Código PAC – 09 v.

01
Revisión por la Dirección del
Sistema de Gestión de calidad
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1. Objetivo

Definir las actividades y criterios necesarios para la Revisión por la Dirección del Sistema
Integrado de Gestión de la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona
EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P., para garantizar así, la identificación de oportunidades
para la mejora del desempeño de la Empresa.

2. Alcance

Comprende desde el análisis y revisión de la política y objetivos de calidad hasta la

estrategia de comunicación, para informar a los funcionarios de la Entidad sobre la toma
de decisiones con base en los resultados obtenidos.

3. Responsable

El Responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente

procedimiento es la Alta Dirección.

4. Definiciones

4.1. Calidad

Grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requerimientos.

4.2. Auditoria

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de la auditoria.

4.3. Hallazgo

Descubrimiento, Encuentro o Invento.

4.4. Acción Correctiva

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable.

4.5. Acción Preventiva

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.

Elaboró Aprobó Valido

Firma Firma Firma

Angélica Paola Delgado Arenas Lizeth Amparo López Areniz Lizeth Amparo López Areniz

Fecha 15 de Enero de 2010 Fecha 18 de Enero de 2010 Fecha 18 de Enero de 2010

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4.6. Cliente

Organización ó persona que recibe un producto o es usuario de un servicio.

4.7 Conformidad

Cumplimiento de un requisito.

Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran

contempladas en la Norma NTC GP1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública.

5. 5
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Contenido

Cada uno de los ítems descritos a continuación debe ser diligenciados por la
Administración del Sistema Integrado de Gestión, en el FAC-10 “Informe para la
Revisión del Sistema Integrado de Gestión por la Dirección”, a excepción del ítem 11
Plan de Mejoramiento (Resultados de La Revisión), el cual resulta del análisis de la
información de entrada por la Alta Dirección.

5.1 Análisis y Revisión de la Política y

Responsable: Alta Dirección
Objetivos de Calidad

5.1.1 Política de Calidad: Mediante la revisión se asegura que la política de calidad

de la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona, EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P. sea
adecuada a su propósito.

5.1.2 Objetivos de Calidad: Evalúa si se están cumpliendo los objetivos de calidad y

analiza su estado actual, considerando también las necesidades futuras de la Empresa
de Servicios Públicos de Pamplona, EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P., con el objetivo de
ampliar el alcance del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.

La medición de estos dos requisitos se efectúa mediante el análisis de los procesos, del
avance y resultados obtenidos.

5.2 Resultados De Las Auditorias

Responsable: Alta Dirección
Internas De Calidad:

5.2.1. Hallazgos Encontrados por Proceso

Analiza los resultados de las auditorias por proceso, con el fin de detectar en cuál de
ellos hay necesidad de dedicar especial atención por parte de la Dirección, teniendo en
cuenta la eficacia de los planes de mejora.

5.2.2. Hallazgos Encontrados por Requisito de NTC GP:1000

Se compara el resultado de las auditorias por cada requisito de la NTC-GP 1000, con el
fin de analizar cuál es el origen mas frecuente de los hallazgos (Documentación,
metrología, competencias del personal). Es un análisis complementario al anterior

5.2.3. Comportamiento Histórico de Auditorias

Compara los resultados de las auditorias de un periodo a otro, para evaluar si se

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disminuye o incrementan los hallazgos, lo cual puede estar evidenciando falta de control
en algunos procesos del Sistema Integrado de Gestión.

5.2.4. Análisis de Eficacia de las Auditorias

5.2.4.1 Se presentan y analizan los resultados de la evaluación del desempeño de los

auditores, según la encuesta que se hace a los auditados.

5.2.4.2 Se analiza si las auditorias de calidad:

 Han permitido determinar la conformidad del SIG con los requisitos de la NTC GP
1000:2004.
 Han permitido determinar la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del
SIG.

5.3 Eficacia en Implementación de las

Responsable: Alta Dirección
Acciones

Evalúa qué tan eficaz está siendo la aplicación de la metodología de acciones

correctivas y preventivas (análisis de causas e implementación de las acciones
definidas). En caso de no cumplirse con las metas establecidas, debe analizarse si no se
están eliminando las causas raíz o si los funcionarios asignados como responsables no
están cumpliendo con las acciones definidas.

5.4 Acciones Preventivas Vs. Acciones

Responsable: Funcionario
Correctivas

Analiza si el sistema está pasando de un enfoque correctivo a un enfoque preventivo,

como evidencia del mejoramiento continuo.

5.5 Fuente de Las Acciones Responsable: Funcionario

Analiza la fuente de origen de las acciones correctivas o preventivas, un mayor número

de acciones derivadas de la Auditoria, indica que los controles en el proceso pueden no
ser eficaces o que los empleados no han asumido la cultura del mejoramiento continuo.

5.6 Retroalimentación del Cliente Responsable: Funcionario

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Con la información de entrada (cumplimiento e incumplimiento a los requisitos del

cliente), analiza las causas y las comunica al cliente y al proveedor. Con los resultados
de la encuesta de medición de la satisfacción del cliente y de las quejas reclamos y
sugerencias, se elaboran estrategias para comunicarle al cliente que la gestión está
orientada al mejoramiento del proceso.

5.7 Desempeño de Procesos Responsable: Funcionario

Presenta en el FAC-30 “Cuadro de Mando de Indicadores” los indicadores por

proceso y analiza su cumplimiento e identifica áreas para mejorar el desempeño del
Sistema Integrado de Gestión.

5.8 Conformidad de Servicios Responsable: Funcionario

Presenta los indicadores asociados al cumplimiento de especificaciones del servicio, con

el fin de medir la mejora del desempeño del Sistema Integrado de Gestión

5.9 Cambios que Podrían Afectar el

Sistema Integrado de Gestión Responsable: Funcionario

Identifica si se han presentado cambios que pueden afectar el Sistema Integrado de

Gestión, los describe y establece la afectación del sistema.

5. Propuestas de Mejora Responsable: Funcionario

Recoge las propuestas de mejora presentadas por cada proceso, comunidad o

proveedores.

5.11 Estado de las Acciones Correctivas

Responsable: Funcionario
y Preventivas

Analiza el avance de la implementación de las acciones correctivas y preventivas y

evalúa su eficacia.
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5.1 Plan de Mejoramiento (Resultados

Responsable: Alta Dirección
de La Revisión)

Durante la revisión y como resultado del análisis de todos los elementos anteriores, se
toman decisiones para la mejora de los procesos, el servicio y las necesidades de
recursos; para que sean registradas en el siguiente plan de mejoramiento.

5.13 Estrategia de Comunicación Responsable: Alta Dirección

Para el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa de

Servicios Públicos de Pamplona EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P., establece las políticas
de comunicación a través del IDE-02 “Estrategia de Comunicación del Sistema
Integrado de Gestión”, donde se informa a todos los funcionarios de la Empresa las
decisiones tomadas con base en los resultados obtenidos de la Revisión por la
Dirección.

6. Documentos de Referencia

− NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y

Vocabulario.
− NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
- NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
− IDE-02 “Estrategia de Comunicación del Sistema Integrado de Gestión”

7. Historia de Modificaciones

Aprobación del
Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio
Cambio
Mejora y Actualización de las
01 15 de Enero de 2010 18 de Enero de 2010
Actividades del Procedimiento
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8. Administración de Registros

Respons Tiempo de
Cod. Nombre Ubicación Acceso Disposición Final
able Retención
“Informe para la Admón. Personal
Revisión del Sistema Líder del Sistema Autorizado
FAC-10 Según TRD Archivo Central
Integrado de Gestión Proceso Integrado de por el Líder
por la Dirección” Gestión del Proceso

Admon Archivo Central

“Cuadro de Procesos del Según TRD Archivo de Gestión
Líder del Personal
ComMando de Sistema de la Administración
FAC-30 Procedo Autorizado
Indicadores” Integrado de 1 año del Sistema
por el Líder
Gestión Integrado de Gestión
del Proceso

9. Anexos

“No Aplica”

Anexo 1. Flujograma

Anexo 1. Flujograma
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: FC - 01 “Listado Maestro de Documentos”Anexo 1. Flujograma

Pa ra e l a c c e s o a l r e g is t r o s e t ie n e e n
cu en t a lo e s t a b l e c i d o e n e l n u m e r a l
7. "A d m in is t r a c i ó n d e R e g is t r o s " d e l F A C - 0 3 " L is t a d o
do cu m e n t o q u e lo o r i g in a , d o n d e s e R e c u p e r a c ió n d e R e g is t r o s M a e s tr o d e F o r m a to s "
de f in e e l c a r g o o c a r g o s a u t o r iz a d o s
pa ra e l a c c e s o a lo s r e g is t r o s .

F in P r o c e d im ie n t o C o n t r o l d e R e g is t r o s d e l
S is t e m a d e G e s t ió n d e la C a lid a d

Inicio Procedimiento
Control de Registros

Necesidad de
Formato

Diseño del
Formato

Todo documento revisado y aprobado

Revisión y Aprobación debe cumplir con lo expuesto en el
PAC-01 Procedimiento de
del Formato Elaboración y Control de Documentos

Realizar Correcciones [Si No se aprueba]

con Líder de área

[Si se aprueba]

El documento queda
Disponibilidad almacenado y listo para su
descargue, para cualquier
de formatos actividad que así lo requiera

Formato
Requerido

El formato disponible procede

a diligenciarse (Con letra
Diligenciar Formato legible si es en medio
impreso)

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Los responsables del archivo de los registros

generados por el Sistema de Gestión de la Para el almacenamiento de
Calidad en cada uno de los procesos de la registros generados en medio
magnético, el archivo debe
Universidad de Pamplona, aseguran el buen Almacenar Registro denominarse con el nombre
estado de los mismos, evitando el daño o
deterioro por condiciones del medio en el sitio del formato y la fecha de su
de archivo. generación. (AAMMDD)

[Si se requiere copia u original ]

Se entrega a la dependencia que

[Si cumple con el tiempo del archivo]
lo requiera

Fin Proceso de Elaboración de Formatos

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Elaboró Aprobó Valido

Firma Firma Firma

Angélica Paola Delgado Arenas Lizeth Amparo López Areniz Lizeth Amparo López Areniz

Fecha 15 de Enero de 2010 Fecha 18 de Enero de 2010 Fecha 18 de Enero de 2010