Administracion Eficaz Del Tiempo

Administracin
eficaz del
MANUAL SIDE
(Soluciones Integrales
de Desarrollo Empresarial)
tiempo
El tiempo es uno de los recursos ms importantes para el Directivo.

Hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar
el mximo partido de nuestro tiempo
tiene que ser y estar organizado.
Ecuador: Cite Empresarial

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9
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2 | Administracin Eficaz del Tiempo
Hola, estimado amigo afiliado:
La aparicin de Training & Business Group en Amrica Latina,

viene a llenar el vaco que se ha creado actualmente, entre el
mundo acadmico y el mundo laboral. Con la fusin en una misma
organizacin de tres reas tan distintas como son la informacin,
la asesora y la formacin, queremos ofrecer a nuestros afiliados la
posibilidad de adquirir desde un mismo entorno los conocimientos
que le van a precisar y la experiencia que le van a requerir.
Hasta el momento el secreto de nuestro xito ha consistido en
combinar de forma adecuada, una formacin eminentemente prctica,
adaptada a las necesidades de la empresa actual, con la realizacin
de prcticas profesionales que permiten a nuestros afiliados
aplicar los conocimientos adquiridos en su entorno laboral real.
A continuacin es un gusto para nosotros poner en sus manos el manual:
Administracin Eficaz del Tiempo

Administracin Eficaz del Tiempo | 3
Prologo
El tiempo es uno de los recursos ms importantes para el Directivo. Hay que
tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el mximo partido de
nuestro tiempo tiene que ser y estar organizado. Una mala organizacin nos har
perder mucho tiempo y esto ir ligado a perder dinero o dejar de ganarlo.
La creencia general es que el tiempo no alcanza, pero en realidad el problema

es cmo utilizamos el tiempo. El tiempo est ah, en igual medida para todos.
No podemos acumular tiempo o modificarlo, no lo podemos gestionar. Lo que si
podemos hacer, es usarlo adecuadamente: gestionarnos a nosotros mismos,
generando hbitos nuevos.
Alguna vez te has preguntado cul es el verdadero valor de un da; de un ao; o de un

minuto? No hablamos de cunto cuesta tu hora profesional, tus honorarios o tu sueldo...
Hablamos de todo tu tiempo: de tu vida. Del tiempo
que pasas con tu familia; con tus amigos;
el tiempo de vacaciones; el tiempo
de descanso; de renovacin; de
diversin... Cul es el verdadero
valor de tu tiempo?
Difcil de responder... verdad? Te invitamos a tomarte un tiempo y reflexionar

juntos, acerca del uso que le damos al tiempo (nuestra vida).
Para comprender... el valor de un ao...

piensa en un estudiante que debe recursar.
Qu valor tiene un mes? ...
pregntale a la madre de un beb prematuro.
Deseas saber el valor de una semana? ...
pregntale al editor de una revista.
Cul es el valor de un da?...
piensa en un nio al final de sus vacaciones.
Cul ser el valor de una hora...
para quien espera ser rescatado?
Cul es el valor de un minuto?...
pregntale a alguien que acaba de perder su vuelo.
Cunto valor tuvo un segundo...
para quien se salv de ser atropellado?
Cul es el valor de un milisegundo?...
piensa en el atleta que obtuvo la medalla de plata.
Ninguna de estas personas podra comprar el tiempo que no tiene. El valor

del tiempo es nico para cada persona, en cada circunstancia de su vida...
Ms que dinero... el tiempo es vida! El tiempo no se tiene, no se

adquiere, no se gana ni se pierde, no es algo externo a nosotros
como el dinero, sino que es una percepcin interna. Y como tal, es una
experiencia personal que cada quien recorre a su manera.
Ya sabemos que no es fcil el cambio, que tienes que responder el telfono

ahora mismo, que tienes que completar esa planilla, que tienes que preparar
la reunin, sacar las entradas del Cine, recibir al invitado, ayudar a tu hijo a
hacer las tareas, limpiar la casa, hacer el presupuesto y pagar las cuentas... Si
sientes que es demasiado, pero tienes la intencin de cambiar, simplemente
necesitas ayuda... y aqu estamos para drtela.
Cmo est tu relacin con el Tiempo?
Respondes bien a tus obligaciones profesionales?

Disfrutas la vida y la compaa de tus seres queridos?
Cuidas tu salud?
Permtenos presentarte 9 puntos claves para mejorar tu relacin con el tiempo.
1. Visualiza y define.
Clarifica todo lo que realmente quieres en la vida.
2. Realiza un plan de accin.
Para alcanzar aquellas cosas que quieres.
3. Organiza las actividades.
Reconoce cules son importantes para t.
Pero... Cmo saber lo que realmente queremos?

Qu es lo ms importante para cada uno de nosotros?
Qu contiene un Plan de Accin efectivo?
Cmo, dnde y cundo organizar nuestras actividades?
Qu nos va a producir el mayor beneficio personal?
4. Asigna tiempo de Renovacin

Tu planificacin debe tener tiempo de Ocio.
5. Cumple tu planificacin
Para sentirte bien y fortalecer tu auto-confianza.
6. Delega todo lo que puedas.

Aprende a hacerlo y practica hasta ser efectivo
Pero... Cmo conciliar las exigencias

del trabajo, con el ocio, la familia y la
tranquilidad?
Cmo resolver lo urgente sin
descuidar lo importante?
7. Aprende a decir NO.

Pon tus prioridades por encima de
las de los dems.
8. Agrupa tareas.
Gestiona lo mejor que puedas tus
actividades. Busca crear sinergia.
9. Mantente alerta.
Busca y captura las oportunidades.
Pero... Cmo decir no a un jefe, o a

un amigo, sin quedar mal?
Qu hacer para crear y capturar
oportunidades?
Cmo podemos aadir ms valor a
lo que hacemos?
Aprender a liderar nuestras propias vidas
La Administracin Eficaz del Tiempo tiene ms que ver con el liderazgo personal,
que con un clculo y gestin de horarios y actividades. No podemos aprender
a administrar el tiempo, sin antes aprender a liderar nuestras propias vidas.
Administrar nuestras actividades para obtener un buen resultado es difcil, porque
implica liderar nuestras vidas y encontrar el valor real de cada momento.
Qu elementos nos hacen perder tiempo?:

Mala organizacin (planificacin).
Exceso de compromisos.
Intrusiones: llamadas telefnicas, reuniones mal planificadas o a destiempo.
Falta de delegacin: no pueden hacerlo todo, hay que aprender a delegar.
Para aprovechar al mximo el tiempo, tengamos en

cuenta los siguientes puntos:
Tareas:
A. Tareas programadas, son las ms importantes ya que van dirigidas a reas claves.
B.Tareas reactivas, imprevistas, son las que no estn programadas.
Teniendo en cuenta que las tareas ms importantes son las programadas

tendremos que darle un carcter de urgencia, intentando resolverlas cuanto
antes mejor, dejando tiempo para las imprevistas
Informacin: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio

y su funcionamiento.
Planificacin y delegacin de funciones: cuando mejor planificados estemos

ms tiempo tendremos.
Principio de Pareto: segn este principio los directivos utilizan la mayor parte
de su tiempo en solucionar problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los
problemas afectan al 80 por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por 100 de los
problemas slo afecta al 20 por 100 de los resultados.
Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los das
sentadas en una mesa. Disponen de la ms moderna tecnologa. Su buen uso, junto
a una buena organizacin, dar como resultado una labor bastante ms eficiente. Un
ordenador, telfono, fax, papeles... Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar
presentes en las mesas de trabajo de las oficinas. Sea cual sea el lugar, una correcta
organizacin del entorno har ms eficaz el quehacer diario de estas personas.
Pasos para hacer que nuestro trabajo sea ms eficaz

1. Ten organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su sitio, y un
sitio para cada cosa. Es muy fcil. Desde primera hora de la maana todo
debe estar preparado para funcionar correctamente.
2. Cuida la presentacin personal: Especialmente si trabajas de cara al pblico.

Piensa que te ven a ti como representante de la empresa y que debes corresponder
a la imagen que espera de ti tu interlocutor. Tampoco se debe descuidar una buena
presentacin de nosotros mismos de cara a los compaeros de trabajo.
3. Haz cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero. Muchas veces
empezamos a trabajar con lo que nos apetece ms, ya que nos resulta
ms placentero y dejamos lo ms complicado para el final. Tenemos que
tener en cuenta que a primera hora estamos ms frescos para resolver las
dificultades y por la tarde no rendimos con la misma eficacia.
4. Lleva una planificacin adecuada en tu agenda diaria: Anota todos los

temas que tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante el da.
Una buena tcnica es crearte una lista de tareas a realizar y una vez que se
van haciendo irlas eliminando de tu agenda.
5. Cumple la palabra dada al cliente: Siempre tenemos que dar al cliente lo que
verdaderamente estamos ofreciendo. Si surge algn problema y esto no es
posible es mejor que le demos una explicacin aunque no nos la haya pedido.
6. Organizarnos alrededor del telfono lo que ms nos haga falta a la

hora de consultar con nuestros clientes: Es muy molesto para el cliente
y da impresin de desorganizacin el hecho de estar interrumpiendo la
conversacin para ir a buscar determinada informacin. Es recomendable
tener a mano, la lista de precios, albaranes...
7. Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos:

Escuchando lo que nos dice vamos a descubrir sus necesidades de compra y
asesorarle sobre que artculo es el ms adecuado para l. Si queda satisfecho
con nuestra ayuda la prxima vez que tenga una necesidad recurrir a nostros.
8. Estar bien informados de nuestros productos: Cuando mejor conozcamos

nuestros productos, mejor podremos informar a nuestros clientes y ms
fcil resultar venderlos. Un conocimiento adecuado del producto transmite
confianza y credibilidad al cliente.
9. Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando

hagas alguna consulta: Es una manera de evitar olvidos y confusiones.
Cuando llames para hacer una consulta, cuando hayas anotado todos los
datos pregunta el nombre de la persona que est dndote la informacin.
Ser bueno adoptar el hbito de tomar notas para tenerlas adjuntadas con
los temas que estamos tratando.
10.Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado

informacin: Ser un buen sistema de consulta. Lo podremos utilizar como
base de datos, podemos segmentarlos segn edad, sexo, lugar de residencia...
Siempre lo podremos consultar cuando las necesitemos, es bueno anotar la
ltima fecha en que se tuvo contacto y el motivo de la consulta.
Causas tericas de prdida del tiempo en la empresa
Falta de informacin.
Comunicaciones lentas y absurdas.
Interrupciones constantes.
Desorganizacin de los colaboradores.
Exceso de urgencias.
Llamadas telefnicas
Exceso de burocracia.
Errores de terceros.
Visitas al exterior.
Salidas para resolver problemas.
Exceso de reuniones.
Incompetencia de los jefes.
Causas reales de malversacin del tiempo en la empresa

Falta de organizacin personal.
Confusin de prioridades.
Escasa delegacin en nuestros colaboradores.
Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo.
Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio.
Poca puntualidad y control de horario.
Dilacin de las decisiones importantes.
Precipitacin en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.
Los peligros de trabajar durante muchas horas
Hacer frente a la acumulacin de trabajo que se amontona a lo

EXCUSAS
largo del da.
Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los dems

CAUSA
avanzan en sus tareas.
Lista de prioridades; ms disciplina personal; tratar de delegar;

REMEDIO
emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefnicas.
La administracin cotidiana del tiempo
EXCUSAS No puedo clasificar mi da tan fcilmente
Demasiadas interrupciones; tratar los problemas a medida que

CAUSA van surgiendo, no por orden de importancia; no ser capaz de
diferenciar entre urgente e importante.
Preparar un grfico de anlisis de tiempo cada da para advertir

REMEDIO
donde se producen las fugas.
Cambie sus hbitos

El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta
e ininterrumpida adquisicin de malos hbitos, por ejemplo, dejar los informes
para el ltimo momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar
largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate de adquirir
una serie de nuevos hbitos y dejar los viejos.
Conclusin: La planificacin del tiempo ahorra tiempo

La planificacin har que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las
cosas que slo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope.
La planificacin del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida
el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original.
Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y ms que nada a usted mismo.
Despus de estas preguntas hay que tomar decisiones. Lo mejor que puede
hacer en este instante es escribir los objetivos y prioridades del da siguiente.
En este momento es ms fcil hacer el enlace entre una jornada y otra.
Por ltimo, si de verdad se quiere conseguir un xito en la organizacin del

tiempo, se deber cultivar la tenacidad y la voluntad. Dicen que querer es poder,
pero para llegar al objetivo ltimo hay que empezar poco a poco, consiguiendo
xitos parciales, subiendo pequeos escalones hasta llegar a la cima.
Si quieres maximizar tu tiempo desarrolla estos hbitos

que te sugerimos a continuacin
Siete estrategias para ahorrar tiempo
1. Orintate hacia el resultado: En lugar de dedicarte una hora a realizar

informes, debes determinar cuntos informes has de completar en ese
tiempo. Esto centrar tu atencin en completar la tarea. Asegrate de que
todo cuanto hagas est orientado a conseguir un objetivo.
2. Planifica tu tiempo: Haz una lista de prioridades con las cosas que necesitas
hacer, despus aade un tiempo lmite realista para terminarlas. No seas
demasiado rgido, puede que necesites un poco ms del tiempo previsto
para terminar y debes de contar con ello.
3. S paciente. Tmate el tiempo necesario para hacer las cosas bien a la

primera. Resulta ms eficiente que correr y despus tener que volver a
revisar para hacer correcciones.
4. Maximiza tu tiempo de lectura. S selectivo; comparte la informacin

importante con otros y cuenta con que ellos hagan lo mismo. Sltate captulos
o secciones de artculos que no sean relevantes. Evita las distracciones, las
listas de distribucin y cancela la suscripcin a publicaciones no productivas.
Escucha cintas mientras viajas o haces ejercicio.
5. S eficiente al telfono. Ten notas preparadas en donde cubras todos los

puntos que desees tratar y pide la informacin que necesites. De esta forma
evitars las charlas sociales. Deja mensajes en los buzones de voz para
llamadas que no te sean agradables.
6. Evita interrupciones. Da a conocer los momentos en que las personas

pueden reunirse contigo. Crea un punto de encuentro en vuestro lugar de
trabajo que te d opcin a abandonarlo cuando debas hacerlo. Evita las
visitas no anunciadas levantndote y haciendo un gesto educado indicando
que andas mal de tiempo.
7. Crea un sistema para el trabajo rutinario. A partir de cartas y respuestas estndar.

Indice
1. Introduccin ......................................................................................... 16
2. El tiempo .............................................................................................. 17
3. Tiempo de calidad ................................................................................ 23
4. Desperdiciadores de tiempo ................................................................ 26
5. Identificacin de hbitos personales - Ejercicio I ................................. 30
6. Causas de la morosidad ...................................................................... 31

7. El valor econmico del tiempo laborable personal Ejercicio II ............. 33
8. El uso del tiempo - Ejercicio III ............................................................. 35
9. Planear las actividades ........................................................................ 39
10. Organizar las actividades ..................................................................... 41
11. Establecer fechas de seguimiento ........................................................ 44
12. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos ............ 45
13. El beneficio de la planeacin ................................................................ 46
14. Poniendo prioridades ............................................................................ 49

15. Eficiencia en la oficina .......................................................................... 53
16. Como ocupar tiempo muerto ............................................................. 58
17. Resumen y conclusiones prcticas ....................................................... 60
18. Evaluacin peridica ............................................................................. 63
19. Aprende a manejar el estrs del trabajo ............................................... 67
20. Cmo administran el tiempo los grandes empresarios? ..................... 71
1. Introduccin
Metas Generales
Adquirir conciencia de que la administracin
del tiempo depende totalmente de la
administracin que se haga de los
propios hbitos. Revisar y analizar
diferentes metodologas de uso del
tiempo Revisar conceptos de correcta
aplicacin del uso del tiempo.Identificar
a travs de un instrumento de auto
evaluacin, formas para mejorar el
uso del tiempo que hacen actualmente
los participantes. Conocer el uso de
herramientas complementarias de apoyo
para controlar el uso correcto del tiempo.
Objetivos
Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo
de mal uso del tiempo. Identificar con precisin sus causas particulares de
desperdicio del recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones
importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones
correctivas necesarias.
Competencias a desarrollar de manera indirecta

Capacidad de auto crtica
Organizacin personal
Orientacin a resultados
2. El Tiempo
Qu es el tiempo?
Para qu es el tiempo?. Quin puede explicarlo fcil y brevemente?. Quin

puede tanto comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin
embargo, qu puede ser ms familiar y ms mencionado concienzudamente
en nuestro discurso cotidiano que el tiempo?. Seguramente lo entendemos
suficientemente bien cuando hablamos de l; igualmente lo entendemos
cuando lo omos nombrar, al hablar con otra persona. Qu es entonces el
tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo s; pero si quisiera explicrselo a
alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo s.
Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustn escribi esas
palabras; todos sabemos lo que queremos expresar con el trmino tiempo,
pero no podemos decir lo que es.
Los modernos diccionarios lo definen:
Relacin que se establece entre dos o ms fenmenos,

sucesos, cuerpos u objetos
(Encicl. Ilustrada Cumbre);
Duracin de los fenmenos. . . poca, siglo

(Dicc. Larousse);
Duracin de las cosas sujetas a mudanza

(Dicc. de la Real Academia);
Aspecto mensurable de la duracin

(Dicc. de Psicologa).
La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo

la antiqusima definicin de Aristteles:
El nmero, o la medida, del movimiento

segn antes y despus
Para Aristteles, como para la mayora
de los filsofos antiguos y medievales, la
palabra movimiento equivala a cambio
(decan que todo lo que cambiaba se
mova de la potencia al acto, es decir, de
la posibilidad a la realidad).
El tiempo es pues, la dimensin

del cambio. Si nada cambiara, no
habra tiempo.
Resulta entonces un corolario que sorprender a ms de uno: El tiempo

en s no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el
tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sino nicamente las
cosas que son medidas por tales patrones convencionales.
La administracin del tiempo

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las
sociedades. Como el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es
la administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo
orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
El tiempo es como una gota de agua que se evapora.

No podemos fsicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro.
La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede
realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida
de intervalos. Independientemente de quines somos o qu estamos
tratando de lograr, el tiempo contina movindose al mismo ritmo.
Nosotros continuaremos usando la expresin Administrar el tiempo para

identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con
algn significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos
nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que
tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible
para que podamos lograr resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta
que la eficacia es ms importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro
de objetivos, no simplemente estar ocupado.
Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para
todo, si solo pudieran organizar sus horas ms eficientemente. El resultado
es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms rapidez, razonando
que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo sobrante.
Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el
tiempo es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo

presin se cometen ms errores, hay menos tiempo para pensar, planificar
y reflexionar antes de
tomar decisiones para
solucionar problemas.
Como resultado, los
das comienzan a
parecer frenticos.
Cuando la presin no
funciona, a menudo
se adopta una
segunda estrategia:
trabajar ms horas.
Todos hacemos esto
eventualmente, pero
cuando se convierte
en rutina, se generan
otros problemas: las
horas semanales
se alargan a 50,
60, 70, 80 o ms. El
tiempo personal va
desapareciendo a
medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos
claro y problemas que podran ser resueltos en minutos por una mente
fresca, se resuelven en horas.
Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para

administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente contina
creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir todas las cosas que
necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre
hay ms por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el
coraje de seguir las decisiones con acciones.
El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y

sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos,
siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo.
La solucin a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas ms

importantes, en la seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las
cosas que realmente es necesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y
dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia
una efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se
convertir en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos,

desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso
depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos
desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente,
debera ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de mejor manera.
3. Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos,
la calidad del tiempo se convierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no
pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En
ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo
que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas.
Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente
identifica a su familia como el aspecto ms importante en su vida y sin
embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares
Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo

mismo y con lo que es importante en tu vida.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su

trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer
las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos
son ms fciles o agradables.
Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para

hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos
nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que l nos domine. Y nadie podr
dominar su tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo.
El uso de nuestro tiempo es el

resultado de cientos de pequeas y
grandes elecciones cada da, cada
hora y an cada minuto.
Mitos
El mito de la actividad: El
ejecutivo ms lleno de trabajo es
el ms eficiente. Se confunden los
resultados con la actividad... para
no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: Cuanto

ms alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor.
Se regatea la delegacin, y se
pretende hacer las cosas uno mismo
para estar en todo: invadiendo
puestos, aplastando personalidades
y matando motivaciones.
El mito de la decisin aplazada:

Hay que aplazar las decisiones hasta
haber recopilado todos los datos. Lo
que sucede es que no se decide a
tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: Los

resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo
invertido, as que yo trabajo 15 hrs.
diarias. Se centra el inters en
trabajar ms, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay
que ahorrar tiempo a travs de

soluciones sencillas y fciles.
Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difciles,
tratndolos de manera superficial,
de modo que se est condenando a
repetir lo que sali mal.
El mito de trabajar contra el tiempo:

El tiempo presiona al ejecutivo: se
le echa encima. El ms precioso
recurso queda convertido en estorbo
y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo.

Es parte del ser humano. Cierto
tiempo perdido puede ser
constructivo porque ayuda a
relajarse o a reducir la tensin;
sin embargo, a veces esto puede
ser algo frustrante, especialmente
cuando se pierde el tiempo por
hacer algo menos importante de lo
que se podra estar haciendo.
Desperdiciador de tiempo: Es
cualquier cosa que impida que un
ejecutivo alcance sus objetivos de la
manera ms efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempo
Externos vs. Internos. Los DDT
se dividen en externos, si son
provocados por otras personas,
o internos si son provocados por
nosotros mismos.
4. Desperdiciadores de tiempo
1. Excesivo flujo de papeles.
2. Telfono.
3. Visitantes.
4. Reuniones.
5. Fallas de comunicacin.
6. Polticas y procedimientos.
7. Informacin. (Falta / exceso)
Posibles soluciones
Agenda
Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes
o (C) Urgentes No Importantes.
Uso del telfono
Antes de llamar, planifica la conversacin.

Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico
para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo
al grano y permanece en l. Si la conversacin se extiende innecesariamente,
busca excusas para cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos
de emergencia.
Correspondencia
Escribe menos, usa ms el telfono.

Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen
y envindolas de vuelta. Usa el reverso de una carta o memo como copia
de respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y queda todo
registrado en la misma hoja.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro,
conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios
son pocos o inexistentes.
Interrupciones y visitantes inesperados
Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas

que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los visitantes fuera
de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de
permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?
Reuniones
Desalienta y discontina las reuniones innecesarias.

Pregntate si la reunin es realmente necesaria.
Una conversacin telefnica tendra el mismo efecto?
Es necesaria mi presencia?.
Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.
Preprate para la reunin, resiste las interrupciones,
mantente en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a

conversaciones innecesarias.
Desperdiciadores de tiempo internos
Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para despus.
Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de
autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.
Soluciones
1. Reflexin
2. Decisin
3. Disciplina
4. No rendirse hasta
haber desarrollado
nuevos hbitos
5. Identificacin de hbitos personales
Ejercicio I
Problemas
aHaz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo,

destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad.
(1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Haz una de los enemigos
externos y otra lista de los enemigos internos.
aUna vez que ya lograste identificar a tus enemigos enlista las

posibles soluciones para cada uno de ellos.
Soluciones
Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los
problemas en la lista anterior.
ENEMIGOS EXTERNOS ENEMIGOS INTERNOS
1. 1.
2. 2.
3. 3.
4. 4.
5. 5.
6. Causas de la morosidad
Morosidad
La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el
momento preciso las cosas
realmente importantes
que conducen a los
resultados deseados.
Sin embargo, son esas
cosas importantes las
que usualmente dejamos
para despus.
Una de las razones que

nos inducen a posponer
las cosas importantes
es porque tendemos a
confundir lo importante
con lo urgente, y nuestros
das se ven copados de
demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta

que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo
importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en nuestros trabajos
y en nuestras vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra

tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la accin ha
comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar.
La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto,

resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas
perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrs, lo cual se
traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas

eficiente y efectivamente.
Las principales causas de morosidad son:

1. Trabajos no placenteros.
2. Trabajos difciles.
3. Indecisin.
7. El valor econmico del tiempo

laborable personal
Una preocupacin para las empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo de

organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender...
Hay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin
del tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han
concientizado de l: en las empresas y, en general, siempre quealguien
tiene empleados, se tiende a creer que se paga por X trabajo; pero la
realidad es que se paga por X tiempo, y se espera que en ese tiempo se
obtengan ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales,
y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia.
El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no

est bien empleado, el patrn est pagando un dinero que se va, una y
otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado es dinero mal gastado.
Ejercicio II
1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un
da (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira,
incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam, etc. Y as mismo
anote el tiempo que destina para cada actividad.
2. Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B

para las necesarias y C para las deseables.
3. Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan
a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones,
hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades B
son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias
como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos,
revisar agenda, etc. Y por ltimo las actividades C son aquellas que
bien puedo eliminar y no afectan mi productividad, tales como: fumar un
cigarro y pensar qu ocupado estoy, platicar la ltima pelcula, hablar
con la mam, platicar con los compaeros de cualquier tema, etc.
4. Divida lo que usted gana mensualmente entre 30 para sacar el estimado

de sueldo diario.
5. El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo
puede dividir este ltimo resultado entre 60 para sacar su sueldo por
minuto.
6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados,

sume el tiempo de las actividades A y el de las B y multiplquelo
por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado ser lo que
realmente usted debera de ganar.
7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.

8.El uso del tiempo

Principios prcticos
Para conocer qu cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera

y rpidamente lo haga ms efectivo, y que lo haga lograr ms y disfrutar de lo
que est haciendo, es necesario saber en qu se le va el tiempo. No dependa
de la memoria, pues es traicionera!
Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar

en forma objetiva y realista cmo lo manejamos. El resultado final de nuestro
anlisis no ser una tcnica, o una serie de complicadas formas burocrticas
que debamos seguir por el resto de nuestros das. El resultado de examinar
cmo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un
sentido personal del mismo: en qu se nos va y en qu debera rsenos.
1 Auto anlisis del uso del tiempo
Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio

tiempo, el primer paso consistir en averiguar cmo lo est empleando.
En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos de quince o

treinta minutos, y al final de cada hora se registra cmo se emple esa hora.
Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo

puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el caf,
usualmente se convierte en 30.
Ejercicio III
El tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos de la misma
cantidad y debe gastarse a razn de 60 segundos por minuto. Todos
contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas?

A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra
en un crculo la que corresponda a cada punto.
Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo.

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito.

Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su

importancia y trato de manejarlos en ese orden.
Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a

cosas utpicas o improductivas.
Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar

problemas, as como algo inesperado.
Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola

de inmediato y decidiendo sobre ella.
Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones.

Soy capaz de decirNO cuando se me requiere en cosas que

interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.
En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones.

Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.

Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables

de mi trabajo.
Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que

utilizas el tiempo.
Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas
que marcaste, y tu resultado ser el siguiente:
Entre 13 y 28
Mal, debes preocuparte.
Entre 29 y 36
Bien, pero puedes mejorar.
Entre 37 y 44
Muy bien.
Entre 45 y 52
Excelente, sigue as.
9. Planear las actividades
Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a

menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se
diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la

capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable
Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del
que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo:

diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental
para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.
Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es

necesario que:
Estn en lnea con mis valores.
Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.
10. Organizar las actividades

Nos servir para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo
de clasificarlas en tres categoras:
Prioridad A Imprescindible de hacerse: stas son las actividades decisivas.

Algunas de ellas entrarn en esta categora debido a rdenes administrativas,
requerimientos de clientes importantes, tiempo lmite significativo, u
oportunidades de xito o desarrollo.
Prioridad B Debe hacerse: son actividades de valor medio; pueden

contribuir a mejorar el desempeo pero no son tan esenciales o no requieren
de un tiempo lmite.
Prioridad C Deseable de hacer: es la categora de menor valor. Al incluir

actividades tan solo interesantes o divertidas, podran eliminarse, posponerse
o realizarse en periodos de poca presin.
Dependiendo de la fecha en que elabore su lista, sus A, B y C pueden ser

flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden
convertirse en A el da de maana, al acercarse alguna fecha importante.
Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de maana si no se realizaron a

tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.
Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo
valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor
alto. Slo una planeacin cuidadosa le permitir recoger los beneficios
del tiempo invertido sabiamente.
En una hoja, escribe tres listas de actividades que vas a hacer en una semana:
Prioridad A. Imprescindible de hacer.

Prioridad B. Debe hacerse.
Prioridad C. Deseable de hacer.
Para poder determinar estas

prioridades necesitamos tomar en
cuenta los siguientes criterios:
Juicio. T eres quien puede juzgar

mejor lo que tienes que hacer.
Permite que el remordimiento de
conciencia que sientes por no realizar
algo, haga tu juicio ms severo.
Relatividad. Al comparar tus

actividades o tareas debera
quedar bien claro que
algunas tienen mayor
prioridad que otras.
Siempre debes
de guiarte con la pregunta En qu puedo usar mejor m tiempo en

este momento?.
Tiempo. Establecer un lmite de tiempo es una forma de determinar

prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, tambin es
importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir
un proyecto en un lmite previamente fijado.
De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecucin de

los objetivos de la manera ms conveniente.
Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos

organizando nuestras tareas:
Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? Estoy empleando

la mayora de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades
esenciales de mi trabajo?
Cules son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y

que no contribuyen a nada? Qu sucedera si definitivamente no se hicieran?
Puede hacerse algo de trabajo en forma ms rpida o simplificada sin afectar

adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?
11. Establecer fechas de seguimiento
Toda planeacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los

planes es hasta donde se extienden al futuro y qu tan precisos son. Existe
siempre un lmite en cuanto qu tan lejos es posible planear en cualquier
momento dado.
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse

a s mismo fechas lmite realistas facilita la autodisciplina y la toma de
decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

12. Realizar las actividades planeadas

sin descuidar los objetivos
Tratar de optimizar
el uso del tiempo al
llevar a cabo cada
una de las actividades
p r e v i a m e n t e
planeadas, organizadas
y prioritizadas, con
flexibilidad, pero sin
perder nunca de vista
el grado de avance
hacia la consecucin
de los objetivos.
Es necesario que nunca

olvidemos nuestros
objetivos, pues si no los tenemos claros somos fcilmente manejables
por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos
siempre sabremos hacia donde dirigirnos.
13. El beneficio de la planeacin

El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que ori-
gin el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen
con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo
gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos
identificar cul 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso ms constructivo y
cul es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero
que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
Eficiencia vs. Efectividad

Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad
es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr
efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al

objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un
equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados.
Aspectos importantes a considerar
Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la

ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada

con un plan a
realizar de inmediato
y preguntndose
Qu es lo que
tengo que -y quiero-
hacer hoy?. Si se
escribe una lista
de pendientes y
se jerarquiza, se
manejar mejor.
Cuidar ms la
efectividad que la
eficiencia. En otras
palabras, evitar la
realizacin demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que
hacer.
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores

esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el principio del
80/20 o Principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos crticos (20%, por poner
un nmero redondo) producen la gran mayora de los resultados y viceversa.
Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la
importancia de las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes

de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.
Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de

no interrupcin para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad
con horas de privaca.
Asegurar la buena
comunicacin dentro de
la institucin. Se ahorra
mucho tiempo cuando
prevalecen la claridad, la
concisin de los mensajes
y la retroalimentacin o
feedback.
Concentrarse en las
oportunidades, antes que
en los problemas. Recordar
que aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo
las oportunidades:
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco

14. Poniendo prioridades

Como planear el da
Las agendas son herramientas

esenciales. Una vez que tengas
la agenda del ao siguiente,
descarta los das festivos, los
compromisos familiares y los
eventos ajenos al trabajo. Esos
son tus tiempos comprometidos.
Asegrate de trasladar todos
tus compromisos de trabajo a
la nueva agenda. Agrega todo
plazo importante en el que
tengan que haberse cumplido
las actividades.
Sbitamente, el ao en blanco empieza a verse lleno. No obstante, an es

mucho el tiempo no comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.
La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una
lista de lo que tienes que hacer y tambin de lo que quieres lograr en el
tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en
hojas por separado.
Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar

siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por
ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica despus si tu
estimacin fue realista.
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en

variadas proporciones: urgencia

e importancia. Es urgente
reparar una llanta ponchada,
pero no es importante. Es
importante empezar a pensar
en la estrategia de mercado
para el prximo ao, pero
no es urgente. Sin embargo
convencer al director ejecutivo,
en la reunin de las 16:00
hrs., de autorizar las nuevas
campaas de ventas, s es
urgente e importante.
Algunas tareas que carecen

de importancia y urgencia
puede convenir realizarlas
primero. La razn de tiempo-
beneficio puede ser aqu una
buena gua. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es
corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente
manera:
A: Es indispensable hacerlo hoy.

B: Debe hacerse hoy.
C: Podra hacerse hoy.
Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades

A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con
tu sentido de las prioridades, hoy solo habrs hecho cosas importantes, que
es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.
Algunas personas gustan hacer la planeacin diaria al comenzar el da.

Otras prefieren planear el da la noche anterior. Esto tiene la ventaja de
que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, despus
del descanso nocturno se te ocurrirn otros puntos que agregar a la
lista, o es posible que alteres tus prioridades.
Verifica integralmente el plan para el da, para ver si hay algn vaco o algn
tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso.
Una alerta: s te descubres traspasando un elemento de la lista de un da
para otro, puede ser seal de que lo ests postergando. Examina el punto
cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso. Revisa cada da
identificando los xitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar
excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.
Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la

ms grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasin
plante un desafo durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy
Lee: Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con mi
tiempo y le pagar los honorarios que quiera, dentro de lo razonable. Lee
le extendi una hoja de papel en blanco. Escriba cada noche las cosas que
tenga que hacer maana, dijo, y numrelas por orden de importancia. Por la
maana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el nmero 1 de
su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el nmero
2..., el 3..., etc. Al trmino del da deseche su lista y elabore una nueva. No
se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. Si no puede
con este mtodo, no podr hacerlo

con ningn otro. Prubelo por unos
das y luego pgueme lo que crea
que vale este consejo.
Poco despus, Schwab le envi a

Lee un cheque por $25,000 USD.
Ms tarde dijo que sta era la leccin
ms rentable que pudo aprender en
su carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades

debe respetarse pero no debe
convertirse en un mandamiento
sagrado. Es una herramienta para
usar, no un dolo para adorar. Para
reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por el doctor
Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable,

interrumpe su patrn de tiempo. Ese tiempo ya est asignado.
Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite,
para relajarse o para disfrutar una charla.
El disfrute queda siempre para despus de despachar todos los trabajos dentro
de los plazos determinados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer.
Pero ese momento nunca llega. Siempre habr ms cartas, ms vencimientos,
ms trabajos, y as la vida se ve pospuesta hasta un indefinido despus: hasta
demasiado tarde. Un hmster en su rueda de jaula tiene ms o menos la
misma clase de libertad.
Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca

convertirse en una obsesin. Si se presenta una finalidad superior, s flexible.
Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser libre
en esa forma: tener tiempo para dedicrselo a lo inesperado. Eso implica
hacer lo que se necesita hacer de la forma ms econmica. Trata siempre de
disfrutar lo que ests haciendo y no desperdicies tiempo lamentndote por lo
que no dejaste tiempo para hacer.
15. Eficiencia en la oficina

Efectividad del tiempo en la oficina
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las

cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor
an, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de
diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en
una plataforma para la accin efectiva.
Arreglo de la oficina
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de trabajo no

est bien organizada.
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que

desempeas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia
deben estar cerca de ti. La comodidad fsica y la satisfaccin esttica
son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina

y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles,
tazas de caf sin lavar, polvo y basura, mala iluminacin, etc.
Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina
se encuentra arreglada y en orden.
La buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio

ocular y los dolores de cabeza.
El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo

especfico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola
cosa a la vez. La concentracin es una gran ahorradora de tiempo.
Da una mirada objetiva a tu escritorio la prxima vez que te sientes ante l.

Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden,
ste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensin y frustracin.
Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para
reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.
Una vez que tu escritorio est despejado, verifica que est organizado de tal
manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolgrafos, clips, regla,
lpices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez ms la sabia regla tradicional: un
lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Despejar tu escritorio debe convertirse en un hbito. Un escritorio bien ordenado

es el cimiento para el trabajo de maana.
Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son

exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la
cantidad de interrupciones indeseables.
Una hora de trabajo concentrado brinda ms resultados que cuatro horas

fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas.
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los

perodos que constituyen su tiempo ptimo. Algunas personas son matutinas

y pueden pensar mejor de seis a nueve de la maana. Otras, son aves
nocturnas y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay
ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno
proteja ese tiempo.
Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible, durante

el tiempo ptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante
los periodos de mxima eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos
visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos.
Estos horarios pueden ser
preferentemente por la
maana, al iniciar nuestras
labores, o al trmino de
nuestra jornada, pues en esos
momentos las exigencias de
los dems son mnimas.
En el caso del telfono,

podemos realizar nuestras
llamadas por tandas, a
fin de dedicar ese tiempo
especfico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras

llamadas antes del almuerzo o antes del final del da, ya que la gente suele
ser menos habladora y va directo al grano.
Es importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu jornada de

trabajo no es tu jefe, l es la segunda; la primera eres t mismo. Todos en
ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando
estamos acometiendo un trabajo difcil o desagradable, es un placer ser
interrumpido. Uno espera a que suene el telfono, o sbitamente lo tomamos
para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso
interrumpimos a la otra persona. No, no, nada urgente... slo estoy llamando
para charlar.
Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo caf, dejando un

proyecto y acometiendo otro, platicando con los compaeros de oficina, etc.
Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma

ms tiempo que la interrupcin misma.
16. Como ocupar tiempo muerto

Tiempo comprometido
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est

haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso
horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente ocupado.
Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin

embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar varias
actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico.
Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar soluciones
a algn problema que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: Uno de los mejores en administradores

de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su
portafolios:
Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por
contestar o informes por revisar.
Carpetas rosas que

contienen proyectos en
va de elaboracin, como
pueden ser presupuestos,
polticas, procedimientos,
el plan de mercadeo, etc.
Carpetas azules que

contienen los sueos
dorados para el futuro;
cuando se tiene una idea
luminosa se anota en la
carpeta azul.
Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual
de todas las ideas se puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla
a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los
aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige.
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para

darle algn uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o
pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro
tiempo ptimo.
Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro
-delgado- o revista de nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada
tiempo muerto en aumentar nuestros conocimientos.
Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo
al buscar continuar nuestra lectura.
17. Resumen y conclusiones prcticas

En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas
a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacin a los principios
bsicos de este manual.
En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes el

control. Despus desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o
usa la tecnologa adecuada. Debes concentrarse en las actividades que ms
te retribuyan en trminos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora

para realizar el trabajo que requiera mayor concentracin. Si es posible,
establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando
haya asuntos presionantes.
Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos.

Mantn cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas.
Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran

para alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana
tpica; despus examina tus actividades. Con este anlisis determina las
causas principales en el desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu

situacin personal.
Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.

Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu
y cmo lo ests gastando actualmente.
Desde el momento en que te

organizas, el tiempo es un aliado.
Para el jefe es un activo. La
sabidura popular dice: El tiempo
es oro.
El tiempo no vuela. La escasez de

tiempo es una ilusin que resulta
de administrarlo mal. El mejor
generador de tiempo es la buena
administracin.
Los peores ladrones de tiempo

son: falta de planeacin,
desorden, indecisin, perder de
vista los objetivos y concentrarse
en las actividades, confundir lo
importante con lo urgente.
La persona que ms
interrumpe mi jornada de
trabajo soy yo mismo.
La administracin del tiempo laboral es

esencialmente un esfuerzo de grupo. El
trabajo en equipo implica coordinacin
de actividades, ayuda mutua y
sincronizacin. Administrar el tiempo es
mucho ms sencillo y efectivo cuando se
practica en toda la organizacin.
Cada hora invertida planificando ahorra

varias horas en la realizacin. Hay
que preocuparse ms por trabajar
inteligentemente, que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica

a planear debe de ser mayor en
la medida que aumenta su nivel
jerrquico.
Todo ejecutivo debe

planear perodos de concentracin ininterrumpida.
Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la

siguiente jornada. Esto te ayudar a evaluar diariamente el uso que haces
del tiempo de que dispones, la consecucin de logros y establecer objetivos
de mejora a corto plazo.
Administracin del Tiempo
Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican

riesgo de mal uso del tiempo. Identificar con precisin sus causas particulares
de desperdicio del recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones
importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones
correctivas necesarias. Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren
tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografa, lectura rpida, etc.
18. Evaluacin peridica

Evaluacin peridica
Dos semanas despus de haber comenzado a esforzarte por mejorar la

administracin de tu tiempo, completa el siguiente examen. Este te indicar
las reas donde todo va bien y donde an necesitas prestar atencin.
Anota los siguientes puntos:
siempre 1 generalmente 2 a veces 3 rara vez 4

nunca 5 no se aplica 6
1. Has escrito una lista bien definida de tus objetivos?

R. ______
2. Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con
una base diaria y semanal?
R. ______
3. Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?
R. ______
4. Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?
R. ______
5. T niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado
en actividades o conversaciones importantes?
R. ______
6. Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas?
R. ______
7. Delegas todo lo que es posible?
R. ______
8. Evitas que tus subordinados te pasen sus changos?
R. ______
9. Te das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo

correcto para lograr alcanzar tus objetivos?
R. ______
10. Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste
tiempo la semana pasada?
R. _____
11. Crees tener un pleno control de tu tiempo?
R. ______
12. Tu oficina y Tu escritorio estn bien organizados y libres de
papales amontonados?
R. ______
13. Has eliminado o reducido alguna causa de prdida
de tiempo durante las juntas?
R. ______
14. Has dominado tu tendencia a los retrasos?
R. ______
15. Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades?
R. ______
16. Resistes la tentacin de meterte demasiado en
actividades improductivas?
R. ______
17. Controlas tu horario para que otras personas no
pierdan tiempo esperndote?
R. ______
18. Cumples con tus fechas lmite?
R. ______
19. Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en
la mayora de tus resultados?
R. ______
20. Ests mejor organizado y estas logrando ms
que hace seis semanas?
R. ______
21. Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a

los visitantes inesperados?
R. ______
22. Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes
inesperados?
R. ______
23. Has dominado la habilidad de decir no cuando as debe ser?
R. ______
24. Ests al da con las lecturas que ms te interesan?
R. ______
25. Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio
comunitario, familia?
R. ______
Suma los puntos asignados a cada

pregunta. Mientras menos puntos, mejor.
Observa especialmente las preguntas

que hayas calificado con 4 o 5.
Estos aspectos representan reas
de mejora.
Se sincero, el nico que se ver

beneficiado al contestar este
cuestionario honestamente sers t.
Este examen puede aplicarse

trimestralmente, mientras los viejos
hbitos vayan presentndose, buscando
reducir el total en cada aplicacin.
Ejercicio sobre los malversadores de tiempo
Recomendamos que cada noche, antes de regresar a casa, se inviertan

unos pocos minutos en revisar los resultados conseguidos, y para ello le
sugerimos que formule las siguientes preguntas:
aEn qu grado y medida se han conseguido los objetivos propuestos?

R. __________________________________________________
aCunto tiempo ha dedicado a los trabajos programados y a los

imprevistos?
R. __________________________________________________
aPuede reducirse alguna de las tareas a travs de mi secretara o un

subordinado?
R. __________________________________________________
aHe efectuado un trabajo que puede calificarse como intil, en

funcin de los resultados que debo conseguir?
R. __________________________________________________
aQu trabajos hubieran

resultado ms efectivos si
hubiramos consultado con
algn jefe o colaborador?
R.
aEl nmero de interrupciones del da

ha sido normal?
R.
19. Aprende a manejar

el estrs del trabajo!
Hoy en da el estrs es parte de la vida laboral, aqu te damos unas
recomendaciones para que seas ms efectivo y tengas mayor calidad en
tu trabajo
El estrs es una respuesta del organismo ante la presencia de situaciones que

implican cambio; muchas personas pueden adaptarse a estas circunstancias,
pero otras responden de manera inadecuada.
Los expertos en el tema revelan que estar muy estresado de manera continua
puede producir problemas serios en la salud, como dolores de cabeza, aumento
de la presin arterial y enfermedades cardiovasculares.
Hoy en da el estrs es parte de la vida diaria de las personas, en especial en

el mbito laboral y en los horarios de llegada al trabajo.
Por tal motivo, es importante que conozcas las manifestaciones clnicas del
estrs laboral para que puedas instaurar a tiempo medidas que controlen estas
respuestas al cambio.
Las principales manifestaciones del estrs laboral son:
Leve:
Irritabilidad y ansiedad.
Insomnio.
En algunas ocasiones problemas de concentracin.
Moderado:
Aumento en las horas de ausentismo al trabajo.
Fatiga sin ninguna razn.
Indecisin e indiferencia.
Aumento en el consumo de alcohol, caf y cigarros.
Severo:
Depresin.
Problemas de salud (dolores de cabeza, dolor de estomago y digestivos,
cardiovasculares).
Ausencia social y presencia de pensamientos autodestructivos.
A continuacin te damos algunas recomendaciones para que tengas en cuenta

y puedas llevar a cabo bien tu trabajo sin estresarte:
aOrganiza el tiempo, para que puedas realizar todas las actividades

sin apresurarte.
a Aprende a controlar el cuerpo y la mente, por medio de ejercicios de

relajacin y respiracin.
a Realiza durante tus tiempos libres actividades de recreacin y descanso

(trata de no llevar trabajo a la casa y mejor disfruta de estos ratos con
tus familiares o amigos).
aEs recomendable despertarte con anticipacin para evitar salir al

trabajo durante las horas de mayor trfico vehicular.
aAntes de realizar presentaciones en pblico, respira profundo y mantn

la seguridad en ti mismo.
La sensacin de no tener control sobre lo que est pasando es una

fuente comn de estrs laboral. Revisa el manual de tu puesto, de
manera que t y los otros (compaeros, jefes) tengan claras sus
responsabilidades y lmites.
El temor a perder el empleo es una constante hoy en da, pero permitir que
la tensin por sta causa disminuya tu efectividad y calidad en el trabajo,
empeora el cuadro de estrs. Dirige tus energas a relajarte y cambia la
programacin mental hacia una actitud positiva.
El estrs laboral hace parte de la vida y es necesario que sepas enfrentarte a

los cambios continuos que ocurren da a da. No se puede, ni se debe, evitar
los problemas; cuando t decides hacerte cargo de una situacin, tienes
ms de la mitad del camino ganado.
20. Como administran el tiempo los

grandes empresarios?
Los grandes empresarios son comnmente

excelentes administradores del tiempo.
Los mejores lderes de este siglo entienden
que la administracin del tiempo no se refiere
a exprimirle hasta el ltimo minuto al da.
La administracin del tiempo no es

la habilidad de exprimirle ms horas
al da. Tampoco es triplicarse a uno
mismo para poder hacer
mas cosas.
De hecho, no tiene nada
que ver con hacer mas
cosas; se trata de concretar
lo que es ms importante.
A continuacin te proporciono las 10

prcticas ms recomendadas por conocidos
expertos administradores del tiempo. Puedo
asegurarte que si las aplicas de manera
regular, experimentars un incremento notable
en tu productividad.
1.- Definen claramente los

objetivos y seleccionan lo ms
importante.
Ser ms efectivo con tu tiempo es totalmente
irrelevante si no sabes en que invertirlo.
En ocasiones, las personas gastamos
mucha energa intentando ser ms eficientes, sin saber a ciencia cierta que
es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre
las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera
sencilla de realizar esto es determinar cuanto cuesta tu tiempo por hora, es
decir, la cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas
(el estndar son 160: 8 horas al da, 5 das a la semana y 4 semanas por mes).
Una vez determinado este valor slo sigue la siguiente regla: no hagas nada
que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el
tiempo que invertirs en la tarea.
2.- Analizan como gastan su tiempo.

Te sorprendera saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el
tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son estas cosas sin
importancia, necesitamos primero hacerlas concientes, y esto se logra llevando
un registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que
suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las
actividades que realizaste en la pasada media hora.

Una vez que tengas los registros, examnalos. Cmo se relacionan tus
objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el tiempo? Estas
realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias?
3.- Llevan una lista de tareas pendientes.
Esta es una de las cosas ms simples y a la vez ms poderosas de cualquier

sistema de administracin de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas
el dispositivo electrnico de moda o una hoja de papel estraza, pero lleva un
registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hbito de escribir tus
tareas pendientes da tras da.
4.-Asignan prioridad a sus tareas.

Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos ms importantes
y mrcalos de alguna forma que resalten sobre todos los dems. Si la lista es
muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el da o la
semana. Volviendo a la prctica de determinar tu valor por hora, otorga ms
prioridad a las tareas que potencialmente te paguen ms.
5.- Planean su da desde el da anterior.

Todos los expertos en administracin del tiempo recomiendan planificar
desde el da anterior las actividades del da siguiente. Toma los ltimos 10
minutos de cada da para repasar tu lista de pendientes y determinar que
es lo que tienes que concretar al siguiente da. Este simple ejercicio te per-
mitir comenzar cada jornada sabiendo exactamente que necesitas hacer
y con cual tarea debes iniciar.
6.- No dejan las cosas para despus.

Reza el viejo dicho popular: No dejes para maana lo que puedas hacer hoy.
Aplazar para el final las cosas que no te gusta

hacer es una de las peores estrategias que
puedes utilizar, ya que lo nico que logrars es
prolongar el estrs asociado a la tarea. Haz
lo que no te gusta hacer primero! De esta
manera, el resto del da transcurrir de manera
ms placentera. Si la tarea es muy grande,
divdela en tareas ms pequeas hasta que te
sea fcil dar el primer paso.
7.- Delegan en los dems.

Una forma de hacer ms en menos tiempo es asignando tareas a terceras
personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien
ms si este puede hacerlas ms rpido, ms fcil o mejor que nosotros. En
caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo, considera delegar
las tareas en un tu pareja, un proveedor o inclusive en un cliente. Recuerda
que como deca Maquiavelo: el fin justifica los medios. Eso s, despus de
delegar no se te olvide agradecerle a los dems de la manera apropiada.
Probablemente estas pensando que a la gente no le gusta recibir tareas

de terceros. Sin embargo, diversos estudios muestran exactamente lo
contrario: a las personas nos gusta que nos asignen tareas y especialmente
si somos buenos hacindolas; as que escoge a la persona ms apropiada
y delega la tarea.
8.- Han aprendido a decir NO.

Decir no puede ser una de las herramientas de administracin de tiempo
ms poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de
evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos

ms productivos. Si la tarea en cuestin interfiere con los objetivos que tienes
planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona que
pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre de la
manera ms amable posible.
De manera similar, una de las filosofas que mejor me ha funcionado en

los negocios es la siguiente: solo acepta los proyectos en donde ambas
partes ganen, tanto el cliente como tu empresa. Si el cliente no se va a
beneficiar substancialmente al adquirir tu producto o servicio, e insisto,
substancialmente mal negocio. Por otro lado, si la remuneracin que
obtendrs por el proyecto no te permite obtener una utilidad razonable despus
de pagar los costos, mal negocio. Los mejores negocios que puedes hacer son
siempre en donde ambas partes ganan.
9.- Se concentran en la tarea actual.

Concntrate al cien por ciento en una y slo una tarea a la vez. Cuando
logramos concentrarnos al 100% por espacios de horas, tenemos periodos

altamente productivos.
Sin embargo, lograr esta concentracin y entrar en esta zona de productividad

cuesta mucho trabajo y cualquier interrupcin es suficiente para salir de ella.
Es por esto que debes tratar de eliminar todas las distracciones posibles:
desconecta el telfono o activa la contestadora, apaga el celular, cierra
el correo electrnico o los programas para chatear y cierra tu puerta.
10.- No se olviden que ellos son lo ms importante.

A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos
de los dems y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo, para ser
altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo
y mente. Realizar actividades que nos relajen, alimentarnos de manera
adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, es lo que realmente
nos permite adquirir un estado de armona y rendir al mximo por periodos
prolongados. No olvides recargar tus bateras, porque solo as obtendrs la
energa que necesitas para concretar todos tus proyectos.
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Permtenos presentarte 9 puntos claves para mejorar tu relacin con el tiempo.

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7. Aprende a decir NO.

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Aprender a liderar nuestras propias vidas

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Para aprovechar al mximo el tiempo, tengamos en

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Informacin: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio

Planificacin y delegacin de funciones: cuando mejor planificados estemos

Pasos para hacer que nuestro trabajo sea ms eficaz

2. Cuida la presentacin personal: Especialmente si trabajas de cara al pblico.

4. Lleva una planificacin adecuada en tu agenda diaria: Anota todos los

6. Organizarnos alrededor del telfono lo que ms nos haga falta a la

7. Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos:

8. Estar bien informados de nuestros productos: Cuando mejor conozcamos

9. Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando

10.Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado

Causas tericas de prdida del tiempo en la empresa

Causas reales de malversacin del tiempo en la empresa

Los peligros de trabajar durante muchas horas

Hacer frente a la acumulacin de trabajo que se amontona a lo

Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los dems

Lista de prioridades; ms disciplina personal; tratar de delegar;

La administracin cotidiana del tiempo

EXCUSAS No puedo clasificar mi da tan fcilmente

Demasiadas interrupciones; tratar los problemas a medida que

Preparar un grfico de anlisis de tiempo cada da para advertir

Cambie sus hbitos

Conclusin: La planificacin del tiempo ahorra tiempo

Por ltimo, si de verdad se quiere conseguir un xito en la organizacin del

Si quieres maximizar tu tiempo desarrolla estos hbitos

Siete estrategias para ahorrar tiempo

1. Orintate hacia el resultado: En lugar de dedicarte una hora a realizar

3. S paciente. Tmate el tiempo necesario para hacer las cosas bien a la

4. Maximiza tu tiempo de lectura. S selectivo; comparte la informacin

5. S eficiente al telfono. Ten notas preparadas en donde cubras todos los

6. Evita interrupciones. Da a conocer los momentos en que las personas

7. Crea un sistema para el trabajo rutinario. A partir de cartas y respuestas estndar.

5. Identificacin de hbitos personales - Ejercicio I ................................. 30

6. Causas de la morosidad ...................................................................... 31

8. El uso del tiempo - Ejercicio III ............................................................. 35

9. Planear las actividades ........................................................................ 39

10. Organizar las actividades ..................................................................... 41

11. Establecer fechas de seguimiento ........................................................ 44