Ahora hagamos un ejemplo sencillo utilizando una barra de desplazamiento en Excel. Empezaré
definiendo las propiedades del control de la siguiente manera. En primer lugar vincularé la barra de
Los botones de opción permiten a un usuario de Excel hacer una selección dentro de una lista de
posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostraré cómo
crear grupos de botones de opción en Excel independientes a pesar de encontrarse en la misma
hoja.
Ya que podemos agregar botones de opción como controles de formulario o como controles
ActiveX, este artículo tratará ambas posibilidades. Comenzaremos por la opción de controles de
formulario.
Supongamos que deseamos crear dos grupos de botones de opción donde queremos que el
usuario seleccione su género así como su color favorito. Si pusiéramos todos los botones de
opción en la misma hoja Excel solo podríamos elegir una sola opción tanto para el género como
para el color:
De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opción entre todos los botones de
opción ubicados en la misma hoja. La solución para crear dos grupos de botones de opción es
agregar el control llamado Cuadro de grupo:
Si queremos conocer la opción seleccionada en cada grupo es suficiente con hacer clic derecho
sobre cualquier botón de opción y seleccionar la opción Formato de control. En la sección Control
debemos colocar la dirección de la celda de nuestra hoja que mostrará la opción seleccionada.
A partir de ese momento la celda B10 mostrará la opción seleccionada dentro del primer grupo:
Antes de mostrar cómo agregar un cuadro combinado debes asegurar de habilitar la ficha
Programador. Dentro de la ficha Programador, dentro del grupo Controles, se debe hacer clic sobre
el botón Insertar y en la sección Controles de formulario seleccionar la opción Cuadro combinado.
Para configurar las opciones del cuadro combinado debemos hacer clic en el botón
Propiedades que también forma parte del grupo Controles dentro de la ficha Programador. Se
mostrará el cuadro de diálogo Formato de control.
Observa cómo la celda vinculada (C7) muestra el número del elemento de la lista que ha sido
seleccionado. Si se selecciona el primer elemento se mostrará el número 1 y así sucesivamente
hasta el final de la lista. La celda vinculada puede ser de gran utilidad para tomar alguna decisión
en base a la selección del usuario.
Es inevitable apoyarse de la tecnología para analizar la información ya que eso nos llevará a tomar
las mejores decisiones. Es así como entramos al campo de la inteligencia de negocios.
La inteligencia de negocios (BI por sus siglas en inglés) es el conjunto de estrategias, métodos y
herramientas que nos permiten analizar los datos de una empresa de manera que podamos
generar el conocimiento necesario para ayudar en la toma de decisiones. Las herramientas de
software tienen un papel importante en esta generación de conocimiento porque nos permiten
analizar y detectar patrones o tendencias en la información que nos ayudarán a construir diferentes
escenarios y generar pronósticos. Y entre toda esta generación de conocimiento y análisis de la
información se encuentra Excel.
Hoy en día existe una gran cantidad de herramientas de BI y Microsoft no se ha quedado atrás sino
que ha estado apostando fuertemente en esta área en los últimos años y Excel juega un papel
importante dentro de los planes de la empresa para el futuro.
Excel 2010 ha tenido grandes mejoras en el área de Inteligencia de negocios. En primer lugar
tenemos la segmentación de datos (slicers en inglés) que son controles visuales que nos permiten
filtrar rápida y fácilmente los datos. Podemos utilizar la segmentación de datos con las tablas
dinámicas, gráficos dinámicos y con funciones de Cubo para poder generar tableros de control
interactivos.
PowerPivot en Excel
Finalmente, el equipo de SQL Server colaboró fuertemente con el equipo de Excel para crear un
producto llamado PowerPivot que es una poderosa herramientas de análisis de datos y que está
diseñada para trabajar con Excel 2010.
El ejemplo que desarrollaremos en esta ocasión nos dejará en claro uno de los más grandes
beneficios de utilizar Power Pivot y me refiero a la facilidad con que se pueden crear relaciones
entre los datos para generar reportes fácilmente.
Para dejar en claro las ventajas de Power Pivot resolveremos el mismo problema utilizando el
método tradicional, es decir con fórmulas, y en la segunda parte utilizaremos Power Pivot para que
poder comparar las diferencias respecto al primer método.
El reporte deberá ser similar a lo que muestra la siguiente imagen donde se enlistan las regiones
de la ciudad, los modelos de teléfonos móviles y las unidades vendidas:
La Tabla1 contiene la fecha de la venta, el nombre del representante de ventas, el código del
producto y la cantidad de unidades vendidas.
Además, la Tabla1 tiene el código de producto vendido pero necesitamos el nombre del producto,
así que incluiremos los datos de la Tabla3 la cual tiene la equivalencia entre el código del producto
y su descripción.
Nuestra primera tarea es integrar los datos de la Tabla2 y la Tabla3 en nuevas columnas de la
Tabla1 y eso lo podemos lograr utilizando la función BUSCARV. Por ejemplo, para conocer la zona
a la que pertenece un representante de ventas podemos utilizar la siguiente fórmula:
=BUSCARV([@Representante],Tabla2, 2, FALSO)
El valor buscado es el nombre del representante que está ubicado en la columna @Representante.
Dicha búsqueda se hace sobre la Tabla2 y obtenemos la segunda columna la cual contiene la
región a la que pertenece el representante de ventas. Al insertar una nueva columna en la Tabla1
con la fórmula anterior, obtenemos el siguiente resultado:
En este caso la búsqueda la hacemos sobre la Tabla3 que contiene la equivalencia entre los
códigos y la descripción de cada producto. Al insertar una nueva columna en la Tabla1 y utilizar la
fórmula anterior obtenemos el siguiente resultado:
Con los pasos anteriores tenemos todos los datos necesarios en la Tabla1 y podemos crear el
reporte requerido y para eso crearé una Tabla dinámica desde la pestaña Insertar > Tabla
dinámica.
Una vez que se ha creado la tabla dinámica, en el panel de Campos de tabla dinámica arrastraré el
campo Unidades al área de Valores. Y al área de Filas, arrastraré el campo Región y
posteriormente el campo Descripción. La tabla dinámica quedará de la siguiente manera:
Ahora crearemos el mismo reporte pero utilizando Power Pivot donde la diferencia principal con el
método anterior será que evitaremos la creación de fórmulas para integrar los datos. Utilizando
Power Pivot, dejaremos las tablas de Excel intactas, y crearemos las relaciones dentro del modelo
de datos.
Recuerda que es indispensable instalar o habilitar Power Pivot antes de hacer este ejercicio. Si no
lo has hecho, vista este artículo donde podrás leer los requisitos para utilizar dicho complemento
en Excel.
El primer paso es seleccionar cualquier celda de la Tabla1 y posteriormente pulsar el botón Power
Pivot > Tablas > Agregar a modelo de datos.
Podrás observar los mismos datos de la Tabla1 pero el hecho de que estén presentes en la
ventana de Power Pivot indica que han sido agregados al Modelo de datos.
Para agregar la Tabla2 y Tabla3 deberás repetir los mismos pasos: seleccionar una celda de la
tabla y pulsar el botón Agregar a modelo de datos que se encuentra en la pestaña Power Pivot.
Después de haber agregado las tres tablas tendrás una ventana de Power Pivot como la siguiente:
Quiero que pongas especial atención a la esquina inferior izquierda de la ventana donde se
encuentran las pestañas para cada una de las tablas que hemos agregado al Modelo de datos.
Desde ahí podrás ver los datos de cada una de las tablas.
El siguiente paso será crear las relaciones entre las columnas de las tablas que hemos importado
al Modelo de datos. Para crear las relaciones de manera gráfica podemos activar la Vista diagrama
utilizando el botón que se encuentra en el extremo derecho de la Cinta de opciones en la pestaña
Inicio.
Para crear esta relación, debes hacer clic en la columna Representante de la Tabla2 y arrastrar el
puntero del ratón hasta que se resalte la columna Representante de la Tabla1 como se muestra en
la siguiente imagen:
Lo mismo haré para la relación entre la Tabla3 y la Tabla1 haciendo clic en la columna
CódigoProducto para indicarle a Power Pivot que dicha columna es la misma en ambas tablas.
Puedes validar que una relación se ha creado correctamente si haces clic derecho sobre la línea y
seleccionas la opción Editar relación.
A diferencia de las tablas dinámicas convencionales, esta tabla dinámica está basada en nuestro
modelo de datos y por lo tanto podrás acceder a cada una de las tablas del modelo así como a sus
columnas desde el panel de Campos de tabla dinámica.
De esta manera hemos terminado con el reporte. Aunque este ejemplo ha sido muy sencillo,
podrías imaginarte el impacto positivo al tener reportes basados en decenas o cientos de tablas
que tienen datos relacionados ya que Power Pivot nos ahorraría la creación de un sin número de
columnas auxiliares y el uso de fórmulas de búsqueda para relacionar los datos.
Existen muchos beneficios de utilizar Power Pivot para analizar nuestra información y no existe
más que la práctica, y el empeño que puedas poner al aprendizaje de esta herramienta, para
familiarizarte pronto con el uso de este extraordinario complemento en Excel.