BASES DE DATOS EN EXCEL

El correcto análisis de la información inicia con la gestión de una base de datos

organizada y con información relevante para tu emprendimiento, el trabajo o
profesión que estés desempeñando. Una base de datos nos va a permitir
gestionar la información relevante y consultarla para acceder a la
información rápidamente, con el fin de nutrir las diferentes áreas de la empresa
o de tu emprendimiento.

La base de datos en Excel, es una herramienta que podemos utilizar para

gestionar la información, mantenerla ordenada y estructurada, con el fin de
que podamos encontrar los datos de manera fácil, y además, podemos adaptarlas
a nuestros objetivos y necesidades.

Por ejemplo, puedes usar una base de datos para registrar la asistencia en clase
de tus alumnos, en el caso de que tu profesión sea la de enseñar. Puedes tener
una base de datos personal con funciones que te permitan almacenar
contactos, teléfonos, email, etc.

También podemos usarla para llevar un registro de los libros leídos, no leídos,
pendientes de comprar, etc. Otro de los usos que le puedes dar a una base de
datos es para medir o hacer un seguimiento a tu estado físico o de salud,
podrás registrar los avances que tienes cada semana o cada cierto periodo de
tiempo.

Una base datos, al ser un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un
mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en
cualquier momento, pueden almacenar información sobre personas, productos,
ventas o cualquier otra cosa.

Si tenemos una base de datos podemos gestionar la información de casi

cualquier cosa que deseemos, ya que su importancia radica en que puedes:

o Acceder a la información rápidamente.

o Ingresar información.
o Estructurar la información.
o Darle acceso a varios usuarios para que puedan acceder a la misma
información.
o Y depurar, agregar o eliminar información (Mantenimiento).

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 o Entre otras funcionalidades que irás descubriendo a medida que
vayas implementando una base de datos en Excel.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están
compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de
columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se

asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y
filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas
personas, como un repositorio de datos.

Elementos de la base de Datos

Antes de ver cómo crear una base de datos en Excel, analicemos primero, cuáles
serían esos posibles elementos que no deberían faltar en nuestra base de datos y
empecemos por el elemento principal, el cual le dará forma a la base de datos.

 Las tablas. Este formato podemos aplicarlo a un determinado rango de

celdas con el fin de que tengan relación entre sí. Recordemos que una
tabla tiene dos componentes, las columnas y las filas. En las columnas
podemos colocar el tipo de información que se desea gestionar y en las
filas introducir los registros individuales, es decir la información.

 El identificador o llave primaria. Tener un identificador único en cada

fila, un número de serie, el número de identificación o un código, son
opciones que se pueden considerar para organizar nuestra base de datos.

 Consultas. Esta es una de las funciones más útiles de Excel y la cual, nos
permite buscar y relacionar la información de diferentes tablas o distintas
bases de datos.

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  Filtros. Es una de los elementos más fáciles de usar y más útiles al trabajar
una base de datos en Excel.

 Macros y Módulos. Si quieres ir un poco más avanzado, estos elementos

te ayudarán a potenciar tus bases de datos en Excel, optimizar y
automatizar las consultas que desees hacer.

Diseño de bases de datos en Excel

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel
podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta
ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en
Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un
catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las
órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por
crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de
datos.

Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar
las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo
de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner
atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos
que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales
son los libros, los clientes y las órdenes.

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Paso 2: Determinar los campos de las tablas
Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada
una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos
ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN,
el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la
siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición

para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o
negocios tendrán interés en capturar más información sobre sus clientes lo cual
hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo
anterior.

Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los
registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria
ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que
dicho número jamás se repetirá.

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En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número
consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información
de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por
ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro
que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes
con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de

compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas
tablas.

Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas

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Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de
datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para
identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones
adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o
más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el
nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que
almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través
de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también

se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con
nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por
ejemplo:

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Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha
comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con
estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que esa
es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para cada
registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago. Para
resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los
libros de cada orden de compra de la siguiente manera:

Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho
tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar
el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al
momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda
de la siguiente manera:

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Ventajas y desventajas de crear una base de datos
en Excel
¿Qué tan buena es la idea de crear una base de datos en Excel?, veamos algunas
ventajas y desventajas que debes considerar al trabajar tus bases de datos con
Microsoft Excel.

Ventajas de las bases de datos en Excel

 Una de las ventajas de hacer una base de datos en Excel es la facilidad con que
puedes organizar y estructurar la información. Además, podrás buscar y filtrar la
información, lo cual, facilita encontrar los datos que necesitas de manera rápida.

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  Otra de las ventajas que tienes, es la posibilidad de trabajar en la nube. Si tienes
el archivo en One Drive puedes hacer que varias personas puedan trabajar con la
misma base de datos. Por lo cual, podrán ver toda la información y editarla al
mismo tiempo.

 Si ya cuentas con el programa de Microsoft Excel no tendrás que comprar y gastar

dinero extra en otras plataformas.

Desventajas de las bases de datos en Excel

 Dentro de las desventajas encontramos que la automatización de los procesos se

debe hacer de forma manual, por lo menos en un principio y esto puede tomarte
un poco de tiempo a ti o a tu equipo. Así mismo, al ser editable es posible que se
puedan cometer errores humanos, sobre todo cuando compartimos la base de
datos en la nube.

 Otra de las desventajas que encontramos, es que debes saber al menos un

mínimo del funcionamiento de la herramienta de Excel, de lo contrario se te va a
dificultar bastante la manipulación de la base de datos en Excel.

Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente
en Excel siguiendo dos recomendaciones:

 Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.

 Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de

utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de
nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en
su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si
colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o
redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan
entre sí.

Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los
datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información
de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo,
considera las siguientes dos tablas:

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La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene
la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el Email del
cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para
obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer
uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla

Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última
tabla. Observa el resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el

cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el
mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las
diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función
BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos
permite crear fórmulas para buscar datos.

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Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de
trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este
artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre las bases de
datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de
gestión de bases de datos.

Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)

Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más
rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación de
un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la década
de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de bases de
datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el
almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la

información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo
pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como
SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver la
información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto
directo con los datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de

datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de
datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL
Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.

Excel no es un DBMS
Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para
almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de
datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los
datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.

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Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos
son las siguientes:

 Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.

 Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran
manera.
 No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para
proteger ciertos datos de ciertos usuarios.

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 Guía para trabajar bases de datos con Excel
Crear una base de datos

Una Base de Datos en Excel, denominada lista, es un conjunto de datos organizados en

filas o registros, en los cuales la primera fila contiene los títulos de las columnas (nombres
de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Cada fila es un registro
de entrada, por tanto podremos componer como máximo una base con 255 campos y 65535
registros.
Estas bases son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy fácil y cómoda.
Entre las operaciones que se pueden realizar con una base está:
- Ordenar
- Filtrar
- Utilizar fórmulas con algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos
Excel 2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista como
tal, lo que permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista delimitados por
un borde, el menú Datos tiene un submenú para listas y tenemos una barra de herramientas
Lista con las operaciones más comunes.
Para crear una base o lista hay que seleccionar el rango de celdas que se quiere incluir en la
lista (importante que se incluya en este rango la cabecera de la base) posteriormente:
Seleccionar del menú Datos \ Lista \ Crear lista.
Aparece el cuadro de diálogo Crear lista.
Si no se han seleccionado previamente las celdas,
se puede hacer ahora. Y después hacer clic en
Aceptar.

Se cierra el cuadro de diálogo y automáticamente

se abre la barra de herramientas Lista con las
funciones más comunes de las listas, y aparecen las
celdas de la base marcadas, como este
ejemplo:
El indicador de lista (borde azul) resalta
el rango de datos incluidos en la lista.
Se observa la primera fila con las
cabeceras (nombres de los campos), que
aparecen como listas desplegables
(Autofiltro), una fila con un asterisco
(también denominada fila de inserción)
que sirve para añadir más registros. La
última fila Total visualiza los resúmenes

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de las columnas. Esta fila se puede visualizar o esconder.
Al hacer clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva (seguirá rodeada
por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de inserción ni las listas desplegables de
Autofiltro). Si se desea ocultar el borde fino desde la opción Datos \ Lista \ Ocultar.

Modificación de la base de Datos

Para modificar o introducir nuevos datos en la lista se puede escribir directamente los
nuevos valores sobre la lista, o bien utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción
funciona muy bien cuando la lista es muy grande.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar
con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, hay que

posesionarse en la base (activarla) y seleccionar del
menú Datos, la opción Formulario... y aparece un
formulario con los campos de la primera fila y unos
cuadros de texto al lado para completar la
información, además de una lista de botones en la
parte derecha del formulario.

Los botones son:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, hay que posicionarse sobre el registro, luego
rectificar los datos (para desplazarse por los campos se pueden utilizar las teclas de
tabulación), si se comete un error en el ingreso y no se quieren guardar los cambios hacer
clic en el botón Restaurar, para guardar los cambios pulsar la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacer clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un
registro vacío, que hay que rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar
respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco para insertar otros
registros, una vez agregados, hacer clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarse en él se utilizan los botones Buscar anterior y Buscar
siguiente o bien ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de

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búsqueda, para lo cual se pulsa el botón Criterios y se pasa al formulario para introducir el
criterio de búsqueda, que es similar al formulario de datos con la salvedad que, encima de
la columna de botones aparece la palabra Criterios.
Ejemplo: buscar un registro con el valor “586” en el campo consumo de alimento, al pulsar
el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y posicionado en el registro
de consumo 586.

Ordenar la Base de Datos

Excel puede ordenar una base de datos de forma simple: ordenando por un único campo o
bien ordenando la base por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la base anterior por el Tratamiento,
se debe posicionar en la columna del Tratamiento y después acceder al menú Datos y pulsar
sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar directamente sobre uno de
los botones de la barra de herramientas para que la ordenación sea ascendente o
descendente.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la base por
Tiempo dentro de Tratamiento, hay que entrar al menú Datos \ Ordenar. En el cuadro de
diálogo Ordenar se pueden seleccionar hasta tres campos distintos de ordenación y el orden
que se quiere para cada uno de ellos.
En la parte inferior izquierda está el botón Opciones, donde se pueden especificar más
opciones en el criterio de la ordenación.
Excel ordena los datos numérica o alfabéticamente, pero puede existir ocasiones en las que
deseemos ordenar por meses o días de la semana, para lo cual en el cuadro Opciones de
ordenación existe esa posibilidad, desplegando el cuadro combinado Primer criterio de
ordenación se puede escoger qué tipo de ordenación deseada. Por defecto está seleccionada
Normal (que es la correspondiente a orden numérico y alfanumérico).

Filtrar contenido de la Base de Datos

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los

registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos
que se correspondan con algún criterio fijado por
nosotros.

Excel contiene dos formas de filtrar una lista.

- Autofiltro.
- Filtros avanzados.

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Autofiltro.
El Autofiltro utiliza las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos, si no
aparecen, se puede acceder a ellas a través del menú Datos \ Filtro \ Autofiltro.
Al presionar sobre la flecha del campo Tiempo (por ejemplo), aparece un menú
desplegable, con una serie de opciones para realizar el filtro, si se selecciona 1, Excel
filtrará todos los registros que sean Tratamiento 1 y las demás filas 'desaparecerán' de la
lista. Para indicar que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable y los registros
seleccionados cambian de color.
Para quitar el filtro, se despliega la lista y se selecciona la opción Todas y reaparecen todos
los registros de la base de datos

Filtros avanzados
Si se requiere filtrar los registros de la base de datos por una condición más compleja, se
utiliza el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente se deben tener en la hoja de
cálculo, unas filas donde se indican los criterios del
filtrado.
Para abrir el Filtro avanzado, acceder al menú Datos
\ Filtro \ Filtro Avanzado.
En Rango de la lista: se especifican los registros de
la base que quiere aplicar el filtro.
En Rango de criterios: se selecciona la fila donde se
encuentran los criterios de filtrado (la zona de
criterios).
Existe la opción de guardar el resultado del filtrado
en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro
lugar, se activa el campo Copiar a: y aquí hay que
rellenar con el rango de celdas que recibirán el
resultado del filtrado.
Si se marca la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la base, menú Datos \ Filtro \ Mostrar todo.

Funciones en una base de datos

En funciones se omitieron las funciones dedicadas a bases de datos. Estas funciones se
utilizan para realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de
selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo si se quiere saber el número total de lechones nacidos en camadas de menos de
10 lechones nacidos en la primavera de 1999 (ver figura) se puede calcular con la función
de base de datos BDSUMA que incluye la condición de filtrado

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Las otras funciones de Bases de Datos son las siguientes:

Función
BDCONTAR(datos;campo;criterios)
BDCONTARA(datos;campo;criterios)
BDMAX(datos;campo;criterios)
BDMIN(datos;campo;criterios)
BDPRODUCTO(datos;campo;criterios)
BDPROMEDIO(datos;campo;criterios)
BDSUMA(datos;campo;criterios)
BDEXTRAER(datos;campo;criterios)
BDVAR(datos;campo;criterios)
BDVARP(datos;campo;criterios)
BDDESVEST(datos;campo;criterios)
BDDESVESTP(datos;campo;criterios)
Descripción
Cuenta las celdas que contienen un número
Cuenta las celdas que contienen un valor
Obtiene el valor máximo
Obtiene el valor mínimo
Obtiene el producto de los valores indicados
Obtiene el promedio de los valores indicados
Obtiene la suma de los valores indicados
Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un
criterio de selección
Calcula la varianza sobre una muestra de valores
Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo
Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores
Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un
campo

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Funciones de texto Aquí también se entregan algunas funciones de texto, ya que son útiles
para trabajar bases de datos que contienen texto.

Función
CARACTER(número)
CODIGO(texto)
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN
)
DECIMAL(número;decimales;no_separa
r_millares)
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_
del_texto;núm_inicial)
ESPACIOS(texto)
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_ca
racteres)
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_tex
to;núm_inicial)
IGUAL(texto1;texto2)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
LARGO(texto)
LIMPIAR(texto)
MAYUSC(texto)
MINUSC(texto)
MONEDA(número;núm_de_decimales)
NOMPROPIO(texto)
REEMPLAZAR(texto_original;num_ini
cial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)
REPETIR(texto;núm_de_veces)
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_
nuevo;núm_de_ocurrencia)
T(valor)
TEXTO(valor;formato)
VALOR(texto)
Descripción
Devuelve el carácter especificado por el número
Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto
Devuelve una cadena de caracteres con la unión
Redondea un número pasado como parámetro
Devuelve el número de caracteres especificados
Devuelve la posición inicial del texto buscado
Devuelve el mismo texto pero sin espacios
Devuelve los caracteres indicados de una cadena
Encuentra una cadena dentro de un texto
Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)
Devuelve el número de caracteres especificados
Devuelve la longitud del texto
Limpia el texto de caracteres no imprimibles
Convierte a mayúsculas
Convierte a minúsculas
Convierte a moneda
Convierte a mayúscula la primera letra del texto
Reemplaza parte de una cadena de texto por otra
Repite el texto
Reemplaza el texto con texto nuevo
Comprueba que el valor es texto
Convierte un valor a texto
Convierte un texto a número

Crear un resumen de datos

Para crear un resumen de datos a partir de una base de datos, implica crear subtotales
agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Por ejemplo si en una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad, se
puede obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad.
Otro ejemplo, es averiguar el promedio de lechones nacidos vivos (tcnv) y el número total
de lechones destetados (tcd), según el número de parto de las hembras.

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 Para agregar los subtotales automáticamente hay que ordenar la
base por el campo de agrupación, en este caso por número de
parto y situarse sobre una celda cualquiera de la base y acceder al
menú Datos \ Subtotales, aparece el cuadro de diálogo Subtotales
como se observa en la imagen.
En “Para cada cambio en”: se indica el campo de agrupación, en
el caso del ejemplo, número de parto.
En “Usar función”: se indica el tipo de total a obtener (si se
quiere la suma de valores, el promedio, etc.), en este caso elegir
Promedio
En “Agregar subtotal a”: se indica sobre qué campos se va a realizar el resumen. En el
ejemplo elegir tcnv y tcd.
La casilla de verificación, “Reemplazar subtotales actuales” sirve para que se reemplace los
subtotales que hubiera por los nuevos subtotales calculados.
También se puede elegir que se realice un Salto de pagina entre grupo.
Se pueden crear niveles de resumen, como por ejemplo el mismo cálculo de tcnv y tcd por
número ordinal de parto dentro de año.

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