Caso de estudio

Unidad 3 - 4. Caso de estudio

Secretaría de Tránsito y Transporte Alcaldía
Municipal
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN I
Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
 Caso de estudio

Caso de estudio
Enunciado del problema acceso a la Secretaría de Tránsito y
Transporte Alcaldía Municipal

El caso de estudio planteado, refleja una aproximación a la realidad.

El documento expresa un levantamiento de requisitos de información, donde se conoce el

contexto en el acceso de funcionarios (contratistas y de planta) y de personal no vinculado
a la secretaría (visitantes), sus condiciones (de ingreso y salida), procesos y la información
de cómo opera el sistema en este caso de estudio.

Secretaria de tránsito y transporte Alcaldía Municipal

La secretaria de tránsito y
transporte Alcaldía Municipal,
tiene las puertas abiertas para el
ingreso de todas las personas
sean funcionarios (de planta o
contratistas que requieren de los
espacios locativos para cumplir
con las obligaciones) o los
visitantes (que deseen entrar o
requieran realizar trámites
tránsito y de transporte) y para ello dispuso de Equipos Biométricos que faciliten el acceso
a las instalaciones, además de ofrecer mayor seguridad y control del personal que ingresa
a las instalaciones.
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Las empresas, instituciones y entidades del estado, están a la vanguardia, y en pro de

encontrar las soluciones que ayuden a controlar sus instalaciones, la secretaria de tránsito
y transporte Alcaldía Municipal no es ajena en esa búsqueda, por lo tanto, implementó un
sistema de ingreso
biométrico ubicado en el
la entrada de la
Secretaría.

Este sistema, es
alimentado con la
información suministrada
por los vigilantes en el
momento del registro del
personal externo a la
Entidad (visitantes) en el
momento de acceder a las instalaciones, es importante tener en cuenta que los
funcionarios (de planta sean agentes de tránsito o de carrera administrativa y contratistas)
ya se encuentran registrados en el sistema. Los datos de acceso que diariamente se
registran por persona son: Nombres y Apellidos, Tipo de Documento, Número de
Documento; Huella Dactilar, Foto, Teléfono, área, trámite o solicitud. Luego de su registro
se habilita la huella dactilar para su respectiva entrada y posterior salida. En el momento
de ingreso tanto de personal externo o funcionarios, el sistema registra fecha y hora de
ingreso, y en el momento de realizar la salida el sistema registra fecha y hora de salida.

El sistema opera de la siguiente manera:

Para el servicio al público se han determinado tres formas de usarlo:

Primero: Funcionarios de planta (de carrera administrativa o agentes de tránsito) quienes

podrán a través de un biométrico acceder con su huella dactilar.

Segundo: Contratistas se les otorgarán tarjetas de proximidad, las cuales se habilitan en

el momento de legalizar el contrato laboral por el tiempo que este dure.
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Y tercero: Visitantes, en la recepción deberán realizar el registro de huella, toma fotográfica

y suministrar los datos de acceso en cada visita, luego se les entrega un sticker con estos
datos y la información del área que visitará y su respectivo trámite o solicitud.

Para todos los casos, los funcionarios,

contratistas y los visitantes deben
dirigirse a los equipos biométricos donde
colocan la huella o tarjetas de proximidad
(para el caso de los contratistas) sobre el
lector de huellas y se habilita su acceso,
se abre la puerta de vidrio por la cual
ingresan al edificio.

En los únicos casos en los que no se utiliza el lector de huellas es en el evento cuando las
personas presenten problemas dermatológicos que impidan este procedimiento. Los
vigilantes hacen entrega de la tarjeta de proximidad temporales a los visitantes, quienes
hacen uso de ésta para acceder a las instalaciones y son devueltas en el momento de
retirarse.

El objetivo es brindar seguridad, tanto a funcionaros como a la comunidad en general, por

medio de un acceso ordenado a las instalaciones de la secretaría, oportunidad en el
servicio y control de tiempos de atención.

Con el sistema biométrico para el ingreso y salida del personal (visitantes o

funcionarios/contratistas) se pueden entregar los siguientes reportes:

- Cantidad de visitantes por día

- Cantidad de áreas visitadas
- Hora de entrada y salida de funcionarios/contratistas
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- Periodicidad de visitantes
- Días de mayor número de visitantes por área
- Días u horarios de deserción laboral por parte de funcionarios/contratistas
- Tiempo de permanencia de visitante en las diferentes áreas
- Cantidad de trámites requeridos y realizados
- Oportunidad en atención

ACTIVIDAD UNIDAD 3 - 4
Uso y Aplicación del Análisis de un Sistema de Información

La actividad de la unidad 3 - 4, se compone de 2 puntos principales. El primer punto se

relaciona con la fase del estudio preliminar. El segundo punto se relaciona con la fase
de análisis.

Partiendo del análisis realizado en el estudio de caso “Secretaría de tránsito y

transporte Alcaldía Municipal” en las unidades anteriores, se continúa con el desarrollo
de esta actividad, así:

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Al interior de la Secretaría de tránsito y transporte Alcaldía Municipal, tras varias

reuniones entre el Señor Alcalde, el asesor, la Secretaria de Tránsito, el jefe de
Recursos Humanos, los jefes de las áreas de la Secretaria de tránsito, el jefe área
jurídica, el analista de sistemas, el Jefe de Vigilancia, identificaron y socializaron
situaciones preocupantes que ponen en riesgo la seguridad y buen funcionamiento y
operatividad de la Secretaría.

Las situaciones son las siguientes:

1- El vigilante encargado del acceso a la Secretaría de tránsito y transporte Alcaldía

Municipal informa en ocasiones cuando los funcionarios o visitantes realizan ingreso
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o salida de la entidad la huella en el lector de huella no se encuentra registrada, lo

que implica pérdida de la información real para el sistema que coadyuvaría en el
control del personal al interior de la Secretaría, para lo cual el contratista que instaló
los equipos biométricos verificó y certificó su correcto funcionamiento y su operación
normal.
2- La Secretaria de tránsito y transporte Alcaldía Municipal desea implementar en la
entrada de las instalaciones tableros de atención (turnos digitales) que indique a los
visitantes que deseen acceder, la cantidad de personas que se encuentran
realizando trámites en la secretaría, esto con el fin de que conozcan el tiempo
máximo de espera para ser atendido.
3- El Jefe de Recursos Humanos, requiere informe de hora de llegada y de salida de
los funcionarios de la secretaría, con el fin de establecer el cumplimiento de horario
de acuerdo con lo establecido en el Código Sustantivo de Trabajo.
4- Los Jefes de las áreas requieren saber cantidad de trámites requeridos, realizados
y atendidos por que funcionario y/o contratista
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Primer Punto - Fase del Estudio Preliminar


Entregables
Fase de Estudio Preliminar.
Definición del alcance del SI e
identificación del problema. (Business
Content Planner)
 Planeación del Contexto del Negocio.
 Identificación y priorización de los
problemas y oportunidades.
Baseline
 Planeación del Contexto del Negocio.
 Negociación del Alcance de la
Línea Base
 Planeación del Contexto del Negocio.
 Evaluar y priorizar los proyectos de
la línea base
 Planeación del Contexto del Negocio.
 Desarrollar el cronograma y
presupuesto para la línea base
 Planeación del Contexto del Negocio.
 Comunicar el Plan del Proyecto.
Caso de estudio
Alcance y visión
Declaración del Problema
Declaración preliminar del Problema
Declaración del Problema preliminar con
el alcance
Documento que evidencia la toma de
decisiones realizada
Plan maestro preliminar que incluya el
cronograma y la asignación de recursos
para todo el proyecto. Este plan será
actualizado al final de cada fase del
proyecto. Algunas veces se denomina el
plan de la línea base.
Plan detallado y el cronograma completo de
la siguiente fase del proyecto (la fase del
análisis del problema)
La comunicación del Plan del Proyecto se
puede realizar en diferentes formatos,
como videos, diapositivas, o folletos que
serán presentados en el lanzamiento del
proyecto.
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Segundo Punto – Diagrama de Flujo de Procesos

Entregables
Fase de Análisis
Análisis del Problema
1- (a) Modelo de negocio (Concepto del
1- Entendimiento del dominio del negocio (b) Diagrama de flujo de datos del
problema contexto.

2- Análisis de los Procesos del 2- (a) Diagrama de flujo de procesos, (b)

negocio Diagrama de flujo de datos de nivel 1.

3- Establecimiento de los objetivos 3- Diagrama de flujo de datos de Nivel 2.

de mejoramiento del sistema

4- Actualizar o refinar el Plan del

Proyecto
5- Comunicar los hallazgos y
recomendaciones
4 y 5 no se solicita para la entrega

Análisis de
Requerimientos de
información
1. Identificación de
requerimientos del sistema de
información
2. Priorización de los
requerimientos
3. Actualización y refinamiento
del Plan del Proyecto
4. Comunicar las declaraciones
de los requerimientos
Diseño lógico de
información
1. Requerimientos funcionales
2. Priorización de los
requerimientos
3. Validación de los
requerimientos
Los diagramas pueden ser elaborados en la herramienta
en línea www.draw.io, esta es una herramienta gratuita.
Caso de estudio
1- Requisitos funcionales y no funcionales. El
esquema podría estar dividido en cuatro
secciones lógicas: la lista original de los
objetivos de mejora del sistema y por cada
objetivo, una sublista de (a) entradas, (b)
procesos, (c) salidas y (d)repositorios de
almacenamiento requeridos para cumplir
con los objetivos.
2- Clasifique los requerimientos según su
importancia.
3, y 4 no se solicita para la entrega
1- Diagrama de los casos de uso para describir
los requisitos funcionales
2 y 3 no se solicita para la entrega
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Esta actividad es grupal.

Deben entregar un único documento que contenga las dos fases, la fase
preliminar y la fase de análisis.

Del 14 al 17 de junio de 2021 hasta las 11:59pm

REFERENCIAS

La información sobre el caso de estudio fue tomada de:

http://www.dsi.uclm.es/personal/MiguelFGraciani/mikicurri/Docencia%20/Bioinformatica/w
eb_BIO/Documentacion/Trabajos/Biometria/Trabajo%20Biometria.pdf

Las imágenes son tomadas de:

https://goo.gl/images/5f9FUH
https://goo.gl/images/SFhbYb
https://goo.gl/images/RRGgUG
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