Cómo adaptar la gestión de recursos

Personalice su plan de gestión de recursos teniendo en cuenta estos factores del proyecto.

Cuando se trata de crear un plan de gestión de recursos, no hay una única solución para todos. Las
necesidades de recursos varían mucho de un proyecto a otro, y tanto la disponibilidad de recursos
físicos como las normas de dotación de personal son diferentes en cada organización. Es por eso
que la gestión de recursos del proyecto, los procesos de identificación, recopilación y gestión de
los miembros del equipo y los suministros y materiales físicos necesarios para el éxito del
proyecto, deberán adaptarse cada vez a la tarea en cuestión.

“El contexto cuenta en cada proyecto”, dice Sumit Sinha, PMP, líder de gestión de programas en
Ericsson Global Services, Kolkata, India. “Los procesos de gestión de recursos estándar pueden no
ser adecuados. Es necesario adaptar el proceso para que se ajuste a las necesidades del proyecto y
se mantenga alineado con las metas y los objetivos estratégicos de la organización ".

Por tu consideración

Los líderes de proyecto deben tener en cuenta una variedad de factores al adaptar su plan de
gestión de recursos, incluida la diversidad y la ubicación física de los miembros del equipo.

Los equipos remotos y colocados adecuadamente administrados tienen sus ventajas, dice Sinha.
"Los equipos distribuidos a menudo se prefieren hoy en día para reducir los costos y el esfuerzo,
aunque la colocación puede mejorar la interacción formal e informal entre los miembros del
equipo". Los líderes del proyecto deberán considerar cualquier barrera física o cultural potencial
dentro de los equipos distribuidos y evaluar qué métodos de comunicación serán más efectivos.

Los líderes de proyecto también deben tener en cuenta cómo se adquirirán los miembros del
equipo. Muchos proyectos requieren expertos de la industria, que pueden necesitar ser
intervenidos externamente, mientras que otras organizaciones pueden tener ya el personal
interno necesario.

De manera similar, los líderes del proyecto deberán considerar si los recursos del equipo serán a
tiempo completo o parcial en el proyecto. “La escasez de recursos a veces crea una situación de
cuello de botella en la ejecución del proyecto”, dice Sinha. "Para equilibrar el suministro de
recursos escasos, estos recursos a menudo se comparten entre proyectos y las horas asignadas a
un proyecto individual se consideran a tiempo parcial".

Los recursos externos y a tiempo parcial deben administrarse de manera diferente a los recursos
internos a tiempo completo, con especial consideración al ancho de banda y los métodos de
comunicación. “Esto también significa que los líderes de proyectos deben encontrar formas de
establecer relaciones y dependencias entre todos los diversos recursos de un equipo”, dice Sinha.
Como tal, el desarrollo y la capacitación del equipo probablemente también se verán diferentes en
cada proyecto.

Por supuesto, el enfoque del ciclo de vida del proyecto, ya sea predictivo, iterativo o híbrido,
también será un factor clave en la personalización del proceso de gestión de recursos.

“Independientemente de las circunstancias y los desafíos únicos de un proyecto específico,

tomarse el tiempo para adaptar el plan de gestión de recursos puede ayudar a los líderes del
proyecto y sus organizaciones a lograr un mayor éxito del proyecto”, dice Sinha.

“Cada proyecto tendrá sus propios requisitos para procesos específicos, y el equipo del proyecto
debe idear un enfoque personalizado en consecuencia”, dice. "La adaptación ayudará en última
instancia a una organización a alcanzar la madurez en la gestión de proyectos y desarrollar y
adaptar sus propias metodologías de gestión de proyectos para mejorar la eficiencia, la eficacia y
la probabilidad de éxito del proyecto".
How to Tailor Resource Management

Customize your resource management plan by taking these project factors into consideration.

When it comes to creating a resource management plan, one size does not fit all. Resource needs
vary greatly from project to project, and both physical resource availability and staffing norms are
different at every organization. That’s why Project Resource Management—the processes of
pinpointing, gathering and managing the team members and physical supplies and materials
needed for project success—will need to be tailored each time to the task at hand.

“Context counts in every project,” says Sumit Sinha, PMP, program management lead at Ericsson
Global Services, Kolkata, India. “Off-the-shelf resource management processes might not be
suitable. It’s necessary to tailor the process to fit project needs and remain aligned with the
organization’s goals and strategic objectives.”

For Your Consideration

Project leaders need to take a variety of factors into account when tailoring their resource
management plan, including the diversity and physical location of the team members.

Properly managed remote and colocated teams each have their advantages, says Sinha.
“Distributed teams are often preferred today to reduce costs and effort, although colocation can
enhance both formal and informal interaction among team members.” Project leaders will need to
consider any potential cultural or physical barriers within distributed teams and evaluate which
communication methods will be most effective.

Project leaders also need to take into account how team members will be acquired. Many projects
require industry experts, who might need to be tapped externally, while other organizations might
already have the necessary in-house staff.

Similarly, project leaders will need to consider whether team resources will be full time or part
time on the project. “A shortage of resources sometimes creates a bottleneck situation in the
project delivery,” Sinha says. “In order to balance the supply of scarce resources, these resources
are often shared across projects, and their allocated hours for an individual project are considered
part time.”
External and part-time resources need to be managed differently than full-time internal resources,
with special consideration given to bandwidth and communication methods. “This also means
project leaders must find ways to establish relationships and dependencies among all the diverse
resources on a team,” Sinha says. As such, team development and training will also likely look
different on each project.

Of course, the project’s life cycle approach—whether predictive, iterative or hybrid—will also be a
key factor in customizing the resource management process.

“Regardless of the unique circumstances and challenges of a specific project, taking the time to
tailor the resource management plan can help project leaders and their organizations achieve
greater project success,” says Sinha.

“Every project will have its own requirements for specific processes, and the project team should
come up with a tailored approach accordingly,” he says. “Tailoring will ultimately help an
organization achieve project management maturity and develop and tailor its own project
management methodologies to improve efficiency, effectiveness and the likelihood of project
success.”

Developed by PMI for PMIStandards+ with contributions from Sumit Sinha, PMP. ©PROJECT
MANAGEMENT INSTITUTE, INC.