Contenido - Ifct184po - Análisis de Datos y Vinculación de BBDD Con Excel

ÍNDICE DE CONTENIDOS
CONTENIDO ...................................................................................................... 2
1. REVISIÓN DE CONCEPTOS .................................................................... 4
2. VALIDACIÓN DE DATOS ........................................................................ 16
3. FILTROS AUTOMÁTICOS ...................................................................... 28
4. FILTROS AVANZADOS ........................................................................... 39
5. FUNCIONES DE BÚSQUEDA ................................................................. 56
6. TRABAJO CON DIFERENTES HOJAS: FUNCIONES

TRIDIMENSIONALES .................................................................................. 67
7. VINCULAR BBDD CON LA HOJA DE CÁLCULO: DATOS EXTERNOS 84
8. SUBTOTALES Y ESQUEMAS................................................................. 93
9. TABLAS DINÁMICAS ............................................................................ 102
10. INTRODUCCIÓN A MACROS ........................................................... 118
RESUMEN ..................................................................................................... 139
GLOSARIO..................................................................................................... 140
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................. 142
ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 1

EXCEL
CONTENIDO
OBJETIVOS
1. Repasar los conceptos básicos de Excel.
2. Conocer el tipo de Operadores que admite Excel y su orden de prioridad.
3. Estudiar los tipos de archivo admitidos por Excel, y sus limitaciones

técnicas.
4. Aprender a establecer criterios de validación de datos.
5. Estudiar el uso práctico de la validación de datos.
6. Conocer los tipos de mensaje admitidos en la validación de datos.
7. Estudiar la forma de filtrar los datos según criterios específicos que

establece Excel.
8. Conocer los tipos de filtros automáticos que existen.
9. Estudiar cómo se combinan los filtros automáticos con las funciones de

ordenación de datos.
10. Conocer, de forma básica, el Álgebra de Boole.
11. Estudiar cómo aplicar filtros avanzados para obtener conjuntos de datos
filtrados según varios criterios de búsqueda.

EXCEL
¿QUÉ VAMOS A TRATAR?
En este primer apartado repasaremos los conceptos básicos de Excel, que

servirán para comprender correctamente el resto de los apartados del curso.
Se estudiarán los conceptos de Hoja, Fila, Celda, Columna, Libro, Función,
Fórmula, Operador, etc. Veremos cuál es el orden de prioridad de los
Operadores, qué tipos de operadores existen, y haremos una breve
introducción sobre los tipos de archivo que admite Excel, así como las
limitaciones técnicas de este software.
A continuación, aprenderemos a establecer criterios con respecto al tipo de

datos admitido por las celdas de nuestras hojas de cálculo, lo que se denomina
Validación de Datos. Estudiaremos las utilidades prácticas de la validación de
datos, así como los tipos de mensaje que admiten para informar al usuario
sobre el tipo de datos admitido en cada momento. Veremos una serie de
recomendaciones relacionadas, así como el estudio de un caso práctico de
validación de datos.
El siguiente apartado trata sobre el Filtrado Automático de datos, una forma

básica de mostrar los datos que nos interesen, ocultando los que no.
Estudiaremos cómo realizar un filtrado automático de datos mediante un caso
práctico. Posteriormente, veremos qué tipo de filtros automáticos admite Excel,
y cómo se pueden combinar con funciones de ordenación de datos.
El último apartado de este tema continúa con el filtrado de datos de una forma
avanzada, utilizando funciones como el Álgebra de Boole. Estudiaremos varios
casos prácticos para aplicar filtros avanzados que nos permitan obtener
conjuntos de datos en función de varios criterios de búsqueda, aplicados en
una o varias columnas simultáneamente.

EXCEL
1. REVISIÓN DE CONCEPTOS
En este apartado vamos a repasar una serie de conceptos relacionados con las
hojas de cálculo, y en concreto con Excel.
Una hoja de cálculo es un documento informático que permite trabajar con

datos numéricos y alfanuméricos que están situados en tablas. Las tablas
donde se sitúan estos datos se componen de filas y columnas, siendo cada
casilla una celda.
Las celdas son las unidades básicas de información de las hojas de cálculo, en
las cuales se insertan los valores numéricos o alfanuméricos, y las fórmulas
que permiten realizar cálculos con estos valores. Es un lugar donde se pueden
introducir datos o realizar cálculos de manera visual. Lo más habitual es que
sean rectangulares, y se forman por la intersección de una fila y una columna.
Una fila es horizontal, y se identifica con números en secuencia ascendente: 1,

2, 3, 4, etc. Mientras que una columna es vertical, y se identifica con las letras
del alfabeto: A, B, C, D, etc.

EXCEL
Columna:
Fila:
Celda:

EXCEL
Una hoja es un conjunto de columnas y filas. Cada hoja puede contener varias
columnas y filas.
Hoja:
Un libro es un archivo creado con Excel, que se compone de varias hojas.

Cada Libro puede contener varias hojas.
Libro:
Las Celdas, como decimos, se forman en la intersección entre filas y columnas,

y se identifican con un nombre, como A1, que corresponde a la Columna A, Fila
1, por ejemplo:

EXCEL
En cada celda se pueden hacer cálculos complejos como Fórmulas y
Funciones, y además introducir gráficos, filtros, etc. Por ejemplo, se pueden
hacer operaciones aritméticas como suma, resta, multiplicación o división, y al
pulsar Enter se visualiza al instante el resultado.
También se pueden hacer operaciones que impliquen varias casillas, como, por
ejemplo, sumar el contenido de dos casillas y mostrar el resultado en una
tercera.
Operaciones complejas son, por ejemplo, las Fórmulas, que son una
secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones y
operadores, y que se utilizan para realizar distintas operaciones combinadas.
Las fórmulas empiezan con el signo igual ( = ) y siguen con la serie de valores
y operaciones que se quieren realizar para obtener un resultado.

EXCEL
Algunos operadores que se pueden utilizar con las Fórmulas en una hoja
de cálculo son:
 Operadores Aritméticos: Suma ( + ), Resta ( - ), Multiplicación ( * ),

División ( * ), Porcentaje ( % ) y Resto ( ^ ).
 Operadores de Concatenación de Texto: &
 Operadores de Comparación: Menor que ( < ), Mayor que ( > ), Igual a

( = ), Menor o igual a ( <= ), Mayor o igual a ( >= ), Distinto ( <> ).
 Operadores de Referencia: rango que indica primera y última celda a

calcular ( : ), Unión de valores de varias celdas ( , ).
 Operadores Lógicos: Operación Y ( Y o AND), Operación O ( O u OR),

Operación NO ( NO o NOT o - ).
Todas las hojas de cálculo tienen en cuenta un Orden de Prioridad de

Operadores, mediante el que se evalúa una expresión dividiéndola en partes y
resolviéndolo en un orden determinado. Este es el orden de prioridad de
operadores habitual:
1. Operadores Aritméticos.
2. Operadores de Comparación.
3. Operadores Lógicos.
Se suelen usar los Paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar que
una parte de la fórmula se calcule antes que otra.
En cuanto a las operaciones entre Paréntesis se puede afirmar lo

siguiente:
 Las operaciones que están dentro de los paréntesis se ejecutan antes

de las que están fuera.

EXCEL
 Dentro de los paréntesis se mantiene el orden de prioridad de los
operadores.
 Los operadores aritméticos siempre se resuelven primero, luego los

operadores de comparación y luego los operadores lógicos.
 Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, por lo

que se ejecutan en orden de izquierda a derecha.
 Los operadores lógicos y aritméticos se resuelven en este orden:
1. Aritméticos Lógicos de Exponenciación ( ^ ).
2. Negación ( - ).
3. Multiplicación ( * ).
4. División ( / ).
5. Adición ( + ).
6. Sustracción ( - ).
7. Concatenación de Caracteres ( & ).
 Si en la misma fórmula hay multiplicación y división, cada operación se

resuelve en la forma que aparece, de izquierda a derecha. Lo mismo se
aplica para las adiciones y sustracciones.
 El operador de concatenación de caracteres ( & ) es prioritario frente a

todos los operadores de comparación.
Por otro lado, las Funciones son fórmulas predefinidas que realizan los
cálculos usando valores específicos en un orden determinado.
Todas las funciones tienen una sintaxis predefinida, que siguen, en

general, estas reglas:
 Los valores de entrada (argumentos) van siempre entre paréntesis,

EXCEL
sin espacios antes o después.
 Los argumentos pueden ser valores numéricos o textuales

constantes, fórmulas u otras funciones.
 Los argumentos se separan por un signo de punto y coma ( ; ),
Una fórmula de ejemplo es: =SUMA(A1:A5), lo cual equivale a sumar todas las
celdas desde A1 hasta A5, es decir: A1+A2+A3+A4+A5.
En general estos conceptos se aplican a todas las hojas de cálculo, de

cualquier fabricante, y también a Microsoft Excel.
Excel es un software informático de hojas de cálculo desarrollado por

Microsoft. Su primera versión surge en 1985, y actualmente es un software
propietario que se utiliza adquiriendo licencias de uso con coste, y que se
ejecuta en múltiples sistemas operativos, como Windows, MacOS, Android e
iOS.
Excel utiliza estas extensiones de archivo:
 .XLS: Se utilizaba en versiones anteriores a Excel 2003 (versión 11.0).
 .XLSX: Se utiliza a partir de Excel 2007 (versión 12.0).
 .XLSM: Se utiliza a partir de Excel 2007 (versión 12.0). La diferencia con

respecto a .XLSX, es que .XLSM indica que la hoja de cálculo incluye
Macros.
 .XLSB: Se utiliza a partir de Excel 2007 (versión 12.0) y son libros de

Excel Binarios.

EXCEL
¿Qué es una Macro?
Son un conjunto de instrucciones (macro-instrucciones, del griego Makro,

grande), que se almacenan y se ejecutan posteriormente de forma secuencial
mediante una sola orden de ejecución u orden de llamada.
Las Macros se utilizan para realizar tareas repetitivas de manera automatizada.

Se almacenan dentro del propio programa que las utiliza, y se ejecutan
pulsando un botón creado específicamente para esta tarea, o bien, mediante
una combinación de teclas.
En una Macro se ejecutan las instrucciones secuencialmente, mientras que en

un Programa puede haber otro tipo de orden de ejecución, no necesariamente
secuencial.
En el apartado 3.3 hablaremos sobre las Macros de Excel.
Fuente: exceleinfo
Actualmente, Microsoft Excel tiene estas limitaciones: a partir de Excel

2007 (Versión 12.0).
 Cantidad máxima de Columnas en una hoja de cálculo: 16.384.
 Cantidad máxima de Filas en una hoja de cálculo: 1.048.576.
 Cantidad máxima de Celdas en una hoja de cálculo:

17.179.869.184.

EXCEL
 Cantidad máxima de Hojas en un libro: 1.024.
 Cantidad máxima de Memoria RAM que puede utilizar Excel: 2

GB.
 Otros problemas:
o Excel no es capaz de manejar rangos de fechas inferiores al

año 1.900, lo cual afecta a hojas de cálculo que traten datos
acerca de acontecimientos históricos. Este es un problema
que no se ha resuelto actualmente y afecta a todas las
versiones de Excel, incluso las más actuales.
o Excel a veces realiza cálculos erróneos en operaciones muy

particulares, como, por ejemplo:
El 25 de septiembre de 2007, se informó que la hoja de

cálculo Excel 2007 mostraba resultados erróneos bajo
ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas
de números, para los que el producto sea 65 535 (tales
como 850 y 77.1), Excel muestra como resultado de la
operación 100 000. Esto ocurre con alrededor del 14.5 %
de tales pares. Además, si se suma uno a este resultado
Excel lo calcula como 100 001. No obstante, si se resta
uno al resultado original, entonces muestra el valor
correcto 65 534. (también si se multiplica o divide por 2,
muestra los valores correctos 131 070 y 32 767,5,
respectivamente).
Microsoft informó en el blog de Microsoft Excel,10 que el

problema existe al mostrar seis puntos flotantes
específicos entre 65.534,9995 y 65.535, y seis valores
entre 65.535,99999999995 y 65.536 (no incluye los
enteros). Cualquier cálculo realizado a celda es correcto,

EXCEL
sólo el valor mostrado estaría errado. Sin embargo, en
algunas instancias, como al redondear el valor con cero
dígitos decimales, almacenará un valor incorrecto en
memoria. Este error se introdujo con los cambios
realizados a la lógica de información en pantalla de la
versión 2007, y que no existe en las versiones anteriores.
El 9 de octubre de 2007 Microsoft lanzó un parche para
este bug.11 Este problema también queda subsanado con
la instalación del Service Pack 1, y desapareció por
completo en todas las versiones de Excel lanzadas al
mercado posteriormente (Wikipedia, 2023).

EXCEL
 Tareas Básicas en Excel:
ACCEDE AL RECURSO
Puedes consultar más información acerca de ellas accediendo al documento

“ENLACES DE INTERÉS”

EXCEL
ACCEDE AL RECURSO
Si lo deseas, puedes acudir al documento “ENLACES DE INTERÉS” y

visualizar el video sobre conceptos básicos de Excel: Libros, Hojas y Celdas
para ampliar información al respecto.
Para terminar, vamos a ver cómo se podría escribir una fórmula en Excel:
 Escribir en la Celda A1 un valor de 10.
 Escribir en la Celda A2 un valor de 5.
 Escribir en la Celda A3 un signo igual ( = ), y a continuación pulsar en la

celda A1, luego escribir un signo multiplicación ( * ), y a continuación
pulsar en la celda A2, luego pulsar Enter.
 La Celda A3 debería mostrar el resultado de multiplicar 10 * 5, es decir,

50.
Con esta sencilla manera, hemos escrito una fórmula en Excel. En los
siguientes apartados veremos una utilización más avanzada de este software
de hojas de cálculo.

EXCEL
2. VALIDACIÓN DE DATOS
La Validación de Datos es un procedimiento que se utiliza en Excel para

restringir el tipo de datos o valores que se admiten en cada celda o rango de
celdas. Por ejemplo, podríamos tener una tabla con datos personales de
clientes, y en la columna de teléfono solo permitiríamos caracteres numéricos
(no alfanuméricos como letras, espacios o signos). En este ejemplo, se
permitiría por ejemplo el valor de teléfono: “911234567”, pero no se admitiría
“911 234 567” o cualquier combinación similar, puesto que la barra de espacio
se considera un carácter no numérico.
La validación de datos se utiliza cuando queremos que los datos sean exactos
y coherentes. Esto se utiliza en equipos de trabajo, de forma que nos
aseguramos de que todos los miembros del equipo respetan el tipo de datos
que se quiera introducir en cada columna.
Algunas de las utilidades de la Validación de Datos son:
 Limitar los valores que se pueden introducir, a una lista finita de

valores predefinidos: por ejemplo, podemos tener una columna que
indique el Departamento, y limitar la lista de valores permitidos a:
Administración, RRHH y Almacén, no pudiendo ser introducido cualquier
otro valor que no esté entre esos 3.
 Limitar los valores numéricos a un rango predefinido: por ejemplo,

una columna de porcentaje puede permitir que solo se introduzcan
números enteros entre 1 y 100, no pudiendo introducir un porcentaje con
decimales.
 Limitar las columnas de fecha a un periodo de tiempo determinado:

podemos tener una tabla que recoja las vacaciones de los empleados, y

EXCEL
limitar los rangos de fecha que se puedan introducir en cada celda,
según un periodo de tiempo que no pueda ser anterior a la fecha del día
actual, por ejemplo.
 Limitar las columnas de hora a un periodo de tiempo determinado:

por ejemplo, tener una tabla que se usa para programar reuniones. Así,
es posible no permitir que se programen reuniones antes de las 8:00 o
después de las 18:00 horas.
 Limitar el número de caracteres alfanuméricos: podemos poner

límites a los caracteres que se pueden introducir en las celdas. Por
ejemplo: un teléfono 9 caracteres numéricos, un código postal 5
caracteres numéricos, unos apellidos 20 caracteres alfanuméricos, etc.
 Realizar validación de datos según fórmulas o valores de otras

celdas: por ejemplo, podemos tener una tabla que tenga comisiones y
bonificaciones, en función del valor total de la nómina calculada, de
forma que si se escribe un valor superior al límite, aparecerá un mensaje
de error.
Según todo esto, podemos definir Mensajes de Error y de Entrada de

Validación de Datos:
 Mensaje Informativo de Entrada: se puede mostrar un mensaje

de entrada cuando el usuario seleccione una celda, indicándole
qué tipo de datos admite esa celda. El mensaje se puede dejar
visible u ocultar, de forma que solo se vea cuando se pasa el
puntero del ratón por encima. El mensaje de entrada se puede
configurar en la segunda pestaña de Validación de Datos. Cuando
los usuarios se hayan familiarizado con el tipo de datos que
admita cada celda, se puede desmarcar la casilla Mostrar
mensaje de entrada al seleccionar la celda, para que no aparezca

EXCEL
constantemente, lo cual puede ser molesto para usuarios que ya
estén habituados al uso de esa hoja de cálculo.
 Mensaje de Error: en la misma ventana de Validación de Datos,

se puede introducir un mensaje de error en la tercera pestaña.
Este mensaje solo aparecerá cuando el usuario introduzca datos
que no se admitan, por ejemplo:

EXCEL
A la hora de trabajar con la Validación de Datos, debemos tener en cuenta
estas recomendaciones:
 Listas Desplegables: el ancho de las listas desplegables está

limitado por el ancho de la celda que tenga la validación de datos.
Tendremos que ajustar el ancho de la celda para evitar que los
valores introducidos se corten al ser mayores que el ancho de la
lista desplegable.
 Protección de la Hoja: si vamos a proteger la hoja para que no

se modifique por personas no autorizadas, hay que configurar

EXCEL
primero la validación de datos y luego realizar la protección,
porque si no, los usuarios no podrán escribir en las celdas.
ACCEDE AL RECURSO
Acude al documento “ENLACES DE INTERÉS” para obtener más información

sobre protección de hojas de cálculo.
 Compartir el Libro: a la hora de compartir el libro, debemos

haber configurado primero la validación de datos y la protección
de las hojas, ya que si no lo hacemos, no podremos cambiar esos
parámetros una vez se haya compartido el libro (habría que
eliminar la compartición, hacer los cambios y volver a compartirlo).
 Validar Celdas ya escritas: se puede aplicar la validación de

datos a las celdas que ya contengan valores escritos, pero Excel
nos notificará si existen celdas que no cumplan con las reglas de
validación de datos, resaltando los datos no válidos con un
círculo. Cuando se corrijan los valores, desaparecerá el círculo
automáticamente. Se puede activar o desactivar la opción de
rodear los datos no válidos, yendo a la opción Datos >
Herramientas de datos > Validación de datos > Rodear con un
círculo datos no válidos.

EXCEL
 Borrar la Validación de Datos de una Celda: para quitar la
validación de datos de una celda, hay que seleccionarla e ir a
Datos > Herramientas de datos > Validación de datos >
Configuración > Borrar todo.
 Buscar las celdas que tengan Validación de Datos: para

resaltar las celdas que tienen validación de datos, ir a la pestaña
Inicio > grupo Modificar > Buscar y seleccionar > Validación de
datos. Se resaltarán las celdas que realicen algún tipo de
validación de datos, y podremos eliminar esas reglas o copiarlas o
quitarlas.
 Definir un nombre para el rango de lista desplegable:

podemos definir un nombre para el rango de valores admitidos en
una lista desplegable. Para hacerlo nos vamos a la pestaña
Fórmulas > grupo Nombres definidos > Definir nombre. La hoja
que contiene la lista de valores admitidos en el rango se puede
proteger y ocultar para que los usuarios no tenga acceso directo a
ella.
 Aplicar cambios a varias celdas: cuando aplicamos cambios de

validación de datos a una celda, podemos replicar esos cambios a
otras celdas que tengan la misma configuración, activando esta
opción: Pestaña Configuración > Aplicar estos cambios a otras
celdas con la misma configuración.

EXCEL
Estos son los pasos para activar la Validación de Datos:
 Seleccionar una celda o grupo de celdas donde queramos crear

una regla de validación de datos.
 Ir a la Pestaña Datos > Validación de datos > Validación de datos.
 Se abrirá una nueva ventana. En la pestaña Configuración, bajo el

grupo Criterio de validación, seleccionamos un valor de la lista
desplegable Permitir, que puede ser:
o Número entero: usado para restringir la celda para

aceptar solo números enteros.
o Decimal: usado para restringir la celda para aceptar solo

números decimales.
o Lista: usado para elegir datos de la lista desplegable.
o Fecha: usado para restringir la celda para aceptar solo una

fecha.
o Hora: usado para restringir la celda para aceptar solo una

hora.
o Longitud del texto: usado para restringir la longitud del

texto.
o Personalizado: usado para crear una fórmula

personalizada.

EXCEL
 En la opción Datos seleccionar la condición y los valores
admitidos. Por ejemplo, vamos a seleccionar Longitud del texto y
en los valores admitidos ponemos 5 caracteres de longitud (lo que
sería un código postal).

EXCEL
 Una vez establecida la condición de validación de datos, ir a la
pestaña Mensaje de Entrada y poner un mensaje personalizado
que verán los usuarios cuando pulsen por vez primera la celda,
por ejemplo: Solo se admiten 5 caracteres de longitud. Marcar la
casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda, para
que se muestre a los usuarios cuando hagan clic sobre la celda.
 Por último, ir a la pestaña Mensaje de error y escribir el mensaje

que verán los usuarios cuando intenten introducir valores que no

EXCEL
sean válidos según la condición definida. Marcar la casilla Mostrar
mensaje de error si se introducen datos no válidos, para que el
usuario vea el mensaje de error si introduce datos que no
coincidan con la condición definida. Después seleccionar el Estilo
de icono que se mostrará, y el título y mensaje correspondiente,
por ejemplo:
 Aceptar los cambios, y probar:
o Mensaje de entrada:

EXCEL
o Correcto:
o Error:
En caso de que la Validación de Datos no funcione, comprobar estos

puntos:

EXCEL
EXCEL
3. FILTROS AUTOMÁTICOS
El uso de Filtros Automáticos en Excel sirve para mostrar los datos que nos
interesen, mientras se ocultan el resto de las filas que no son relevantes en
función de los datos que se estén filtrando. Una vez que se aplica un filtro
sobre un conjunto de datos en una hoja de Excel, desaparecen las filas que no
corresponden con los datos filtrados. Si queremos observar los cambios más
recientes, bastaría con volver a aplicar el filtro.
No es necesario aprenderse complejas fórmulas, ya que Excel nos proporciona

la función de filtro desde el propio menú en la interfaz de usuario. La opción de
Filtro se encuentra en la pestaña Datos de la cinta de opciones:
Supongamos que tenemos un listado de productos del inventario de una

Perfumería. Con los filtros podemos mostrar varios productos que nos
interesen, en base a ciertos criterios, y ocultar el resto.
Vamos a ver el uso de los Filtros Automáticos con algunos ejemplos:
 Partimos de esta hoja, que cuenta con 9.124 filas:

EXCEL
 Vamos a situarnos encima de la columna Cantidad, y
pulsamos en el botón de Filtro, en la pestaña de Datos.
o Con esta acción, hemos activado un filtro en la columna de

Cantidad.
o Vemos que el botón Filtro permanece pulsado, y que

además ha aparecido un botón de flecha junto al nombre
de la columna:

EXCEL
 Pulsamos en esa flecha y veremos que se despliega una
ventana con distintas opciones de filtro y de ordenación:

EXCEL
 Pulsamos sobre la casilla Seleccionar todo para que se
desmarquen todas las casillas:
 Ahora vamos a seleccionar las casillas desde 1 a 5, de forma

que vamos a ver solo las filas de productos cuya cantidad
esté entre 1 y 10, lo que para una Perfumería es útil ya que
serían productos que tendría que reponer en el almacén
porque quedan pocas unidades en inventario. Pulsamos en
Aceptar para que se filtren esos resultados.

EXCEL
 Veremos que han desaparecido muchas filas (las que no
cumplen con el filtro seleccionado).
o En la barra de estado, al pie de la ventana, se indica que

se muestran 3.020 filas que corresponden con el filtro
seleccionado, de un total de 9.123:
o En los resultados se muestran las filas de productos cuya

cantidad oscila entre 1 y 5 unidades, y además, el número
de fila de la hoja de Excel se muestra en un color azul, que
indica que es un resultado filtrado:

EXCEL
o Nótese que los números de filas no se muestran
secuencialmente, sino salteados, se ve en la anterior
imagen a partir de la fila 31, la siguiente es la 36, la
siguiente la 39 y así sucesivamente. Es decir, son
resultados filtrados.
 Finalmente, para desactivar el filtro aplicado, simplemente

volvemos a pulsar en el botón Filtro de la pestaña Datos, y
automáticamente volveremos como al principio, con nuestra
hoja de datos tal cual, sin ningún tipo de ordenación ni
filtrado.
Nota: En este ejemplo se seleccionó una columna y se aplicó un filtro. Si no

seleccionamos ninguna columna, sino una celda al azar, y pulsamos en el
botón de Filtro aparecerán los botones de filtro en todas las columnas de la
tabla, de forma que se pueden aplicar varios filtros a la vez.

EXCEL
¿Qué tipo de filtros se pueden aplicar en Excel?
 Filtro de Fechas: se pueden filtrar los datos que contengan

fechas, de forma que se agruparán las filas por años, meses o
días. Podemos ver solo las filas que correspondan a un año o un
mes en concreto, o un rango de fechas, por ejemplo.
 Filtro de Texto: los datos filtrados se ordenarán alfabéticamente,

y podremos buscar las filas que coincidan exactamente con los
criterios seleccionados, o que coincidan parcialmente. Es decir,
todo el contenido de la celda o solo una parte.
 Filtro de Números: se pueden filtrar los datos que coincidan con

una cifra (igual a), o que sean mayores o menores o estén entre
dos cifras, o sean superiores o inferiores al promedio, etc.
 Filtro de Varias Columnas: se puede hacer un filtro múltiple

teniendo en cuenta varias columnas, de forma que solo hay que ir
aplicando un filtro en una columna, luego en otra, etc. Así, se irá
reduciendo la tabla cada vez más, hasta tener un conjunto de
datos buscado muy acotado y concreto.
o Por ejemplo, en la tabla anterior de la Perfumería,

podríamos añadir al filtro de cantidad de 1 a 5, otro filtro
que nos muestre solo los Perfumes de Mujer que cumplan
con la condición de estar entre 1 y 5 unidades en
inventario.
o Se ocultarían el resto de los productos que no

correspondan a la categoría Perfume Mujer.

EXCEL
o Solo hay que pulsar cualquier celda de la tabla, pulsar el
botón de Filtro y se activan los botones de filtro en todas
las columnas de la tabla:
o Ahora, filtramos en la columna Cantidad por las unidades

de 1 a 5. Y luego, en la columna Subcategoría por la
categoría Perfume Mujer, obteniendo un listado más
reducido, que corresponde a los perfumes de mujer que
tienen entre 1 y 5 unidades en inventario:

EXCEL
o Con este ejemplo se han filtrado los resultados por dos
criterios, obteniendo 178 filas que cumplen las dos
condiciones (de un total de 9.123 filas):

EXCEL
o Para saber qué filtros se han aplicado en la tabla,
simplemente hay que fijarse en los encabezados de
columna que tengan el botón de flecha junto al nombre.
Tendrán una marca de Filtro junto a la flecha. En este
ejemplo son las columnas de Subcategoría y de Cantidad.
Solo nos falta comentar que los datos se pueden ordenar. Una vez
obtenido un conjunto de datos filtrados, podemos ordenarlos en la lista, por
cualquier criterio: de mayor a menor (o al revés), alfabéticamente, etc.
Por ejemplo, en el conjunto de datos que acabamos de filtrar, podemos

ordenarlos alfabéticamente por el título del producto, simplemente pulsando en
la columna de Descripción y luego seleccionar Ordenar de la A a la Z u
Ordenar de la Z a la A:

EXCEL
VÍDEO
Puedes acudir al documento “ENLACES DE INTERÉS” para visualizar un vídeo

sobre ordenar y filtrar datos en Excel.

EXCEL
4. FILTROS AVANZADOS
Aparte de los filtros vistos en el apartado anterior, Excel permite aplicar Filtros
Avanzados que se aplican sobre un rango de celdas, tablas o utilizar varios
criterios.
Para aplicar un filtrado avanzado, hay que ir a la pestaña Datos, a la sección

Ordenar y Filtrar, y seleccionar el botón Avanzadas. Esto abrirá una ventana
que nos permite seleccionar un rango de celdas y un rango de criterios. Lo
estudiamos a continuación.
Para combinar distintos filtros o condiciones, usaremos los Operadores

Booleanos, del Álgebra de Boole. Esto permite comparar dos valores con un
operador, dando como resultado un valor lógico que puede ser Verdadero o
Falso.

EXCEL
¿Qué es el Álgebra de Boole o Álgebra Booleana?
Es una estructura algebraica utilizada para esquematizar operaciones lógicas,

como Y, O, NO, etc.
Puedes obtener más información sobre el Álgebra de Boole acudiendo al

documento “ENLACES DE INTERÉS”.
Fuente: Microsoft
Como en Excel las fórmulas empiezan por un signo de igual ( = ), a la hora de

realizar una comparación booleana, el signo hay que escribirlo de otra forma,
según se indica en esta tabla (ya que de lo contrario obtendremos resultados
inesperados):

EXCEL
Fuente: Microsoft
En general, Excel permite realizar estos Filtros Avanzados: usaremos el

mismo ejemplo anterior del inventario de la Perfumería, para explicar el uso de
estos filtros avanzados.
Para todos los ejemplos que siguen, hay que insertar 3 filas en blanco
antes de las filas que contienen datos, y ahí escribiremos los criterios por
los que se va a filtrar. Por ejemplo:
 Partimos de esta tabla de la Perfumería:
 Introducimos 3 filas en blanco en la parte superior:

EXCEL
 Escribimos los criterios en las dos primeras filas. Tiene que
quedar al menos una fila en blanco entre los criterios y la primera
fila que contenga datos.
o Un signo igual se escribe como hemos indicado antes:
 ="=Perfume Mujer"
 Y en la celda quedará así: =Perfume Mujer.
o Escribimos por ejemplo dos criterios: que sean Perfumes

de Mujer y que la cantidad sea mayor a 1.

EXCEL
Uso del Filtro Avanzado: una vez escritos los criterios en las tres filas
superiores, como acabamos de ver, se pulsa en el botón de Filtro
Avanzado y se selecciona:
 Rango de la Lista: primero el rango de celdas que se van a filtrar

(toda la tabla normalmente). Se pulsa en el botón de la derecha y
se seleccionan las celdas que contienen los datos (o toda la
tabla), y esto se rellena automáticamente en el cuadro.
 Rango de Criterios: después el rango de criterios que se van a

aplicar (los que hemos escrito en las tres primeras filas). Se pulsa
en el botón de la derecha y se seleccionan las celdas que
contienen los criterios, y esto se rellena automáticamente en el
cuadro.

EXCEL
 Seleccionar la Acción: seleccionamos si queremos filtrar la tabla
directamente en la misma ventana, o si queremos exportar los
datos filtrados a una nueva hoja:
 Aplicar los Cambios: luego se Acepta y ya se filtra la tabla con

esos criterios. Se muestran los productos que son Perfumes de
Mujer y su cantidad en inventario es superior a 1:

EXCEL
Estos son los Filtros Avanzados que podemos crear:
 Una Columna, Varios Criterios siendo cualquiera de ellos

verdadero: se buscará en la columna Subcategoría, los
productos que sean Perfumes de Mujer o Perfumes de Hombre.
o Criterio aplicado:
Subcategoría = "Perfume Mujer" O Subcategoría = "Perfume Hombre"
o Resultados:

EXCEL
o Filas Obtenidas: 949 de 9.123 en total.
 Varias Columnas, Varios Criterios siendo todos ellos

verdaderos: se buscará en la columna Subcategoría, los
productos que sean Perfumes de Mujer y además sean de la
Marca Saphir.
Subcategoría = "Perfume Mujer" Y Marca = "Saphir"

EXCEL
o Resultados:
 Varias Columnas, Varios Criterios siendo cualquiera de ellos

verdadero: se buscará en la columna Subcategoría, los
productos que sean Perfumes de Mujer o que sean productos de
100 ML (aunque no sean perfumes de mujer).
o Criterio aplicado: Nota: el segundo criterio hay que

ponerlo en otra fila aparte del primero.
Subcategoría = "Perfume Mujer" O Tamaño = "100ML"

EXCEL
o Resultados:
o Filas Obtenidas: 1.442 de 9.123 en total.
 Una Columna, Varios Criterios: se buscará en la columna

Precio, los productos que valgan entre 30 y 50 euros, y los de
menos de 150 euros.
(Precio > 30 Y Precio < 50) O (Precio < 150)

EXCEL
o Resultados:
 Varias Columnas, Varios Conjuntos de Criterios: se buscará

en la columna Marca, los productos que de Saphir y de Clarins, o
en la columna Tamaño los que sean igual a 50 ML y los que sean
igual a 100 ML.
(Marca = "Saphir" Y Marca = "Clarins") I (Tamaño = “50ML” Y Tamaño =

“100ML”)

EXCEL
o Resultados:
 Criterios de Comodines: se buscará en la columna Marca, los

productos cuya marca empiece por “S”. Están disponibles estos
caracteres de comodín:

EXCEL
Fuente: Microsoft
Marca = "S*"

EXCEL
o Resultados:

EXCEL
VÍDEO
En el documento “ENLACES DE INTERÉS” puedes consultar un vídeo sobre

cómo hacer Filtros básicos y avanzados en Excel.

EXCEL
OBJETIVOS
1. Conocer los tipos de Funciones de Búsqueda que existen en Excel.
2. Aprender a trabajar con las Funciones de Búsqueda más comunes como

BUSCAR, BUSCARH, BUSCARV, etc.
3. Conocer los conceptos de Bloque Tridimensional, Fórmula

Tridimensional o Fórmula 3D, Referencia Tridimensional o Referencia
3D.
4. Aprender a cambiar el aspecto y el contenido de varias hojas de Excel a

la vez.
5. Aprender a realizar cálculos que impliquen el acceso a valores

contenidos en varias hojas.
6. Estudiar el procedimiento que hay que seguir para insertar datos de una
base de datos de Access hasta una hoja de cálculo de Excel.
En este apartado vamos a tratar principalmente sobre el uso de distintas

Funciones en Excel, así como la vinculación de datos con bases de datos
externas.
En el primer apartado, trataremos acerca de las Funciones de Búsqueda y

Referencia, una forma rápida de encontrar conjuntos de datos en nuestras
hojas de cálculo de Microsoft Excel. Repasaremos los tipos de Funciones de
Búsqueda que existen en Excel; y aprenderemos a trabajar con las funciones
de búsqueda más comunes, como BUSCAR, BUSCARH, BUSCARV, etc.

EXCEL
El segundo apartado está dedicado a las Funciones Tridimensionales, o
Funciones 3D, que es una forma de realizar operaciones simultáneas y
cálculos entre distintas hojas de un libro de Excel. Conoceremos los conceptos
de Bloque Tridimensional, Fórmula Tridimensional o Fórmula 3D, Referencia
Tridimensional o Referencia 3D.
Todo esto se comentará mientras explicamos paso a paso cómo se utilizan en

Excel, tanto para cambiar el aspecto y contenido de varias hojas a la vez, como
para realizar cálculos que impliquen el acceso a valores que estén contenidos
en varias hojas.
En el último apartado se realizará una breve introducción sobre la importación

de datos externos desde bases de datos como Microsoft Access, hasta Excel.
Conoceremos el procedimiento que hay que seguir para insertar datos de una
base de datos de Access hasta una hoja de cálculo de Excel, para poder
realizar operaciones de cálculo con esos datos.

EXCEL
5. FUNCIONES DE BÚSQUEDA
Las Funciones de Búsqueda y Referencia de Excel se utilizan para encontrar

valores dentro de una hoja o un libro, o dentro de un rango de datos, siempre
que se cumplan los criterios de búsqueda que hayamos establecido.
Existen distintas funciones de búsqueda y referencia, que se reflejan en la

siguiente tabla, donde vemos que hay una equivalencia según tengamos el
software de Excel instalado en idioma Español o en Inglés (la palabra clave que
llama a cada función cambia según el idioma de instalación, y habrá que utilizar
una o la otra):
FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN
Devuelve el número de
áreas de una referencia. Un
AREAS AREAS área es un rango de celdas
contiguas o una única
celda.
Busca valores de un rango

BUSCAR LOOKUP de una columna o una fila o
desde una matriz.
Busca en la primera fila de

una tabla o matriz de
BUSCARH HLOOKUP valores y devuelve el valor
en la misma columna desde
una fila especificada.
Busca un valor en la
BUSCARV VLOOKUP
primera columna de la

EXCEL
izquierda de una tabla y
luego devuelve un valor en
la misma fila desde una
columna especificada. De
forma predeterminada, la
tabla se ordena de forma
ascendente.
Devuelve la posición
relativa de un elemento en
COINCIDIR MATCH una matriz, que coincide
con un valor dado en un
orden especificado.
COLUMNA COLUMN
columna de una referencia.
COLUMNAS COLUMNS columnas en una matriz o
referencia.
Devuelve una referencia a

un rango que es un número
DESREF OFFSET especificado de filas y
columnas de una referencia
dada.
Crea una referencia de

celda en forma de texto una
DIRECCION ADDRESS
vez especificados los
números de fila y columna.
ELEGIR CHOOSE Elige un valor o una acción

EXCEL
de una lista de valores a
partir de un número de
índice.
Devuelve el número de fila

FILA ROW
de una referencia.
Devuelve el número de filas

FILAS ROWS
de una referencia o matriz.
Devuelve una fórmula como

FORMULATEXTO FORMULATEXT
una cadena.
Crea un acceso directo o

salto que abre un
HIPERVINCULO HYPERLINK documento guardado en el
disco duro, en un servidor
de red o en Internet.
Extrae datos almacenados

IMPORTARDATOSDINAMICOS GETPIVOTDATA
en una tabla dinámica.
Devuelve un valor o
referencia de la celda en la
INDICE INDEX intersección de una fila y
columna en particular, en un
rango especificado.
Devuelve una referencia

INDIRECTO INDIRECT especificada por un valor de
texto.
Recupera datos en tiempo

RDTR RTD
real de un programa

EXCEL
compatible con
automatizaciones COM.
Devuelve un rango vertical

TRANSPONER TRANSPOSE de celdas como un rango
horizontal, o viceversa.
Fuente: exceltotal
¿Cómo se introducen funciones de búsqueda en Excel?
 Tanto las funciones de búsqueda como cualquier otra

función, pueden escribirse manualmente en la celda,
seguidas del signo igual ( = ) y la palabra clave que
identifique esa función, y a continuación introducir los
parámetros correspondientes en la orden.
o Excel nos mostrará sugerencias conforme vayamos

escribiendo, por ejemplo:
 Otra forma de hacerlo es usar la pestaña Fórmulas de la cinta

de opciones de Excel, y rellenar los datos que nos pida en la
ventana emergente.
o Nos dirigimos al grupo Biblioteca de Funciones y

seleccionamos la función que necesitemos, por ejemplo:

EXCEL
o Seleccionamos una función que nos interese aplicar, y
rellenamos los campos de la ventana emergente.

EXCEL
NOTA MUY IMPORTANTE: para que las funciones de búsqueda operen
correctamente, y encuentren resultados, los rangos en los que
busquemos deben estar ordenados.
Es decir, si buscamos en un rango de ID de productos, o códigos EAN, por

ejemplo, debemos ordenar primero por esa columna, y luego buscar. De lo
contrario, Excel no nos mostrará resultados.
Vamos a ver las funciones más importantes de la tabla anterior:
 BUSCAR: busca valores en un rango de columnas o filas y

devuelve el valor que encuentre en esa posición. Para que
funcione correctamente, los datos deben estar ordenados de
forma ascendente. Si no lo están, hay que usar las funciones
BUSCARH o BUSCARV.
o Sintaxis:
BUSCAR(valor_buscado; rango_comparación; [rango_resultado])
 Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se

EXCEL
buscará en el rango_comparación.
 Rango_comparación (obligatorio): es el rango

donde se encuentran los valores que serán
buscados. Puede ser una columna o una fila.
 Rango_resultado: (opcional): son los rangos de

celdas que contendrán los resultados. Debe ser del
mismo tamaño que rango_comparación.
 BUSCARH: busca en una fila o matriz de valores y devuelve el

valor que haya sido encontrado, o bien un error #N/A si no
encuentra nada.
o Sintaxis:
BUSCARH (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])
 valor_buscado (obligatorio): es el valor que

vamos a buscar en el rango.
 matriz_buscar_en (obligatorio): es el rango de

celdas que contiene la fila de valores y la fila de
resultados.
 indicador_filas (obligatorio): es el número de la

fila (dentro del rango) que contiene los resultados.
 ordenado (opcional): nos indica si será una

coincidencia aproximada. Al omitir se toma como
verdadero.
 BUSCARV: nos ayuda a encontrar un valor dentro de un rango de

datos, por lo cual, podemos buscar un valor dentro de una tabla y
saber si ese valor existe o no.

EXCEL
o Sintaxis:
BUSCARV (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas;

[ordenado])
 Valor_buscado: es el valor que se va a buscar en

la primera columna de la matriz o tabla.
 Matriz_buscar_en: se trata del rango o base de

datos, donde se va buscar la información.
 Indicador_columnas: es el número de columna

donde se encuentra el valor que tratamos de
encontrar.
 Ordenado: es el valor lógico que especifica si la

función BUSCARV en Excel va a buscar una
coincidencia exacta o aproximada. Se recomienda
SIEMPRE PONER FALSO si queremos un valor
exacto, ya que el Valor VERDADERO da por
sentado que la columna está ordenada y busca el
valor más aproximado.
 COINCIDIR: busca un valor dentro de una lista y nos entrega la

posición que coincide con un valor dentro del rango especificado.
o Sintaxis:
COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia])
 Valor_buscado (obligatorio): es el valor que se

buscará en el rango especificado.
 Matriz_buscada (obligatorio): es el rango de

celdas con los valores donde vamos a realizar la
busqueda.

EXCEL
 Tipo_de_coincidencia (opcional): nos indica si
será una coincidencia exacta o aproximada. Si se
omite se toma como aproximada.
 COLUMNA: obtiene el número de columna de una celda en

referencia.
o Sintaxis:
COLUMNA([celda])
 celda (opcional): es la celda de la que queremos

conocer el número de la columna. Si omitimos este
valor se da por hecho que se refiere a la celda en la
que se está utilizando la función COLUMNA.
 COLUMNAS: entrega el número de columnas en una matriz o

referencia.
o Sintaxis:
COLUMNAS(rango)
 rango (obligatorio): es el rango de celdas de la que

deseamos conocer el número de columnas.
 FILA: devuelve el número de fila de una referencia o celda

especificada.
o Sintaxis:
FILA([ref])
 ref (opcional): es la referencia o celda de la que

deseamos conocer el número de fila. Si este valor

EXCEL
se omite se da por supuesto que se refiere a la
celda en la que se está utilizando la función FILA.
 FILAS: devuelve el número de filas de un rango o matriz.
o Sintaxis:
FILAS(matriz)
 matriz (Obligatorio): es el rango de las celdas que

se desea conocer el número de filas.
 TRANSPONER: ayuda a devolver un rango vertical de celdas

como un rango horizontal, o viceversa.
o Sintaxis:
TRANSPONER(matriz)
 matriz (obligatorio): es el rango de las celdas que

se desea transponer.
ACCEDE AL RECURSO
Para más información, en el documento “ENLACES DE INTERÉS” puede

consultar la documentación oficial de Microsoft acerca de Funciones de
Búsqueda y Referencia.

EXCEL
VÍDEO
Puedes consultar un video sobre Cómo usar las funciones #buscar, #buscarV,
#buscarH y #buscarX y cuál es su diferencia, así como un vídeo sobre cómo
hacer funciones de búsqueda y referencia en Excel, acudiendo al documento
“ENLACES DE INTERÉS”
¿Sabías que existen cientos de Funciones predefinidas en Excel?
Existen funciones para todas las necesidades prácticas de trabajo con hojas de
cálculo:
 Funciones de Compatibilidad.
 Funciones de Cubo.
 Funciones de Bases de Datos.
 Funciones de Fecha y Hora.
 Funciones de Ingeniería.
 Funciones Financieras.
 Funciones de Información.
 Funciones Lógicas.
 Funciones de Búsqueda y Referencia.
 Funciones Matemáticas y Trigonométricas.
 Funciones Estadísticas.
 Funciones de Texto.
 Funciones Definidas por el Usuario.

EXCEL
 Funciones Web.
ACCEDE AL RECURSO
Puede consultar el listado competo de funciones en la documentación oficial de

Microsoft, acudiendo al documento “ENLACES DE INTERÉS”.
6. TRABAJO CON DIFERENTES HOJAS: FUNCIONES

TRIDIMENSIONALES
Cuando trabajamos con libros de Excel que contienen varias hojas, y se

realizan operaciones entre estas de forma que se puede calcular un resultado
según valores contenidos en celdas que se sitúan en hojas diferentes, se dice
que trabajamos con una Función Tridimensional o Función 3D.
Una Hoja de Cálculo Tridimensional u Hoja de Cálculo Multidimensional

es un libro de Excel que contiene múltiples hojas interactivas, y que además
contiene funciones tridimensionales que realizan cálculos, análisis,
organización y almacenamiento de datos entre varias hojas del libro.
Los datos se organizan en tablas del mismo tamaño y forma, constituyendo una
pila. Cuando se trabaja con hojas de cálculo tridimensionales, los usuarios
pueden analizar las tablas de datos de forma individual o agrupada. Las hojas
de cálculo tridimensional se utilizan para rastrear, compilar y formular grandes
cantidades de datos, de forma que se pueden ejecutar cálculos múltiples en
varias hojas de trabajo.
En una hoja de cálculo tridimensional se pueden hacer las mismas operaciones

que en una hoja normal, ya sea el acceso a cualquier fila y columna de la hoja,
como la realización de operaciones aritméticas básicas, cálculos financieros
complejos, o cálculos estadísticos avanzados, entre otros.

EXCEL
En una hoja de cálculo tridimensional, a diferencia de las hojas normales,
se realizan referencias cruzadas entre celdas que pertenecen a distintas
hojas de trabajo, pudiendo incluir celdas que pertenecen a otra hoja, para
hacer cálculos entre ellas.
La mayoría de las aplicaciones de hoja de cálculo actuales, tal como Microsoft

Excel, permiten realizar funciones tridimensionales en sus hojas de cálculo. En
Excel, un ejemplo típico de referencia a una hoja de cálculo tridimensional es el
siguiente:
= SUMA ( Hoja1T : Hoja4T ! C6 )1
En esta fórmula, se está diciendo que Sume la celda C6 de la Hojas1T hasta la

Hoja4T. Vamos a verlo paso a paso con las explicaciones que exponemos a
continuación.
¿Para qué pueden servir las hojas de cálculo tridimensionales? Lo vemos

claramente con un ejemplo: supongamos que tenemos un libro de contabilidad
de una empresa, que contiene ingresos, gastos y beneficios. Podemos tener
una hoja para cada mes del año, siendo la estructura de cada una exactamente
igual. Con un Bloque Tridimensional podríamos realizar operaciones entre
cada hoja, correspondiente a un mes determinado, y, además, podríamos
conseguir que todas las hojas tuvieran el mismo diseño, anchura, color, tipo de
letra, encabezados, etc.
Por lo tanto, se puede decir que un Bloque Tridimensional es un conjunto

de celdas, que pertenecen a distintas hojas del libro, y que todas
contienen el mismo formato (apariencia) y las mismas fórmulas, aunque
utilicen datos de cálculo diferentes.
1
Nota: Se han introducido espacios para mejorar la legibilidad de la fórmula, aunque en la
realidad no hay que utilizarlos.

EXCEL
¿Cómo se pueden crear bloques tridimensionales para aplicar el mismo
Formato a todas ellas? Vamos a ver, paso a paso cómo se pueden crear
bloques tridimensionales y trabajar con ellos.
 Partimos de un libro vacío compuesto de 4 hojas:
 Seleccionamos las 4 hojas, pinchando en la primera pestaña

(en la parte inferior del libro de Excel), pulsando la tecla Mayus
(o Shift) de nuestro teclado, y pulsar a continuación la última
hoja. De esta forma, se seleccionan las 4 hojas, que se marcan
en un color de fondo blanquecino:
 Una vez seleccionadas las 4 hojas, vamos a introducir los

EXCEL
datos que deseemos, que serán comunes a todas las hojas.
Esto se introduce en la primera hoja y se replicará
automáticamente al resto de hojas. Además, vamos a ir
introduciendo algunas fórmulas:
o Primeramente, escribimos los nombres de los datos que

vamos a almacenar: Trimestre, Ingresos, Gastos y
Beneficios.
o Introducimos unos ingresos que serán fijos para todas

las hojas: 18.000
o Introducimos una fórmula de Beneficios que serán los

Ingresos menos los Gastos. Los ingresos serán fijos, esos
18.000 euros que hemos establecido, pero los Gastos serán
variables, por lo que por ahora en Gastos no vamos a
introducir ningún valor, pero en Beneficios sí que vamos a
poner la fórmula de Ingresos – Gastos (es decir, C4 – C5):
o Seleccionamos las celdas de Ingresos, Gastos y

Beneficios y le damos un Formato de Moneda, para que
nos salgan las cantidades indicando el símbolo del
Euro:

EXCEL
o Aplicamos algo más de formato al resto de los datos, a
nuestro gusto:
 El título centrado y combinado, y de algo más de

tamaño.
 La parte de beneficios, destacada con un estilo de

celda verde.
 La parte textual de ingresos y gastos, destacado con un

estilo de celda naranja (Estilo Entrada).
 La parte numérica de ingresos y gastos, destacado con

un estilo de celda blanco (Estilo Salida).

EXCEL
 Aplicamos también un borde a la tabla, y le damos un
color de fondo al título:
 Gracias a los bloques tridimensionales, comprobaremos que

este formato y las fórmulas que contiene la tabla, se han
copiado a todas las hojas de nuestro libro:

EXCEL
 Ahora sería cuestión de ir personalizando cada Hoja,
modificando la palabra TRIMESTRE por el trimestre que
corresponda, por ejemplo:
 Igualmente, podemos cambiar el título de cada hoja, por

ejemplo:

EXCEL
 Finalmente, habría que añadir los gastos de cada trimestre,
para que cada uno de ellos sea diferente, puesto que en un
entorno real tendríamos distintos gastos en cada uno (lo
mismo pasaría con los ingresos, pero por simplificar se ha hecho
igual en todos ellos).
Como hemos visto, con los Bloques Tridimensionales podemos ser más
productivos, ya que podemos trabajar con varias hojas que tengan todas
la misma estructura, sin necesidad de tener que replicar manualmente esa
estructura en todas ellas, cuando es muy posible que no queden
exactamente igual en cada una.
Ahora, vamos a darle un poco más de complejidad a este sencillo ejemplo, y es

realizando la siguiente acción: Utilizar Fórmulas o Funciones
Tridimensionales (o Formulas / Funciones 3D), que son funciones de
cálculo que toman datos o valores que se encuentran en varias hojas de
un libro de Excel. Lo vemos paso a paso:
 Vamos a crear una nueva hoja, que será la Hoja Inicial, y le

EXCEL
llamaremos Totales. Arrastramos la hoja hacia la primera posición,
para que quede así:
 Creamos una tabla, similar a la usada en las hojas individuales,

pero que tenga varias columnas, una por cada trimestre, de
forma que se puedan obtener los datos de cada trimestre y
hacer la suma total anual:
 Ahora, hay que capturar los datos de cada trimestre (no es

recomendable escribirlos de forma manual ya que podemos cometer
errores).
o Pinchamos en la celda de Ingresos correspondiente al 1º

Trimestre.
o Escribimos un signo igual ( = ), a continuación, nos

vamos a la Hoja del Primer Trimestre, picamos en la
celda que contiene el valor de Ingresos de ese trimestre,
y damos Enter.

EXCEL
o En este momento se vuelve automáticamente a la
primera hoja, a la celda de Ingresos del Primer
Trimestre, donde veremos que tenemos el valor de
18.000 € ya rellenado.
o Si pulsamos en la celda, veremos esta fórmula, que

indica que se toma el valor de la Celda C4 que está en la
Hoja1T.
=Hoja1T!C4
Como vemos, la sintaxis es:
Hoja1T
C4
Es decir, se indica el nombre de la Hoja, se pone un signo de exclamación

( ! ) y se indica a continuación, sin espacios el nombre de la Celda que se

EXCEL
quiere capturar en esa hoja.
 Repetimos el procedimiento con el resto de celdas: Ingresos y

Gastos del primero, segundo, tercero y cuarto trimestre:
o Las fórmulas generadas son las siguientes:
 Primer Trimestre:
 Ingresos: =Hoja1T!C4
 Gastos: =Hoja1T!C5
 Segundo Trimestre:
 Tercer Trimestre:
 Cuarto Trimestre:

EXCEL
 Ahora solo quedaría hacer las Autosumas de cada Beneficio de

cada Trimestre, y del Total Anual:
o Hay que realizar las sumas verticales de cada trimestre, en

la celda de Beneficios correspondiente.
o Y finalmente hay que sumar las celdas horizontalmente para

los Ingresos, Gastos y Beneficios del Total Anual.
Con esto, hemos aprendido a crear Bloques Tridimensionales y a crear

Funciones Tridimensionales de una forma muy sencilla.
Como ya hemos indicado, una Fórmula Tridimensional utiliza los datos de

varias celdas, contenidos en varias hojas, para hacer los cálculos que se hayan
definido. Cada uno de esos datos capturados, se denomina Referencia
Tridimensional.
Es decir, si tenemos, basándonos en el ejemplo anterior, una fórmula que suma

los Ingresos de cada trimestre del año, podemos decir que:
 La Referencia Tridimensional es cada una de las fórmulas que

obtienen los datos de cada trimestre, en cuanto a Ingresos:
o =Hoja1T!C4
o =Hoja2T!C4
o =Hoja3T!C4

EXCEL
o =Hoja4T!C4
 La Fórmula Tridimensional es la suma que tiene en cuenta

todas esas referencias tridimensionales:
o =SUMA(„Hoja1T:Hoja4T‟!C4)
o Esta fórmula dice que tome desde la Hoja1T hasta la Hoja4t,

los valores de las celdas C4 correspondientes a cada hoja, y
los sume.
o Como vemos, hay comillas simples en el rango de hojas, se

sigue con el signo de exclamación seguido de la referencia a
la celda que hay que sumar, y se encapsula todo entre
paréntesis.
 ¿Cómo creamos esta fórmula tridimensional paso a paso? De

la siguiente manera:
o Escribimos =SUMA( en la celda donde queramos

obtener la autosuma. Para diferenciarlo de lo que
realizamos anteriormente, vamos a hacerlo a continuación
de la suma de ingresos del total anual.
o Seleccionamos ahora la celda C4 de la Hoja1T. Nos

fijamos que la fórmula se está completando en la barra de
fórmulas de Excel.

EXCEL
o Por último, presionamos la tecla Mayus (Shift), y sin
soltarla hacemos clic en la Hoja4T.
o Luego, damos Enter para confirmar la fórmula y obtener

el resultado, que coincide con el calculado
anteriormente con la autosuma manual:
o Repetimos con el resto de campos, de la misma forma:

EXCEL
o Las Fórmulas 3D generadas son:
 Total Ingresos Anual: =SUMA(Hoja1T:Hoja4T!C4)
 Total Gastos Anual: =SUMA(Hoja1T:Hoja4T!C5)
 Total Beneficios Anual: =SUMA(Hoja1T:Hoja4T!C6)
Ya hemos visto cómo realizar una Fórmula Tridimensional sencilla de Suma.
Comentamos, por último, que cualquier cambio en los importes de las

hojas, producirá cambios automáticamente en la hoja de Totales.

EXCEL
Existen muchas fórmulas que se pueden utilizar con Referencias 3D, las
vemos en esta tabla:

EXCEL
Fuente: Microsoft
VÍDEO
Acude al documento “ENLACES DE INTERÉS” para consultar un vídeo sobre

Fórmulas 3D en Excel: Sumar o acumular valores de varias hojas.

EXCEL
7. VINCULAR BBDD CON LA HOJA DE CÁLCULO: DATOS
EXTERNOS
Una Base de Datos (BBDD o Database) es un conjunto de datos

estructurados que pertenecen a un mismo contexto, y se almacenan de forma
sistemática para un uso posterior.
Un Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD) se define como un software

que permite administrar bases de datos, simplemente. Mediante este software,
se puede crear una nueva base de datos, crear usuarios que tendrán distintos
permisos de acceso sobre esa base de datos (lectura, o lectura y escritura),
configuración de la base de datos, extracción de datos, introducción de datos,
etc.
El sistema de software subyacente de un SGBD, junto con la interfaz gráfica de

administración o por comandos, es el Motor de Base de Datos. El motor se
utiliza para realizar las acciones de tipo CRUD: Crear registros (filas), Leer
registros, Actualizar registros y Eliminar Datos (del inglés Create, Read,
Update, Delete).
Uno de los sistemas de Bases de Datos más comunes son los Sistemas de
Bases de Datos Relacionales, donde existen varias tablas en una misma
base de datos cuyos datos están relacionados entre sí.
Estas tablas contienen campos (o columnas) y registros (o filas). Cada

campo y fila de una tabla, puede estar relacionado con la de otras tablas,
evitando duplicidad de registros, garantizando la Integridad Referencial (si se
elimina un registro, se eliminarán todos los registros dependientes), y
favoreciendo la Normalización de los Datos (un concepto similar a la
Validación de Datos, que estudiamos anteriormente).
Las tablas se vinculan o relacionan entre sí por un campo común, que tiene el
mismo formato y características. Por ejemplo, en un empresa que se dedique a

EXCEL
vender productos a clientes, tenemos una base de datos relacional que
contiene varias tablas, entre ellas una con los datos personales de los clientes,
y otra con los pedidos que se han realizado:
 La tabla de Clientes contiene los datos personales de los clientes,

y la dirección de envío y facturación. Ahí, el campo DNI contiene
el número de DNI de nuestros clientes. O bien, se podría utilizar
un campo de Identificador único (ID). En cualquier caso, no se
permitiría que existieran clientes duplicados en la tabla de
clientes.
 La tabla de Pedidos contiene también el DNI de cada cliente, o el

ID de usuario, y los datos relativos a cada pedido realizado.
 Estas dos tablas están relacionadas por el campo de DNI o de ID,

de forma que cuando se consulte un cliente, se obtienen sus
datos personales de la tabla de Clientes, y los pedidos realizados
de la tabla de Pedidos.
 Si eliminamos un cliente de nuestro sistema, se eliminará el

registro de la tabla de Clientes, y los registros de pedidos
relacionados de ese cliente, en la tabla de Pedidos.
Esta es la forma de funcionamiento interno de una base de datos relacional

para un asunto de ventas de productos o servicios a clientes, en una empresa
cualquiera, de manera muy simplificada.

EXCEL
ACCEDE AL RECURSO
No es propósito de este contenido explicar de manera extensa lo que es una

Base de Datos, una Base de Datos Relacional y otros conceptos relacionados,
por lo que dejamos estos enlaces en el documento “ENLACES DE NTERÉS”
para que el lector pueda ampliar la información si lo desea.
Microsoft Access es un sistema de bases de datos relacional de Microsoft,

que se integra dentro de la suite Microsoft Office y puede compartir datos con
otros programas de esa suite, como Microsoft Excel.
El uso más típico de compartición de datos de Access con Word es poder

rellenar sobres con direcciones rápidamente, importando esas direcciones
desde una base de datos.
En el caso más concreto de Excel, podemos importar grandes volúmenes de

datos económicos, por ejemplo, para realizar cálculos con éstos desde Excel
(ya que desde Access no se pueden hacer cálculos con los datos, habría que
utilizar macros externas u otras aplicaciones).
Vamos a explicar cómo se conecta una base de datos de Access con una
hoja de cálculo de Excel:
 Supongamos que partimos de una base de datos de empleados

que contiene la información salarial de cada uno.
 Además, tenemos una hoja de cálculo de Excel con la que

podremos realizar distintos cálculos sobre esos datos.
 Por lo tanto, vamos a conectar la base de datos con la hoja de

cálculo.
 Debemos tener la base de datos cerrada, ya que si está

abierta Excel no puede acceder al origen de datos.

EXCEL
 En Excel, ir a la pestaña Datos > Grupo Obtener y transformar
datos > Botón Obtener Datos.
Fuente: ninjadelexcel
 Se abrirá la típica ventana para seleccionar un archivo.

Vamos a la carpeta que contiene la base de datos y la
seleccionamos. Luego, pulsamos en Importar.

EXCEL
 Se abrirá una herramienta de Excel denominada Power

Query, mediante la cual accederemos a los datos que
contiene la base de datos.
 En la ventana que aparece, seleccionamos la tabla de la base

de datos que contiene los datos que queremos pasar a la
hoja de cálculo de Excel, y pulsamos en el botón Transformar
datos.

EXCEL
 Se mostrará la tabla en el entorno de Microsoft Access.

Opcionalmente se pueden hacer cambios sobre la tabla que
se muestra a continuación. Cuando estemos listos, pulsamos
en el botón Cerrar y Cargar.

EXCEL
 Por último, se abrirá Microsoft Excel con los datos de Access
ya importados en una hoja de cálculo, y podremos trabajar
con esos datos como deseemos.
Este mismo procedimiento puede utilizarse para acceder a otros orígenes de

datos, no sólo a bases de datos. Podemos acceder a datos contenidos en
bases de datos de la Nube, como Azure. También a datos de páginas web,
documentos PDF, etc.
También se puede hacer la operación contraria: Importar datos de Excel a

Access. Puede obtener más información en la documentación oficial de
Microsoft.
VÍDEO
Puedes consultar un video sobre cómo vincular tabla de Access a archivo de

Excel sin programar macros en el documento “ENLACES DE INTERÉS”.

EXCEL
OBJETIVOS
1. Aprender a Esquematizar las hojas de cálculo por el Subtotal.
2. Conocer las Tablas Dinámicas para saber analizar grandes conjuntos de

datos.
3. Estudiar las partes que componen las Tablas Dinámicas, los usos más
frecuentes y los pasos para crear una.
4. Aprender a actualizar y eliminar Tablas Dinámicas.
5. Conocer ejemplos prácticos de Tablas Dinámicas aplicados a la vida

real.
6. Conocer las Macros de Excel, aprendiendo sus beneficios y

características principales.
7. Aprender a usar la Grabadora de Macros para crear Macros en Excel de

manera automatizada.
8. Saber cómo integrar las Macros en las hojas de cálculo de Excel para su
uso posterior.
En este tema profundizaremos en el uso avanzado de Excel. En el primer

apartado hablaremos de la forma en que se pueden esquematizar las hojas de
cálculo, de manera que se puedan leer y comprender los datos sencillamente.
Aprenderemos a Esquematizar las hojas de cálculo por el Subtotal, con un
caso práctico que seguiremos paso a paso.

EXCEL
En el segundo apartado estudiaremos las Tablas Dinámicas, una herramienta
que nos permitirá analizar grandes conjuntos de datos. Conoceremos las
partes que componen las Tablas Dinámicas, los usos más frecuentes, y los
pasos para crear una Tabla Dinámica. Seguimos estudiando las opciones de
actualización manual y automática, así como la eliminación de Tablas
Dinámicas. Complementamos la formación en este apartado estudiando varios
ejemplos prácticos de la vida real en cuanto al uso de Tablas Dinámicas en
Excel.
El tercer y último apartado realiza una introducción sobre las Macros, una
herramienta imprescindible para realizar tareas repetitivas automatizadas en
Excel. Aprenderemos a habilitar las opciones de Programación en Excel, para
seguir, a continuación con un caso práctico de creación de Macros de manera
automatizada, con la herramienta denominada Grabadora de Macros.
Crearemos una Macro de prueba, y aprenderemos a integrarla en las hojas de
cálculo de Excel para su uso posterior.

EXCEL
8. SUBTOTALES Y ESQUEMAS
De forma similar a una tabla de una base de datos, en la que se consignen

datos de clientes y ventas asociadas, en las hojas de cálculo se puede hacer
algo similar, y mostrar esos datos de forma jerarquizada o esquematizada.
Esquematizar una hoja de cálculo proporciona una forma sencilla de
leerla y comprenderla. De esta forma, se puede usar la función de
Colapso de Esquema para mostrar la línea final de cada grupo.
Un Esquema de Subtotal es una forma de calcular los subtotales en una lista

de columna esquematizada, de forma que se mostrarán y ocultarán las filas de
detalle en cada subtotal. Por ejemplo:
Fuente: misapuntesdeexcel

EXCEL
Excel permite también insertar niveles anidados de subtotales:
Fuente: misapuntesdeexcel
Los subtotales en Excel son una forma de interpretar y comprender mejor la

información, cuando trabajamos con hojas de cálculo que tengan una gran
cantidad de información.
En general, existen varias formas de Esquematizar una hoja de cálculo:
 Función Autoesquema: la función autoesquema esquematiza un

rango de celdas seleccionado o una hoja de cálculo completa, de
forma automática, basándose en fórmulas y en la dirección de
cada referencia.
 Función de Agrupación de Datos: esta función permite agrupar

filas y columnas que se seleccionen manualmente.
 Función Subtotal: la función subtotal sirve para calcular valores

subtotales de las columnas etiquetadas que se hayan
seleccionado.

EXCEL
 Función Consolidar: se pueden consolidar varias hojas usando
esta función.
De estas funciones, la Función Subtotal, utilizada en conjunto con la

Función de Autoesquema es muy útil. Vamos a verlo con un ejemplo práctico:
 Pasos preliminares: debemos tener una hoja de cálculo en la

que la información se organice en columnas etiquetadas. Los
datos consignados en cada columna deben ser del mismo tipo, y
deben estar clasificados basándose en la columna por la que
queramos agrupar los subtotales.
 Agrupar por Subtotales:
o Primer paso: Ordenar: pinchar en la columna para la que

deseemos conocer el subtotal. En la pestaña Inicio >
Grupo Edición > pulsar en el botón Ordenar y Filtrar y
seleccionar una opción de ordenación:
Fuente: customguide

EXCEL
o Segundo paso: Subtotal: en la pestaña Datos > Grupo
Esquema > seleccionar el botón Subtotal. Aparecerá una
ventana, en la que debemos picar en el desplegable Para
cada cambio en y seleccionar ahí qué subtotal queremos
calcular.
 Por ejemplo, si tenemos una lista de clientes, con el

nombre de la empresa a la que pertenecen, y el total
de compras que hayan realizado, y se desea
calcular el subtotal ordenado por el nombre de la
empresa, se selecciona el nombre de la columna
que contiene la empresa.
Fuente: customguide

EXCEL
 Después, pinchamos en la flecha de Usar función y
ahí seleccionamos la función Suma (podemos usar
cualquier otra, como Recuento, Promedio, Máx.,
Min, Producto, etc.).
Fuente: customguide

EXCEL
 En el apartado Agregar subtotal a, tendremos que
seleccionar la casilla correspondiente a la columna
que contiene valores para los cuales deseemos
conocer el subtotal. Podemos agregar más
subtotales desmarcando la casilla Reemplazar
subtotales actuales para no sobrescribir los
subtotales actuales.
Fuente: customguide

EXCEL
 Crear el Esquema: una vez agregados los subtotales, debemos
usar ahora la opción de Esquema.
o Junto al listado de números de filas, ha aparecido ahora un

control de Esquema, que permite colapsar las filas o
columnas y ver sólo los subtotales.
o Seleccionar un Nivel de Esquema: seleccionar un nivel

de esquema, y luego expandir una categoría para ver los
detalles adicionales.
Fuente: customguide

EXCEL
o Quitar Esquemas y Subtotales: para quitar un nivel de
esquema y los subtotales, pinchar en la Pestaña Datos >
Grupo Esquema > Botón Subtotal y luego, en la ventana
emergente, pinchar en el Botón Quitar todos, de forma que
se eliminará el esquema y la hoja de cálculo volverá a su
aspecto normal.
Fuente: customguide

EXCEL
ACCEDE AL RECURSO
Para saber más, consulte la Documentación Oficial de Microsoft, que podrá

encontrar en el documento “ENLACES DE INTERÉS”.
VÍDEO
Aquí incluimos un vídeo sobre subtotales y Esquemas Excel:

https://www.youtube.com/watch?v=3bq6JpDMIXQ

EXCEL
9. TABLAS DINÁMICAS
Una Tabla Dinámica es una herramienta que sirve para calcular, resumir y
analizar grandes conjuntos de datos, de forma que se pueden realizar
comparaciones, patrones y tendencias.
Se puede decir que una Tabla Dinámica es un resumen de datos que están
empaquetados en una única tabla, lo cual permite observar tendencias en
la información consignada en la hoja de cálculo. Son muy útiles para
comparar información en filas y columnas largas, y se pueden agrupar los
datos de distintas formas para poder observarlos en base a distintos criterios.
Esto no modifica el contenido de ninguna manera, simplemente es una manera
de observar los datos.
Las Tablas Dinámicas se componen de las siguientes partes:
 Filtro de Informe: se añaden campos mediante los cuales se

crea un filtro que permite restringir la información que se ve en la
pantalla.
 Etiquetas de Columna: estos son los campos que se mostrarán

como columnas dentro de la tabla dinámica.
 Etiquetas de Fila: estos son los campos que determinarán qué

filas tendrá la tabla dinámica.
 Valores: estos son los campos que se colocarán como las celdas
de la tabla dinámica, y que serán totalizados para cada columna y
fila.

EXCEL
Una Tabla Dinámica se puede utilizar para varias cosas. En la práctica, estos
son los usos más habituales:
 Realizar comparación de los totales de ventas de distintos

productos: podríamos tener una hoja de cálculo con datos
relativos a las ventas mensuales de tres productos distintos, de
forma que queremos averiguar cuál de los tres ha generado
mayores beneficios.
o En este caso, podíamos verificar manualmente la cifra de

ventas de cada producto y sumarlas.
o Pero ¿qué ocurre si la tabla contiene miles o millones de

registros? Obviamente esto no se puede hacer a mano.
o Para este caso podemos usar las tablas dinámicas, de

forma que automáticamente se calcularán las ventas
totales de cada producto, y calculas sus sumas en un
breve periodo de tiempo (segundos apenas).
 Mostrar las ventas de nuestros productos como porcentajes

de las ventas totales: con las tablas dinámicas se muestra de
forma predeterminada los totales de cada fila o columna cuando
se han creado. Pero se pueden hacer otras cosas.
o Por ejemplo, puede que tengamos consignadas las ventas

trimestrales para los tres productos separados en una hoja
de Excel, y se hayan consignado esos datos en una tabla
dinámica.
o La tabla nos dará automáticamente los tres totales de

ventas trimestrales de cada producto, en la parte inferior de
cada columna.

EXCEL
o Pero si queremos conocer el porcentaje de contribución de
todas las ventas de la compañía, y no solo de esos tres
productos, necesitaríamos configurar la tabla dinámica
para que en cada columna se obtenga el porcentaje de
ventas de los tres totales (no solo el de cada columna).
o Por ejemplo, si las ventas de los tres productos son 200 mil
euros, y el primer producto son 45 mil euros, podríamos
crear una tabla dinámica que dijera que ese producto ha
contribuido con un 22,5% del total de las ventas de la
empresa.
o Los datos se pueden mostrar como porcentajes en lugar de

como totales numéricos.
 Obtener un recuento de los empleados para cada

departamento por separado: con las tablas básicas de Excel no
se pueden hacer cosas que sí se pueden hacer con las tablas
dinámicas.
o Podemos tener una lista de empleados en una hoja de

cálculo, en la que aparezcan los nombres de los
departamentos a los que pertenece cada empleado.
o Podríamos crear una tabla dinámica a partir de esos datos,

para mostrar el nombre de cada departamento y cuántos
empleados pertenecen a él.
o De esta forma no tendríamos que ordenar la hoja de

cálculo por el nombre de departamento y contar
manualmente cada fila.

EXCEL
 Agregar valores por defecto (o predeterminados) a las celdas
que estén vacías: a veces no todos los conjuntos de datos que
introduzcamos en las hojas de cálculo de Excel rellenarán cada
celda. Pueden quedar celdas vacías esperando datos.
o Con las tablas dinámicas podemos personalizar las celdas

que están vacías para rellenarlas automáticamente con un
valor predeterminado, como 0 € o N/D (No Disponible), por
ejemplo.
o En tablas que tengan muchos datos, el etiquetado de

celdas automático es muy útil, sobre todo si varias
personas trabajan con la misma hoja.
o Los datos se pueden formatear automáticamente con la

opción Celdas vacías como (está en la sección Opciones
de tabla dinámica), indicando ahí el valor que se rellenará
automáticamente en esas celdas que estén vacías.
 Combinar los resultados de dos variables: podríamos tener

una encuesta en la cual los participantes hayan indicado su sexo
y el producto que más compran.
o Si queremos saber cuántos hombres prefieren un producto,

o cuántas mujeres prefieren otro producto, podríamos
hacerlo con una tabulación cruzada, de forma que se
indiquen las columnas y filas de la tabla donde se
consignen esos dos valores, y cruzar cada fila y columna
para calcular cuántas veces aparecen los pares
correspondientes (hombres y producto A, o mujeres y
producto B).

EXCEL
o Pero la tabulación cruzada se realiza de forma más sencilla
mediante una tabla dinámica, ya que solo debemos
seleccionar la tabla de datos original e insertarla para que
se definan las filas y columnas de la tabla dinámica.
Para hacer una Tabla Dinámica en Excel se requieren 6 pasos:
 Ingresar los datos en un rango de filas y columnas: partimos

de una hoja de cálculo donde están consignados todos los datos
que usaremos.
o Simplemente es un conjunto de filas y columnas con los

valores que necesitemos. En la fila superior se indicarán
los encabezados de cada columna (los títulos, que
determinen qué valores almacenan cada columna).
o Por ejemplo, podríamos tener un listado de rendimiento de

publicaciones en un Blog, teniendo una columna con el
encabezado URL, otra con el encabezado Título de la
publicación y otra con el encabezado Visitas.

EXCEL
 Ordenar los datos por un atributo concreto: una vez
consignados los datos, debemos ordenarlos por alguno de los
criterios, de forma que sea más fácil administrarlos una vez que
los convirtamos en tabla dinámica.
o Para ordenar los datos solo hay que ir a la pestaña Datos >
Grupo Ordenar y Filtrar > Botón Ordenar.
o Podemos ordenar los datos por cualquier columna, en

orden ascendente o descendente.
o Por ejemplo, en la tabla que citamos anteriormente del

blog, podemos estructurarla por la columna Vistas,
seleccionando el título de la columna y marcando si
queremos ordenarlo de mayor a menor o al revés.

EXCEL
 Resaltar las celdas para crear una Tabla Dinámica: una vez
insertados los datos en la hoja de cálculo, y realizada la
ordenación a nuestro gusto, debemos resaltar las celdas que
queremos agrupar en la tabla dinámica.
o Pulsamos en la Pestaña Insertar > Grupo Tablas > Botón

Tabla Dinámica.
o Esto abrirá una ventana donde estableceremos los rangos

de celdas que queremos enviar a la tabla dinámica, y
además indicar si queremos mantenerlo en la misma hoja
de cálculo o enviarlo a una nueva.
o Alternativamente, se pueden resaltar las celdas y

seleccionar Tablas Dinámicas Recomendadas (junto al
botón de Tabla Dinámica), de forma que se abrirá una tabla
dinámica con sugerencias predeterminadas sobre cómo
organizar cada fila y columna.

EXCEL
 Arrastrar y soltar un campo en el área Etiquetas de Fila: excel
va a crear una tabla dinámica en blanco. Hay que arrastrar y
soltar los campos que estarán etiquetados en función de los
encabezados de las columnas de nuestra hoja de cálculo. Estos
encabezados determinan el identificador único de cada campo, y
la tabla dinámica va a estructurar estos datos.
o Para organizar los datos de nuestro ejemplo de

publicaciones del blog, arrastraremos el campo de Título al
área de Etiquetas de la fila.

EXCEL
 Arrastrar y soltar un campo en el área de Valores: una vez
establecida la organización de los datos, debemos agregar a
continuación algunos valores, arrastrando los campos al área de
Valores.
o Siguiendo con el ejemplo del blog, para resumir las vistas

según el título sólo tenemos que arrastrar el campo Vistas
al área de Valores.

EXCEL
 Afinar los cálculos: la suma de un valor en particular se
calculará automáticamente, pero se puede cambiar a un cálculo
como promedio, máximo o mínimo, según deseemos.
o Para hacerlo, hay que hacer clic en un triángulo invertido

que aparece al lado del valor, y hacer clic en Configuración
del campo de valor.

EXCEL
Ya hemos visto cómo se crea una Tabla Dinámica, pero ¿cómo se
actualiza? Vamos a verlo:
 Actualizar una Tabla Dinámica Manualmente:
o Hacer clic en cualquier parte de la tabla para que

aparezcan las herramientas de la tabla dinámica en la cinta
de opciones.
o Pulsar en el Grupo Datos > Botón Analizar > Actualizar. O

bien presionar directamente las teclas Alt + F5.
o Si queremos que la actualización se produzca en todas las

tablas dinámicas del libro a la vez, pulsar en Actualizar.
 Actualizar una Tabla Dinámica Automáticamente:
o Pinchar en cualquier parte de la tabla para que aparezcan

las herramientas de la tabla dinámica en la cinta de
opciones.
o Pulsar en Analizar > Opciones.
o En la Pestaña Datos activar la casilla Actualizar datos al

abrir el archivo.

EXCEL
Finalmente, hay que comentar que para Eliminar una Tabla Dinámica solo
debemos pulsar en el botón Eliminar o Borrar, de forma que desaparecerá la
tabla inmediatamente. Si no fuera así, es posible que haya algún campo de la
tabla dinámica que no se seleccionó. En ese caso habría que seleccionarlos
todos y pulsar de nuevo en el botón de borrado.
Para acabar, vamos a ver algunos ejemplos de Tablas Dinámicas:
 Tabla Dinámica para realizar seguimiento de órdenes de

trabajo: esta tabla permite realizar una gestión de los servicios
que ofrece una empresa, de forma que diariamente se sepa qué
servicios han contratado los clientes, ver lo que se les ha
entregado y ver lo que falta por entregar. Se pueden ver los
anticipos y pagos finales, si existe algún retraso en las entregas, y
otros datos que posibilitarán que se haga un buen servicio al
cliente.

EXCEL
Fuente: https://www.planillaexcel.com/seguimiento-de-ordenes-de-trabajo-en-
excel
 Tabla Dinámica para establecer un control de ventas

mensuales: esta tabla utiliza los datos de inventario y existencias
y se actualiza conforme se producen ventas. Se puede usar para
negocios de cualquier tamaño. En este ejemplo se hace un
seguimiento sobre las ventas de un supermercado:

EXCEL
 Tabla Dinámica para realizar un seguimiento de productos en
renta: este es un ejemplo para empresas que se dedican a
alquilar productos o vehículos. Permite realizar un seguimiento de
los contratos que terminaron ya, y hubiera que recoger los
productos o vehículos que se alquilaron. También permite
establecer condiciones a efectos de pagos adicionales, pólizas de
seguro o reclamaciones de cualquier tipo.

EXCEL
 Tabla Dinámica para realizar un control de cobros: en este
último ejemplo se puede ver un trabajo conjunto realizado entre el
departamento de ventas y el departamento de cobros de una
empresa. Se deberán actualizar los datos diariamente para que
no se produzcan errores, confusiones o comunicaciones
incorrectas con los clientes.
Estos procedimientos descritos para las Tablas Dinámicas son distintos

según estemos en un entorno Windows, Web o Mac. Consulte la
Documentación Oficial de Microsoft para más información y vídeos del
procedimiento de uso en cada plataforma.

EXCEL
VÍDEO
En el documento “ENLACES DE INTERÉS” puedes consultar un vídeo sobre

cómo crear tablas dinámicas en Excel.

EXCEL
10. INTRODUCCIÓN A MACROS
¿Qué es una Macro? Son un conjunto de instrucciones (macroinstrucciones,

del griego Makro, grande), que se almacenan y se ejecutan posteriormente de
forma secuencial mediante una sola orden de ejecución u orden de llamada.
Las Macros se utilizan para realizar tareas repetitivas de manera automatizada.

Se almacenan dentro del propio programa que las utiliza, y se ejecutan
pulsando un botón creado específicamente para esta tarea, o bien, mediante
una combinación de teclas.
En una Macro se ejecutan las instrucciones secuencialmente, mientras que en

un Programa puede haber otro tipo de orden de ejecución, no necesariamente
secuencial.
Microsoft Excel introduce las macros a partir de la versión 2007 (Versión 12.0),
mediante el lenguaje VBA (Visual Basic for Applications, Visual Basic para
Aplicaciones). Las macros en Excel se pueden crear automáticamente
mediante una herramienta llamada Grabadora de Macros, o bien
manualmente escribiendo el código en una ventana de Excel dedicada a la
programación de Macros.
Con la Grabadora de Macros realizaremos una serie de acciones mediante el

ratón y el teclado, y se generará el código de programación resultante que
permitirá repetir esas acciones en el futuro con sólo pulsar un botón.
¿Qué es VBA?
Visual Basic for Applications, Visual Basic para Aplicaciones es un lenguaje

de Macros de Microsoft Visual Basic, que permite ampliar la funcionalidad de
algunos programas de la suite Microsoft Office, como Outlook, Excel, Word,
Access y PowerPoint.

EXCEL
VBA se utiliza principalmente para automatizar tareas cotidianas, crear
aplicaciones y servicios de bases de datos para el escritorio.
RECURSO
Puedes acudir al documento “ENLACES DE INTERÉS” para saber más sobre

Microsoft visual o Microsoft Office.
Las Macros, ya sean creadas con la Grabadora de Macros, o bien

manualmente, se editan en Excel mediante un IDE (Integrated Development
Environment, Entorno de Desarrollo Integrado), que es una aplicación
informática complementaria que permite escribir o editar código de
programación VBA para crear o modificar macros en Excel.
Para que las macros puedan ser ejecutadas por los usuarios de las hojas de
cálculo donde se estén utilizando, se utilizan botones y controles en la propia
hoja de cálculo, que cuando se pulsan, ejecutan la macro que tengan asociada.
Durante años las macros han sido objeto de controversia, puesto que se
puede programar la ejecución de código malicioso que interrumpa o
perjudique el funcionamiento normal de los ordenadores donde se
ejecutan.
Es por esto por lo que Microsoft tomó medidas como tener la posibilidad de
ejecución de macros desactivada de forma predeterminada en Excel (el usuario
debe habilitarlo de forma explícita para poder ejecutar macros en su equipo).
Una de las principales funciones que nos proporcionan las macros de

Excel, es la de automatizar las tareas que se realizan diariamente, de
forma que realicemos un trabajo mucho más eficiente.

EXCEL
Con una Macro vamos a poder repetir, de forma automatizada, aquellas
acciones que realizamos una y otra vez en nuestras hojas de cálculo. Una
Macro es un conjunto de comandos que se almacenan en las hojas de
cálculo habilitadas para Macros (con extensión .xlsm) y que están
siempre disponibles para ser ejecutadas en cualquier momento.
Imaginemos que todos los días, a primera hora, necesitamos crear un informe
de ventas en nuestra empresa. Y que todos los días damos el mismo formato a
los textos. Esto es una tarea repetitiva que se puede automatizar con una
macro, de forma que pulsando un botón se aplique automática e
inmediatamente el formato que deseemos a nuestra hoja.
Las macros se escriben en un Lenguaje de Programación denominado VBA

(Visual Basic for Applications, Visual Basic para Aplicaciones), que
permite acceder a casi todas las funciones de Excel y ampliar la funcionalidad
de nuestros libros de Excel. Podemos utilizar las Macros sin necesidad de
saber programar, gracias a la Grabadora de Macros, que veremos más
adelante.
Principalmente las Macros son una serie de instrucciones o comandos que se

ejecutan a petición del usuario. Permiten automatizar tareas repetitivas, de
forma que vamos a poder reducir el tiempo de trabajo ya que esas tareas se
hacen automáticamente y de forma extremadamente rápida.
No es propósito de esta introducción el aprender a programar en VBA, así que

vamos a ver cómo podemos crear una macro con la Grabadora de Macros, y
cómo se usa esa macro posteriormente para automatizar las tareas repetitivas:
 Primer Paso: Mostrar la Pestaña Programador en Excel: El

primer paso imprescindible para usar Macros en Excel, ya sea de
manera automatizada o bien de manera manual (programarlo
automática o manualmente), es habilitar la pestaña Programador
de la cinta de opciones de Excel, que de forma predeterminada

EXCEL
está oculta.
o Normalmente vamos a ver así la cinta de opciones de

Excel:
o Para habilitar la pestaña Programador, nos vamos a la

Pestaña Archivo > Opciones.
o Ahí, nos dirigimos a Personalizar Cinta de Opciones.

EXCEL
o Una vez ahí, vamos a Pestañas Principales y marcamos la
casilla de la opción Programador.

EXCEL
o Aceptamos la ventana, cerrándola, y comprobamos que la
nueva pestaña Programador ya aparece en nuestra cinta
de opciones de Excel:
 Segundo Paso: Grabar varias acciones con la Grabadora de

Macros:
o La Grabadora de Macros es una aplicación que tiene

Excel, que se utiliza para grabar en código VBA todos los
pasos que realicemos en la interfaz de Excel.
o Esta grabación incluirá las acciones relativas a los clics que

hagamos en las celdas y los menús, el texto que
escribamos, el formato aplicado a las celdas, los gráficos,
etc.
o La Grabadora de Macros capturará todos los movimientos

que realicemos, incluidos los errores que podamos
cometer, como pulsar accidentalmente un botón que no
quisiéramos pulsar.
o Cuando se haya registrado la secuencia completa de

pasos, la Grabadora de Macros habrá generado
automáticamente el código VBA que forma la Macro,
propiamente dicha.

EXCEL
o Ejemplo Práctico: Introducción:
 Vamos a partir de una hoja de cálculo que ya

usamos en el primer tema, el inventario ficticio de
una Perfumería:
 Supongamos que nuestro inventario se genera

automáticamente por una aplicación externa, y todos
los días a primera hora de la mañana tenemos que
realizar una serie de cambios sobre los datos, para
que sean más atractivos visualmente y contengan
cierta información que la aplicación externa no nos
muestra.
 El inventario muestra el PVD (Precio Venta

Distribución) de los productos, pero cada día
tenemos que calcular el PVP (Precio Venta Público)
de cada producto, que se compone del margen de
beneficio y del IVA.
 La fórmula sería:
 PVP = PVD + Beneficio + IVA
 Además, queremos que una vez creado el PVP, se

aplique un formato que sea un fondo verde para
todas las celdas.

EXCEL
 Y queremos anexar (concatenar) la columna de
Tamaño a la columna de Descripción, de forma que
el Tamaño se vea seguido del título; y luego
aplicamos un formato de color de fondo verde para
esa columna.
o Por lo tanto, vamos a aplicar 3 cambios:
 Añadir un PVP en base al PVD.
 Poner un formato de color a la columna PVP.
 Concatenar el Tamaño a la Descripción y aplicar

un formato de color a la columna Desc y Tam.
o Ejemplo Práctico: Paso a paso:
 Pulsar en la pestaña Programador > Grupo

Código > Botón Grabar Macro.
 Poner un nombre a la macro, se puede dejar el

que aparece, Macro1, o cambiarlo por lo que
deseemos. Observamos que el botón Grabar macro
ha cambiado por Detener grabación. Esto quiere

EXCEL
decir que ahora mismo se está registrando todo
lo que hagamos en la interfaz de Excel.
 Aceptar la ventana. En este momento

empezamos a hacer los cambios que queremos
que se graben: (por simplificar, mostramos sólo el
resultado de cada acción).
 Añadir un PVP en base al PVD: Mostramos

el Antes y el Después:

EXCEL
 Poner un formato de color a la columna
PVP:
 Concatenar el Tamaño a la Descripción y

aplicar un formato de color a la columna
Desc y Tam:
 Una vez hechas las acciones, pulsamos en el

botón Detener Grabación. El botón ahora cambia
de nuevo a Grabar macro. Esto quiere decir que
nuestra grabación ha terminado y ya se ha generado
el código VBA de esa macro. Guardamos el archivo
con extensión XLSM (Hoja de Cálculo Excel con
Macros).

EXCEL
 Tercer Paso: Ver la Macro y Poner un botón para acceder a
nuestra Macro:
o Ver la Macro generada (el código):
 Nos vamos a la pestaña Programador > Grupo

Código > Botón Macros.
 Aparecerá una ventana con las macros que tiene

este Libro de Excel. En nuestro caso solo hay una,
la Macro1:

EXCEL
 Para ver el código que se generó automáticamente
con la Grabadora de Macros, pulsar en el botón
Modificar. Esto abrirá el IDE de programación para
VBA con el código que se ha generado
automáticamente.
 El código contiene absolutamente todas las

acciones que hayamos hecho en la interfaz
mientras estaba activa la Grabadora de Macros,
incluso los desplazamientos con las barras de
desplazamiento horizontales y verticales de la
ventana.

EXCEL
o Poner un Botón que nos permita acceder a la Macro:
 IMPORTANTE: Copiar el código de la Macro

generado a un archivo de texto, ya que lo vamos
a necesitar a continuación.

EXCEL
 La idea de tener un botón es que tengamos una
plantilla de la hoja de cálculo sin los datos, pegar ahí
los datos que nos haya generado la aplicación
externa (la cual genera el inventario), y que con el
botón se realicen los cambios que queremos (en

EXCEL
nuestro caso sería añadir el PVP y la columna de
Desc y Tam y aplicarles un formato).
 Por lo tanto, partimos de la hoja de cálculo

original, sin los cambios:
 Y ahí introducimos el botón con el código de la

Macro:
 Pulsar en la Pestaña Programador > Grupo

Controles > Clic Botón Control de Formulario.
 Dibujar un botón (arrastrar y soltar con el

puntero del ratón). Aparecerá una ventana,
poner el nombre que queramos, como

EXCEL
aplicar_macro1.
 Pulsar en el botón Nuevo, se abrirá el IDE de

VBA. Pegar ahí el código de la Macro que
habíamos guardado en el archivo de texto.
o IMPORTANTE: Pegar el código entre

Sub y End Sub, no sobrescribir lo
que aparece originalmente en el IDE
en blanco:

EXCEL
 Debe quedar así:
o IMPORTANTE: No puede haber dos

pares de etiquetas Sub y End Sub.

EXCEL
 Cerramos la ventana del IDE y grabamos el archivo
de Excel con formato XLSM.

EXCEL
 OPCIONAL: Podemos modificar el texto del
botón y la asignación de Macro.
 Si damos botón derecho en el botón,

podemos dar la opción Editar texto y
modificamos el texto y el tamaño y alineación
a nuestro gusto (usando en la pestaña Inicio
los controles del formato de texto).
 También podemos cambiar la macro

asociada a ese botón si damos botón derecho
en el botón y luego damos en la opción
Asignar macro y ahí podemos seleccionar
otra macro si la tenemos, que se asociaría a
ese botón; o incluso seleccionar la macro y
modificarla como vimos anteriormente.

EXCEL
 Cuarto Paso: Ejecutar la Macro:
o Simplemente habría que pulsar el botón. Podríamos

cambiar los datos de las celdas que tenemos (en nuestro
ejemplo, habría que añadir nuevos datos de inventario
entre la columna A y la H, a partir de la Fila 2), y luego
pulsar el botón para que se apliquen los cambios.
o De esta forma, podríamos tener datos de inventario

nuevos cada mañana, pegarlos en la hoja, y luego
pulsar el botón para que se añadieran las columnas de
PVD y Desc y Tam automáticamente, y exportar los
datos a un libro de Excel nuevo, un archivo PDF, un
informe, etc.
o Este sería el aspecto antes de pulsar el botón de

Macro:

EXCEL
o Este es el aspecto después de pulsar el botón de
Macro:
Sin duda, un Libro de Excel programado con Macros nos ayudará

enormemente a cumplir con las tareas repetitivas diarias, realizando
cálculos en cientos o miles de filas y columnas de forma automática y en
muy pocos segundos.
VÍDEO
Puedes acudir al documento “ENLACES DE INTERÉS” para consultar un vídeo

sobre cómo crear tu primera Macro en Excel.

EXCEL
RECURSO
Si quiere ampliar la información sobre Macros de VBA en Excel, consulte la

información oficial de Microsoft, cuyos enlaces podrás encontrar en el
documento “ENLACES DE INTERÉS”.
RESUMEN
En este curso hemos estudiado varias funciones avanzadas, pero no por ello
complicadas, que se pueden realizar en Excel. En el primer apartado se
estudiaron algunos conceptos básicos de Excel, así como cuestiones
interesantes como el Orden de Prioridad de los Operadores. Se vio, a
continuación, el proceso de Validación de Datos, para controlar los tipos de
datos que se admiten en cada hoja de cálculo.
También se trató acerca del Filtrado Automático de Datos, una forma de

mostrar los datos que nos interesen, ocultando otros no relevantes en una hoja
de cálculo. Para acabar este tema, se estudiaron una serie de Filtros
Avanzados, como los que se pueden aplicar con el Algebra de Boole.
El segundo apartado trató acerca de las Funciones de Búsqueda y Referencia,

que sirven para encontrar rápidamente conjuntos de datos en una hoja de
cálculo. Se continúa con las Funciones Tridimensionales o Funciones 3D,
realizando un completo repaso sobre su aplicación y uso, paso a paso, así
como la definición de varios conceptos relacionados con este tema.
Finalmente, se comentó brevemente cómo vincular datos de una base de datos
Access externa, a una hoja de cálculo de Excel.
Finalmente, en el tercer apartado profundizamos en el uso avanzado de Excel,

hablando primeramente de la Esquematización de las hojas de cálculo por
medio de los Subtotales, siguiendo un caso práctico paso a paso. Continuamos

EXCEL
con las Tablas Dinámicas, aprendiendo a analizar grandes conjuntos de datos
con esta herramienta. Para terminar, explicamos el uso básico de las Macros
de Excel, una herramienta imprescindible para realizar tareas repetitivas
automatizadas en Excel, y aprendimos a utilizar la Grabadora de Macros.
GLOSARIO
Álgebra de Boole o Álgebra Booleana: Es una estructura algebraica utilizada
para esquematizar operaciones lógicas, como Y, O, NO, etc.
Bloque Tridimensional: Es un conjunto de celdas, que pertenecen a distintas

hojas del libro, y que todas contienen el mismo formato (apariencia) y las
mismas fórmulas, aunque utilicen datos de cálculo diferentes.
Esquema de Subtotal: Es una forma de calcular los subtotales en una lista de

columna esquematizada, de forma que se mostrarán y ocultarán las filas de
detalle en cada subtotal.
Funciones de Búsqueda y Referencia: Son funciones que se utilizan en

Excel para encontrar valores dentro de una hoja o un libro, o dentro de un
rango de datos, siempre que se cumplan los criterios de búsqueda que
hayamos establecido.
Función Tridimensional o Función 3D: Son funciones de cálculo que toman

datos o valores que se encuentran en varias hojas de un libro de Excel. La
fórmula que permite acceder a cada uno de esos valores se denomina
Referencia Tridimensional.
Hoja de Cálculo Tridimensional u Hoja de Cálculo Multidimensional: Es un

libro de Excel que contiene múltiples hojas interactivas, y que además contiene
funciones tridimensionales que realizan cálculos, análisis, organización y
almacenamiento de datos entre varias hojas del libro.

EXCEL
Macro: Son un conjunto de instrucciones (macroinstrucciones, del griego
Makro, grande), que se almacenan y se ejecutan posteriormente de forma
secuencial mediante una sola orden de ejecución u orden de llamada. Las
Macros se utilizan para realizar tareas repetitivas de manera automatizada.
Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD): Se define como un software que

permite administrar bases de datos, simplemente. Mediante este software, se
puede crear una nueva base de datos, crear usuarios que tendrán distintos
permisos de acceso sobre esa base de datos (lectura, o lectura y escritura),
configuración de la base de datos, extracción de datos, introducción de datos,
etc.
Sistemas de Bases de Datos Relacionales: Es un sistema de base de datos

donde existen varias tablas en una misma base de datos cuyos datos están
relacionados entre sí. Estas tablas contienen campos (o columnas) y registros
(o filas). Cada campo y fila de una tabla, puede estar relacionado con la de
otras tablas, evitando duplicidad de registros, garantizando la Integridad
Referencial (si se elimina un registro, se eliminarán todos los registros
dependientes), y favoreciendo la Normalización de los Datos. Las tablas se
vinculan o relacionan entre sí por un campo común, que tiene el mismo formato
y características.
Tabla Dinámica: Es un resumen de datos que están empaquetados en una

única tabla, lo cual permite observar tendencias en la información consignada
en la hoja de cálculo.

EXCEL
BIBLIOGRAFÍA
 ADR Formación:
o Bloques Tridimensionales en Excel.
 https://www.adrformacion.com/knowledge/ofimatica/bloque
s_tridimensionales_en_excel.html
 Aula Clic:
o Excel 2016.
 https://www.aulaclic.es/excel-2016/
 Automate Excel:
o 10 Reglas y Técnicas de Validación de Datos – Excel y

Google Sheets.
 https://www.automateexcel.com/es/how-to/validacion-de-
datos/
 Custom Guide:
o Conceptos Básicos de Fórmulas en Excel.
 https://www.customguide.com/es/excel/conceptos-basicos-
de-formulas
o Esquema y Subtotal.
 https://www.customguide.com/es/excel/esquema-y-subtotal

EXCEL
 Excel Avanzado:
o Macros.
 https://www.excel-avanzado.com/macros
 Excel Info:
o Fórmulas 3D en Excel – Sumar o Acumular valores de varias

hojas.
 https://www.exceleinfo.com/formulas-3d-en-excel-sumar-o-
acumular-valores-de-varias-hojas/
 Excel para Todos:
o Funciones de búsqueda y referencia en Excel.
 https://excelparatodos.com/funciones-de-busqueda-en-
excel/?utm_content=cmp-true
 Excel Total:
o Funciones de búsqueda y referencia.
 https://exceltotal.com/funciones/busqueda-y-referencia/
o Introducción a las Macros.
 https://exceltotal.com/introduccion-a-las-macros/
 HubSpot:
o Los 6 pasos para hacer una tabla dinámica en Excel.
 https://blog.hubspot.es/sales/tabla-dinamica-excel

EXCEL
o Validación de datos en Excel: qué es y cómo se realiza (paso
a paso).
 https://blog.hubspot.es/marketing/validacion-datos-excel
 Microsoft:
o Aplicar la validación de datos a celdas.
 https://support.microsoft.com/es-es/office/aplicar-la-
validaci%C3%B3n-de-datos-a-celdas-29fecbcc-d1b9-42c1-
9d76-eff3ce5f7249
o Crear una referencia 3D al mismo rango de celdas en varias

hojas de cálculo.
 https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-una-
referencia-3d-al-mismo-rango-de-celdas-en-varias-hojas-
de-c%C3%A1lculo-40ca91ff-9dcb-4ad1-99d2-
787d0bc888b6
o Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de

cálculo.
 https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-una-tabla-
din%C3%A1mica-para-analizar-datos-de-una-hoja-de-
c%C3%A1lculo-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576
o Filtrar por criterios avanzados.
 https://support.microsoft.com/es-es/office/filtrar-por-
criterios-avanzados-4c9222fe-8529-4cd7-a898-
3f16abdff32b
o Funciones de Búsqueda y Referencia.

EXCEL
 https://support.microsoft.com/es-es/office/funciones-de-
b%C3%BAsqueda-y-referencia-referencia-8aa21a3a-b56a-
4055-8257-3ec89df2b23e
o Funciones de Excel (por categoría).
 https://support.microsoft.com/es-es/office/funciones-de-
excel-por-categor%C3%ADa-5f91f4e9-7b42-46d2-9bd1-
63f26a86c0eb#__toc309306714
o Importar o vincular datos de un libro de Excel.
 https://support.microsoft.com/es-es/office/importar-o-
vincular-a-los-datos-de-un-libro-de-excel-a1952878-7c58-
47b1-893d-e084913cc958
o Más información sobre la validación de datos.
 https://support.microsoft.com/es-es/office/m%C3%A1s-
informaci%C3%B3n-sobre-la-validaci%C3%B3n-de-datos-
f38dee73-9900-4ca6-9301-8a5f6e1f0c4c
 Mis Apuntes de Excel:
o Esquema de Subtotales.
 https://misapuntesdeexcel.karenzerpa.com/2020/06/esque
ma-de-subtotales.html
 Ninja de Excel:
o Cómo conectar Excel con Access.
 https://ninjadelexcel.com/conectar-excel-con-access/

EXCEL
 Plantillas Pyme:
o Cómo funcionan los filtros automáticos de Excel.
 https://www.plantillaspyme.com/blog-pymes/excel/como-
funcionan-los-filtros-automaticos-de-excel
 Techopedia:
o ¿Qué es una hoja de cálculo tridimensional?
 https://es.theastrologypage.com/3-d-spreadsheet
 Wikipedia:
o Hoja de Cálculo.
 https://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_c%C3%A1lculo
o Macro.
 https://es.wikipedia.org/wiki/Macro
o Microsoft Excel.
 https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel
o Visual Basic for Applications.
 https://es.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic_for_Applications

EXCEL

Contenido - Ifct184po - Análisis de Datos y Vinculación de BBDD Con Excel

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. REVISIÓN DE CONCEPTOS .................................................................... 4

2. VALIDACIÓN DE DATOS ........................................................................ 16

3. FILTROS AUTOMÁTICOS ...................................................................... 28

4. FILTROS AVANZADOS ........................................................................... 39

5. FUNCIONES DE BÚSQUEDA ................................................................. 56

6. TRABAJO CON DIFERENTES HOJAS: FUNCIONES

7. VINCULAR BBDD CON LA HOJA DE CÁLCULO: DATOS EXTERNOS 84

9. TABLAS DINÁMICAS ............................................................................ 102

10. INTRODUCCIÓN A MACROS ........................................................... 118

RESUMEN ..................................................................................................... 139

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................. 142

ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 1

1. Repasar los conceptos básicos de Excel.

2. Conocer el tipo de Operadores que admite Excel y su orden de prioridad.

3. Estudiar los tipos de archivo admitidos por Excel, y sus limitaciones

4. Aprender a establecer criterios de validación de datos.

5. Estudiar el uso práctico de la validación de datos.

6. Conocer los tipos de mensaje admitidos en la validación de datos.

7. Estudiar la forma de filtrar los datos según criterios específicos que

8. Conocer los tipos de filtros automáticos que existen.

9. Estudiar cómo se combinan los filtros automáticos con las funciones de

10. Conocer, de forma básica, el Álgebra de Boole.

ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 2

En este primer apartado repasaremos los conceptos básicos de Excel, que

A continuación, aprenderemos a establecer criterios con respecto al tipo de

El siguiente apartado trata sobre el Filtrado Automático de datos, una forma

ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 3

Una hoja de cálculo es un documento informático que permite trabajar con

Una fila es horizontal, y se identifica con números en secuencia ascendente: 1,

ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 4

ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 5

Un libro es un archivo creado con Excel, que se compone de varias hojas.

Las Celdas, como decimos, se forman en la intersección entre filas y columnas,

ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 6

ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 7

 Operadores Aritméticos: Suma ( + ), Resta ( - ), Multiplicación ( * ),

 Operadores de Concatenación de Texto: &

 Operadores de Comparación: Menor que ( < ), Mayor que ( > ), Igual a

 Operadores de Referencia: rango que indica primera y última celda a

 Operadores Lógicos: Operación Y ( Y o AND), Operación O ( O u OR),

Todas las hojas de cálculo tienen en cuenta un Orden de Prioridad de

En cuanto a las operaciones entre Paréntesis se puede afirmar lo

 Las operaciones que están dentro de los paréntesis se ejecutan antes

ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 8

 Los operadores aritméticos siempre se resuelven primero, luego los

 Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, por lo

 Los operadores lógicos y aritméticos se resuelven en este orden:

1. Aritméticos Lógicos de Exponenciación ( ^ ).

7. Concatenación de Caracteres ( & ).

 Si en la misma fórmula hay multiplicación y división, cada operación se

 El operador de concatenación de caracteres ( & ) es prioritario frente a

Todas las funciones tienen una sintaxis predefinida, que siguen, en

 Los valores de entrada (argumentos) van siempre entre paréntesis,

ANÁLISIS DE DATOS Y VINCULACIÓN DE BBDD CON 9

 Los argumentos pueden ser valores numéricos o textuales

 Los argumentos se separan por un signo de punto y coma ( ; ),

En general estos conceptos se aplican a todas las hojas de cálculo, de

Excel es un software informático de hojas de cálculo desarrollado por

Excel utiliza estas extensiones de archivo:

 .XLS: Se utilizaba en versiones anteriores a Excel 2003 (versión 11.0).

 .XLSX: Se utiliza a partir de Excel 2007 (versión 12.0).

 .XLSM: Se utiliza a partir de Excel 2007 (versión 12.0). La diferencia con