Manual de Usuario Excel Avanzado

CURSO EXCEL AVANZADO
Configuraciones y ambientes de trabajo

 Usar plantillas
 Tipos de archivos
 Configuración ambiente de trabajo
 Cómo crear un índice de hojas en Excel
Manejo de datos
 Diseño de bases de datos en Excel
 Importar y exportar datos en Excel
 Uso de Nombres a objetos y rangos
 Validación de datos
Formulas y Funciones
 Funciones anidadas
 La Función COINCIDIR
 La Función INDICE
 Función CONTAR.SI.CONJUNTO
 Función PROMEDIO.SI.CONJUNTO
 Función CONCATENAR
 Función SUMAR.SI.CONJUNTO
Tablas de Excel
 Cómo crear una tabla dinámica
 Cómo crear un gráfico dinámico en Excel
 Mover un gráfico dinámico
 Cambiar origen de datos de una tabla
 Segmentación de datos
Formatos y uso de Imágenes

 Formato condicional
Crear gráficos
 Gráfica de máximos y mínimos
 Gráfica combinados en Excel
 Gráfica de Cascada
 Minigráficos
Controles Excel
 Barra de desplazamiento
 Botón de Opción
 Cuadros combinados
Herramienta POWERPIVOT
 Barra de desplazamiento
 Botón de Opción
 Cuadros combinados
Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Apaxco, Edo. De México, C.P. 55660
Tel. 55 26 93 85 89
Correo: victor.vazquez.sqd@gmail.com www.sqdesarrollo.com.mx
Configuraciones y ambientes de trabajo
¿Qué es una plantilla en Excel?

Una plantilla en Excel es una herramienta que permite contar con un documento predefinido
utilizado para llevar un control detallado de presupuestos, gastos, comisiones sobre ventas, Flujos
de caja, inventarios, provisiones, etc.
Ventajas de utilizar una plantilla Excel:

• Formulario básico para no comenzar desde cero a realizar un informe.
• Informes interactivos con los que podrá manipular la información de una forma ágil.
• Puede vincular diferentes documentos de Excel.
• Documentos inteligentes que se conectan a una base de datos para que obtenga
automáticamente la información que necesita.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Pulsa la pestaña Archivo y elige la opción Nuevo....
Junto a la opción Libro en blanco, encontramos más opciones:
- Plantillas recientes nos mostrará un listado de las últimas plantillas utilizadas
- Plantillas de ejemplo contiene varias plantillas ya listas para su utilización, que vienen incluidas
con la instalación de Excel. Algunos ejemplos son: Informe de gastos, Hoja de asistencia, Informe
de ventas, Presupuesto mensual personal, etc.
Elegiremos una y pulsaremos el botón Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la
derecha.

Tel. 55 26 93 85 89
- Mis plantillas abre un cuadro de diálogo que contiene las plantillas personalizadas que has ido
creando.
- Y Nueva a partir de existente abre un cuadro de diálogo muy similar al que utilizamos para abrir
un nuevo archivo. Se trata de buscar un archivo Excel en el ordenador y pulsar Abrir.
Cómo crear un índice de hojas en Excel
Cuando tienes un libro de Excel con una gran cantidad de hojas a las que deseas acceder
rápidamente, es posible crear un índice en la primera hoja del libro que nos permita encontrar y
activar fácilmente cualquiera de las hojas restantes.
Crear índice de hojas manualmente
Lo más común es tener una hoja insertada al principio de nuestro libro donde colocaremos los
hipervínculos al resto de las hojas. La creación del hipervínculo es muy sencilla ya que solo
debemos hacer clic derecho sobre la celda indicada y seleccionar la opción Hipervínculo.
Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y en el panel izquierdo deberás

seleccionar la opción Lugar de este documento.

Tel. 55 26 93 85 89
Este cuadro de diálogo nos permite crear un hipervínculo a una celda dentro de la misma hoja o a
una de las hojas de nuestro libro que es precisamente la opción que utilizaremos en nuestro índice.
Después de haber hecho la selección adecuada debemos hacer clic en el botón Aceptar para crear
el hipervínculo. De la misma manera podemos insertar un vínculo en cada una de las hojas
“destino” para que nos lleve de regreso al índice de manera que se facilite la navegación entre
todas las hojas.
Aunque podemos crear manualmente cada uno de los hipervínculos, esto se convertirá en un
proceso largo y tedioso si tenemos una gran cantidad de hojas en nuestro libro por lo que te
mostraré cómo crear un índice de hojas en Excel utilizando una macro.
Diseño de bases de datos
El diseño de una base de datos es de suma importancia ya que de ello dependerá que nuestros
datos estén correctamente actualizados y la información siempre sea exacta. Si hacemos un buen
diseño de base de datos podremos obtener reportes efectivos y eficientes.
En esta ocasión proporcionaré algunas recomendaciones a seguir al momento de realizar el diseño

y modelo de una base de datos. No importa la herramienta que se utilice para almacenar la
información, puede ser Excel, Access o sistemas gestores de bases datos más complejos como
Microsoft SQL Server pero siempre debes diseñar y modelar una base de datos antes de tomar
la decisión de crearla.
Conceptos básicos sobre el diseño de bases de datos
En cualquier base de datos la información está almacenada en tablas las cuales a su vez están
formadas por columnas y filas. La base de datos más simple consta de una sola tabla aunque la
mayoría de las bases de datos necesitarán varias tablas.

Tel. 55 26 93 85 89
Las filas de una tabla también reciben el nombre de registros y las columnas también son
llamadas campos.
Diseñar y modelar una base de datos
Al diseñar una base de datos determinamos las tablas y campos que darán forma a nuestra base
de datos. El hecho de tomarnos el tiempo necesario para identificar, organizar y relacionar la
información nos evitará problemas posteriores.
Es por eso que para diseñar una base de datos es necesario conocer la problemática y todo el
contexto sobre la información que se almacenará en nuestro repositorio de datos. Debemos
determinar la finalidad de la base de datos y en base a eso reunir toda la información que será
registrada. A continuación los 5 pasos esenciales para realizar un buen diseño y modelo de una
base de datos.
1. Identificar las tablas
De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creación de nuestra base de datos,
debemos identificar adecuadamente los elementos de información y dividirlos en entidades (temas
principales) como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.

Tel. 55 26 93 85 89
Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos los
objetos principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces tendremos una
tabla para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos principales son los libros, autores
y editores entonces necesitaremos tres tablas en nuestra base de datos.
2. Determinar los campos
Cada entidad representada por una tabla posee características propias que lo describen y que lo
hacen diferente de los demás objetos. Esas características de cada entidad serán nuestros
campos de la tabla los cuales describirán adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una tabla
de libros impresos tendrá los campos ISBN, título, páginas, autor, etc.
3. Determinar las llaves primarias
Una llave primaria es un identificador único para cada registro (fila) de una tabla. La llave primaria
es un campo de la tabla cuyo valor será diferente para todos los registros. Por ejemplo, para una
tabla de libros, la llave primaria bien podría ser el ISBN el cual es único para cada libro. Para una
tabla de productos se tendría una clave de producto que los identifique de manera única.

Tel. 55 26 93 85 89
4. Determinar las relaciones entre tablas
Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relación entre ellas. Cuando encontramos
que existe una relación entre dos tablas debemos identificar el campo de relación. Por ejemplo, en
una base de datos de productos y categorías existirá una relación entre las dos tablas porque una
categoría puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el código de la
categoría será el campo que establezca la relación entre ambas tablas.
Crear la base de datos en Excel
Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel
siguiendo dos recomendaciones:
 Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.

 Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los
cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la

Tel. 55 26 93 85 89
razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de
los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas
o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.
Uso de nombres en Excel
Cuando hacemos referencia a una celda utilizamos su dirección: columna y fila, pero Excel nos
permite crear nombres para referirnos a esa misma celda o rango de celdas. Después de definir un
nombre lo podremos utilizar dentro de nuestras fórmulas.
Crear un nombre en Excel
La manera más sencilla de crear un nombre es utilizar el cuadro de nombres que se encuentra en la
barra de fórmulas. El procedimiento es muy simple, solamente seleccionamos la celda y escribimos
su nombre dentro del cuadro de nombres:
Lo mismo podemos hacer para un rango de celdas. Selecciona todas las celdas del rango y
escribimos su nombre:
El Administrador de nombres en Excel
Una vez que hayas creado varios nombres podrás administrarlos utilizando el Administrador de
nombres. Este comando lo encontrarás en la ficha Fórmulas dentro del grupo Nombres definidos. Al
pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de nombres:

Tel. 55 26 93 85 89
Desde este cuadro de diálogo podrás editar y eliminar los nombres previamente creados. También
podrás crear nuevos nombres al pulsar el botón Nuevo.
Utilizar los nombres en Excel
Podemos utilizar los nombres en Excel dentro de nuestras fórmulas y de esta manera hacer que la
fórmula sea más fácil de entender. En el siguiente ejemplo calcularé el porcentaje de comisión que
le corresponde a Angélica por las ventas realizadas durante el primer trimestre del año:
Observa que en la fórmula he utilizado la función SUMA para obtener el total de las ventas. La
fórmula SUMA(Ventas) equivale a tener la fórmula SUMA(B4:B6) pero ya que dicho rango tiene un
nombre asignado puedo utilizarlo en lugar de la dirección. Finalmente el resultado de la suma es
multiplicado por el nombre Comisión que corresponde a la celda B1.

Tel. 55 26 93 85 89
De esta manera podemos decir que la fórmula
=SUMA(Ventas) * Comisión
es equivalente a tener la siguiente fórmula
=SUMA(B4:B6) * B1
El uso de nombres en Excel nos facilitará la compresión de las fórmulas dentro nuestras hojas y
serán de ayuda para cualquier otra persona que necesite revisar o auditar nuestras fórmulas.
Utiliza esta propiedad de Excel para mejorar tu productividad con la herramienta.
El comando Validación de datos en Excel
El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la

ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de manera
predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido
ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de
validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un número entero, un
decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del texto.

Tel. 55 26 93 85 89
Cómo aplicar la validación de datos
Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar
dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás
seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se
aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes seleccionar
toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.

Tel. 55 26 93 85 89
Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el encabezado de la
columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la validación de datos la cual será
aplicada sobre todas las celdas de la columna.
La opción Omitir blancos
Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el texto Omitir
blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer una breve explicación.
De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier criterio, lo
cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda podremos dejarla
como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.
Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando al usuario
a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la tecla
Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en
blanco.

Tel. 55 26 93 85 89
La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil y casi imperceptible para
la mayoría de los usuarios al momento de introducir datos, así que te recomiendo dejarla siempre
seleccionada.
Crear validación de datos en Excel
Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos
basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:
 Número entero
 Decimal
 Fecha
 Hora
 Longitud de texto
Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar
los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que,
Mayor o igual que, Menor o igual que.
Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor mínimo
pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir la
validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos configurar del
criterio de la siguiente manera:

Tel. 55 26 93 85 89
Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores al 01 de
enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:
Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será suficiente con
pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas seleccionado
previamente.

Tel. 55 26 93 85 89
Lista de validación de datos
A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es diferente porque

no necesita de un valor máximo o mínimo sino que es necesario indicar la lista de valores que
deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he creado un criterio de
validación basado en una lista que solamente aceptará los valores sábado y domingo.
Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter de
separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma (,) pero es
probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al momento de hacer clic en el botón Aceptar
podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha donde podrás hacer clic para
visualizar la lista de opciones disponibles:
Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda deberás asegurarte que, al
momento de configurar el criterio validación de datos, la opción Celda con lista desplegable esté
seleccionada.
En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno por uno,
es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango G1:G7 y
dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.

Tel. 55 26 93 85 89
Lista de validación con datos de otra hoja
Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validación con los datos ubicados en otra hoja. En
realidad es muy sencillo realizar este tipo de configuración ya que solo debes crear la referencia
adecuada a dicho rango.
Supongamos que la misma lista de días de la semana la he colocado en una hoja llamada
DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para hacer referencia a dicho rango
desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia:
=DatosOrigen!G1:G7
Para crear una lista desplegable con esos datos deberás introducir esta referencia al momento de
crear el criterio de validación.

Tel. 55 26 93 85 89
Personalizar el mensaje de error
Tal como lo mencioné al inicio del artículo, es posible personalizar el mensaje de error mostrado al
usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje
debemos ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de diálogo
Validación de datos.
Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Cada una de
estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar realizará un cambio en

Tel. 55 26 93 85 89
el icono mostrado y en segundo lugar mostrará botones diferentes. La opción Detener mostrará los
botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La opción Advertencia mostrará los botones Si, No,
Cancelar y Ayuda. La opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.
La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que de manera
predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de texto Mensaje de error
nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar dentro de la ventana de error.
Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que he modificado las opciones predeterminadas
de la pestaña Mensaje de error:
Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de error:
Cómo eliminar la validación de datos
Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango, deberás
seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar
todos.

Tel. 55 26 93 85 89
Al pulsar el botón Aceptar habrás removido cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas
seleccionadas.
Función SI anidada
La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel ya que nos ayuda a probar si una
condición es verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función realizará una acción
determinada, pero si la condición es falsa entonces la función ejecutará una acción diferente.
Es así como la función SI nos permite evaluar el resultado de una prueba lógica y tomar una acción
en base al resultado. La siguiente imagen ilustra el funcionamiento de la función SI.

Tel. 55 26 93 85 89
El diagrama anterior nos deja en claro que la función SI evaluará como máximo una prueba lógica
y podremos ejecutar hasta dos posibles acciones.
Un ejemplo que puede ser atendido perfectamente por la función SI es el siguiente. Supongamos
que tenemos un listado de edades y en una nueva columna debemos colocar la leyenda “Menor de
edad” en caso de que la edad de la persona sea menor de 18 años, pero si la edad es igual o
mayor a 18, entonces debemos colocar la leyenda “Mayor de edad”.
La solución a nuestro problema será desplegar dos leyendas diferentes es decir, necesitamos
ejecutar dos acciones diferentes en base a la prueba lógica de mayoría de edad. Este problema se
resuelve fácilmente utilizando la función SI de la siguiente manera:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")
La función SI mostrará el primer mensaje solamente si la prueba lógica (A2<18) es verdadera. Si

dicha prueba lógica es falsa, entonces se mostrará el segundo mensaje. Observa el resultado de
aplicar esta función en nuestros datos de ejemplo:

Tel. 55 26 93 85 89
La función SI anidada en Excel
El problema anterior lo resolvimos fácilmente con la función SI porque el resultado final serían
solamente dos acciones, pero ahora imagina que necesitamos desplegar la leyenda “Tercera edad”
cuando la persona tenga 65 años o más. Esto nos deja el problema con las siguientes reglas:
 Menor a 18 años: “Menor de edad”

 Mayor a 18 años y menor de 65 años: “Mayor de edad”
 Mayor o igual a 65 años: “Tercera edad”
Ahora tenemos tres posibles acciones, y la función SI no podrá resolver por sí sola este problema,
por lo que necesitamos recurrir a la función SI anidada la cual nos permitirá resolver cualquier
situación en las que necesitemos evaluar más de una prueba lógica y ejecutar más de dos
acciones.
La siguiente imagen muestra el funcionamiento de la función SI anidada. Observa que la clave es

que, en lugar de ejecutar una segunda acción, la primera función SI incluye una segunda función
SI de manera que entre ambas funciones puedan ejecutar un máximo de tres acciones.

Tel. 55 26 93 85 89
La función SI anidada en Excel aumenta la flexibilidad de la función al ampliar el número de
posibles resultados a probar así como las acciones que podemos ejecutar. Para nuestro ejemplo,
la función SI anidada que resolverá adecuadamente el problema será la siguiente:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", SI(A2 < 65, "Mayor de edad", "Tercera edad"))
Pon especial atención al tercer argumento de la primera función SI, que en lugar de ser una acción,
se ha convertido en otra función SI que a su vez tendrá la posibilidad de ejecutar otras dos
acciones.
Un error muy común en la creación de una fórmula que utilice la función SI anidada es intentar
utilizar la primera función SI con cuatro argumentos, lo cual ocasionará un error. La primera función
SI deberá “renunciar” a una de sus acciones para darnos la posibilidad de utilizar otra función SI.
Excel hará el análisis de la fórmula anterior de la siguiente manera. Comenzando con la primera
función SI, se evaluará si la edad es menor a 18, en caso de que dicha condición se cumpla, se
mostrará la leyenda “Menor de edad” y todo terminará ahí. Por el contrario, si la primera condición
no se cumple, querrá decir que la edad es mayor o igual a 18 y se ejecutará la segunda función SI.
En la segunda prueba lógica probaremos si la edad es menor a 65, en caso de ser verdadero se
imprimirá la leyenda “Mayor de edad”, pero si la prueba lógica es falsa, querrá decir que la edad es

Tel. 55 26 93 85 89
mayor o igual a 65 y por lo tanto se imprimirá la etiqueta “Tercera edad”. Observa el resultado de
aplicar esta fórmula sobre nuestros datos de ejemplo.
Otro ejemplo de función SI anidada
Más que otro ejemplo de la función SI anidada en Excel, quiero resaltar el hecho de que no todas
las fórmulas creadas serán iguales aún para el mismo problema ya que todo dependerá de la
lógica que decidas implementar. Por ejemplo, el mismo ejercicio de la sección anterior lo podremos
resolver con la siguiente fórmula:
=SI(A11 >= 65, "Tercera edad", SI(A11 >= 18, "Mayor de edad", "Menor de edad"))
En esta fórmula la lógica utilizada es completamente inversa a la de nuestra fórmula anterior, es

decir, la primera función SI evaluará si la edad es mayor o igual a 65 para imprimir la leyenda
“Tercera edad”, en caso contrario se realizará la prueba lógica para saber si es mayor o igual a 18
años.
En la siguiente imagen puedes ver que he colocado esta fórmula a un lado de nuestro primer
ejemplo y el resultado es exactamente el mismo.

Tel. 55 26 93 85 89
De esta manera podemos ver que existen diversas maneras de resolver el problema y muy
probablemente la fórmula resultante será diferente para cada usuario de Excel. Así que, si eres un
usuario nuevo en Excel, te recomiendo ampliamente dedicar el tiempo suficiente para decidir las
pruebas lógicas que utilizarás en cada función SI. También te recomiendo solucionar el problema
en papel antes de intentar escribir la fórmula directamente en Excel.
En más de una ocasión he visto que los errores presentados en una función SI anidada provienen
de una mala implementación de la lógica utilizada. Adicionalmente a esto, la poca experiencia en el
uso de los operadores de comparación en Excel ocasionarán diversos problemas al construir
adecuadamente las pruebas lógicas utilizadas por la función SI.
Si crees conveniente refrescar un poco tus conocimientos sobre dichos operadores, te recomiendo
consultar el video tutorial Tipos de operadores en Excel poniendo especial atención a la sección de
operadores de comparación.
Varias funciones SI anidadas en Excel
En nuestros ejemplos anteriores he utilizado solamente dos funciones SI anidadas, pero Excel nos
permite anidar muchas más funciones. Originalmente solo se aceptaban hasta 8 funciones
anidadas pero a partir de Excel 2010, es posible anidar hasta 64 funciones SI.
Aunque actualmente el máximo es de 64 funciones anidadas, no llegarás ni a la mitad de ese límite

cuando comenzarás a tener dificultad en entender la lógica empleada. Sin embargo es importante
que conozcas dicha limitante en Excel y recordar que es imposible sobrepasar dicho límite. Lo
volveré a repetir porque es una pregunta muy frecuente: recuerda que es imposible hacer que
Excel exceda el límite de funciones anidadas establecido por el fabricante.

Tel. 55 26 93 85 89
Sin embargo, mientras tanto y no sobrepases el límite establecido por Excel, podrás anidar tantas
funciones como necesites y lo único que deberás hacer será reemplazar una acción de la función
SI por otra función SI. Para dejar esto en claro, hagamos un último ejemplo donde tenemos un
grupo de puntuaciones de 100 a 999 que evaluaremos de la siguiente manera:
 100 a 599: Malo

 600 a 749: Promedio
 750 a 899: Bueno
 900 a 999: Excelente
Una alternativa de solución para este problema es la siguiente función SI anidada:
=SI(A2<600,"Malo",SI(A2<750,"Promedio",SI(A2<900,"Bueno","Excelente")))
En este caso tengo tres funciones SI anidadas porque la cantidad de acciones que necesito
ejecutar son cuatro. Así que de manera general, la cantidad de funciones SI que utilizarás en tu
fórmula será una menos que la cantidad de acciones que necesitas ejecutar.
También observa que todas las funciones SI van “anidando” otra función SI como uno de sus
argumentos y solamente la función SI más anidada será la que tendrá sus dos acciones porque ya
no habrá otra función SI que anidar. Observa el resultado de nuestra fórmula:
La función COINCIDIR en Excel
La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas
y nos devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el
número de fila que ocupa el elemento buscado.

Tel. 55 26 93 85 89
Sintaxis de la función COINCIDIR
La función COINCIDIR tiene tres argumentos:
 Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

 Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la búsqueda.
 Tipo_de_coincidencia (opcional): Un número que indica el tipo de coincidencia en la
búsqueda.
El Tipo_de_coincidencia especificado en la función tendrá un efecto en la manera en que se hace

la búsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la función
COINCIDIR:
 1: La función COINCIDIR encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor
buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
 0: La función COINCIDIR encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor
buscado. La matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.
 -1: La función COINCIDIR encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual que el
valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.
Cuando no se especifica el tercer argumento de la función COINCIDIR se utilizará de manera

predeterminada el valor 1.
Ejemplos de la función COINCIDIR
Comenzaré con un ejemplo de una búsqueda exacta con la función COINCIDIR. Para ello tengo
una lista de valores en la columna A y utilizaré la siguiente fórmula:
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
Observa el resultado de la fórmula:

Tel. 55 26 93 85 89
La función COINCIDIR nos devuelve el número 5 que es precisamente la posición que ocupa el
valor buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente fórmula:
=COINCIDIR("JOX", A1:A10)
En primer lugar debemos saber que el valor “JOX” no está dentro de la lista así que no habría una
coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la función estoy indicando que deseo
hacer una búsqueda aproximada. Observa el resultado:
La función COINCIDIR devuelve el número 9 porque es el elemento que contiene al menos una de
las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.
Notas adicionales sobre la función COINCIDIR
Algunas notas adicionales sobre la función COINCIDIR son las siguientes:

Tel. 55 26 93 85 89
 La función COINCIDIR no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
 Cuando la función COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolverá el tipo de error
#N/A.
Antes de continuar debemos comprender el funcionamiento de la función COINCIDIR la cual busca

un valor y nos devuelve su posición dentro del rango de búsqueda. Esta función tiene tres
argumentos y solo dos de ellos son obligatorios.
1. El primer argumento de la función COINCIDIR es el valor a buscar. En el ejemplo anterior

será el valor de la celda B1.
2. El segundo argumento es el rango de búsqueda y que para nuestro ejemplo son las celdas
que contienen todos los nombres.
3. El tercer argumento es opciones y nos permite especificar el tipo de búsqueda a realizar.
Para obtener una coincidencia exacta debemos especificar el valor cero.
Como resultado obtenemos el valor 3 que nos indica que “Diana” es el tercer nombre dentro del
rango D2:D6. El hecho de obtener esta posición es de mucha ayuda porque si queremos conocer
el teléfono de “Diana” debemos obtener el valor en la posición 3 bajo la columna Teléfono y eso es
precisamente lo que haremos en el siguiente paso.
Fórmula INDICE para buscar datos en Excel
Ahora que ya sabemos cómo encontrar la posición de un valor con la función COINCIDIR, solo nos
falta encontrar el valor correspondiente en otra columna y para eso utilizamos la función INDICE.
La forma más simple de esta función requiere de solo dos argumentos, el primero de ellos es el
rango de búsqueda y el segundo será la posición, dentro de dicho rango, que deseamos obtener.

Tel. 55 26 93 85 89
En este ejemplo estamos buscando el teléfono de “Diana” y ya sabemos, por la función
COINCIDIR, que se encuentra en la posición 3 bajo la columna Nombre. Ahora utilizamos la
función INDICE sobre los datos de la columna Teléfono y en su segundo argumento le indicamos
que deseamos obtener la posición devuelta por la función COINCIDIR. El resultado es correcto y la
fórmula recién creada es útil para obtener el teléfono de cualquier otra persona que indiquemos en
la celda B1:
Ventaja de INDICE y COINCIDIR sobre BUSCARV
A diferencia de la función BUSCARV, la fórmula con INDICE y COINCIDIR no nos obliga a realizar
la búsqueda en la primera columna de un rango y para demostrarlo resolveremos el caso donde
deseamos encontrar el nombre de una persona a partir de su apellido.

Tel. 55 26 93 85 89
La diferencia entre esta fórmula y la del ejemplo anterior son los rangos de búsqueda. La función
COINCIDIR hace la búsqueda sobre la columna Apellido y devuelve la posición correcta para que
la función INDICE devuelva la misma posición pero bajo la columna Nombre. Este tipo de
búsqueda no es posible de realizar con la función BUSCARV porque ya hemos visto que dicha
función siempre hace la búsqueda sobre la primera columna del rango.
La flexibilidad que nos ofrece la función INDICE nos permite utilizarla en otros escenarios para
buscar un valor y regresar múltiples resultados. Por otro lado, la función COINCIDIR combinada
con la función BUSCARV es una excelente alternativa cuando deseamos hacer una búsqueda
sobre una tabla y elegir la columna que necesitamos como resultado a partir de una lista
desplegable. Si quieres leer más sobre esta alternativa consulta el artículo Combinar BUSCARV y
COINCIDIR.
Ahora ya conoces dos alternativas para crear una fórmula para buscar datos en Excel, ya sea
utilizando la función BUSCARV o la combinación de las funciones INDICE y COINCIDIR.
Experimenta con ambas opciones y elige la que mejor se adapte a tus necesidades de acuerdo a
los beneficios que ofrece cada una de ellas.
Ejemplo de la función INDICE por rangos ó areas
He modificado un poco el ejemplo anterior para explicar este uso de la función INDICE. Observa
que en este ejemplo tengo dos matrices que contienen los datos: C3:F6 y C8:F11. Puedo
especificar a la función INDICE ambas matrices y con el argumento Núm_área indicar cual de los
dos rangos utilizar. La función buscará el valor ubicado en la fila 3 y columna 2:
Al utilizar la primera matriz obtengo el valor del Producto 3 (Categoría A) y el mes de Febrero.
Ahora observa lo que sucede cuando cambio solamente el valor del argumento Núm_Área con el
valor 2:

Tel. 55 26 93 85 89
Ahora la función INDICE utiliza la segunda matriz (C8:F11) y obtiene el valor del Producto 3
(Categoría B) para el mes de Febrero y todo con solo modificar el argumento Núm_Área.
Función CONTAR.SI.CONJUNTO
La función CONTAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite contar los elementos de un rango que
cumplen con los criterios definidos. Esta función nos permite especificar hasta 127 criterios.
Sintaxis de la función CONTAR.SI.CONJUNTO
La función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos obligatorios y los demás opcionales.
 Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio1.

Tel. 55 26 93 85 89
 Criterio1 (obligatorio): El criterio con que se evaluará el Rango_criterios1.
 Rango_criterios2 (opcional): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio2.
 Criterio2 (opcional): El criterio que evaluará el Rango_criterios2.
A partir del Rango_criterios2, todos los argumentos son opcionales y se permiten hasta 127 rangos
y criterios a evaluar por la función CONTAR.SI.CONJUNTO. Cada rango especificado debe tener
la misma cantidad de filas (o columnas) que los anteriores.
Ejemplo de la función CONTAR.SI.CONJUNTO
Para ejemplificar el uso de la función CONTAR.SI.CONJUNTO haremos un ejemplo muy sencillo.

Tengo una lista de personas (hombres y mujeres) que están en un rango de edad entre los 15 y los
25 años de edad.
La primera cuenta que necesito hacer es la de conocer el número total de hombres y haré dicha
cuenta con la función CONTAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre")
El resultado de esta fórmula lo puedes observar en la celda F1 de la siguiente imagen:
Contar valores con más de una condición
El verdadero potencial de la función CONTAR.SI.CONJUNTO es cuando necesitamos especificar

más de un criterio en nuestra cuenta. Por ejemplo, si en la lista anterior necesito contar los
hombres mayores de 18 años puedo utilizar la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre", C2:C16, ">18")

Tel. 55 26 93 85 89
El resultado se muestra en la celda F2 de la siguiente imagen:
Cuando necesites contar elementos en Excel utilizando múltiples criterios, la función

CONTAR.SI.CONJUNTO será de mucha utilidad.
Promedio con varias condiciones en Excel

El promedio es una de las operaciones más empleadas en Excel y en ocasiones necesitamos
calcular el promedio con varias condiciones. Afortunadamente, a partir de la versión de Excel
2007 contamos con la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO que facilita en gran manera este tipo de
cálculos.
Promedio con una condición
Comencemos por analizar el ejemplo más sencillo utilizando una sola condición. En una hoja de
Excel tengo los datos sobre las ventas de los últimos 3 meses y deseo obtener el monto de venta
promedio de Roberto que es uno de los vendedores. El promedio de calculará sobre la columna
Monto, pero la condición está en la columna Vendedor que tiene los nombres de los vendedores.
Para obtener el promedio utilizamos la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,B2:B13,"Roberto")
El primer argumento es el rango que contiene los datos a utilizar para calcular el promedio. El
segundo argumento es el rango sobre el cual aplicaremos la condición y el tercer argumento es el
criterio que se debe cumplir. Observa el resultado al aplicar esta fórmula sobre los datos:

Tel. 55 26 93 85 89
Ya que en este ejemplo solamente hemos utilizado un criterio pudimos haber encontrado el mismo
resultado utilizando la función PROMEDIO.SI de la siguiente manera:
=PROMEDIO.SI(B2:B13,"Roberto",E2:E13)
El orden de los argumentos de la función PROMEDIO.SI es un tanto diferente a nuestro ejemplo

anterior, pero obtendremos el mismo resultado. La diferencia entre ambas funciones es que la
función PROMEDIO.SI solamente permite indicar un solo criterio mientras que la función
PROMEDIO.SI.CONJUNTO nos permitirá indicar varios criterios.
Promedio con varias condiciones
Utilizando los datos del ejemplo anterior, ahora deseo obtener el promedio de las ventas realizadas
por Roberto en la zona sur. Ya que necesito que se cumplan dos condiciones, debo emplear la
función PROMEDIO.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,B2:B13,"Roberto",D2:D13, "Sur")
La diferencia con el primer ejemplo donde teníamos una sola condición es que, como tercer
argumento he colocado el rango donde se encuentra la zona (D2:D13) y como cuarto argumento la
condición que debe cumplir. El resultado es el siguiente:

Tel. 55 26 93 85 89
Si por el contrario quisiéramos obtener el promedio de todas las ventas de iPad en la zona norte,
entonces nuestra fórmula debe cambiar de la siguiente manera:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,C2:C13,"iPad",D2:D13, "Norte")
En lugar de considerar la columna con los nombres de vendedores, ahora consideramos la

columna con los nombres de producto. El promedio obtenido será diferente al considerar estos
nuevos criterios:

Tel. 55 26 93 85 89
En ambos ejemplos he utilizado solamente dos criterios pero puedes utilizar la función
PROMEDIO.SI.CONJUNTO con todos los criterios que necesites hasta un máximo de 127 criterios
en Excel 2010.
Números como criterio
Hasta ahora hemos aplicado los criterios sobre columnas que contienen cadenas de texto, pero es
totalmente factible utilizar criterios sobre columnas con números. Supongamos ahora que deseo
obtener el promedio de las ventas mayores a 200 en la zona sur. Observa con detenimiento los
últimos dos argumentos de esta nueva fórmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,D2:D13, "Sur",E2:E13,">200")
Cuando utilizamos columnas numéricas, como es el caso de la columna Monto, podemos utilizar
operadores de comparación en nuestro criterio. El resultado de esta fórmula será el siguiente:
Fechas como criterio
También es posible aplicar un criterio sobre una columna que contiene fechas, Por ejemplo, para
obtener el promedio de todos los valores con una fecha superior al 01 de febrero del 2013
podemos utilizar la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,A2:A13,">01/02/2013")
Como tal vez lo sabes, una fecha en Excel es en realidad un número. Si este concepto es nuevo
para ti, entonces te sugiero leer el artículo Fechas en Excel antes de continuar, especialmente la
sección que muestra cómo obtener el valor numérico de una fecha. El hecho de que una fecha sea
en realidad un valor numérico me permitirá mostrar otra alternativa de solución cuando queremos
tener una fecha como criterio.

Tel. 55 26 93 85 89
Ya que en estricto sentido podemos tratar una columna de fechas como cualquier otra columna de
números, podremos crear también nuestros criterios de fechas como criterios numéricos. Si deseo
obtener el promedio de ventas durante el mes de febrero, entonces debo obtener el valor numérico
para el 31 de enero del 2013 y para el 1 de marzo del 2013 y obtener el promedio de las fechas
intermedias.
 Valor numérico para el 31 de enero del 2013: 41305

 Valor numérico para el 01 de marzo del 2013: 41334
Una vez que tenemos los valores numéricos de las fechas en ambos límites podremos crear
nuestra fórmula con la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,A2:A13,">41305",A2:A13,"<41334")
Esta fórmula aplica dos criterios sobre una misma columna para considerar solamente los montos
que se encuentran entre ambas fechas, es decir, el mes de febrero. El resultado de esta fórmula es
el siguiente:
Dos condiciones sobre un mismo rango
En el ejemplo anterior apliqué dos criterios sobre un mismo rango, pero es importante comprender
la lógica de esto para evitar cualquier error así que analizaremos con un poco más de detenimiento
la fórmula anterior. El primer criterio utilizado (“>41305″) fue indicado para incluir los valores con
una fecha mayor al 31 de enero del 2013.
Si solo hubiéramos utilizado este criterio habríamos obtenido el promedio de los meses de febrero
y marzo pero el segundo criterio (“<41334″) obliga a la función a aplicar otro “filtro” y considerar
solamente los valores con una fecha menor a la del 01 de marzo. De esta manera, cada fecha es
evaluada para saber si cumple con ambas condiciones y en caso positivo el valor es considerado
en el cálculo del promedio.

Tel. 55 26 93 85 89
Es muy importante recordar este principio y saber que la función evaluará cada valor para saber si
cumple ambas condiciones. Es fácil olvidarse de esta lógica y cometer algunos errores con la
función PROMEDIO.SI.CONJUNTO. Por ejemplo, algunos usuarios de Excel intentan utilizar la
función para encontrar el promedio de las ventas hechas por Roberto y por Brenda con una
fórmula como la siguiente:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(E2:E13,B2:B13,"Roberto",B2:B13,"Brenda")
Se piensa incorrectamente que la función obtendrá los valores que corresponden a Roberto y los
valores que corresponden a Brenda y obtendrá el promedio. Sin embargo esta fórmula nos
devuelve un error:
Recuerda que la función evaluará cada valor para saber si cumple con ambas condiciones. En
este caso, ninguna celda tiene el valor Roberto y al mismo tiempo el valor Brenda por lo que no se
encuentra ningún registro y se hace el promedio dividiéndolo entre cero y por tal motivo obtenemos
el error #¡DIV/0!. La única alternativa para obtener el promedio de las ventas hechas por Roberto y
por Brenda es utilizar dos funciones PROMEDIO.SI (o también PROMEDIO.SI.CONJUNTO) de la
siguiente manera:
=PROMEDIO(PROMEDIO.SI(B2:B13,"Roberto",E2:E13),PROMEDIO.SI(B2:B13,"Brenda",E2:E1
3))
El primer argumento de la función PROMEDIO es precisamente el promedio de las ventas hechas

por Roberto y el segundo argumento el promedio de las ventas hechas por Brenda. De esta
manera obtenemos el promedio para cada vendedor con la función PROMEDIO.SI y
posteriormente el promedio entre ambos con la función PROMEDIO.

Tel. 55 26 93 85 89
No olvides que al utilizar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO e indicar varias condiciones sobre
una misma columna, la función evaluará cada valor para saber si cumple con todas las condiciones
establecidas.
La función SUMAR.SI en Excel

La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un
determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la
operación.
Sintaxis de la función SUMAR.SI
La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

Tel. 55 26 93 85 89
 Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
 Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la
suma.
 Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se
sumaran las celdas especificadas en Rango.
El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número
hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una
expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta
columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores
numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.
Ejemplos de la función SUMAR.SI
El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las
celdas que contienen el número 5.
Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número
5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen
el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se
hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.
Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3.
Observa el resultado de esta nueva fórmula.

Tel. 55 26 93 85 89
Ventas de un vendedor
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos
deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente
ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor
específico.
Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la
celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que
deseo sumar.
La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a
Juan y excluye el resto de celdas. Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas
de un mes específico. Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:

Tel. 55 26 93 85 89
Sumar filas alternas
Fórmula para sumar filas alternas
Por último utilizaremos la función SUMAR.SI para sumar aquellos elementos que están en una fila
impar (color azul), lo cual implica que el valor de la columna de criterio debe ser uno. La fórmula
que utilizaremos en nuestro ejemplo es:
SUMAR.SI(B1:B10,1,A1:A10)
Recuerda que el primer argumento de la función SUMAR.SI indica el rango de las condiciones, el
segundo parámetro es el valor que deberá tener la condición para ser considerada en la suma y
finalmente el rango donde se encuentran los datos a sumar.

Tel. 55 26 93 85 89
La función SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel
La función SUMAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite sumar los valores de un rango de celdas
que cumplen con varias condiciones. A diferencia de la función SUMAR.SI que permite un solo
criterio, la función SUMAR.SI.CONJUNTO permite hasta 127 criterios.
Sintaxis de la función SUMAR.SI.CONJUNTO
La función SUMAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos:
 Rango_suma (obligatorio): El rango de celdas que contiene los valores a sumar.

 Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado por el Criterio1.
 Criterio1 (obligatorio): El criterio que deben cumplir las celdas del Rango_criterios1.
 Rango_criterios2 (opcional): El segundo rango de celdas que será evaluado por el
Criterio2.
 Criterio2 (opcional): El criterio que deben cumplir las celdas del Rango_criterios2.
Los valores de las celdas del rango_suma se sumarán solamente si cumplen con los criterios
especificados. Los criterios pueden utilizar caracteres comodín como el signo de interrogación (?)
para indicar un solo carácter o un asterisco (*) que indicará una secuencia de caracteres.
Solo el Rango_criterios1 y Criterio1 son obligatorios, a partir de ellos podemos especificar múltiples
combinaciones de Rango_criterio y Criterio hasta un máximo de 127.

Tel. 55 26 93 85 89
Ejemplo de la función SUMAR.SI.CONJUNTO
Tengo una lista de CDs vendidos en un día en una tienda de música. Me interesa sumar el número
total de CDs vendidos que tengan exactamente 12 canciones:
La columna que se sumará será la columna Vendidos la cual contiene el número total de CDs
vendidos para cada álbum. La columna Canciones es el Rango_criterios1 porque contiene la
información que será evaluada.
Finalmente la condición que se debe cumplir se encuentra en la celda B17. Puedes ver en color
verde las celdas que cumplen con la condición y cuya celda Vendido termina siendo sumada por la
función SUMAR.SI.CONJUNTO.
Múltiples criterios con la función SUMAR.SI.CONJUNTO
Modificando un poco el ejemplo anterior, ahora deseo sumar el número total de CDs vendidos que
tengan más de 11 canciones y cuyo precio sea mayor a $4. Para resolver este caso necesitaré
especificar un segundo criterio que se aplicará a la columna Precio.

Tel. 55 26 93 85 89
En este segundo ejemplo he agregado otro rango de criterios que es la columna Precio y su
respectivo criterio que se encuentra en la celda B18. Puedes ver en color verde aquellas celdas
que cumplen con ambas condiciones y cuya columna Vendidos dan como resultado la suma de la
celda B19.
Cómo crear tablas dinámicas en Excel

Las tablas dinámicas son cuadros interactivos que le permiten al usuario agrupar y resumir
cantidades grandes de información en un formato conciso y tabular que permite generar reportes y
analizar los datos de una manera más sencilla. Este tipo de tablas están disponibles en varios
programas para hojas de cálculo y pueden organizar, contar y totalizar la información. Excel te
permite arrastrar y soltar la información que necesites en las casillas adecuadas para crear
fácilmente una tabla dinámica, la cual da la oportunidad de filtrar y ordenar los datos con el fin de
encontrar patrones y tendencias.
1. Abre la hoja de cálculo que quieras usar para crear la tabla dinámica. La tabla dinámica te
permite crear reportes visuales a partir de la información de una hoja de cálculo. Además,
puedes hacer cálculos sin tener que ingresar fórmulas o copiar el contenido de las celdas.
Necesitarás una hoja de cálculo con varios datos para crear una tabla dinámica.
También puedes crear una tabla dinámica en Excel a partir de la información de una fuente externa
(como Access). Puedes insertar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva de Excel.

Tel. 55 26 93 85 89
2. Asegúrate de que la información tenga los requisitos necesarios para crear una tabla
dinámica. En ocasiones la tabla dinámica no será la función que quizás necesites. Para
aprovechar las características de este tipo de tablas, la hoja de cálculo debe cumplir con
algunos requisitos básicos.
La hoja de cálculo debe tener al menos una columna con valores repetidos. Esto básicamente
significa que al menos una columna debe tener datos repetidos.
Debe incluir información numérica. Esto es lo que se comparará y totalizará en la tabla.

Tel. 55 26 93 85 89
Inicia el asistente de tablas dinámicas
Haz clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior de la ventana de Excel y presiona el botón
"Tabla dinámica" que se encuentra al lado izquierdo de la banda.
Selecciona la información que quieras usar
Por defecto, Excel seleccionará toda la información que se encuentre en la hoja de cálculo activa.
Puedes hacer clic y arrastrar el recuadro de selección para elegir una parte específica de la hoja de
cálculo o puedes especificar un rango de celdas manualmente.
Si vas a usar una fuente de información externa, haz clic en la opción "Utilice una fuente de datos
externa" y presiona el botón "Elegir conexión". Busca la conexión a la base de datos que se
encuentre en tu computador.
Selecciona la ubicación de la tabla dinámica

Después de seleccionar el rango de celdas, elige en la misma ventana la opción para ubicar la
tabla dinámica. Por defecto, Excel pondrá la tabla en una hoja de cálculo nueva, lo cual te permite
alternar entre los datos y la tabla por medio de las pestañas en la parte inferior de la ventana.
También puedes poner la tabla dinámica en la misma hoja que la información, lo que te permite
elegir la celda en la que quieras colocarla.

Tel. 55 26 93 85 89
Configura la tabla dinámica
Añade un campo de fila
Cuando crees la tabla dinámica, básicamente estarás ordenando la información en filas y

columnas. Los campos que agregues y las áreas donde lo hagas determinarán la estructura de la
tabla. Para insertar la información, arrastra un campo del listado correspondiente que se encuentra
a la derecha de la ventana al área de las filas de la tabla dinámica.
Añade un campo de columna

Al igual que las filas, las columnas te permiten organizar y mostrar la información
Añade un campo de valor

Cuando tengas trazado el orden de la tabla, podrás añadirle información para que la muestre. Haz
clic y arrastra el campo de las ventas al área de los valores de la tabla dinámica. Verás que la tabla
mostrará la información de las ventas de ambos tipos de producto en cada una de las tiendas, con
una columna de totales a la derecha

Tel. 55 26 93 85 89
Cambia la manera en la que se muestran los datos
Puedes cambiar la manera en la que se muestran los valores de la tabla haciendo clic sobre el
ícono de la flecha ubicado al lado de los campos en el área de los valores. Selecciona
"Configuración de campo de valor" para cambiar la forma en la que se calculan los valores. Por
ejemplo, puedes mostrar los valores en términos de porcentajes en vez de usar totales o promediar
los datos en lugar de sumarlos.
Añade un filtro
En el área de los "filtros" puedes incluir campos para filtrar grupos de información, lo cual te
permite navegar a través de los resúmenes de datos que se muestran en la tabla dinámica. Los
campos que se incluyan en esta área funcionarán como los filtros del reporte. Por ejemplo, si
pones el campo de la tienda en el área de los filtros en vez del área de las filas, podrás elegir cada
tienda para ver los totales individuales de las ventas o analizar varias tiendas al mismo tiempo

Tel. 55 26 93 85 89
Agrupar
Expandir / Compactar
Segmentación de datos en tablas dinámicas
La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel 2010 que
permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes filtrar
fácilmente la información por más de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y posteriormente en la
ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer clic sobre el comando Insertar
Segmentación de datos.

Tel. 55 26 93 85 89
Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.
En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla
dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:
Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las
opciones del filtro.

Tel. 55 26 93 85 89
Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para
mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en el botón Borrar filtro que se encuentra
en la esquina superior derecha de cada panel.
Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo cual te
permitirá hacer un buen análisis de la información.

Tel. 55 26 93 85 89
Cómo crear un gráfico a partir de una tabla dinámica
Los gráficos se utilizan para proporcionar una representación gráfica de un concepto o un punto.
Las tablas dinámicas en Microsoft Excel pueden ser más útiles que las tablas comunes, ya que se
pueden manipular con mayor facilidad para mostrar diferente información y resúmenes de datos.
Aprender a crear un gráfico dinámico puede llegar a ser confuso y hay algunas decisiones que
necesitas tomar antes de comenzar. Aquí tienes una guía acerca de cómo crear un gráfico a partir
de una tabla dinámica, paso por paso, de modo que puedas aprovechar las ventajas de esta
herramienta tan útil.
1. Examina y abre el archivo que contiene la tabla dinámica y los datos de origen para los
cuales quisieras crear un gráfico
2. Decide la sentencia que quieres que tu gráfico dinámico represente.
 Esta decisión determinará cómo crearás tu gráfico dinámico.

 El estilo del gráfico y de las columnas que se utilizarán dependerá de esta sentencia de
conclusión. Por ejemplo, un gráfico de barras es útil para representar los datos bajo
diferentes condiciones, como por ejemplo ventas por región, mientras que un gráfico
circular servirá mejor para mostrar porcentajes o porciones de un total.

Tel. 55 26 93 85 89
3.- Busca y ejecuta el asistente para gráficos dinámicos.
Cómo agregar un campo personalizado en una tabla dinámica
Hay unas cuantas ocasiones en que necesitas más información que la que tu tabla dinámica está
diseñada para mostrar, pero no tiene sentido alterar tu fuente de información para incluir esta
información adicional. En estos casos raros, puede ser de ayuda agregar un campo personalizable
calculado a tu tabla dinámica. Los campos personalizados pueden ser ajustados para mostrar
promedios, porcentajes, variables o incluso valores mínimos y máximos para el campo. Aquí está
como agregar campos personalizables en tablas dinámicas para que puedas obtener la
información que necesitas con un esfuerzo mínimo.
1. Selecciona la pestaña con la hoja de trabajo que contiene la tabla dinámica y actívala
haciendo clic en ella.
2. Determina el campo personalizado que necesitas, incluyendo cualquier otro campo al
que necesites hacer referencia para poder proveer el resultado que deseas.
3. Haz que aparezcan las Herramientas de Tabla Dinámica haciendo clic dentro de la tabla
dinámica.

Tel. 55 26 93 85 89
4. Ingresa una etiqueta descriptiva de columna para tu campo personalizado en la ventana
flotante que aparece.
5.- Crea la fórmula para tu campo personalizado en la ventana de entrada de texto

“Fórmula.”
 Los campos calculados en las Tablas Dinámicas no soportan rangos en las
formulas. Así que, en su lugar, tienes que usar el nombre de la columna en tu
formula. Haz clic dentro de la ventana de entrada “formula” y entonces elige el
campo contra el cual estarás calculando de la sección de “Campos” abajo.
 Haz clic en “Insertar campo” para insertar el nombre de la columna correcta en tu
fórmula. Completa la fórmula añadiendo el cálculo.
6. Asegúrate de que el nombre del campo calculado aparezca en la sección de “Valores” de

tu navegador de Tabla Dinámica.

Tel. 55 26 93 85 89
Eliminar un campo personalizado
Desventaja de utilizar un elemento calculado
La principal desventaja de agregar un elemento calculado a una tabla dinámica es que su valor
es incluido en la suma del total modificando así el total real y creando confusión.
Lo explicaré mejor con un ejemplo. Supongamos la siguiente tabla dinámica en donde tengo los
productos vendidos en cada país.

Tel. 55 26 93 85 89
Voy a crear un elemento calculado que se llamará Latinoamérica y que incluirá las filas México,
Bogotá, Guadalajara, Medellín y Monterrey. Para hacerlo debo seleccionar alguna celda de las
etiquetas de fila e ir a la ficha Opciones dentro de Herramientas de tabla dinámica y pulsar el
botón Cálculos. Posteriormente seleccionar la opción Campos, elementos y conjuntos para
finalmente seleccionar la opción Elemento calculado.
De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Insertar elemento calculado.
Accediendo a la información de una tabla dinámica con la función

IMPORTARDATOSDINAMICOS
Las tablas dinámicas son de gran utilidad en Excel ya que permiten agrupar la información y poder
verla de forma resumida. Además ofrece mucha flexibilidad para poder decidir como mostrar la
información.

Tel. 55 26 93 85 89
En algunos casos cuando tenemos mucha información, por más que utilicemos una tabla dinámica
sigue quedando demasiado grande y en esos casos podemos utilizar
IMPORTARDATOSDINAMICOS (o GETPIVOTDATA para la versión en Inglés) para traer algunos
datos específicos de una tabla dinámica y presentarlos en una pequeña tabla o de la forma que
decidamos.
La función toma 2 parámetros obligatorios que son, el primero el nombre del campo que contiene
los datos en la tabla dinámica y el segundo una referencia a una celda de la tabla dinámica. Esto
es necesario para saber que tabla dinámica se va a utilizar.
Luego se pueden agregar hasta 126 pares de parámetros donde se indica el nombre de un campo
y un valor para filtrar los datos.
El valor tiene que estar visible en la tabla dinámica, si intentamos acceder un dato oculto o
ingresamos por error un nombre de un campo incorrecto o valor inexistente la función devuelve el
error #REF!. La función siempre devolverá el valor que sea la intersección de una fila y una
columna de la tabla dinámica.
Veamos algunos ejemplos
Si tenemos una tabla dinámica como la que mostramos a continuación, podemos utilizar las
siguientes fórmulas para buscar información.
Para obtener el total de artículos vendidos usamos la fórmula:

=IMPORTARDATOSDINAMICOS("Cantidad";A$3)
Para obtener el importe total vendido a Pedro durante el mes de Enero usamos la fórmula:
=IMPORTARDATOSDINAMICOS("Importe";$A$3;"Mes";"Enero";"Cliente";"Pedro")
Para obtener la cantidad de manzanas vendidas usamos la fórmula:

=IMPORTARDATOSDINAMICOS("Cantidad";$A$3;"Producto";"Manzana")
La mejor forma de practicar con esta fórmula es presionar = y luego seleccionar un dato en la tabla
dinámica y Excel creará la formula necesaria para devolver el elemento seleccionado
También podemos buscar datos en otras celdas y no ingresar los valores fijos en las celdas, por
ejemplo si la celda B25 contiene el nombre del producto sobre el que deseo información puedo
usar la siguiente fórmula: =IMPORTARDATOSDINAMICOS("Cantidad";$A$3;"Producto";B25). Al
cambiar el valor de la celda H1 se modificará el resultado.
Ventajas
Tel. 55 26 93 85 89
Es posible las formulas en cualquier parte de la hoja y moverlas o insertar filas ya que siempre solo
hay una referencia a una cela de la tabla dinámica.
Al tratarse de una formula normal de Excel puedo formatearla como se desea y sin las restricciones
de formato que tienen las tablas dinámica.
Desventajas
El dato tiene que estar visible en la tabla dinámica para poder ser utilizado con esta fórmula. Esto
puede no ser tan importante si nuestra tabla está siendo creada con una rango de Excel como
base pero si el origen de los datos es un cubo OLAP genera algunas limitaciones.
No se pueden cambiar los filtros de página de la tabla dinámica con una

formula.
En primer lugar debo especificar un nombre para este nuevo elemento y en segundo lugar debo
especificar la fórmula que hará el cálculo. Como puedes observar he hecho una suma de las
ciudades antes mencionadas. Cada ciudad la agregué seleccionándola del cuadro Elementos y
pulsando el botón Insertar elemento. Al pulsar el botón Aceptar se insertará una nueva fila al final
de la tabla dinámica llamada Latinoamérica:

Tel. 55 26 93 85 89
Sin embargo observa cómo la fila de totales aumenta su valor porque ¡los valores de los países
Latinoamericanos se están contabilizando dos veces!
Posible solución
Para corregir esta mala interpretación de los datos debemos ir al filtro y remover manualmente las
ciudades que forman parte del elemento calculado Latinoamérica.
Sólo de esta manera podremos tener en nuestra tabla dinámica los totales adecuados.

Tel. 55 26 93 85 89
Una mejor solución
Como habrás observado, un elemento calculado no es una de las mejores alternativas para
agrupar filas en una tabla dinámica. La mejor solución sería agregar, en el origen de datos de la
tabla dinámica, una nueva columna que sea la que categorice a las ciudades por su región. De esa
manera podríamos agregar la nueva columna a la tabla dinámica para agrupar las filas
adecuadamente.
Con esta solución los totales no son modificados por un elemento calculado y evitamos tener que
manipular manualmente los filtros para ocultar las filas que estén de más. De esta manera
mantenemos la esencia del reporte de la tabla dinámica y tendremos una presentación mucho más
profesional.

Tel. 55 26 93 85 89
Fundamentos de formato condicional
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato
especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar
el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.
Razón para utilizar el formato condicional
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso
que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato
de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:
Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

Tel. 55 26 93 85 89
¿Cómo se aplica el formato condicional?
Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic
en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se
aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional
en Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas.
Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

Tel. 55 26 93 85 89
 Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la
celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
 Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más
compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo
hagas seré muy intuitivo de utilizar.
Resaltar celdas con formato condicional
Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de
formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando
los argumentos necesarios para crear la regla.
Reglas de formato condicional
La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:
En el primer cuadro de texto deberás colocar un número a partir del cual se aplicará el formato
especificado. Para este ejemplo coloqué el número 50 en la caja de texto, dejé el formato
predeterminado y el resultado fue el siguiente:
Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor
con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La opción Entre muestra un
cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores a buscar:

Tel. 55 26 93 85 89
La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar la que mejor se
adapte a tus necesidades.
Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla
de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore únicos ó los valores
duplicados dentro de tus datos:
Solamente debes elegir la opción adecuada de la lista de selección y se aplicará la regla de

formato condicional adecuada.
Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos
En esta ocasión te mostraré cómo aplicar formato condicional a aquellas celdas que contienen
valores únicos dentro de una lista de datos o por el contrario, cómo aplicar formato condicional a
valores duplicados en Excel.

Tel. 55 26 93 85 89
Formato condicional a valores duplicados
Comenzaremos nuestro ejercicio seleccionando el rango de celdas que contiene los datos a los
que aplicaremos el formato condicional y que en este caso es el rango A2:A26.
Después de haber hecho la selección, debemos ir a la ficha Inicio, y dentro del grupo Estilos, hacer
clic sobre Formato Condicional y al desplegarse el menú emergente deberás hacer clic en Resaltar
reglas de celdas y posteriormente elegir la opción Duplicar valores tal como se muestra en la
siguiente imagen.

Tel. 55 26 93 85 89
Al seleccionar esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Duplicar Valores el cual contiene dos
listas de selección y deberás asegurarte de que la primera lista tiene la selección Duplicados. Para
la segunda lista podrás elegir cualquiera de las opciones disponibles y para nuestro ejemplo dejaré
seleccionada la opción de relleno rojo con texto rojo oscuro.
Al hacer clic en el botón Aceptar, la mayoría de las celdas de nuestros datos serán resaltadas en
color rojo porque contienen un valor que se repite al menos dos veces. La única celda que no será
resaltada en rojo será las celdas A5 porque es la única que contiene un valor que no se repite.

Tel. 55 26 93 85 89
De esta manera podrás resaltar valores duplicados en Excel utilizando el formato condicional de
manera que sea fácil detectar visualmente aquellas celdas que contienen datos duplicados.
En la segunda parte de nuestro ejercicio modificaremos la regla de formato condicional recién

creada de manera que se aplique el formato condicional a los valores únicos de nuestro listado.
Formato condicional a valores únicos
Para invertir el funcionamiento de nuestra regla de formato condicional de manera que el formato
se aplique a los valores únicos de nuestros datos haremos una pequeña modificación. Pero antes,
debemos seleccionar de nueva cuenta el rango de celdas con los datos y hacer clic en la
ficha Inicio > Formato condicional y seleccionaremos la opción Administrar reglas.

Tel. 55 26 93 85 89
Esto mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales donde podrás
observar la regla que acabamos de crear en la sección anterior.
Para editar la regla de formato condicional debemos seleccionarla y posteriormente hacer clic en el
botón Editar regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Editar regla de formato. En este nuevo
cuadro de diálogo debemos seleccionar la opción “único” dentro de la lista desplegable tal como se
muestra en la siguiente imagen.

Tel. 55 26 93 85 89
Para finalizar deberás hacer clic en el botón Aceptar y de nuevo haz clic en Aceptar para cerrar el
Administrador de reglas de formato condicional. Como resultado tendremos una regla que resaltará
solamente la celda A5 con un formato especial por ser el único valor que no se repite.

Tel. 55 26 93 85 89
Es así como el Formato condicional en Excel puede ser utilizado para resaltar valores únicos o
valores duplicados. Aunque en este ejercicio he utilizado una misma regla de formato condicional
para demostrar ambas tareas, es totalmente factible crear reglas independientes que resalten
valores duplicados o valores únicos.
Ambos tipos de reglas se crean de la misma manera, es decir, desde Inicio > Formato condicional
> Resaltar reglas de celdas > Duplicar valores y al abrirse el cuadro de diálogo deberás elegir la
opción “duplicado” o “único” en base al tipo de datos que deseas resaltar.
Reglas superiores e inferiores para analizar datos
Después de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora

analizaremos con un poco más de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional
especiales. Estas reglas se muestran dentro del menú Formato condicional y dentro de la opción

Tel. 55 26 93 85 89
Reglas superiores e inferiores de formato condicional
La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10
valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el
siguiente:
Observa que puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10
superiores podrías seleccionar los 20 superiores si así lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de
manera similar, solo que Excel obtendrá las celdas con menor valor dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un
número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo,
dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato
condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El
cuadro de diálogo es el siguiente:
De la misma manera puedes aumentar o disminuir el porcentaje. Si especificas un 20% para un

rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicará a 4 celdas. La regla 10% de
valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor
promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a
todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recién calculado. Al no tener
nigún argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente solicita el formato a aplicar:

Tel. 55 26 93 85 89
La regla Por debajo del promedio seleccionará todas las celdas que tengan un valor inferior al
promedio
Resaltar fines de semana con formato condicional
Cuando tienes un listado de fechas en Excel a veces es de utilidad resaltar los días que
pertenecen al fin de semana, ya sea porque estás creando un calendario laboral o simplemente
porque necesitas conocer las fechas de los sábados y domingos.
Esta tarea la puedes lograr fácilmente aplicando una regla de formato condicional sobre el listado
de fechas. Para nuestro ejercicio supondremos una lista de fechas como la siguiente:
El primer paso será seleccionar todo el rango de fechas y posteriormente ir a la ficha Inicio y
hacer clic sobre Formato condicional para seleccionar la opción Nueva regla:

Tel. 55 26 93 85 89
Formato condicional para resaltar fines de semana
Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato y deberás elegir la opción Utilice una
fórmula que determine las celdas para aplicar formato tal como lo muestra la siguiente imagen:

Tel. 55 26 93 85 89
En el cuadro de fórmula deberás colocar lo siguiente:
=DIASEM(A1, 2) > 5
Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botón
Formato y elige la pestaña Relleno donde podrás seleccionar el color de tu preferencia para
resaltar las fechas que cumplan con la fórmula que acabamos de ingresar.
La configuración de la nueva regla de formato condicional quedará de la siguiente manera:

Tel. 55 26 93 85 89
Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se resaltarán
con el color previamente definido:

Tel. 55 26 93 85 89
Explicación de la fórmula
En primer lugar debemos recordar que la regla condicional que acabamos de crear aplicará el
formato cuando el resultado de la fórmula sea verdadero así que conviene analizar detenidamente
dicha fórmula.
De manera predeterminada la función DIASEM devuelve un número del 1 al 7 para cada día de la
semana comenzando por el día domingo, pero si queremos que el día lunes sea considerado como
el primer día de la semana, entonces debemos colocar el número 2 como el segundo argumento
de la función:
=DIASEM(A1, 2)
De esta manera, el valor numérico devuelto por la función corresponderá a los días de la semana
de la siguiente manera:
1. Lunes
2. Martes
3. Miércoles

Tel. 55 26 93 85 89
4. Jueves
5. Viernes
6. Sábado
7. Domingo
Es por eso que la fórmula de la regla de formato condicional que acabamos de crear, compara el
valor devuelto de la función DIASEM con el valor 5. Si el valor devuelto es mayor a 5, querrá decir
que tenemos el día sábado o domingo y deberá aplicar el formato condicional.
Si quisieras resaltar solamente el día domingo, podrías modificar la fórmula de la regla de formato
condicional de la siguiente manera:
=DIASEM(A1, 2) = 7
Realiza este ejercicio con tu propia lista de fechas y comprueba lo fácil que es resaltar cualquier
día de la semana en Excel con una regla de formato condicional.
Borrar reglas de formato condicional
Una vez que has analizado la información y aplicado algún formato condicional es probable que
desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato
condicional aplicado a los datos.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato
que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción Borrar reglas y
posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Tel. 55 26 93 85 89
Excel quitará de inmediato cualquier formato condicional que esté aplicado sobre las celdas
seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo método para remover los formatos es seleccionar la segunda opción del menú
previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opción debes estar
seguro de que no necesitas ningún formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarán
todos y cada uno de ellos.
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y
solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que
tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opción Administrar
reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Este cuadro de diálogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la
regla que deseas borrar y haz clic en el botón Eliminar regla y posteriormente en el botón Aceptar.
Excel removerá la regla seleccionada y dejará el resto de las reglas tal como estaban siendo
aplicadas sobre los datos.

Tel. 55 26 93 85 89
Funciones de Bases de Datos
BDSUMA
La función BDSUMA se utiliza para obtener la sumatoria de los valores de las celdas cuyas celdas
adyacentes cumplen las condiciones especificadas.
Tenemos la siguiente información:
Se trata de los registros de 9 vendedores con información de la cédula así como de datos de
ventas en unidades y valor de las ventas, la zona y si cumple o no cumple las ventas. El objetivo es
aplicar en la celda D19 la función BDSUMA para obtener el valor total de las unidades que en la
base de datos cumplen con las condiciones indicadas en el rango de celdas B15:G17; en este
ejemplo se trata de obtener el número de unidades de los vendedores que trabajan en la Zona
Norte y Zona Sur:

Tel. 55 26 93 85 89
Para el primer argumento base_de_datos indicamos toda la base de datos que se encuentra entre
el rango B3:G12. Para el segundo argumento nombre_de_campo indicamos el campo del rango
del Criterio que necesitamos sumar que en este caso se trata de las Unidades; para el tercer
Argumento simplemente debemos seleccionar todo el rango de Criterios.
NOTA: Para una correcta aplicación, es importante que los encabezados del rango de Criterios
sean idénticos a los encabezados de las columnas de la base de datos.
Y el resultado según los valores de la base de datos es:

Tel. 55 26 93 85 89
Ahora vamos a avanzar un poco más en la explicación de esta función esta vez asignando a un
criterio, un argumento de comparación, es decir Mayor que (>), Menor que (<) o Diferente de (<>);
de esta manera podemos establecer reglas más específicas para obtener datos de la base de
datos.

Tel. 55 26 93 85 89
ejemplo se trata de obtener el valor de las ventas cuya nivel de unidades es mayor a 30:

Tel. 55 26 93 85 89
del Criterio que necesitamos sumar que en este caso se trata de las Valor; para el tercer
La última combinación de variables aplicaciones de la función BDSUMA es tener en el rango de

Criterios, múltiples Valores así como criterios de comparación en alguno de ellos.

Tel. 55 26 93 85 89
ejemplo se trata de obtener el valor de las ventas cuya nivel de unidades es mayor a 30 y NO
cumple pero además que sume las ventas de la zona Norte:

Tel. 55 26 93 85 89
del Criterio que necesitamos sumar que en este caso se trata de las Valor; para el tercer
BDEXTRAER
Función BDEXTRAER: Esta función se utiliza para obtener un registro único de una base de datos
(ósea en un rango de celdas), siempre y cuando las celdas cumplen una o varias condiciones.

Tel. 55 26 93 85 89
aplicar en la celda C18 la función BDEXTRAER para obtener el nombre del vendedor que según la
ejemplo se trata de obtener el nombre del vendedor que logro vender más de 30 unidades en la
zona Norte y que Cumple la Meta:

Tel. 55 26 93 85 89
del Criterio que necesitamos que en este caso se trata del Nombre; para el tercer Argumento
simplemente debemos seleccionar todo el rango de Criterios.
BDMAX
Función BDMAX con criterios de comparación y múltiples valores
La última combinación de variables aplicaciones de la función BDMAX es tener en el rango de

Criterios, múltiples Valores así como criterios de comparación en alguno de ellos.
La función BDMAX se utiliza para obtener el valor máximo de una lista definida en una base de
datos, siempre y cuando las celdas cumplen una o varias condiciones.

Tel. 55 26 93 85 89
aplicar en la celda E18 la función BDMAX para obtener el valor máximo de las ventas realizadas y
que en la base de datos cumplen con las condiciones indicadas en el rango de celdas B15:G17; en
este ejemplo se trata de obtener el máximo valor de ventas entre las que registraron más de 40
ventas y que SI cumplen la meta así como también los que solo NO cumplen:

Tel. 55 26 93 85 89
del Criterio que necesitamos obtener el valor Máximo y que en este caso se trata del Valor; para el
tercer Argumento simplemente debemos seleccionar todo el rango de Criterios.
En la entrega anterior, vimos la aplicación de la función BDMAX sobre un rango de criterios con 2
de ellos “activados”; ahora, en esta segunda parte vamos a ver la aplicación de la misma función
BDMAX también con más de un criterio pero esta vez solo sobre una sola columna.
La función BDMAX se utiliza para obtener el valor máximo de una lista definida en una base de
datos, siempre y cuando las celdas cumplen una o varias condiciones.

Tel. 55 26 93 85 89
aplicar en la celda E18 la función BDMAX para obtener el valor máximo de las ventas realizadas y
que en la base de datos cumplen con las condiciones indicadas en el rango de celdas B15:G17; en
este ejemplo se trata de obtener el máximo de ventas registrados en la Zona Este y la Zona Oeste:

Tel. 55 26 93 85 89
del Criterio que necesitamos obtener el valor Máximo y que en este caso se trata del Valor; para el
BDCONTAR
Función BDCONTAR con criterios de comparación y múltiples valores
La última combinación de variables aplicaciones de la función BDCONTAR es tener en el rango de

Criterios, múltiples Valores así como criterios de comparación en alguno de ellos
La función BDCONTAR se utiliza para obtener el número de celdas o valor calculado de contar en
una base de datos (ósea en un rango de celdas), las celdas que cumplen una o varias condiciones.

Tel. 55 26 93 85 89
Se trata de los registros de 9 estudiantes con algunos datos básicos así como resultados obtenidos
en el semestre actual. El objetivo es aplicar en la celda D19 la función BDCONTAR para obtener el
número de registros que en la base de datos cumplen con las condiciones indicadas en el rango de
celdas B15:F17; en este ejemplo se trata de obtener el número de estudiantes que tienen menos
de 18 años de edad y adicionalmente, los estudiantes que tengan 18 años de edad, estén en el
semestre 4 y tengan un promedio superior a 4:

Tel. 55 26 93 85 89
el rango B3:F12. Para el segundo argumento nombre_de_campo indicamos el primer campo del
rango de Criterios y para el tercer Argumento simplemente debemos seleccionar todo el rango de
Criterios.
De esta manera, según los valores de la base de datos, el resultado debería ser 4, ya que si nos
fijamos en la base de datos, los estudiantes que tienen menos de 18 años de edad son 3 y
adicionalmente un solo estudiante tiene 18 años de edad, está en el semestre 4 y tiene un
promedio superior a 4:
BDPROMEDIO
Función BDPROMEDIO con múltiples criterios
Por medio de la función BDPROMEDIO podemos calcular el Promedio a los valores que de la base
de datos, se ajustan a los criterios de finidos
Función BDPROMEDIO. Tiene los siguientes Argumentos:
 Base_de_datos: En este argumento debemos especificar el rango de celdas o también se

puede asignar el nombre que tengamos definido a un rango de celdas.
 Nombre_de_campo: Corresponde al texto que identifica a la columna en la base de datos
de donde obtendremos los valores. Es importante que para el correcto funcionamiento de

Tel. 55 26 93 85 89
la función, el texto indicado en este campo, debe ser idéntico al que se encuentra en la
Base de Datos.
 Cirterios: Finalmente en este argumentos solo debemos indicar la condición o la regla o el
criterio que debe tener en cuenta para que se ejecute correctamente la función
aplicar en la celda E18 la función BDPROMEDIO para determinar el valor promedio de las ventas
de los registros que cumplen con las condiciones indicadas en el rango de celdas B15:G16; en
este ejemplo se trata de las ventas en la Zona Este y que NO cumplen el Presupuesto.

Tel. 55 26 93 85 89
del Criterio que necesitamos calcular el Promedio que en este caso se trata de las Valor; para el

Tel. 55 26 93 85 89
Gráficos
Cómo marcar el máximo y mínimo en un Gráfico.
Marcar el valor máximo y mínimo en un gráfico de Excel, es muy útil para que las personas que
ven tu presentación identifiquen rápidamente dónde están estos valores.
Por supuesto, hacerlo manualmente no supone ningún problema; sin embargo, cuando esto debes
hacerlo todos los días o semana tras semana, al menos se vuelve tedioso.
Por eso hoy voy a mostrarte cómo hacer un gráfico en Excel que resalte automáticamente el
valor máximo y el mínimo sin que tu tengas que preocuparte a diario de ubicar la posición del
marcador. ¡Comencemos!
El cuadro de ejemplo.
Usaré nuevamente el típico caso de una tabla que represente las ventas realizadas en el año
pasado, desglosadas por mes.

Tel. 55 26 93 85 89
Me interesa hacer un gráfico de columnas para comparar el resultado de todos los meses y lo que
tengo actualmente, es lo siguiente:
El valor mínimo está en el mes de octubre; pero no es fácil ubicarlo ¿verdad?
¿Cómo podríamos hacer más evidente este hecho? ¡Exacto! Ubicando una marca que señale
directamente dónde está el valor máximo y mínimo de nuestro gráfico.

Tel. 55 26 93 85 89
La forma de tus marcadores.
El siguiente paso, es elegir la forma que quieres para tus marcadores. Puede ser cualquiera que se
te ocurra; pero recuerda que no solo debe ser “bonita” u original, también debe ser práctica para tu
presentación.
En mi caso, he elegido la autoforma “Llamada de flecha hacia abajo” que puedes ver en la imagen
siguiente:
Debes hacer dos autoformas: una para el máximo (que yo pinté de verde) y otra para el mínimo
(que en mi caso pinté de rojo).
Las columnas auxiliares.
Una vez que ya tengas decidido qué forma usarás para tus marcadores, pasarás a crear una
columna auxiliar en la que usarás esta fórmula:
Lo que estás haciendo con esta fórmula es “diciéndole” a Excel que:

Tel. 55 26 93 85 89
Si la celda B2 es igual al valor máximo del rango, entonces mostrar el valor máximo, sino, mostrar
el valor ‘#N/A’.
No olvides
Anclar la referencia para que no se desplace al copiar la fórmula.
Lo que lograrás con esto, es una columna en la que se mostrará el valor máximo del rango, justo
en la línea en que este se encuentra, así:
Como ves, esto te permite encontrar rápidamente el mes en el que hay más ventas.
Ahora crearás otra columna auxiliar; pero esta vez para identificar el valor mínimo.

Tel. 55 26 93 85 89
Dos celdas auxiliares.
Hasta ahí, debería de estar listo todo; pero siempre me preocupo por los detalles, así que vamos a
usar dos celdas auxiliares que servirán para darle una etiqueta a nuestro marcador.
Si no te interesa que tenga etiquetas, puedes saltarte esta parte.
Aquí escribirás sencillamente la fórmula MAX y MIN para mostrar el valor máximo y mínimo del
mismo rango.
Estas van a ser las etiquetas de nuestro marcador. Ahora la idea es que se muestren en nuestras
formas recién creadas.
Esta parte es muy sencilla, solo debes pinchar sobre la forma de color verde y escribir en la barra
de fórmulas la referencia a la celda en la que tienes tu valor máximo, así:

Tel. 55 26 93 85 89
Ahora, tus marcadores quedarán con su etiqueta y mostrarán el máximo y el mínimo, según
corresponda:
Insertando los marcadores.
El siguiente paso es seleccionar el rango de las dos columnas auxiliares y lo copias.
Selecciona el gráfico y pega (CTRL + V) el rango que copiaste antes para que se agreguen las
dos series de máximo y mínimo. Debería de quedarte lo siguiente:

Tel. 55 26 93 85 89
Selecciona cada una de esas series nuevas (Series2 y Series3) y cámbiale el tipo de
gráfico a líneas con puntos. Debería de quedarte así:
El siguiente paso, es seleccionar la autoforma del máximo y copiarla. Ahora selecciona el

punto de ‘Series2′ y pega (CTRL + V) la autoforma que copiaste anteriormente. Repite el paso con
la segunda autoforma y pégala en el punto de ‘Series3′.
El resultado será el siguiente:

Tel. 55 26 93 85 89
Gráficos combinados en Excel
Hay ocasiones en las que necesitamos combinar dos tipos de gráficos en uno solo para enfatizar
las similitudes o diferencias entre las series de datos mostradas. Los gráficos combinados en Excel
nos permitirán conseguir ese efecto visual que nos facilitará la comprensión de la información.
En resumen, un gráfico combinado es un gráfico que combina dos tipos de gráficos diferentes en
uno solo. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un gráfico combinado.
Este gráfico es la combinación de un gráfico de columnas y un gráfico de línea de Excel y en esta

ocasión te mostraré todos los pasos necesarios para crear este tipo de gráfico.
Crear gráficos combinados en Excel
Supongamos que la siguiente tabla es la información de Ventas vs. Ganancias de una empresa
durante todo un año y queremos crear un gráfico combinado que nos permita visualizar el
comportamiento de las ganancias respecto a las ventas.

Tel. 55 26 93 85 89
Para iniciar, seleccionaré alguna celda del rango de datos y de inmediato iré a la ficha Insertar >
Gráficos > Columna y seleccionaré la opción Columna agrupada.
Se insertará un gráfico que mostrará las columnas para cada una de las series de datos y podrás
identificarlas fácilmente por su color y la leyenda desplegada al lado derecho del gráfico.
Ahora debes decidir la serie que permanecerá con columnas y la serie que será convertida en una
línea. Para nuestro ejemplo, convertiremos la serie que representa la columna Ganancia y que está
representada en este momento por las columnas de color rojo.
Así que, haré clic derecho sobre cualquiera de las columnas de color rojo y seleccionaré la opción
Cambiar tipo de gráfico de series tal como se muestra en la siguiente imagen.

Tel. 55 26 93 85 89
De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico y deberás elegir el tipo de
gráfico para representar la serie de datos recién elegida. La siguiente imagen muestra el momento
en que elijo el gráfico de Línea con marcadores.
Al hacer clic en el botón Aceptar, se hará el cambio en el tipo de gráfico y tendremos nuestro
gráfico combinado como se muestra en la siguiente imagen.

Tel. 55 26 93 85 89
Otro método para crear gráficos combinados
Hay ocasiones en las que no podemos distinguir adecuadamente alguna de las series dentro del
gráfico y nos vemos obligados a seguir algunos pasos diferentes para crear nuestro gráfico
combinado.
Por ejemplo, considera la siguiente tabla de datos que representa las unidades en inventario de
cada mes para un producto y en otra columna las unidades defectuosas que se han encontrado.
Quiero que el gráfico combinado tenga las unidades en inventario representadas por columnas y
las unidades defectuosas como una línea. Sin embargo, al dar el primer paso y crear el gráfico de
columnas agrupadas es casi imposible distinguir la serie Defectos en color rojo.

Tel. 55 26 93 85 89
Si tienes problemas para hacer clic derecho sobre alguna de las series para cambiar el tipo de
gráfico, entonces puedes hacer lo siguiente. Selecciona el gráfico y ve a la ficha Herramientas de
gráfico > Presentación y dentro del grupo Selección actual encontrarás una lista desplegable donde
deberás elegir la serie de datos que deseas seleccionar.
Una vez hecha la selección, debes ir a la ficha Herramientas de gráfico > Diseño y dentro de grupo
Tipo deberás hacer clic en el botón Cambiar tipo de gráfico.
Se mostrará el mismo cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico de la sección anterior y podré
elegir el gráfico de líneas para mi serie de datos. El resultado lo puedes ver en la siguiente imagen.

Tel. 55 26 93 85 89
Aunque hemos podido crear el gráfico combinado en Excel, es imposible ver las variaciones en el
gráfico de línea porque las cantidades son mucho menores que las representadas por el gráfico de
columnas. La solución a este problema la encontraremos en la siguiente sección.
Eje secundario en gráficos combinados
Cuando la escala de una serie de datos es mucho menor que la otra, podemos pedir a Excel que
agregue un eje secundario al gráfico que nos permita visualizar correctamente alguna de las
series.
Tomando como ejemplo nuestro gráfico anterior, puedes hacer clic derecho sobre la serie de datos
y elegir la opción Dar formato a serie de datos. Si tienes dificultad en hacer clic derecho sobre la
serie de datos, puedes ir a la ficha Herramientas de gráficos > Presentación, hacer la selección
desde la lista desplegable y pulsar el botón Aplicar formato a la selección.
Cualquiera de las dos opciones anteriores mostrará el cuadro de diálogo Formato de serie de datos
y deberás asegurarte de elegir la sección Opciones de serie en el panel izquierdo y posteriormente
seleccionar la opción Eje secundario.

Tel. 55 26 93 85 89
Al cerrar el cuadro de diálogo podrás observar que el gráfico de línea se puede distinguir
claramente dentro de nuestro gráfico combinado y además se mostrará el eje secundario a la
derecha del gráfico.
De esta manera hemos creado un gráfico combinado en Excel que utiliza un eje secundario para
desplegar adecuadamente la escala de una de las series de datos.

Tel. 55 26 93 85 89
Gráficos cascada (Waterfall charts) con Excel.
El gráfico de tipo cascada (waterfall) es un tipo especial de gráfico de columnas flotantes. Según
Wikipedia:
El gráfico de tipo cascada es una forma de visualización de datos que ayuda a determinar el efecto
acumulado de valores positivos o negativos en una secuencia. El gráfico de cascada es también
conocido como “Flying Bricks” debido a la suspensión aparente de las columnas (de ladrillo) en el
aire.
Un ejemplo de este tipo de gráficos sería el siguiente
¿En qué situaciones queremos usar este tipo de gráfico? Cuando queremos mostrar cómo se ve
afectado un valor inicial por valores intermedios hasta llegar al resultado final.
El gráfico del ejemplo muestra la influencia de cada sucursal en el cambio del total de ventas
ocurrido entre 2008 y 2009.
Excel no cuenta con una plantilla para este tipo de gráficos así que tendremos que deberemos

Tel. 55 26 93 85 89
maniobrar un tanto con los datos originales.
Los datos de origen son:
Organizamos los datos en la siguiente tabla
Las fórmulas utilizadas en la tabla auxiliar son
Nuestro próximo paso es crear un gráfico de columnas apiladas, para lo cual seleccionamos la
tabla auxiliar (el rango G1:L7 en nuestro ejemplo) y usamos insertar –columna apilada (Excel 2007)

Tel. 55 26 93 85 89
Este el primer resultado
Ahora seleccionamos la serie “Corriente”

Tel. 55 26 93 85 89
y la volvemos invisible abriendo el menú de formato de serie de datos y estableciendo “sin relleno”
y “sin línea” para el borde
Quitamos la leyenda y cambiamos el color de la serie “Negativo” a rojo y el de la serie “Positivo” a

verde

Tel. 55 26 93 85 89
Ahora podemos agregar algunos detalles. Por ejemplo, podemos eliminar el espacio entre las
columnas, lo que nos permite enfatizar la influencia de los cambios
También podemos usar Autoformas para enfatizar el sentido del cambio

Tel. 55 26 93 85 89
Crear un gráfico de cascada o waterfall chart en excel
Para visualizar determinados datos, como puede ser una cuenta de resultados o la variación de las
ventas de un periodo a otro, donde se quiere ver la aportación de cada una de las partes al todo,
es útil usar los gráficos de cascada, como los que se muestran a continuación.
Vamos a realizar este tipo de datos con un ejemplo.
En el rango B4:D10 tenemos las ventas de nuestros comerciales del mes de enero y del mes de
Febrero, y queremos realiza un gráfico donde se vea gráficamente la contribución de cada
comercial al incremento de ventas, como se muestra en la imagen.

Tel. 55 26 93 85 89
Los pasos que vamos a realizar son:
1. Calcular la variación de ventas que ha tenido cada comercial de mes a mes, que es el que
vemos en la columna F de la siguiente imagen. Para eso, situándonos en la celda F5, escribimos
=D5-C5 y arrastramos.
2. Escribir la tabla de los datos para el gráfico, que, además de los datos de cada comercial,
contendrá el importe total para el mes de Enero y el importe final para el mes de febrero. La tabla
de datos será
Como lo que queremos ver es la aportación de cada comercial al incremento de ventas (estas han
pasado de 180 en enero a 329 en febrero),en la primera fila de la tabla de datos pondremos las
ventas del primer mes, que comenzarán en 0 y terminan en 180. En la celda I4 pondremos un cero
y en la celda J4 escribiremos =C10. La primera columna empezará en cero y tendrá una altura
igual a las ventas del mes de enero.

Tel. 55 26 93 85 89
A partir de aquí, el incremento de ventas de cada comercial, irá “flotando”. Vemos que el
incremento de ventas de Raquel comienza en 180, que es donde termina la columna de Enero, y
tiene una tamaño igual a su variación de ventas (40, como vemos en la columna F) . Para ello, en
I5 ,que es el comienzo de Raquel, escribiremos =J4 (el comienzo del gráfico de Raquel es igual a
la terminación del elemento anterior, enero) y en J5 escribiremos =I5+F5 (la terminación de Raquel
es igual a su comienzo más el incremento de ventas que ha tenido (la celda F5). Arrastramos hasta
el resto de la tabla, excepto en los datos del mes de Febrero, que al ser la columna final, haremos
lo mismo que el mes de Enero, es decir, comienza en 0 y termina en la cifra de ventas del mes,
que está en la celda D10. La tabla de datos se muestra ahora de la siguiente forma:
3. Con la tabla de datos anterior, realizamos un simple grafico de líneas, seleccionando en la cinta
de opciones, Insertar, Gráficos, Lineas 2D.

Tel. 55 26 93 85 89
4. Una vez que hemos obtenido el gráfico de líneas (que no se parece en nada al deseado), lo
seleccionamos (simplemente pinchamos sobre el con el ratón) y en la barra de herramientas de
gráfico que nos aparece, seleccionamos Diseño, Agregar elementos de gráfico, Barra ascendentes
o descendentes, Barras ascendentes o Descendentes.
El gráfico obtenido tiene el siguiente aspecto.
5. Como sólo nos interesan las barras, seleccionando ahora las líneas con el ratón (en la imagen,
la línea naranja y la línea azul), cambiamos el color de las mismas a blanco. Para ello, pinchamos
sobre las líneas (una a una), botón derecho del ratón, y en el menú contextual que aparece,
pinchamos o bien, en el acceso directo de Contorno, y en la paleta de colores que aparece
elegimos el blanco, o bien pinchamos en el menú en formato del punto de datos y cambiamos el
color.

Tel. 55 26 93 85 89
Después de poner con color blanco las líneas, el gráfico nos queda de la siguiente forma.
Ahora ya sólo tenemos que cambiar el color de las columnas (aparece Blanco y negro en la
imagen) de la misma forma que antes (seleccionamos la columna, botón derecho del ratón, relleno
y elegimos el color deseado),y, según nuestros gustos, eliminamos las líneas, los títulos no
deseados para que nos pueda quedar el gráfico de la siguiente forma

Tel. 55 26 93 85 89
Minigráficos en Excel
Los minigráficos de Excel son gráficos muy pequeños que caben dentro de una celda y nos
permiten mostrar el comportamiento de los datos a través del tiempo o representar las variaciones
que existen en la información.
Es importante saber que, a diferencia de los gráficos de Excel, los minigráficos solo pueden
representar una serie de datos a la vez. Los comandos que nos permiten crear los minigráficos se
encuentran en la ficha Insertar y dentro del grupo Minigráficos.
Tipos de minigráficos en Excel
Existen tres tipos diferentes de minigráficos en Excel y son los siguientes:
 Línea: Similar a un gráfico de línea

 Columna: Similar al gráfico de columnas.
 Ganancia o pérdida: Este tipo de minigráfico no tiene parecido con ningún gráfico de
Excel ya que solo representa dos tipos de valores: ganancias o pérdidas. Un cambio
positivo en los datos será representado como ganancia mientras que un cambio negativo
como pérdida.
En la siguiente imagen puedes observar cada uno de los tipos de minigráficos en el mismo orden
en que fueron mencionados:
Cómo crear un minigráfico
Para crear un minigráfico debemos seleccionar primero los datos que serán graficados. Es
importante seleccionar solamente los datos, sin títulos de columna ni etiquetas. Posteriormente ir a
la ficha Insertar y dentro del grupo Minigráficos pulsar el botón correspondiente al tipo de
minigráfico que deseamos crear lo cual mostrará el cuadro de diálogo Crear grupo de
Minigráfico.

Tel. 55 26 93 85 89
Dentro del cuadro de diálogo debemos seleccionar el rango de celdas donde serán colocados los
minigráficos y pulsar el botón Aceptar. Cada minigráfico quedará vinculado a los datos y si existe
alguna modificación, el minigráfico será actualizado automáticamente.
Si al momento de crear los minigráficos has seleccionado varias filas (o columnas) de datos, Excel
creará un grupo de minigráficos. Una manera rápida de saber si los minigráficos están agrupados
es seleccionando uno de ellos y Excel colocará un borde y un color de fondo especial sobre todos
los minigráficos del mismo grupo.
Una ventaja de tener los minigráficos agrupados es al momento de editarlos ya que cualquier
cambio en el estilo será aplicado de manera automática a todo el grupo. Sin embargo, si quieres
desagrupar los minigráficos para tratarlos de manera individual, puedes hacerlo con el comando
Herramientas para minigráfico > Diseño > Agrupar > Desagrupar.
Cambiar el tipo de minigráfico
Si después de crear los minigráficos decides que no son del tipo adecuado, no es necesario
eliminarlos y volver a crearlos, sino simplemente cambiar su tipo. Este cambio lo podemos hacer
seleccionando el grupo de minigráficos y en Herramientas para minigráfico, dentro del grupo
Tipo, elegir el nuevo tipo.

Tel. 55 26 93 85 89
Editar un minigráfico
Una de las modificaciones que podemos hacer a un grupo de minigráficos es cambiar su estilo,
es decir, los colores utilizados en el minigráfico. Puedes encontrar y seleccionar un estilo diferente
desde Herramientas para minigráfico > Estilo.
Además de poder elegir un nuevo estilo, también podemos mostrar puntos específicos dentro del
minigráfico como los siguientes:
 Punto alto: Aplica un color diferente al dato de mayor magnitud.

 Punto bajo: Aplica un color diferente al dato de menor magnitud.
 Puntos negativos: Aplica un color diferente a todos los valores negativos.
 Primer punto: Resalta el primer punto de la serie.
 Último punto: Resalta el último punto de la serie.
 Marcadores: Sólo disponible para los minigráficos de línea que coloca marcadores para
todos los puntos de la serie.
Cada uno de estos puntos puede mostrase u ocultarse a través de las cajas de selección ubicadas
en la ficha Herramientas para minigráfico.
Un tema importante de mencionar al hablar de la edición de un minigráfico es la modificación de su

tamaño. La manera de aumentar o disminuir el tamaño de un minigráfico es modificando el ancho
o el alto de la celda a la que pertenece ya que el minigráfico se ajustará para ocupar la totalidad de

Tel. 55 26 93 85 89
la celda. Por otro lado, ya que es posible colocar un minigráfico dentro de celdas combinadas,
podemos aumentar el tamaño de un minigráfico combinando varias celdas evitando así la
modificación del ancho o alto de celdas individuales.
Borrar un minigráfico
Un minigráfico no puede ser eliminado con solo seleccionarlo y pulsando la tecla Suprimir. Es
necesario seleccionarlo e ir a la ficha Herramientas de minigráfico y pulsar el botón Borrar.
El botón Borrar nos permite eliminar solo el minigráfico seleccionado, que es la opción
predeterminada, o también podemos borrar todo el grupo de minigráficos. Estas mismas opciones
de borrado las encontramos al hacer clic derecho sobre un minigráfico y seleccionando la opción
de menú Minigráficos.
Barra de desplazamiento en Excel
La barra de desplazamiento en Excel es un control ActiveX que nos permite desplazarnos a

través de un rango de valores al hacer clic sobre los botones de avance o retroceso o al mover la
caja de desplazamiento a lo largo de la barra.
Insertar una barra de desplazamiento en Excel
Para insertar este control ActiveX debemos ir a la ficha Programador y pulsar el botón Insertar y
elegir la opción Barra de desplazamiento (control ActiveX).

Tel. 55 26 93 85 89
Una vez seleccionada esta opción podrás dibujar el control en una hoja de Excel.
Propiedades de la barra de desplazamiento
Ahora revisemos algunas de las propiedades más importantes de la barra de desplazamiento:
 LinkedCell: Es la celda que estará vinculada a la barra de desplazamiento y por lo tanto

desplegará su valor actual.
 Max: El máximo valor al que llegaremos al final de la barra de desplazamiento.
 Min: El mínimo valor con el que iniciará la barra de desplazamiento.
 SmallChange: La cantidad de valores que la barra avanzará al hacer clic sobre los botones
de avance o retroceso (flecha).
 LargeChange: La cantidad de valores que la barra de desplazamiento se moverá cuando el
usuario haga clic en el área que se encuentre entre la caja de desplazamiento y cualquier
de las flechas de desplazamiento.
Ejemplo de barra de desplazamiento en Excel
Ahora hagamos un ejemplo sencillo utilizando una barra de desplazamiento en Excel. Empezaré
definiendo las propiedades del control de la siguiente manera. En primer lugar vincularé la barra de

Tel. 55 26 93 85 89
desplazamiento a la celda A1 (LinkedCell). Estableceré el número 10 como valor máximo y el 0
(cero) como valor mínimo (Max, Min).
Adicionalmente configuraré la barra de desplazamiento para que avance de 1 en 1

(SmallChange), pero que tenga un avance grande de 2 en 2 (LargeChange).
Ahora observa la siguiente animación y podrás detectar el comportamiento de la barra de

desplazamiento de acuerdo a los valores establecidos en sus propiedades.

Tel. 55 26 93 85 89
¡Error! Vínculo no válido.
Grupos de botones de opción en Excel
Los botones de opción permiten a un usuario de Excel hacer una selección dentro de una lista de
posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostraré cómo
crear grupos de botones de opción en Excel independientes a pesar de encontrarse en la misma
hoja.
Ya que podemos agregar botones de opción como controles de formulario o como controles
ActiveX, este artículo tratará ambas posibilidades. Comenzaremos por la opción de controles de
formulario.
Grupos de botones de opción
Supongamos que deseamos crear dos grupos de botones de opción donde queremos que el
usuario seleccione su género así como su color favorito. Si pusiéramos todos los botones de
opción en la misma hoja Excel solo podríamos elegir una sola opción tanto para el género como
para el color:
De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opción entre todos los botones de
opción ubicados en la misma hoja. La solución para crear dos grupos de botones de opción es
agregar el control llamado Cuadro de grupo:

Tel. 55 26 93 85 89
Debemos agregar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones de opción que deseamos
crear por lo que para nuestro ejemplo agregaré dos controles de este tipo. Es muy importante que
al dibujar el Cuadro de grupo te asegures de abarcar el área completa de los botones de
opción que deseas asociar de manera que el grupo sea creado correctamente. Como resultado
tendremos dos grupos de botones de opción totalmente independientes:
Si queremos conocer la opción seleccionada en cada grupo es suficiente con hacer clic derecho
sobre cualquier botón de opción y seleccionar la opción Formato de control. En la sección Control
debemos colocar la dirección de la celda de nuestra hoja que mostrará la opción seleccionada.
A partir de ese momento la celda B10 mostrará la opción seleccionada dentro del primer grupo:

Tel. 55 26 93 85 89
Podemos hacer lo mismo para el otro grupo de manera que los botones de opción estén
vinculados con la celda B11 y de esta manera poder conocer en todo momento la opción de color
seleccionada:
Cuadros combinados en Excel

Un cuadro combinado muestra una colección de uno o más elementos de entre los cuales
podemos elegir una opción. Un cuadro combinado es diferente a una lista de validación de datos
ya que nos permite conocer la opción que el usuario ha seleccionado en el momento.
Antes de mostrar cómo agregar un cuadro combinado debes asegurar de habilitar la ficha
Programador. Dentro de la ficha Programador, dentro del grupo Controles, se debe hacer clic sobre
el botón Insertar y en la sección Controles de formulario seleccionar la opción Cuadro combinado.

Tel. 55 26 93 85 89
Ahora, utilizando el puntero del ratón, deberás dibujar sobre la hoja el Cuadro combinado que
necesitas. De inmediato observarás en pantalla el control de formulario recién creado. Aún
después de haber dibujado el control, puedes modificar su tamaño arrastrando cualquiera de las
esquinas hasta obtener el tamaño deseado.
Para configurar las opciones del cuadro combinado debemos hacer clic en el botón
Propiedades que también forma parte del grupo Controles dentro de la ficha Programador. Se
mostrará el cuadro de diálogo Formato de control.

Tel. 55 26 93 85 89
En la opción Rango de entrada seleccionaremos las celdas que contienen los valores de texto que
se desplegarán dentro del cuadro combinado. Y en el cuadro de texto Vincular con
celda seleccionaremos una celda que mostrará el número de la opción que se haya elegido. Al
aceptar los cambios se creará el control con el funcionamiento que necesitamos, observa su
comportamiento.
Observa cómo la celda vinculada (C7) muestra el número del elemento de la lista que ha sido
seleccionado. Si se selecciona el primer elemento se mostrará el número 1 y así sucesivamente
hasta el final de la lista. La celda vinculada puede ser de gran utilidad para tomar alguna decisión
en base a la selección del usuario.

Tel. 55 26 93 85 89
Inteligencia de negocios con Excel
La toma de decisiones dentro de las empresas es sumamente importante y sin embargo no es un

proceso simple. Con tanta información generada dentro de una empresa es importante tomar
decisiones adecuadas que ayuden a crecer y fortalecer el negocio por lo que se hace obligatoria
una mejora continua en los procesos de toma de decisiones.
Es inevitable apoyarse de la tecnología para analizar la información ya que eso nos llevará a tomar
las mejores decisiones. Es así como entramos al campo de la inteligencia de negocios.
¿Qué es la inteligencia de negocios?
La inteligencia de negocios (BI por sus siglas en inglés) es el conjunto de estrategias, métodos y
herramientas que nos permiten analizar los datos de una empresa de manera que podamos
generar el conocimiento necesario para ayudar en la toma de decisiones. Las herramientas de
software tienen un papel importante en esta generación de conocimiento porque nos permiten
analizar y detectar patrones o tendencias en la información que nos ayudarán a construir diferentes
escenarios y generar pronósticos. Y entre toda esta generación de conocimiento y análisis de la
información se encuentra Excel.
Excel en la Inteligencia de negocios
Hoy en día existe una gran cantidad de herramientas de BI y Microsoft no se ha quedado atrás sino
que ha estado apostando fuertemente en esta área en los últimos años y Excel juega un papel
importante dentro de los planes de la empresa para el futuro.
De acuerdo con la empresa Gartner, las herramientas de inteligencia de negocios de Microsoft se

han comenzado a posicionar dentro de los líderes del mercado y afortunadamente, para los
usuarios de Excel, es precisamente la hoja de cálculo la herramienta que será utilizada como punta
de lanza en la estrategia de BI de Microsoft. Aunque la plataforma de inteligencia de negocios de
Microsoft está basada fuertemente en su producto de base de datos conocido como SQL Server,
se ha invertido fuertemente para que Excel sea la interfaz por excelencia para consultar y analizar
los datos contenidos en dicho repositorio de datos.
Mejoras de Excel en el campo de BI
Excel 2010 ha tenido grandes mejoras en el área de Inteligencia de negocios. En primer lugar
tenemos la segmentación de datos (slicers en inglés) que son controles visuales que nos permiten
filtrar rápida y fácilmente los datos. Podemos utilizar la segmentación de datos con las tablas
dinámicas, gráficos dinámicos y con funciones de Cubo para poder generar tableros de control
interactivos.

Tel. 55 26 93 85 89
Así mismo se han realizado grandes esfuerzos para mejorar la funcionalidad de las tablas
dinámicas. Un ejemplo de esto es el nuevo cuadro de búsqueda y filtro que aparece tanto para las
tablas dinámicas como para las tablas de datos.

Tel. 55 26 93 85 89
Este cuadro de búsqueda permite navegar rápidamente por grandes cantidades de registros
encontrando el dato exacto que necesitamos.
PowerPivot en Excel
Finalmente, el equipo de SQL Server colaboró fuertemente con el equipo de Excel para crear un
producto llamado PowerPivot que es una poderosa herramientas de análisis de datos y que está
diseñada para trabajar con Excel 2010.
PowerPivot está diseñado para analizar y visualizar fácilmente millones de registros de

información. Así que hasta ahora vemos grandes avances en Excel dentro del área de Inteligencia
de negocios (BI) y seguramente habrá más características y mejoras que están aún por venir.
Mantente conectado con Excel Total donde pronto comenzaré a adentrarme más en éstas
características de Excel.
Ejemplo práctico con Power Pivot en Excel
El ejemplo que desarrollaremos en esta ocasión nos dejará en claro uno de los más grandes
beneficios de utilizar Power Pivot y me refiero a la facilidad con que se pueden crear relaciones
entre los datos para generar reportes fácilmente.
Para dejar en claro las ventajas de Power Pivot resolveremos el mismo problema utilizando el
método tradicional, es decir con fórmulas, y en la segunda parte utilizaremos Power Pivot para que
poder comparar las diferencias respecto al primer método.
Planteamiento del problema
El problema que resolveremos es el siguiente. Pertenecemos a una compañía que se dedica a

vender teléfonos móviles y nuestro jefe quiere un reporte de las unidades que se han vendido en
las cuatro regiones de la ciudad: Norte, Sur, Este y Oeste.
El reporte deberá ser similar a lo que muestra la siguiente imagen donde se enlistan las regiones
de la ciudad, los modelos de teléfonos móviles y las unidades vendidas:

Tel. 55 26 93 85 89
No habrá ningún problema para generar dicho reporte porque tenemos disponible toda la
información, pero tendremos que integrarla adecuadamente porque los datos están distribuidos en
diferentes tablas de Excel.
La Tabla1 contiene la fecha de la venta, el nombre del representante de ventas, el código del
producto y la cantidad de unidades vendidas.

Tel. 55 26 93 85 89
Solo con la información de la Tabla1 no podríamos conocer la región en la que se ha realizado la
venta así que es necesario integrar la columna Región de la Tabla2. En dicha tabla tenemos la
región a la cual pertenece cada uno de los representantes de ventas y por lo tanto podremos
asociarla correctamente a cada orden.
Además, la Tabla1 tiene el código de producto vendido pero necesitamos el nombre del producto,
así que incluiremos los datos de la Tabla3 la cual tiene la equivalencia entre el código del producto
y su descripción.

Tel. 55 26 93 85 89
Para hacer más fácil la elaboración de nuestro ejemplo, las tablas están en el mismo archivo de
Excel y están ubicadas en diferentes hojas. En un caso real, es probable que tuvieras que importar
la información de otros sistemas o archivos antes de poder utilizarla.
Solución utilizando fórmulas
Nuestra primera tarea es integrar los datos de la Tabla2 y la Tabla3 en nuevas columnas de la
Tabla1 y eso lo podemos lograr utilizando la función BUSCARV. Por ejemplo, para conocer la zona
a la que pertenece un representante de ventas podemos utilizar la siguiente fórmula:
=BUSCARV([@Representante],Tabla2, 2, FALSO)
El valor buscado es el nombre del representante que está ubicado en la columna @Representante.
Dicha búsqueda se hace sobre la Tabla2 y obtenemos la segunda columna la cual contiene la
región a la que pertenece el representante de ventas. Al insertar una nueva columna en la Tabla1
con la fórmula anterior, obtenemos el siguiente resultado:

Tel. 55 26 93 85 89
De manera similar, para obtener el nombre de cada producto, podemos utilizar una fórmula como
la siguiente:
=BUSCARV([@CódigoProducto], Tabla3, 2, FALSO)
En este caso la búsqueda la hacemos sobre la Tabla3 que contiene la equivalencia entre los
códigos y la descripción de cada producto. Al insertar una nueva columna en la Tabla1 y utilizar la
fórmula anterior obtenemos el siguiente resultado:
Con los pasos anteriores tenemos todos los datos necesarios en la Tabla1 y podemos crear el
reporte requerido y para eso crearé una Tabla dinámica desde la pestaña Insertar > Tabla
dinámica.

Tel. 55 26 93 85 89
En el cuadro de diálogo dejaré las opciones predeterminadas para crear la tabla dinámica en una
nueva hoja de cálculo.
Una vez que se ha creado la tabla dinámica, en el panel de Campos de tabla dinámica arrastraré el
campo Unidades al área de Valores. Y al área de Filas, arrastraré el campo Región y
posteriormente el campo Descripción. La tabla dinámica quedará de la siguiente manera:

Tel. 55 26 93 85 89
De esta manera hemos logrado el reporte requerido que enlista las unidades vendidas de cada
producto en las diferentes regiones de la ciudad.
Solución utilizando Power Pivot
Ahora crearemos el mismo reporte pero utilizando Power Pivot donde la diferencia principal con el
método anterior será que evitaremos la creación de fórmulas para integrar los datos. Utilizando
Power Pivot, dejaremos las tablas de Excel intactas, y crearemos las relaciones dentro del modelo
de datos.
Recuerda que es indispensable instalar o habilitar Power Pivot antes de hacer este ejercicio. Si no
lo has hecho, vista este artículo donde podrás leer los requisitos para utilizar dicho complemento
en Excel.
El primer paso es seleccionar cualquier celda de la Tabla1 y posteriormente pulsar el botón Power
Pivot > Tablas > Agregar a modelo de datos.

Tel. 55 26 93 85 89
Se abrirá la ventana de Power Pivot para Excel y tendrás una vista como la siguiente:
Podrás observar los mismos datos de la Tabla1 pero el hecho de que estén presentes en la
ventana de Power Pivot indica que han sido agregados al Modelo de datos.

Tel. 55 26 93 85 89
Considera que se ha abierto una nueva ventana para Power Pivot pero Excel no se ha cerrado así
que, debes regresar a la ventana de Excel para continuar agregando el resto de las tablas al
Modelo de datos.
Para agregar la Tabla2 y Tabla3 deberás repetir los mismos pasos: seleccionar una celda de la
tabla y pulsar el botón Agregar a modelo de datos que se encuentra en la pestaña Power Pivot.
Después de haber agregado las tres tablas tendrás una ventana de Power Pivot como la siguiente:
Quiero que pongas especial atención a la esquina inferior izquierda de la ventana donde se
encuentran las pestañas para cada una de las tablas que hemos agregado al Modelo de datos.
Desde ahí podrás ver los datos de cada una de las tablas.
El siguiente paso será crear las relaciones entre las columnas de las tablas que hemos importado
al Modelo de datos. Para crear las relaciones de manera gráfica podemos activar la Vista diagrama
utilizando el botón que se encuentra en el extremo derecho de la Cinta de opciones en la pestaña
Inicio.

Tel. 55 26 93 85 89
Esta vista nos permitirá visualizar cada una de las tablas así como las columnas que integran cada
una de ellas. Nuestro objetivo es decirle a Power Pivot que la columna Representante de la Tabla2
es lo mismo que la columna Representante de la Tabla1.
Para crear esta relación, debes hacer clic en la columna Representante de la Tabla2 y arrastrar el
puntero del ratón hasta que se resalte la columna Representante de la Tabla1 como se muestra en
la siguiente imagen:
Lo mismo haré para la relación entre la Tabla3 y la Tabla1 haciendo clic en la columna
CódigoProducto para indicarle a Power Pivot que dicha columna es la misma en ambas tablas.

Tel. 55 26 93 85 89
En muchas ocasiones, Power Pivot es capaz de reconocer varias de las relaciones de las tablas
basándose en el nombre y tipo de dato de las columnas, así que no te sorprenda si al activar por
primera vez la Vista diagrama ya tengas alguna relación establecida.
Puedes validar que una relación se ha creado correctamente si haces clic derecho sobre la línea y
seleccionas la opción Editar relación.

Tel. 55 26 93 85 89
Esto mostrará el cuadro de dialogo Editar relación que indicará las tablas y columnas involucradas
en la relación y podrás editarlas en caso de ser necesario.

Tel. 55 26 93 85 89
Hemos terminado con la creación de nuestro Modelo de datos y sus relaciones. Lo que nos falta es
crear la tabla dinámica para obtener el reporte que necesitamos. Para eso deberás pulsar el botón
Tabla dinámica de la pestaña Inicio.
Se activará Excel y se mostrará un cuadro de diálogo preguntándonos la ubicación de la nueva

tabla dinámica. Para nuestro ejemplo elegiré la opción Nueva hoja de cálculo:
A diferencia de las tablas dinámicas convencionales, esta tabla dinámica está basada en nuestro
modelo de datos y por lo tanto podrás acceder a cada una de las tablas del modelo así como a sus
columnas desde el panel de Campos de tabla dinámica.

Tel. 55 26 93 85 89
Para crear el reporte, utilizaré los mismos campos que en el ejemplo anterior. Arrastraré el campo
Tabla1.Unidades al área Valores y los campos Tabla2.Region y Tabla3.Descripción al área Filas.
La tabla dinámica se verá de la siguiente manera:
De esta manera hemos terminado con el reporte. Aunque este ejemplo ha sido muy sencillo,
podrías imaginarte el impacto positivo al tener reportes basados en decenas o cientos de tablas
que tienen datos relacionados ya que Power Pivot nos ahorraría la creación de un sin número de
columnas auxiliares y el uso de fórmulas de búsqueda para relacionar los datos.
Existen muchos beneficios de utilizar Power Pivot para analizar nuestra información y no existe
más que la práctica, y el empeño que puedas poner al aprendizaje de esta herramienta, para
familiarizarte pronto con el uso de este extraordinario complemento en Excel.

Tel. 55 26 93 85 89

Manual de Usuario Excel Avanzado

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Usuario Excel Avanzado

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CURSO EXCEL AVANZADO

Configuraciones y ambientes de trabajo

Formatos y uso de Imágenes

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

¿Qué es una plantilla en Excel?

Ventajas de utilizar una plantilla Excel:

Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:

Pulsa la pestaña Archivo y elige la opción Nuevo....

Junto a la opción Libro en blanco, encontramos más opciones:

- Plantillas recientes nos mostrará un listado de las últimas plantillas utilizadas

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Cómo crear un índice de hojas en Excel

Crear índice de hojas manualmente

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo y en el panel izquierdo deberás

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Diseño de bases de datos

En esta ocasión proporcionaré algunas recomendaciones a seguir al momento de realizar el diseño

Conceptos básicos sobre el diseño de bases de datos

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Diseñar y modelar una base de datos

1. Identificar las tablas

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

2. Determinar los campos

3. Determinar las llaves primarias

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Crear la base de datos en Excel

 Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Uso de nombres en Excel

Crear un nombre en Excel

El Administrador de nombres en Excel

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Utilizar los nombres en Excel

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

es equivalente a tener la siguiente fórmula

El comando Validación de datos en Excel

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se encuentra en la

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

La opción Omitir blancos

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Crear validación de datos en Excel

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es diferente porque

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de error:

Cómo eliminar la validación de datos

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

=SI(A2 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")

La función SI mostrará el primer mensaje solamente si la prueba lógica (A2<18) es verdadera. Si

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

 Menor a 18 años: “Menor de edad”

La siguiente imagen muestra el funcionamiento de la función SI anidada. Observa que la clave es

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Otro ejemplo de función SI anidada

En esta fórmula la lógica utilizada es completamente inversa a la de nuestra fórmula anterior, es

Cda. De Hidalgo No. 44, Santa María

Varias funciones SI anidadas en Excel

Aunque actualmente el máximo es de 64 funciones anidadas, no llegarás ni a la mitad de ese límite