Semana 5: Microsoft Word

5.1 Panel principal

a) La interfaz de Word

Pestaña información
Cada vez que haces clic en la pestaña “Archivo”, se abrirá una pantalla con el menú general de
acciones en Word 2016. Este menú te ofrece las opciones de configuración y acciones a realizar, una
vez hayas finalizado tu documento o al empezar uno nuevo.

Esta opción posee tres funciones relacionadas al manejo general de tu documento:

 Tipo de documento
Cada vez que desees crear un documento nuevo en Word 2016, puedes hacerlo de dos maneras:

1. Al abrir el programa
2. Desde el menú principal

1. Al abrir el programa
Cada vez que abres este programa, en tu pantalla aparecerá un menú que te presenta tanto los
documentos que recientemente han sido abiertos o trabajados, como la posibilidad de escoger
una plantilla para crear tu nuevo documento.

2. Desde el menú principal

Dirigiéndote al menú Archivo y haciendo clic en Nuevo.
Aparecerá un menú con las distintas plantillas que Word 2016 te ofrece y una barra de búsqueda,
para buscar más plantillas en línea.

b) Abrir y guardar documentos

Abrir documento
Si ya has trabajado desde otras versiones de Word, probablemente te sea natural el proceso de abrir
un documento desde este programa.

Si aún no sabes cómo abrir un documento, no te preocupes, aquí te explicaremos paso a paso cómo
hacerlo.

Paso 1: Ubícate en el menú principal de la pestaña Archivo.

Paso 2: Haz clic en la opción Abrir. Se desplegará un panel con distintas opciones desde las cuales
puedes abrir un archivo.

 Abrir un documento desde OneDrive

OneDrive, es el servicio de la nube que ofrece Windows. Con Word, tienes la posibilidad de
archivar allí tus documentos.

Para hacerlo, debes iniciar sesión desde tu equipo. Veamos cómo se hace.

Paso 1: Desde el panel de ubicaciones de la opción Abrir, haz clic en el título que
dice OneDrive.

Paso 2: Haz clic en el recuadro Iniciar sesión, que se encuentra ubicado en la parte inferior.
 Paso 3: Se abrirá una ventana de inicio de sesión. Ingresa allí tu correo electrónico de
Outlook o el número telefónico que tienes asociado a este servicio de mensajería y haz clic
en el botón azul Siguiente.

Paso 4: Ingresa tu contraseña y haz clic en el botón azul Iniciar sesión.

Ahora se abrirá un panel con los documentos que tengas archivados en tu OneDrive:

 Abrir un documento desde tu computador

Paso 1: Si deseas abrir un documento desde tu equipo u otro dispositivo, puedes hacer clic
sobre las opciones Este PC o Examinar.

Paso 2: Se abrirá una ventana que contiene todas las carpetas almacenadas en las locaciones
que posee tu equipo.
 Guardar documentos
Word te ofrece dos métodos sencillos para guardar tus documentos:

 Guardar
 Guardar como

 Guardar
Puedes optar por esta opción, cuando tu documento se encuentre previamente almacenado
en tu equipo o en la nube y cuando no desees cambiar su nombre o propiedades generales.

 Guardar como
Utilizando esta opción, puedes reubicarlo o almacenarlo por primera vez. En este caso, Word
2016 te ofrece una variedad de opciones para almacenar dicho documento.

Una de las opciones para guardar archivos que encuentras desde Guardar como, es el
servicio de OneDrive. Veamos cómo se pueden guardar documentos allí.

Paso 1: Haz clic en la pestaña Archivo.

Paso 2: Desde el panel principal de opciones, haz clic en la opción Guardar como.
A continuación, se desplegará un panel con las distintas locaciones donde puedes guardar
tus documentos de Word 2016.
Paso 3: Dirígete a la opción OneDrive e inicia sesión.

Recuerda que, si deseas guardar tu documento en un sitio distinto a OneDrive, debes hacer
clic en la opción Guardar cómo y en el panel de ubicaciones, escoger la localización que
desees. Por ejemplo, puedes usar Examinar.

c) Compartir e imprimir documentos

Compartir documentos
Como primera condición para compartir un documento, debes haberlo guardado en tu OneDrive.

Veamos a continuación cómo funciona el procedimiento completo. Ubícate en el menú

principal Archivo y haz clic en la opción Compartir. Desde el panel de opciones que se despliega,
sigue estos pasos:

Paso 1: Haz clic en la opción Compartir con otras personas.

Paso 2: Haz clic en el icono de Guardar para almacenar el documento en OneDrive. Se abrirá una
ventana con la opción de guardar en OneDrive.
Paso 3: Nombra tu documento, elige la versión de Word que deseas y escoge la carpeta en donde
será almacenado en tu OneDrive.
Una vez este proceso culmine, desde la vista de tu documento, se desplegará una barra lateral en la
que podrás completar los datos necesarios para compartir tu documento.

Paso 4: En las casillas ubicadas bajo el título Invitar a personas, ingresa el correo electrónico del
contacto al cual compartirás tu documento y elige la función con la que puede acceder:
Puede editar: podrá editar el documento.
Puede visualizar: solo podrá leer el documento.
También puedes escribir un mensaje para que tu contacto identifique el documento que le estás
compartiendo.
Paso 5: Haz clic en el botón Compartir. Aparecerá un mensaje que te indicará el estado de envío de
tu documento.

Imprimir documentos
Imprimir un documento en Word 2016 es muy sencillo. En esta nueva versión de Word podrás
configurar algunos elementos de tu documento desde la vista de impresión en caso que no lo hayas
hecho o cambies de opinión a último momento.

Veamos cómo funciona el panel de impresión, qué puedes hacer en este y cómo imprimir un
documento.
Paso 1: Haz clic en el botón Archivo de la cinta de opciones y accede al menú principal de Word.
Paso 2: Haz clic en la opción Imprimir. Se abrirá el panel de configuración sobre la impresión de tu
documento. Allí encontrarás:

A. Estado de la impresora y el listado de impresoras que han estado conectadas a tu dispositivo

o que están disponibles para enlazarse a este.
B. Numeración y cantidad de páginas por imprimir.
C. Tipo de impresión, páginas por imprimir y orientación de la página.
D. Tamaño y márgenes de la página.

Si sólo necesitas imprimir ciertas páginas de tu documento, puedes escribir el número de dichas
páginas en el espacio de la opción Páginas.

Si deseas imprimir una sola parte de tu documento, escribe en el mismo espacio de Páginas, el
número de la página desde la cual iniciaría la impresión y el número de la página que la
finalizaría. Recuerda que estos números deben separarse por un guión.

Paso 3: Haz clic en la opción de Copias para elegir las impresiones que desees hacer de tu
documento.
Paso 4: Haz clic en la opción Imprimir todas las páginas, para configurar cuántas páginas por hoja
deseas que se vean.
Paso 5: Haz clic en la opción de orientación y escoge vertical u horizontal, según lo desees. La opción
que escojas se resaltará en azul.

Paso 6: A continuación, escoge el formato de página que deseas para tu documento, es decir, el
tamaño de página para impresión.
La opción que hayas escogido aparecerá resaltada en azul.
 Paso 7: Finalmente, haz clic en el botón Imprimir, identificado con el símbolo de una impresora. El
proceso de impresión empezará.

5.2 Edición de texto y párrafo

a) Buscar y reemplazar en Word

Buscar dentro de un documento

Existen una herramienta que facilita la búsqueda de una palabra o referencia en documentos
extensos de manera inmediata y específica: Buscar.

Con esta herramienta puedes buscar una palabra, frase o extracto específico de tu documento sin
necesidad de devolverte a lo largo del texto.

Aprende a continuación cómo hacerlo:

Paso 1: Ubícate en la cinta de opciones y haz clic a la opción Buscar, identificada con el ícono de
lupa. Se abrirá un panel en el lado izquierdo de la pantalla, bajo el título Navegación.
Paso 2: En la barra de búsqueda del panel, escribe el término clave que deseas encontrar. Los
resultados se resaltarán de color amarillo, en el texto.

Paso 3: Desde la tabla de resultados, elige el resultado que deseas encontrar. Word te guiará hasta
la parte del documento en la que se encuentra ubicado.

Reemplazar un texto
Podemos utilizar esta herramienta cada vez que deseemos cambiar una frase o palabra por otra, o
si en el peor de los casos, existe un error gramatical u ortográfico que se repita en varias ocasiones,
de manera automática y sencilla.

Ahora que sabemos cómo funciona la herramienta "Buscar", aprendamos a reemplazar un texto.
Para empezar, ubícate en el grupo Editar de la pestaña Inicio y haz clic en la función Reemplazar. Se
abrirá una ventana en la que podrás ingresar los términos de búsqueda y reemplazo.

 Reemplazar un solo término o frase

Paso 1: En el espacio Buscar, escribe el término o frase que deseas reemplazar.
Paso 2: En el espacio Reemplazar con, escribe el término de reemplazo.
Paso 3: Una vez hallada la frase o palabra, haz clic en el botón Reemplazar. Ahora tu texto
habrá sido reemplazado.

 Reemplazar más de un término

Veamos a continuación cómo es el proceso si se trata de más de un término o frase. Esto
sucede a menudo cuando se presenta un error tipográfico, como en el ejemplo a
continuación.

Paso 1: En el espacio Buscar, escribe el término o frase que deseas reemplazar.

Paso 2: En el espacio Reemplazar con, escribe el término de reemplazo.
Paso 3: Haz clic en el botón Buscar siguiente, de este modo encontrarás todas las palabras
bajo el mismo error.
Paso 4: Una vez la búsqueda haya finalizado, haz clic en el botón Reemplazar todos. Los
cambios se realizarán de inmediato.
b) Revisar ortografía y gramática en Word
¿No tienes buena ortografía o te equivocas constantemente cuando estás escribiendo en el
computador? Word 2013 cuenta con una herramienta que te avisa cuando tienes un error
ortográfico o gramatical. Tienes dos formas para usar esta herramienta.

 Usar la corrección automática de Word

 Usar el comando Ortografía y gramática
 Omitir errores

 Usar la corrección automática de Word

Word automáticamente revisa la ortográfica y la gramática del documento en que estás
trabajando. Si encuentra algún error ortográfico, Word lo marcará con una línea de color
debajo de la palabra. Si el error es gramatical, la línea será azul.

Para corregir automáticamente la palabra o frase que Word señala como error puedes hacer
esto:

Paso 1: Haz clic derecho sobre la palabra que Word subrayó con rojo o azul.
Paso 2: Se abrirá un menú en donde verás las sugerencias de Word para cambiar o corregir
el error. Allí, haz clic en la opción correcta y se corregirá inmediatamente.

 Usar el comando Ortografía y gramática

Paso 1: En la pestaña Revisar, haz clic en el comando Ortografía y gramática.
Paso 2: Si tienes algún error ortográfico o gramatical, se abrirá un panel al lado derecho de
la ventana indicando el error y las diferentes opciones que tienes para cambiarlo u omitirlo.

Paso 3: Word te mostrará uno por uno los errorres que encuentre en tu documento hasta
que no detecte más.

La revisión de ortografía y gramática de Word es una herramienta muy útil de Word, pero
no te confíes plenamente de las correcciones que haga. Es conveniente que releas tu texto
varías veces para asegurarte que la ortografía es correcta.
 Omitir errores
La función de corrector de ortografía y gramática de Word no es infalible. En ocasiones no
detecta todos los errores o marca palabras como errores ortográficos porque no las
reconoce, como es el caso de muchos apellidos. Cuando Word te marque una palabra o una
frase como incorrecta, tú puedes omitir o ignorar la sugerencia. Para hacerlo tendrás varias
opciones:

Omitir: Con esta opción le indicas a Word que no quieres cambiar la palabra que está
señalando.
Omitir todo: Esta opción te permite omitir todas las veces que Word marque una misma
palabra como incorrecta.
Agregar: Esta opción te permite agregar la palabra al diccionario que maneja el
sistema. Asegúrate que la palabra esté perfectamente escrita antes de seleccionar esta
opción.

Puedes seleccionar la opción Omitir para que Word deje de marcar un fragmento como un
error gramatical.

En caso de que tengas dudas sobre el error gramatical que Word señala, en la parte inferior
del panel encontrarás la explicación de por qué Word considera que está mal. Esto te podrá
servir de guía para saber si hay o no un error.