POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CAJA

Los principios operativos observados y utilizados como directrices para el

establecimiento de políticas y procedimientos de gestión en el área de caja y su
movimiento. Estos son los siguientes:

(1) Registro y documentación de las transacciones

(2) La segregación de funciones y responsabilidades

(3) Autorización de operaciones

(4) La puntualidad de pago

(5) Revisión y verificación de documentos

(6) Seguridad de las condiciones físicas

(7) Supervisión, control y trazabilidad de los movimientos de fondos

(8) Planificación y control del presupuesto

(9) Establecimiento de la rendición de cuentas

(10) Las limitaciones sobre la accesibilidad y disponibilidad

(11) Registro y reportes

(12) del elemento de sorpresa en relación con auditorías periódicas e

iniciativas relacionadas.

Políticas y procedimientos formulados por la integración de estos principios

incorporados en las medidas preventivas y correctivas en el manejo de los
siguientes aspectos de las operaciones comerciales:

 Recibo o cobro de los pagos

 Para sufragar los gastos y compras
 Para pagar las obligaciones
 El mantenimiento de los fondos no utilizados o disponibles.
 Asegurar el dinero recaudado de las operaciones comerciales y otras
fuentes

Los recibos y las colecciones son las transacciones más vulnerables y

sensibles relacionadas con el fraude de manejo de efectivo. Control interno
requiere que los procedimientos de compensación y conciliación se realizan a
diario para asegurarse de que todo el dinero recibido se manejan y registran
con exactitud. De esta manera, los orígenes de excedentes y la escasez se
pueden establecer fácilmente, mientras que las correspondientes cuentas
afectadas son llevados a los saldos correctos al final del día. A partir de una
hoja en blanco al comienzo de cada nueva ronda hace que el trabajo de llevar
los libros equilibrado mucho más fácil.

Tenga en cuenta que los ingresos en efectivo incluyen cheques de los clientes
y los pagos de tarjetas de crédito, así como las transferencias electrónicas de
fondos, puesto que también se traducen en incrementos en los depósitos de
fondos. La aceptación de otros modos de pago que no sea por medio de un
exceso de las transacciones de venta libre proporciona un método más seguro
de recibir el pago.

Por otro lado, ciertas transacciones en efectivo se clasifican como "

equivalentes de efectivo ", que representan los fondos excedentes invertidos en
cuentas de alto rendimiento con el fin de optimizar la capacidad de generar
ingresos a la espera de mejores estrategias de inversión. Sus medidas de
control relacionadas con las prácticas de inversión, ya que sus balances de
cuenta es probable que se mantengan fijas por un período específico de
tiempo.

Los procedimientos de control se examinan a continuación en relación con la

recepción de dinero en efectivo en el punto de venta (POS) y las transferencias
de las colecciones de pago de crédito.

Uso y Control de Automatización

Para las empresas que tienen que ver mucho con los recibos de caja, una caja
registradora informatizada incorpora otras funciones de control de la
transmisión simultánea de la transacción en efectivo a los módulos del
programa. Este sistema garantiza la consistencia de los importes utilizados
para registrar las transacciones relacionadas. Los saldos reales de efectivo al
final del día son en comparación con el saldo al final del día generada por la
máquina.

Las transferencias de los cobros al banco depositario están bien señaló un

funcionario de control en la cinta de registro antes de obtener el dinero en
efectivo y otros artículos en una bolsa cerrada con llave. Por otra parte, la
exactitud de saldo de caja de la máquina debe ser comprobada antes de
transferencias.

Las transferencias pueden incluir asunción de turnos horarios entre los

cajeros, pero no debe obstaculizar las operaciones del negocio. El objetivo es
determinar en qué punto de excedentes de caja o la escasez se produjo y bajo
su responsabilidad. En cuyo caso, las discrepancias observadas son registra
temporalmente como por exceso o escasez de dinero en efectivo, sino con la
intención de la hora de desarrollar la discrepancia al final del día.
 Todos los traslados están documentadas a través de un formulario de envío,
en el que se indica el desglose de dinero en efectivo transferidos.

El dinero recibido por la compañía de crédito colección unidad se transfieren a

un cajero antes de las máquinas se cerraron durante el día. Las transferencias
se apoyan en un informe de recopilación de crédito junto con la carta de envío.
Los informes también son máquinas validado o apoyado por una cinta de
registro.

Un informe de caja diario es elaborado por cada operador de la caja

registradora, y resumida por el supervisor a cargo. Copias de los informes y las
cartas de transmisión se envían al departamento de contabilidad para facilitar o
validar todas las entradas de contabilidad de back-office.

La caja registradora se utiliza únicamente para transacciones de venta y no se

debe utilizar para verificar el cobro de la casa. Devoluciones de ventas,
reembolsos o descuentos son las únicas operaciones que crearía una
reducción de la recaudación de efectivo total para el día.

El manejo físico de las colecciones

Todo el dinero recibido de venta libre son contados y verificados en la vista del
cliente antes de procesar el pago del recibo oficial que reconoce el recibo de
pago.

(A) los recibos oficiales están pre-numerados sin importar si es manual o

electrónicamente preparados o generados.

(B) La persona que recibe el pago en efectivo no debe realizar dos funciones
relacionadas con la contabilidad o registro de las transacciones de negocios.

(C) Los pagos recibidos en forma de cheques son a nombre de la entidad

comercial.

(D) cheques de pago diferido no se tratan como pagos, pero sólo como
"objetos-mantenidos para la custodia," para que un registro se mantiene para
efectos de control las fechas en que serán tratados como pagos.

(E) Todos los documentos se presentan en orden cronológico para facilitar las
futuras revisiones de auditoría.

(F) Tanto los equipos de auditoría interna y externa deberá realizar conteos
sorpresa en efectivo en el inicio de los compromisos de su auditoría. El oficial
de control de residentes realiza periódicamente cuenta sin previo aviso en
efectivo, aparte de la rutina diaria de equilibrio. Los saldos de las cuentas por
cobrar son verificadas directamente con los clientes mediante el envío de
cartas de confirmación.

El control de los fondos utilizados para sufragar los gastos de negocios y

compras

Como regla general, todos los gastos en efectivo relacionados con la

adquisición de bienes, bienes y servicios se controlan a través del desarrollo de
un presupuesto debidamente planificado. Un sistema de presupuestación
organiza el uso de dinero como pago por los gastos y compras y se asegura de
que los usos de fondos tienen fines justificables en relación con las
proyecciones financieras anuales de la compañía.

1. Sólo los gastos incluidos en el plan presupuestario serán objeto de

tratamiento para el pago. En línea con esto, todas las solicitudes de pago para
las compras importantes y los gastos, incluidos los sueldos y salarios, se hará
cargo la aprobación del presupuesto oficial para referirse a la polémica y la
disponibilidad de fondos.

2. La organización establecerá un sistema de compras y un departamento que

se encarga de la tramitación de las solicitudes de compra, recepción efectiva
de las compras y las solicitudes posteriores de pagos.

a-El sistema de compra de las direcciones de los métodos utilizados y los

procedimientos realizados en relación con la adquisición de bienes y servicios ,
licitaciones, es decir, la presentación de cotizaciones, órdenes de compra,
recepción y verificación de las mercancías entregadas, depósito o
almacenamiento, así como el mantenimiento del inventario de existencias.

b - Los gastos considerados como leves, mínimos, comunes y recurrentes con

frecuencia dentro de un período de cuatro semanas se pagan del fondo de caja
chica que mantiene cada departamento o unidad organizativa. Estos gastos no
requieren de una solicitud de aprobación de pagos y presupuestario, pero todos
deben ser desembolsados de acuerdo con los procedimientos del sistema de
anticipos para el manejo de efectivo. Políticas de control interno y los
procedimientos para este fin son distintos, pero son parte de procesos de la
empresa en materia de adquisiciones de negocios.

3. Procesamiento de solicitudes de pago que cubra los gastos considerables

de negocios que se repiten una vez al mes, es decir, empresas de servicios
públicos, nómina, beneficios, caen bajo la responsabilidad de la unidad
administrativa del departamento de contabilidad.

4. Todas las solicitudes de los pagos sean aprobados por dos funcionarios
autorizados. Un oficial es responsable de la revisión de documentos de apoyo
para determinar la validez, precisión y oportunidad de cada solicitud. El otro
oficial que se aprueba asume la responsabilidad de propiedad total de la
transacción.

5. En las grandes estructuras organizativas, las autoridades se asignan para

la aprobación de rangos de valores diferentes o entre paréntesis ya que este
sistema determina el alcance de la autoridad y la responsabilidad .

a - En casos extraordinarios, para lo cual documentación de apoyo aún no

están disponibles o no sea posible, "una sobre-un-aprobación" de la solicitud
de pago será requerido. Esto significa, un mayor o la más alta autoridad de
firma (la junta directiva) decide sobre la razonabilidad de la transacción. Por
otra parte, la responsabilidad del mando general de la operación serán
asumidos por el oficial de más alto rango que se aprueba / s.

b - En otros casos, ciertos gastos con el apoyo de las justificaciones, la

documentación y la aprobación del presupuesto, pero la negociación en curso o
los últimos acontecimientos requieren revisión por parte de un especialista (por
ejemplo, abogado, contador, analista, etc.) Este tipo de operaciones requiere
"la aprobación de la materia" antes de que un "uno-en-una aprobación" se
puede asegurar.

6. El departamento de contabilidad se encarga de la tramitación de todas las

solicitudes de pago aprobado por la emisión de cheques que se pagan a la
persona o entidad mencionada en los documentos de apoyo.

7. Es importante que el beneficiario del cheque expedir recibos oficiales que

reconocer que ha recibido el pago. De lo contrario, el pago con cheque no está
físicamente conferido hasta el momento en que un oficial y validez o la
recepción provisional se pueden emitir.

8. El departamento de compras prepara un resumen de todas las compras

realizadas durante el mes y lo remite a los departamentos de contabilidad y
presupuesto. Estos departamentos, por el contrario, va a reconciliar el informe
con su propio conjunto de registros para asegurar que las necesidades de
financiación se han observado y que las transacciones se registren
adecuadamente, ya sea manual o electrónicamente.

9. El auditor de control interno (s) lleva a cabo una auditoría anual mediante la
revisión de los registros contables y la documentación de apoyo. Un inventario
físico de los activos sin previo aviso de la compañía y el inventario de acciones
se llevarán a cabo periódicamente.

10. Revisión anual y el examen de los auditores externos para evaluar el

cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley también se realiza.