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Gestin de archivos

Datos del autor

Juan Fontn Baquero es licenciado en Econmicas por la Universidad
Complutense de Madrid. Es directivo de la administracin pblica y pertenece
al cuerpo superior de tcnicos de la administracin local.
Su experiencia profesional se centra en la administracin pblica,
particularmente en el rea de contabilidad e inversiones, as como en las reas
de de gestin, comercio y promocin econmica y marketing.
Ha realizado durante 19 aos trabajos relacionados con las reas citadas as
como, con el medio ambiente.
Actualmente combina su labor con otras en el rea de la formacin y
con la elaboracin de contenidos didcticos adaptados a las certificaciones
profesionales.

Ficha
Gestin de archivos. Administracin y gestin
1 Edicin
Certia Editorial, Pontevedra, 2013
Autor: Juan Fontn Baquero
Formato: 210 x 297 mm

97 pginas.

Gestin de archivos. Administracin y gestin.

No est permitida la reproduccin total o parcial de este libro, ni su tratamiento
informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico,
mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin el permiso previo y por escrito de
los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2013, respecto a la primera edicin en espaol, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16019-02-1
Depsito legal: PO 577-2013
Impreso en Espaa - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboracin de este material didctico citas y

referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley
de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y est
dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en prximas ediciones y reimpresiones.
Fuente fotografia portada: MorgueFile, autoriza a copiar, distribuir, comunicar
publicamente la obra y adaptar el trabajo.

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0308)

ACTIVIDADES DE GESTION ADMINISTRATIVA (RD645/2011 de 9 de mayo)

rea profesional: Administracin y Auditora

Familia profesional: ADMINISTRACIN Y GESTIN

FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0208)

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIN CON EL CLIENTE (RD1210/2009, de 17 de julio,
modificado por el RD645/2011, de 9 de mayo)

rea profesional: Gestin de la informacin y comunicacin

Familia profesional: ADMINISTRACIN Y GESTIN

ndice
INTRODUCCIN................................................................................................. 11

UNIDAD DIDCTICA 1. Gestin de archivos pblicos y privados..................... 13

1.1. Aplicacin de tcnicas de archivo documental.............................................................. 15
1.1.1. Sistemas de clasificacin y ordenacin............................................................. 15
1.1.2. Finalidad y objetivos............................................................................................ 17
1.1.3. ndices de archivo: actualizacin....................................................................... 18
1.1.4. Aplicacin de manuales de ayuda...................................................................... 19
1.1.5. Mejoras ante deteccin de problemas de organizacin................................. 19
1.2. Procedimiento de registro y posterior archivo.............................................................. 20
1.2.1. Identificacin de soportes, mobiliario, tiles, elementos de archivo y
contenedores......................................................................................................... 20
1.2.2. Reproduccin y cotejo de la informacin de archivo documental a
digital...................................................................................................................... 22
1.3. Procedimientos de acceso, bsqueda, consulta, recuperacin, actualizacin,
conservacin y custodia de la informacin archivada.................................................. 23
1.4. Funciones y caractersticas de los sistemas operativos y de archivo.......................... 24
1.4.1. Configuracin de objetos en sistemas operativos. Forma de operar........... 24
1.4.2. Creacin/nombramiento, copia y eliminacin de archivos, carpetas,
subcarpetas y otras............................................................................................... 25
1.5. Tcnicas de proteccin de accesos pblicos y privados, en archivos convencionales e
informticos........................................................................................................................ 26
1.5.1. Niveles de proteccin: determinacin.............................................................. 26
1.5.2. Disposicin de contraseas y atributos de acceso.......................................... 28
1.5.3. Autorizaciones de acceso o consulta, deteccin de errores en el
procedimiento....................................................................................................... 28
1.6. Aplicacin de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la informacin..29
1.6.1. Normativa vigente de proteccin de datos y conservacin de
documentacin..................................................................................................... 29
7

1.6.2. Copias de seguridad............................................................................................. 30

RESUMEN........................................................................................................... 31
AUTOEVALUACIN.......................................................................................... 33

UNIDAD DIDCTICA 2. Optimizacin bsica de un sistema de archivo

electrnico............................................................................................................... 37
2.1. Equipos informticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisin
peridica que eviten anomalas de funcionamiento...................................................... 39
2.1.1. Elementos de hardware: unidad central de proceso y almacenamiento,
equipos perifricos, componentes fsicos de redes locales, supervisin de
conexiones............................................................................................................. 39
2.1.2. Elementos de software: instalacin y desinstalacin, programas, aplicaciones
actualizadas y asistentes....................................................................................... 42
2.1.3. Equipos de reproduccin................................................................................... 44
2.2. Optimizacin de sistemas operativos monousuario, multiusuario y en red.............. 45
2.2.1. Funciones y comandos bsicos.......................................................................... 45
2.2.2. Herramientas bsicas del sistema operativo..................................................... 47
2.3. Sistemas operativos en redes locales: configuracin bsica de un sistema de red,
actualizacin y acciones para compartir recursos......................................................... 47
2.4. Aplicacin de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo:
programas de proteccin (antivirus, firewall, antispam, otros)................................... 49
2.5. Medidas conservacin e integridad de la informacin contenida en los archivos y
salvaguarda de los derechos de autor.............................................................................. 50
2.6. Normas vigentes en materia de proteccin de datos y confidencialidad
electrnica........................................................................................................................... 56
RESUMEN........................................................................................................... 57
AUTOEVALUACIN.......................................................................................... 59

UNIDAD DIDCTICA 3. Gestin bsica de informacin en sistemas gestores de

bases de datos......................................................................................................... 63
3.1. Bases de datos..................................................................................................................... 65
3.1.1. Tipos y caractersticas.......................................................................................... 65
3.1.2. Estructura.............................................................................................................. 66
8

3.1.3. Funciones.............................................................................................................. 66
3.1.4. Asistentes.............................................................................................................. 67
3.1.5. Organizacin......................................................................................................... 68
3.2. Mantenimiento de informacin en aplicaciones de bases de datos: introduccin,
ordenacin, asistentes para formularios de introduccin de informacin y
actualizacin de datos........................................................................................................ 68
3.3. Bsquedas de informacin en aplicaciones de bases de datos.................................... 70
3.3.1. Filtros..................................................................................................................... 70
3.3.2. Consultas............................................................................................................... 70
3.3.3. Asistentes para consultas y otras prestaciones................................................ 71
3.4. Presentacin de informacin en aplicaciones de bases de datos................................ 73
3.4.1. Informes................................................................................................................ 73
3.4.2. Asistentes para informes..................................................................................... 73
3.5. Interrelaciones con otras aplicaciones............................................................................ 74
3.6. Aplicacin de normas vigentes de seguridad y confidencialidad en el manejo de
datos..................................................................................................................................... 75
RESUMEN........................................................................................................... 77
AUTOEVALUACIN.......................................................................................... 79

EJERCICIOS.......................................................................................................... 85

EVALUACIN FINAL.......................................................................................... 87

BIBLIOGRAFA/WEBGRAFA........................................................................... 95

Introduccin
La gestin de archivos es importante para la recuperacin de la informacin y en ella
tiene especial relevancia el estudio de los archivos de carcter pblico y privado.
El estudio de las distintas tcnicas de archivo y catalogacin es muy importante para
poder establecer sistemas de recuperacin de la informacin.
Dentro del proceso documental es necesario seguir una serie de pasos para realizar el
registro de sta. Los procedimientos de registro y posterior archivo de la documentacin
tienen que realizarse por personal cualificado que conozca las distintas formas de archivo y
catalogacin.
La gestin de archivos se puede realizar de forma manual o automatizada. Cuando se
realiza de forma automatiza, es necesario utilizar un sistema operativo que sea ptimo para
recabar y guardar informacin. Los responsables del mismo debern configurarlo y saber
operar para conseguir los fines de archivo.
Los datos archivados deben poder ser recuperados en caso de que la informacin sufra
daos; por este motivo, hay que realizar copias de seguridad que garanticen el rescate de los
datos, estableciendo sistemas que garanticen la confidencialidad de los mismos.
Los profesionales que sean responsables de los archivos automatizados deben conocer
las principales caractersticas de los sistemas operativos en redes locales, as como la
configuracin bsica de un sistema de red, actualizacin y acciones para compartir recursos.
El estudio de las diversas formas de archivo debe establecer un mecanismo que garantice
el mantenimiento de informacin, as como la introduccin, la ordenacin, los asistentes
para formularios de introduccin de informacin y actualizacin de datos en los sistemas
de archivo. Debemos tener en cuenta que, en el proceso de archivo, uno de los principales
objetivos es la recuperacin de forma eficiente de la informacin. Por este motivo, en el
archivo de la informacin se debe garantizar distintas formas de bsquedas de informacin
en aplicaciones de bases de datos. Los asistentes para consultas son herramientas muy tiles
para recuperar la informacin.
Por ltimo, es necesario hacer hincapi en la proteccin de los datos de carcter personal
que estn guardados en las bases de datos mediante sistemas de catalogacin y archivo. La
normativa actual establece una serie de medidas de seguridad que deben ser cumplidas por
los responsables de los ficheros.

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11

Unidad

Gestin de archivos pblicos y privados

Contenido
1.1. Aplicacin de tcnicas de archivo documental
1.2. Procedimiento de registro y posterior archivo
1.3. Procedimientos de acceso, bsqueda, consulta,
recuperacin, actualizacin, conservacin y custodia de
la informacin archivada
1.4. Funciones y caractersticas de los sistemas operativos y
de archivo
1.5. Tcnicas de proteccin de accesos pblicos y privados,
en archivos convencionales e informticos
1.6. Aplicacin de procedimientos de seguridad y
confidencialidad de la informacin

Resumen
Autoevaluacin

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13

a gestin de archivos es esencial para poder recuperar la informacin fcilmente y

tener ordenada la documentacin. A lo largo de esta unidad didctica vamos a estudiar las
principales tcnicas de gestin de archivos, tanto dentro del mbito pblico o privado.

.1. Aplicacin de tcnicas de archivo documental

Las distintas tcnicas de archivo documental son claves para desarrollar de forma ptima
un archivo ordenado en el que se pueda recuperar fcilmente la informacin. Por este
motivo, es necesario estudiar los sistemas de clasificacin y ordenacin, as como los ndices
de archivo y las formas de mejora de los mismos.

1.1.1. Sistemas de clasificacin y ordenacin

La clasificacin y ordenacin es fundamental para llevar a cabo el trabajo de rescate
de informacin. Para que la bsqueda, la localizacin, el rescate y la identificacin de
un documento sean ptimos, es necesario confeccionar un asiento bibliogrfico para la
identificacin del documento y un asiento catalogrfico para su localizacin. Cuando el
conjunto ordenado de estos asientos contenga solo descripciones se denominar bibliografa;
cuando adems de contener descripciones contiene datos de localizacin se denomina
catlogo. Las principales tcnicas de clasificacin son:
1. Catalogacin analtica. La principal funcin es describir una unidad bibliogrfica
que forma parte de otra unidad bibliogrfica tambin descrita en el mismo o en
otro asiento. La descripcin del todo complementa a la descripcin de la parte. Por
ejemplo, un asiento secundario de un autor o ttulo.
2. Catalogacin de obras antiguas. La catalogacin de obras antiguas sigue siendo una
tarea harto difcil. La norma ISBD es la que ms respeta la fuente original de la
transcripcin; en ocasiones se admite la puntuacin original como una opcin y se
tiene que tener especial cuidado de no abreviar ningn dato. Existen unas pautas que
se deben seguir a la hora de catalogar este tipo de obras:
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15

Se tiende a que la transcripcin del ttulo sea la original con este mtodo.

Como ocurre con el ttulo, con el rea de edicin se debe guardar una mayor
fidelidad a los trminos utilizados en el original cuando estn en la fuente
principal.

En el rea de publicacin tambin se respetan las frmulas consagradas o usadas

antao en esta categora.

Cuando haya que realizar una descripcin fsica, cuando no existan foliaciones ni
paginacin, se tendr que expresar mediante signaturas topogrficas.

3. Catalogacin alfabtica de autores. Esta es una de las formas de catalogacin ms

empleada en general. Hay que tener en cuenta quines son los autores de las obras y,
una vez que se tiene claro, se debe empezar a catalogar siguiendo una serie de pautas
o principios:

16

Buscar el nombre del autor personal de las obras, la denominacin o el

pseudnimo por el que es conocido y averiguar cul es la manera ptima para el
encabezado.

El encabezado debe llevar el nombre del autor, pero debe ser de la forma
identificadora ya que se tienen que evitar ambigedades.

Si surgen problemas de homonimia, que haya dos autores que se denominen de

la misma manera, se podr poner el pseudnimo o, siguiendo una de las formas
ms utilizadas, poner entre parntesis el ao del nacimiento del autor o el ao de
defuncin del mismo.

Cuando no se conoce o se duda o se vacila sobre el nombre del autor de la obra

se puede catalogar mediante el ttulo de la misma.

Las reglas generales de catalogacin son las alfabticas.

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4. Catalogacin por materias. Es una de las formas de catalogacin ms utilizadas, pero

para que cumpla las funciones precisas habr que seguir una serie de pasos:

Analizar el contenido del documento para poder identificar la materia de la que

trata.

Sintetizar el contenido del documento en un signo.

Ordenar los signos con los que dotamos al documento y dotarlos de puntos de
referencia con el documento analizado para que constituyan un ndice.

Organizar los signos entre s para que constituyan un lenguaje de almacenamiento

y recuperacin de la informacin.

5. La Clasificacin Decimal Universal. La Clasificacin Decimal Universal es el sistema

oficial de clasificacin de las bibliotecas pblicas de Espaa y es, a la vez, utilizado por
otras instituciones para clasificar los documentos. La estructura de la Clasificacin
Decimal Universal es la siguiente:

Las materias se pueden clasificar o dividir por varias caractersticas al mismo

tiempo.

Las tablas o nmeros auxiliares pueden ser comunes y especiales. Las comunes
pueden ser independientes o dependientes. Las independientes contienen
nmeros que pueden usarse unidos a cualquier otro nmero de las tablas y las
divisiones comunes dependientes deben usarse siempre unidas a otro nmero de
la Clasificacin Decimal Universal.

Las tablas principales son 9.

Las tablas principales estn ordenadas mediante un ndice alfabtico. Esto

contribuye a unir los temas en una sola entrada para que los ndices puedan
orientar en la bsqueda de un nmero determinado.

La ordenacin interna de las fichas o asientos, cuando hay coincidencia en el

primer nmero principal que sirva de punto de acceso, tiene establecida una serie
de secuencias.

1.1.2. Finalidad y objetivos

La finalidad de la clasificacin tiene como principal objetivo ayudar en la recuperacin y
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17

archivo de la documentacin, adems de que la bsqueda, localizacin e identificacin de un

documento sean llevadas con xito.
Los principales objetivos de la clasificacin son:
Ahorrar costes en la recuperacin de la documentacin.
Facilitar el orden de los documentos por su utilizacin.
Confeccionar los catlogos de documentacin en dnde pueda constar todos los
datos relevantes de la misma.

1.1.3. ndices de archivo: actualizacin

Podemos definir los ndices de archivo como una lista de nombres de toda la documentacin
contenida en un fichero. Gracias a los ndices, los usuarios de un fichero pueden encontrar
fcilmente los documentos. Por lo tanto, un ndice:
1. Permite conocer dnde est la documentacin. Presenta la estructura de un archivo
que permite constatar si est de acuerdo con las necesidades de la bsqueda.
2. Evita la creacin de duplicados. Si no existe un ndice, cabe la posibilidad que se est
guardando la informacin bajo nombres diferentes.
3. Facilita el anlisis del propio archivo. El ndice muestra si la estructura es coherente
con nuestras necesidades actuales. Por lo tanto, ser mucho ms sencillo comprobarlo
que mirando uno por uno los ficheros.
4. Permite efectuar fcilmente las transferencias y eliminacin de archivos.
A continuacin veremos un ejemplo de ndice:

18

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1.1.4. Aplicacin de manuales de ayuda

Normalmente, existen aplicaciones para ayudar a recuperar la informacin contenida en
los ficheros. Dada la complejidad de las clasificaciones de informacin es necesario que se
cree un manual de usuario.
Los manuales cuentan con instrucciones para la realizacin de las operaciones ms
habituales dentro del archivo. Como norma general, los manuales incluyen lo ms importante
para realizar la bsqueda con las instrucciones necesarias para agilizar el tiempo de bsqueda
y encontrar la informacin de forma rpida.
Los manuales suelen estar escritos para que los demandantes de la informacin entiendan
las instrucciones de uso y contar con textos e imgenes que faciliten el aprendizaje. La
estructura normal incluir una introduccin, un ndice de contenidos, una gua con todos
los procedimientos de bsqueda, una seleccin de problemas frecuentes y la forma de
solucionarlos, los datos de contacto con los responsables del mismo y un glosario.

1.1.5. Mejoras ante deteccin de problemas de organizacin

En la estructura de los ficheros es necesario conocer cules son los principales problemas
de organizacin para, una vez que se detectan, implantar mejoras. Es necesario que, durante la
etapa de implantacin de una tcnica de clasificacin, se produzca un proceso de supervisin
y ajuste para lograr la mayor eficacia y eficiencia en la bsqueda de la informacin.
La mejora continua del proceso incluye actualizacin del diagnstico inicial mediante la
elaboracin de otro ms reciente que permita detectar los nuevos problemas y dificultades.
Podemos enumerar, a grandes rasgos, las siguientes mejoras para la organizacin documental:
Poner a disposicin de los que buscan la informacin una hoja de incidencias cada
vez que surge un problema.
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 Gestionar de forma personalizada las bsquedas de informacin utilizando criterios

predeterminados.
Funcionalidad de importar cdigos que registren cada entrada o salida de informacin,
as como las consultas.
Integracin de sistemas rpidos de bsqueda de la informacin, como las
clasificaciones, que cuenten con manuales que ayuden a los usuarios.
Mejorar el buscador, permitir buscar por palabras claves y tipos documentales.
Establecer sistemas de seguridad para saber qu tipo de informacin se puede
consultar y qu tipo de informacin puede salir del fichero.
Realizar comprobaciones para no duplicar contenidos.

.2. Procedimiento de registro y posterior archivo

Para garantizar una ptima utilizacin de los datos contenidos en archivos, es necesario
establecer procedimientos de registro para el posterior archivo. A continuacin vamos a
estudiar los principales fundamentos de dicho procedimiento.

1.2.1. Identificacin de soportes, mobiliario, tiles, elementos de archivo

y contenedores
La informacin puede estar en diversos soportes y, como norma general, tenemos que
diferenciar los soportes manuales y los automatizados. El principal soporte manual es el
papel y los soportes automatizados son aquellos que estn digitalizados.

20

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El mobiliario utilizado para guardar los archivos debe cumplir con las siguientes
caractersticas:
Debe ser accesible para los usuarios.
Si contiene datos de carcter personal, debe estar bajo llave.
Debe facilitar la rpida identificacin de los documentos archivados.
Tendr que ser extensible para soportar, si cabe, posibles ampliaciones.
Habr de tener buenas condiciones de aislamiento para proteger a los documentos de
posibles desperfectos.

Como tiles de archivo podemos destacar:

Miniarchivadores de sobremesa; son utilizados para archivar documentos encima de
una superficie, tiene un fcil traslado y, normalmente, sirven para realizar archivos
provisionales.
Portacarpeta extrable; es un soporte reducido para soportar de entre 15 a 20 carpetas,
funciona como un cajn y garantiza la confidencialidad de los documentos.
Bloque personal; es utilizado para archivar documentos que se deben trasladar. Tiene
una altura que ronda los 90 centmetros, ruedas y llave.
Mdulos auxiliares; cumplen la misma funcin que los archivadores bajos, con la
caracterstica de que poseen ruedas para facilitar el traslado. Pueden ser abiertos o
cerrados y los segundos tienen un cierre dotado de persianas.

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21

Los elementos de archivo ms utilizados para facilitar el registro de documentos son,

entre otros:
Etiquetas adhesivas mviles. Son los llamados post-it y sirven, principalmente, para
realizar una primera clasificacin de la documentacin.
Etiquetas adhesivas fijas. Estn indicadas para colocarse en carpetas o archivadores
para identificar la informacin que contienen.
ndices. Son plantillas que contienen las letras del alfabeto en sus pestaas indicadas
para rencontrar fcilmente la informacin contenida en una carpeta.
Separadores. Son utilizados para clasificar la informacin y, como norma general,
tienen espacios en blanco para insertar texto.
Bandejas clasificadoras. Sirven para depositar documentos que estn en trmite y que
no deben estar en los archivadores generales.
Por ltimo, debemos tener en cuenta los contenedores de los documentos, entre los que
podemos destacar los siguientes:
Carpetillas; son cubiertas que se utilizan para la proteccin individual de los
documentos.
Clasificadores; son carpetas de archivadores o A-Z.
Cajas de archivo; son cajas convencionales de cartn, indicadas para archivar
documentacin que ya no est en vigor.
Carpetas colgantes; son carpetas de cartulina que llevan ganchos para su suspensin
y se deslizan por unas guas incorporadas al mobiliario.
Casetes para carpetillas; son recipientes de plstico en los que se depositan los
documentos de forma vertical.

1.2.2. Reproduccin y cotejo de la informacin de archivo documental a

digital
Para realizar una reproduccin o cotejo de la informacin de archivo documental es
necesario digitalizar un documento. El proceso de digitalizacin de documentos se logra
al capturar toda la informacin contenida en un documento que est en formato manual,
generalmente papel. Posteriormente, se almacena en una base de datos el archivo que
contienen los datos capturados en la digitalizacin.

22

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Normalmente, el proceso se realiza desde un soporte papel a un soporte automatizado,

aunque puede que se realice desde otros soportes como, por ejemplo, fotografas, msica,
mapas, videos, radio, etc. El proceso siempre es el mismo y se basa en convertir un origen no
digital (analgico) a una representacin binaria.
Como norma general, el proceso se realiza mediante el escaneo a travs de tecnologas de
reconocimiento de caracteres pticos. Los pasos que se realizan son los siguientes:
1) Captura

con un escner de un

documento fsico.

2) Indexado de la informacin que se

extraiga del documento.
3) Almacenamiento de la informacin.

.3. Procedimientos de acceso, bsqueda, consulta,

recuperacin, actualizacin, conservacin y custodia de
la informacin archivada

Para acceder a la informacin archivada es necesario que los usuarios tengan en cuenta las
tcnicas de clasificacin para poder recabar la informacin con la mayor rapidez.
Para el acceso en bases de datos automatizadas, los usuarios deben tener claves de
acceso y tener presente qu campos deben cubrir para filtrar la informacin y recabar la
documentacin precisa. Las personas que buscan informacin deben utilizar unos criterios
que logren el acceso directo a la misma. Como norma general, existen formularios en los que
se pueden aadir los campos o palabras clave.
Todos los datos registrados en el sistema de informacin deben ser consultados con
frecuencia para obtener resultados relativos al consumo. Por este motivo, es necesario que los
usuarios del sistema puedan realizar consultas sobre l. Las consultas deben realizarse bajo
unos criterios determinados que debern ser cubiertos por los usuarios.

La recuperacin de la informacin puede ser ms sencilla si se hacen los respaldos

oportunos cada vez que se modifica la informacin. Todo el sistema de informacin deber
actualizarse constantemente, haciendo hincapi en la informacin ms relevante y teniendo
en cuenta campos como, por ejemplo, la informacin, la materia, la fecha de alta en el
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sistema, etc. No deber transcurrir demasiado tiempo entre la captacin y la creacin de

ejemplar del registro captado.
La conservacin consiste en velar porque los datos que estn en el archivo no sufran
modificaciones o desperfectos, para que puedan almacenarse para el futuro. Para garantizar
la custodia de los datos se debe prohibir el acceso a usuarios distintos a los autorizados. Es
importante contar con contraseas que se deben modificar cada cierto tiempo, normalmente
cada seis meses, garantizando procedimientos de recuperacin en caso de prdida u olvido
de las mismas.

.4. Funciones y caractersticas de los sistemas

operativos y de archivo

Cuando hablamos de que los ficheros estn en bases de datos automatizadas, es decir, en
soporte informtico, tenemos que tener en cuenta el sistema operativo que los soporta. Por
este motivo, es importante estudiar las caractersticas ms relevantes, as como las funciones
de los sistemas operativos.

1.4.1. Configuracin de objetos en sistemas operativos. Forma de operar

El sistema de gestin de archivos es uno de los mdulos ms grandes de un sistema
operativo y, con el fin de evitar problemas de espacio, los diseadores de los sistemas
operativos deben seguir un modelo estructural. En particular, que se implemente en forma
de varias capas, cada una de las cuales proporciona su propia abstraccin de los dispositivos
de almacenamiento secundarios. A travs de las capas inferiores de la estructura se conocen
explcitamente las caractersticas fsicas de los dispositivos. Sin embargo, las capas superiores
operan con dispositivos virtuales abstractos que unen las caractersticas comunes de los
dispositivos de almacenamiento real, como direccionabilidad y transferencia de datos
orientadas a bloque.

24

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En el diseo de los sistemas operativos, podemos diferenciar los siguientes sistemas de

archivos:
Direccionamiento lgico relativo a archivo; el sistema de almacenamiento se completa
con coleccin de archivos con nombres.
Direccionamiento lgico relativo a volumen; se utiliza un sistema de archivos de
direccionamiento a sector y desplazamiento.
Direccionamiento fsico relativo a unidad; utiliza tres componentes de forma, tales
como el cilindro, la cabeza y el sector.

1.4.2. Creacin/nombramiento, copia y eliminacin de archivos,

carpetas, subcarpetas y otras
Un archivo es un elemento que contiene una coleccin de informacin, normalmente
relacionada entre s. Cuando hablamos de archivos informatizados, el equipo representa los
archivos mediante iconos que pueden variar de formato dependiendo del sistema operativo.

Una carpeta es un contenedor en el que se pueden almacenar archivos, es decir, una

manera muy til de organizar la informacin que aparece en el equipo informtico. Las
carpetas tambin pueden contener otras carpetas, las cuales se denominan subcarpetas. Por
ejemplo, en una carpeta denominada imgenes puede haber subcarpetas para organizar las
imgenes por fechas, contenidos, sucesos, etc.
Cuando se abre una carpeta en el escritorio, aparece una ventana que cuenta con diversas
partes que estn diseadas para ayudar a desplazarse por el sistema operativo o trabajar con
archivos y carpetas con mayor facilidad.
Cuando se quiere cambiar el lugar donde se almacenan los archivos en el equipo hay que
realizar copia de ellos. Se puede copiar y mover los archivos con un mtodo denominado
arrastrar y colocar. Dicho mtodo funciona abriendo la carpeta que contiene el archivo y se
abre la carpeta a la que desea moverse; a continuacin se colocan las ventanas de las carpetas
en el escritorio de manera que pueda ver el contenido de ambas. Finalmente, se arrastra el
archivo o la carpeta desde la primera carpeta hasta la segunda.

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25

Como norma general, se puede crear una carpeta pulsando el botn derecho en el
escritorio; nos aparecern una serie de opciones, le damos a nueva carpeta y se crear una.
Podemos poner el nombre haciendo doble clic al nombre que aparece por defecto y
renombrando. Para eliminar las carpetas se debe seleccionar la que se quiere eliminar y dar al
botn suprimir. La carpeta que ha sido eliminada ir a la papelera de reciclaje.

.5. Tcnicas de proteccin de accesos pblicos y

privados, en archivos convencionales e informticos

La legislacin actual establece una serie de tcnicas de proteccin de archivos dependiendo

del nivel de proteccin dependiendo del tipo de datos de carcter personal que contengan. A
continuacin vamos a estudiar lo ms relevante de este aspecto.

1.5.1. Niveles de proteccin: determinacin

El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento
de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de
carcter personal (en adelante Real Decreto 1720/2007) establece cules son los niveles
de proteccin. Segn el artculo 80 del Real Decreto 1720/2007, las medidas de seguridad
exigibles a los ficheros y tratamientos se clasifican en tres niveles: bsico, medio y alto.
Niveles de
proteccin

Bajo
Medio
Alto
El artculo 81 del citado Real Decreto determina qu tipo de datos deber contener cada
nivel de seguridad, estableciendo que todos los ficheros o tratamientos de datos de carcter
personal debern adoptar las medidas de seguridad calificadas de nivel bsico.

Debern implantarse, adems de las medidas de seguridad de nivel bsico, las medidas de
nivel medio en los siguientes ficheros o tratamientos de datos de carcter personal:
26

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 Los relativos a la comisin de infracciones administrativas o penales.

Aquellos cuyo funcionamiento se relacione con la prestacin de servicios de
informacin sobre solvencia patrimonial y crdito.
Aquellos de los que sean responsables Administraciones tributarias y se relacionen
con el ejercicio de sus potestades tributarias.
Aquellos de los que sean responsables las entidades financieras para finalidades
relacionadas con la prestacin de servicios financieros.
Aquellos de los que sean responsables las entidades gestoras y servicios comunes
de la Seguridad Social y se relacionen con el ejercicio de sus competencias. De igual
modo, aquellos de los que sean responsables las mutuas de accidentes de trabajo y
enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
Aquellos que contengan un conjunto de datos de carcter personal que ofrezcan una
definicin de las caractersticas o de la personalidad de los ciudadanos y que permitan
evaluar determinados aspectos de la personalidad o del comportamiento de los
mismos.
Adems de las medidas de nivel bsico y medio, las medidas de nivel alto se aplicarn en
los siguientes ficheros o tratamientos de datos de carcter personal:
Los que se refieran a datos de ideologa, afiliacin sindical, religin, creencias, origen
racial, salud o vida sexual.
Los que contengan o se refieran a datos recabados para fines policiales sin
consentimiento de las personas afectadas.
Aquellos que contengan datos derivados de actos de violencia de gnero.
A los ficheros de los que sean responsables los operadores que presten servicios
de comunicaciones electrnicas disponibles al pblico o exploten redes pblicas de
comunicaciones electrnicas respecto a los datos de trfico y a los datos de localizacin,
se aplicarn, adems de las medidas de seguridad de nivel bsico y medio, la medida de
seguridad de nivel alto. En caso de ficheros o tratamientos de datos de ideologa, afiliacin
sindical, religin, creencias, origen racial, salud o vida sexual bastar la implantacin de las
medidas de seguridad de nivel bsico cuando:
Los datos se utilicen con la nica finalidad de realizar una transferencia dineraria a las
entidades de las que los afectados sean asociados o miembros.
Se trate de ficheros o tratamientos en los que de forma incidental o accesoria se
contengan aquellos datos sin guardar relacin con su finalidad.

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Tambin podrn implantarse las medidas de seguridad de nivel bsico en los ficheros o
tratamientos que contengan datos relativos a la salud, referentes exclusivamente al grado de
discapacidad o la simple declaracin de la condicin de discapacidad o invalidez del afectado,
con motivo del cumplimiento de deberes pblicos.
Las medidas incluidas en cada uno de los niveles descritos anteriormente tienen la
condicin de mnimos exigibles, sin perjuicio de las disposiciones legales o reglamentarias
especficas vigentes que pudieran resultar de aplicacin en cada caso o las que por propia
iniciativa adoptase el responsable del fichero.

1.5.2. Disposicin de contraseas y atributos de acceso

El artculo 93 del Real Decreto 1720/2007 establece que el responsable del fichero
o tratamiento deber adoptar las medidas que garanticen la correcta identificacin y
autenticacin de los usuarios.
El responsable del fichero o tratamiento establecer un mecanismo que permita la
identificacin de forma inequvoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder
al sistema de informacin y la verificacin de que est autorizado. Cuando el mecanismo de
autenticacin se base en la existencia de contraseas existir un procedimiento de asignacin,
distribucin y almacenamiento que garantice su confidencialidad e integridad.
El documento de seguridad establecer la periodicidad, que en ningn caso ser superior
a un ao, con la que tienen que ser cambiadas las contraseas que, mientras estn vigentes,
se almacenarn de forma ininteligible.
Establecimiento de contraseas para
acceder a los ficheros

1. Mecanismo

que permita la identificacin

de forma inequvoca y personalizada.

2. Procedimiento de asignacin, distribucin

y

almacenamiento

que

garantice

confidencialidad e integridad.

su

3. Cambiar contraseas con periodicidad.

1.5.3. Autorizaciones de acceso o consulta, deteccin de errores en el

procedimiento
El artculo 83 del Real Decreto 1720/2007 establece que el responsable del fichero
o tratamiento adoptar las medidas adecuadas para limitar el acceso del personal a datos
personales, a los soportes que los contengan o a los recursos del sistema de informacin,
para la realizacin de trabajos que no impliquen el tratamiento de datos personales. Cuando
se trate de personal ajeno, el contrato de prestacin de servicios recoger expresamente la
prohibicin de acceder a los datos personales y la obligacin de secreto respecto a los datos
que el personal hubiera podido conocer con motivo de la prestacin del servicio.
Las autorizaciones que deber hacer el responsable del fichero o tratamiento a las personas
autorizadas podrn ser delegadas en las personas designadas al efecto. En el documento de
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seguridad debern constar las personas habilitadas para otorgar estas autorizaciones as como
aquellas en las que recae dicha delegacin. En ningn caso esta designacin supone una
delegacin de la responsabilidad que corresponde al responsable del fichero.
Las medidas de seguridad exigibles a los accesos a datos de carcter personal a travs
de redes de comunicaciones, sean o no pblicas, debern garantizar un nivel de seguridad
equivalente al correspondiente a los accesos en modo local.
Cuando los datos personales se almacenen en dispositivos porttiles o se traten fuera
de los locales del responsable de fichero o tratamiento, o del encargado del tratamiento,
ser preciso que exista una autorizacin previa del responsable del fichero o tratamiento y,
en todo caso, deber garantizarse el nivel de seguridad correspondiente al tipo de fichero
tratado.
La autorizacin a la que se refiere el prrafo anterior tendr que constar en el documento
de seguridad y podr establecerse para un usuario o para un perfil de usuarios y determinando
un periodo de validez para las mismas.

.6. Aplicacin de procedimientos de seguridad y

confidencialidad de la informacin

Es necesario aplicar unos procedimientos de seguridad y confidencialidad de la

informacin contenida en los ficheros. A continuacin estudiaremos la normativa vigente de
proteccin de datos y conservacin de documentacin.

1.6.1. Normativa vigente de proteccin de datos y conservacin de

documentacin
La normativa vigente relacionada con la proteccin de datos es la siguiente:
El artculo 16 de la Constitucin Espaola de 1978.
La Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter
personal.
El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento
de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos
de carcter personal.
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 El Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Seguridad en el mbito de la administracin electrnica.
Existen documentos que la normativa especfica exige conservar durante unos plazos
establecidos; este es el caso de, por ejemplo, facturas, escrituras, libros contables, etc.

1.6.2. Copias de seguridad

Una copia de seguridad es una de las maneras ms utilizadas para poder recuperar la
informacin perdida. La utilizacin de las copias se seguridad se basa en:
Recuperar la informacin tras una catstrofe.
Rescatar una pequea cantidad de archivos que pueden haberse eliminado
accidentalmente o corrompido.
Las copias de seguridad hechas en soporte papel deben situarse en lugares diferentes a
las copias originales. Las copias que tengan formato digital deben realizarse cuando haya
suficiente espacio para almacenarlas. La informacin susceptible de respaldo debe ser
seleccionada, extrada y manipulada.
La decisin que deben tomar los titulares de la informacin es saber qu informacin se
debe incluir en la copia de seguridad. Si se copian muchos datos repetitivos se puede agotar
con rapidez la capacidad de almacenamiento. Es necesario hacer copias de seguridad de
aquellos que se han modificado o que se han introducido por primera vez en un sistema.
Como norma general, las copias de seguridad deben realizarse cuando los equipos estn
apagados, ya que existe la posibilidad de que haya ficheros abiertos si el ordenador est
encendido y que el software que realiza el respaldo no efectuar la copia.

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Resumen
La gestin de archivos es esencial para poder recuperar la informacin fcilmente

y tener ordenada la documentacin.

La finalidad de la clasificacin es ayudar en la recuperacin y archivo de la

documentacin.

La informacin puede estar en diversos soportes, como norma general, tenemos

que diferenciar los soportes manuales y los automatizados.
Para la gestin de la informacin se pueden utilizar las siguientes herramientas:
mobiliario, tiles y elementos de archivo y contenedores.
El sistema de gestin de archivos es uno de los mdulos ms grandes de un

sistema operativo, con el fin de evitar problemas de espacio, los diseadores de los sistemas
operativos deben seguir un modelo estructural.

La clasificacin de los distintos niveles de proteccin de informacin viene contenida

en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento
de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de
carcter personal.

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Autoevaluacin

. En la catalogacin por materias (seala la respuesta incorrecta):

a) Analizar el contenido del documento para no poder identificar la materia de la que
trata.
b) Sintetizar el contenido del documento en un signo.
c) Ordenar los signos con los que dotamos al documento y dotarlos de puntos de
referencia con el documento analizado para que constituyan un ndice.
d) Organizar los signos entre s para que constituyan un lenguaje de almacenamiento
y recuperacin de la informacin.

. Seala la respuesta incorrecta relacionada con los ndices:

a) Permite conocer qu informacin se contiene, pero no dnde est la
documentacin.
b) Evita la creacin de duplicados. Si no existe un ndice, cabe la posibilidad que se
est guardando la informacin bajo nombres diferentes.
c) Facilita el anlisis del propio archivo.
d) Efectuar fcilmente las transferencias y eliminacin de archivos.

. Seala la respuesta correcta:

a) Para acceder a la informacin archivada no es necesario que los usuarios tengan en
cuenta las tcnicas de clasificacin para poder recabar la informacin con la mayor
rapidez.
b) Para el acceso en bases de datos automatizadas, los usuarios deben tener claves
de acceso y tener presente qu campos deben cubrir para filtrar la informacin y
recabar la documentacin precisa.
c) Las personas que buscan informacin no tienen que utilizar unos criterios que
logren el acceso directo a la misma.
d) Como norma general los formularios no ayudan a encontrar informacin concreta.

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Soluciones

. En la catalogacin por materias (seala la respuesta incorrecta):

a) Analizar el contenido del documento para no poder identificar la materia de
la que trata.
b) Sintetizar el contenido del documento en un signo.
c) Ordenar los signos con los que dotamos al documento y dotarlos de puntos de
referencia con el documento analizado para que constituyan un ndice.
d) Organizar los signos entre s para que constituyan un lenguaje de almacenamiento
y recuperacin de la informacin.

. Seala la respuesta incorrecta relacionada con los ndices:

a) Permite conocer qu informacin se contiene, pero no dnde est la
documentacin.
b) Evita la creacin de duplicados. Si no existe un ndice, cabe la posibilidad que se
est guardando la informacin bajo nombres diferentes.
c) Facilita el anlisis del propio archivo.
d) Efectuar fcilmente las transferencias y eliminacin de archivos.

. Seala la respuesta correcta:

a) Para acceder a la informacin archivada no es necesario que los usuarios tengan en
cuenta las tcnicas de clasificacin para poder recabar la informacin con la mayor
rapidez.
b) Para el acceso en bases de datos automatizadas, los usuarios deben tener
claves de acceso y tener presente qu campos deben cubrir para filtrar la
informacin y recabar la documentacin precisa.
c) Las personas que buscan informacin no tienen que utilizar unos criterios que
logren el acceso directo a la misma.
d) Como norma general los formularios no ayudan a encontrar informacin concreta.

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