Estructura del proceso de inducción especifica:

1. Bienvenida por parte del equipo de trabajo

A nombre de la empresa Compusoft me complazco en brindarle una cálida
bienvenida a nuestra compañía. Nos llena de alegría saber que es una persona
capacitada para esta labor, tal y como lo demostró en las pruebas, y conocer su
determinación de trabajar junto a nosotros.

En nuestra empresa cada persona cumple una labor específica que es muy
importante para el buen funcionamiento de esta, por eso nos sentimos contentos
de contar con su experiencia y capacidades.

Por favor siéntase parte de este equipo porque todos los trabajadores de
Compusoft se desempeñan con unión, con un propósito en mente y se brindan
apoyo unos a otros. Esperamos que pueda adaptarse pronto a nuestro ritmo de
trabajo y que la experiencia que adquirirá contribuirá a su crecimiento personal y
profesional.

2. Estructura organizacional del área

La estructura organizacional de la empresa Compusoft está organizada por el
Gerente General y los departamentos: Administrativo, Talento Humano y
Tecnología de la información y la Comunicación. El cargo lo desempeñará en el
departamento administrativo. Este tiene como misión dar soporte a los procesos
administrativos que tiene la empresa.

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
 3. Resultados objetivos esperados del cargo
❖ Atender con eficiencia al cliente interno y externo de la empresa
Compusoft
❖ Realizar actividades administrativas
❖ Organizar el archivo de la empresa Compusoft
❖ Elaborar documentos solicitados por la dependencia
❖ Organizar la correspondencia
❖ Digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la
compañía, verificando su adecuada contabilización,
❖ elaborar las novedades de nómina y seguridad social

4. Manejo de indicadores del cargo

INDICADOR FORMULA
Índice de llamadas efectivas No de llamadas realizadas
=
No de llamadas programadas x 100

Indice de atención al cliente N° de consultas atendidas por otros medios

por medio de correo y redes
sociales.
Índice de gestión de
novedades al mensual
Índice de quejas y reclamos
Índice de organización de
archivos de gestión
Correspondencia recibida y enviada x 100
tecnológicos
N° de consultas ingresadas x 100
Novedades reportadas a talento humano
Novedades identificadas en el mes x 100
Quejas direccionadas y atendidas
Requerimientos de clientes x 100
No de carpetas organizadas

5. Manual de funciones
IV. CRITERIOS DE NIVEL DE
III. FUNCIONES CLAVES
DESEMPEÑO COMPETENCIA

Realizar la recepción de Registrar y direccionar las 95%

llamadas y la atención al llamadas que ingresan o salen de
 cliente la empresa
Coordinar la información
Controlar y manejar la generada y recibida por la
información física y 90%
empresa, teniendo en cuenta si
magnética es digital o impresa

Elaborar informes, reportes, Consolidar y organizar la

presentaciones, información generada por los
95%
procedimientos y otros diferentes procedimientos de la
documentos entidad

Hacer entrega de Revisar y registrar la

documentación y
correspondencia.
Atender las solicitudes y
requerimiento de clientes
externos
Revisar las solicitudes de
compra de materiales con
solicitantes y realizar las
cotizaciones
correspondientes.
Operar las diferentes redes
sociales que tiene la
empresa en la web.
correspondencia al interior de la 100%
organización
Organizar e investigar los
requerimientos de clientes y
90%
direccionar al encargado del
proceso
Planificar el proceso de compra
de materiales para los diferentes 100%
proyectos de la empresa
Fortalecer los procesos de
mercadeo por medio de las redes 80%
sociales

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

Cumplir con las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas
actividades inherentes al cargo y que sean previstas por la ley.

6. Espacios físicos, equipos y material de trabajo

Las funciones del cargo se desarrollan en la empresa ubicada en la calle Carrera
68D # 34A -11 Sur, los equipos y el material de trabajo es:

EQUIPOS MATERIALES DE TRABAJO

Computador de mesa Marca HP Cosedora
Maus hp color negro Perforadora
Impresora multifuncional laser HP Resaltadores
 Teléfono inalámbrico HP Resma de papel
Celular Samsung –Corporativo con Tinta impresoras
minutos.
Y otros materiales para el desarrollo de
las funciones.
Escritorio en madera y silla tipo secretaria.
Y otros equipo para el desarrollo de las
funciones.

7. Política de manejo de herramientas

Las herramientas de la oficina cumplen una función para el incremento de la
productividad, bienestar y protección de la salud del trabajador de acuerdo al SG-
SST,
❖ Las herramientas tecnológicas son para manejo exclusivo de la gestión de
la empresa.
❖ Cuando se retire de su jornada laboral debe verificar que los equipos
queden apagados
❖ Los materiales de trabajo son para el desarrollo de la gestión empresarial
❖ Uso del papel por ambas caras para comunicaciones internas.

8. Expectativas en cuanto a ( lo laboral, personal, social)

Compusoft espera que el ejercicio de las funciones a su cargo le reporte
crecimiento profesional y personal y contribuya a la dignidad laboral. De otra parte,
la satisfacción del cliente es una de las políticas claves de la organización y por
ello desde el cargo de auxiliar administrativo, se debe brindar suficiente y
oportuna información y escuchar atentamente las expectativas que tiene tanto los
clientes internos y externos siguiendo los protocolos correspondientes para que
sean escalados a quien corresponda.

9. Forma de trabajo
Las funciones asignadas deben desarrollarse de forma presencial en la empresa
Compusoft en el horario que defina el reglamento interno de trabajo.

10. Horarios laborales

El horario laboral es de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 y 1:00pm a 5:00pm y
sábados de 8:00 am a 12:00m.