Microsoft Word 2016

Lección 1
Información acerca de Word

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Objetivos

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Orientación sobre el software
• Antes de empezar a trabajar en Microsoft Word 2016, debe
familiarizarse con la interfaz de usuario principal. Cuando se abre
un documento en blanco en Microsoft Word 2016, aparece una
pantalla similar a la que se muestra a continuación.

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Inicio de Word
• Al hacer clic en el botón Inicio se despliega el menú Inicio
mostrado a continuación. El menú Inicio proporciona acceso a
correo, OneDrive, Microsoft Edge, fotos, juegos, música, video y,
por supuesto, las últimas versiones de las aplicaciones de
Microsoft Office.

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Uso de la cinta
• La cinta contiene varios comandos en pestañas separadas.
• Cada pestaña contiene varios grupos o colecciones de
comandos de Word relacionados.
• Cada grupo contiene uno o más iconos de comando, algunos
de los cuales tienen un menú desplegable o una lista de
opciones asociados con ellos.
• Algunos grupos tienen un selector de cuadro de diálogo que
al hacerle clic para abrir un cuadro de diálogo muestra
opciones adicionales.
• La cinta es contextual, lo que significa que muestra los
comandos relacionados con el tipo de documento u objeto
que esté abierto y en pantalla.

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Paso a paso: Usar la cinta
1. Haga clic en el icono del documento en blanco para crear un
nuevo archivo de documento. La pestaña Inicio es la pestaña
predeterminada de la cinta, tal como se muestra a
continuación. La cinta se divide en grupos: Portapapeles,
Fuente, Párrafo, Estilos y Editar.

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Paso a paso: Usar la cinta
2. Revise las otras pestañas de la cinta y cada grupo asociado
con la pestaña e identifique las flechas que dan inicio a un
cuadro de diálogo (si están presentes).
3. Haga clic en la pestaña Fomato para convertirla en la
pestaña activa. Observe que los grupos de comandos
cambian. La pestaña Fomato contiene tres grupos: Configurar
página, Párrafo y Organizar. Observe que en los grupos
Configurar página y Párrafo aparece una pequeña flecha en
la esquina inferior derecha. Al hacer clic en la flecha se abre
el cuadro de diálogo con más opciones para seleccionar o
completar un comando.
4. Haga clic en la pestaña Inicio.

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Paso a paso: Usar la cinta
5. Haga clic en el selector de
cuadro de diálogo en la
esquina inferior derecha del
grupo Fuente. Aparece el
cuadro de diálogo Fuente,
según se muestra a la derecha.
El cuadro de diálogo Fuente
contiene dos pestañas en las
que la pestaña Fuente es la
pestaña activa. Hay muchas
opciones para seleccionar
dentro del cuadro de diálogo
Fuente. Haga clic en Cancelar
para cerrar el cuadro de
diálogo.
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Paso a paso: Usar la cinta
6. Haga clic en la flecha desplegable
en el cuadro de comandos Fuente
en el grupo Fuente para producir
un menú de fuentes disponibles,
como se muestra a la derecha.
7. Vuelva a hacer clic en la flecha
para cerrar el menú.
8. Haga doble clic en la pestaña
Inicio. Observe que los grupos de
comandos están ocultos para
darle más espacio en la pantalla
para trabajar en el documento.
9. Haga doble clic en Inicio
nuevamente para volver a mostrar
los grupos.
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Uso de la barra de herramientas de acceso rápido
• La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra encima de la
cinta y contiene comandos usados con mayor frecuencia por los
usuarios:
o Guardar: guarde un documento existente o especifique el
nombre de archivo y la ubicación para un documento nuevo.
o Deshacer: cancele (deshaga) su último comando o acción de
Word.
o Repetir: repita su última acción
• Haga clic en la flecha desplegable al lado derecho de la barra de
herramientas para personalizar el contenido de la barra de
herramientas de acceso rápido.
• El modo táctil (para dispositivos táctiles) proporciona más espacio
entre los botones y los iconos para evitar que presione uno
accidentalmente con el dedo o el lápiz.
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Paso a paso: Usar la barra de herramientas de
acceso rápido
1. Haga clic en el botón Guardar en la barra de herramientas de
acceso rápido.
2. Si esta es la primera vez que intenta guardar este
documento, se abre la pantalla Guardar como en Backstage.
Hay tres opciones para decidir dónde guardar el trabajo:
OneDrive, Este PC o + Agregar un sitio. Por ahora, solo
hemos explorado el comando Guardar en la barra de
herramientas de acceso rápido. Más adelante en la lección, se
aprende a guardar un documento mediante el comando
Guardar como.

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Paso a paso: Usar la barra de herramientas de
acceso rápido
1. Haga clic en la flecha desplegable en el lado derecho de la
barra de herramientas de acceso rápido. Al seleccionar uno
de los comandos, automáticamente se coloca el comando en
la barra de herramientas de acceso rápido o se mueve la
barra de herramientas de acceso rápido a una nueva
ubicación.

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Paso a paso: Usar la barra de herramientas de
acceso rápido
5. Haga clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones.
Observe que la barra de herramientas pasa a encontrarse
debajo de la cinta.
6. Haga clic otra vez en la flecha desplegable en el lado derecho
de la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en
Mostrar sobre la cinta de opciones para devolver la barra
de herramientas a su posición original.

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Creación de un documento
• Puede crear un documento en una página en blanco o usar
una plantilla que ya tiene formato.
• Word tiene muchas herramientas y funciones automáticas que
hacen más fácil la creación de un documento, como por
ejemplo, caracteres no imprimibles, Autocompletar y Ajuste
de línea.

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Visualizar caracteres no imprimibles
Cuando se crean documentos, Word inserta caracteres no
imprimibles, que son símbolos para ciertos comandos de
formato, como párrafos ( ¶ ), sangrías, tabulaciones (→)
y espacios entre palabras ( • ).
1. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el botón
Mostrar todo (¶) para visualizar los caracteres no
imprimibles en el documento.
2. Haga clic en el botón Mostrar todo (¶) otra vez para ocultar
los caracteres no imprimibles.

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Cómo ocultar el espacio en blanco
El espacio en blanco es el espacio entre las páginas del
documento. Aparece como una zona gris entre la parte inferior
de cada página y la parte superior de la siguiente.
1. Asegúrese de que su punto de inserción esté al principio del
documento. Coloque el mouse por debajo de la cinta hasta
que vea la información en pantalla Doble clic para ocultar
espacio en blanco y, luego, haga doble clic. Observe que la
línea de borde gris que representa el espacio en blanco se
hace más delgada.
2. Coloque el mouse sobre la línea de borde gris hasta que vea
otra vez dos flechas y haga doble clic. Esto muestra el
espacio en blanco.

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Cómo escribir el texto del documento
• Word establece los márgenes predeterminados y las
mediciones de interlineado para los documentos recién
creados, y Ajuste de línea ajusta automáticamente el texto a
la línea siguiente a medida que llega al margen derecho.
• Para separar párrafos y crear líneas en blanco, presione Entrar.
Cree una carta utilizando el formato de estilo de bloque con
puntuación mixta.
• Al enviar correspondencia profesional a los clientes, debe
asegurarse de que el documento esté en un formato
aceptable y que no tenga errores.

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Paso a paso: Escribir el texto del documento
1. El punto de inserción
debe colocarse en la
parte superior de la
página.
2. Escriba la fecha, la
dirección interior, el
saludo, el cuerpo de la
carta, la despedida y la
firma. Presione Entrar
después de cada
párrafo.
3. Guardar su documento.

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Cómo guardar un documento
• Cuando se guarda un documento por primera vez, debe
especificar un nombre de archivo, el tipo de archivo y un lugar
donde pueda acceder al documento.
• El nombre del archivo debe ayudar a los usuarios a encontrar
e identificar el archivo y la ubicación del archivo debe ser
conveniente para los futuros usuarios del archivo.
• Después de editar un documento existente, puede guardarlo
con un nuevo nombre de archivo, con otro formato de archivo
o en otra ubicación.
• Cuando guarda un documento en la nube, por ejemplo, en
OneDrive, puede tener acceso a sus documentos en cualquier
equipo o tableta, y puede compartirlos con otras personas.

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Paso a paso: Guardar un documento por primera
vez
1. Haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en el comando
Guardar como. Aparecerá la pantalla Guardar como. Guardar
el documento en OneDrive, Este PC o + Agregar un sitio.

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Paso a paso: Guardar un documento por primera
vez
2. Haga clic en Este PC. El lado derecho de la pantalla cambia y
muestra las carpetas recientes que se han abierto.
3. Haga clic en Examinar. Aparece el cuadro combinado Guardar
como. Cambie la ubicación predeterminada a la unidad flash;
para ello, use la barra de desplazamiento vertical y desplácese
hacia abajo hasta que vea la opción Este PC. Expanda el
contenedor Este PC y seleccione su unidad flash.
4. Haga clic en la unidad flash para seleccionarla como la
ubicación para guardar su documento.
5. Arrastre el mouse sobre el texto existente y presione Eliminar o
comience a escribir sobre el texto resaltado. Escriba un nombre
en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.
6. Si aparece un mensaje acerca de la actualización al nuevo
formato, haga clic en el botón Aceptar.
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Elección de un formato de archivo diferente
Cambiar el formato de archivo de un documento permite a las
personas y las empresas que no hayan actualizado aún Microsoft
Word abrir y editar el documento, sin perder el formato de texto.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en
Guardar como para abrir la pantalla Guardar como.
2. Debajo de Carpeta actual, haga clic en su unidad flash. Aparece
el cuadro combinado Guardar como.
3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en la flecha
desplegable y seleccione Documento
de Word 97-2003 (*.doc).
4. Escriba un nombre de archivo y haga clic en Guardar. El nuevo
nombre de archivo aparece junto con la designación Modo de
compatibilidad en la barra de título.
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Conversión de un documento
El Modo de compatibilidad permite trabajar en un documento
creado en una versión anterior de Word sin guardar el archivo en
un formato de archivo diferente.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. En el panel principal del comando Información, haga clic en
Convertir y, luego, haga clic en Aceptar para confirmar la
conversión.

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Trabajo con plantillas
• Una plantilla es un documento maestro con un diseño de
página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos que se usa
para crear documentos nuevos con el mismo formato básico.
• Algunas plantillas están preinstaladas con Word y hay más
opciones disponibles en línea.
• El uso de plantillas evita que tenga que volver a crear el
diseño y el formato de los documentos periódicos.

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Paso a paso: Ubicar una plantilla instalada en el
equipo y crear un documento
La plantilla de documento en blanco de Microsoft le permite
crear un documento que no contiene formato, espaciado simple
y márgenes en la parte superior, inferior, izquierda y derecha de
una pulgada. Para ello:
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic
en Nuevo. La pantalla Nuevo muestra las plantillas
disponibles. Desplácese hacia abajo y revise las plantillas
accesibles. Determine primero qué tipo de documento desea
crear. Seleccione una plantilla en blanco.
2. Haga clic en el documento Espaciado simple y haga clic en
el botón Crear.
3. Haga clic en el botón Mostrar u todo (¶) para mostrar las
marcas de párrafo.
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Paso a paso: Ubicar una plantilla instalada en el
equipo y crear un documento
4. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic
en Guardar como. En la pantalla Guardar como, haga clic en
Este PC. Luego, haga clic en su unidad flash para abrir esa
ubicación. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el
nombre. Haga clic en Guardar.
5. Escriba un texto en el documento.
6. GUARDAR el documento.

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Búsqueda de plantillas en Internet
Puede seleccionar de una categoría a través de la sección
Plantillas de Office.com o buscar una plantilla en línea
especificando palabras clave en la Barra de búsqueda.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en
Nuevo.
2. En el cuadro Buscar plantillas en línea, escriba formularios y
haga clic en el botón Iniciar búsqueda. Aparecerán plantillas
adicionales. Para obtener una vista previa, use la barra de
desplazamiento y seleccione cualquier plantilla. Haga clic en
Crear.
3. CERRAR la plantilla de formularios y no la guarde.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, seleccione
Nuevo.
5. En el cuadro Buscar plantillas en línea, escriba Informe anual
y haga clic en el botón Iniciar búsqueda.
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Búsqueda de plantillas en Internet
6. Seleccione la plantilla con la imagen y, a continuación, haga
clic en Crear. Se descargará la plantilla.
7. En la primera página, haga clic en la flecha desplegable de la
variable [Año] y seleccione la fecha actual. A medida que
reúna información para el informe, empiece a escribir datos
en el documento.
8. Haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar
como. En la pantalla del cuadro de diálogo Guardar como,
haga clic en Este PC y seleccione su unidad flash.
9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre.
10. Cambie el tipo de archivo haciendo clic en la flecha
desplegable y seleccione Plantilla de Word.
11. Haga clic en GUARDAR.
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Modificación de una plantilla
• Es posible que se dé cuenta de que una plantilla necesita
algunos cambios para satisfacer sus necesidades. En lugar de
hacer esos cambios al documento una y otra vez, puede
modificar la propia plantilla. Guarde la plantilla modificada con
un nuevo nombre.
• Las plantillas proporcionadas por Microsoft se almacenan en
su carpeta personal Plantillas: C:\Usuarios\nombre de usuario\
AppData\Itinerancia\Microsoft\Plantillas.
• Puede modificar los archivos de plantilla en esta ubicación
para crear versiones personalizadas.

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Paso a paso: Modificar una plantilla
1. ABRA el Explorador de archivos en Windows.
2. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir. A continuación,
haga clic en Este PC y luego en Examinar para abrir el cuadro
de diálogo Abrir.
3. Navegue a C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\
Itinerancia\Microsoft\Plantillas, donde nombredeusuario es
el nombre de su cuenta de Windows.
4. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione Annual report
(Timeless design).
5. Haga clic en Abrir. Se abre la plantilla para su edición.
6. Seleccione las cinco primeras líneas de texto.
7. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Centrar
para centrar las líneas seleccionadas.
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Paso a paso: Modificar una plantilla
8. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar como y, a
continuación, en Examinar.
9. En el cuadro Nombre de archivo, cambie el nombre a Annual
report modified.
10. Haga clic en Guardar.
11. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo. A continuación,
haga clic en PERSONAL debajo de la línea Búsquedas
sugeridas para visualizar las plantillas personales.
12. Haga clic en Annual report modified para iniciar un nuevo
documento con esa plantilla.
13. Cierre el nuevo documento sin guardar los cambios.

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Vista previa e impresión de un documento
• El comando Imprimir se encuentra en la pestaña Archivo en
Backstage. Allí se encuentran las opciones de impresión,
incluidas las propiedades y la configuración de la impresora.
• El panel de Vista previa le da la oportunidad de ver la
apariencia que tendrá el documento impreso para que pueda
corregir errores antes de imprimirlo.
• La función del comando Imprimir incluye tres conjuntos de
opciones: Imprimir, Impresora y Configuración.
• La pantalla Vista previa situada a la derecha de la
configuración de Opciones de impresión le permite ver el
documento tal como aparecerá cuando se imprima, para que
pueda hacer los cambios necesarios antes de imprimirlo.

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Paso a paso: Usar la Vista previa de impresión
1. ABRA el documento Annual report modified que creó
anteriormente.
2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic
en Imprimir. La pantalla Imprimir se abre con las Opciones
de impresión a la izquierda y la Vista previa de impresión a la
derecha, como se muestra a continuación.

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Paso a paso: Usar la Vista previa de impresión
3. Haga clic en el símbolo más (+) en el control deslizante de
zoom ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla
hasta que el nivel de zoom cambie a 100 %.
4. Haga clic en el icono Volver al documento o presione la
tecla Esc para cerrar Backstage.
5. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic
en Guardar. El documento se guardará con el mismo nombre
de archivo en su unidad flash.

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Elección de una impresora
Si el equipo está conectado a varias
impresoras, quizá necesite elegir una
impresora de destino.
1. Haga clic en la pestaña Archivo y,
a continuación, haga clic en
Imprimir.
2. En el área de Selección de la
impresora, haga clic en la flecha
desplegable para mostrar una
lista de todas las impresoras
conectadas al equipo.
3. Seleccione una impresora y, a
continuación, haga clic en el icono
Imprimir.
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Configuración de las opciones de impresión
Las opciones de impresión le permiten lo siguiente:
• Seleccionar el número de copias a imprimir.
• Imprimir solo el contenido seleccionado, la página actual o un
rango personalizado de páginas.
• Elegir de una serie de otras opciones las propiedades de
impresión, intercalación y diseño de página.
Los cambios a las opciones de configuración se aplican al
documento actual.

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Paso a paso: Configurar las opciones de
impresión
1. Haga clic en la pestaña Archivo y,
a continuación, haga clic en
Imprimir. Haga clic en la flecha
desplegable en Imprimir todas las
páginas para generar el menú que
se muestra a la derecha.
2. Seleccione Imprimir página actual
y, a continuación, haga clic en el
icono Imprimir. Al seleccionar esta
opción se imprime la página actual.
3. Vuelva al área de la pantalla de
impresión. En la sección Copias,
haga clic en la flecha hacia arriba
para seleccionar 2 y luego haga
clic en el icono Imprimir.

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Paso a paso: Configurar las opciones de
impresión
4. Seleccione algún texto o párrafo en el documento.
5. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en
Imprimir. Haga clic en la flecha desplegable Imprimir página
actual, seleccione Imprimir selección y, a continuación,
cambie el número de copias de 2 a 1 al hacer clic en la flecha
hacia abajo.
6. A continuación, haga clic en el icono Imprimir. Se imprime el
párrafo seleccionado.
7. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en
Cerrar para cerrar el documento.
8. Abra un documento con varias páginas, haga clic en la
pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. En
Configuración, haga clic en la flecha desplegable de 1 página
por hoja, seleccione 2 páginas por hoja y, a continuación,
haga clic en el icono Imprimir.
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Resumen de aptitudes

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